ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD BAJO LA NORMA ISO 9001:2008 ENLA EMPRESA MASAREPA

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1 ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD BAJO LA NORMA ISO 9001:2008 ENLA EMPRESA MASAREPA PRESENTADO POR: DIANA MARCELA GONZÁLEZ PINEDA PRESENTADO A: ANDRES FELIPE RAMIREZ CORTES UNIVERSIDAD CATOLICA DE PEREIRA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS ADMINISTRACION DE EMPRESAS IX SEMENSTRE 1

2 DEDICATORIA En primer lugar a Dios, que me ha brindado una vida llena de alegrías y aprendizaje, permitiéndome vivir una grata experiencia en mi etapa universitaria. A mis padres que siempre me han apoyado, guiado y cuidado con mucho amor. Gracias de corazón por todas las oportunidades que me han brindado. A mi hermano que nunca titubeo para ayudarme y apoyarme en todo momento. Gracias por tu tiempo, tus consejos, tu apoyo incondicional y tu cariño. A mi amigos que siempre estuvieron a un lado para ayudarme, escucharme, aconsejarme y en muchas ocasiones guiarme. 2

3 AGRADECIMIENTOS Ha sido un año de esfuerzos y sacrificios, cerrada esta etapa, me queda agradecer principalmente a Dios por permitirme llegar a esta instancia del camino, en donde me vuelvo toda una profesional. A mis padres, porque creyeron en mí y porque me sacaron adelante, dándome ejemplos dignos de superación y entrega, porque en gran parte gracias a ustedes, hoy puedo ver alcanzada mi meta, ya que siempre estuvieron impulsándome en los momentos más difíciles de mi carrera, y porque el orgullo que sienten por mi, fue lo que me hizo ir hasta el final. Va por ustedes, por lo que valen, porque admiro su fortaleza y por lo que han hecho de mí. A mi hermano, tíos, primos, abuelos y amigos. Gracias por haber fomentado en mí el deseo de superación y el anhelo de triunfo en la vida. A mi asesor de proyecto de grado el diseñador industrial Andrés Felipe Ramírez, por la orientación y ayuda que me brindo para la realización de este trabajo, por su apoyo y amistad que me permitieron aprender mucho más que lo estudiado en el proyecto. A todos mis profesores de Administración de empresas que me enseñaron tanto de la profesión como de la vida. 3

4 Por último, a mi novio Andrés quien lloro y rio en cada momento junto a mí y fue capaz de contenerme cuando todo iba mal. Gracias por amarme como solo tú puedes hacer. Mis palabras no bastarían para agradecerles su apoyo, su comprensión y sus consejos en los momentos difíciles. A todos, espero no defraudarlos y contar siempre con su valioso apoyo, sincero e incondicional. 4

5 Tabla de contenido Tabla de contenido... 5 INTRODUCCIÓN... 8 ABSTRACT... 9 AREA PROBLEMICA ANTECEDENTES PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA OBJETIVOS GENERAL ESPECIFICOS JUSTIFICACIÓN MARCO REFERENCIAL MARCO TEORICO MARCO CONTEXTUAL MARCO LEGAL COMPONENTES METODOLOGICOS Tipo de Investigación: Objeto de Estudio: Recopilación: Recolección: Técnica e instrumentos de recolección: Proceso: Proceso del análisis: PRESUPUESTO CRONOGRAMA TRABAJO DE CAMPO PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS POLITICAS DE CALIDAD MAPA DE PROCESOS MANUAL DE FUNCIONES MATRIZ DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS MATRIZ DE INTERACCIÓN DE PROCESOS FORMATOS HOJA DE VIDA MAQUINA FORMATO DE ASISTENCIA A CAPACITACIONES ORDEN DE PEDIDO REQUISITO DE COMPRA PRODUCCIÓN REQUISITO DE COMPRA OFICINA FORMATO DE SELECCIÓN DE PERSONAL

6 REQUISIÓN DE PRESONAL FORMATO DE ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS CRONOGRAMA PREVENTIVO DE MANTENIMIENTO FORMATO CONTROL DE PRODUCCIÓN PRODUCTO NO CONFORME FORMATO INDICADORES FORMATO NOMINA ACTA DE ENTREGA DE PUESTO DE TRABAJO MEMORANDO CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFÍA ANEXOS ANEXO Nº ANEXO Nº ANEXO Nº3: ANEXO Nº ANEXO Nº ANEXO Nº ANEXO Nº

7 PALABRAS CLAVES Optimizar procesos, ISO 9001:2008, disminución de costos, disminución de tiempo, aumento de producción, disminución de desperdicios, sistema de gestión de calidad, estandarización KEYWORDS Optimize processes, ISO 9001:2008, decreased costs, reduced time, increased production, reduced waste, quality management system, standardization 7

8 INTRODUCCIÓN La adopción del Sistema de Gestión de la Calidad es una decisión estratégica, con el propósito de mejorar el desempeño de sus dependencias, cumplir con las expectativas de los clientes y lograr posicionar a la institución en un nivel competitivo haciendo frente a los modernos cambios en materia de gestión. Por las razones ya mencionadas se procedió a la implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad en la empresa Masarepa con el objetivo de mejorar sus procesos; lo cual pudo realizarse mediante el uso de la actual Norma ISO 9001:2008 La implementación, el mantenimiento y adecuación del Sistema de Gestión de la Calidad, proporcionan una mejora en el desempeño de la organización el cual se ve reflejado en la satisfacción de los clientes y una mayor eficiencia de los empleados; además constituye el fundamento para posteriores proyectos, trabajos o actividades relacionados con la mejora continua de los procesos de la institución. 8

9 ABSTRACT System Adopting Quality Management is a strategic decision in order to improve the performance of their units, meet customer expectations and achieve position the institution at a competitive level by addressing the changes in modern management. For the above reasons we proceeded to the implementation of a Management System in the company Quality Masarepa with the aim of improving its processes which could be done by using the current ISO 9001:2008 The implementation, maintenance and adaptation of the system Quality Management, provided an improvement in the performance of the organization which is reflected in customer satisfaction and increased employee efficiency, also is the foundation for future projects, works or activities related to the continuous improvement of the processes of the institution. 9

10 ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD BAJO LA NORMA ISO 9001:2008 EN LA EMPRESA MASAREPA AREA PROBLEMICA ANTECEDENTES La ISO 1 fue fundada en Londres en el año de 1946, la cual tiene sedes en Ginebra, Suiza y está integrada por 138 países. Está conformada por 224 comités los cuales han editado más de normas. Esta tiene como objetivo promover y desarrollar normas internacionales para administrar procesos que mejoren la calidad y la productividad y facilitar el intercambio comercial de bienes y servicios (Mexico G. d.) La ISO 9000 nace en los Estados Unidos por la época de la segunda guerra mundial, la cual nació como una necesidad por la falta de productos de carácter bélicos y por falta de controles y procesos. Por medio de la OTAN 2 se empezó a expandir por Europa, donde las fuerzas Británicas, también adoptaron el modelo de normativa para sus productos. En ese momento, el concepto de calidad hacía referencia a conformidad más que mejora continua como se conoce hoy en día (Hoy, 2009). En Europa, surgió el problema cuando las empresas empezaron a exigirle a su proveedores la certificación de sus productos, debido a esto surgió una gran cantidad de certificaciones que era imposible satisfacer a todos los sectores interesados, por eso British Standard tomo cartas en el asunto y creo en 1979 la BS 5750, antepasada más 1 ISO: Organización Internacional para la Estandarización 2 OTAN: Organización del Tratado Atlántico Norte 10

11 cercana a la ISO La BS 5750 fue tan eficaz que en 1987 cuando se lanzo la primer ISO 9001, fue tomada prácticamente sin hacer cambios (Hoy, 2009). En la historia de las ISO 9001 han existido 4 sin tener en cuenta la BS 5750, las cuales han sido: ISO 9011:1987: Versión original ISO 9001:1994: Primera revisión del modelo origina ISO 9001:2000: Segunda revisión del modelo original ISO 9001:2008: Tercera revisión del modelo original Esta última es la que hasta el momento se encuentra en vigencia, por ende las demás son completamente obsoletas. 11

12 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Hoy en día, las empresas del sector alimentos, se hallan desafiadas a mercados y clientes cada vez más exigentes como también a la competencia de empresas internacionales y nacionales, por lo cual, estás empresas deben de ser más competitivas para llegar hacer preferidas en mercados nacionales e internacionales, esto se lograra, ofreciendo más variedad de productos, con precios más asequibles y con una calidad alta, para poder tener credibilidad y confiabilidad frente a los clientes y los mismos empleados de la organización. Hay empresas en el mercado las cuales han tenido problemas con sus productos, y han salido a decirle a la sociedad que no consuman estos, ya que pueden ser perjudiciales para la salud, estas empresas son Alquería, Johnson & Johnson, y Fisher Price, estas empresas mencionadas anteriormente tiene una alta responsabilidad social empresarial y una gran gestión en calidad, esto lo han logrado gracias a la estandarización de procesos y al publicar sus inconvenientes con los productos cuando estos se han presentado, por esto han ganado más confianza y credibilidad con la sociedad, ya que la personas consumen sus productos más tranquilos, dado que si en cualquier momento se encuentra alguna anomalía estas empresas van a salir a la luz pública a decir q por favor no consuman o que devuelvan eso productos malos. La gestión en calidad es un gran medio para poder llegar a la responsabilidad social empresarial, y así poder llegar paso a paso a ser empresas diferenciadas en mercados nacionales e internacionales Para empezar a obtener esa ventaja diferenciadora, las empresas deben enfrentarse con cambios organizacionales internos, pero existen varios factores, los cuales hacen que para lograr esto se dificulte más, como lo es la baja calidad educativa en los 12

13 operarios y los directivos, de igual forma el costo que tiene para la organización la implementación y la estandarización en la gestión de calidad, lo cual dificulta la ejecución de esta. FORMULACIÓN DE LA PREGUNTA Cómo implementar un sistema de gestión de calidad que permita la estandarización de los procesos de la empresa Masarepa? OBJETIVOS GENERAL Implementar un sistema de gestión de calidad en la empresa Masarepa ESPECIFICOS Diagnosticar el estado actual de la organización Establecer y Documentar todos los procesos de la organización Implementar los procesos y la documentación en la organización Evaluar el estado de la implementación de sistema de gestión de calidad. 13

14 JUSTIFICACIÓN La calidad ha sido vista como la capacidad de identificar las necesidades y expectativas de los clientes, cumpliendo los requisitos del producto o servicio ofrecido, el sistema de gestión de calidad adquiere día a día un mayor nivel de importancia, ya que los directivos de las organizaciones reconocen las ventajas competitivas de la implementación de una herramienta como esta. En el mundo globalizado que hoy en día vivimos, se siente la necesidad de permanecer en el mercado, por esto el sistema de gestión de calidad fundado en la norma ISO 9001, a adquirido mayor fuerza, por lo cual muchas empresas han tomado la decisión de documentarlo e implementarlo, lo cual no garantiza el mejoramiento inmediato y total, sino, que se presenta como una herramienta que muestra alternativas de solución y ayuda a detectar los problemas para ser corregidos, con la intención de erradicarlos, esto no quiere decir, que el sistema de gestión de calidad sea la solución a todos los problemas de una empresa, este se presenta como una estructura que puede ser modelada, pero todo depende de la gestión y el alcance que se le pretenda dar. 14

