Gestión de Contenidos Empresariales

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1 Gestión de Contenidos Empresariales Gobernabilidad de la información 1 reservados.

2 Contenido 1.0 Gobernabilidad de la información 2.0 Suponga que pudiera 3.0 Por qué es necesaria la gobernabilidad de la información? 4.0 Cómo comenzar a utilizar el ECM 5.0 Seis componentes principales de la gestión de contenidos empresariales para su negocio 6.0 Éxito de clientes 7.0 Próximos pasos para su empresa INFORMACIÓN ACERCA DE LA SOLUCIÓN DE OPENTEXT 2

3 1.0 Gobernabilidad de la información Las organizaciones de todo el mundo reconocen el valor que una iniciativa de gobernabilidad de la información puede ofrecerles, de muchas maneras, a sus negocios. Únicamente el 10 % de la información almacenada tiene valor. La mayoría de las organizaciones no sabe qué información tiene, dónde está, ni qué hacer con ella. La gestión incorrecta de la información destruye valor de negocio. Debido a la cantidad de información que crece a una velocidad exponencial, y las nuevas normativas y políticas que entran en vigencia constantemente, ha aumentado la necesidad y valor de la gobernabilidad de la información. Un gigante de las comunicaciones minimiza los riesgos corporativos y los costos de almacenamiento con la solución OpenText Records Management. Los gastos ocultos siempre son mayores de lo esperado. Esto, por lo tanto, ofrece oportunidades tangibles de ahorro. 2.0 Suponga que pudiera Reducir los costos mediante el archivado y la disposición inteligente de la información de su negocio "Las soluciones OpenText fueron la única manera factible de controlar la gran cantidad de registros existentes y los que creamos a diario". Scott Granger, Gerente, portales de la intranet y de gestión de contenidos de Sprint Aumentar el valor de los activos de información de su empresa mediante mejoras en la productividad y en la eficiencia Mitigar los riesgos mediante políticas unificadas para toda la información del negocio 2.1 Reto de negocio Usted ya sabe que el contenido es importante. El contenido es fundamental para todo lo que hace su empresa. Por lo tanto, el acceso al contenido es vital, al margen del lugar donde esté almacenado. Sin los controles adecuados (es decir, sin una estrategia exhaustiva de gobernabilidad de la información), este contenido de rápido crecimiento generará un costo y un riesgo significativos en su empresa. La información de negocio sin gestionar puede representar un riesgo y aumentar los costos. La información bien gobernada, por otro lado, enfrenta estos retos y ofrece oportunidades para aumentar el valor de la empresa. Los beneficios son importantes: menores costos, menores riesgos legales y de negocios, y mejoras en la eficiencia y en la productividad que generarán valor para la organización. OpenText está a la vanguardia de la gestión de contenido y ofrece una solución completa que se integra con el ecosistema tecnológico existente en su empresa. 3

