GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

Transcripción

1 GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO 2014

2 INDICE Pág. Introducción.3 Fundamentación y motivación Ámbito de aplicación... 5 Objetivo general...5 Objetivos específicos.. 5 Marco legal....6 Metodología Instructivo de uso Guía simple de archivo Tel. (55)

3 INTRODUCCIÓN, con la participación de sus unidades administrativas, realizó la guía simple de archivo para tener un mejor control de la producción, circulación, organización, conservación, transferencia, depuración y uso de los documentos. Lo anterior, para cumplir con las disposiciones legales en materia de administración de documentos que rigen a las dependencias y entidades de la administración pública federal: Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental; Ley Federal de Archivos publicada en el Diario Oficial de la Federación el 23 de enero del 2012; y, a los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. La guía simple es el instrumento archivístico que establece valores documentales primarios (administrativos, legales y fiscales,) y secundarios (informativos, evidenciales o testimoniales); la clasificación de la información (reservada, confidencial y pública), y, el destino de los documentos una vez concluido su ciclo de vida. La presente guía de archivo anula y reemplaza todas y cada una de las versiones anteriores a ésta. Tel. (55)

4 FUNDAMENTACIÓN Y MOTIVACIÓN El artículo 6 fracción V de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos menciona que Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre sus indicadores de gestión y el ejercicio de los recursos públicos. El artículo 32 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental establece que Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de clasificación y catalogación, así como de la organización del archivo. El artículo 19 fracción II, de la Ley Federal de Archivos señala que Los sujetos obligados deberán elaborar los instrumentos de control y consulta archivística que propicien la organización, administración, conservación y localización expedita de sus archivos, por los que deberán contar la menos con los siguientes: IV. La guía simple de archivos. El artículo 7º de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, establece que las dependencias y entidades elaborarán una guía simple de sus archivos con base en el cuadro general de clasificación archivística, que deberá contener la descripción básica de sus series documentales, la relación de los archivos de trámite, de concentración e histórico, la dirección, teléfono y correo electrónico de cada uno de ellos, así como el nombre y cargo del responsable. La guía simple de archivo es el esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de Echasa. Indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales, a partir de la representación exacta de la unidad de descripción y de las partes que la componen mediante el análisis, organización y registro de la información. Bajo estos preceptos y para atender las necesidades de las unidades administrativas, se llevó a cabo la elaboración de la guía simple de archivo. Tel. (55)

5 ÁMBITO DE APLICACIÓN El presente documento se constituye con el fin de ordenar la de integración de los expedientes de los archivos de trámite que se encuentran en etapa activa. OBJETIVO GENERAL Contar con un instrumento de control que identifique los documentos de archivo por medio de su descripción archivística, en la que se establecen los elementos informativos, se identifica el contexto y el contenido de los documentos en cualquiera de sus etapas (activa, semiactiva e inactiva), así como los productores OBJETIVOS ESPECÍFICOS - Identificar el contexto y el contenido de los archivos con base en los cuadros de clasificación archivística, así como su esquema de organización y sus datos generales. - Confirmar las descripciones de las series documentales para facilitar la recuperación y el intercambio de información. - Reconocer la documentación de Echasa a través de la identificación de las áreas y del contexto del acervo. Tel. (55)

6 MARCO LEGAL El presente Cuadro general de clasificación archivística se fundamenta en un marco jurídico que a continuación se especifica. Leyes 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Última reforma (DOF ). 2. Ley Federal de Archivos publicada en el Diario Oficial de la Federación el 23 de enero del (DOF ) Artículo 19 Los sujetos obligados deberán elaborar los instrumentos de control y consulta archivística que propicien la organización, administración, conservación y localización expedita de sus archivos, por lo que deberán contar al menos con los siguientes: IV. La guía simple de archivos. 3. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Última reforma (DOF ). Artículo 32: Corresponderá al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el Instituto, los criterios para la catalogación de clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de los archivos de las dependencias y entidades. Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de clasificación y catalogación, así como de la organización del archivo. 4. Ley General de Bienes Nacionales. Última Reforma (DOF ) Artículo 6. Están sujetos al régimen de dominio público de la Federación: Tel. (55)

7 XVIII. Los muebles de la Federación que por su naturaleza no sean normalmente sustituibles, como los documentos y expedientes de las oficinas, los manuscritos, incunables, ediciones, libros, documentos, publicaciones periódicas, mapas, planos, folletos y grabados importantes o raros, así como las colecciones de estos bienes; las piezas etnológicas y paleontológicas; los especímenes tipo de la flora y de la fauna; las colecciones científicas o técnicas, de armas, numismáticas y filatélicas; los archivos, las fonograbaciones, películas, archivos fotográficos, magnéticos o informáticos, cintas magnetofónicas y cualquier otro objeto que contenga imágenes y sonido, y las piezas artísticas o históricas de los museos. 5. Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticas e Históricos. Última reforma (DOF ) Art. 36. Por determinación de esta Ley son monumentos históricos: Fracciones II- IV. II. Los documentos y expedientes que pertenezcan o hayan pertenecido a las oficinas y archivos de la Federación, de los Estados o de los Municipios y de las casas curiales. III. Los documentos originales manuscritos relacionados con la historia de México y los libros, folletos y otros impresos en México o en el extranjero, durante los siglos XVI y XX que por su rareza importancia para la historia mexicana, merezcan ser conservados en el país. IV. Las colecciones científicas y técnicas podrán elevarse a esta categoría, mediante declaratoria correspondiente. 6. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Última reforma (DOF ). Artículo 8. Todo servidor público tendrá las siguientes obligaciones: Fracción V. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o comisión, tenga bajo su responsabilidad, e impedir o evitar su uso, sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidos. REGLAMENTOS 1. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. (DOF ) Tel. (55)