15 Esta norma ISO 9001 trae consigo unas ventajas y beneficios para la empresa, los cuales son: Generación de valor al optimizar procesos y hacerlos más eficientes. Apertura de nuevos mercados Mejora de la planificación general Definición de estrategias, políticas, objetivos y métodos de trabajo Cumplimiento de las especificaciones Reducción de los costas asociados a los productos no conformes Mejora de las comunicaciones internas y externas. Mayor facilidad en la realización de las actividades gracias a la documentación de los procedimientos Resolución de problemas más fácilmente y rápidamente Mayor conciencia de la importancia de los clientes Los sistemas de calidad basados en reglamentos y procedimientos estandarizados según las normas internacionales de aceptación mundial representan, desde hace algunos años, la mejor opción para las empresas de todos los tipos y tamaños que se devuelven en diferentes industrias, empresas comprometidas a involucrar procedimientos adecuados y eficientes que reflejan un alto grado de calidad y mejora continua. Por otra parte, el sistema de gestión de calidad al ser implementado no garantiza excelencia en la prestación de servicios y en la calidad del producto, por el contrario lo que se busca con esta herramienta es la mejora continua de los procesos desarrollados por la organización, se logra dar una respuesta más efectiva al cumplimiento de los requisitos de nuestros clientes, apertura de nuevos mercados, oportunidad para los colaboradores de la organización garantizando una vinculación laboral a largo plazo, y oportunidad en las respuestas generadas a los asociados actuales y potenciales, brindando para estos apoyo y compañía en calamidades imprevistas, acceso a todos 15

16 los servicios sin discriminación, seguridad absoluta del manejo de sus partes, participación en la dirección, administración y control, además de orientación y asesorías para hacer de sus inversiones, inversiones productivas, participación en actividades de adecuación, motivación y formación cooperativa. Con la implementación de este sistema, los colaboradores tendrán la oportunidad de acceder a nuevos servicios, actualizaciones y mejoramiento del portafolio actual, programas de capacitación y apertura en un mercado cada vez más competitivo. MARCO REFERENCIAL MARCO TEORICO La ISO fue fundada en Londres en el año de 1946, la cual tiene sedes en Ginebra, Suiza y está integrada por 138 países. Está se encuentra conformada por 224 comités los cuales han editado más de normas. Esta norma tiene como objetivo general promover y desarrollar normas internacionales para administrar procesos que mejoren la calidad y la productividad y facilitar el intercambio comercial de bienes y servicios (Mexico G. d.) Las normas ISO brindan Ventajas para las organizaciones que decidan implementar una certificación de estas, las ventajas que estas brindas son: Referencia internacional para los requisitos de calidad en administración La gran mayoría son especificaciones precisas que se pueden aplicar a cualquier organización; grande o pequeña; de producción, comercialización o prestación de servicios; de cualquier sector de actividad; en empresas o entidades de la administración pública. 16

17 No importa como es la organización o que hace, solo debe existir el deseo de establecer un sistema de gestión de calidad o ambiental (Mexico G. d.). Estas certificación también tiene desventajas, las cuales pueden ser menores y menos importantes que las ventajas, ya que tales ventajas hacen que la organización sea más reconocida y tenga mayor acogida en el mercado tanto nacional como internacional, por lo tanto las desventajas de la normatividad ISO son solo de carácter interno y económico, las cuales son: Los esfuerzos y costes para preparar la documentación y actualizarla de forma regular. Los costes necesarios para implementar y mantener las medidas necesarias para cumplir con el estándar. Para realizar las certificaciones en normatividad ISO, es necesario contratar una con una entidad especializada en certificación, dichas entidades son organizaciones de carácter privado privadas, que tienen como función evaluar la conformidad y certificar el cumplimiento de una norma de referencia, ya sea del producto, del servicio o del sistema de gestión de una organización. (Wikipedia, 2013) Las entidades encargadas de realizar las auditorias deben de ser totalmente externa a la organización que se va a certificar, y que tampoco haya trabajado con ella en las consultorías para la implementación del sistema de gestión de calidad. En Colombia la superintendencia de industria y comercio (SIC) le ha otorgado a varia entidades la aprobación para realizar la certificación en estas normativas ISO. Sin embargo, como entidad máxima acreditada en nuestro país, se reconoce el Instituto de Normas Técnicas y Certificación (Icontec). (Medellín) En Colombia a parte de Icontec existen cuatro entidades más acreditadas por la Superintendencia de Industria y comercio para realizar la certificación, las cuales son: 17

18 Icontec: es un organismo multinacional privado sin ánimo de lucro, el cual trabajo con el fin de fomentar la normalización, certificación, metrología y la gestión de la calidad en Colombia. Este ente está conformado por voluntarios del gobierno nacional, sectores privados de la producción, distribución y consumo, sector tecnológico y todas las personas jurídicas y naturales que deseen pertenecer a la institución. el Icontec hace parte del IQNET la más importante red internacional de la calidad. (Medellín) SGS Colombia: fue fundada en 1878, cuenta con 840 sedes y filiales, 320 laboratorios en 140 países, SGS es una compañía internacional acreditada en el mundo por ISO para certificar procesos y normas (Medellín). Una de las normas que esta compañía puede certificar en Colombia es la de sistemas y servicios, consumo e industria. Esta entidad tiene como principales líneas de negocio la agricultura, el consumo, los gobiernos, las instituciones, la industria, la industria de los minerales, el petróleo, los gases y productos químicos (Medellín). International Certification Training (IC&T S.A): es un organismo de certificación con la competencia y contabilidad para facilitar el desarrollo, control e incremento de la calidad de empresas nacionales e internacionales (Medellín) Cotecna Certificadora Services: Fue fundada en 1975 en Ginebra (Suiza), esta certificadora se especializa en servicios gubernamentales, los cuales se han desarrollado para reducir la evasión de divisas y el incremento de derechos y gravámenes aduaneros (Medellín) como también vela por los procesos de normalización empresarial a lo largo y ancho del mundo. Corporación Centro de Investigación y Desarrollo Tecnológico: esta organización es de derecho privado y sin ánimo de lucro. Presta servicios especializados en la certificación de sistemas de gestión de la calidad, procedimiento por el cual una entidad independiente emite una constancia escrita de que el sistema de 18

19 gestión de la calidad de una organización cumple con los requisitos establecidos por la normas internacional ISO 9001 (Medellín). En la región andina también encontramos 6 entidades principales las cuales se encargan de realizar las certificaciones en normas ISO, las cuales son: Entidades certificadoras Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (Icontec) Instituto Boliviano de Normalización y Calidad (Ibnorca) Instituto Ecuatoriano de Normalización (Inen) Comisión Guatemalteca de Normas (Coguanor) Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y la Protección de la Propiedad Intelectual (Indecopi) Fondo para la Normalización y Certificación de la Calidad (Fondonorma) País Colombia Bolivia Ecuador Guatemala Perú Venezuela En la Extensa rama de estas normas se encuentra la ISO 9000 las cuales son normas de calidad establecidas por la ISO que se componen de estándares y guías relacionado con sistemas de gestión, aplicables en cualquier tipo de organización y de herramientas específicas como los métodos de auditoría (Consulting Q. T.) 19

20 Estas normas requieren de la empresa gran dedicación, pero ofrecen una gran cantidad de ventajas y beneficios, los cuales son: Reducción de rechazos e incidencias en la producción o prestación del servicio Aumento de la productividad Mayor compromiso con los requisitos del cliente Mejora continua Más fácil acceso a grandes clientes y administraciones públicas Mayor y mejor acceso a los mercados internacionales (Consulting Q. T.) Uno de los pasos para lograr las certificaciones es realizar la estandarización de los procesos, lo cual indica que es un proceso dinámico por el cual se documenta los trabajos a realizar, la secuencia, los materiales y herramientas de seguridad a usar en los mismos, facilitando la mejora continua para lograr niveles de competitividad mundial (Consulting S. ) Esto es necesario realizarlo ya que ayuda a: Eliminar la Variabilidad de los procesos. Asegurar resultados esperados Optimizar el uso de materiales y herramientas Mejorar la calidad y seguridad y seguridad dentro de la organización Acondicionar el trabajo y los sistemas de manera que mejora continua pueda ser introducida (Consulting S. ) Realizar este proceso de estandarización trae muchos beneficios para la organización que decida implementarla, los cuales son: Seguridad (Se eliminan las condiciones de trabajo inseguras al estandarizar la secuencia de operaciones y al retirar elementos innecesarios en la estación de trabajo) 20

21 Calidad (el trabajo estandarizado tiene un enfoque especial en satisfacer las expectativas del cliente, y por ende resaltar aquellas actividades críticas que están destinadas a cumplir con los estándares de calidad) Costo (Se eliminan los costos por daños, por perdidas de material, y se elimina en un alto grado el re-trabajo que se tremendamente costoso) Capacidad de respuesta (Disminuye el tiempo de ciclo de cada operación, balancea la carga operativa, de tal forma que se puede aumentar la velocidad de línea y ganar productividad al liberar horas/hombre) Desarrollo organizacional (Las actividades de trabajo estandarizado son desarrolladas por la misma gente que realiza el trabajo, lo que inculca mayor organización en el trabajo y conocimientos de estandarización y mejora continua) (Consulting S. ) Por otro lado se encuentra la norma ISO 9001:2008 la cual es un sistema de gestión de la calidad proporciona una base sólida para un sistema de gestión, en cuanto al cumplimiento satisfactorio de los requisitos del sector y la excelencia en el desempeño, características compatibles con otros requisitos y normas como el sistema de gestión ambiental, seguridad y salud ocupacional, y seguridad alimentaria, entre otros (Internacional, 2011) esta norma le proporciona a su empresa un conjunto de principios que garantizan que las actividades de su negocio estén enfocadas a la satisfacción de su cliente (NQA). Realizar este tipo de certificación el permite a las organizaciones: Establecer la estructura de un sistema de gestión de la calidad en red de procesos. 21

22 Plantear una herramienta para la implementación de la planificación es un sistema de gestión de la calidad Proporcionar las bases fundamentales para controlar las operaciones de producción y de servicio dentro del marco de un sistema de gestión de calidad Presentar una metodología para la solución de problemas reales y potenciales Mejorar la orientación hacia el cliente y el incremento en la competitividad (Internacional, 2011) La ISO 9001 es la norma más sólida en el mundo. la utilizan más de organizaciones de 161 países y establece pautas no solo para los sistemas de gestión de la calidad, sino para los sistemas de gestión en general (Bsi) Esta norma ayuda a todo tipo de organizaciones a alcanzar el éxito por medio de mayor satisfacción del cliente, motivación de los empleados y mejora continua (Bsi) La norman ISO 9001:2008 va dirigida a cualquier organización, que pueda beneficiarse de la aplicación de esta ya que sus disposiciones se basan en ocho principios de gestión: Organización centrada en el cliente Liderazgo Participación de los empleados Enfoque basado en procesos Enfoque de sistema para la gestión 22

23 Mejora continua Enfoque basado en hechos para la toma de decisión Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor (NQA). Implementar las normatividad ISO 9001 tiene ventajas para la organización que decida implementarlas, estas son las siguientes: la satisfacción del cliente a través de la entrega de productor que cumplan con los requisitos que establecieron Reducción de costes mediante la mejora continua en los procesos y la consiguiente eficacia operativa resultante Mejora en las relaciones entre las partes interesadas incluyendo personal, clientes y proveedores Conformidad legal a través de la comprensión de cómo afecta el impacto de los requisitos legales y reglamentarios en la organización y sus clientes Mejora en la gestión de los riesgos a través de una mayor consistencia y trazabilidad de los productos y servicios Credenciales de negocio demostrables verificación independiente frente a las nrms 3 conocidas Posibilidad de obtener más negocios en particular cuando las especificaciones de adquisición requieren de certificación como condición para el suministro (NQA) 3 Nrms: Normas 23

24 Antes de empezar con el proceso de certificación se debe de tener en cuenta y estar consciente de todos los pasos que este requiere y que realizar la aplicación de este trae implicaciones positivas para la organización si su seguimiento es el adecuado, que no es solo y únicamente para lograr adquirir la certificación. En primera instancia es necesario tomar la decisión de querer implantar es sistema de calidad, mediante un acuerdo y análisis del requerimiento de aplicar un sistema de calidad que controle las actividades que se realizan en la empresa (Mexico D. d.). En muchas ocasiones se toma la decisión de implementar un sistema de calidad por las exigencias que hace el cliente, pero se debe de tener en cuenta que al personal que trabaja para la empresa hay que capacitarlo y concientizarlo de los cambios que se van a generar dentro de la organización, y darles a entender que esto se hace con el fin de mejorar y poder abarcar nuevo mercados. Después de haber realizado todo lo anterior el paso a seguir es seleccionar la empresa consultora, la cual normalmente es una empresa de consultoría en calidad. (Mexico D. d.). Al momento de seleccionar la consultora se debe de tener en cuenta que cumpla con los mínimos requisitos básicos confiables, tales como: Ser una empresa formalmente establecida Contar con asesores calificados en calidad. Este punto es muy importante ya que el consultor que sea asignado debe contar con experiencia en implementar sistemas de calidad. Solicitar curriculum de la empresa, en la que se muestre las empresas con las que ha trabajado. Que la empresa tenga solvencia financiera, para garantizar que no suspenderá la consultoría por causas económicas. 24

