UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR COORDINACIÓN DE INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN

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1 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR COORDINACIÓN DE INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN DISEÑO E IMPLANTACIÓN DE UN MODELO DE PROCESO PARA LA RECUPERACIÓN DE MATERIALES RETORNABLES Por Gisela Falcón INFORME FINAL DE CURSOS EN COOPERACIÓN Presentado ante la ilustre Universidad Simón Bolívar Como Requisito Parcial para Optar al Título de Ingeniero de Producción Sartenejas, Febrero de 2006

2 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR COORDINACIÓN DE INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN DISEÑO E IMPLANTACIÓN DE UN MODELO DE PROCESO PARA LA RECUPERACIÓN DE MATERIALES RETORNABLES Informe de Pasantía realizado en: ACCENTURE, C.A. AUTOR: Gisela Elena Falcón Rodríguez CARNET: TUTOR ACADÉMICO: Prof. Edumilis Méndez TUTOR INDUSTRIAL: Ing. Cesar Cirigliano Sartenejas, Febrero de 2006 ii

3 DISEÑO E IMPLANTACIÓN DE UN MODELO DE PROCESO PARA LA RECUPERACIÓN DE MATERIALES RETORNABLES Realizado por: Gisela Elena Falcón Rodríguez Actualmente las empresas reservan gran parte de su presupuesto anual en la compra de materiales retornables necesarios para mantener equilibrado el ciclo de estos materiales dentro de la cadena de suministros; es por esto, que estimar la recuperación de estos materiales representa un elemento fundamental para regular la compra de estos insumos. En este sentido, surge el presente proyecto de pasantía, el cual consistió en diseñar e implantar un modelo de procesos que permita estimar la recuperación de materiales retornables del mercado utilizando la herramienta de planificación avanzada SAP, Advanced Planner & Optimizer (APO), y con ello estimar un plan de compras asociado a la existencia de inventarios y a la recuperación. Además, es un proyecto que tiene como objetivo optimizar el proceso de planificación de la recuperación de materiales retornables a través de la configuración y adaptación del módulo de Planificación de Demanda de la herramienta antes mencionada. Con la intención de lograr el objetivo propuesto, se utilizó la metodología AcceleratedSAP (ASAP) que permite lograr una implantación exitosa del sistema. La metodología está conformada por cinco fases; sin embargo, para efectos del proyecto de pasantía solo se participó en dos fases: la fase de análisis, en la cual se estudian los procesos actuales y se diseña el modelo a implantar; y la fase de Realización, en donde se construye el modelo en el sistema. Gracias a esta metodología se logró diseñar y configurar un modelo que genera planes asociados al proceso de recuperación de materiales retornables más cercanos a la realidad, basados en pronósticos estadísticos que toman en consideración la historia, para luego ser ajustados por varias áreas del negocio que se encuentran involucrados en el proceso. iii

4 A mis amados Falcon s y Eduardo... iv

5 A mis padres por el gran apoyo que me brindaron. A Ana Leticia, mi tutora y amiga en el proyecto, por enseñarme todo lo que hoy en día sé de APO. A Cesar por haber confiado en mí y brindarme la oportunidad de formar parte del equipo APO. A todo mis compañeros del Proyecto APOLO. A Edumilis, por su paciencia y apoyo. v

6 ABAP/4: se refiere al lenguaje de programación utilizado para desarrollar el sistema SAP R/3. Las siglas significan en español, Programación de Aplicaciones Avanzadas de Negocio. ACN: Accenture. Agencia: Centro de recepción de producto terminado y material retornable para la posterior redistribución entre clientes y planta. Ajuste: Movimiento de materiales que se registra en el sistema SAP R/3 cuando se tiene mayor o menor cantidad de la esperada. Éste movimiento aplica para todos los MR en agencias y en plantas. Ambiente de Desarrollo: Servidor de aplicación donde se realiza la configuración del modelo a implantar. En el se realizan pruebas unitarias (pruebas para verificar el funcionamiento de cada transacción y función del sistema). Ambiente de Calidad: Servidor de aplicación donde se realizan pruebas de integración con otros procesos. Ambiente de Producción: Servidor de aplicación donde funcionará el sistema una vez implantado de forma definitiva. Área de Planificación: Es la estructura central de información del módulo de Planificación de la Demanda y Planificación de la Cadena de Suministro de la herramienta SAP APO. Contiene las características y ratios de planificación y determina cuando y como deben ser alamacenados los resultados de planificación.

7 2 A1: Área de planificación de producto de terminado existente actualmente en el sistema. Cuenta con un nivel de planificación Región - Producto. A2: Área de planificación de producto de terminado existente actualmente en el sistema. Cuenta con un nivel de planificación Zona de Venta - Producto. A4: Es una de las áreas de planificación a implantar y está diseñada específicamente para llevar el control de los Accesorios negocios (vasos, tapas y Bombonas CO2). Cuenta con un nivel de planificación Ubicación- Producto. A5: Es una de las áreas de planificación a implantar y está diseñada específicamente para llevar el control de los materiales retornables del negocio. Cuenta con un nivel de planificación Ubicación- Producto. Características: Permite agrupar los datos de los ratios. Como ejemplo podemos citar: categoría, marca, empaque, producto (sku), país, región, ubicación (agencia), canal y área. Carpeta: Disposición de la pantalla de planificación interactiva. Permite el diseño de la pantalla para cubrir o satisfacer necesidades individuales de cada proceso. Casilleros BIB: Bag In Box. Casillero plástico retornable que lleva el jarabe de refresco para las máquinas de Fountain. Casilleros 350: Conocidos también como Gaveras. Centro: Nombre que del sistema SAP APO para identificar a las agencias y a las plantas. Clientes Especiales: Es una clasificación que le da al negocio a aquellos clientes que demandan grandes cantidades de producto terminado. Se encuentran divididos en: 2