4 3.0 Por qué es necesaria la gobernabilidad de la información? Hay infinidad de retos en torno a las estrategias de gestión eficaz de la información. Las organizaciones se enfrentan a volúmenes de información cada vez mayores, sistemas fracturados que se adoptaron hace mucho tiempo, y actividades de fusiones y adquisiciones que dan como resultado sistemas informáticos dispares y desconectados. Esto se da en el contexto de obligaciones normativas y legislativas complejas que influyen la manera en que las empresas perciben y gestionan el contenido. Reto de negocio 1: El incumplimiento de las obligaciones externas expone la empresa a la posibilidad de sanciones financieras, pérdida de reputación, y responsabilidades legales. Todas las organizaciones están sujetas a normativas que requieren la protección y conservación del contenido. También deben demostrar el cumplimiento de políticas de retención y de normativas de protección de la privacidad y de los datos pertinentes a su industria y la jurisdicción donde llevan a cabo sus negocios. La manera en que utilizan y acceden al contenido las personas que trabajan con la información sigue cambiando. Hay más usuarios móviles y más demanda de información exacta que nunca, y se trabaja con el contenido en diversos sistemas y dispositivos. Es fundamental asegurar un acceso seguro y a largo plazo para lograr las metas corporativas de productividad y mejora de la eficiencia. El valor de las herramientas que ayudan a mejorar el acceso a la información y conservarla se materializa cuando no es necesario que los usuarios asignen tiempo para realizar búsquedas que incluyen información irrelevante y sin filtrar. La información de negocio sin gestionar puede representar un riesgo y aumentar los costos. La información bien gobernada, por otro lado, enfrenta estos retos y ofrece oportunidades para aumentar el valor de la empresa. Es difícil lograr un equilibrio en esta época de requisitos normativos cada vez mayores y de crecimiento exponencial de la información almacenada electrónicamente. Los beneficios son importantes: menores costos, menores riesgos legales y de negocios, y mejoras en la eficiencia y en la productividad que generarán valor para la empresa. La solución OpenText Management para Microsoft Exchange ayuda a NuStar Energy a reducir el costo y el riesgo del correo electrónico corporativo mal gestionado. 3.1 El valor de la gobernabilidad de la información para el negocio (el costo del status quo) Actualmente, las empresas procuran implementar soluciones de gestión de contenidos empresariales (ECM) para establecer una estrategia de gobernabilidad de la información para los activos críticos del negocio. Estas soluciones deben estar diseñadas para satisfacer las necesidades fundamentales de la empresa: productividad de los usuarios, agilidad para el negocio, y mitigación de costos y riesgos Reducir los costos mediante el archivado y la disposición inteligentes de la información de negocio Las políticas y estrategias sólidas de gobernabilidad de la información impactan en el costo del control y la gestión de la información. Por ejemplo, las empresas de crecimiento progresivo utilizan soluciones para la gestión del correo electrónico como parte de un programa de gobernabilidad de la información más amplio para reducir los costos relacionados con el crecimiento exponencial del correo electrónico, que probablemente no se detenga nunca. Tener todo el correo electrónico en una ubicación, poder buscar en un lugar y conservar el correo electrónico por motivos legales en un único lugar y no en siete u ocho lugares es fundamental para nosotros en lo que respecta a la normativa. OpenText lo gestiona todo". Clint Wentworth, Gerente de registros e información, NuStar Energy 4

5 Con herramientas que permiten el archivado automático, interactivo o basado en reglas, las empresas pueden descargar el contenido y los archivos adjuntos de de los servidores de correo electrónico a medios de almacenamiento más económicos y, al mismo tiempo, conservar un alto nivel de accesibilidad, con una recuperación rápida de la inversión. Reto de negocio 2: El 87 % de las organizaciones responsabilizan al crecimiento de los datos de los problemas de desempeño de la infraestructura. - OAUG ResearchLine Otro ejemplo de la reducción de costos es la utilización de soluciones de gestión de información de apoyo en litigios. Debido a que el proceso de ediscovery puede resultar extremadamente caro, muchas empresas reducen dicho costo mediante la utilización interna de ediscovery (In-Sourcing). Con una solución para la evaluación temprana de los casos, los equipos legales internos son capaces de buscar y recopilar contenidos específicos para usos legales, con la posibilidad adicional de seleccionar y procesar dicho contenido. Así se reduce en gran medida muchos de los riesgos relacionados con ediscovery y, además, la dependencia de proveedores externos costosos. Además, se controla el volumen de contenido en el que debe buscarse, se agiliza la búsqueda de información y se reduce la cantidad de información que se envía para su análisis. Con el alto costo de ediscovery (solo los honorarios legales pueden llegar rápidamente a millones de dólares), las soluciones que simplifican y automatizan los procesos para la evaluación temprana de casos pueden dar como resultado la inmediata obtención de valor Aumente el valor de los activos de información de su empresa mediante mejoras en la productividad y en la eficiencia El beneficio real de implementar la gobernabilidad de la información reside en el valor de negocio que genera el programa, además del cumplimiento de reglamentos, normas y políticas. El cumplimiento normativo es el aspecto que más se menciona al tratar este tema. Sin embargo, la gobernabilidad de la información no es solo seguir las reglas o probar que su empresa las sigue. La normativa describe de manera inherente las operaciones de negocio óptimas. Al materializar la idea de que es perfectamente lograble la adopción y el cumplimiento normativo, las empresas aseguran que se adhieren a las mejores prácticas y procedimientos de la industria. Reto de negocio 3: El 80 % de los líderes empresariales toman decisiones importantes con herramientas de información incompletas y dispositivos móviles no confiables. - Council for Information Advantage Las organizaciones pueden lograr el correcto cumplimiento normativo cuando utilizan herramientas adecuadas para que la información sea fácil de encontrar, segura de compartir, y fácil de utilizar con políticas requeridas aplicadas de forma tal que no obstaculicen la experiencia del usuario. Por ejemplo, ser capaz de compilar espacios de trabajo con funciones integradas de cumplimiento normativo en proyectos de información, permite a los usuarios colaborar libremente sin preocuparse por la gestión de la información que se intercambia, ni por la aplicación de las políticas correctas. Es posible establecer políticas de clasificación, metadatos y conservación para el contenido relacionado. De manera similar, al poder compartir, almacenar y sincronizar archivos de manera segura con un registro de auditoría completo entre diversos dispositivos móviles y de escritorio, las empresas fomentan la colaboración sin sacrificar el rigor ni la seguridad exigida por las políticas internas y la normativa de la industria en la gestión de registros Para mitigar los riesgos, aplique políticas unificadas para toda la información Teniendo en cuenta el gran crecimiento de la información y los costos y riesgos implícitos en la información sin gestionar, las empresas no pueden quedarse de brazos cruzados. 5