25 Que la empresa cuente con personal calificado adicional que puede ser asignado como segundo consultor, para impartir cursos o sustituir temporalmente el consultor responsable. Que el consultor asignado esté familiarizado con los procesos de certificación de sistemas de calidad, para asegurar que el sistema que se va a implementar podrá ser validado por un organismo certificado (Mexico D. d.) El asesor asignado, será quien oriente a los interesados en la implementación del sistema de calidad, la forma de realizar sus manuales de calidad, manuales de procedimientos y manuales de trabajo para ofrecer correctamente los servicios (Mexico D. d.). Después de haber realizado todo el proceso de selección de la empresa encargada de las consultorías, se inicia con la implementación de sistema de calidad, el cual consiste en tener documentada todas las actividades que se realizan en cada área de trabajo, principalmente en aquellas que están directamente relacionadas con el servicio que se ofrece y que afectan al funcionamiento de la empresa (Mexico D. d.). Se debe de realizar un manual de calidad, el cual debe de contener todos los documentos que se necesiten y sirvan como requerimiento de la norma y los documentos de cada área que sean aplicables (procedimientos, instrucciones, registros, documentos externos) (Mexico D. d.) Toda esta documentación debe ser recolectada por el personal de la organización y con colaboración del consultor, durante este periodo es normal que resulten oportunidades de mejorar procesos y/o actividades que se están desarrollando. Se debe realizar una capacitación para el personal, el cual debe de familiarizarse con el sistema de calidad, además de formar auditores internos, quienes realizaran su trabajo 25

26 con el fin de verificar que el sistema de calidad esté funcionando adecuadamente (Mexico D. d.) El tiempo de implementación de sistema de calidad puede variar dependiendo del tamaño de la empresa, por ejemplo una organización que cuente con empleados, puede requerir de siete a ocho meses para la implementación (Mexico D. d.). Aunque es de tener en cuenta que en gran medida corresponde a la responsabilidad del personal y de la dedicación para la ejecución de los documentos de las respectivas áreas. MARCO CONTEXTUAL En el año 2009, 34 empresas fueron certificadas, de las cuales 21 recibieron la certificación por primera vez, y 13 la renovaron. Entre estas empresas se encuentran las siguientes: Visión plástica y serviaire Yumbo Colegio mi pequeño mundo pasto Gimnasio los andes pasto Fundación María Fortaleza pasto. Por otro lado se encuentras las siguientes empresas que ya han obtenido versiones anteriores del sistema de gestión de la calidad. Aquaterra Ingenieros consultores S.A Manizales Ferretubos S.A Bogotá Fertecnica S.A Bogotá Maurucio Sandoval F. Y CIA LTDA Bogotá Incolbestos S.A 26

27 Siemens S.A Transformadores Siemens S.A Motores Proquinal S.A Cristalería Peldar S.A Alstom T&D LTDA Schneider Electric de Colombia S.A Coservicios S.A Publicar S.A Industria HACEB S.A Haarmann & Reimer de Colombia LTDA Fibratolima S.A Techint international contruction corporation ( TECNO) Tecnicontrol LTDA Ingetec S.A Fabrisedas S.A Aceral LTDA Textiles Omnes S.A Compañía nacional de vidrios S.A Conalvidrios Compañía Pintuco S.A Mejia Villegas S.A Lloreda S.A Consultores regionales asociados LTDA Integral S.A Ingeniero consultores Luminex S.A Internacional de seguridad valle LTDA Union eléctrica LTDA Hidrotec LTDA Confecciones antonela S.A Convel Econometria S.A 27

28 Tecna S.A Exro LTDA Calzado Quin Lop Eficacia S.A Pereira Inmel S.A Industrias del maíz S.A Corn Products Andina Productos derivados de la sal S.A PRODESAL S.A Comestibles Ricos LTDA Alpina Productos alimenticios S.A En base a lo anterior podemos ver que hay muchas empresas certificadas en Colombia, pero empresas de alimentos son muy pocas, ya que la mayoría de estas son empresas pequeñas, las cuales no tiene la capacidad adquisitiva para realizar dichas certificaciones, ya como lo vimos anteriormente esta certificación es muy costosa. Según la directora regional del icontec, Cecilia Rentería, El sistema de gestión de calidad señala a las empresas el camino hacia el mejoramiento lo cual con el tiempo les genera la necesidad de cumplir estándares más exigentes como los de la Evaluación dentro del Sistema Único de Acreditación ". (Tiempo, 2009) Por otro lado, implementar un sistema de gestión de calidad tare grandes ventajas para la empresa, ya que se busca minimizar los errores al estandarizar los procesos, mejora en los procesos y calidad del producto final. Implementar un sistema de gestión de calidad en la organización sirve para brindar mayor confianza a los clientes actuales y potenciales, ya que se entiende que se realizan controles sobre el proceso y asegura que sus productos cumplen con los requisitos solicitados por el cliente. 28

29 Por lo tanto, implementar un SGC le permite a la empresa, acceder a nuevas oportunidades de mercado ingresando a sectores antes no explorados por la organización. Disminucion de desperdicios Optimización de Costos Aumento de Clientes Aumento de Producción Mejoramiento de Imagen Disminuir tiempos Mas oportunidad de venta Optimizar Pocesos ISO 9001:2008 Mayor Resultado de la Empresa Optimizar Procesos: Con la implementación del sistema de gestión en calidad, internamente se optimizan procesos, ya que esto lograría que las actividades que la organización realiza se hagan de forma adecuada y oportuna, ya que cualquier operario que la realice, siempre la va hacer de la misma Disminuir tiempos: La implementación del sistema de gestión en calidad, logra disminuir el tiempo en el cual se desarrollan todas las actividades organizacionales, ya que al optimizar procesos en consecuencia se disminuyen tiempo. Aumento de producción: permite que se logre sacar mayor cantidad de unidades en un menor tiempo optimizando al máximo el uso de los recursos. 29

30 Disminución de desperdicios: con la implementación de un sistema de gestión de calidad, y al estandarizar los procesos, se ayuda a reducir al máximo los residuos que quedan durante el proceso productivo reduciendo así los costos de producción Optimizar costos: al implementar un sistema de gestión de calidad, y por todos los procesos que este lleva, se ayuda a generar una estandarización, lo cual ayuda a generar un aprovechamiento mayor de los insumos en la producción y la reducción de tiempos logramos disminuir los costos de producción Aumento de Clientes: Con la implementación del sistema de gestión de calidad, los clientes que se tienen en la empresa continuaran comprando los productos de la organización, por la seguridad que se brinda con esta certificación, por otro lado permitirá tener nueva captación de nuevos clientes, ya que estos estarán más satisfechos con el producto que se está ofertando y se convertirán en clientes fieles. Mejoramiento de Imagen: Con la implementación de un sistema de gestión en calidad, se logra mejorar la imagen, ya que al mostrar unos mejores resultado el cliente va a quedar satisfecho y a su vez va a recomendar a la empresa ante nuevos clientes. Mas oportunidad de venta: Al realizar la implementación de la norma ISO 9001:2008, los clientes actuaran como recomendadores de la empresa y darán a conocer la satisfacción a los colaboradores de la empresa que seguirán siendo clientes. Mayor resultados en la empresa: Los resultado abarcan todo los procesos de la organización, tanto administrativos como operativos, esto permite que los resultados obtenidos por la organización sean integrales logrando así fidelizar nuestros actuales clientes y lograr impactar a posibles clientes potenciales. 30

31 MARCO LEGAL La implementación de un sistema de gestión de calidad con la norma ISO 9001:2008 no es de obligatorio cumplimiento (véase anexo 1), esto quiere decir que es una norma de aplicación voluntaria, sin dejar de la lado que al asumir este compromiso la empresa debe cumplir con todos los requisitos establecidos en dicha norma, lo anterior no significa que la empresa no deba de cumplir con otras normas y leyes que si son obligatorias para el sector al cual pertenece la organización. La empresa se encuentra en el sector alimentos la cual está regulada por una entidad llamada INVIMA 4, esta es una institución que tiene como misión Proteger y promover la salud de la población, mediante la gestión del riesgo asociada al consumo y uso de alimentos, medicamentos, dispositivos médicos y otros productos objeto de vigilancia sanitaria (INVIMA, 2012). La entidad anteriormente mencionada, cumple con unas funciones específicas en cada área que la conforma, como también en cada sector que esta se encarga de vigilar, para el sector de alimentos y bebidas INVIMA cumple con las siguientes funciones: 1. Analizar y proponer a la Dirección General la definición de estrategias e instrumentos para la ejecución adecuada de las políticas y para la aplicación de las disposiciones legales vigentes en materia de vigilancia y control de alimentos y bebidas y demás afines a su naturaleza. 2. Proponer a la Dirección General los lineamientos y criterios técnicos del modelo de inspección, vigilancia y control bajo el enfoque de gestión de riesgo y coordinar y responder por su implementación técnica, en lo de competencia de la dependencia. 4 Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos. 31

32 3. Adelantar la valoración y análisis del riesgo en las actividades de competencia de la dependencia y elaborar los informes correspondientes a la decisión de intervención y tratamiento del mismo, comunicando los resultados y acciones a seguir a la Dirección General de la Entidad y a las demás instancias que ésta determine. 4. Difundir lineamientos técnicos de cada uno de los programas responsabilidad de la Dirección, con el fin de llevar a cabo su implementación por la Dirección de Operaciones Sanitarias. 5. Realizar la supervisión a la implementación de las acciones adoptadas como resultado del informe de la decisión de intervención y tratamiento del riesgo en materia de su competencia y coordinar con la Dirección de Operaciones Sanitarias, la aplicación de las medidas sanitarias de seguridad a que haya lugar. 6. Hacer seguimiento al impacto de las políticas, planes, programas y proyectos en materia de inocuidad en alimentos y bebidas y proponer a la autoridad competente los ajustes que se consideren pertinentes. 7. Proponer a la Dirección General la adopción de los procesos y procedimientos para la expedición de los registros sanitarios de los alimentos y bebidas y demás afines a su naturaleza y al procesamiento, notificación y comunicación de los actos administrativos e información que de ellos se derive. 8. Dirigir, organizar, operar, disponer y controlar, en coordinación con las otras Direcciones los registros sanitarios de los productos alimentos y bebidas y demás afines a su naturaleza, así como los servicios de información asociados a éstos. 9. Coordinar con las autoridades competentes, la vigilancia sanitaria, alertas y respuestas ante eventos o riesgos relacionados o asociados a la inocuidad de los alimentos y bebidas, dentro del ámbito de sus competencias. 32

33 10. Apoyar a la Comisión Revisora en el desarrollo de las actividades que ésta adelante, relacionadas con los alimentos y bebidas y demás afines a su naturaleza. 11. Expedir los actos administrativos relacionados con los asuntos de su competencia o los que le sean delegados. 12. Proponer a la Dirección General las normas técnicas que se requiera adoptar por parte del Ministerio de Salud y Protección Social para la evaluación, producción, comercialización, vigilancia de los productos, garantía de la calidad, buenas prácticas, procedimientos de vigilancia y control sanitario, en materia de su competencia. 13. Adelantar y hacer seguimiento a los programas de pre y post comercialización. 14. Diseñar, formular y ejecutar los programas de control oficial, reducción de patógenos y de residuos de medicamentos de uso veterinario, plaguicidas y contaminantes químicos de los alimentos y bebidas. 15. Establecer mecanismos de coordinación con las demás autoridades sanitarias para el desarrollo de los programas de vigilancia epidemiológica de enfermedades transmitidas por alimentos, en el marco de las competencias institucionales. 16. Diseñar y participar en la ejecución de estudios toxicológicos, para garantizar la inocuidad de los alimentos y bebidas. 17. Asesorar, capacitar y prestar asistencia técnica a los entes territoriales, en la materia de competencia del área. 18. Asesorar y apoyar técnicamente, en coordinación con la Oficina de Laboratorios y Control de Calidad, a la Dirección General en la formulación de políticas, directrices, programas, planes y proyectos relacionados con los laboratorios del INVIMA y de la Red de Laboratorios, de acuerdo con las competencias del Instituto. 33