8 3 cadenas nacionales de supermercados, cadenas de farmacias y tiendas de conveniencia (tiendas de las estaciones de gasolina). Cobro: Movimiento en el cual se cobra el vacío cuando el cliente devuelve menos cajas de las compradas. Colocación: Movimiento en donde se da un descuento en el líquido y se cobra el vacío. Comité de Pronóstico: Reunión llevada a cabo una vez al mes que tiene como finalidad revisar los estimados de ventas logrados a través de las partes integrantes del proceso de Planificación de la Demanda: Ventas, Mercadeo y Logística. Datos Maestros: consiste en un conjunto de elementos básicos que son definidos en la herramienta de planificación SAP APO para modelar las restricciones y relaciones entre cada uno de los elementos que componen la cadena de suministros. Estos datos pueden representar productos, ubicaciones, recursos de producción, manipulación, almacén y transporte entre otros. Datos Transaccionales: son un conjunto de documentos generados en el sistema como resultado de la ejecución de los procesos. Constituyen el registro de la información relacionada con los procesos que se realizan constantemente en el sistema. Estos datos representan los documentos asociados al despacho de productos, órdenes de fabricación, pedidos de distribución y otros. Demand Planning (DP): Módulo de SAP APO encargado de la planificación de la demanda. Desocupación: Término introducido en el negocio para calcular la cantidad de paletas y chapa-fortes que se desocupan, es decir, que se encuentran sin producto terminado. 3

9 4 Dimensiones: Son las distintas divisiones en las que se encuentran ubicadas los niveles de planificación. Para el caso del Proyecto existen tres dimensiones: Geográfica, Cliente y Producto. Enterprise Resource Planning (ERP): Sistema de información destinado a la gestión y planificación de los recursos de una organización. Las siglas significan, en inglés, Sistema de Planificación de Recurso Empresariales. Inteligencia de Negocio: Es la incorporación de todos aquellos eventos de carácter nacional que afectan a la demanda, tales como: promociones, aperturas de nuevos canales, cambios de precio, comportamientos estaciónales de venta, entre otros. Limpieza de Datos Históricos: Corrección de los datos históricos de venta eliminando los efectos de eventos significativos y no repetitivos. Mainframe: soluciones capaces de procesar grandes volúmenes de información y de asistir, simultáneamente, a una alta cantidad de usuarios. Máquinas de Fountain: Son las máquinas que utilizan algunos locales para servir las bebidas en los vasos. Consta de varios dispensadores, uno para cada producto. Ella debe operar en conjunto con las bombonas de CO2 y el jarabe que se encuentra en los casilleros BIB. Modulo Demand Planning (DP): Herramienta de planificación y programación introducida por SAP que soporta decisiones en tiempo real y permite optimizar la red de trabajo a lo largo de toda la cadena de suministro. Obsequio: Movimiento que se registra en SAP R/3 donde obsequia el líquido y da salida al vacío. 4

10 5 Outsourcing: Se refiere a la adquisición de servicios de un proveedor externo a la Empresa. Pago: Movimiento que se registra en SAP R/3donde se paga el vacío al cliente cuando éste devuelve más cajas de las vendidas. Plan Dinámico: Estimación de ventas mensuales de acuerdo a la incorporación de la inteligencia de negocio de cada una de las partes integrantes de este proceso. Plan Operacional: Cifras estimadas de ventas para un horizonte de 15 meses producto del resultado del modelo econométrico y de la validación del Comité de Pronóstico. Planta: Centro donde se fabrica y almacena el producto terminado. PT: Producto Terminado. PTR: Producto Terminado Retornable. Ratio: Línea de datos de información que se expresa en el sistema. Ejemplo: Histórico de Ventas, Pronóstico estadístico final, Plan de Ventas Mercadeo, Plan de Ventas Territorio, Plan de Ventas Área, Plan de Ventas Región, Plan de Logística, Plan Consenso, Cuota de Ventas, Plan Dinámico. Recuperación del MR: Término utilizado en el negocio para calcular cual va a ser el retorno del material retornable del mercado a las agencias. Cuando se habla de recuperación se hace referencia a una cifra o un porcentaje. Roturas: Movimiento de materiales que se aplica para registrar las roturas de los MR en el sistema SAP R/3. Existen movimientos de roturas en las agencias para las botellas, casilleros (350 y litro) y casilleros B.I.B; y en las plantas existen para todos los MR. 5

11 6 R/2: primer sistema abierto creado por la empresa SAP AG para sustituir a los mainframe. Constituyó una solución monolítica que continúo manteniendo muchos de los problemas de los mainframe. R/3: sistema abierto, diseñado para cubrir de forma global y en tiempo real, las necesidades de gestión o información de corporaciones de tipo medio/grande. Está constituido por un conjunto de módulos integrados que cubren una amplia variedad de funciones del negocio. Utiliza la tecnología cliente-servidor. SAP Advanced Planner and Optimizer (SAP APO): consiste en una herramienta de planificación avanzada de la cadena de suministros desarrollada por la empresa SAP. SAP BW: Herramienta de SAP que permite construir y visualizar reportes de forma estándar. Siembra: Movimiento que se registra en SAP R/3en el cual se cobra el líquido y se da salida del vacío. SKU: Stock Keeping Unit. Supply Network Planning (SNP): Módulo de SAP APO encargado de la planificación de la cadena de suministro. Técnicas y Procedimientos: los aspectos más específicos y concretos del método que se usan en cada investigación. Tecnología Cliente/Servidor: a nivel de software, el concepto cliente se refiere al ente que puede solicitar un servicio y el concepto servidor al que lo puede proporcionar. Cuenta con una tecnología de tres niveles, que garantiza que se establezca una separación entre servidores de presentación, de base de datos y de aplicaciones. 6

12 7 Transportation Planning/ Vehicle Scheduling (TP/VS): Módulo de SAP APO encargado de la planificación de Transporte y Programación de Vehículos. Vacío: Es el conjunto formado por una gavera y las botellas vacías que ocupan la gavera. Vista: Muestra el horizonte de tiempo analizado en períodos anuales, mensuales o semanales. RESUMEN DEDICATORIA AGRADECIMIENTOS ÍNDICE DE SÍMBOLOS, ABREVIATURAS Y GLOSARIO III IV V VI CAPÍTULO 1. INTRODUCCIÓN Descripción del Problema Justificación del Proyecto Objetivo General Objetivos Específicos 3 CAPÍTULO 2. ENTORNO EMPRESARIAL 4 7

