F&M - Factura electrónica. Hacemos soluciones seguras de comercio electrónico en la nube. Ayudándole a ser mas eficiente.

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2 Introducción a Factura electrónica En el año 2007, la (DIAN) puso en marcha la factura electrónica. Es un modelo que permite que los documentos tributarios que actualmente son utilizados por los contribuyentes, puedan ser generados, enviados y administrados en forma electrónica, mediante una plataforma segura basada en (PKI): Certificados electrónicos, Firma digital y Encriptación de datos. Sustentada en la Ley 527, Decreto 1929, y Resolución DIAN La factura electrónica es un documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser: Expedida, Entregada, Aceptada Exhibida Conservada por y en medios y formatos electrónicos.

3 Cumplimiento normativo Componente incluido en la solución Definición en la Ley Colombiana Impacto en la solución propuesta Documento legal de soporte 1. Autorización Certificado Digital Un documento firmado electrónicamente por un prestador de servicios de certificación que vincula unos datos de verificación de firma a un firmante y confirma su identidad. Esta es la definición de la Ley 527/1999 que en este documento se extiende a los casos en que la vinculación de los datos de verificación de firma se hace a un componente informático. Cada filial tendrá un certificado Digital Autorización de la SIC para emitir certificados válidos legalmente Documentos adjutos: ResolucionSIC.pdf y Resolucion_76225_2011.pdf 2. Autorización Estampado cronológico Estampado cronológico: Según el numeral 7 del Artículo 1 del Decreto 1747 de 2000, se define como: un mensaje de datos firmado por una entidad de certificación que sirve para verificar que otro mensaje de datos no ha cambiado en un período que comienza en la fecha y hora en que se presta el servicio y termina en la fecha en que la firma del mensaje de datos generado por el prestador del servicio de estampado, pierde validez. Todas las facturas cuentan con un estampado cronológico. Autorización de la SIC. Documentos adjutos: ResolucionSICEstampa.pdf 3. Autorización Firma digital La utilización del Certificado garantiza que el documento firmado es integro, es decir, garantiza que el documento no fue alterado o modificado después de firmado por el Suscriptor. Se certifica que el mensaje recibido por el Receptor o Destino que confía es el mismo que fue emitido por el Suscriptor. Todas las facturas son firmadas Autorización DIAN que es solicitada al iniciar operaciones, presentando al proveedor certificado ISO9001:2008 F&M Technology. Ver sección Certificación ISO9001:2008 F&M Technology 4. Autorización Seguro de responsabilidad Gestión de Seguridad Electrónica S.A.- GSE S.A. cuenta con un seguro de responsabilidad civil de conformidad con el del Artículo 8. Garantías, del Decreto 1747 de 2000 De acuerdo con la Declaración de Prácticas de Certificación DPC 9.2 y 94. Seguros exigidos por la ley validaros por la SIC y de acuerdo a las prácticas definidas en la Declaración de Prácticas de certificación DPC 9.2 y 94. Documentos adjutos: ac_gse_cps.pdf

4 Cumplimiento normativo Certificación ISO9001:2008 Alianza con una Autorizad de Certificación Abierta

5 Cumplimiento normativo 1. Autorización Certificado Digital 2. Autorización Estampado cronológico 3. Autorización Firma digital Factura Electrónica (ejemplo Fedesoft) 4. Seguro de responsabilidad

6 Componentes de la solución

7 Windows AZURE (Infraestructura de EBILL-Factura electrónica) Infraestructura Alta disponibilidad (copia de la información en dos ubicaciones físicas respaldo y tolerancia a fallas DRP built-in). Un total de 24 Datacenter a nivel mundial administrados y operados por Microsoft Corporation. Balanceadores de carga, que permite dar respuestas más rápidas a los usuarios del sistema de facturaciòn distribuyendo el trabajo, Trabajo por rol (servidores exclusivos procesan tareas específicas; como por ejemplo simulaciones, presentaciones de videos, procesamiento de firma digital, entre otros), Procesamiento en paralelo de multiples solicitudes (que nos permite dar un mejor tiempo de respuesta), Servicio de Caché para acceso rápido de datos frecuentes (que nos permite dar un mejor tiempo de respuesta), Reconocimiento de la industria que respaldan Windows AZURE Windows Azure fue reconocida como la mejor plataforma de computación en la nube (Best Cloud sevices) en 2011, por Cloud computing world series awards, entregada en el foro mundial Cloud Computing World Forum. Ver mas información acá