34 19. Participar, en coordinación con la Oficina de Laboratorios y Control de Calidad, en la formulación y divulgación de las normas científicas y técnicas que sean aplicables al fortalecimiento de la Red de Laboratorios. 20. Realizar las solicitudes de análisis de los productos de competencia de esta Dirección para que sean gestionados y practicados por los laboratorios del INVIMA. 21. Emitir conceptos técnicos relacionados con las buenas prácticas de manufactura y las demás que establezcan las disposiciones legales vigentes. 22. Apoyar a la Dirección General, en coordinación con la Oficina de Asuntos Internacionales, en la formulación, preparación y desarrollo de planes, programas y proyectos de cooperación técnica internacional y participación en foros internacionales, que faciliten el acceso a los mercados internacionales. 23. Participar en la elaboración de las estrategias de articulación intersectorial e interinstitucional en los ámbitos nacional e internacional en materia de prevención de riesgos en los alimentos y bebidas, en coordinación con las demás dependencias. 24. Analizar y proponer el fortalecimiento del sistema de información relacionado con la evaluación, producción, comercialización, vigilancia de los productos, garantía de la calidad, programas de buenas prácticas, programas pre y post comercialización, procedimientos de vigilancia y control sanitario de los alimentos y bebidas y demás afines a su naturaleza. 25. Realizar actividades permanentes de información y coordinación con los productores y comercializadores y de educación sanitaria con los consumidores, expendedores y la población en general sobre cuidados en el manejo y uso alimentos y bebidas y demás afines a su naturaleza. 34

35 26. Realizar el control de la publicidad en materia de su competencia de conformidad con las normas vigentes. 27. Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestión Institucional y la observancia de sus recomendaciones en el ámbito de su competencia. 28. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia. Además de la norma anteriormente expresada Masarepa debe de cumplir con unos acuerdos, circulares, decretos, resoluciones, y algunos comunicados, los cuales son: Acuerdo Nº 003 de 2006: Por el cual se modifica la composición y funciones de la Comisión Revisora del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA (Véase anexo 2) Circular conjunta ICA INVIMA: Responde al decreto 019 de 2012 en su artículo 108. El INVIMA debe realizar a partir de la fecha, inspección conjunta con el ICA sobre los Alimentos para consumo humano de competencia. (Véase anexo 3) Decreto 1500 mayo 4/2007: Por el cual se establece el reglamento técnico a través del cual se crea el Sistema Oficial de Inspección, Vigilancia y Control de la Carne, Productos Cárnicos Comestibles y Derivados Cárnicos Destinados para el Consumo Humano y los requisitos sanitarios y de inocuidad que se deben cumplir en su producción primaria, beneficio, desposte, desprese, procesamiento, almacenamiento, transporte, comercialización, expendio, importación o exportación. (Véase anexo 4) 35

36 Decreto 4444 Noviembre 28/2005: Por el cual se reglamenta el régimen de permiso sanitario para la fabricación y venta de alimentos elaborados por microempresarios. (Véase anexo 5) Decreto 2131 Agosto 29/1197: Por el cual se dictan disposiciones sobre productos cárnicos procesados (Véase anexo 6) Decreto 2162 Agosto 1/1983: Por el cual se reglamenta parcialmente el título V de la ley 09 de 1979, en cuanto a producción, procesamiento, transpor1e y expendio de los productos cárnicos procesados (Véase anexo 7) 36

37 COMPONENTES METODOLOGICOS Tipo de Investigación: El diseño metodológico del estudio fue de tipo exploratorio, porque pretende determinar los problemas, las situaciones o los inconvenientes que se están presentando para poder tomar decisiones o generar recomendaciones frente a la implementación del sistema de gestión de calidad en norma ISO 9001:2008 Objeto de Estudio: los procesos, y funciones que realiza la empresa Masarepa. Recopilación: Documentación del sistema en gestión de calidad. Documentos de la empresa, documentación creada Recolección: Todas las áreas de la empresa Técnica e instrumentos de recolección: Entrevista no estructurada La observación directa La revisión documental Proceso: Trabajo de campo y conversación con cada uno de los lideres, posteriormente se procedió a la observación directa, para verificar como se llevan a cabo las actividades, operaciones diarias. Proceso del análisis: Diagnostico general de la situación actual de la empresa. 37

38 Revisión de la documentación en lo que se refiere a sistemas de gestión de la calidad. Creación de documentos y registros del sistema de gestión de calidad. Elaboración del manual de calidad para la empresa Masarepa. PRESUPUESTO CONCEPTO COSTO 2 Resmas de papel $ Cartuchos de Tinta $ Transporte $ Fotocopias $ Alimentación $ Memoria USB $ Curso de Auditoría interna $ Auditoría Externa $ TOTAL $ CRONOGRAMA 38

39 TRABAJO DE CAMPO PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS DE LA EMPRESA CODIGO: MCAL VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 1 DE 9 1. OBJETIVO Establecer la metodología a seguir para controlar la elaboración, revisión, aprobación, distribución, archivo y modificación de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de Masarepa indicados en el alcance, así como asegurar su disponibilidad en los lugares adecuados y en la edición vigente. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación a los siguientes documentos del Sistema de Gestión de la Calidad: Manual de la Calidad. Procedimientos. Instrucciones (instructivo). Anexos Así mismo, es de aplicación a la documentación de origen externo o cualquier información adicional que sea de interés para el desarrollo de las actividades relacionadas con la calidad como, por ejemplo, especificaciones o normas del cliente. 39

40 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS DE LA EMPRESA CODIGO: MCAL VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 2 DE 9 3. DOCUMENTO DE REFERENCIA El documento al cual se hace referencia es a la norma iso 9001, en el numeral El cual hace referencia a como la norma exige el control de los documentos. 4. DEFINICIONES 4.1. DOCUMENTO Es toda información y su medio de soporte. Ejemplo. Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. Notas: 1) El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de estos. 2) Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan documentación. 2) Algunos requisitos (por ejemplo, el requisito de ser legible) están relacionados con todos los tipos de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes 40

41 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS DE LA EMPRESA CODIGO: MCAL VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 3 DE 9 para las especificaciones (por ejemplo, el requisito de estar controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo, el requisito de ser recuperables) SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (SGC) Es un Sistema de Gestión para dirigir y controlar una organización en lo relativo a la calidad MANUAL DE CALIDAD Es un documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una Entidad (organización). Nota: Los manuales de calidad pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamaño y complejidad de cada Entidad (organización) en particular PROCEDIMIENTO Es una forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Notas: 1) Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quien hace que, donde, cuando, porqué y como. 41

42 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS DE LA EMPRESA CODIGO: MCAL VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 4 DE 9 2) Los procedimientos pueden estar documentados o no. 3) Cuando un procedimiento está documentado, se utiliza con frecuencia el término "procedimiento escrito" o "procedimiento documentado. El documento que contiene un procedimiento puede denominarse "documento de procedimiento". 4.5 FORMATOS Es un documento preestablecido, impreso o digital, donde se registra información relacionada con una actividad o un proceso. 4.6 INSTRUCCIÓN (INSTRUCTIVO) Es un documento en el que se describe con detalle la realización de una tarea. 4.7 ANEXOS Es un elemento necesario para la realización del procedimiento. Puede consistir, por ejemplo, en un impreso para el registro de datos, en información adicional en forma de tablas, en un gráfico, diagrama de flujo, etc. 5. RESPONSABILIDADES Son responsables de velar por la aplicación de este documento 42

43 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS DE LA EMPRESA CODIGO: MCAL VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 5 DE 9 ACTIVIDADES RESPONSABLE DE DIRECTOR/GERENTE CALIDAD Elaboración de la documentación. Revisión de documentación Aprobación de documentación. Distribución de documentación CONTENIDO 6.1 CODIFICACIÓN La codificación del sistema de gestión de calidad se presenta a continuación: La codificación de los procesos se presenta de la siguiente forma: PROCESO CODIGO PROCESO GERENCIAL PG PROCESO DE PRODUCCIÓN PPCC PROCESO DE VENTAS PVT ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PAF GESTION HUMANA PGTH SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTO PSM PROCESO DE MARKETING PM PROCESO DE CALIDAD PCAL 43

44 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS DE LA EMPRESA CODIGO: MCAL VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 6 DE 9 A continuación podremos encontrar algunos de los siguientes documentos DOCUMENTO PROCEDIMIENTO FORMATO INSTRUCTIVO DIAGRAMA CODIGO P F I D Se codifica de la siguiente forma: Ejemplo: PPCC P01 F01 Proceso Procedimiento Formato 6.2 Aspectos Generales En este procedimiento se fijan los parámetros para la presentación de los diferentes documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa Masarepa. 44

45 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS DE LA EMPRESA CODIGO: MCAL VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 7 DE Manual de Calidad El manual de calidad se estructura de la misma forma como se describe este procedimiento, así: Objetivo, Alcance, Campo de Aplicación, Definiciones, Responsables, Contenido, Documentos de Referencia, Notas de Cambio y Anexos Procedimientos Los parámetros especificados en este numeral no aplican para este documento. Los procedimientos se estructuran de la siguiente forma: Descripción del Proceso: aquí tenemos en cuenta todos los procesos que se realizan en la empresa enumerándolos en un orden de ideas establecido por Masarepa teniendo en cuenta un orden de ideas para realizar el proceso como son: proceso, líder, propósito, alcance, código, versión, fecha, insumos, entre otros. Descripción del Procedimiento: aquí se relata en forma sencilla y utilizando lenguaje común en que cosiste el desarrollo del proceso, sus actividades y adicional de algunos del punto mencionado anteriormente. 45

46 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS DE LA EMPRESA CODIGO: MCAL VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 8 DE 9 Control de Documentos: se tiene de base el encabezado del punto anterior, adicional lo compone: registros (todo aquello que me muestra evidencia), documentos de referencia (señala los documentos internos o externos que sirven de soporte o consulta para la correcta interpretación o aplicación del documento o realización de una actividad). Notas de Cambio y Anexos Formatos Los tamaños de los formatos son acordes con las necesidades propias de cada actividad, buscando la racionalización en el uso del papel para los formatos impresos. 6.3 Aspectos de Forma Redacción La redacción de los procedimientos o planes se realiza de manera clara y coherente, usando un mismo término o nombre para referirse a un proceso o actividad, no se deben usar jergas poco comunes, todos los procedimientos se redactan en español Encabezado y Pie de Página Estas serán los criterios a aplicar para el manual de calidad y los diferentes documentos dentro del sistema de gestión de calidad, donde el encabezado 46

47 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS DE LA EMPRESA CODIGO: MCAL VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 9 DE 9 y pie de página se incluyen en la primera página, y en las páginas siguientes se incluye solo el encabezado tal como aparece en este documento guía, así: LOGOTIPO DE LA EMPRESA TITULO CODIGO: VERSION: FECHA: PAGINA: Pie de Página Elaboro: Firma: Reviso Y Aprobó: Firma: 47

48 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD CODIGO: MCAL VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 1 DE 4 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD 1. OBJETO Establecer la metodología para controlar la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros del Sistema de Gestión de la Calidad. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación a todos los registros del Sistema de Gestión de la Calidad. 3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA Manual de la Calidad, apartado RESPONSABILIDADES ACTIVIDADES RESPONSABLE DE CALIDAD RESPONSABLE DEPARTAMENTO IDENTIFICACION DE REGISTROS CONTROL DE REGISTROS DISPOSICION DE REGISTROS 48