13 Descripción de la Empresa Ubicación del Pasante 6 CAPÍTULO 3. MARCO DE REFERENCIA CONCEPTUAL Cadena de Suministro Gestión de la Cadena de Suministro Planificación de la Cadena de Suministro Planificación de la Demanda Planificación de Suministro Planificación Detallada de la Producción Planificación de Cumplimiento Sistemas ERP Sistema SAP Sistema SAP R/ Sistema SAP APO Módulos de SAP APO Módulo de Planificación de la Demanda (DP) Ambientes dentro del sistema SAP R/3 y SAP APO 18 CAPÍTULO 4. METODOLOGÍA DE EJECUCIÓN Metodología de ejecución del Proyecto Preparación Inicial Análisis Realización Preparación Final Puesta en Marcha. Soporte Post-Implantación 22 CAPÍTULO 5. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Situación Actual del módulo DP en la empresa Situación Actual de la Recuperación del Material Retornable Materiales Retornables Recuperación de Botellas y Casilleros (350cc y Litro) Recuperación de Casilleros BIB Recuperación de bombonas CO Desocupación de Paletas y Chapa-Forte 31 CAPÍTULO 6. PROPUESTA DE MEJORA Premisas del Modelo Propuesto Descripción del Modelo Propuesto Recuperación Mercado/Agencia Manejo en Agencia Manejo en Planta Planes relacionados a la Recuperación de botellas, casilleros y bombonas Plan de Recuperación Plan de Manejo en Centro Plan de Inventario en Agencia Planes relacionados a la Recuperación de paletas y chapa-fortes Plan de Recuperación Plan de Manejo en Centro Plan de Inventario en Agencia Niveles de Planificación 45 8

14 Indicadores Validación del Modelo Propuesto Preparación para Configuración Adiestramiento Interno y Escenarios de Negocios Configuración base y detallada Pruebas Unitarias 51 CAPITULO 7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones Recomendaciones 54 CAPITULO 8. BIBLIOGRAFÍA 55 CAPITULO 9. ANEXOS 56 Figura 1. Módulos de SAP APO. 15 Figura 2. Componentes Área Planificación 17 Figura 3. Metodología de ejecución del Proyecto 19 Figura 4. Fases de la Metodología de ejecución del Proyecto. 22 9

15 10 Figura 5. Estructura del Proyecto 24 Figura 6. Niveles de Planificación de A1 26 Figura 7. Niveles de Planificación de A2 27 Figura 8. Términos utilizados en el Proceso de Recuperación del MR 36 Figura 9. Diagrama de Planes asociados al Plan de Recuperación MR 39 Figura 10. Diagrama de Planes asociados al Plan de Manejo en Centro 41 Figura 11. Niveles de Planificación Recuperación MR. 46 Figura 12. Carpetas de Planificación A5 49 Tabla 1. Ratios Movimiento de Cobro 37 Tabla 2. Ratios asociados al cálculo del Plan de Recuperación MR 39 Tabla 3. Ratios asociados al cálculo del Plan de Desocupación 42 Tabla 4. Ratios asociados al cálculo del Plan de Manejo e Inventario en Centro. 44 Tabla 5. Indicadores Recuperación MR

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17 12 Hoy en día las empresas dependen ampliamente de su entorno, el cual, se encuentra influido por eventos o situaciones de naturaleza: sociocultural, tecnológicos, políticos, económicos, ecológicos, demográficos, etc. o combinaciones e interacciones de ellos. Igualmente, la competencia mundial, la demanda volátil, las necesidades particulares de los clientes y los ciclos de vida cada vez más cortos de los productos, junto a otros factores determinan profundas variaciones en la forma de llevar a cabo las relaciones entre fabricantes, proveedores, distribuidores, clientes y consumidores. El éxito empresarial depende de un continuo y sistemático proceso de adaptación y adecuación a su entorno y a la búsqueda de una posición estratégica en el mercado que garantice la rentabilidad de sus operaciones. Dentro de este orden de ideas, las empresas deben focalizar sus capacidades y habilidades al manejar correctamente sus recursos y asegurar una cadena de suministro eficiente y así satisfacer las necesidades de sus clientes. Dicha satisfacción no solamente esta basada exclusivamente en la calidad del producto; también lo son El Cuando y El Donde pues es imprescindible asegurar la disponibilidad del producto cuándo y donde el cliente lo exija. Se hace indispensable la utilización de una plataforma tecnológica que les permita tomar decisiones precisas, en tiempo real y con elementos de inteligencia de negocio especializadas en la optimización de la planificación de la cadena de suministro Con la finalidad de mejorar la gestión de la cadena de suministros surge el proyecto de pasantía, realizado en una empresa de bebidas de consumo masivo, en la cual se presentó la necesidad de mantener y garantizar el equilibro de los materiales retornables dentro de la cadena de abastecimientos de la organización. 12

18 13 Actualmente la empresa cuenta con la herramienta de planificación Advanced Planner and Optimizer (SAP APO), específicamente con el módulo para la Planificación de la Demanda (Demand Planning). La empresa Accenture, fue contratada para prestar sus servicios en la implantación de los módulos de Planificación de la Cadena de Suministro y de Planificación de Transporte y Programación de Vehículos de la herramienta SAP APO, así como de la creación de un área de planificación específicamente para la recuperación del material retornable (proyecto de pasantía). El siguiente informe contempla exclusivamente las dos primeras fases de la metodología de implantación (fase de análisis y fase de realización) en las cuales se fundamento el presente proyecto de pasantía. Por último, por acuerdos de confidencialidad entre la empresa de bebidas y Accenture, no serán mencionados el nombre de la empresa, productos y/o ubicaciones.!"#$%&$' El proyecto consiste en diseñar e implantar un modelo de procesos que permita estimar la recuperación de materiales retornables del mercado utilizando la herramienta de planificación avanzada SAP Advanced Planner & Optimizer (APO), y con ello estimar un plan de compras asociado a la existencia de inventario y la recuperación. Este proyecto se enmarca dentro de una iniciativa que abarca la implantación de la herramienta antes mencionada, para soportar todos los procesos de planificación de abastecimiento de una importante empresa de bebidas. ()*&+,!"#$%&$' La industria de bebidas reserva considerables sumas de dinero de su presupuesto anual destinadas a la compra de materiales retornables (botellas, casilleros 350 y litro, casilleros BIB, bombonas de CO2, paletas y chapa-fortes) necesarias para balancear el ciclo de estos materiales 13