8 OTRAS DISPOSICIONES 1. Acta constitutiva Productores Asociados Mexicanos. febrero Marco normativo: Cambio de denominación de la Sociedad Productores Asociados Mexicanos a Estudios Churubusco Azteca, S.A. noviembre Relación única de la normativa de Estudios Churubusco Azteca, Sociedad Anónima. (DOF 10/10/10). 4. Manual de organización de, marzo Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la Guarda, Custodia y Plazo de Conservación del Archivo Contable Gubernamental. (DOF ). 6. Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, (DOF ). 7. Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal y el Manual Administrativo de Aplicación General en las Materias de Transparencia y de Archivos (DOF ). 8. Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental, Secretaría de Hacienda y Crédito Público (NACG01). 9. Instructivo para el Trámite y Control de Bajas de Documentación del Gobierno Federal. Acuerdo: 2.3 /10. (24/08/2012). 10. Introducción a la Operación de Archivos en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal (AGN). Tel. (55)

9 METODOLOGÍA Con base en el instructivo para la elaboración de la Guía simple de archivos emitido por el Archivo General de la Nación la Guía simple de archivo se realizó de la siguiente manera: Solicitar información. Recopilar datos generales del archivo de trámite por cada unidad administrativa. Recopilar información de las series documentales que custodia el archivo de trámite por cada unidad. Procesar información específica de la serie: archivo de trámite (documentación activa). Integrar información. Elaborar reporte final. Difusión de la Guía Simple. Unidades Administrativas que participaron en la realización de la Guía simple de archivo: -Dirección general -Titular de unidad de enlace y programas institucionales - Dirección de Administración y Finanzas - Gerencia jurídica - Gerencia de recursos materiales, servicios generales y obra pública - Jefatura de servicios generales - Jefatura de obra pública - Gerencia de planeación, programación y presupuestación - Jefatura de control presupuestal - Jefatura de contabilidad - Coordinación de cobranza - Coordinación de planeación - Coordinación de informática - Gerencia de recursos humanos -Jefatura de remuneraciones - Dirección de producción y comercial - Gerencia de servicios a la producción -Gerencia de campañas publicitarias -Coordinación de producción - Dirección de posproducción -Coordinación administrativa de salas de sonido y salas digitales - Gerencia técnica de laboratorio - Jefatura de procesos técnicos - Jefatura de control administrativo - Gerencia de sonido Tel. (55)

10 La Guía simple de archivo de Echasa se conforma por: INSTRUCTIVO DE USO 1. Datos de identificación: Unidad administrativa, nombre y cargo del responsable, domicilio, teléfono y correo electrónico. 2. Contexto: Fondo, sección, código, serie documental, descripción, fechas, volumen y ubicación física. GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES Datos de identificación UNIDAD ADMINISTRATIVA NOMBRE DEL RESPONSABLE CARGO DOMICILIO TELEFONO CORREO ELECTRONICO CONTEXTO 1 2

11 GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO ESTUDIOS CHURUBUSCO AZTECA, S.A Tel. (55)

12 Datos de identificación UNIDAD ADMINISTRATIVA Dirección general NOMBRE DEL RESPONSABLE Juan Pablo Rodríguez Ortega CARGO Clasificador de información DOMICILIO TELEFONO Tel. (55) Ext CORREO ELECTRONICO CONTEXTO 8C. Tecnologías y servicios a la información Correspondencia institucional interna y externa (Oficios: 8C.17 Administración y servicios de correspondencia carpetas memorandum y consecutivos de acuses). Dirección general. Oficinas generales, 10C Control y auditoría de actividades públicas Documentación (informes) generada de las auditorías internas y 10C.3 Auditoría carpeta externas realizadas en Echasa. Dirección general. Oficinas generales, Tel. (55)

13 Datos de identificación UNIDAD ADMINISTRATIVA Titular de Unidad de Enlace y Programas institucionales NOMBRE DEL RESPONSABLE Martha Offir García Silva CARGO Secretaria DOMICILIO TELEFONO Tel. (55) Ext CORREO ELECTRONICO mgarcia@estudioschurubusco.com CONTEXTO 1S. GOBIERNO DESCRIPCION FECHA (S) VOLUMEN Carpetas de informes y de sesión ordinaria y extraordinaria del 1S.1 Consejo de administración (Órgano de gobierno) Consejo de administración: actas y trámite de las mismas, y, carpetas convocatorias de la Sep. UBICACIÓN FISICA Titular de Unidad de Enlace y Programas institucionales. 3C. Programación, Organización y Presupuestación DESCRIPCION FECHA (S) VOLUMEN UBICACIÓN FISICA Proyectos institucionales de Estudios Churubusco y metas 3C.5 Registro programático de proyectos institucionales carpetas registradas por sus avances. Titular de Unidad de Enlace y Programas institucionales. Tel. (55)

