Dirección General de Informática. Adopción de una Plataforma BPMS en la CNBV

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1 Dirección General de Informática Adopción de una Plataforma BPMS en la CNBV

2 Peter Drucker,1991 the single greatest challenge facing managers in the developing countries of the world is to raise the productivity of knowledge and service workers. It will dominate the management agenda for the next decades, determine the competitive performance of companies, and determine the very fabric of society and the quality of life in industrialized nations. A Functioning Society (2003) The Daily Drucker: 366 Days of Insight and Motivation for Getting the Right Things Done (2004) What Makes An Effective Executive, Harvard Business Review, June The Effective Executive in Action (2005)

3 Peter Drucker,1991(traducción) el mayor desafío que afrontan los gerentes en los países en vía de desarrollo del mundo es incrementar la productividad del conocimiento y el servicio. Esto dominará la agenda de dirección empresarial para las próximas décadas, determinará el funcionamiento competitivo de las empresas, y determinará la materia misma de la sociedad y la calidad de vida en las naciones industrializadas

4 Gestión por Procesos Antecedentes Definición de BPM Componentes BPM Como surgen los BPMS Arquitectura BPMS Características de un BPMS Beneficios Riesgos Reflexiones sobre el uso de un BPMS Colaboración para la Implementación de Proyectos BPM Estrategia de Implantación en la CNBV Fabrica de Procesos Modelo integrado a una Fábrica de Procesos Índice

5 Gestión por Procesos Un sistema de gestión por procesos Business Process Management Systems (BPMS) esta orientado principalmente a mejorar la productividad de las organizaciones logrando que las personas, sistemas, datos, politicas, normas y procedimientos esten alineados a un trabajo colaborativo orientado al cliente y que se puedan medir y mejorar la consistencia de la ejecución de los procesos

6 Antecedentes La Dirección General de Informática posee dentro de sus objetivos la actualización continua y permanente de las plataformas tecnológicas y herramientas que ofrecen sus servicios a las diferentes áreas de la CNBV en el desarrollo de sus actividades sustantivas. Para cumplir con dicho objetivo, se requiere del uso continuo de nuevas tecnologías, metodologías y estándares, que mejoren el nivel de servicio que actualmente proporcionan las soluciones existentes a dicha organización.

7 Antecedentes Actualmente nos encontramos en un entorno globalizado altamente dinámico y cambiante, donde el periodo de tiempo que le toma a una organización modificar su estrategia e instrumentarla, se convierte en el factor diferenciador entre una organización competitiva de la que ya no lo es. Es por ello que para gestionar y maximizar la eficiencia y eficacia de los procesos de negocio, la industria de TI ha evolucionado con el establecimiento de mejores prácticas y nuevos estándares de plataformas que se denominan Business Process Management Systems (BPMS), plataformas a través de las cuales es posible proveer una solución para automatizar y administrar en su totalidad los procesos de negocio de un organismo, estableciendo un ciclo, cerrado y de mejora continua en el diseño, modelado, simulación, automatización, integración, monitoreo y optimización de los procesos. La existencia y disponibilidad de este tipo de plataformas ha elevado el potencial de eficiencia de los procesos a niveles que antes solo eran parte de la teoría. Cabe mencionar que para asimilar en una organización un BPMS existe una metodología de nombre Business Process Management (BPM). Esta metodología tiene como objetivo mejorar la eficiencia través de la gestión sistemática de los procesos de negocio, que se deben diseñar, modelar, simular, automatizar, integrar, monitorizar y optimizar de forma continua.