19 14 dentro de la cadena de suministros. En este sentido, poder estimar la recuperación que se encuentran fuera del universo visible de la empresa, representa un elemento determinante para regular la compra de este insumo. -./&0$!,# El objetivo general para esta pasantía larga es optimizar el proceso de planificación de la recuperación de materiales retornables a través de la configuración y adaptación del módulo de Planificación de Demanda (DP) de la herramienta de planificación avanzada SAP APO. 1./&0$2+$ Analizar el proceso de planificación de materiales retornables llevado a cabo actualmente por la empresa cliente. Adquirir conocimientos específicos acerca de las funcionalidades del módulo de planificación de demanda aplicables a la planificación de recuperación de materiales retornables. Diseñar el proceso de planificación de recuperación de materiales retornables. Construir un prototipo de pruebas del nuevo proceso. 14

20 15 ( En la presente sección se describe la organización dentro de la cual se llevó a cabo el proyecto de pasantía larga. (!"#,3, La empresa dentro de la cual se desarrolló el proyecto de pasantía es una consultora, por lo que se considera conveniente comenzar con una breve descripción de la organización solicitante de los servicios de consultoría. La organización dentro de la cual se desarrolla el Proyecto constituye una de las empresas de bebidas más sólidas del país, con un nombre que no sólo es reconocido a nivel nacional sino que la convierte en una referencia a nivel internacional. Con miras a alcanzar los objetivos que la organización se ha propuesto para los próximos años, se ha iniciado un proyecto de implantación de la herramienta SAP APO, la cual les permitirá lograr una planificación avanzada de la cadena de suministro. Para lograr su objetivo, la empresa ha buscado la asesoría de la compañía consultora Accenture. Accenture es una empresa que fue fundada en los Estados Unidos en el año de 1.989, bajo el nombre de Andersen Consulting, buscando optimizar procesos mediante la oferta de servicios de consultoría enfocados en las áreas de implantación de nuevas tecnologías. En el año 2001 la organización pasó a llamarse Accenture, iniciando un cambio en la estructura organizacional, lo que le permitió convertirse en una compañía que cotiza en el Mercado de Acciones de la ciudad de Nueva York, bajo las siglas ACN. Específicamente sus funciones se centran en proporcionar ayuda a sus clientes en identificar oportunidades y penetrar en nuevos mercados, aumentar las ganancias en los mercados existentes, mejorar el desempeño operativo, y hacer llegar sus productos o servicios de una forma más eficiente a los consumidores o clientes finales. 15

21 16 La compañía provee sus servicios a dieciocho (18) sectores industriales, por lo que para canalizar su servicio a estos, la empresa se organiza en cinco (5) grupos operativos principales: Comunicaciones y Alta Tecnología: Encargado de los sectores de comunicaciones, electrónica y entretenimiento. Servicios Financieros: Se ocupa de los sectores de Mercado de Capitales, la Banca y las Compañías Aseguradores. Productos: Trabaja con los sectores de productos para consumo masivo, equipos industriales, automóviles y transporte. Recursos: Se ocupa de la atención a industrias de servicios básicos, químicas, energéticas, forestales y mineras. Gobierno: Apoya la gestión de gobiernos o instituciones independientes en jurisdicciones nacionales o regionales. Cabe destacar que este grupo operativo no opera actualmente en la oficina de Caracas. Para apoyar la gestión de estos grupos se encuentran siete (7) líneas de servicio: 1. Gerencia de las Relaciones con el Cliente 2. Gerencia de la Cadena de Suministro 3. Ingeniería de Soluciones 4. Soluciones Operativas (Outsourcing) 5. Estrategia 6. Arquitectura del Negocio 7. Investigación Tecnológica e Innovación. Todos los recursos de Accenture, incluyendo los grupos operativos y líneas de servicio, pueden combinarse de forma tal que se logre satisfacer los requerimientos del cliente y las necesidades de cada proyecto en particular. En la rama de la consultoría Accenture, se encuentra dividida en tres grandes áreas, de acuerdo a grupos de trabajo: 16

22 17 1. Consultoría de Negocios 2. Consultoría de Integración de Negocios y Sistemas 3. Consultoría de Tecnología. ((.,!"#,,!& El Proyecto en donde se ubica esta pasantía larga, pertenece al Grupo Operativo de Productos, y se encuentra ubicado dentro del de Consultoría de Negocios y Sistemas. El equipo de Proyecto se encuentra divido en función de los procesos involucrados con la cadena de suministros (Demanda, producción, abastecimiento, transporte). Cada grupo estará encargado de optimizar los procesos del negocio a través de los distintos módulos que SAP APO ofrece. La pasantía larga se desarrollo en el equipo de Planificación de la Demanda, conformado por varios consultores de Accenture y representantes de la empresa cliente. 17

