Visión general de las funciones de DocuWare Publicado en agosto de 2014 para la versión 6.6 de DocuWare

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1 Visión general de las funciones de DocuWare Publicado en agosto de 2014 para la versión 6.6 de DocuWare El sistema de gestión documental DocuWare es un paquete de software estándar, cuya versión básica incluye las funciones esenciales para la gestión de contenido empresarial profesional. El sistema puede ampliarse y personalizarse mediante módulos adicionales para que las empresas encuentren su solución de gestión documental ideal. DocuWare está disponible en tres versiones de servidor: DocuWare es una solución básica para empresas pequeñas con un servidor en una única ubicación que no requieran procesos automatizados o archivadores muy grandes. DocuWare es una solución flexible para empresas medianas y ofrece una organización de usuario final por cada sistema DocuWare, tamaño de archivadores prácticamente ilimitado y sincronización de archivadores en múltiples ubicaciones (licencia de cliente y de servidor adicional necesaria para cada ubicación). Los módulos adicionales permiten un procesamiento automático y eficaz de los documentos. DocuWare es una solución ampliable para grandes empresas que requieran un alto rendimiento y seguridad documental, admite un número ilimitado de organizaciones en el mismo sistema DocuWare, además de ofrecer equilibrio de carga, clustering, cifrado y compresión de documentos y conexión a soluciones de almacenamiento externo. A continuación se enumeran todas las funciones esenciales de la versión básica de DocuWare, DocuWare Administration y todos los módulos adicionales. Para cada función se indica si el, el y el están disponibles y en qué medida. También se muestra el estado de disponibilidad de la función con el DocuWare y el Explorer. Asimismo, hay un capítulo individual para las funciones del Explorer. Leyenda: 1 = disponible 1* = disponible indirectamente a través del DocuWare 2 = disponible con un módulo adicional 0 = no disponible campo en blanco = no aplicable 1

2 Utilización de DocuWare - Funciones de la versión básica de DocuWare Explorer DocuWare Acceso en línea a DocuWare a través del sin instalación cliente DocuWare Explorer 1 Acceso a DocuWare a través del Explorador de 1 Espacio para todos los documentos: captura y archivado de documentos en DocuWare Archivado de todo tipo de documentos desde cualquier fuente en archivadores electrónicos; creación de un número ilimitado de archivadores por sistema DocuWare Archivado de documentos escaneados, ficheros electrónicos y mensajes de correo electrónico en archivadores Acceso a las funciones más importantes a través de accesos directos (combinaciones de teclas) DocuWare : hasta 4 GB de capacidad de almacenamiento por archivador (equivale aproximadamente a documentos por archivador si calculamos que el tamaño medio de un documento es de 100 KB) DocuWare / : un máximo de dos mil millones de documentos por archivador independientemente del tamaño del documento Importación de documentos desde el sistema de archivos mediante la función de arrastrar y soltar o un botón Transferencia de archivos importados en el formato original 1 1 Archivado de documentos comprimidos (guardado en el archivador en formato zip). De este modo, se ahorra espacio en el disco duro sin causar restricciones a los clientes DocuWare Archivado de documentos cifrados en el archivador mediante la integración de los procedimientos AES y RSA. De este modo, los documentos solo son visibles a través de DocuWare. Ni siquiera el administrador puede volver a mostrar los documentos directamente sin usar DocuWare