14 12C. Transparencia y Acceso a la Información DESCRIPCION FECHA (S) VOLUMEN UBICACIÓN FISICA 12C.1 Disposiciones en materia de acceso a la información Normatividad interna en materia de acceso a la información carpetas 12C.2 Programas y proyectos en materia de acceso a la información Programas y proyectos en materia de acceso a la información carpetas 12C.3 Programas y proyectos en materia de transparencia y Programa de rendición de cuentas, transparencia y combate a la combate a la corrupción corrupción. Informe de rendición de cuentas carpetas 12C.4 Unidades de enlace Relación de oficios de la unidad de enlace del centro carpetas 12C.5 Comité de información Carpetas de actas, convocatorias, acuerdos, informes y de sesión ordinaria y extraordinaria del Comité de información carpetas Registro de solicitudes de acceso a la información (oficio de la 12C.6 Solicitudes de acceso a la información solicitud y oficio de la respuesta del área correspondiente) carpetas 12C.7 Portal de transparencia Actualizaciones y cambios en el portal de transparencia carpetas Titular de Unidad de Enlace y Programas institucionales. Titular de Unidad de Enlace y Programas institucionales. Titular de Unidad de Enlace y Programas institucionales. Titular de Unidad de Enlace y Programas institucionales. Titular de Unidad de Enlace y Programas institucionales. Titular de Unidad de Enlace y Programas institucionales. Titular de Unidad de Enlace y Programas institucionales. Tel. (55)

15 Anális técnicos de los documentos administrativos elaborados 12C.8 Clasificación de información reservada por las áreas internas y registro de los índices de la información carpeta confidencial. Análisis técnicos de los documentos administrativos elaborados 12C.9 Clasificación de información confidencial por las áreas internas y registro de los índices de la información carpeta confidencial. Administración y protección de datos personales (declaraciones 12C.10 Sistemas de datos personales carpetas de privacidad). Documentación surgida de la comunicación -por culaquier 12C.11 Instituto federal de acceso a la información carpeta medio- del IFAI con Echasa. Documentos que se generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier título con relación a los apoyos para la transición gubernamental. Información gubernamental y 12C.12 Archivos del presidente electo rendición de cuentas de los recursos públicos federales, carpeta otorgados para cubrir los gastos de los trabajos y actividades que realice el presidente electo de la nación y su equipo de transición. Carpetas de actas, convocatorias, acuerdos, informes y de sesión 12C.13 Comité de control y desempeño institucional ordinaria y extraordinaria del Comité de control y desempeño carpetas institucional. 8C. Tecnologías y servicios a la información DESCRIPCION FECHA (S) VOLUMEN Correspondencia institucional interna y externa (Oficios: 8C.17 Administración y servicios de correspondencia carpetas memorandum y consecutivos de acuses). Tel. (55) Titular de Unidad de Enlace y Programas institucionales. Titular de Unidad de Enlace y Programas institucionales. Titular de Unidad de Enlace y Programas institucionales. Titular de Unidad de Enlace y Programas institucionales. Titular de Unidad de Enlace y Programas institucionales. Titular de Unidad de Enlace y Programas institucionales. UBICACIÓN FISICA Titular de Unidad de Enlace y Programas institucionales.

16 Datos de identificación UNIDAD ADMINISTRATIVA Dirección de Administración y Finanzas NOMBRE DEL RESPONSABLE María Teresa Pérez García CARGO Asistente DOMICILIO TELEFONO Tel. (55) Ext CORREO ELECTRONICO tperez@estudioschurubusco.com CONTEXTO 8C. Tecnologías y servicios a la información Correspondencia institucional interna y externa (Oficios: 8C.17 Administración y servicios de correspondencia carpetas memorandum y consecutivos de acuses). Oficina de Dirección de Administración y Finanzas. Oficinas generales, 2C. Asuntos jurídicos DESCRIPCION FECHA (S) VOLUMEN UBICACIÓN FISICA Registro único de personas acreditadas creado en términos del 2C.5 Actuaciones y representaciones en materia legal artículo 69-b de la Ley Federal de procedimientos carpetas administrativos. Oficina de Dirección de Administración y Finanzas. Oficinas generales, Tel. (55)

17 3C. Programación, Organización y Presupuestación Proyectos institucionales de Estudios Churubusco y metas 3C.5 Registro programático de proyectos institucionales carpetas registradas por sus avances. Oficina de Dirección de Administración y Finanzas. Oficinas generales, 5C. Recursos financieros DESCRIPCION FECHA (S) VOLUMEN UBICACIÓN FISICA Reportes ejecutivos de la situación financiera de la entidad y 5C.24 Estados financieros carpetas anexos (resumen de cuentas). Oficina de Dirección de Administración y Finanzas. Oficinas generales, Tel. (55)

18 Datos de identificación UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia jurídica NOMBRE DEL RESPONSABLE Juana Beatriz Sandoval Flores CARGO Secretaria DOMICILIO TELEFONO Tel. (55) Ext CORREO ELECTRONICO CONTEXTO 1S. Gobierno Carpetas de informes de la asamblea general (ordinaria, 1S.2 Asambleas de accionistas carpetas extraordinaria y especial): acuerdos y resoluciones. Gerencia jurídica. Oficinas generales, 2C. Asuntos jurídicos DESCRIPCION FECHA (S) VOLUMEN UBICACIÓN FISICA 2C.1 Disposiciones en materia de asuntos jurídicos Normatividad interna en materia de asuntos jurídicos carpeta Programas y proyectos en materia de asuntos 2C.2 Programas y proyectos en materia de asuntos jurídicos carpetas jurídicos Registro único de personas acreditadas (Rupa) creado en 2C.5 Actuaciones y representaciones en materia legal términos del artículo 69-b de la Ley Federal de procedimientos carpeta administrativos. 2C.6 Asistencia, consulta y asesorías Desahogo de consultas y asesorías en cuestión jurídica carpetas Tel. (55) Gerencia jurídica. Oficinas generales, Gerencia jurídica. Oficinas generales, Gerencia jurídica. Oficinas generales, Gerencia jurídica. Oficinas generales,