49 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD CODIGO: MCAL VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 2 DE 4 5. DEFINICION Un registro es un soporte físico (papel o electrónico) que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de las actividades desarrolladas. Todos los registros serán legibles y se guardarán y conservarán en unas condiciones que no provoquen su deterioro. 6. CONTENIDO 6.1 IDENTIFICACIÓN Un registro se identifica mediante su título o nombre, seguido por el código del procedimiento del cual deriva, su nº de edición (independiente de la del procedimiento) y el nº de páginas de que consta dicho registro. 6.2 ALMACENAMIENTO Existen dos tipos de soporte para los registros: papel y sistemas electrónicos (memorias USB, disco duro, etc.) Los registros de papel se almacenan en archivadores y los registros electrónicos en su correspondiente medio. 49

50 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD CODIGO: MCAL VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 3 DE PROTECCIÓN Para los registros de papel se seguirán los criterios generales que se utilizan para la conservación de cualquier producto perecedero, es decir, se mantendrán alejados de ambientes húmedos y preferiblemente en armarios o archivadores, ambos espacios cerrados con llave. Para los registros en soporte informático (principalmente disco duro) se dispondrán las medidas: Si se trabaja en red, clave de entrada. Instalación de un sistema antivirus. Realización de una copia de seguridad semanal. Extracción de la copia y custodia por secretaria. Sobredimensionar la capacidad de los dispositivos de almacenaje, con el fin de prevenir los efectos por colapso. 6.4 RECUPERACIÓN. En principio no existen limitaciones para la consulta abierta de registros. 50

51 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD CODIGO: MCAL VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 4 DE TIEMPO DE RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN. Por norma general los registros, tanto en soporte papel como electrónico, se guardarán 3 años, aunque pueden encontrarse particularidades en los procedimientos. Una vez transcurrido este tiempo, el responsable de su conservación puede destruirlos. 51

52 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME CODIGO: MCAL VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 1 DE 5 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME OBJETO Definir la metodología y responsabilidades en el control de las incidencias y reclamaciones del cliente. ALCANCE Aplicable para todos los procesos incluidos en el sistema de gestión de calidad de Masarepa que se describen en el alcance. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA. Manual de la Calidad. Norma ISO 9001:2008 RESPONSABILIDADES ACTIVIDADES DELEGADO INTERNO RESPONSABILIDAD DE CALIDAD. Atención y registro de incidencias y reclamaciones Toma de decisiones en incidencias y reclamaciones Verificación de las soluciones Implantación de acciones correctivas y preventivas

53 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME CODIGO: MCAL VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 2 DE 5 REALIZACIÓN 1. GENERALIDADES Una incidencia es el incumplimiento de un requisito especificado o un problema no previsto. Ejemplos de incidencias en una actividad de producción dentro de la planta pueden ser: Pérdidas o daños en producto terminado. Desperfectos en el producto. Retrasos considerables en la producción. Y, en general, cualquier situación no esperada que afecte a los compromisos con el cliente Cuando el cliente, a consecuencia de una incidencia, se ve afectado y expresa su desacuerdo, queja o insatisfacción respecto al servicio prestado, se considera que existe una reclamación. 53

54 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME CODIGO: MCAL VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 3 DE 5 2. DETECCIÓN Y REGISTRO DE INCIDENCIAS Y RECLAMACIONES La detección, recepción y comunicación de incidencias y reclamaciones es un deber y una responsabilidad de todo el personal de Masarepa aunque en general son atendidas por el Coordinador de calidad Debe hacerse el máximo esfuerzo por detectar y registrar las posibles situaciones del apartado 1.1. antes de que el cliente se vea afectado. La información recogida es de suma importancia para la mejora continua del servicio Las incidencias y reclamaciones se anotan, aportando la mayor información posible, en el Informe de Incidencias / Reclamación o en cualquier soporte, papel o electrónico, que permita recuperar la información acerca del problema El Responsable de Calidad elabora cada mes un Resumen de Incidencias y Reclamaciones con: El número de incidencias y reclamaciones en el mes y acumuladas en el año. La frecuencia de las incidencias y reclamaciones clasificadas por tipo. 54

55 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME CODIGO: MCAL VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 4 DE La Dirección utiliza el resumen anterior en las reuniones acerca de la evaluación de la calidad del servicio, junto con la Tasa de Incidencias y Reclamaciones. 3. TRATAMIENTO DE INCIDENCIAS O RECLAMACIONES. El tratamiento varía según su gravedad, distribuyéndose de la siguiente manera, corresponde a: Delegado interno, cuando la incidencia o reclamación puede calificarse de leve. Responsable de Calidad, cuando la incidencia o reclamación conlleva la utilización de medios y recursos extraordinarios. Director o Gerente, cuando la gravedad del problema puede originar la pérdida del cliente Si el problema puede afectar a los compromisos con el cliente, el Coordinador de Calidad se pone en contacto con él para informarle de la situación y, si es necesario, buscar alternativas o soluciones. 4. SEGUIMIENTO Y CIERRE El Responsable de Calidad es el encargado de: 55

56 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME CODIGO: MCAL VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 5 DE 5 Supervisar semanalmente que los Informes de Incidencias / Reclamaciones abiertas se han tratado correctamente mediante las acciones más apropiadas. Comprobar que estas acciones son eficientes (seguimiento). Cerrar el Informe tras verificar que el problema se ha solucionado, anotando los motivos que le inducen a ello En el caso de que las acciones emprendidas sean ineficaces, la persona que originariamente definió las acciones a tomar volverá a definir las acciones que crea más adecuadas. 56

57 PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS CODIGO: MCAL VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 1 DE 6 PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS OBJETO Definir la metodología y responsabilidades en la gestión de las acciones emprendidas con el fin de eliminar las causas de los problemas que afectan o pueden afectar a la calidad del servicio y al Sistema de Gestión de la Calidad. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación a las actividades que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad de Masarepa. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA. Manual de la Calidad. RESPONSABILIDADES Actividades Responsable de calidad Administrador y/o gerente Propuesta y definición de acciones correctivas y preventivas Implantación de acciones correctivas y preventivas Seguimiento y cierre de acciones correctivas y preventivas

58 PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS CODIGO: MCAL VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 2 DE 6 REALIZACIÓN 1. GENERALIDADES Una acción correctiva es aquella acción tomada para eliminar las causas de un problema real Una acción preventiva es aquella acción tomada para eliminar las causas de un problema potencial La acción correctiva o preventiva se sigue y registra en el Informe de Acción Correctiva / Preventiva. 2. ORIGEN DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS Las acciones correctivas se abren, en términos generales, a consecuencia del análisis de: Las incidencias, quejas y reclamaciones (*) Las informaciones de clientes (entrevistas, encuestas, informes, etc.), Las no conformidades resultado de las auditorías del Sistema de Gestión de la Calidad, y/o de las revisiones del sistema y del seguimiento de los objetivos de la calidad. 58

59 PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS CODIGO: MCAL VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 3 DE Las acciones preventivas se inician, en términos generales, a consecuencia del análisis de: Los datos registrados y archivados resultantes de la prestación de los servicios Los datos facilitados por los clientes u otros canales externos, Los informes de las auditorías del Sistema de Gestión de la Calidad, y/o de los informes de revisión del sistema y evolución de los objetivos de calidad Las acciones correctivas se toman en cualquier momento del año, cuando se detecta un problema repetitivo o se da una situación grave. Las acciones preventivas se toman generalmente en la reunión de revisión del Sistema de Gestión de la Calidad. (*) Debe distinguirse entre el tratamiento o resolución rápida de una incidencia o reclamación y una acción correctiva, que representa el análisis detenido de un problema repetitivo o importante con el fin de eliminar sus causas. 59

60 PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS CODIGO: MCAL VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 4 DE 6 3. ANTECEDENTES La definición de una acción correctiva o preventiva implica, en primer lugar, la descripción de la situación de partida que da origen a la acción, es decir, el Responsable de Calidad refleja en el Informe de Acción Correctiva / Preventiva las incidencias, reclamaciones, sospechas, tendencias, etc. que preocupan a la organización. 4. CAUSAS Si se desconocen las causas de la situación generadora de la acción, una copia del Informe de Acción Correctiva / Preventiva pasa al responsable de calidad para que investiguen la(s) causa(s) que originan los problemas descritos. 5. DEFINICIÓN DE LA ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA Una vez conocida la causa o causas del problema, se reúnen el Responsable de Calidad y administrador y/o gerente para estudiar el Informe de Acción Correctiva o Preventiva y: proponer soluciones para eliminar el problema. tomar la solución más conveniente o que ofrezca más garantías de remedio. 60

61 PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS CODIGO: MCAL VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 5 DE Los responsables de definir las acciones correctivas y preventivas también son responsables de: designar al personal encargado de la puesta en marcha de la solución. informar de la acción a implantar y de los resultados que se esperan. fijar el plazo para implantar dicha acción y obtener los resultados esperados. 6. SEGUIMIENTO El Responsable de Calidad realiza el seguimiento de las acciones correctivas y preventivas para comprobar que se llevan a cabo y para controlar la eficiencia de las mismas. Los diversos seguimientos efectuados se anotan en el Informe de Acción Correctiva / Preventiva. 7. CIERRE El Responsable de Calidad supervisa, una vez transcurrido el plazo de tiempo adecuado, los procesos o resultados de la actividad a mejorar y determina si los fines que se pretendían se han conseguido o no Si la comprobación es satisfactoria, el Responsable de Calidad procede al cierre de la Acción Correctiva o Preventiva mediante la firma y anotación de la fecha de cierre en el Informe. 61

62 PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS CODIGO: MCAL VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 6 DE En caso contrario se repite el proceso de definir las acciones que se crean más convenientes y se actúa de forma idéntica o, simplemente, se concede algo más de tiempo 62

63 PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS CODIGO: MCAL VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 1 DE 6 PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS OBJETIVO Establecer los procedimientos seguidos por el personal de la Organización para llevar a cabo de manera adecuada el proceso de Auditorías Internas de Calidad. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación a todas las acciones que se realizan en el área de auditoría interna para llevar a cabo de manera adecuada el proceso de verificación de todas las actividades relativas a la Calidad. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA. Manual de Calidad Masarepa. Norma UNE-EN-ISO 9001:2000 REALIZACIÓN Para llevar a cabo los objetivos propuestos, el proceso de Auditoría implica la necesidad de cumplir con las siguientes etapas: Planificación de las Auditorías. Realización de las Auditorías. 63

64 PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS CODIGO: MCAL VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 2 DE 6 Elaboración de los informes. Plan de acción de las acciones correctoras y preventivas. Revisión de las acciones implantadas. 1. PLANIFICACIÓN DE LAS AUDITORÍAS Es obligatoria la realización anual de una auditoría completa del Sistema de Gestión de Calidad implantado; como regla general, cada capítulo del Manual de Calidad se audita, al menos, una vez al año, aunque el Director de Calidad puede solicitar la realización de auditorías extraordinarias si se sospecha o se tiene la certeza de que el nivel de calidad de los servicios está disminuyendo y se sobrepasan los límites prefijados. El Responsable del Área de Auditoría Interna elabora con carácter anual el Plan de Auditorías Internas a efectuar durante el ejercicio, en el que se especificarán las áreas de la Organización objeto de las pertinentes Auditorías Internas, así como las fechas de ejecución aproximadas de las mismas. La Dirección revisa y, en su caso, aprueba el Plan elaborado. Este plan, una vez aprobado, es notificado de manera genérica a toda la organización y de forma específica a los responsables de las áreas a auditar. 64

65 PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS CODIGO: MCAL VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 3 DE 6 2. AUDITORES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. Para la realización de auditorías del sistema de calidad, se pueden proponer como auditores tanto a personal de Masarepa, como a auditores de organizaciones externas. En el caso de auditores externos, éstos deben poder acreditar: Experiencia en la realización de auditorías de sistemas de gestión de la calidad. Tener unos mínimos conocimientos del sector. Cuando el auditor forma parte de plantilla de Masarepa, debe cumplir los siguientes requisitos: la Haber asistido a un mínimo de 2 auditorías (internas o externas). No tener responsabilidad directa sobre las actividades a auditar. Tener unos mínimos conocimientos de las áreas a auditar. Pertenecer al equipo directivo de la organización. Haber asistido como observador a dos auditorías internas de calidad. 3. REALIZACIÓN DE LAS AUDITORÍAS Con una anterioridad razonable, el Responsable del área de Auditoría Interna se pone en contacto con el Responsable del Área a auditar para establecer la fecha concreta de la realización de la Auditoría. El Responsable del Área de Auditoría 65