23 18 - Este Capítulo describe los conceptos asociados al tema que plantea este proyecto de pasantía larga y que permiten ofrecer una referencia teórica del mismo. -,"!,"*3!&$ En términos generales una cadena de suministro o de abastecimiento es una red de entidades (generalmente proveedores, fabricantes, distribuidores, clientes y consumidores) las cuales se encuentran vinculadas entre sí por un flujo físico y un flujo de información. 1 Los flujos físicos comprenden la transformación, movimiento y almacenamiento de productos y materiales. Estos son la parte más visible de la cadena de suministro. Los flujos de información permiten la coordinación entre las entidades de la cadena para la elaboración de planes a largo plazo y el control del flujo diario de materiales a lo largo de ella. En su caso más común, una cadena de abastecimiento de una empresa engloba las siguientes actividades principales: la adquisición de materias primas, la fabricación del producto terminado, la distribución hasta el vendedor final y la compra por parte del consumidor. De acuerdo a esto, en una cadena de suministro se definen tres (3) funciones básicas que comprenden las actividades descritas anteriormente y definiremos como: Procura: Adquisición de materias primas que servirán de apoyo para el fabricante. Fabricación: la fabricación del producto. Cumplimiento: la gestión de actividades involucradas en la distribución del producto hacia el consumidor final. -(&!"#,,"!,"*3!&$ Existen dos nociones que engloban el concepto de la gestión de la Cadena de Suministro. La primera se basa en que todo producto que llega a un consumidor final representa un esfuerzo acumulado de múltiples organizaciones, las cuales comprenden la Cadena de Suministro. 18

24 19 Las Cadenas de Suministro han existido desde hace mucho tiempo; sin embargo, la mayoría de las empresas se han concentrado específicamente en lo que sucede dentro de si mismas, sin comprender la cadena completa de actividades que implica lograr llevar el producto al consumidor final, a esto se le conoce como la segunda noción. Todo esto explica el porqué es tan común encontrarse con Cadenas de Suministro que cuentan con poca comunicación entre sus partes haciéndolas cadenas ineficientes. La gestión de la cadena de suministro requiere de la combinación de procesos y tecnología de información que integre todas las entidades que componen dicha cadena en un solo proceso continuo, que incluye una coordinación entre y a través de las distintas organizaciones que participan en ella y de las distintas áreas que componen cada organización (mercadeo, logística, finanzas, producción, etc.). Por lo tanto, la gestión de la Cadena de Suministro requiere de la revisión activa de la cadena para maximizar el valor agregado en el consumidor y alcanzar una ventaja competitiva en el mercado. Representa un esfuerzo conciente de una organización para desarrollar y ejecutar su cadena de suministro de la manera más efectiva y eficiente posible, incluyendo la coordinación y colaboración con los demás elementos ajenos a la empresa pero pertenecientes a la misma cadena, como lo pueden ser: proveedores, intermediarios y clientes. --#,!+,!"#,,"!,"*3!&$ El proceso de la planificación de la cadena de suministro consiste en equilibrar el suministro disponible con la demanda, permitiendo a las organizaciones integrar y planificar todas las funciones de la cadena a través de todos sus componentes. 2 La planificación de la cadena de suministro está sujeta a que las organizaciones sean capaces de comprender y predecir la demanda de sus consumidores para luego poder satisfacerla con un inventario apropiado de productos y una asignación eficiente de recursos de producción y transporte. 19

25 20 Las actividades de la planificación de la cadena de suministro pueden ser agrupadas en cuatro (4) procesos principales de planificación: -- #,!+,!"#,3,!",' Consiste en identificar, agregar y priorizar todas las fuentes de demanda para la cadena de suministro de un producto al nivel, horizonte e intervalo apropiado. En resumen, su objetivo es lograr un pronóstico de qué productos querrán los consumidores, en qué cantidad y en qué momento los querrán tener. Generalmente una organización cuenta con múltiples pronósticos de la demanda de acuerdo a cada área de la empresa, el proceso de planificación de la demanda debe lograr la consolidación de tales pronósticos en uno sólo que pueda utilizarse en toda la organización. Adicionalmente, el resultado final de la planificación debe tener distintos grados de segmentación y agregación para que pueda ser utilizado de acuerdo al área de la organización que lo requiera. --( #,!+,!"*3!&$' Consiste en asegurar un suministro adecuado de productos en el sitio correcto y en el tiempo apropiado para satisfacer la demanda de los clientes. Las organizaciones emplean este proceso para planificar los requerimientos de productos terminados y determinar cómo satisfacer pedidos de cliente. En caso de que no exista suficiente capacidad de producción para cumplir con los requerimientos, el proceso permite evaluar distintos escenarios. El resultado final es un balance entre la demanda y el suministro. Para lograr esto, el proceso de planificación de suministro tiene como objetivos: 20

26 21 Planificar dónde y en qué momento fabricar el producto para satisfacer la demanda proyectada. Planificar cómo distribuir el producto desde las plantas a los centro de distribución y a los clientes. Planificar qué nivel de inventario debe mantenerse para satisfacer la demanda proyectada. --- #,!+,!&,#,","#,$"*!' El propósito de este proceso es apoyar el proceso de manufactura al determinar los recursos y secuencia de operaciones requeridos para la fabricación de un producto. Durante la planificación detallada de la producción la empresa genera un plan detallado de la producción requerida para fabricar un producto terminado. Tal plan se encuentra vinculado con el plan detallado de necesidad de materiales para asegurar la disponibilidad de materia prima cuando se requiera. El proceso le comunica al departamento de procura de la organización de aquellos materiales que se necesitan. El proceso debe abarcar los siguientes puntos: Asegurar la disponibilidad de maquinaria y los materiales para la producción cuando se requieran. Maximizar la utilización de los recursos. --1 #,!+,!"*3#3!&$' Como su nombre lo sugiere, este proceso tiene que ver con la planificación al detalle sobre cómo deben llevarse a cabo los planes generados por los procesos anteriores. En términos generales, comprende: 21

27 22 La planificación de qué inventario o qué capacidad se empleará para cumplir con los pedidos. La planificación de cómo transportar o enviar productos a través de la cadena de suministro. Este proceso abarca cada una de las entidades y funciones que conforman una cadena de suministro. Es importante resaltar que para efectos del presente informe, la planificación se concentrará en el proceso de Planificación de la Demanda. -1&3, Los Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) o Sistemas de Gestión de Información Estructurada son paquetes de software, destinados a satisfacer la demanda de soluciones de gestión empresarial, basándose en el ofrecimiento de una solución completa que permite a las empresas gestionar, evaluar e implementar de mejor forma su negocio. Es un sistema que busca satisfacer la demanda de soluciones de gestión empresarial, basado en el concepto de una solución completa que permita a las empresas unificar las diferentes áreas de productividad de la misma. Los sistemas ERP cuentan con diferentes módulos para cubrir las necesidades de cada una de las áreas funcionales de la empresa, creando un flujo de trabajo entre los distintos usuarios; y a su vez, ayudando a mejorar la comunicación en tiempo real de todas las áreas que constituyen a la organización. Algunas de las ventajas de los sistemas ERP son las siguientes: Permiten integrar los tres (3) eslabones básicos de cualquier empresa: la cadena de suministros, el proceso de producción y el proceso administrativo. 22