8 Antecedentes Por lo que adoptar estas mejores prácticas, pueden permiten evolucionar de una administración centrada en funciones, a una administración orientada a procesos, donde la administración y gestión de los mismos, tienda a automatizarse conforme vaya madurando la propia definición de los procesos y el organismo. En este contexto, se determino que era necesario con la intención de coadyuvar el proceso de maduración del organismo, proveer a la CNBV de una plataforma robusta y escalable, mediante la cual se pueda implementar la metodología BPM, para la administración y gestión de los procesos de negocio del organismo. En este contexto en el primer trimestre del año 2009, la CNBV adquirió a través de un proceso de invitación, la plataforma BPMS de TIBCO, la cual se empleará para implementar la estrategia de automatización, definición, gestión y mejora de procesos, en el entendido que hoy más que nunca la posibilidad de adaptarse en el menor tiempo posible, a los entornos cambiantes hacen la diferencia entre ser una organización vigente en el mercado o estar obsoleta.

9 Definición de BPM Business Process Management.- Es la disciplina de modelado, automatización, administración y optimización de un proceso de negocio a través de la administración de su ciclo de vida para incrementar su rentabilidad - Rashid Khan, Ultimus CEO La administración de procesos explícitos de principio a fin - Gartner Marcos de trabajo y soluciones usadas para desarrollar e implantar múltiples tipos de aplicaciones de automatización de procesos que involucran intervención humana así como también procesamiento directo puro.- Doculabs La ciencia, técnica y arte de identificar una cadena de valor, automatizarla y mejorarla continuamente.- Megapractical

10 Componentes BPM Modelado Diseño Modelado Optimización Reportes Monitoreo BPM SERVER Integración Portal / Interfases Automatización Administración. Roles Administración

11 Como surgen los BPMS Proveedores Empresas Asociadas Clientes SCM CRM ERP Manufactura Finanzas Recursos Humanos Entonces Lograr Para Los La El costo evolución negocios mejorar que de el todos propiedad problema en la nacieron cadena TI estos introdujo se de elementos de concentro los estructuras valor los ERP sistemas de fue trabajen las jerárquicas alto como empresas integrados por coordinadamente integrar lo que se ERP crean donde su la tecnología ofreciendo los cada a SCM adquirida como mantenimiento y mejorar área CRM, contaba el los la negocio y rentabilidad cuales coordinarla con se lo su hizo trajeron necesita, propio de incosteable con las una las sistema se empresas. personas, solución convirtió de información. temporal en normas una tarea y políticas complicada de operación

12 Como surgen los BPMS Proveedores Empresas Asociadas Clientes SCM CRM ERP Manufactura Finanzas Recursos Humanos Para Mantener La ejecución instrumentación medición lograr la que estabilidad de indicadores todos cambios de los procedimientos operativa ha elementos del sido comportamiento lenta y rentable trabajen de y requiere control ha de sido de manera y de las los complejo muchos recomendaciones procesos coordinada y que a de permita costoso, recursos como mejoras el conocer así para negocio a mismo los sobrellevarla procesos, lo rendimiento mejorar requiere, se (tiempo la cadena tuvieron se tuvo la y empresa, costo) de que valor incluir llevar se del a más convirtió negocio través personas de una se hizo tarea para actividades complicada más difícil lógralo. manuales

13 Como surgen los BPMS Proveedores Empresas Asociadas Clientes SCM CRM ERP Manufactura Finanzas Recursos Humanos Se controlen los indicadores del comportamiento de los procesos Una Se administre solución el BPMS rendimiento logra permite corporativo hacer gestionar que los procesos recursos en de forma tecnología, dinámica y humanos asegurar Se orquesten que: y empresas los servicios asociadas de negocios necesarios trabajen para de acuerdo que el proceso a como genere el los negocio resultados lo esperados necesita

14 Arquitectura BPMS Arquitectura Tradicional Capa de Presentación Capa de Aplicaciones (Reglas de negocios embebida en el código de las aplicaciones) Capa de Datos Arquitectura BPM Capa de Presentación Capa de Procesos Procesos de Negocio Capa de Aplicaciones Capa de Datos