8 Seguridad de la solución certificada por terceros Control Descripción Cifrado de la infromación en transito Autenticación de usuarios con contraseñas fuertes Autenticación de dos factores (opcional costo adicional) Revisión de vulnerabilidades diariamente Pruebas de penetración periódicas (bi-anuales) Pistas de auditoría Uso de certificados digitales para cifrar la información en el transito (tecnología SSL emitido por Verisign). Uso de contraseñas que exigen un nivel de complejidad (Una mayúzcula, un dígito y un caractér especial) Adicional a las contraseñas exigir autenticación mediante certificados digitales (opcional costo adicional). Nuestra aplicación será evaluada diariamente por un tercero independiente quien nos otorga un certificado de seguridad cuando los riesgos están minimizados y controlados de una manera aceptable. Proveedor Qualys. Personal interno idóneo con certificaciones CISA,CISSP, CISSM realizará pruebas de penetración dos veces al año. El sistema generará logs o pistas de auditoría de las actividades realizadas en el sistema. Auditoría del centro de datos (reporte SAS70 tipo II) El centro de datos es evaluado anualmente y se genera un reporte de auditoría de esta evaluación (reporte SAS70 tipo II). Infraestructura de alta disponibilidad (Windows Azure) Infraestructura altamente escalable El centro de datos cuenta con la certificación en seguridad ISO Infraestructura de alta disponibilidad, garantizamos el 99.95% de disponibilidad en una solución de computación en la nube que incluye copias sincronizadas en dos ubicaciones físicamente separadas (hotsite) Nuestra solución de factura electrónica (ebill) está soportada sobre una de las plataformas mas robustas y escalable del mundo (Windows AZURE)

9 Certificaciones de la solución

10 BENEFICIOS Cuidado del medioambiente Procesos eficientes Reduzca el tiempo de cartera. Mejor organización y control de los documentos Consultas fáciles de la información No se preocupe por la pérdida de facturas Mejore los tiempos de entrega y corrección de facturas. Menos papel más árboles. Menos uso de transportes aéreos y terrestres Factura electrónica Información para el negocio Genere reportes de cartera. Haga conciliaciones de pago de facturas de manera semiautomática. Reportes gerenciales de facturación Baje costos Ahorre en costos de impresión, logística y almacenamiento

11 PASOS PARA INICIAR Paso 1: Informe a la DIAN que usará facturación electrónica. Comentarios: Se debe diligenciar el 1301 con los datos del certificado ISO 9001:2008 de FyM Technology Se debe llevar a la DIAN y radicar en correspondencia. Paso 2: Solicite numeración para facturar electrónicamente. Comentarios: Solicitar la anulación de la numeración vigente para facturación por computador (en caso de tenerla) y la activación de una resolución para la facturación electrónica (la numeración solicitada podrà ser usada para facturación por computador y facturación electrónica). Paso 3: Solicitar el mecanismo digital para servicios electrónicos (MUISCA). Paso 4: Firme acuerdos para facturar electrónicamente con sus clientes Comentarios; F&M provee un formato de acuerdo EL proceso debe ser un proceso paulatino y controlado, este podrá ser automatizado con la plataforma EBI (ebill).