3 Utilización de DocuWare - Funciones de la versión básica de DocuWare Explorer Bandejas electrónicas: organización de documentos previa al archivado Each user can create any number of electronic document trays in their DocuWare system to initially accommodate documents after they are scanned or imported Para una mayor claridad, se puede asignar un nombre a las bandejas por separado y se pueden seleccionar cinco colores para las bandejas Importación de documentos del sistema de archivos o el escritorio a la bandeja arrastrándolos y soltándolos Transferencia de un documento de la bandeja a un documento de la lista de resultados o tareas arrastrándolo y soltándolo para adjuntarlo a dicho documento Archivado del documento del mismo modo que uno existente: arrastre y suelte un documento de la bandeja a un documento de la lista de resultados para archivarlo en el mismo archivador y con las mismas palabras clave Opción para grapar documentos de varias páginas o desgrapar documentos en la bandeja Selección de varias vistas para los documentos que contiene la bandeja: una lista simple de miniaturas a partir de las cuales se accede a una ficha de registro Si hay varias bandejas abiertas, estas se muestran mediante pestañas, y se pueden ordenar arrastrándolas y soltándolas Visualización del recuento total de páginas para cada documento en la vista de ficha de registro y de tablas Creación de configuraciones de impresora y de importación directamente desde el documento en la bandeja y uso del documento como documento de muestra Acceso a Scan App mediante un botón en el diálogo de la bandeja Configuración de bandejas Creación de bandejas y asignación a varios usuarios, p. ej. todo un departamento Asigne varios Content y Thumbnail s a una ubicación de bandeja para aumentar la protección contra errores Activación de Intelligent Indexing para bandejas 2 3

4 Utilización de DocuWare - Funciones de la versión básica de DocuWare Explorer Archivado de documento y asignación de palabras clave Asignación de criterios de búsqueda mediante un diálogo de almacenamiento de libre configuración; se pueden definir varios diálogos de almacenamiento por archivador 1 1 Entrada rápida para la fecha actual mediante la tecla X 1 1 Introducción de datos utilizando diálogos predefinidos 1 1 Comprobación automática de la validez de las palabras clave (validación) Indexación agilizada mediante preindexación de documentos en una bandeja Listas de selección estándar de palabras introducidas en un archivado anterior para cada diálogo de almacenamiento Listas de selección fijas: definición de palabras fijas y asignación a ciertos campos para asegurar una clasificación exclusiva Listas de selección externas: especificación de palabras clave desde archivos o bases de datos externos Archivado automático de documentos preindexados 1 0 El nombre de la carpeta virtual se adopta como palabra clave cuando se archiva mediante el Explorer Introducción de palabra clave sin errores mediante diálogos de campos predefinidos. En cada posición de la palabra clave, el usuario solo puede introducir los caracteres que se especifican en la definición del diálogo Identificación de campos obligatorios con asteriscos (*) en diálogos de almacenamiento e información Cambios de entradas de índice de varios documentos a la vez 1 1 Indexación completa al archivar documentos manualmente: las palabras clave que ya se habían introducido se utilizan para buscar en el archivador. El documento del archivador que contenga las mismas palabras clave y que se haya archivado más recientemente se utiliza para completar las palabras clave que faltan en el documento que se va a archivar. De este modo, archivar documentos similares resulta una tarea rápida y eficaz 1 4

5 Utilización de DocuWare - Funciones de la versión básica de DocuWare Explorer Uso de códigos de barras para el archivado manual: lea códigos de barras con One Click Indexing y cópielos en el diálogo de almacenamiento (con la licencia adicional de 0 Barcode & Forms) Recuperación rápida y fácil de documentos (consulte también el capítulo " Explorer ") Búsqueda de documento mediante palabras clave 1 Introducción de palabras clave con comodines como la búsqueda con asterisco 1 Entrada rápida para la fecha actual mediante la tecla X 1 Las listas de selección para los campos de búsqueda garantizan una introducción rápida y sin errores de las 1 palabras clave Búsqueda con los operadores lógicos AND, OR y NOT (incluidos los filtros de índice) 1 Archivado automático de las últimas cinco búsquedas, de modo que puedan volver a utilizarse fácilmente 1 Archivado de búsquedas individuales que se usan con frecuencia: como lista en DocuWare (con la licencia adicional de Task Manager), acceso directo en el escritorio o como 0 favorito en el navegador Búsqueda jerárquica mediante listas de selección 1 Definición de campos utilizados para listas de selección selectivas 1 Vínculos dinámicos: todos los documentos que pertenecen al mismo proceso pueden mostrarse en una lista de resultados adicional (los documentos con una palabra clave idéntica en campos definidos se abren directamente desde una lista de resultados o desde el visor). Por ejemplo, todos los documentos con el mismo nombre de proyecto pueden mostrarse en una lista de resultados vinculada 1 1* Exportación de documentos y datos Los documentos encontrados pueden exportarse a: la bandeja, el sistema de archivos o el cliente de correo 1 1 electrónico. Creación de DocuWare Request a partir de una lista de resultados 1 0 Exportación de una lista de resultados como CSV 1 0 Visualización de documentos archivados Listado simplificado de documentos recuperados con los términos de búsqueda asociados en una lista de resultados, la visualización de los campos en las listas de resultados se puede adaptar individualmente 1 5