15 Características de un BPMS Convierte procesos de negocios basados en papel en procesos electrónicos que eliminan papel, folders, documentos y las ineficiencias asociadas a estos. Incorpora elementos de control que aseguran la integridad de los procesos de negocios lo cual compensa los errores humanos y de sistemas. Incrementa la velocidad y respuesta en los procesos reduciendo los tiempos muertos. Provee retroalimentación en tiempo real del comportamiento de los procesos. Mide el tiempo y costo de los procesos lo cual permite optimizarlos

16 Beneficios de la adopción de un BPMS Proporcionar una plataforma estándar, flexible, adaptable y escalable que permita instrumentar las mejores prácticas de la metodología BPM. Proporcionar un medio donde los procesos de negocios basados en papel, puedan ser migrados o convertidos en procesos electrónicos que tiendan a minimizar el uso de papel, folders, documentos y las ineficiencias asociadas a estos. Proporcionar elementos de control que aseguran la integridad de los procesos de negocio lo cual compensa los errores humanos y de sistemas. Incrementar la velocidad y respuesta en la definición, diseño, modelado, implementación, modificación y gestión de los procesos, al acceder a una plataforma que cuenta con todas las herramientas necesarias para reducir los tiempos muertos de operación. Proveer retroalimentación en tiempo real del comportamiento de los procesos de negocio Medir el tiempo y costo de los procesos de negocio, lo cual establece un punto de partida para optimizarlos. Proporcionar un medio más didáctico para comprender y entender los procesos de negocio. Proporcionar un medio más eficiente para administrar procesos complejos y sus casos de excepción. Proporcionar mecanismos para la Integración de Aplicaciones en el contexto de la definición de los Procesos. Poder simular en forma automática los impactos que un cambio en un proceso de negocio pueden incurrir en el ofrecimiento de un producto o servicio. Poder cuantificar en forma automática los impactos que un cambio en un proceso de negocio pueden incurrir en el ofrecimiento de un producto o servicio.

17 Riesgos de no adoptar un BPMS No apoyar con las herramientas idóneas el proceso de maduración del organismo en la administración y gestión automatizada de procesos. No poder asegurar el cumplimiento y apego a una metodología estándar en el contexto de la administración de procesos como lo es BPM, debido a no contar con las herramientas adecuadas para soportar dichas actividades de control y seguimiento. No contribuir en proporcionar la agilidad que el organismo requiere ante entornos altamente cambiantes. No poder mejorar la coordinación de las múltiples cadenas de trabajo que implica la operación de los procesos en un organismo del tamaño y la complejidad de la CNBV. No poder simular en forma automática los impactos que un cambio en un proceso de negocio pueden incurrir en el ofrecimiento de un producto o servicio. No poder cuantificar en forma automática los impactos que un cambio en un proceso de negocio pueden incurrir en el ofrecimiento de un producto o servicio.

18 Reflexiones sobre el uso de un BPMS Uno de los mas importantes beneficios de un BPMS es incrementar la rapidez con la que se administran los procesos de negocio lo cual es directamente proporcional a incrementar la productividad (haciendo más con menos) logrando la satisfacción del cliente (mejorando el nivel de respuesta y atención) Analistas que estudian los procesos de negocios reportaron que los tiempos muertos que existen cuando una actividad espera para ejecutarse o cuando la actividad pasa de una persona a otra, representan el 90% del total del tiempo consumido por el proceso, por lo que el tiempo restante 10% es consumido por la ejecución de la actividad, lo cual representa el tiempo real en que alguien esta haciendo el trabajo productivo.

19 Reflexiones sobre el uso de un BPMS Un BPM mejora el tiempo desperdiciado (muerto). Si este tiempo puede ser mejorado en un 50%, entonces el tiempo total del proceso disminuirá en un 45% tal y como lo muestra la gráfica. Una solución BPMS puede fácilmente disminuir el tiempo desperdiciado de un proceso específico en un 50% y disminuirlo hasta en un 90%. El software tradicional, que pretende incrementar la productividad personal mejora solamente el tiempo de ejecución de la actividad. Si este es mejorado un 50% entonces el tiempo total será reducido solamente en un 5%. Esto es porque el tiempo de ejecución de la actividad representa sólo el 10% del total del tiempo consumido por el proceso de negocios.