6 Reto de negocio 4: Un aumento del 40 % en la cantidad de litigios, a un costo de $1,5 millones por caso. -Fulbright & Jawarski 6th Annual Lit Study Una estrategia y una solución completa de gobernabilidad de la información pueden aliviar los riesgos importantes de la información mal gestionada (o completamente sin gestionar). La aplicación de políticas unificadas para la información puede ayudar a las empresas a mitigar riesgos y controlar costos mediante la gestión de documentos y registros, las soluciones legales para ediscovery y la evaluación temprana de casos, la clasificación automática de la información, y una solución sofisticada para desarrollar espacios de trabajo con plantillas para colaboración que incluyen conformidad normativa incorporada. 6

7 4.0 Cómo comenzar a utilizar el ECM 4.1 La gobernabilidad de la información y la gestión de contenidos empresariales (ECM) En la actualidad, los negocios se basan en tres aspectos fundamentales: las personas, los procesos y los contenidos. Las personas son el aspecto más crucial. Sin lenguaje humano, sin curiosidad y sin el deseo de mejorar las circunstancias materiales y sociales no habría necesidad de procesos ni se produciría contenido. Esta observación no es nueva. Hace miles de años que los humanos tienen la capacidad del lenguaje y por lo tanto forman asociaciones sociales, comerciales y políticas. El lenguaje y las palabras se utilizan para crear metas comunes, lazos, y relaciones para mejorar nuestra existencia. Reto de negocio 5: La pérdida de 6 a 10 horas por semana buscando información Estas asociaciones sociales, comerciales y políticas que surgieron para satisfacer las necesidades de las personas necesitan contenido y procesos para permanecer ágiles y pertinentes y para existir en un marco de normas y prácticas aceptables. Ya no importa si estas comunidades son físicas o virtuales. Son el entorno donde vivimos y trabajamos. La captura, la distribución, el consumo y la protección de la información en diversas formas físicas y digitales son requisitos fundamentales para permanecer en el negocio. La extensa oferta de OpenText con el portafolio de gestión de contenidos empresariales incluye los componentes fundacionales de la gestión de documentos, la gestión de registros, la digitalización de imágenes, la colaboración y los flujos de trabajo centrados en el contenido, y el archivado. OpenText amplía específicamente los límites del ECM, con soluciones clave que abarcan la inteligencia del negocio y la preparación de informes, la gestión de activos digitales, la gestión de contenidos empresariales, y aplicaciones verticales profundas y horizontales para la integración en las áreas más estratégicas del ecosistema empresarial: gestión de correo electrónico, aplicaciones para SAP, SharePoint y Oracle, ediscovery, y soluciones para una amplia gama de industrias. 4.2 Lo fundamental de la gobernabilidad de la información: la gestión del ciclo de vida de los contenidos Las empresas privadas y las organizaciones del sector público procuran implementar soluciones de gestión de contenidos empresariales para establecer una estrategia de gobernabilidad de la información para sus contenidos críticos. Los clientes suelen formular estas preguntas: " Por dónde comenzamos?" " Cómo articulamos y ejecutamos una estrategia para nuestro propio contenido empresarial?" " Cómo nos ocupamos de los aspectos fundamentales?" " Cómo equilibramos las presiones para el cumplimiento normativo con la necesidad de mejorar la productividad?" " Cómo podemos realizar las inversiones correctas en tecnología y modificar la gestión para demostrar ahorros tangibles y mejores resultados?" OpenText ha desarrollado soluciones específicas diseñadas para satisfacer estas necesidades fundamentales, comunes a todas las empresas: productividad del usuario, agilidad en el negocio, y mitigación de costos y riesgos. La gestión del ciclo de vida de los contenidos reúne los elementos clave que son necesarios para la estrategia de gobernabilidad correcta de una organización con una visión de ECM. Necesariamente, la gerencia superior observa con detenimiento las inversiones en tecnología. Ya no es factible que solo el departamento de tecnologías de la información realice la adquisición de software al nivel empresarial. La adquisición de software tampoco puede estar impulsada por solo un departamento o una unidad de negocio. Cada vez más, se exige que las inversiones en tecnología satisfagan tres necesidades fundamentales: controlar costos y riesgos, agilizar el negocio, y proporcionar autonomía a los usuarios. La extensa variedad de soluciones de OpenText lidia con estas tres presiones. Sin embargo, las organizaciones deben comenzar con una base sólida sobre los aspectos fundamentales de la ECM. 7

