Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos (MGD)

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1 Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos (MGD) Iniciativa de la Red de Transparencia RTA Eduardo González Yáñez Director de Operaciones y Sistemas 27 de Noviembre de

2 Tabla de Contenidos Qué es la RTA Proyecto MGD Objetivos Alcance Estado Actual Desafíos

3 1. Qué es la RTA

4

5 Misión Generar un espacio permanente de diálogo, cooperación e intercambio de conocimientos y experiencias entre autoridades en materia de transparencia y derecho de acceso a la información pública. Visión Lineamientos estratégicos Ser un referente en el intercambio y aprendizaje en materia de transparencia y derecho de acceso a la información pública que contribuye a la rendición de cuentas y el fortalecimiento de la gestión pública.

6 Sus miembros Argentina Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, representado por la Subsecretaría de Asuntos Públicos Dirección Provincial de Anticorrupción y Transparencia del Sector Público del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, Provincia de Santa Fe Brasil Contraloría General de la Unión Bolivia Ministerio para la Transparencia Institucional y Lucha contra la Corrupción Chile Consejo para la Transparencia Colombia Secretaría de Transparencia de la República Procuraduría General de la Nación Ecuador Defensoría del Pueblo El Salvador Instituto de Acceso a la Información Pública Subsecretaría de Transparencia y Anticorrupción Guatemala Comisión Presidencial de Transparencia y Gobierno Electrónico Instituto Procurador de Derechos Humanos Honduras Instituto de Acceso a la Información Pública México Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos Perú Defensoría del Pueblo Comisión de Alto Nivel Anticorrupción de la Presidencia del Consejo de Ministros Uruguay Unidad de Acceso a la Información Pública Organismos Internacionales Programa de Cooperación Regional EUROsociAL Organización de Estados Americanos, OEA

7 Líneas de trabajo

8

9 Política de gestión Guía de servicios de archivo Gobierno abierto Control físico y conservación Modelo de Gestión de Documentos Administración electrónica Control de acceso Control intelectual y de representación Valoración 2. El Proyecto MGD

10 Antecedentes La causal de reserva de hecho La pata coja de la transparencia El patito feo de la rendición de cuentas Tema priorizado por la RTA Nivel de formación archivística del Encargado de Archivos Fuente: CPLT, 2012, Diagnóstico Nacional

11 Modelo de Gestión Documental de la RTA Objetivos Desarrollo de un Modelo de Gestión Documental para la RTA, con la finalidad de que pueda ser implementado entre los países miembros de la Red como una contribución a las comunidades de acceso a la información y archivos. Establecer con detalle, para su implementación, dimensiones o ámbitos de acción, herramientas de gestión específicas, guías de implementación y estándares de aplicación convenientes a las diferentes realidades de los países miembros de la RTA en materia de archivística y gestión documental. Proyecto en alianza Órganos Garantes Archivos Nacionales

12 Instituciones participantes en la iniciativa: Comisión de Alto Nivel Anticorrupción (CAN) y Archivo General de la Nación de Perú; Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos (IFAI) y Archivo General de la Nación (AGN) de México; Unidad de Acceso a la Información Pública (UAIP) y Archivo General de la Nación de Uruguay; Comisión Presidencial de Transparencia y Gobierno Electrónico (COPRET) y Archivo General de Centro América de Guatemala; Dirección Provincial de Anticorrupción y Transparencia del Sector Público Ministerio de Justicia y Derechos Humanos de la Provincia de Santa Fe y Archivo General de la Provincia de Santa Fe, Argentina; Contraloría General de la Unión (CGU) y Archivo General de la Nación de Brasil; Consejo para la Transparencia (CPLT), Archivo Nacional y Ministerio Secretaría General de la Presidencia de Chile; Dirección General de Política Pública de la Defensoría del Pueblo y Archivo Nacional de Ecuador; Instituto de Acceso a la Información Pública (IAIP), Subsecretaría de Transparencia y Archivo General de la Nación de El Salvador; Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República y Archivo General de la Nación (AGN) de Colombia; Subdirección General de Archivos Estatales de España y Organización de Estados Americanos (OEA).