20 Bill Gates, Microsoft Corporation The first rule of any technology is that automation applied to an efficient operation will magnify the efficiency. The second is that automation applied to an inefficient operation will magnify the inefficiency

21 Bill Gates, Microsoft Corporation (traducción) La primera regla de cualquier tecnología es que la automatización aplicada a una operación eficiente ampliará la eficacia. La segunda es que la automatización aplicada a una operación ineficaz ampliará la ineficiencia

22 Colaboración en la Implementación de Proyectos BPM Dueños de los procesos Area de Informática Diagnóstico del proyecto Identificación del proceso Análisis del proceso Modelado Simulación Automatización Liberación Análisis de proceso Automatización del proceso Arquitectura orientada a servicios Planeación Estratégica Aseguramiento de calidad Oficina de proyecto Gerencia del cambio

23 Estrategia de Implantación en la CNBV Se sugiere que la implantación de este tipo de soluciones presente un alcance institucional para que a través de este, se gestione la optimización y mejora de todos los procesos de la CNBV, la implementación de dichos procesos se puede llevar acabo de manera incremental para mitigar los riesgos de su adopción y curva de aprendizaje comenzando con los procesos que se puedan instrumentar en el corto plazo, sean muy visibles para la mayor parte de la población organizacional y no sean críticos para el negocio, entre los cuales podemos mencionar: Solicitud y Gestión de Viáticos Solicitud y Gestión de Vacaciones Solicitud y Gestión de Incapacidades Laborales Solicitud y Gestión de Días Económicos Solicitud y Gestión de Actualizaciones de Inventario Solicitud y Gestión de Tarjetón de Estacionamiento Solicitud y Gestión de Club Deportivo Solicitud y Gestión de Cursos de Capacitación Solicitud y Gestión de Incidencias al Horario Laboral Solicitud y Gestión de Avisos Oportunos Solicitud y Gestión de Inscripción a la Caja de Ahorro de los Trabajadores de la CNBV Solicitud y Gestión del Cambio del Porcentaje de Aportación a la Caja de Ahorro de los Trabajadores de la CNBV Solicitud y Gestión de Prestamos a la Caja de Ahorro de los Trabajadores de la CNBV Solicitud y Gestión de Retiro de Ahorro de la Caja de Ahorro de los Trabajadores de la CNBV Solicitud y Gestión de Baja de la Caja de Ahorro de los Trabajadores de la CNBV Solicitud y Gestión de Reembolso por Medicamentos

24 Estrategia de Implantación en la CNBV Solicitud y Gestión de Servicios de Vehículo Solicitud y Gestión de Prestamos de Vehículos Oficiales Solicitud y Gestión de Papelería Personalizada Solicitud y Gestión de Formas de Control para las Entradas y Salidas de Bienes Muebles Solicitud y Gestión de Autorización Electrónica de Documentos Solicitud y Gestión de Pases a Especialistas Médicos Solicitud y Gestión de Alta de Beneficiarios Médicos Solicitud y Gestión de Pago por Reposición de Credencial de Empleado en CNBV Solicitud y Gestión de Pago por Reposición de Tarjetón de Estacionamiento Solicitud y Gestión de Cirugías a Derechohabientes del Servicio Medico Solicitud y Gestión de Ayuda para Impresión de Tesis Profesional Solicitud y Gestión por Reembolso por Gastos Médicos (Consultas, Cirugías, etc.) Solicitud y Gestión de Reembolso de Deportivo de Funcionarios Solicitud y Gestión de Ayuda de Gastos Funerarios. Solicitud y Gestión de Guarderías Solicitud y Gestión de Cambio de Deportivo Solicitud y Gestión de Ayuda de Lentes Solicitud y Gestión de Oficio para Tramite de Visa en la Embajada Americana Solicitud y Gestión de Trámite en el ISSSTE Solicitud y Gestión de Trámite en FOVISSSTE Solicitud y Gestión de Hoja Única de Servicios Solicitud y Gestión de Constancia Laboral (A quien corresponda). Una vez que se adquiera el dominio, las capacidades y experiencia necesarias sobre la plataforma BPMS se procederá a implementar los procesos críticos de la Comisión esperando la conformación de una Fabrica de Procesos en la cultura organizacional de la CNBV