19 2C.7 Estudios, dictámenes e informes Documentación de estudios específicos de proyectos carpetas 2C.8 Juicios contra la dependencia Diversidad de juicios: laborales, administrativos, mercantiles, civiles y penales carpetas 2C.9 Juicios de la dependencia Tipos de juicios: civiles, administrativos, mercantiles, penales y fiscales carpeta 2C.10 Amparos Expedientes de amparos: laboral, civil, fiscal y administrativo carpetas 2C.12 Opiniones técnico jurídicas Opiniones técnico- jurídicas emitidas y observadas carpeta Gerencia jurídica. Oficinas generales, Gerencia jurídica. Oficinas generales, Gerencia jurídica. Oficinas generales, Gerencia jurídica. Oficinas generales, Gerencia jurídica. Oficinas generales, 2C.14 Desfalcos, peculados, fraudes y cohechos Expedientes de desfalcos, peculados, fraudes y cohechos carpetas Gerencia jurídica. Oficinas generales, 2C.16 Inconformidades y peticiones Expedientes de inconformidades y peticiones originado por actos ilícitos carpetas 2C.17 Delitos y faltas Registro de actos ilícitos: delitos y faltas carpeta Gerencia jurídica. Oficinas generales, Gerencia jurídica. Oficinas generales, Tel. (55)

20 6C. Recursos materiales y obra pública DESCRIPCION FECHA (S) VOLUMEN UBICACIÓN FISICA Contratos prestación de servicios, prestación de servicios profesionales, prestación de servicios a la producción, 6C.6 Control de contratos arrendamiento, obra pública, prestación de servicios cinematográficos y colectivo de trabajo carpetas Convenios: colaboración, cooproducción y de prestación de servicios. Gerencia de jurídico. Oficinas generales, 8C. Tecnologías y servicios a la información Correspondencia institucional interna y externa (Oficios: 8C.17 Administración y servicios de correspondencia carpetas memorandum y consecutivos de acuses). Gerencia de jurídico. Oficinas generales, Tel. (55)

21 Datos de identificación UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia de recursos materiales, servicios generales y obra pública NOMBRE DEL RESPONSABLE Olimpia Sánchez Zamora y Alicia de Jesús Ramírez Aguirre CARGO Auditor y auxiliar administrativo DOMICILIO TELEFONO Tel. (55) Ext y 4213 CORREO ELECTRONICO osanchez@estudioschurubusco.com y aramirez@estudioschurubusco.com CONTEXTO 6C. Recursos materiales y obra pública DESCRIPCION FECHA (S) VOLUMEN UBICACIÓN FISICA Disposiciones en materia de recursos materiales, obra 6C.1 Normatividad en materia de recursos materiales carpetas pública, conservación y mantenimiento Programas y proyectos en materia de recursos materiales, obra pública, conservación y mantenimiento: Programa anual de adquisiciones, arrendamientos y servicios; informes trimestrales Programas y proyectos en materia de recursos del comportamiento de adquisiciones; cálculo del porcentaje de 6C.2 materiales, obra pública, conservación y las contrataciones formalizadas (70/30) en materia de carpetas mantenimiento Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios; cálculo y determinación del porcentaje del 30% a que se refiere el artículo 42 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Jefatura de adquisiciones. Jefatura de adquisiciones. Tel. (55)

22 Expedientes conformados por licitación pública e invitación cuando menos a tres personas: requisición; anexo o justificación; requisición de investigación de mercado; convocatoria; acta de subcomité revisor de bases: oficio para asistir a la sesión 6C.3 Licitaciones ordinaria del subcomité revisor de bases, oficios del calendario carpetas del evento; acta de junta de aclaración; acta de presentación y apertura de proposiciones; documentación administrativa, legal y económica; dictamen ténico y económico; cuadro comparativo; acta de fallo; contrato, pedido u orden y fianza. Documentos de los expedientes (incluidos spots) órden de servicio e invitación a cuando menos tres personas: requisición; anexo o justificación; cotizaciones y peticiones de oferta; cuadro 6C.4 Adquisiciones comparativo; fumire con soporte (factura, verificación y cadenas carpetas productivas); hoja de no sanción ante la Secretaría de función pública; documentación legal del proveedor; pedido, órden o contrato. Cálculo de penas convencionales por incumplimiento de Sanciones, inconformidades y conciliaciones, derivados 6C.5 contrato, correspondientes a los proveedores y prestadores de carpetas de contratos servicios. Jefatura de adquisiciones. Jefatura de adquisiciones. Jefatura de adquisiciones. Expedientes conformados por los contratos derivados de las 6C.6 Control de contratos carpetas licitaciones y adquisiciones de los bienes y servicios. Jefatura de adquisiciones. Tel. (55)

23 6C.7 Seguros y fianzas Control de pólizas de seguros de bienes y fianzas carpetas Jefatura de adquisiciones. Base de datos que los proveedores y contratistas que colaboran 6C.14 Registro de proveedores y contratistas carpetas con Echasa. Jefatura de adquisiciones. 6C.23 Comités de adquisiciones, arrendamientos y servicios y Subcomité revisor de bases Carpetas de actas, convocatorias, acuerdos, informes y de sesión ordinaria y extraordinaria del Comités de adquisiciones, arrendamientos y servicios y Subcomité revisor de bases carpetas Jefatura de adquisiciones. 8C. Tecnologías y servicios a la información Correspondencia institucional interna y externa (Oficios: 8C.17 Administración y servicios de correspondencia carpetas memorandum y consecutivos de acuses). Gerencia de recursos materiales y servicios generales. Edificio Hermanos Soler, Tel. (55)