6 Utilización de DocuWare - Funciones de la versión básica de DocuWare Explorer Los documentos con adjuntos se identifican en la lista de resultados con un símbolo Visualización de documentos en el Visor de DocuWare o el programa o visor original; se admiten todos los formatos de archivo estándar Descarga de documentos desde DocuWare como archivo original o PDF Los formatos de archivo diferentes también pueden mostrarse en un documento lógico; importante, por ejemplo, para mostrar mensajes de correo electrónico con adjuntos Abrir varios documentos en ventanas individuales del Visor simultáneamente Acceso a documentos vinculados abiertos desde listas de resultados, listas de tareas y mediante la barra de herramientas del Visor de DocuWare Control de suma de comprobación mediante dos símbolos en la barra de estado del Visor Documentos que cuentan con un ancho óptimo sin márgenes en el Visor mediante la opción "Ajustar al ancho para la visualización óptima" Mejora de imagen automática en el Visor de DocuWare: gire y/o corrija el sesgo de documento Visualización inmediata del primer documento en una lista de resultados o de tareas en el Visor de DocuWare Actualice automáticamente la visualización de un documento en el Visor de DocuWare cuando se haya cambiado mediante la función Editar del visor Indexación y búsqueda de texto completo Indexación automática de texto completo en archivadores con cualquier base de datos Indexación de texto completo de documentos escaneados con una potente función de OCR y de otros formatos comunes con un filtro de texto integrado * * Búsqueda de texto completo con comodines delante/detrás de una palabra 1 Búsqueda por frase y distancia 1 6

7 Utilización de DocuWare - Funciones de la versión básica de DocuWare Explorer Vista de texto para búsquedas de texto completo (además de la imagen en miniatura y el nombre del documento): visualización de la primera sección de texto, que contiene el término de búsqueda (resaltado) En el Visor de DocuWare, los términos de búsquedas de texto completo se resaltan en el documento, en la visualización de los documentos escaneados y otros documentos que están presentes como información codificada (CI) Clasificación de resultados de búsquedas de texto completo según su relevancia, es decir, la frecuencia de la palabra clave Opción de reconocimiento automático del idioma del documento (excepto griego e idiomas con caracteres cirílicos) Edición de documentos Los documentos archivados pueden abrirse y modificarse en el editor Adjuntar un documento desde una bandeja a un documento ubicado en un archivador de DocuWare Edición de documentos: Visor de DocuWare Abrir y editar documentos archivados en el Visor de DocuWare: marque y anote documentos con elementos superpuestos; el documento original no se modifica Acceso al cuadro de información del documento actual para ver las entradas de índice y cambiarlas si es necesario * 1 1* Numerosas opciones de edición en el Visor de DocuWare: resaltado de texto transparente y opaco mediante un círculo o rectángulo del color seleccionado, o con una línea a mano alzada; colocación libre de notas de texto en el documento; selección libre de fuente, tamaño y color; introducción de anotaciones con una línea a mano alzada, p. ej. firma en pantallas táctiles. Guardado de la configuración personalizada para todas las herramientas; por ejemplo, el tamaño de fuente o el color 1 1* Resaltado de texto en cualquier página de un archivo 1 1* 7