25 Antecedentes Fábrica de Procesos

26 Antecedentes: la Fábrica de Software En 1968, R. W. Bemer empleo por primera vez el termino; afirmando que en ese entonces no se contaba con el entorno de trabajo adecuado para gestionar el desarrollo de software es imposible que los programadores hagan buen software simplemente bajo supervisión humana, mientras que una fábrica tradicional, se tiene más que supervisión humana. Ya que se mide y controla la productividad y la calidad. Se mantienen registros financieros que se utilizan para realizar una contabilidad de costos y la planificación de la producción En 1969, se funda la primera fábrica de software: Hitachi Software Works

27 Antecedentes: la Fábrica de Software En 1975, la Systems Development Corporation (en ese entonces parte de RAND Corporation, un centro de investigación) funda la primera fábrica de software en Estados Unidos No obstante, es en Japón donde proliferó la creación de fábricas de software: NEC: 1976 Toshiba: 1977 Fujitsu: 1979 Hitachi y NTT: 1985 Mitsubishi: 1987

28 Los 90s: Diversas aproximaciones a las Fábricas de Software 1. Fábricas basadas en Entornos de Desarrollo Integrados Se utilizaban herramientas CASE(Computer Aided Software Engineering), Entornos Integrados de Desarrollo de Software (ISDE) y Entornos de Ingeniería Orientados al Proceso(Process centered Software Engineering Environment, PSEE) Se busca producir una arquitectura y un marco de trabajo para los ISDE, a través de la creación de una instancia de la fábrica en la organización de desarrollo El modelado de procesos se pretenden estandarizar y soportar mediante herramientas automáticas Esta propuesta fue usada por grandes empresas europeas, fabricantes de computadoras, desarrolladoras de software y universidades.

29 Los 90s: Diversas aproximaciones a las Fábricas de Software 2. Fábrica de componentes basadas en experiencia Experiencia desarrollada en el SEL (Software Engineering Laboratory) de la NASA, con el fin de experimentar con nuevas tecnologías en entornos de producción Se orientaron a alcanzar tres objetivos: mejorar la eficacia del proceso, reducir la cantidad de re-proceso y reutilizar los productos de ciclo de vida Ejemplos reales de factorías de experiencia son el SEL (Software Engineering Laboratory) del Goddard Space Flight Center de la NASA, el SEC (Software Experience Center) de DaimlerChrysler, o el EPIK (Engineering Process Improvementand Knowledge Sharing) de ICL.

30 Los 90s: Diversas aproximaciones a las Fábricas de Software 3. Fábrica de software basada en la madurez de procesos Basado en el modelo CMM, patrocinado por el Departamento de Defensa de EEUU con el fin de evaluar a los subcontratistas El objetivo es crear un marco para la mejora de procesos software que permitan conseguir un proceso predecible, fiable y auto-mejorable que produzca software de alta calidad.