8 Existe infinidad de retos para las estrategias de gestión eficaz del contenido: volúmenes de información cada vez mayores, sistemas fracturados que se adoptaron hace mucho tiempo, y actividades de fusiones y adquisiciones que dan como resultado sistemas informáticos dispares y desconectados. Esto se da en el contexto de obligaciones normativas y legislativas complejas que influyen la manera en que las organizaciones perciben y gestionan el contenido. Reto de negocio 6: El 20 % de los CIO perderán su empleo durante los próximos 5 años por no haber implementado una estrategia de gobernabilidad de la información. -Gartner Las empresas están sujetas a normativas que requieren la protección y conservación del contenido. También deben demostrar el cumplimiento de políticas de retención aprobadas y de normativas de protección de la privacidad y de los datos pertinentes para la industria y la jurisdicción donde llevan a cabo sus negocios. El incumplimiento de estas obligaciones externas expone la organización a la posibilidad de sanciones financieras, pérdida de reputación, y responsabilidades legales que afectan las operaciones. Y la manera en que las personas que trabajan con la información utilizan y acceden al contenido sigue cambiando: hay más información móvil que nunca, y se trabaja con el contenido en diversos sistemas y dispositivos. Es fundamental garantizar un acceso seguro al contenido exacto a pedido para lograr las metas corporativas de productividad y de mejora de la eficiencia. A medida que atravesamos la segunda década del siglo XXI, el sector público y muchas empresas observan cambios demográficos. Se reconoce que una ola inminente de jubilaciones de personas de la generación de posguerra podría causar una fuga de cerebros y la pérdida de memoria corporativa. Están en riesgo las mejores prácticas, la cultura corporativa, años de conocimiento implícito acumulados, y experiencias. La conservación del capital intelectual y la pericia como ventaja competitiva es fundamental en el clima dinámico y competitivo de los negocios actuales. Un aspecto crucial para el éxito de la implementación de un ECM es involucrar a las personas en el uso del contenido que crean y reciben como parte de los procesos de negocios. Es fundamental que la implementación del ECM implique conocer cómo fluye el contenido por la organización: quiénes lo necesitan, qué aplicaciones se utilizan, cuáles son las etapas de su evolución o aprobación, adónde va cuando finaliza, y quiénes se ocupan de su conservación o destrucción. El éxito depende en gran medida de la manera en que se involucren y participen los usuarios. La gestión del ciclo de vida de los contenidos se ocupa de los aspectos más importantes de una estrategia de ECM: gestión de documentos, gestión de registros, flujo de trabajo centrado en documentos, archivado, digitalización de imágenes, e integración de muchas aplicaciones al proceso. Estos componentes integrados permiten que una organización implemente soluciones que vayan verdaderamente de un extremo al otro y satisfagan los tres requisitos universales: mejorar la eficiencia del contenido, la capacidad de impulsar la monetización mediante el contenido, y la gobernabilidad de la información. Las organizaciones con necesidades específicas de extender esta oferta básica pueden hacerlo fácilmente con extensiones integradas que permiten apoyar la colaboración mejorada y la gestión del contenido web, la gestión de medios digitales (Rich Media), los informes y análisis, las soluciones ERP, la integración de portales, y las capas de integración de aplicaciones enriquecidas. Figura 1 Gestión de un extremo al otro a medida que el contenido fluye a través de procesos críticos 8