28 23 Crea una base de datos común, facilitando el flujo de información, favoreciendo la comunicación y la colaboración desde cualquier parte del mundo. Posee la capacidad de incorporar procesos rediseñados, cada vez que ayuden a integrar múltiples unidades de negocio. Como desventajas se destacan las siguientes: Alto costo de adquisición y de personalización del mismo. Alto impacto generado por su implantación en la organización, el cual debe ser correctamente manejado ya que de lo contrario implicaría un fracaso absoluto. Entre los principales proveedores del mercado de los ERP se encuentran: SAP, JD Edwards, Baan, Oracle, Peoplesoft, Progress Software, QAD. -1 &3, SAP es una compañía alemana, fundada en el año de 1972 en la ciudad de Walldorf. Hoy en día se considera una empresa líder a nivel mundial en el suministro de soluciones de software para empresas. Comenzó elaborando soluciones de tipo Mainframe (soluciones capaces de procesar grandes volúmenes de información y de asistir, simultáneamente, a una alta cantidad de usuarios). Con el pasar de los años, SAP lanzó al mercado un nuevo producto denominado SAP R/2, el cual en cierto sentido pudiese ser reconocido con la evolución de los sistemas mainframe. Con SAP R/2 la empresa buscaba cubrir las deficiencias de los mainframes, los cuales se enfocaban más en los recursos que en las necesidades de los usuarios. En vista de este escenario, SAP decidió lanzar al mercado el sistema R/3, el cual es un sistema capaz de relacionarse y comunicarse con otros sistemas. Esta diseñado para cubrir de 23

29 24 forma global y en tiempo real, las necesidades de gestión o información de medianas y grandes corporaciones. -4&3,5- Es un software del tipo de Planificación de Recursos de la Empresa (ERP) abierto, basado en la tecnología Cliente/Servidor, la cual permite incorporar, con gran efectividad, todas y cada una de las áreas de gestión de una empresa. Es un sistema que opera en línea y en tiempo real, diseñado para cubrir las necesidades de gestión y de información de grandes y medianas empresas. Cuenta con un conjunto de módulos, los cuales se encuentran completamente integrados, cubriendo una amplia variedad de funciones del negocio. SAP R/3 fue diseñado como un producto integrado; sin embargo, existe la posibilidad de instalar sólo algunas partes del software (los módulos pueden utilizarse individualmente) para luego irlo ampliando de acuerdo a las necesidades de la empresa. También permite la comunicación con terceros (clientes, proveedores, etc.). -6&3, El sistema SAP Advanced Planner and Optimizar (APO) es una herramienta de planificación y programación introducida por SAP que soporta decisiones en tiempo real y permite optimizar la red de trabajo a lo largo de toda la cadena de suministro. Es una herramienta que posee las cualidades de ejecución de un sistema ERP, permite generar planes a largo, mediano y corto plazo. De acuerdo a lo mencionado anteriormente, la herramienta posee una plataforma de integración entre sistemas, permitiendo una conexión en línea con el sistema SAP R/3. Esta interfase se realiza a través de los llamados Modelos de Integración, los cuales permiten la 24

30 25 transferencia de Datos Maestros (productos, ubicaciones, categorías, etc.) y Datos Transaccionales (ordenes de fabricación, ordenes de pedidos, etc.) entre SAP R/3 y SAP APO. De la misma manera APO también tiene la ventaja de integrarse con otras herramientas, a través del mismo mecanismo, permitiendo un amplio acceso a la información necesaria para la toma de decisiones. Como ejemplo se puede destacar la herramienta SAP BW, la cual permite construir y visualizar reportes de forma estándar, en los que se presenta la información requerida para el soporte a la toma de decisiones gerenciales y estratégicas. El sistema SAP APO cuenta con una estructura de módulos especializados que permiten llevar acabo cada uno de los procesos que componen la Planificación de una Cadena de Suministro (la planificación de la demanda, la planificación de suministro, la planificación detallada de la producción y la planificación detallada de transporte). -6 "*#$" La herramienta esta constituida por módulos especializados que cuentan con funciones y propósitos determinados dentro de la planificación de la cadena de suministro. Los módulos que conforman APO son los siguientes: Módulo de Planificación de la Demanda. Módulo de Planificación de la Cadena de Suministro. Módulo de Planificación de Transporte y Programación de Vehículos. Módulo de Verificación Global de Disponibilidad. Módulo de Planificación y Programación Detallada de la Producción. Cada uno de estos módulos operan de manera independiente, por lo que no todos deben ser implantados al mismo tiempo para que se logre el funcionamiento individual de los mismos, además existen canales de comunicación entre ellos que les permite la integración entre ellos, de la misma manera como lo hace con el sistema SAP R/3. 25

31 26 A continuación se muestra en la Figura 1, una representación gráfica de los módulos que conforman la herramienta SAP APO, su integración entre ellos y con el sistema SAP R/3: Figura 1. Módulos de SAP APO. A continuación se describirá únicamente, de forma detallada, el módulo de Planificación de la Demanda (Demand Planning), ya que es el módulo que aplica para este proyecto de pasantía larga: -6( "*#$"#,!+,!"#,3,!",78 Este módulo tiene como propósito realizar un pronóstico que permita estimar la demanda de cada uno de los productos manejados en la organización, tomando en consideración los factores externos que pudieran afectar el mercado y obteniendo como resultado un plan de ventas, combinando métodos estadísticos y elementos de inteligencia de negocio. Permite realizar ajustes gerenciales y considerar factores excepcionales que dictamine el mercado, todo con una completa integración con el módulo de SNP, lo cual permite llevar a cabo un completo proceso de planificación, que se inicia con la planificación de la demanda y que continúa con la planificación de la producción y distribución. 26