8 Utilización de DocuWare - Funciones de la versión básica de DocuWare Explorer Indexación con un clic: seleccione palabras, fechas y números con el ratón y transfiéralos al diálogo de almacenamiento con un solo clic. Opción de reconocimiento automático del idioma del documento (excepto griego e idiomas con caracteres cirílicos) 1 0 One-Click Indexing: seleccione códigos de barras y transfiéralos al diálogo de almacenamiento con un solo clic (con la licencia adicional de Barcode & Forms) Copiar texto al portapapeles para utilizarlo en otras aplicaciones. Mostrar/ocultar hasta cinco niveles de elementos superpuestos individualmente Fusión de los distintos niveles de anotaciones con el documento para fijar de forma permanente todas las anotaciones y sellos * 1 1* 1 1* Impresión de gráficos superpuestos en los documentos 1 1* Sellos electrónicos en el Visor de DocuWare Sellos personales y públicos en el Visor de DocuWare para procesar documentos; los flujos de trabajo basados en Task Managerse inician mediante sellos Solicitud de contraseña para sellos para aumentar la seguridad en los procesos con sellos Personalización de sellos, p. ej., con firmas digitalizadas, fecha, hora o ID de usuario del firmante Personalización de sellos mediante la inserción de campos de formulario: opción para introducir información variable al aplicar sellos (incluido el uso de listas de selección externas y fijas, no para el ) Configuración de una firma electrónica mediante la aplicación de un sello 1 1* 1 1* 1 1* 1 1* 1 1* Activación permanente de sellos para el sellado rápido 1 0 Los sellos se pueden utilizar para documentos escaneados y para formatos de archivos Office y PDF, entre otros Flujo de trabajo basado en Task Manager: cambio automático de hasta cinco entradas de índice seleccionadas en un documento al asignarle un sello Tras sellar un documento, acceso automático al siguiente desde la bandeja/lista actual 1 1* 0 1* 1 0 8

9 Utilización de DocuWare - Funciones de la versión básica de DocuWare Explorer Cierre automático del Visor después de aplicar un sello 1 0 Gestión de versiones Gestión de versiones automática: creación de una nueva versión para cada documento editado directamente desde el archivador Gestión de versiones manual: control de versiones por documento a través de la función de bloqueo y desbloqueo; el documento se bloquea para impedir que se siga editando con la función de bloqueo Visualización del historial de versiones y posibilidad de ir a versiones anteriores Firma digital Configuración de una firma mediante la aplicación del sello Reenvío/envío de documentos archivados Envío de documentos por correo electrónico directamente desde una bandeja o el Visor de DocuWare 1 1* Envío de un documento por correo electrónico directamente desde una lista de resultados 1 0 Envío de hipervínculos a un documento o a una lista de resultados por correo electrónico 1 1* Uso de sistemas de correo compatibles con MAPI 1 1* Visión general y comodidad de uso óptimas Personalización del ancho de columna y las funciones para la lista de resultados 1 0 Ordenación individual de columnas en listas de resultados y activación/desactivación por operación 1 0 Visualización del número de documentos en la parte superior de una lista, resaltado en color si el número cambia Diálogo de búsqueda/almacenamiento personalizables para usuarios individuales o grupos Legibilidad máxima en un área reducida gracias a la visualización optimizada Inicio de sesión automático (inicio de sesión única) ya que el ID de usuario de DocuWare se guarda en una cookie Uso del inicio de sesión de para iniciar sesión en DocuWare (inicio de sesión única) *

