Gestión de Requerimientos: el talón de Aquiles de los proyectos

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1 1 Gestión de Requerimientos: el talón de Aquiles de los proyectos Guilherme Siqueira Simões Enlighten your software 1 de Julio de 2015

2 2 Agenda Qué es la gestión de requerimientos? La importancia de la gestión de requerimientos para los proyectos La relación de la gestión de requerimientos con la dirección de proyectos Las funciones principales de la gestión de requerimientos Dificultades comunes en la gestión de requerimientos Cómo mejorar la gestión de requerimientos? Nueva Certificación del PMI: Professional in Business Analysis (PBA)

3 Qué es la Gestión de requerimientos para el PMI? Es la disciplina responsable por planear, analizar, documentar, acompañar, comunicar y controlar requerimientos * Involucra comunicación entre miembros del equipo del proyecto y los otros interesados, y adaptaciones para los cambios de requerimientos durante todo el proyecto Requerimiento: una condición o capacidad que debe estar presente en un producto, servicio o resultado para satisfacer un contrato u otra documentación formalmente impuesta. (PMBOK 5ª edición) *PMI s Pulse of the Profession: Requirements Management A Core Competency for Project and Program Success

4 Importancia de la Gestión de Requerimientos* Las principales causas de fracasos en proyectos son: Scope Creep Comunicación deficiente Baja participación de los interesados Apoyo inadecuado del patrocinador Todos estos problemas involucran y/o impactan requerimientos 47% de los fracasos tienen como causa gestión de requerimientos deficiente *PMI s Pulse of the Profession: Requirements Management A Core Competency for Project and Program Success

5 Importancia de la Gestión de requerimientos Ahora enfocando proyectos de software: 20% de los defectos tienen su origen en requerimientos **Software Defects Origins and Removal Methods Capers Jones Encontrar y corregir defectos en el software después de entregado es >100 x más costoso que hacerlo en la fase de requerimientos ***Software Defect Reduction Top 10 List Barry Boehm y Victor Basili

6 Qué es calidad? Calidad es el grado en que un conjunto de características inherentes cumple con los requerimientos - ISO 9000 Pero, Cómo asegurar calidad si hay errores en los requerimientos? (Recuerde: 20% de los defectos de software son originados en requerimientos) 6

7 Definición de requerimiento ISO/IEC/IEEE (1) Condición o capacidad que un usuario necesita para resolver un problema o lograr un objetivo (2) Condición o capacidad que debe cumplir o poseer un sistema o uno de sus componentes para satisfacer un contrato, estándar, especificación u otra documentación formalmente impuesta (3) Representación documentada de una condición o capacidad como en (1) o (2) deseo (proyecto) producto...o Especificación de requerimientos Documentación de las capacidades del proyecto o producto 7

8 8 Gestión de Requerimientos x Dirección de Proyectos 4.1 Desarrollar Acta de Constitución del Proyecto 5.1 Planificar la Gestión del Alcance Gestión del Alcance 4.2 Desarrollar Plan para la Dirección del Proyecto 5.6 Controlar el Alcance 4.3 Dirigir y Gestionar el Trabajo 5.3 Recopilar Requerimientos 5.3 Definir el Alcance 5.4 Crear la WBS 13.1 Identificar a los Interesados 13.2 Planificar la Gestión de los Interesados 5.5 Validar el Alcance 8.3 Controlar la Calidad

9 9 Visión Funcional de la Gestión de requerimientos Elicitación Identifica necesidades de un conjunto de interesados Análisis de requerimientos Documenta, organiza, modela, verifica y valida los requerimientos Prioriza, administra conflictos, problemas y cambios con el fin de garantizar el acuerdo sobre el alcance de la solución, identificando la mejor forma de comunicar los requerimientos y la manera de como será mantenido el conocimiento obtenido para uso futuro Monitoreo y Control

10 Visión Funcional de la Gestión de requerimientos 10 Elicitación Búsqueda, investiga necesidades Información Análisis de requerimientos Organiza, especifica, verifica y valida Cambios Administra conflictos y cambios, busca aprobación, prioriza Requerimientos Monitoreo y Control

11 Cuáles son los problemas en esta tira cómica? 11

12 12 Y si no hubiera teléfono roto? Entregar exactamente lo que el cliente pide garantiza su satisfacción?

13 13 Principales Dificultades con Requerimientos Dificultad: Comunicación Proporcionar información sin subjetividad o ambigüedad: Los requerimientos se expresan a menudo en lenguaje natural, lo que facilita la comprensión, pero da lugar a varias interpretaciones Falla en la interpretación del mensaje entre el analista de requerimientos y interesados. La propagación errónea de los requerimientos para los otros miembros del equipo involucrados en el proyecto Solución: Desarrollar habilidades de comunicación: escrita, verbal, non-verbal e interpersonal

14 14 Principales Dificultades con Requerimientos Dificultad: Acceso a los interesados No siempre está al alcance del analista seleccionar las personas con quien levantar requerimientos A veces un intermediario es seleccionado para desempeñar el rol de un interesado. Esto es común cuando el interesado es externo a la organización (cliente, proveedor, aliado, etc) Esto significa un riesgo considerable de que la información recolectada no sea la más adecuada No tengo tiempo. Cuál es el rol del interesado? Cliente directo? Cliente indirecto? Externo a la organización?