13 Alcances de los documentos: Guías de implementación, son los documentos que establecen las líneas generales de actuación que han de seguirse para implementar el modelo, y se materializan en una serie de requisitos a implementar. Estas líneas de actuación, están fundadas en normas y buenas prácticas internacionales. Directrices, son aquellos documentos explicativos destinados a facilitar las claves necesarias para la implementación de los compromisos o grupos de compromisos definidos en las guías de implementación. Se trata de pequeños manuales centrados en un tema y estructurados de forma más libre que las Guías de Implementación.

14 Modelo de Gestión Documental de la RTA El Modelo de Gestión Documental y administración de archivos de la RTA se compone de: Documento Marco, explicativo del MGD. Guías de Implementación (8), tres de ellas políticas o gerenciales y cinco de procesos u operacionales. Directrices (25), que dependen de las guías de implementación. Anexo con Cuestionario de Autoevaluación, que permite a cada organización conocer su nivel en cada proceso Anexo con un Diagnóstico por país.

15 Modelo de Gestión Documental de la RTA Documentos del Modelo Política de gestión Guía de servicios de archivo Gobierno abierto Control físico y conservación Modelo de Gestión de Documentos Administración electrónica Control de acceso Control intelectual y de representación Valoración

16 Modelo de Gestión Documental de la RTA Roles, responsabilidades y competencias G01/D01/G POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS G01/G Planes estratégicos G01/D02/G Normalización y análisis de procesos G01/D03/G Indicadores de evaluación G01/D04/G ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA G03/G Interoperabilidad G03/D01/G Seguridad de la información G03/D02/G GOBIERNO ABIERTO Y TRANSPARENCIA G02/G Acceso a los documentos públicos G02/D01/G Transparencia activa y datos abiertos G02/D02/G Reutilización de la información G02/D03/G Participación pública y colaboración: Archivo 2.0 G02/D04/G Administración de documentos electrónicos G03/D03/G

17 Modelo de Gestión Documental de la RTA VALORACIÓN G04/O Instrumentos para la valoración G04/D01/O Transferencia de documentos G04/D02/O CONTROL FÍSICO Y CONSERVACIÓN G07/O Plan Integrado de conservación G07/D01/O Eliminación de documentos G04/D03/O Custodia y control de las instalaciones G07/D02/O CONTROL INTELECTUAL Y REPRESENTACIÓN G05/O Identificación y clasificación G05/D01/O Descripción G05/D02/O GUÍA DE SERVICIOS DE ARCHIVO Gestión de contingencias G07/D03/O CONTROL DE ACCESO G06/O Análisis de accesibilidad legal G06/D01/O Gestión de las solicitudes de acceso G06/D02/O Restricciones y controles de acceso G06/D03/O G08/O Atención a la Administración G08/D01/O Atención al público: servicio de referencia G08/D02/O Difusión G08/D03/O

18 Modelo de Gestión Documental de la RTA Actividades May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Recopilación de información de buenas prácticas internacionales y selección Elaboración de Encuesta a especialistas (E1) Elaboración de Encuesta a autoridades (E2) Taller I: Aprobación de atributos del Modelo Elaboración de Encuesta a órganos rectores de archivo (E3) Elaboración de Encuesta a órganos garantes de acceso (E4) Recepción Encuestas Elaboración de Informe de Diagnóstico Reuniones de retroalimentación proyecto: México, Perú, Ecuador y Chile Construcción del Modelo y sus Guías Taller II: Aprobación del Modelo Observaciones finales Entrega del Modelo

19 MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA RTA Algunos Hitos Relevantes 1. Encuentros en Bogotá y Brasilia Expertos españoles Representantes de los Archivos Nacionales respectivos Miembros de la RTA 2. Jornadas de retroalimentación México. Celebrado en el Archivo General de la Nación (México D. F.) entre los días 8 y 9 de septiembre. Perú. Celebrado en la Casona del Mariscal Ramón Castilla (Lima) entre los días 11 y 12 de septiembre. Ecuador. Celebrado en el Archivo Nacional (Quito) entre los días 25 y 26 de septiembre. Chile. Celebrado en el Archivo Nacional (Santiago de Chile) entre los días 29 y 30 de septiembre.

20

21 MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA RTA Próximos pasos: Ciclo de observaciones finales: Noviembre - Diciembre Entrega de documentos finales: Diciembre Año 2015: Difusión Capacitación Iniciativas de implementación y adaptaciones Coordinación OEA: Presentación en Consejo Permanente de OEA Presentación en Reunión Anual de Capacitación para la Gestión Pública Efectiva (MECIGEP)

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