9 5.0 Seis componentes principales de la gestión de contenidos empresariales para su negocio 1. Proporcionar autonomía a quienes trabajan con la información: Gestión de documentos La gestión de documentos, la gestión de registros y el archivado son aspectos fundamentales del ECM. La herramienta para proporcionar autonomía a quienes trabajan con la información está diseñada para ofrecer un repositorio seguro y con gestión central tanto para el trabajo en curso como para el contenido finalmente publicado. Además, incluye búsquedas de texto completo y metadatos, seguridad, recuperación, control de versiones, taxonomía, categorización de metadatos, y espacios de trabajo para equipos y para personas. La gestión de documentos de Open Text ofrece un repositorio seguro para contenidos de todo tipo y formato: aplicaciones de oficina, correo electrónico, gráficos, planos e imágenes de CAD y una variedad cada vez mayor de nuevos tipos de objetos a medida que las organizaciones adoptan más herramientas de colaboración de la Web 2.0. Entre los elementos principales para la gestión de documentos se encuentran el check-in/check-out, el control de versiones para documentos simples y compuestos, los registros de auditoría, la categorización de metadatos, la búsqueda completa, y los controles de acceso en función de grupos y roles, a todo lo cual se accede mediante varias interfaces de usuario, tales como navegadores de Internet, Microsoft Office, o Windows Explorer, a fin de satisfacer diversas preferencias según los usuarios. 2. Mejorar la agilidad del negocio: Flujos de trabajo El ECM facilita también el trabajo colaborativo, lo cual permite que las personas que trabajan con la información califiquen y recomienden contenidos, se suscriban a notificaciones, y compartan vínculos al contenido clave. Una de las principales características del ECM es una herramienta para el flujo de trabajo centrada en el contenido. Esta herramienta permite el enrutamiento de documentos, tanto de forma estructurada como ad hoc, para diversos procesos de aprobación, revisión, y feedback. Mediante el uso de herramientas gráficas sencillas para diagramar el flujo de proceso, los usuarios autorizados y los administradores pueden automatizar las actividades rutinarias, facilitar el movimiento de contenidos entre equipos, ahorrar en costos y tiempo al eliminar etapas redundantes, automatizar los procesos de escalamiento, aliviar la carga de utilizar el correo electrónico para enviar adjuntos duplicados, y lograr conocimiento específico y transparencia respecto de los cuellos de botella en los procesos y los plazos incumplidos. 3. Mitigación de riesgos: Gestión de registros Para un programa de gestión de registros corporativos, es fundamental asegurar un conjunto unificado de políticas y cronogramas que se apliquen a toda la información. La gestión de registros incorporada con la gestión de documentos y el archivado electrónico es esencial para asegurar una disposición justificable a fin de evitar problemas potenciales y reales. Eliminar o desechar información (sean o no registros) ofrece valor o disminuye significativamente el riesgo asociado con toda la información corporativa. La gestión de registros enriquece los metadatos de los contenidos al mejorar y validar el contexto, mejorar la seguridad, incluir y mejorar toda la información corporativa, y permitir el archivado, el movimiento o la destrucción inteligentes de toda la información corporativa en función de reglas aprobadas y desencadenantes de eventos Reducción de costos: Archivado Las implementaciones correctas del ECM generarán rápidamente un retorno sobre la inversión con mejoras en la productividad de los usuarios (búsquedas, recuperación y reutilización). Además, reducirán el tráfico de las redes y los correos electrónicos excesivos. Al contar con la oportunidad de colaborar en espacios de trabajo compartidos, los usuarios evitan la duplicación incesante de documentos en distintas carpetas y en unidades compartidas y locales. Otra clave importante de la reducción de costos