32 27 Este módulo cuenta con una gran diversidad de métodos estadísticos y con funciones que permiten diseñar un modelo de planificación de la demanda, basado en históricos de demanda, así como otros factores causales propios del entorno. A través de estos métodos de pronóstico, se puede generar un plan de demanda estimado, para diferentes horizontes de planificación. Este plan puede adaptarse a futuras modificaciones según el consenso de las diferentes áreas de la organización. Los modelos de pronóstico utilizados son modelos de series temporales, entre los cuales se encuentran modelos de tendencia, estacionales, entre otros. Por lo tanto, para poder generar un plan de demanda se necesitará de dos tipos de análisis. El primero, se considera un Análisis cuantitativo (realizado por el sistema), en el cual con ayuda de modelos estadísticos se arroja una proyección a futuro con base en la historia. El otro tipo de análisis es el Cualitativo, en donde se toma en consideración la influencia de eventos y/o acciones que pueden haber ocurrido o que podrían ocurrir y que afectan el pronóstico. Este tipo de análisis también se le llama Incorporación de Inteligencia. Por esto se puede decir que uno de los beneficios más importantes del módulo DP es la incorporación de inteligencia a mucho niveles de la jerarquía funcional del negocio. El módulo DP esta conformado por las Áreas de Planificación. En el área se encuentran las llamadas Carpetas de Planificación, en donde se encuentra organizada la información que los usuarios van a visualizar. Las carpetas de planificación están conformadas por vistas, las cuales muestran la información de manera anual, mensual o semanal. A continuación, en la Figura 2, se muestra a manera de ejemplo una de las vistas de una de carpeta de planificación; en ella se pueden observar claramente sus componentes: 27

33 28 Figura 2. Componentes Área Planificación. 28

34 29 Es elemental mencionar que el módulo de planificación de la Demanda era el único módulo del sistema SAP APO que la empresa tenía implantado al inicio del proyecto., contando únicamente con dos áreas de planificación para el cálculo de la demanda de PT. Estas dos áreas de planificación serán explicadas brevemente en el capitulo 5 del informe. -93.!&"!&$"#&3,5-% El sistema SAP APO cuenta con la posibilidad de manejar tres ambientes diferentes, lo que le permite tener ambientes de pruebas para poder comprobar que el funcionamiento de los diseños propuestos sea el correcto, así como su adecuación a los requerimientos del negocio. Existen tres (3) ambientes independientes y se caracterizan por: Ambiente Desarrollo: En donde se realiza la configuración del modelo a implantar. En este se realizan pruebas unitarias (pruebas para verificar el funcionamiento de cada transacción y función del sistema). Ambiente Calidad: En el se realizan pruebas (incluyendo seguridad y simulando el ciclo definitivo). Ambiente Productivo: En donde funcionará el sistema una vez implantado de forma definitiva. Una de las ventajas de contar con éstos tres ambientes es que por el hecho de ser independientes permite que se pueda continuar haciendo pruebas sin importar si el sistema ha sido implantado o no. De ésta manera se pueden resolver problemas o realizar mejoras, sin interferir en la ejecución de los procesos de negocio. 29

35 30 1) La ejecución del proyecto de pasantía larga requirió de la utilización de una metodología precisa con un conjunto de procedimientos, para analizar correctamente la realidad de lo que estaba ocurriendo, y así permitir un mejor entendimiento de los procesos a optimizar. 1&$"$#$:2,"/*!"#$%&$ El desarrollo del proyecto cuenta con la implantación de una herramienta de planificación SAP, para lo cual se utilizó la solución que SAP ofrece a sus clientes para lograr una implementación integral y optimización de sus proyectos. Esta metodología de implantación es conocida con el nombre de AcceleratedSAP (ASAP). Accelerated SAP (ASAP) es una metodología que divide y permite ejecutar el proyecto mediante un conjunto de fases o etapas. Las fases o etapas definidas para la implantación este proyecto de pasantía larga se muestran en la Figura 3. 1 Preparació,,! Inicia!,# 2 Análisi!;# 3 Realizació,#<,! 4 5 Preparació,, Final!,# Puesta *&,! en Soporte $$& - Implantaci 3#,!&, Figura 3. Metodología de ejecución del Proyecto. Es importante mencionar que para efectos de esta pasantía larga, solo se llevaron a cabo la segunda y tercera fase de la metodología ( Análisis y Realización ), producto del tiempo que tomó el proyecto de pasantía (20 semanas). 30

36 31 A continuación se explican las características principales de cada fase de esta metodología: 1,,!!,# La Gerencia del Proyecto es la protagonista de esta fase. En ella se definió el alcance del Proyecto y sus objetivos, se estableció la metodología de implantación, se definieron los procedimientos, se programó el cronograma y se planificó la reunión a través de la cual se daría inicio formal al Proyecto. Esta fase tuvo una duración de una (1) semana. 1(!;# Durante esta etapa de la implantación se estudiaron y analizaron todos los procesos del negocio que están relacionados con los procesos a desarrollar dentro de la herramienta APO. Todo esto con la finalidad de entender de manera correcta e integral las actividades de la Cadena de suministro que caracterizan al negocio. Durante esta fase se realizaron las siguientes actividades: Sesiones de trabajo con el personal de las áreas de Logística y de Ventas: para el levantamiento de los procesos que debían ser mejorados y validar los modelos propuestos. En el área de Logística se trabajó específicamente con los encargados de Materiales Estratégicos, nombre que le otorga el departamento al manejo de los materiales retornables. Sesiones de discusión acompañados con consultores expertos en el área, que permitieran el aporte de ideas novedosas y eficientes que fortalecieran la propuesta. Sesiones de investigación. Con la información obtenida en estas actividades se construyeron los flujogramas de las situaciones actuales y propuestas para cada proceso. Los modelos propuestos fueron validados por los representantes de cada proceso, permitiendo así el cierre de dicha fase. 31