66 PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS CODIGO: MCAL VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 4 DE 6 Interna presenta al Responsable del Área a auditar el Programa de Auditoría del trabajo a realizar donde se incluye: Breve relación de las actividades a desarrollar durante la Auditoría. Relación de los procedimientos a auditar. El cuestionario que se completará durante la realización. El proceso se inicia con el repaso del programa a llevar a cabo durante la realización de la auditoría. La ejecución de la misma implica el cumplimiento del Cuestionario de Auditoría preparado por el Auditor interno y la realización de las pruebas pertinentes para verificar el cumplimiento de los procedimientos relacionados con el área. Al finalizar el proceso de auditoría, el Responsable de la misma entregará un Informe de Auditoría de las no conformidades detectadas, que se adjuntarán a una copia del cuestionario efectuado. 4. ELABORACIÓN DEL INFORME El informe, que constituye un anexo de la documentación utilizada para llevar a cabo el proceso de Auditorías Internas de Calidad debe incluir los siguientes apartados: Aspectos a destacar según el trabajo realizado: donde se especificarán los aspectos más significativos del trabajo realizado, destacando los aspectos positivos y negativos detectados en el área. 66

67 PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS CODIGO: MCAL VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 5 DE 6 No conformidades: en este apartado se describirán todas aquellas salvedades que han significado actuaciones contrarias al Sistema de Gestión de la Calidad establecido. En este epígrafe también se incluirán aquellas actuaciones que a pesar de no incumplir los requisitos establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad han supuesto variaciones significativas en la sistemática de funcionamiento de la Organización, que en un futuro podría ser foco de posibles problemas; estas salvedades se conocen con el nombre de deficiencias. Acciones correctoras: se establecerán aquellas acciones correctoras para subsanar las no conformidades detectadas. A cada acción correctora se asignará un responsable y una fecha estimada que se utilice como referencia para conocer el grado de implantación de la acción descrita. Acciones preventivas para evitar no conformidades: teniendo en cuenta aquellos aspectos negativos detectados y especificados en la primera parte del informe y las incorrecciones descritas, se establecerán las medidas oportunas para evitar los problemas relacionados con el Sistema de la Calidad que pudiera darse en un futuro. Este informe debe ser firmado por el Responsable del área de Auditoría, el Responsable del Área Auditada y los Responsables de llevar a cabo la implantación de las medidas descritas y le será entregada una copia al Director General. 67

68 PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS CODIGO: MCAL VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 6 DE 6 5. IMPLANTACIÓN DE LAS MEDIDAS CORRECTORAS Con la periodicidad que se considere adecuada en función de las medidas a implantar propuestas en el informe, el Responsable del Área de Auditoría Interna revisará la implantación efectiva de dichas medidas y elaborará un Informe de Seguimiento en el que se indicará la situación actual de cada una de las acciones emprendidas y los aspectos más destacados acontecidos desde la última revisión que, como mínimo se llevarán a cabo con carácter trimestral. El informe de seguimiento de la auditoría interna, en caso de anotar una fecha superada, indicará nueva fecha de revisión. El informe de seguimiento será firmado por el Responsable del Área de Auditoría, el Responsable del área auditada y los Responsables de llevar a cabo la implantación de las diferentes medidas y le será entregada una copia al Director General. 68

69 POLITICAS DE CALIDAD POLITICAS DE CALIDAD CODIGO: MCAL VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 1 DE 2 Política de calidad Todos los procesos de Masarepa están hechos basados en la necesidad del cliente, ya que nuestro objetivo es satisfacer dichas necesidades, por ende es un compromiso de nuestra organización mejorar continuamente, y proveer a nuestros clientes el producto de mejor calidad disponible en el mercado. Objetivos de calidad Cumplir con el tiempo de entrega y de cantidad de los pedidos realizados por los clientes. Garantizar al cliente que los productos Masarepa son elaborados con productos de buena calidad. Economía. incrementar la capacidad de la organización para satisfacer a sus clientes y aumentar dicha satisfacción a través de la mejora de su desempeño. Capacitar y motivar continuamente el personal, con el objetivo de lograr la calidad del trabajo y de los productos, así como también crear un sentido de pertenencia en ellos. Misión Llevar a nuestro clientes alimentos de excelencia y sabor excepcional, que satisfagan completamente sus exigencias, utilizando buenas practicas de manufactura en nuestros procesos y prestando el mejor servicio al cliente. 69

70 POLITICAS DE CALIDAD CODIGO: MCAL VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 2 DE 2 Visión Constituirnos como una empresa alimenticia líder en el centro del país, en donde nuestros productos sean reconocidos por su calidad, superándonos día a día en beneficio de nuestra organización y nuestros clientes. ORGANIGRAMA MASAREPA GERENTE GENERAL ADMINISTRADORA SECRETARIA VENDEDOR LIDER DE PRODUCCIÓN DOMICILIOS OPERARIOS 70

71 PROCESOS DE DIRECCIÓN (PD) PROCESO GERENCIAL PROCESOS MISIONAL (PM) PRODUCCIÓN REQUISITO DEL CLIENTE VENTAS Y MARKETING CLIENTE SATISFECHO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTO GESTIÓN HUMANA CALIDAD PROCESOS DE 71 APOYO (PA)

72 MANUAL DE FUNCIONES CODIGO: M02 F01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 1 DE 6 MANUAL DE FUNCIONES Nombre del caro: Gerente General Cargo del jefe inmediato: No aplica Numero de cargos: uno (1) Supervisa a : todas las áreas y personal de la empresa Delegaciones: en caso de vacaciones, enfermedad, viaje, o cualquier tipo de ausencia temporal, será reemplazado por la administradora o secretaria. El gerente de Masarepa actúa como representante legal de la empresa, fija las políticas operativas, administrativas y de calidad. El gerente junto con la administradora planea, dirige y controla las actividades de la empresa. Ejerce autoridad funcional sobre todos los cargos ejecutivos, administrativos y operacionales de la organización. Actúa como soporte de la organización a nivel general, es decir a nivel conceptual y de manejo de cada área funcional, así como con conocimientos del área técnica y de aplicación de nuestros productos. Es la imagen de la empresa en el ámbito externo, provee de contactos y relaciones empresariales a la organización con el objetivo de establecer negocios a largo plazo que ofrecemos. Sus principales funciones son: Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización, determinando los factores críticos de éxito, estableciendo objetivos y metas especificas de la empresa. Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas. A través de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y estrategias desarrollando planes de acción a corto, mediano y largo plazo. Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la menos cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir, optimizando los recursos disponibles. 72

73 MANUAL DE FUNCIONES CODIGO: M02 F01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 2 DE 6 Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de la empresa Seleccionar personal competente y desarrollar programas de entrenamiento para potenciar sus capacidades. Ejercer un liderazgo dinámico para volver operativos y ejecutar los planes y estrategias determinados. Desarrollar un ambiente laboral de trabajo que motive positivamente a los individuos y grupos organizacionales. Supervisar constantemente los principales indicadores de la actividad de la empresa con el fin de tomar decisiones adecuadas, encaminadas a lograr un mejor desempeño de la empresa. Mantiene contacto continuo con proveedores, en busca de materias primas, insumos y productos mas adecuados. Decide cuando un nuevo producto a de ingresar al mercado. Se encarga de la contratación y despido del personal. Cualquier transacción financiera mayor como obtención de prestamos, cartas de crédito, asignación de créditos a clientes etc. Deben contar con su aprobación. Requisitos del cargo: N/A Nombre del caro: Administradora Cargo del jefe inmediato: Gerente General Numero de cargos: uno (1) Numero de personas a cargo: Secretaria y Líder de producción Delegaciones: en caso de vacaciones, enfermedad, viaje, o cualquier tipo de ausencia temporal, será reemplazado por la administradora o secretaria. Verificar el buen funcionamiento del personal y toda la infraestructura física, brinda apoyo al gerente para la selección, contratación y coordinación del personal para el ingreso a la empresa Controlar el desempeño del personal y su optima presentación personal Brindar apoyo al gerente en la planificación, organización, dirección, coordinación y evaluación de la gestión administrativa de la empresa. 73

74 MANUAL DE FUNCIONES CODIGO: M02 F01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 3 DE 6 Estudiar solicitud de empleo, elaborar contratos de trabajo, controlar que se hagan las afiliaciones la seguridad social, caja de compensación familiar y ARL. Controlar que se hagan los respectivos descuentos y deducciones que tenga cada empleado. Velar porque se cumpla con todos los pagos, prestaciones sociales que señala la ley Elaborar y controlar las ordenes de compra a todos los proveedores Coordinar con el gerente general lo concerniente a la capacitación, inducción y mejoramiento de nivel de los empleados Velar por que se cumplan las normas de seguridad industrial Elaborar las comunicaciones de llamadas de atención al personal y hacer cumplir las sanciones a que haya lugar Analizar los resultados relacionados con lo planeado y ejecutado Junto con el gerente definir precios de venta del producto. Dirigir y controlar las funciones administrativas de la empresa Realizar estrategias para el cumplimiento de las metas REQUISITOS PARA DESEMPEÑAR EL CARGO: N/A Nombre del caro: Secretaria general Cargo del jefe inmediato: Administradora Numero de cargos: uno (1) Numero de personas a cargo: Líder de producción Delegaciones: en caso de vacaciones, enfermedad, viaje, o cualquier tipo de ausencia temporal, será reemplazado por la administradora. Es directamente responsable ante el gerente por la correcta ejecución de los trabajos, por la excelente atención a las personas que ingresan a la empresa y las demás labores de su competencia. Sus principales funciones son: Elaboración de documentos ordenados por el jefe inmediato Recibir llamadas telefónicas para toma de pedidos y transmitir los mensajes a las personas correspondientes. Atención en forma correcta y oportuna del teléfono y publico que visita la empresa e informar al jefe inmediato de los mensajes recibidos. 74

75 MANUAL DE FUNCIONES CODIGO: M02 F01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 4 DE 6 Conservar en forma correcta y actualizada, el archivo de los documentos de su dependencia. Mantener organizadas las existencias de utilidades y materias primas de producción y de la oficina y presentar oportunamente el requerimiento de los mismos a su jefe inmediato Enviar la correspondencia y documentos que se requieran en la empresa, a las distintas dependencia de otras entidades. Coordinar la programación de actividades Digitar y redactar memorandos. Recopilar y procesar la información originada en producción para la obtención de los datos específicos Archivar diariamente la información contable REQUISITOS PARA DESEMPEÑAR EL CARGO: N/A Nombre del caro: Contador Cargo del jefe inmediato: Gerente General Numero de cargos: uno (1) Numero de personas a cargo: no aplica Delegaciones: no aplica El contador es la persona encargada de responder directamente por el manejo adecuado de toda la contabilidad de la empresa Responder directamente por el manejo adecuado de toda la contabilidad. Elaboración de nomina, liquidación de prestaciones sociales y aportes parafiscales Controlar todos los documentos contables que se originan de las transacciones diarias de la empresa Debe elaborar la declaración de renta y complementario para presentar los respectivos informes tributarios Generar informes sobre la situación financiera y económica de la entidad REQUISITOS PARA DESEMPEÑAR EL CARGO Ser contador titulado 75