24 Datos de identificación UNIDAD ADMINISTRATIVA Jefatura de servicios generales NOMBRE DEL RESPONSABLE Elizabeth Julieta Colín Juárez CARGO Procesador de información DOMICILIO TELEFONO Tel. (55) Ext CORREO ELECTRONICO CONTEXTO 6C. Recursos materiales y obra pública 6C.2 Programas y proyectos en materia de recursos materiales, obra pública, conservación y mantenimiento Programa anual de verificación y actualización de inventarios para el registro y resguardo de los bienes muebles propiedad de la entidad; programa anual de enajenación de bienes muebles; programa anual de disposición final de bienes; programa de reducción en el consumo de papel para impresoras y fotocopiadoras carpetas 6C.7 Seguros y fianzas Control de pólizas de seguros de bienes y fianzas carpetas Control del activo fijo (inventario, altas y bajas de bienes 6C.17 Inventario físico y control de bienes muebles carpetas muebles). Almacenamiento, control y distribución de bienes Expedientes de almacen general: Control de inventario de 6C carpetas muebles almacen general. Carpetas de actas, convocatorias, acuerdos, informes y de sesión Comité de enajenación de bienes muebles e 6C.24 ordinaria y extraordinaria del Comité de enajenación de bienes carpetas inmuebles muebles e inmuebles. Jefatura de servicios generales. Edificio Hermanos Soler, Jefatura de servicios generales. Edificio Hermanos Soler, Jefatura de servicios generales. Edificio Hermanos Soler, Almacén general, Bodega C, entre foro 5 y 6. Jefatura de servicios generales. Edificio Hermanos Soler, Tel. (55)

25 7C. Servicios generales 7C.1 Disposiciones en materia de servicios generales Normatividad interna en materia de servicios generales carpetas Programas y proyectos en materia de servicios Programa anual de mantenimiento del parque vehicular; 7C carpetas generales programa anual de trabajo y ahorro en combustible. Control de asistencia del personal de vigilancia en las 7C.5 Servicios de seguridad y vigilancia carpetas instalaciones de Echasa. 7C.6 Servicios de lavandería, limpieza, higiene y fumigación Control de servicios de fumigación: órdenes de servicio y reporte de actividades carpetas 7C.7 Servicios de transportación Expedientes de control de transportación: solicitud de vehículo solo o con chofer y salidas de vehículos carpetas Expedientes de automóviles y camiones: relación semanal de 7C.13 Control de parque vehicular kilometraje, tenencias, multas, facturas, verificación, pago de carpetas derechos y relación anual del parque vehicular. 7C.14 Control de combustible Relación del control de vales de combustible carpetas Jefatura de servicios generales. Edificio Hermanos Soler, Jefatura de servicios generales. Edificio Hermanos Soler, Seguridad y vigilancia. Recepción, puerta dos, primer piso. Jefatura de servicios generales. Edificio Hermanos Soler, Jefatura de servicios generales. Edificio Hermanos Soler, Jefatura de servicios generales. Edificio Hermanos Soler, Jefatura de servicios generales. Edificio Hermanos Soler, Tel. (55)

26 8C. Tecnologías y servicios a la información DESCRIPCION FECHA (S) VOLUMEN UBICACIÓN FISICA 8C.16 Administración y servicios de archivo Proyectos en organización de archivos. Normatividad y herramientas archivísticas. Coordinación y seguimiento del carpeta archivo de trámite y concentración. Correspondencia institucional interna y externa (Oficios: 8C.17 Administración y servicios de correspondencia carpetas memorandum y consecutivos de acuses). Jefatura de servicios generales. Edificio Hermanos Soler, Jefatura de servicios generales. Edificio Hermanos Soler, Tel. (55)

27 Datos de identificación UNIDAD ADMINISTRATIVA Jefatura de obra pública NOMBRE DEL RESPONSABLE María Verónica Vargas Rodríguez CARGO Auxiliar administrativo DOMICILIO TELEFONO Tel. (55) Ext CORREO ELECTRONICO CONTEXTO 6C. Recursos materiales y obra pública Disposiciones en materia de recursos materiales, obra Normatividad en materia de obra pública, conservación y 6C.1 pública, conservación y mantenimiento carpetas mantenimiento. Programas y proyectos en materia de recursos Programa anual de conservación y mantenimiento; programa 6C.2 materiales, obra pública, conservación y para uso eficiente de la energía eléctrica; programa para uso carpetas mantenimiento eficiente y racional del agua. Expedientes conformados por licitación pública e invitación cuando menos a tres personas: requisición; anexo o justificación; requisición de investigación de mercado; convocatoria; acta de subcomité revisor de bases: oficio para asistir a la sesión 6C.3 Licitaciones ordinaria del subcomité revisor de bases, oficios del calendario carpetas del evento; acta de junta de aclaración; acta de presentación y apertura de proposiciones; documentación administrativa, legal y económica; dictamen ténico y económico; cuadro comparativo; acta de fallo; contrato, pedido u orden y fianza. Jefatura de obra pública. Jefatura de obra pública. Jefatura de obra pública. Tel. (55)