31 Los 90s: Diversas aproximaciones a las Fábricas de Software 4. Fábrica de software basada en la reutilización Una reutilización efectiva requería más que el uso de tecnología para la gestión bibliotecas y código, ya que utilizar sólo la metáfora de la biblioteca limitaba los resultados de la reutilización, una propuesta de solución a este problema fue relacionar familias de soluciones (Griss, 1993) Combinación de la noción de fábrica de software de los años anteriores con la idea de los sistemas de fabricación flexible para dar lugar a la fábrica de software flexible en las que se construyen las partes para trabajar juntas Se optimiza la producción de componentes y el ensamblado de productos con el fin de decrementar el reproceso de ingeniería Se concentra en prestar atención a los estándares de construcción, certificación y pruebas, haciendo trabajar de manera conjunta las guías de diseño y los procesos cuidadosamente afinados. También aprovecho los principios del modelo CMM

32 Los 90s: Diversas aproximaciones a las Fábricas de Software 5. Fábricas de renovación de software Surgen al final de la década de los noventa cuando se agudizaron aún más los clásicos problemas del mantenimiento de software, sobre todo por las conversiones de los programas existentes debido al problema del año 2000 y la introducción del euro. En estas fábricas, se modelaron una especie de línea de ensamblado, que pasaba por una secuencia de herramientas de transformación que se aplicaban a los programas Se presentan propuestas de generación de componentes para la fábrica de renovación de software aplicando en ello: transformadores de código, regeneradores, re-estructuradores, migradores, etc.

33 Los 90s: Diversas aproximaciones a las Fábricas de Software 6. Fábricas enfocadas a otras técnicas de gestión de la calidad Aplicación de TQM (Gestión de Calidad Total) y reutilización, así como generadores de código y herramientas CASE, buscando la flexibilidad de las fábricas de software Se trasladaron métodos de la fabricación de automóviles a las fábricas de software, como el proceso de desarrollo concurrente que integra conceptos convencionales de proceso-producción con los sistemas de producción esbeltos (lean) y otras técnicas de gestión basadas en el tiempo. Estas técnicas lean persiguen la eliminación del desperdicio dentro de una organización, combinando la planificación y los sistemas de producción.

34 Años 2000: Componentes, Modelos y Líneas de Productos Se consolida la ingeniería basada en modelos, el desarrollo basado en componentes, las líneas de producto y los modelos de madurez de procesos Una propuesta más reciente de modelo de fábrica de software para organizaciones chinas, se expresa mediante la siguiente fórmula: Fábrica Software = (Especificaciones de Gestión, Líneas de producto) x (Procesos, Personas, Técnicas) Ya que se combina, desde el punto de vista directivo, la gestión de la calidad orientada a procesos, con el punto de vista técnico, de las líneas de producto basadas en tecnologías de componentes. En esta propuesta se integran ISO9000, CMM y PSP/TSP. Microsoft vuelve a poner de moda a nivel internacional el concepto de fábrica de software como enfoque de desarrollo de aplicaciones en el que confluyen el desarrollo basado en componentes, el desarrollo dirigido por modelos y las líneas de producto software. Lenguajes Específicos de Dominio (DSL), patrones, armazones (frameworks), y herramientas (incluido código y metadatos) son los elementos que permiten implementar el esquema para construir un miembro de la familia de productos.

35 Aplicación a la Fábrica de Procesos La combinación de modelos de madurez, estándares de calidad, así como el análisis y modelado de procesos de negocio (BPM), y arquitecturas orientadas a servicios (SOA), permiten el desarrollo de Fábricas de Procesos Asimismo, la combinación de estos conceptos permiten la concepción de negocios inteligentes, por medio del análisis de patrones de negocio (procesamiento complejo de eventos).

36 Modelo integrado a una Fábrica de Procesos SERVICIOS DE CICLO DE VIDA Atención a Usuarios Soporte Técnico Mejora Continua PROCESOS DE FABRICACION TECNOLOGIAS DE PRODUCCION BPMN BPM SOA ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL CMMI ISO PARADIGMA ORGANIZACION INTELIGENTE SISTEMAS DINAMICOS

37 Dirección General de Informática Adopción de una Plataforma BPMS en la CNBV

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