12 NUESTRA SOLUCIÓN Factura electrónica

13 RED DE VALOR AGRGADO

14 NUESTRA SOLUCIÓN Envío de la orden de Compra Obligado a facturar Proveedor Envío aviso de despacho (Despatch_Advice ) Envío Aviso de recibo (Receiving_Advice ) Factura electrónica Estado de cuenta Certificado de retenciones Adquirente Comprador Factoring de facturas electrónicas/ Prontopago BANCO Orden de Pago

15 SOLUCIÓN CASO DE ÉXITO TIGO Cliente 5 Acepta o rechaza ó Aceptación tácita 4 Emite factura electrónica 1 Activación WS Información de facturación 3 2

16 SOLUCIÓN CASO DE ÉXITO CCI 5 Cliente 1,7 (17,'$' 6,1 $1,02 '( /8&52,9$ 5e*,0(1 &20Ò1 5(&8(5'( 9,6,7$5 18(675$ 3È*,1$ :(% ZZZ LQIUDHVWUXFWXUD RUJ FR Acepta o Aceptación ó rechaza tácita 5(63216$%/( '(,&$ 325 6(59,&,26 5(7(1('25(6 '(,9$ $/ 5e*,0(1 6,03/,),&$'2 &,,8 $&7,9,'$'(6 '( $62&,$&,21(6 (035(6$5,$/(6 < '( (03/($'25(6 $&7,9,'$' 6(&81'$5,$ &,,8 275$6 $&7,9,'$'(6 352)(6,21$/(6 &,(17Ë),&$6 < 7e&1,&$6 1 & 3 5(62/8&,Ï1 ',$1 GHO )$&785$&,Ï1 (/(&75Ï1,&$ $8725,=$'$ '(/ &&, $/ 38%/,&,7$6,1& %/8( /$*221 '5,9( 68,7( &&, 12 '(),1,'$ 5(9,67$,1)5$(6758&785$ '(6$552//2 (',&,21 1R 6(37,(0%5( 2&78%5( %$1&2/20%,$ &8(17$ &255,(17( 1R 7,78/$5 &È0$5$ &2/20%,$1$ '( /$,1)5$(6758&785$ 5($/,&( 68 3$*2 0(',$17( &216,*1$&,Ï1 2 75$16)(5(1&,$ (19Ë( ( '( 3$*2 $/ &255(2 R]DUDWH#LQIUDHVWUXFWXUD RUJ FR 5() $/6 &$* &217$& $0,5(= 5(&8(5'( +$&( $*26 $17(6 '( /$ )(&+$ '( 9(1&,0,(172 (67,38/$'2 (1 (67$ )$&785$ (67$ )$&785$ (6 (;,*,%/( '(6'( (/ 020(172 '( 68 35(6(17$&,Ï1 6, 3$6$'26 'Ë$6 12 +(026 5(&,%,'2 1,1*Ò1 5(3$52 /$ &216,'(5$026 $&(37$'$ (67$ )$&785$ 6( $6(0(-$ (1 72' $63(&726 /(*$/(6 $ 81$ /(75$ '( &$0%,2 6(*Ò1 $57Ë&8/2 '(/ &Ï',*2 '(/ &20(5&,2 75(6 0,/ 48,1,( (,17$ < 6(,6 3(626 &2/20%,$126 &217(1,'2 7e&1,&2 _ H I D I E G EE EF GFG FG ),50$ (/(&75Ï1,&$ _ 6 RHT )E$ OW-X- EF=ST) L GI 81LJ5*8H \YV E&2 N%+G6 3 5G&J7&Q7G$*M41P<Z*E X,I Z=IIZ VLY )I( 58J</NK5O 1) -*/ 3JGRNZ +&/] O' ;M YY4/7M 7L$ Q4+9L[ 9;<O +I M-E LM <WP]\FI( XGX HQ)$)GGP1($E%[\8T 3 EM OP5W.L + 4W 5K\*Q'%PNO$V[ 9=*;=Z ZHN06P 8IYV7 G)YM<XDZ\Q$-Y9[%/ ( TN JI=KQ O'4]OZU0%) '6['S7XI,%= 3.=YL-0'K5( %(W8 D G)=\:I7R=;,Z (726 '( 5(7(1&,21(6 (1 /$ )8(17( '2 &21&(372 (;&(372 &827$6 '( 6267(1,0,(172 )$925 (19,$ ( '( 3$*2 $/ 1Ò0(52 '( )$; 2 $/ &255(2 DGPLQLVWUDFLRQ#LQIUDHVWUXFWXUD RUJ FR &2168/7( /26 0(&$1,6026 '( 3$*2 $17,&,3$'2 18(675$ (17,'$' 12 (6 68-(7$ '(/,038(672 &5(( '( /$ /(< '( < 68 5(*/$0(17$&,21 %2*27È $9(1,'$ &$//( 12 3,62 3%; :::,1)5$(6758&785$ 25* &2 %2*27È &2/20%,$ 4 Emite factura Por computador ),50$ 5(63216$%/( 3iJLQD GH )DFWXUD HOHFWUyQLFD R SRU FRPSXWDGRU JHQHUDGD SRU H%,// _ ) 0 7HFKQRORJ\ 1,7 _ ZZZ I\PWHFK FRP 1 Portal WEB WS 2 XLS Información de facturación 3