28 Documentos de los expedientes órden de servicio e invitación a cuando menos tres personas: requisición; anexo o justificación; 6C.4 Adquisiciones cotizaciones y peticiones de oferta; cuadro comparativo; fumire con soporte (factura, verificación y cadenas productivas); hoja carpetas de no sanción ante la Secretaría de función pública; documentación legal del proveedor; pedido, órden o contrato. Jefatura de obra pública. 6C.5 Cálculo de penas convencionales por incumplimiento de Sanciones, inconformidades y conciliaciones, derivados contrato, correspondientes a los proveedores y prestadores de de contratos servicios carpetas 6C.6 Control de contratos Expedientes conformados por los contratos derivados de las licitaciones y adquisiciones de los bienes y servicios carpetas 6C.7 Seguros y fianzas Control de pólizas de seguros de bienes y fianzas carpetas 6C.8 Suspensión, rescisión, terminación de obra pública Expedientes de actas de inicio, suspensión, rescisión y terminación de obra carpetas 6C.9 Bitácoras de obra pública Seguimiento de construcción de obra pública: reportes de avance en obra pública. En versión electrónica desde carpetas 6C.10 Normatividad en materia de calidad de obras, conservación y Calidad en materia de obras, conservación y equipamiento: estimaciones de costos, justificaciones técnicas y equipamiento económicas carpetas Jefatura de obra pública. Jefatura de obra pública. Jefatura de obra pública. Jefatura de obra pública. Jefatura de obra pública. Jefatura de obra pública. Tel. (55)

29 Expedientes de costos y presupuesto en obra pública y servicios: 6C.11 Precios unitarios en obra pública y servicios carpetas especificaciones, costos y rendimiento. Control del cumplimiento de proyectos en materia de 6C.12 Asesoría técnica en materia de obra pública construcción y asesoría realizada carpetas Seguimiento del control de la infraestructura del centro en cuanto a su conservación y mantenimiento: reportes de 6C.13 Conservación y mantenimiento de la infraestructura requerimientos en inmuebles, muebles, instalaciones y equipos. física Informes de labores de los talleres (plomería, herrería, carpetas carpintería, pintura, jardinería, electricidad y albañilería) que los atendieron. Base de datos que los proveedores y contratistas que colaboran 6C.14 Registro de proveedores y contratistas carpetas con Echasa. 6C.22 Control y seguimiento de obras y remodelaciones Control y seguimiento de las obras de remodelación de Echasa carpetas Carpetas de actas, convocatorias, acuerdos, informes y de sesión 6C.25 Comité de obra pública ordinaria y extraordinaria del Comité de cancelación de adeudos carpetas de la cartera vencida. Carpetas de actas, convocatorias, acuerdos, informes y de sesión 6C.27 Comité interno de eficiencia energética ordinaria y extraordinaria del Comité interno de eficiencia carpetas energética. Jefatura de obra pública. Jefatura de obra pública. Jefatura de obra pública. Jefatura de obra pública. Jefatura de obra pública. Jefatura de obra pública. Jefatura de obra pública. Tel. (55)

30 7C. Servicios generales Documentos de la supervisión y mantenimiento de los servicios 7C.3 Servicios básicos (energía eléctrica, agua, predial, etc.) básicos: sistemas de extracción, almacenamiento y distribución carpetas de agua y de sistema de emergencia para atender contingencias. Seguimiento de las solicitudes de servicios específicos, Mantenimiento, conservación e instalación de 7C.11 actividades de los talleres (plomería, herrería, carpintería, carpetas mobiliario pintura, jardinería, electricidad y albañilería). 8C. Tecnologías y servicios a la información Jefatura de obra pública. Jefatura de obra pública. Correspondencia institucional interna y externa (Oficios: 8C.17 Administración y servicios de correspondencia carpetas memorandum y consecutivos de acuses). Jefatura de obra pública. Tel. (55)

31 Datos de identificación UNIDAD ADMINISTRATIVA Gerencia de planeación, programación y presupuesto NOMBRE DEL RESPONSABLE José Guadalupe Caballero Franco CARGO Auxiliar administrativo DOMICILIO TELEFONO Tel. (55) Ext CORREO ELECTRONICO jcaballero@estudioschurubusco.com CONTEXTO 5C. Recursos financieros Disposiciones en materia de recursos financieros y Normatividad en materia de recursos financieros y contabilidad 5C carpetas contabilidad gubernamental gubernamental. Gerencia de planeación, programación y presupuesto. Expedientes de programas y proyectos en materia de recursos financieros y contabilidad gubernamental: programa anual de depuración de cuentas colectivas; programa de inversión; presupuesto anual de recursos fiscales y propios; cuestionario Programas y proyectos en materia de recursos 5C.2 mensual, solicitado por el Inegi, sobre remuneraciones pagadas, carpetas financieros y contabilidad gubernamental gastos directos e indirectos efectuados, ingresos directos e indirectos captados. Formatos enviados a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público para dar cumplimiento a sus requerimientos. Gerencia de planeación, programación y presupuesto y sus jefaturas: contabilidad, control presupuestal y, facturación y cobranza. Tel. (55)

32 Expedientes de facturación: facturas, notas de crédito, órdenes de trabajo o remisiones, solicitud de cambio de domicilio fiscal, 5C.4 Ingresos cédula de identificación, reporte diario de servicio, proyectos y carpetas tipo de servicios; reporte anual y mensual de ingresos, balanza de comprobación mensual, notas de crédito. 5C.8 Aportaciones a capital Subsidio federal y patrimonio del organismo carpetas Expedientes de transferencias bancarias (solicitud de pago, 5C.15 Transferencias de presupuesto movimiento bancario, reporte de traspasos, cuentas propias) y carpetas de sistema de pagos electrónicos interbancarios (spei). 5C.22 Control de cheques Registro consecutivo de las pólizas de cheques carpetas Carpetas de actas, convocatorias, acuerdos, informes y de sesión Comité de cancelación de adeudos de la cartera 5C.30 ordinaria y extraordinaria del Comité de cancelación de adeudos carpetas vencida de la cartera vencida. 8C. Tecnologías y servicios a la información DESCRIPCION FECHA (S) VOLUMEN Correspondencia institucional interna y externa (Oficios: 8C.17 Administración y servicios de correspondencia carpetas memorandum y consecutivos de acuses). Tel. (55)