15 15 Principales Dificultades con Requerimientos Solución: Acceso a los interesados Los responsables de negocio y los desarrolladores deben trabajar juntos de forma cotidiana durante todo el proyecto. Cuarto Principio del Manifiesto Ágil Promover cultura de participación Ayuda de alguien con más autoridad Enfocar métodos de levantamiento que necesiten de menos tiempo del interesado: observación, análisis de documentación, cuestionarios Buscar otra persona con más interés y disponibilidad

16 16 Principales Dificultades con Requerimientos Dificultad: Usuarios que no saben lo que desean Esta dificultad varia desde aquellos que no saben decir lo que quieren, hasta aquellos que dicen la necesidad incorrecta. Y esto es un escenario muy frecuente Qué hacer? Cambiar los usuarios?

17 17 Principales Dificultades con Requerimientos Solución: Acceso a los interesados El gran valor del trabajo de requerimientos es comprender correctamente las necesidades, aunque el usuario no sepa decir con claridad lo que desea. El trabajo debe ser proactivo, no pasivo Los métodos a aplicar deben ser bien evaluados. Lo que funciona bien para algunos no funciona para todos. Prototipos y observación son efectivos para traer información de quién no sabe expresarse

18 18 Principales Dificultades con Requerimientos Dificultad: Requerimientos implícitos O los requerimientos obvios, pero no explícitos El analista escucha a los interesados, documenta sus necesidades, diseña una solución, valida la misma con éstos y obtiene aprobación. El producto es desarrollado y en la entrega varias necesidades no mencionadas antes son presentadas Quién falló? Los interesados? El analista? A B C Correcto Especificado

19 19 Principales Dificultades con Requerimientos Solución: Requerimientos implícitos Creer que el trabajo de requerimientos está restricto al explícito no es realista No hay método o herramienta que garantice que la especificación sea completa. Todavía hay como minimizar: Profundizar conocimiento en el negocio Observación Prototipos

20 20 Principales Dificultades con Requerimientos Dificultad: Cambios "(...) requerimientos cambian a un ritmo de 2% por mes (...)" - Capers Jones en Software Engineering: The State of the Art in 2008.

21 21 Principales Dificultades con Requerimientos Solución: Cambios Cambios generan trabajo adicional. Todavía, no todos significan problema. Cambios deberían existir para aumentan (o preservar) el valor del proyecto Un trabajo de requerimientos pasivo, casi siempre resulta en muchos cambios innecesarios después (para corregir el alcance). Posición proactiva es clave Elaborar una especificación modificable

22 Personas Procesos Cultura 22 Cómo mejorar la Gestión de Requerimientos? Gestión de Requerimientos Sólo 20% de las empresas relatan alta madurez en la gestión de requerimientos

23 23 Mejorar la Gestión de Requerimientos: Personas Invertir recursos adecuados (ej.: tiempo, personal calificado) en la gestión de requerimientos 51% de las empresas no lo hacen Desarrollar habilidades necesarias para la gestión de requerimientos 34% de las empresas no lo hacen bien

24 24 Mejorar la Gestión de Requerimientos: Proceso Estandarizar y formalizar procesos para uso consistente y amplio de buenas practicas de gestión de requerimientos en todas los proyectos < 50% de las empresas demuestran buen desempeño en las practicas de GR Calidad del producto Satisfacción del cliente final Competencia del responsable por GR Comprometimiento del Patrocinador Colaboración entre GP y responsable por GR Verificación y Validación de la Solución Definir/monitorear objetivos, beneficios y Alineación de expectativas con las partes Definición de los requisitos de negocio Gestión de Cambio 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

25 25 Mejorar la Gestión de Requerimientos: Cultura Sensibilizar la Administración y Patrocinadores del valor de la práctica da gestión de requerimientos en los proyectos para obtener apoyo y compromiso La mayoría de las organizaciones no valoran la GR como competencia fundamental en proyectos

26 26 Professional in Business Analysis (PMI-PBA) Análisis de Negocio es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas para: Identificar problemas y necesidades de negocio Identificar y recomendar soluciones viables para estas necesidades Recolectar, documentar y gestionar requerimientos de los interesados para cumplir objetivos de negocio y del proyecto Facilitar el trabajo del equipo del proyecto Análisis de Negocio casi siempre empieza antes del inicio del proyecto y sigue después de su cierre Gestión de requerimientos es un subconjunto del Análisis de Negocios Examen para credencial PMI-PBA inició en el 2014

27 27 Dominios cubiertos en el examen PMI-PBA Evaluación de Necesidades: Entender un problema (o oportunidad) de negocio y evaluar opciones para ayudar a elaborar una solución efectiva Planeación: Plan para gestionar las actividades de BA en el proyecto. Define herramientas, políticas y procedimientos para el plan de gestión de requerimientos, rastreabilidad, control de cambio y documentos y criterios de aceptación Análisis: Tareas para la recolecta, análisis, descomposición, aceptación, aprobación, especificación y validación de requerimientos del proyecto o producto Trazabilidad y Monitoreo: Gestiona tanto el ciclo de vida de los requerimientos así como la comunicación de su estatus a los interesados Evaluación de la Solución: Evalúa que tan bien cumple con la solución a los requerimientos y necesidades de negocio. Incluye pruebas, evaluación de deficiencias y aceptación

28 28 Para saber más PMI s Pulse of the Profession: Requirements Management A Core Competency for Project and Program Success Business Analysis for practitioners: a practice guide (PMI) Requirements Management Knowledge Center of Excellence ( PMI Professional in Business Analysis (PMI-PBA) ( A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge BABOK 3.0 (IIBA)

29 29 Cierre Preguntas? Gracias por la atención y participación! Guilherme Siqueira Simões linkedin.com/in/guilhermesimoes Skype: guilherme.s.simoes

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