10 Utilización de DocuWare - Funciones de la versión básica de DocuWare Explorer El idioma de la interfaz de usuario se puede seleccionar fácilmente desde el menú principal de DocuWare DocuWare Update: mensaje automático de nuevas versiones de DocuWare o revisiones de las aplicaciones o componentes del DocuWare disponibles DocuWare Printer App: archivado de documentos mediante la función de impresión en los pogramas Para conocer las funciones de DocuWare Printer App, consulte las secciones "DocuWare Printer App" y "Configuración de DocuWare Printer App" en el capítulo "DocuWare Desktop Apps" DocuWare Scan App: escaneado y archivado de documentos Para conocer las funciones de DocuWare Scan App, consulte la sección "DocuWare Scan App" en el capítulo "DocuWare Desktop Apps" DocuWare Import App: monitoreo de carpetas e importado de documentos Para conocer las funciones de DocuWare Import App, consulte el capítulo "DocuWare Import" y la sección "Configuraciones de importación" en el capítulo "DocuWare Desktop Apps" Migración de archivos a las bandejas de DocuWare mediante el servicio Upload Carga automática de documentos de una carpeta del sistema de archivos a una bandeja Transferencia de archivos de un programa de escaneado externo a una bandeja Supervisión de carpetas para la carga automática de los archivos que contienen en la bandeja Conversión automática de documentos TIFF de DocuWare a formato PDF (formato predeterminado en la bandeja) Lectura de información de índice desde un archivo XML que se generó durante el escaneado. Esto es posible con prácticamente todos los dispositivos multifunción de los principales fabricantes. Para obtener más información, consulte: Visualice el estado y el origen de los documentos en la vista detallada de las bandejas 10

11 DocuWare Administration Configuración y administración del sistema Integración flexible del sistema Acceso al sistema a través de Internet o una intranet 1 1 Explorer Autorización introduciendo el nombre y la contraseña de inicio de sesión del usuario o inicio de sesión único Acceso al sistema DocuWare mediante el nombre de usuario de DocuWare (no se requiere contraseña) a través de una aplicación de otro proveedor de confianza Escalabilidad sencilla con el Specialist DocuWare Authentication : administra las licencias y los usuarios, y permite el acceso de usuarios a funciones y documentos, controla todas las opciones Content : administra los documentos, el control de acceso a archivos y los datos de índice Workflow : administración y control de los procesos por lotes y los procesos automáticos programados Workflow Engine : guardado y administración de flujos de trabajo e instancias de flujos de trabajo para Workflow Manager Servidor CONNECT to Mail: abre mensajes de correo electrónico desde el servidor de correo, los convierte y los archiva en el sistema DocuWare SAP HTTP : archiva documentos de SAP en DocuWare Equilibrio de carga: equilibrio de carga automático al acceder a archivadores Fulltext : construcción del índice de texto completo Thumbnail : caché de vistas en miniatura en bandejas en DocuWare y vistas de varias páginas Notification : gestión de notificaciones y avisos por correo electrónico Capacidad de cliente: varias organizaciones posibles por sistema Administración de sistemas Gestión del archivado de documentos: administración central independiente del soporte físico

12 DocuWare Administration Configuración y administración del sistema Explorer Conexiones y autorizaciones (bases de datos y archivos): administradas centralmente en el sistema, se pueden integrar todas las bases de datos aprobadas por DocuWare (Microsoft SQL, Oracle, MySQL) Rendimiento y escalabilidad: uso de varios Content s en varios equipos físicos (volumen), uso de varias bases de datos: los archivadores pueden distribuirse en diversas bases de datos en distintos equipos físicos (volumen), no hay restricciones en cuanto a programas de bases de datos (puede haber diferentes bases de datos dentro del mismo sistema) Administración de organización Listas de selección estáticas: una sola lectura de datos de sistemas externos (bases de datos, archivos de texto) o una sola introducción de datos Listas de selección externas: las consultas dinámicas a sistemas externos generan listas de selección (p. ej., bases de datos, sistemas ERP) Asignación de listas de selección para diálogos y campos de índice Configuración de una cuenta de invitado por organización Contraseñas seguras Longitud mínima de la contraseña Complejidad: los caracteres en mayúscula y minúscula, los caracteres especiales y los números pueden establecerse como requisitos de contraseña por separado Configuración de la fecha de vencimiento Establezca la cantidad de intentos permitidos, así como el intervalo de tiempo durante el cual se bloquea a un cliente si sobrepasa el límite Reciba una notificación cuando la contraseña esté a punto de caducar como recordatorio para cambiarla Desactive los límites de tiempo de las contraseñas de determinados usuarios, por ejemplo si sus cuentas se emplean únicamente en flujos de trabajo Bloquee la cuenta de un usuario cuando la contraseña se haya introducido incorrectamente un determinado número de veces, con un aviso que indique que se ha bloqueado la cuenta 12