33 Datos de identificación UNIDAD ADMINISTRATIVA Jefatura de control presupuestal NOMBRE DEL RESPONSABLE José Guadalupe Caballero Franco CARGO Auxiliar administrativo DOMICILIO TELEFONO Tel. (55) Ext CORREO ELECTRONICO CONTEXTO 5C. Recursos financieros Expedientes de programas y proyectos en materia de recursos Programas y proyectos en materia de recursos 5C.2 financieros y contabilidad gubernamental: Cuenta pública; carpetas financieros y contabilidad gubernamental Seguimiento a los programas y proyectos de inversión. Jefaturas de control presupuestal. Edificio Hermanos Soler, 5C.3 Gastos o egresos por partida presupuestal Operaciones ajenas registradas en el Sistema integral de información (siweb). Formato único de ministración de recursos - fumires- de: Gastos a comprobar, órdenes de pago carpetas Jefaturas de control presupuestal. Edificio Hermanos Soler, Control del flujo de efectivo. Desglose y comprobación de gastos 5C.4 Ingresos carpetas por partida. Jefaturas de control presupuestal. Edificio Hermanos Soler, Tel. (55)

34 Control de las cuentas por liquidar certificadas en el Sistema 5C.14 Cuentas por liquidar certificadas carpetas integral de administración financiera federal (siaff). Jefatura de control presupuestal. Edificio Hermanos Soler, Expedientes de los registros de las adecuciones presupuestarias: auxiliar, afectación indivivual y prespuestal. Módulo de 5C.16 Ampliaciones y reducciones del presupuesto adecuaciones presupuestarias (map), módulo de adecuaciones carpetas presupuestarias de entidades (mape), módulo de ingresos excedentes (minex). Jefatura de control presupuestal. Edificio Hermanos Soler, 5C.26 Estado del ejercicio del presupuesto Informes del control presupuestal por partida carpetas Jefatura de control presupuestal. Edificio Hermanos Soler, 8C. Tecnologías y servicios a la información DESCRIPCION FECHA (S) VOLUMEN UBICACIÓN FISICA Correspondencia institucional interna y externa (Oficios: 8C.17 Administración y servicios de correspondencia carpetas memorandum y consecutivos de acuses). Jefatura de control presupuestal. Edificio Hermanos Soler, Tel. (55)

35 Datos de identificación UNIDAD ADMINISTRATIVA NOMBRE DEL RESPONSABLE CARGO DOMICILIO Jefatura de contabilidad José Guadalupe Caballero Franco Auxiliar administrativo TELEFONO Tel. (55) Ext CORREO ELECTRONICO CONTEXTO 5C Recursos financieros Expedientes de programas y proyectos en materia de recursos financieros y contabilidad gubernamental: programa anual de depuración de cuentas colectivas; programa de inversión; presupuesto anual de recursos fiscales y propios; cuestionario Programas y proyectos en materia de recursos 5C.2 mensual, solicitado por el Inegi, sobre remuneraciones pagadas, carpetas financieros y contabilidad gubernamental gastos directos e indirectos efectuados, ingresos directos e indirectos captados. Formatos enviados a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público para dar cumplimiento a sus requerimientos. Registro de los ingresos y gastos contables y presupuestales 5C.5 Libros contables (libro de diario, libro mayor, de balanza de comprobación en el carpetas programa Magnitus). Jefatura de contabilidad. Jefatura de contabilidad. Tel. (55)

36 Información bancaria y estados de cuenta de los recursos 5C.12 Asignación y optimización de recursos financieros fiscales y recursos propios. Conciliaciones bancarias, mensuales: reporte ejecutivo, reporte del sistema, papeles de trabajo, carpetas axiliares y estado de cuenta original. Jefatura de contabilidad. Registro y control de pólizas de egresos: captura de registro, 5C.17 Registro y control de pólizas de egresos fumire original, factura y contrato. Pólizas de pago carpetas Jefatura de contabilidad. Registro y control de pólizas de ingresos: captura de registro, 5C.18 Registro y control de pólizas de ingresos ficha del depósito o forma de ingreso. Anexos que comprueben carpetas el ingreso. Jefatura de contabilidad. Registro y control de pólizas de diario: captura de registro y 5C.19 Registro y control de pólizas de diario carpetas anexos. Jefatura de contabilidad. Conciliación de activo fijo: soporte que ampara la realización de 5C.23 Conciliaciones la conciliación carpeta Jefatura de contabilidad. Reportes ejecutivos de la situación financiera de la entidad y 5C.24 Estados financieros anexos (resumen de cuentas). Auxiliar contable: resumen carpetas mensual. Jefatura de contabilidad. 5C.25 Auxiliares de cuentas Reportes de los auxiliares de cuenta carpetas Jefatura de contabilidad. Tel. (55)

37 Expediente probatorio de las contribuciones del fondo rotatorio: 5C.27 Fondo rotatorio carpeta arqueos de caja, relación de ingresos y listado de depósitos. Jefatura de contabilidad. Expediente de comprobantes de pago de impuestos y servicios: 5C.28 Pago de derechos e impuestos carpetas documentos originales de pago y declaraciones fiscales. Jefatura de contabilidad. Registro y control de pólizas de ventas: captura de registro, 5C.29 Registro y control de pólizas de ventas carpetas facturas o notas de crédito. Jefatura de contabilidad. 8C. Tecnologías y servicios a la información Correspondencia institucional interna y externa (Oficios: 8C.17 Administración y servicios de correspondencia carpetas memorandum y consecutivos de acuses). Jefatura de contabilidad. Tel. (55)

