Desarrollo Organizacional Técnicas de levantamiento, diagramación y mejoramiento de procesos

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1 Desarrollo Organizacional Técnicas de levantamiento, diagramación y mejoramiento de procesos Presentado por: Ing. Eldon Caldwell, MBA, M.Sc. Lean Systems Certified Senior Consultant MAPNV-APICS-University of Nevada,USA caldwell@racsa.co.cr Cuando creí tener todas las respuestas, la vida me cambió todas las preguntas (Albert Einstein) Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por Ing. Eldon Caldwell, MBA., M.Sc. 2 1

Lean Systems Certified Senior Consultant MAPNV-APICS-University of Nevada,USA caldwell@racsa.co.

2 Objetivo Conocer los fundamentos básicos del análisis y mejoramiento de procesos para el efectivo cumplimiento de funciones y consecución de productos y servicios Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por Ing. Eldon Caldwell, MBA., M.Sc. 3 Desarrollo Organizacional: Lo que NO es... Reingeniería: No significa desechar lo bueno que ya una organización hace bien sino potenciarlo considerando al recurso humano El DO no es solo re-pensar los procesos Downsizing: Reducir el tamaño de la Organización sin análisis estratégico y de procesos Automatización: No se trata de automatizar lo que no hay que hacer, sin tomar en cuenta el factor humano Reestructurar: La Estructura Organizacional es una parte del desarrollo organizacional Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por Ing. Eldon Caldwell, MBA., M.Sc. 4 2

.. Reingeniería: No significa desechar lo bueno que ya una organización hace bien sino potenciarlo considerando al recurso humano El DO no es solo re-pensar los procesos Downsizing: Reducir el tamaño

3 La tecnología a rompe los antigüos paradigmas Cultura del papel Trabajo en casa Oficinas portátiles Self-Service Sistemas wireless Comunicación remota Información compartida, en tiempo real e integrada. Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por Ing. Eldon Caldwell, MBA., M.Sc. 5 Muchas veces se confunde el agua con el hielo Reingeniería: Basada en el cambio tecnológico en sistemas de información Downsizing Rightsizing Resizing Reestructurar Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por Ing. Eldon Caldwell, MBA., M.Sc. 6 3

4 ERRORES COMUNES Automatizar procesos viejos o simplemente cambiar de software. Obsesión por reducir el tamaño o recortar personal: Downsizing. Dejar la dimensión humana en un segundo plano. Orientación hacia los costos y no hacia el cliente. No tomar en cuenta el Marco Legal o Estratégico. No tomar en cuenta los recursos reales que pueden ser utilizados. Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por Ing. Eldon Caldwell, MBA., M.Sc. 7 ANALISIS DE UNA ORGANIZACIÓN Enfoque de Webber: Raíces Taylorianas División del Trabajo Especialización Extrema Jerarquía Burocrática. Fragmentación de Sistemas Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por Ing. Eldon Caldwell, MBA., M.Sc. 8 4

Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por Ing. Eldon Caldwell, MBA., M.Sc.

5 Función Conjunto de tareas que corresponde ejercer a una institución, entidad, órgano o persona. Las funciones se refieren a lo que hay que hacer para el logro de los objetivos de la organización. Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por Ing. Eldon Caldwell, MBA., M.Sc. 9 Funciones en la organización Funciones operativas Funciones de gestión Funciones de soporte tecnológica Funciones de enlace logístico y administrativo Organización Funciones de dirección estratégica Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por Ing. Eldon Caldwell, MBA., M.Sc. 10 5

Derechos Reservados-2006 Elaborado por Ing. Eldon Caldwell, MBA., M.Sc.

6 QUE ES UN PROCESO? Conjunto de actividades dependientes e independientes, lógicamente ejecutadas y necesarias para obtener productos o servicios a partir de insumos... H. Steudel, 2002 Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por Ing. Eldon Caldwell, MBA., M.Sc. 11 Producto Es el resultado final que queremos obtener de un proceso o tarea. Si no hay productos, no hay procesos, así como si no hay procesos, no existen los productos. Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por Ing. Eldon Caldwell, MBA., M.Sc. 12 6

Steudel, 2002 Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por Ing. Eldon Caldwell, MBA., M.Sc.

7 VISION DE PROCESOS Los procesos son irrespetuosos de la estructura organizacional Los procesos están en estricta relación con las funciones Los procesos pueden ser sustantivos o de apoyo insumos salidas Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por Ing. Eldon Caldwell, MBA., M.Sc. 13 QUÉ ES UN PROCESO SUSTANTIVO? Insumos PROCESO Productos Los procesos sustantivos son los que se relacionan directamente con la razón de ser de la organización y que son muy importantes tanto para la estrategia global como para los clientes. Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por Ing. Eldon Caldwell, MBA., M.Sc. 14 7