37 32 La duración de esta fase fue de nueve (9) semanas y se encuentra detallada en el Capítulo 6 de este informe. 1-,#<,! Esta fase consistió en lograr representar dentro de la herramienta APO, las distintas necesidades de cada proceso a optimizar tomando en cuenta los modelos propuestos en la fase de Análisis. Las actividades realizadas a lo largo de esta etapa fueron las siguientes: Configuración básica. Desarrollo de prototipo y pruebas unitarias. Configuración final. Pruebas integrales y de desempeño del nuevo modelo. Desarrollo de planes de conversión. Preparación de adiestramiento para usuarios finales. Esta etapa es la más extensa del proyecto de pasantía larga, puesto que tuvo una duración de once (11) semanas y se encuentra explicada en el Capítulo 6 del presente informe. 11,,!!,# En esta fase se efectúan las actividades complementarias mediante las cuales se completaría el escenario idóneo que va a permitir la entrada en producción del sistema. Dentro de esta etapa se diseña la estrategia de entrenamiento que será seguida por el personal del Proyecto, con el objetivo de lograr que los usuarios finales conozcan y manejen correctamente el sistema. Se prevé que esta etapa tendrá una duración de cuatro (4) semanas. Es conveniente recordar que el producto generado en esta fase y en la siguiente están fuera del alcance del proyecto de pasantía larga. 32

38 33 1=*&,!,>,$$&$&? 3#,!&,! En esta fase se efectúa el seguimiento de los procesos implantados en el sistema, una vez que se comienzan a ejecutar en el ambiente productivo. Permite realizar ajustes y/o arreglos en caso que se presente algún tipo de inconveniente, garantizando la correcta optimización de los procesos modelados. La puesta en Marcha y Soporte después de la implantación tendrá una duración de cuatro (4) semanas. En la Figura 4, se presenta cada una de las fases de la metodología, sus actividades y su duración dentro del proyecto: Preparación del Proyecto Análisis y Diseño Realización Preparación Final Go - Live y Soporte 1 Semana 8 Semanas 14 Semanas 4 Semanas 4 Semanas Planificación inicial Planificación de entrenamiento Revisión de requerimientos técnicos Revisión de Procedimientos Arranque del proyecto Establecer procesos de comunicación Revisión del modelo de proceso actual Revisión del modelo de proceso propuesto Comparación de modelos Análisis de Brechas Presentar el Blueprint del negocio Configuración básica Desarrollo de prototipo y pruebas unitarias Configuración final Pruebas integrales y de performance del nuevo modelo Desarrollo de planes de conversión Preparación de adiestramientos para usuarios finales Realizar adiestramiento de usuarios finales Realizar pruebas técnicas y de desempeño del ambiente Migrar configuración al ambiente productivo Realizar conversión del ambiente productivo Soporte a usuarios Documentar soporte técnico Figura 4. Fases de la Metodología de ejecución del Proyecto. 33

39 34 = Actualmente las empresas deben asegurar la continua adaptación al entorno en que se encuentran, afirmando una posición estratégica en el mercado y garantizando la rentabilidad de sus operaciones. Es de gran importancia que las empresas velen por la eficiencia de su cadena de suministros, la cual les permitirá alcanzar los niveles de satisfacción que sus clientes exigen. Para esto, las organizaciones deben tomar en consideración una plataforma tecnológica que las ayude a tomar decisiones y asegure el aprovisionamiento de sus productos en el lugar, en el tiempo y de la manera adecuada. En vista de esta realidad, la empresa de bebidas se encontró en la necesidad de implantar una herramienta de planificación de su cadena de suministro. Para esto, la empresa contrató los servicios de consultoría de Accenture para iniciar el proyecto de implantación de los módulos de DP, SNP y TP/VS de la herramienta SAP APO en julio de El presente informe muestra una parte del alcance del Proyecto General relacionado con la Cadena de Suministros. Para ello, primero se explicará el alcance y los objetivos generales del Proyecto en sí y luego se especifica la parte que incumbe al proyecto de pasantía larga. Los objetivos y alcance del proyecto son los siguientes: Se implantarán las funcionalidades de planificación de cadena de suministros de los módulos SNP y TP/VS del sistema avanzado de planificación SAP APO para obtener mejoras en cuanto a la flexibilidad y desempeño de los procesos de planificación. De igual manera, se logrará alinear e integrar todos los procesos que conforman el ciclo cerrado de planificación bajo la misma plataforma tecnológica. Se agregarán nuevas áreas de planificación de la demanda en el módulo de DP de SAP APO para incluir la demanda de Clientes Especiales, accesorios (vasos, tapas y bombonas CO2) y la recuperación del MR. la Figura 5. De acuerdo a los objetivos planteados, el proyecto asumió la estructura que se muestra en 34

40 35 $%&$ C*$",#",!!,"# $%&$%"!&:,! 3,!" #,!!!: *#%&A$B #,!!!:,!$&,&$! #,!!!:5># >"*#!: #,!+,!" #,"3,!", #!&,#7-8 #,!+,!" #,"3,!", $$718 #,!+,!" #,*,! 7=8 Figura 5. Estructura del Proyecto. En la estructura se pueden observar claramente las distintas áreas del proyecto. Una de las áreas es el Comité de Proyecto, integrado por varios de los Directores de la empresa, así como Gerentes Seniors de Accenture; la Gerencia de Proyecto y de Integración está conformada por dos Gerentes de Accenture y dos Gerentes de la empresa; el Equipo de Validación, conformado por Gerentes de Accenture encargados de velar por la satisfacción del cliente. Por último, tenemos los grupos denominados de acuerdo al módulo de SAP APO que se desea implantar, conformados por consultores de Accenture y personal de la empresa. Es aquí donde se encuentra el grupo de Demand Planning, encargado del diseño e implantación de modelos de procesos para la planificación de la demanda de PT y para la recuperación del MR. En este grupo se realizó el proyecto de pasantía larga. El proyecto de pasantía larga se enmarca dentro de la iniciativa de implantar la herramienta SAP APO para soportar los procesos de abastecimiento de la empresa. Es por esto, que uno de los objetivos es diseñar e implantar un área de planificación específicamente para la 35