13 DocuWare Administration Configuración y administración del sistema Administración de derechos Administración central de usuarios y derechos en DocuWare Administration Explorer 1 1 Derechos para funciones: acceso a funciones, sellos, listas de selección y plantillas individuales; definición por organización Derechos para archivadores: derechos de acceso a documentos en archivadores Perfiles: agrupación de derechos para funciones en perfiles de función y de derechos para archivadores en perfiles de archivador Funciones ("roles"): combinación de perfiles de función y perfiles de archivador según la tarea/ según el "rol" Funciones predefinidas: administrador de sistema, administrador de organización y propietario de archivador Administración de usuarios Organización de usuarios en grupos 1 1 Asignación directa de derechos, perfiles y funciones individuales a distintos usuarios 1 1 Asignación de funciones ("roles") a grupos 1 1 Configuración de la bandeja predeterminada para el usuario 1 1 Administración de usuarios y grupos: integración de usuarios y grupos de servicios de directorios externos con los servicios de DocuWare, soportado para LDAP y Directorio Activo Desbloquee cuentas de usuario en calidad de usuario con el derecho "Gestión de usuarios" Especificación de usuarios como "fuera de la oficina" Creación de reglas de sustitución: asignación de usuarios Creación de listas de sustitución: compilación de reglas de sustitución en listas Administración de los derechos y de la estructura de archivadores Uso de una estructura de archivador jerárquica (vista en árbol) Al crear un archivador nuevo, se puede importar la configuración de un archivador existente mediante un archivo XML Transferencia de la estructura de campos de un archivador existente mediante un archivo XML

14 DocuWare Administration Configuración y administración del sistema Explorer Archivadores en disco duro, CD, DVD, WORM de funcionamiento manual, jukebox, Storage Area Network (SAN) o sistemas RAID Finalización y grabación automática de archivadores que están en un jukebox Archivadores en Content Addressed Storage (CAS), soluciones de archivado NetApp Gestión jerárquica de archivado Organización del archivado en discos lógicos, restricciones de capacidad establecidas por el usuario, p. ej., tamaño de CD/DVD/Blu-ray Selección individual de los tipos de bases de datos para cada archivador y combinación en cualquier configuración en un sistema DocuWare Archivadores con un alto nivel de seguridad, el acceso a los cuales está prohibido incluso para el administrador Definición de derechos detallados (p. ej., visualización, edición, eliminación, modificación) para cada archivador y campo de índice y en relación con elementos superpuestos Definición adicional de derechos de campo: el campo no puede estar vacío, el texto introducido debe encontrarse en la lista de selección, no se admiten entradas nuevas Vinculación de derechos de archivador con entradas de índice de un documento (filtro de índice) Flujo de trabajo de sincronización de archivadores Sincronización de archivadores maestro centrales y archivadores satélite no centrales Estructuras de archivador: se admiten diferencias de estructura entre archivadores maestros y satélite, asignación de campos de índice Solución de conflictos configurable, en caso de que los documentos en el archivador maestro y satélite se hayan modificado al mismo tiempo Flujo de trabajo programado Flujo de trabajo de exportación Exportación de archivadores existentes dentro del sistema, el archivador seleccionado puede ser nuevo o existente Exportación a otro sistema DocuWare Flujo de trabajo programado