8 FLUJO DEL PROCESO A TRAVÉS S DE UNA ORGANIZACIÓN INICIO DIRECCIÓN 1 DIRECCIÓN 2 DEPTO. 1.1 DEPTO. 1.2 DEPTO. 2.1 DEPTO. 2.2 DEPTO. 2.3 FIN Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por Ing. Eldon Caldwell, MBA., M.Sc. 15 Levantamiento de procesos Para el levantamiento y análisis de los procesos se usa una serie de herramientas que permiten diagnosticar y proponer mejoras que beneficien el desempeño de la organización. Con el fin de llegar a esta meta se realiza el diagramado de procesos Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por Ing. Eldon Caldwell, MBA., M.Sc. 16 8

15 Levantamiento de procesos Para el levantamiento y análisis de los procesos se usa una serie de herramientas que permiten diagnosticar y proponer mejoras que

9 Niveles de explosión Proceso Subproceso Actividades Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por Ing. Eldon Caldwell, MBA., M.Sc. 17 Técnicas más m s utilizadas Diagrama de bloques Diagrama de flujo de actividades Mapeo de procesos Análisis de valor Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por Ing. Eldon Caldwell, MBA., M.Sc. 18 9

17 Técnicas más m s utilizadas Diagrama de bloques Diagrama de flujo de actividades Mapeo de procesos

10 Diagrama de bloques Acción Transporte de material o información Decisión Conector Fin Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por Ing. Eldon Caldwell, MBA., M.Sc. 19 Ejemplo de diagrama de bloques Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por Ing. Eldon Caldwell, MBA., M.Sc

Eldon Caldwell, MBA., M.Sc. 19 Ejemplo de diagrama de bloques Eldon Caldwell, MBA., M.Sc. 20 10

11 Diagrama de Flujo de actividades Acción Transporte o avance de proceso Decisión Almacenamiento Fin Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por Ing. Eldon Caldwell, MBA., M.Sc. 21 Otros símboloss Base de datos Documento Demora Archivo de datos Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por Ing. Eldon Caldwell, MBA., M.Sc

12 Mapeo de Procesos Muestra la secuencia de actividades dentro de la organización, identificando la entidad que las realiza, por medio de: 1. Selección de los procesos vitales 2. Se listan las secuencias de las actividades 3. Se identifican las unidades que ejecutan cada actividad 4. Se identifica la naturaleza de cada actividad 5. Se identifica documentos y referencias generadas 6. Se codifica cada una de las tareas. Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por Ing. Eldon Caldwell, MBA., M.Sc. 23 Procesos de Articulación de Actores Clave Área rectora de salud de Goicoechea Código del Proceso T001 Nombre del Proceso Gestión de proyectos de intervención Función estratégica Área Dirección y conducción de las acciones en Objetivo del proceso Formular y ejecutar proyectos de intervención en salud con el concursos de los actores sociales involucrados Código Unidad Ejecutora Equipo de Descripción Equipo actores Directora del área Planificación sociales ACOS Convocatoria de actores sociales preseleccionados, según problemas de salud del ASIS y memoria de taller ACOS Análisis de demandas sociales o lineamientos legales sobre problemas de salud Conformación un equipo de actores sociales relacionados con los factores condicionantes asociados a los problemas de salud detectados Formulación de proyecto de intervención utilizando guía del ARSG 5 Revisión de la DARSG x Observaciones Esta labor la hace esencialmente la directora por su liderazgo y convocatoria Se da el caso de personas que representan al actor social en muchos equipos!!! Esta revisión no filtra función de rectoría de manera formal 6 Ejecución del programa del proyecto Se ejecuta sin medios sistemáticos de control y muy espontáneamente Evaluación de la ejecución con 7 validación de resultados Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por Ing. Eldon Caldwell, MBA., M.Sc. 24 fin 12

Se identifica documentos y referencias generadas 6. Se codifica cada una de las tareas. Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por Ing. Eldon Caldwell, MBA.

13 Análisis de Valor de procesos Prueba del ácido Notará el cliente final una disminución en el valor de su servicio si esta actividad no se ejecuta? Estaría evidentemente incompleto el servicio sin este paso? Si usted estuviera obligado a entregar el servicio en forma urgente, obviaría usted este paso? Si usted está coordinando este proceso y podría lograr ahorros eliminando este paso, lo haría? Si la actividad consiste en una inspección o en una revisión, es la tasa de rechazos o devoluciones significativa? SI SI NO NO SI Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por Ing. Eldon Caldwell, MBA., M.Sc. 25 Asigne Tiempo y Costo: Actividad que más unidades consume : 5 Actividad que menos unidades consume : 1 Asigne valores a las demás actividades, utilizando como referencia las de menor y mayor valor. Calcule V/T y V/C Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por Ing. Eldon Caldwell, MBA., M.Sc

Si usted está coordinando este proceso y podría lograr ahorros eliminando este paso, lo haría?

14 Dinámica en equipo Analice el proceso que se describe en el documento adjunto Elabore un diagrama de bloques del proceso Realice el mapeo de procesos según el formato en hoja electrónica que se le aporta Realice un análisis de valor y proponga un rediseño para su mejoramiento Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por Ing. Eldon Caldwell, MBA., M.Sc. 27 Preguntas? Comentarios? 14

Realice un análisis de valor y proponga un rediseño para su mejoramiento Ministerio de Salud-Universidad

15 MUCHAS GRACIAS!! 15

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