38 Datos de identificación UNIDAD ADMINISTRATIVA Coordinación de cobranza NOMBRE DEL RESPONSABLE José Guadalupe Caballero Franco CARGO Auxiliar administrativo DOMICILIO TELEFONO Tel. (55) Ext CORREO ELECTRONICO CONTEXTO 5C. Recursos financieros DESCRIPCION FECHA (S) VOLUMEN UBICACIÓN FISICA Expedientes de cobranzas: clientes morosos y vigentes; base de 5C.4 Ingresos datos de los clientes en el sistema megapack y reporte de carpetas cobranzas. 8C. Tecnologías y servicios a la información Coordinación de cobranza. Correspondencia institucional interna y externa (Oficios: 8C.17 Administración y servicios de correspondencia carpetas memorandum y consecutivos de acuses). Coordinación de cobranza. Tel. (55)

39 Datos de identificación UNIDAD ADMINISTRATIVA Coordinación de planeación NOMBRE DEL RESPONSABLE José Guadalupe Caballero Franco CARGO Auxiliar administrativo DOMICILIO TELEFONO Tel. (55) Ext CORREO ELECTRONICO CONTEXTO 3C Programación, Organización y Presupuestación 3C.1 Disposiciones en materia de programación Normatividad en materia de programación carpeta 3C.2 Programas y proyectos en materia de programación Programas y proyectos en materia de programación carpetas 3C.11 Integración y dictamen de manuales de organización Manual de organización carpeta Manual de procedimientos. Manual de calidad. Manual administrativo de aplicación general en materia de tecnologías de la información y comunicaciones. 3C.12 Integración y dictamen de manuales, normas y Manual de integración y operación del comité de cancelación de lineamientos, de procesos y procedimientos cuentas y documentos con características de incobrabilidad carpetas Instructivos de laboratorio químico. Lineamientos generales y contenidos temáticos para la integración del informa de gobierno. Tel. (55)

40 Certificación de calidad de procesos y servicios 3C.14 Sistema de gestión de calidad. Actualización de procedimientos carpetas administrativos 3C.18 Programas y proyectos en materia de presupuestación Programas y proyectos en materia de presupuestación carpetas 10C Control y Auditoría de Actividades Públicas 10C.1 Disposiciones en materia de control y auditoría Normatividad en materia de control y auditoría carpetas Programas y proyectos en materia de control y Seguimiento de los programas y proyectos en materia de control 10C carpetas auditoría y auditoría Documentación (informes) generada de las auditorías internas y 10C.3 Auditoría carpetas externas realizadas en Echasa. Seguimiento a la aplicación en medidas o 10C.6 Registros de medidas correctivas para la mejora carpetas recomendaciones Registro de actas de entrega-recepción de las áreas de la 10C.15 Entrega-recepción carpeta institución. Elaboración e integración de libros blancos y Registro de los documentos públicos gubernamentales libro 10C carpetas memorias documentales blanco y memoria documental- en la administración pública. Tel. (55)

41 11C Planeación, Información, Evaluación y Políticas DESCRIPCION FECHA (S) VOLUMEN UBICACIÓN FISICA 11C.1 Disposiciones en materia de planeación Normatividad en materia de planeación carpetas 11C.2 Disposiciones en materia de información y evaluación Disposiciones en materia de información y evaluación carpetas 11C.3 Disposiciones en materia de políticas Disposiciones en materia de políticas carpetas 11C.4 Programas y proyectos en materia de información y evaluación Programas y proyectos en materia de información y evaluación carpetas 11C.5 Programas y proyectos en materia de políticas Programas y proyectos en materia de políticas carpetas 11C.6 Planes nacionales Programas y proyectos en materia de políticas: políticas por área carpetas 11C.7 Programas a mediano plazo Programa a mediano plazo carpeta 11C.8 Programas de acción Programas de acción carpetas 11C.9 Seguimiento de los Sistemas de información estadística de la Sistemas de información estadística de la dependencia dependencia carpetas Tel. (55)

42 11C.10 Sistema nacional de información estadística Expedientes del Sistema nacional de información estadística carpetas Encuestas de autoevaluación del sistema de control interno 11C.13 Desarrollo de encuestas institucional. Encuestas de nivel directivo, estratégico y carpetas operativo. Informes de labores de cada una de las áreas de Echasa. Plan de 11C.16 Informe de labores carpetas trabajo. Minutas y bitácoras de reunión de trabajo. 11C.17 Informe de ejecución Informes de rendición de cuentas, anual y sexenal carpeta 11C.18 Informe de gobierno Informes de gobierno carpetas 11C.19 Indicadores Matriz de indicador de riegos operacionales y sus revisiones carpetas 11C.20 Indicadores de desempeño, calidad y productividad Informe aspectos suceptibles de mejora carpeta Carpetas de actas, convocatorias, acuerdos, informes y de sesión 11C.23 Comité de Mejora Regulatoria ordinaria y extraordinaria del Comité de cancelación de adeudos carpetas de la cartera vencida. 8C. Tecnologías y servicios a la información DESCRIPCION FECHA (S) VOLUMEN UBICACIÓN FISICA Correspondencia institucional interna y externa (Oficios: 8C.17 Administración y servicios de correspondencia carpetas memorandum y consecutivos de acuses). Tel. (55)