15 DocuWare Administration Configuración y administración del sistema Explorer Flujo de trabajo de migración Copia/traslado automático de documentos, p. ej. desde el disco duro a medios ópticos dentro de un archivador Grabación: opcional, para crear una copia de los datos que se grabarán posteriormente dentro de un programa Flujo de trabajo programado Flujo de trabajo de eliminación Control automático del ciclo de vida de los documentos, incluso de la eliminación de documentos y, como opción, de las entradas de base de datos Eliminación de documentos irrevocable opcional. Los datos que deben eliminarse se sobrescriben con datos generados de manera aleatoria y creados según la definición en el manual de operaciones del programa de seguridad industrial nacional (National Industrial Security Program Operating Manual) del Departamento de Defensa de los EE. UU. Una vez que se hayan eliminado los datos, ninguna herramienta de restauración puede restaurarlos 0 0 Flujo de trabajo programado Registro (logging) y supervisión Registro (logging) predeterminado de todos los cambios ocurridos en el sistema, todos los cambios en tiempo de ejecución y todos los flujos de trabajo Especificación de los cambios/actividades que debe registrar el administrador del sistema, el administrador de la organización y el propietario del archivador, según el nivel Definición de la configuración de registro basada en los derechos de acceso Filtrado de la información de registro, como entradas en un campo de base de datos especial o registro de las actividades de un usuario específico Destinos de registro: base de datos, archivo XML, archivo de texto Registro a nivel de depuración para todo el sistema DocuWare o solo para determinados elementos como el Content o DocuWare Administration mediante un comando de menú Exportación de registro como archivos XML 15

16 DocuWare Administration Configuración y administración del sistema Explorer Documentación de todas las configuraciones del sistema DocuWare, organizaciones y clientes en formato PDF Seguridad documental Conservación de datos por duplicado: las entradas de base de datos de los archivos también se guardan como archivos de encabezado XML Cifrado de documentos y encabezados mediante la vinculación a procesos AED y RSA Restauración de bases de datos dañadas usando la información guardada en archivos de encabezado XML Comunicación cifrada entre cliente y servidor, mediante mecanismos de 1 1 Intercomunicación de servidor mediante SSL Inicio de sesión con datos de sesión de DocuWare o de (inicio de sesión única) 1 1 Transacciones: el sistema garantiza en todo momento la integridad de los datos, cambios en documentos y transacciones de archivado, tanto para datos de índice como para documentos Acceso a documentos posible únicamente a través del Content, no se permite el acceso directo a directorios de documentos Acceso a base de datos posible únicamente a través del Content, no se permite el acceso directo a la base de datos Nivel de seguridad alto para archivadores y usuarios; solo los usuarios con autorización de nivel superior (sin inicio de sesión único) pueden acceder a un archivador con un nivel de 0 0 seguridad alto El administrador puede bloquear tipos de archivos potencialmente peligrosos para una organización La copia de seguridad y la restauración de la configuración de sistema (por ejemplo, conexiones de datos, ubicaciones de archivado y opciones de administración de usuarios) se realizan en un archivo XML Las contraseñas se guardan mediante el cifrado de hash aleatorio 16

17 DocuWare Configuración Plataforma de configuración basada en navegador para la administración de componentes especiales de DocuWare basados en navegador Explorer Configuración de DocuWare Consulte los capítulos correspondientes para obtener información sobre la configuración de cada componente La URL de configuración de DocuWare Configuración se puede abrir directamente desde DocuWare (no se requiere instalación) Configuración de varios componentes de DocuWare mediante asistentes Asignación de derechos detallados para crear, editar y asignar configuraciones individuales a través de DocuWare Administration

18 Explorer El DocuWare Explorer permite la integración de todos los archivadores de DocuWare en un directorio de archivos de. Explorer Trabajo intuitivo con el Explorador de Archivado de documentos desde el sistema de archivos de a DocuWare mediante la función de arrastrar y soltar, método abreviado de teclado o menú: indexación automática mediante los nombres de archivo y de carpeta Archivado de estructuras de carpetas completas desde el sistema de archivos, sin abrir el diálogo de almacenamiento para documentos individuales. Los documentos se archivan en DocuWare con las palabras clave relevantes Archivado de documentos en DocuWare desde una aplicación mediante "Guardar como": cuando se selecciona la carpeta en la que se archivará el documento, el documento se indexa automáticamente con las palabras clave correspondientes Creación de nuevas carpetas y archivado de documentos mediante "arrastrar y soltar" Visualización y cambio de entradas de índice para documentos directamente en el Explorador de Creación de vínculos a documentos archivados o carpetas de DocuWare (p. ej. en el escritorio o en una aplicación como PowerPoint) Acceso a un documento archivado desde una aplicación en modo de solo lectura a través de "Abrir" Edición de documentos archivados (en la aplicación predeterminada en el Explorador de para esta extensión de archivo) Abrir un documento desde el Explorer en el DocuWare Viewer Visualización de documentos archivados en modo de solo lectura en la aplicación predeterminada en el Explorador de para esta extensión de archivo Para conseguir un acceso más rápido, puede utilizarse un filtro que limite el resultado a las líneas más importantes (p. ej. solo a documentos de los últimos 30 días o a documentos que hayan creado los usuarios o su equipo) Visualización del historial de la versión de un documento 1 18