10 exclusiva de OpenText es el archivado completamente integrado. Cuando los repositorios crecen, o cuando el departamento de tecnologías de la información revisa los costos de almacenamiento en la empresa, el componente de archivado reduce los costos almacenando la información de manera inteligente y, al mismo tiempo, reduciendo el ESI (Electronic Storaged Information) mediante la disposición justificable y oportuna en cualquier dispositivo de almacenamiento. 5. Aumentar el valor de la información: Captura, clasificación y disposición justificable Las empresas deben asegurarse de que el contenido pueda capturarse desde cualquier aplicación o dispositivo. Además, los usuarios finales deben trabajar con sus aplicaciones familiares y la organización debe asegurar que cumplan las normativas, mantengan el cumplimiento corporativo, y sean eficientes desde el punto de vista operativo. Al mismo tiempo, se deben reducir los riesgos de litigio y los costos de almacenamiento. La relevancia de la información se correlaciona directamente con la captura de toda la información y se clasifica en consecuencia según las políticas corporativas para almacenarse solo por el tiempo requerido. En una implementación de ECM, el valor y la adopción se aceleran al permitirle al usuario final trabajar en cualquier aplicación y mediante cualquier dispositivo. 6. Áreas de control con el mayor riesgo: Correo electrónico y archivos compartidos El correo electrónico se convierte en una contrariedad para las organizaciones públicas y privadas cuando surge la obligación legal de divulgación o libertad de la información. El correo electrónico es el principal medio de comunicación para los negocios. Presenta un reto específico para la gestión de contenidos debido al volumen, a la dificultad de determinar cuáles son los mensajes valiosos para el negocio, y a los hábitos ad hoc de eliminación, almacenamiento o archivado que ejercen la mayoría de los usuarios. El correo electrónico incluye también contenido valioso necesario para la continuidad del negocio: elementos adjuntos, aprobaciones, directrices de gestión, y anuncios. La captura de dichos intercambios electrónicos en contexto con otros elementos del negocio es fundamental para comprender cómo se tomaron las decisiones o se ejecutaron las transacciones. Al asegurar que todo el contenido permanece seguro, se puede buscar y es de fácil acceso, las operaciones se gestionan de manera más transparente y eficiente "OpenText comprende lo que intentamos hacer y cómo nos podrán ayudar en el futuro. No podríamos haberlo logrado sin esta tecnología. Todavía no estamos completamente en marcha, pero ya vemos la importancia estratégica de las capacidades para el negocio. Nuestra relación ha sido muy buena hasta el momento. Eso nos complace mucho". Alan Chastain, Gerente de contenido global y servicios Web, The Mosaic Company 10

11 6.0 Historias de Éxito de Clientes Miles de organizaciones líderes de todo el mundo utilizan soluciones de OpenText para impulsar los activos más valiosos: las personas y el conocimiento. Estas son algunas historias de éxito. Luke Oil OpenText amplía las capacidades de los sistemas de gestión de documentos corporativos de LUKOIL en el extranjero Retos de negocio Incapacidad de procesar grandes cantidades de documentos para el diseño del proyecto Falta de control sobre el tiempo de procesamiento Oportunidades limitadas para compartir documentos Falta de un repositorio integrado para los documentos del sistema de ERP centralizado Solución de negocio OpenText Content Server OpenText Content Server ofrece la posibilidad de organizar el almacenamiento estructurado y la aprobación inmediata de la documentación de diseño del proyecto (PDD) recibida de diversos contratistas de ingeniería. La posibilidad de integración con SAP ERP también garantiza la disponibilidad de la PDD acumulada durante la etapa de construcción, con la gestión de las instalaciones operadas en SAP PM. Sergey Kotov, Jefe de soporte técnico y de la información, Lukoil Mid-East LTD Beneficio de negocio Base de datos de documentos integrada y sistema de gestión de documentos centralizado Cumplimiento estricto con los plazos contractuales e internos para la revisión de documentos Transparencia en toda la organización para todos los procesos del negocio Oportunidad de respaldar mediante documentación las actividades del proyecto 11