17 SOLUCIÓN CASO DE ÉXITO ASPAEN $63$(1 *,01$6,2,5$*8$ 1,7 'LDJRQDO 1R 3%; (678',$17( )$&785$ 1UR 1R &('8/$ 2 1,7 %$5526 3$55$ -8/,$1$ $1'5($ &21&(3726 3(16,21 '&72 " $ " 5()(5(1&,$ 9$/25 Crear cuenta: C.C. Padre/acudiente Curso Alumna (Mayor) &8562 6(*81'2 0(6 &$86$'2 6(37,(0%5( )(&+$ &21&(3726 9$/25 75$163257( '( 3- $ " )$0,/,$ 4 3$*8( +$67$ (/ 9$/25 727$/ $ 3$*$5 3$*8( +$67$ (/ 9$/25 727$/ $ 3$*$5 3$*8( +$67$ (/ 9$/25 727$/ $ 3$*$5 $63$(1 *,01$6,2,5$*8$ 1,7 'LDJRQDO 1R 3%; )(&+$ (678',$17( Cliente &8562 6(*81'2 0(6 &$86$'2 6(37,(0%5( )$&785$ 1UR 1R &('8/$ 2 1,7 %$5526 3$55$ -8/,$1$ $1'5($ Notificación por correo 5()(5(1&,$ %$1&2 9(1&( 9(1&( 9(1&( &2' %$1&2 &+(48( 1R &8(17$ 1R 9$/25 &219(1,2 1R ()(&7,92 9$/25 3$*$'2 )DFWXUD HOHFWUyQLFD R SRU FRPSXWDGRU JHQHUDGD SRU H%,// _) 0 7HFKQRORJ\ 1,7 ZZZ I\PWHFK FRP 3$*8( Ò1,&$0(17( (1 *5832 %$1&2/20%,$ &217(1,'2 7e&1,&2 _ ),50$ (/(&75Ï1,&$ _ )250$ (/(&75Ï1,&$ $63(1 *,01$6,2,5$*8$ 1,7 EI G E D F G EFG I F D O(WW%LX[T )9G6]*2 + 5-,VY84;Z[ RXO9P/8<J ) HN[&T 3*1IH=E.8=($ W\]6 -F0/U(.0JN 6;\ NP HKY:2&G <E<2R,*$/)G(XU\ 1E66) 2&4%+.PKQ\ N- O =7$H E [ ) 9G ZLNN 4ZJ5\+VU] 0 *LJKI 'TS4&J)7Z8(+:DN*\37, F[6 =[D5G'3XL:K+ U542 G.& T1 -QGL,N 6.7HR=,G[ W1SZ8 =34ZW <J[14 R F 48LZS-Y X 2M EY8J %,'\&; 9Q83NI ]+TP; 6N.J8% /V19- ]< 8%:P(-$ ARCHIVO PLANO 2 SIIGO NOTA: L&F configurable 3 Emite factura electrónica

18 Tel: en Bogotá. Cra 11 A no Oficina 205 Bogotá, Colombia

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