19 DocuWare Desktop Apps DocuWare Desktop Apps forma parte de la versión básica de DocuWare y proporciona las aplicaciones Printer App, Scan App e Import App DocuWare Desktop Apps Se pueden instalar y desinstalar aplicaciones de una en una desde el menú principal de DocuWare y desde el menú contextual de Desktop Apps que se encuentra en la barra de estado de DocuWare Printer App: archivado de documentos mediante la función de impresión en los programas Archivado de documentos en archivador Archivado de documentos en bandeja Inicio de la configuración de impresora desde un documento en la bandeja y uso del documento como documento de muestra para una nueva configuración Conversión de documentos en formato PDF/A (formato de archivado a largo plazo) Explorer Indexación de documentos: lectura automática del contenido de áreas de lectura definidas del documento. Este contenido se utiliza para la indexación (por ejemplo, adoptando el nombre de la compañía de una factura en el campo de índice correspondiente) Lectura automática de códigos de barras de áreas de lectura definidas del documento, p. ej. número de factura (con la licencia adicional de Barcode & Forms) Indexación de documentos mediante entradas fijas y dinámicas Al indexar documentos, puede combinar entradas fijas, entradas dinámicas y áreas de lectura de texto en un campo de índice División del contenido de las áreas de lectura de texto para transferir partes concretas a otros campos de índice Sustitución del contenido de las áreas de lectura de texto con otro texto. Por ejemplo, al imprimir desde el sistema ERP, puede sustituir la palabra clave "Factura" por el término ampliado "Factura - Salida" Documentos de muestra para leer texto del sistema de archivos o seleccionar una bandeja Definición de áreas de lectura basadas en partes de texto en el documento (definir un anclaje), por ejemplo el importe de la factura que siempre está al final, junto a la palabra "Total" 19

20 DocuWare Desktop Apps DocuWare Desktop Apps forma parte de la versión básica de DocuWare y proporciona las aplicaciones Printer App, Scan App e Import App Superposición automática de una cabecera o un formulario escaneado para factura, etc.: se puede separar en primera página y páginas sucesivas (con la licencia adicional de Barcode & Forms) Separación de documentos de varias páginas después de un número de páginas específico Separación de documentos de varias páginas según criterios de texto definidos mediante áreas de texto (por ejemplo, "Página 1") Explorer Separación de documentos de varias páginas después de un área de lectura vacía o si el contenido del área cambia Separación de documentos de varias páginas según códigos de barras (con la licencia adicional de Barcode & Forms) Inserción de firma electrónica sencilla en PDF Aparece una sola impresora en todas las configuraciones de DocuWare Printer en la lista de impresoras de aplicaciones (detección automática de la configuración que se utilizará) Identificación y clasificación de un documento según criterios de texto (por ejemplo, se ejecuta una configuración específica si la palabra "factura" aparece en un determinado punto en un documento Word) Identificación y clasificación de un documento según la aplicación desde la que se imprime, por ejemplo siempre se ejecutará una configuración concreta cuando se imprima desde un sistema ERP Adición de páginas, por ejemplo, anexe un formulario de devoluciones Impresión de una copia en una impresora física, con o sin un formulario o cabecera Impresión de otros documentos (por ejemplo, los términos y las condiciones generales o un formulario de devoluciones) DocuWare Control: controle el procesamiento de documentos con DocuWare Printer directamente desde aplicaciones como ERP o MS Word. Los comandos invisibles de texto se escriben en los documentos o las plantillas de documentos mediante una fuente especial (DocuWare Control) 20