12 Husky Energy Husky mejora la productividad y mitiga los riesgos con OpenText Extended ECM for SAP Solutions Retos de negocio Minimizar la dependencia en documentos físicos La capacidad de adjuntar y ver documentos de recursos humanos desde SAP Almacenar de manera segura los documentos de los empelados Asegurar que los requisitos de cumplimiento para los registros se satisfagan sin inconvenientes Con OpenText Extended ECM deseábamos agregar la gestión de registros y mejorar los procesos de negocio y, además, deseábamos introducir el mayor nivel de seguridad posible al gestionar los contenidos por medio de SAP y OpenText Archive Server. Louise Hudak, Gerente de gestión de documentos y registros, Husky Energy, Inc. Solución de negocio OpenText Records Management OpenText Document Management OpenText Extended ECM for SAP Solutions OpenText Archive Server Beneficio de negocio Acceso fácil al contenido no estructurado en el contexto de los procesos de negocio de SAP Una mejor eficiencia debido al fácil acceso a la información El contenido sin estructurar recibe clasificaciones de gestión de registros Los datos maestros de SAP impulsan los cronogramas de retención y la automatización de las clasificaciones Aprovechamiento y reutilización de soluciones informáticas para reducir costos Ampliación de SAP para mover más tipos de documentos al entorno de archivado OpenText Records Management OpenText Extended ECM for SAP Solutions OpenText Archive Server 12

13 Hydro One Hydro One aumenta su productividad y cumplimiento normativo, además de reducir los costos de almacenamiento, con OpenText ECM Suite Retos de negocio La capacidad de adjuntar y ver documentos de recursos humanos desde SAP Diversos repositorios de contenido, falta de una fuente única de versiones Enfoque sólido en el cumplimiento normativo y en la gestión de registros Debido al gran punto de integración con OpenText, Microsoft y SAP, fue la hoja de ruta perfecta para nosotros. La experiencia fue impecable, y tuvimos mucho éxito con estas tres empresas hasta el momento. Norm Crook, Director de tecnología de la información para el negocio, Hydro One La meta de Hydro One era implementar una infraestructura de gobernabilidad e impulsó OpenText como el componente fundacional de la gestión de documentos y registros. Solución de negocio OpenText Application Governance & Archiving for Microsoft SharePoint OpenText Content Server OpenText Data Archiving for SAP Solutions OpenText Document Management OpenText Extended ECM for SAP Solutions OpenText Records Management Beneficio de negocio OpenText Content Server es el repositorio centralizado de documentos y registros para contenidos no estructurados Entrega de contenidos a diversos canales mediante la integración de aplicaciones empresariales con el repositorio de OpenText Búsqueda mejorada Mejora de la continuidad de negocio mediante la retención de conocimientos Reducción de riesgos Menores costos en tecnología de la información 13

14 7.0 Próximos pasos para su empresa La gobernabilidad de la información es un nuevo enfoque para la gestión de información. Se desarrolla sobre otras disciplinas (y las adapta), como la gestión y retención de registros, el archivado y la gobernabilidad de tecnología de la información para crear un modelo integrado que canalice y controle la información de la empresa. El objetivo final de la gobernabilidad de la información es ayudar a las organizaciones a maximizar el valor de la información y minimizar los riesgos y costos. Aunque la gobernabilidad de la información se basa en disciplinas existentes, se trata de un modelo evolutivo que requiere que las organizaciones realicen cambios significativos. Deben abandonarse los hábitos arraigados (por ej., la acumulación irracional de información, tratar la información como un activo personal y no corporativo, etc.). Deben construirse nuevas estructuras de gobernabilidad corporativa (por ej., responsabilidad real de los niveles ejecutivos o C-Level). También, deben implementarse y actualizarse nuevas tecnologías y deben limitarse las prácticas informáticas obsoletas (por ej., utilizar cintas de respaldo como copias de seguridad de archivos). Puede obtener más información en los siguientes recursos: Webinar a pedido con las 20 preguntas principales acerca de la gobernabilidad de la información (en inglés), segmentado en clips de dos minutos fáciles de escuchar. Mire el primer segmento del webinar acerca de la definición de gobernabilidad de la información. (http://mimage.opentext.com/alt_content/binary/webinars/q1defineinfogov/p layer.html) Información sobre la solución de OpenText OpenText es el líder en EIM, un conjunto completo de mejores prácticas y tecnologías destinadas satisfacer las necesidades de las personas que trabajan con la información, ofreciendo la información correcta durante la toma de decisiones, el análisis, la definición de procedimientos, o la ejecución de procesos. Cuando se ejecuta correctamente, una estrategia sólida de EIM da como resultado aumentos importantes en la productividad y en la eficiencia, una experiencia atractiva para los clientes y una gobernabilidad de la información justificable y transparente. Para obtener más información, visite nuestro sitio web: o llámenos: Estados Unidos América del Norte Alemania Reino Unido Australia

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