76 MANUAL DE FUNCIONES CODIGO: M02 F01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 5 DE 6 Nombre del caro: Jefe de producción Cargo del jefe inmediato: Secretaria Numero de cargos: uno (1) Numero de personas a cargo: Todas las personas que hacen parte de la cadena de producción Delegaciones: no aplica Identificar, preparar, diseñar, orientar y controlar procedimientos acordes con las metas propuestas por la compañía Identificar, preparar, diseñar, orientar, y controlar procedimientos acordes con las metas propuestas de la empresa Mantener un buen nivel de inventarios y una adecuada rotación del mismo Verificar la producción diaria del producto para la confirmación de pedidos y ventas Supervisar todo proceso de producción y reportar al administrador o secretaria cualquier problema o necesidad que surja Supervisar a diario la calidad del producto que este saliendo al momento. Vigilar la higiene de toda el área de trabajo Vigilar que el personal del área de producción realice eficazmente sus labores y despache adecuadamente del producto REQUISITOS PARA DESEMPEÑAR EL CARGO: N/A Nombre del caro: Mensajeros Cargo del jefe inmediato: Vendedor Numero de cargos: Dos (2) Numero de personas a cargo: no aplica Delegaciones: en caso de vacaciones, enfermedad, viaje, o cualquier tipo de ausencia temporal, será reemplazado por Es directamente responsable del envió de los productos que la organización ofrece. Cuidar el perfecto estado, presentación y conservación se haga la distribución de los productos. Informar oportunamente al gerente, administradora, y/o secretaria sobre los problema o inconformidades que se presenten con el producto. 76

77 MANUAL DE FUNCIONES CODIGO: M02 F01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 6 DE 6 REQUISITOS PARA DESEMPEÑAR EL CARGO: Conocimiento de la ciudad y que haya trabajado anteriormente como mensajero Licencia de conducción con el formato actual vigente Que tenga moto Nombre del caro: Vendedor Cargo del jefe inmediato: Secretaria Numero de cargos: Uno (1) Numero de personas a cargo: Domicilios Delegaciones: en caso de vacaciones, enfermedad, viaje, o cualquier tipo de ausencia temporal, será reemplazado por la secretaria Atender y promover nuevos clientes y rutas de ventas. REQUISITOS PARA DESEMPEÑAR EL CARGO: N/A Nombre del cargo: operario Cargo del jefe inmediato: Jefe de producción Numero de cargo: cinco (5) Numero de personas a cargo: N/A Delegaciones: N/A Operar eficientemente las maquinas o herramientas; vigilar y controlar el cumplimiento de las normas de calidad en la producción. Elaborar los productos que la organización comercializa. Apoyar las labores de mantenimiento preventivas de las maquinas Crear un producto con calidad, que sea del agrado de los clientes. REQUISITOS PARA DESEMPEÑAR EL CARGO: N/A 77

78 MATRIZ DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO MATRIZ DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS CODIGO: M 01 F 01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 1 DE 3 PROCESO TIPO DE PROCESO RESPONSABLE DE PROCESO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Apoyo ADMINISTRADORA Y CONTADOR OBJETIVO Administrar y contralar la información contable y financiera de la organización RECURSOS HUMANOS ECONOMICOS INFRAESTRUCTURA / TECNOLOGIA Administradora y Equipos de oficina contador N/A N/A INSUMOS 78

79 ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO MATRIZ DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS CODIGO: M 01 F 01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 2 DE 3 REQUISITOS LEGALES ISO 9001:2008 Acuerdo Nº 003 de 2006 Circular conjunta ICA INVIMA: Circular DG septiembre 3/2007 Decreto 1500 mayo 4/2007: Decreto 4444 Noviembre 28/2005 Decreto 2131 Agosto 29/1197: Decreto 2162 Agosto 1/1983 Resolución 785 del 19 de marzo de 2013 Resolución 1229 del 23 de abril de

80 ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO MATRIZ DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS CODIGO: M 01 F 01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 3 DE 3 ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS PROVEEDOR ENTRADA SALIDAS CLIENTE Jefe de Reporte Liquidación y Nomina Administrativo y producción de horas pago de horas financiero extras extras Gerente Informe de Pago de Informe de pago Administrativo y pagos obligaciones financiero legales 80

81 CALIDAD MATRIZ DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS CODIGO: M 01 F 01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 1 DE 3 PROCESO TIPO DE PROCESO RESPONSABLE DE PROCESO Calidad Apoyo Coordinador de calidad OBJETIVO Identificar, ejecutar, controlar y evaluar actividades del sistema de gestión de calidad, no conformidades y la mejora continua de la organización. RECURSOS HUMANOS ECONOMICOS INFRAESTRUCTURA / TECNOLOGIA Equipo de Coordinado de N/A computo calidad Material de oficina INSUMOS N/A 81

82 CALIDAD MATRIZ DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS CODIGO: M 01 F 01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 2 DE 3 REQUISITOS LEGALES ISO 9001:2008 Acuerdo Nº 003 de 2006 Circular conjunta ICA INVIMA: Circular DG septiembre 3/2007 Decreto 1500 mayo 4/2007: Decreto 4444 Noviembre 28/2005 Decreto 2131 Agosto 29/1197: Decreto 2162 Agosto 1/1983 Resolución 785 del 19 de marzo de 2013 Resolución 1229 del 23 de abril de

83 CALIDAD MATRIZ DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS CODIGO: M 01 F 01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 3 DE 3 ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS PROVEEDOR ENTRADA SALIDAS CLIENTE La organización Solicitud de documentación del sistema Elaborar, actualizar o eliminar documentación del sistema de gestión de la calidad. Documentos, procedimientos y formatos La organización Calidad Todas las Formato de Hacer Formato áreas de la organización producto no conforme seguimiento y control a los productos no conformes diligenciado Todas las Formato de Implementar Estado de Todas las áreas de la áreas de la organización Calidad acciones preventivas y correctivas Plan de auditorias correcciones, acciones correctivas y acciones preventivas. Ejecutar auditorias internas y externas. acciones correctivas y preventivas Resultado de auditorias organización Todas las áreas de la organización y calidad. 83

84 PRODUCCIÓN MATRIZ DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS CODIGO: M 01 F 01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 1 DE 3 PROCESO TIPO DE PROCESO RESPONSABLE DE PROCESO PRODUCCIÓN MISIONAL JEFE DE PRODUCCIÓN OBJETIVO FABRICAR UN PRODUCTO DE ALTA CALIDAD, QUE CUMPLA CON LOS ESTANDARES REQUERIDOS POR LA ORGANIZACIÓN Y EL CLEINTE. RECURSOS HUMANOS ECONOMICOS INFRAESTRUCTURA / TECNOLOGIA Maquinaria Infraestructura Operarios N/A Cuchillos Freidores Calderos Termómetros INSUMOS Materia prima 84

85 PRODUCCIÓN MATRIZ DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS CODIGO: M 01 F 01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 1 DE 3 REQUISITOS LEGALES ISO 9001:2008 Acuerdo Nº 003 de 2006 Circular conjunta ICA INVIMA: Circular DG septiembre 3/2007 Decreto 1500 mayo 4/2007: Decreto 4444 Noviembre 28/2005 Decreto 2131 Agosto 29/1197: Decreto 2162 Agosto 1/1983 Resolución 785 del 19 de marzo de 2013 Resolución 1229 del 23 de abril de

86 PRODUCCIÓN MATRIZ DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS CODIGO: M 01 F 01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 2 DE 3 ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS PROVEEDOR ENTRADA SALIDAS CLIENTE Cliente externo Orden de Se recibe el Orden de Jefe de pedido pedido por medio pedido producción del formato PVT diligenciado P 01 F 01 orden de pedido secretaria Revisión de Requisito materia Formato administradora de compra diligenciado, requisito de compra PCC P 01 F 01 Jefe de Proceso producción Orden de productivo Formato Jefe de producción diligenciado, producción control de producción PPCC P 02 F 01 86

87 Secretaria Orden de producción PRODUCCIÓN MATRIZ DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Entrega de producción Entrega de mercancía diligenciando el formato PPCC P 03 F 01 CODIGO: M 01 F 01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 3 DE 3 Cliente externo 87

88 GERENCIA MATRIZ DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS CODIGO: M 01 F 01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 88 DE 4 PROCESO TIPO DE PROCESO RESPONSABLE DE Gerencial Dirección Gerente PROCESO OBJETIVO Direccionar los procesos, planeación e implementación de estrategias para optimizar los procesos de Masarepa, interiorizar la cultura corporativa y desarrollar el liderazgo y compromiso de los colaboradores para alcanzar los objetivos y lograr la satisfacción de los clientes. RECURSOS HUMANOS ECONOMICOS INFRAESTRUCTURA / TECNOLOGIA Computador Gerente Tiene libre manejo Carro financiero Celular Equipo oficina INSUMOS N/A 88

89 GERENCIA MATRIZ DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS CODIGO: M 01 F 01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 89 DE 4 REQUISITOS LEGALES ISO 9001:2008 Acuerdo Nº 003 de 2006 Circular conjunta ICA INVIMA: Circular DG septiembre 3/2007 Decreto 1500 mayo 4/2007: Decreto 4444 Noviembre 28/2005 Decreto 2131 Agosto 29/1197: Decreto 2162 Agosto 1/1983 Resolución 785 del 19 de marzo de 2013 Resolución 1229 del 23 de abril de

90 GERENCIA MATRIZ DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS CODIGO: M 01 F 01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 90 DE 4 ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS PROVEEDOR ENTRADA SALIDAS CLIENTE Gerente Lineamientos Direccionar la Políticas de Todos los estratégicos planeación proyección y procesos estratégica de estrategias de acuerdo a los crecimientos y lineamientos competitividad definidos. Todos los Necesidades y Garantizar la Solicitud de Gerencia procesos expectativas implementación creación o del modificación direccionamiento de estratégico en los documentos. procesos de la Informe de organización. acciones de mejora tomadas. informe del estado del sistema de gestión de calidad 90

91 Gerencia Direccionamiento Diseñar, aprobar políticas Todos los estratégico y divulgar procesos políticas de proyección y estrategias de crecimiento y competitividad para la empresa. calidad Informe del estado Realizar la Informe del Gerencia del sistema revisión para estado del evaluar la eficacia sistema y del sistema de revisión por la gestión de calidad dirección Definir mejoras Informe del estado para los calidad del sistema procesos, el Propuesta de Gerencia y servicio y otorgar mejoras del Calidad los recursos sistema necesarios para su implementación 91

92 GESTIÓN HUMANA MATRIZ DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS CODIGO: M 01 F 01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 1 DE 4 PROCESO TIPO DE PROCESO RESPONSABLE DE PROCESO Gestión humana Apoyo Gestión humana OBJETIVO Garantizar que la organización cuente con los colaboradores competentes para el desarrollo de las labores propias de cada cargo, anteponiendo el desarrollo humano de cada colaborador RECURSOS HUMANOS ECONOMICOS INFRAESTRUCTURA / TECNOLOGIA Equipo de oficina Gestión Humana N/A INSUMOS N/A 92

93 GESTIÓN HUMANA MATRIZ DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS CODIGO: M 01 F 01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 2 DE 4 REQUISITOS LEGALES ISO 9001:2008 Acuerdo Nº 003 de 2006 Circular conjunta ICA INVIMA: Circular DG septiembre 3/2007 Decreto 1500 mayo 4/2007: Decreto 4444 Noviembre 28/2005 Decreto 2131 Agosto 29/1197: Decreto 2162 Agosto 1/1983 Resolución 785 del 19 de marzo de 2013 Resolución 1229 del 23 de abril de

94 GESTIÓN HUMANA MATRIZ DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS CODIGO: M 01 F 01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 3 DE 4 ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS PROVEEDOR ENTRADA SALIDAS CLIENTE Gerencia Formato de requisición Recibir, consolidar y Formato de solicitud Gestión humana de personal analizar las diligenciado requisiciones de necesidades de personal presentadas por los procesos de la empresa. Gestión humana gerencia Información Realizar Información de de vacante convocatorias de la vacante hojas de vida para el cargo, a través de: internet, conocidos de los funcionarios entre otros. Gestión humana Gerencia entrevista Selección de Formato de personal selección Gestión humana Gestión humana 94

95 gerencia contrato Contratación Contrato firmado Formato Empresa gestión formato de Coordinar la diligenciado humana asistencia a inducción a la capacitación organización. Plan de riesgos ARL plan de Recibir y analizar riesgos los riesgos de la administrado organización, por la ARL para generar un plan de seguridad social, seguridad industrial, de acuerdo a los riesgos y a las necesidades de Todas las áreas la organización. de la empresa Administrar y Reporte controlar la disciplinarios empresa Reglamento efectiva y interno de oportuna trabajo aplicación disciplinarias de acuerdo con las directrices de la empresa 95

96 SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTO MATRIZ DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS CODIGO: M 01 F 01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 2 DE 3 PROCESO TIPO DE PROCESO RESPONSABLE DE PROCESO Servicios generales y mantenimiento Apoyo Mecánico OBJETIVO Mantener todas las maquinas de la empresa en un adecuado funcionamiento. RECURSOS HUMANOS ECONOMICOS INFRAESTRUCTURA / TECNOLOGIA Herramientas para realizar el Mecánico N/A mantenimiento y reparación de todas las maquinarias INSUMOS Consumibles de maquinas 96

97 SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTO MATRIZ DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS CODIGO: M 01 F 01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 2 DE 3 REQUISITOS LEGALES ISO 9001:2008 Acuerdo Nº 003 de 2006 Circular conjunta ICA INVIMA: Circular DG septiembre 3/2007 Decreto 1500 mayo 4/2007: Decreto 4444 Noviembre 28/2005 Decreto 2131 Agosto 29/1197: Decreto 2162 Agosto 1/1983 Resolución 785 del 19 de marzo de 2013 Resolución 1229 del 23 de abril de

98 SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTO MATRIZ DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS CODIGO: M 01 F 01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 3 DE 3 ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS PROVEEDOR ENTRADA SALIDAS CLIENTE PREVENTIVO Administradora Cronograma Cronograma Desarrollo Producción mantenimiento cronograma Mantenimiento Pasos básicos Desarrollo de Formato Producción de actividades diligenciado mantenimiento Mantenimiento Información Resultado Formato Producción mantenimiento diligenciado de maquinas CORRECTIVO Producción Formato hoja Reparación Formato Producción de vida maquinaria diligenciado 98

99 VENTAS Y MARKETING MATRIZ DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS CODIGO: M 01 F 01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 1 DE 3 PROCESO TIPO DE PROCESO RESPONSABLE DE Ventas y marketing Misional Vendedor PROCESO OBJETIVO Posicionar y comercializar los productos de la empresa RECURSOS HUMANOS ECONOMICOS INFRAESTRUCTURA / TECNOLOGIA Equipo de oficina Vendedor y N/A persona de mercadeo INSUMOS Producto terminado 99

100 VENTAS Y MARKETING MATRIZ DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS CODIGO: M 01 F 01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 2 DE 3 REQUISITOS LEGALES ISO 9001:2008 Acuerdo Nº 003 de 2006 Circular conjunta ICA INVIMA: Circular DG septiembre 3/2007 Decreto 1500 mayo 4/2007: Decreto 4444 Noviembre 28/2005 Decreto 2131 Agosto 29/1197: Decreto 2162 Agosto 1/1983 Resolución 785 del 19 de marzo de 2013 Resolución 1229 del 23 de abril de

101 VENTAS Y MARKETING MATRIZ DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS CODIGO: M 01 F 01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 3 DE 3 ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS PROVEEDOR ENTRADA SALIDAS CLIENTE Gerencia Cliente externo Plan estratégico, necesidades Elaborar plan de ventas Plan de ventas Gerencia Proceso de ventas y expectativas Proceso de Plan de Contacto con el Requisición del Proceso de ventas ventas cliente cliente ventas Proceso de Requisición Realización y Documento Cliente externo y ventas del cliente envió de propuesta proceso de propuesta ventas Cliente Orden de Facturación y Factura y pago Cliente externo y externo pedido cierre del del servicio proceso de venta contrato Gerencia y Proceso de Listado de Informe de acciones Calidad ventas ventas y desempeño del preventivas, visita a proceso correctivas y clientes mejora continua 101

102 MATRIZ DE INTERACCIÓN DE PROCESOS MATRIZ DE INTERACCIÓN DE PROCESOS CODIGO: MCAL VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 1 DE 1 Gerencia Gerencia Producción Ventas y Marketing Metas y presupuesto de ventas Administrativ o y Financiero Tomar decisiones de acuerdo a la situación financiera de la empresa Gestión Humana Servicios generales y mantenimient o Calidad Informe de indicadore s Producción Reporte de producción Cantidad necesaria a producir N/A Solicitud de personal Solución de mantenimiento correctivo Informe de indicadore s Ventas y Marketing Administrativ o y Financiero Informes de ventas Reportes referentes a la parte financiera Pasar reporte de orden de pedido debidamente diligenciado N/A Documentos requeridos para cobro Informe de cartera N/A N/A Pasar reporte de motivos de devolución de producto N/A N/A Informe de indicadore s Gestión Humana Servicios generales y Mantenimient o Calidad Pasar un informe de todas las actividades y capacitacione s que se les brinda a cada uno de los funcionarios Solicitud compra de repuestos Reportar todo lo que tenga que ver con calidad en cada una de las áreas Capacitacione s cursos de actualización, entrenamiento y entrega de puesto Entrega informes del mantenimiento preventivo de la maquinaria Verificar que los procesos y procedimiento s se estén realizando adecuadament e Capacitacione s cursos de actualización, entrenamiento y entrega de puesto Capacitacione s cursos de actualización, entrenamiento y entrega de puesto N/A N/A Solicitud de personal Revisar y analizar los motivos de devolución del producto Revisar que los documentos respectivos a calidad se estén diligenciando apropiadament e N/A Capacitacione s cursos de actualización, entrenamiento y entrega de puesto Revisar que mantenimiento este realizando los respectivos mantenimiento s preventivos Informe de indicadore s, resultado de evaluación de desempeñ o Informe de indicadore s Informe de acciones preventiva s y correctivas 102

103 FORMATOS HOJA DE VIDA MAQUINA CODIGO: PSM P03 F 01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 1 DE 1 103

104 FORMATO DE ASISTENCIA A CAPACITACIONES CODIGO: PGTH P01 F01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 1 DE 1 TEMA Fecha Lugar Hora Nº NOMBRE Y APELLIDO Nº IDENTIFICACIÓN FIRMA OBSERVACIONES Capacitador Nombre y firma 104

105 ORDEN DE PEDIDO CODIGO: PVM P01 F01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 1 DE 1 FECHA DEL PEDIDO: ARTICULO TAMALES DE CERDO MINI TAMALES DE CERDO EMPANADAS CASERAS X 50 EMPANADAS CASERAS 12X14 EMPANACADA CASERA ECONOMICA X 50 EMPANADAS CASERAS ECONOMICAS 12X14 EMPANADAS EXTRACASERAS X 25 EMPANADAS CRIOLLAS X 50 EMPANADAS CRIOLLAS ECONOMICAS X 50 EMPANADAS CRIOLLAS X 14 EMPANADAS CRIOLLAS ECONOMICAS X 14 EMPANADAS PASABOCAS X 30 EMPANADAS PASABOCAS X 100 EMPANADAS DE QUESO X 12 EMPANAS DE QUESO X 100 EMPANADAS DE POLLO X 12 EMPANADS DE POLLO X 25 EMPANAS DE POLLO X 50 EMPANADAS MAS POLLO X 12 EMPANADAS MAS POLLO X 25 EMPANAS MAS POLLO X 50 ROLLOS DE JAMON Y QUESO X 5 ROOLOS DE JAMON Y QUESO X 25 TORTAS DE CARNE X 12 SUPER TORTAS DE CARNE X 6 MINI ALBONDIGAS X 50 AREQUESO PLANCA X 5 AREPAS DOS QUESOS X 6 MASA EMPANADA MASA PARA AREPA MASA DE MAIZ CURADO MASA NATILLA X 4 MASA NATILLA X 2 MASA BUÑUELO ELABORADO POR: AUTORIZADO POR: RECIBIDO POR: CANTIDAD 105

106 REQUISITO DE COMPRA PRODUCCIÓN CODIGO: PPCC P02 F01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 1 DE 1 FECHA DEL PEDIDO: FECHA DE ENTREGA: CANTIDAD UNID CANTIDAD ARTICULO SOLICITADA AD ENTREGADA HARINA DE MAIZ TRIGUISAR CALDO DE GALLINA GLUTAMATO SAL AJO AL CEBOLLA MAIZ BLANCO MAIZ AMARILLO CARNE PAPA SAL AJO HOJAS ACEITE HUEVO COLMAIZ SALSA DE SOYA PIMENTON PANELA CLAVOS CANELA MANTEQUILLA QUESO MOZARELLA FECULA DE MAIZ JAMON QUESO PRENSADO POLLO CEBOLLA JUNCA PROTEINA EMPAQUE CINTA TERMICA ETIQUETAS DE IDENTIFICACIÓN CEBOLLA CABEZONA ELABORADO POR: AUTORIZADO POR: RECIBIDO POR: UNID AD 106

107 REQUISITO DE COMPRA OFICINA CODIGO: PAF P02 F01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 1 DE 1 FECHA DEL PEDIDO: FECHA DE ENTREGA: ARTICULO BOLSAS BLANCAS PAPEL RESMA RECIBOS DE CAJA FACTURAS GRANDES FACTURAS PEQUEÑAS CINTA IMPRESORA CINTA EMPAQUE TONER IMPRESORA PAPEL REGISTRADORA ROLLO PAPEL POS CANTIDAD SOLICITADA CANTIDAD ENTREGADA ELABORADO POR: AUTORIZADO POR: RECIBIDO POR: 107

108 FORMATO DE SELECCIÓN DE PERSONAL CODIGO: PGTH P02 F01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 108 DE 2 NOMBRE: DIRECCIÓN: CIUDAD: NUMERO DE TELEFONO: EDAD: FECHA DE NACIMIENTO: TRABAJO UD ANTES EN MASAREPA? SI NO SI CONTESTO SI FECHAS RAZONES POR LAS QUE DEJO EL TRABAJO: DISPONIBILIDAD: TOTAL DE HORAS QUE PUEDE TRABAJAR POR SEMANA: L M M J V S D DE A COMO SE ENTERO DE ESTE TRABAJO: ULTIMO COLEGIO AL QUE ASISTIO: NOMBRE: DIRECCIÓN: CIUDAD: ULTIMO GRADO TERMINADO: SE GRADUO? SI NO ESTA ACTUALMENTE INSCRITO? SI NO 108

109 LOS TRES TRABAJOS MAS RECIENTES: 1. EMPRESA: DIRECCIÓN: CIUDAD: TELEFONO: JEFE INMEDIATO: CARGO: SALARIO: RAZONES POR LAS QUE DEJO EL TRABAJO: 2. EMPRESA: DIRECCIÓN: CIUDAD: TELEFONO: JEFE INMEDIATO: CARGO: SALARIO: RAZONES POR LAS QUE DEJO EL TRABAJO: 3. EMPRESA: DIRECCIÓN: CIUDAD: TELEFONO: JEFE INMEDIATO: CARGO: SALARIO: RAZONES POR LAS QUE DEJO EL TRABAJO: REFERENCIAS PERSONALES 1. NOMBRE: DIRECCIÓN: TELEFONO: 2. NOMBRE: DIRECCIÓN: TELEFONO: 109

110 3. NOMBRE: DIRECCIÓN: TELEFONO: 110

111 REQUISIÓN DE PRESONAL CODIGO: PGTH P03 F01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 1 DE 1 NUMERO DE REQUISICIÓN: FECHA: D / M / A / 1. INFORMACIÓN DEL PUESTO VACANTE Nombre del puesto: Escolaridad: Estado civil: Sexo: Idioma: Porcentaje: Conocimientos o habilidades especiales: Experiencia laboral: Nombre de la persona solicitante: Área solicitante: 2. OBJETIVO DEL PUESTO Objetivo del puesto: 111

112 FORMATO DE ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS CODIGO: PSM P01 F 01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 1 DE 1 FECHA: TIPO ACCIÓN PREVENTIVA: CORRECTIVA: DESCRIPCIÓN CAUSA SEGUIMIENTO NUEVA ACCIÓN SI REQUIERE 112

113 CRONOGRAMA PREVENTIVO DE MANTENIMIENTO CODIGO: PSM P02 F01 VERSION: 1 FECHA: 15/11/13 PAGINA: 1 DE 1 DÍAS EN QUE NO SE PUEDE REALIZAR LAS ACTIVIDADES DÍASEN QUE SE PUEDE REALIZAR LAS ACTIVIDADES LUGARES DE TRABAJO 113