ENSI: Mayor integración y avance tecnológico con SAP

Transcripción

1 SAP Estudio de la Transformación del Negocio Productos de consumo masivo J. Macêdo ENSI: Mayor integración y avance tecnológico con SAP

2 Empresa Neuquina de Servicios de Ingeniería SE Industria Química y Servicios petroleros Locación Provincia de Neuquén, Argentina Productos y Servicios Producción de agua pesada grado reactor, y operación y mantenimiento de yacimientos de petróleo y gas Sitio Web Partner Process Technologies SA Soluciones y Servicios SAP SAP Business All-in-One (MM,FI,CO,SD,PM,PS,PP,QM,HR,PY) Facturación local Anual u$s 40M Número de Empleados 1000 Desde 1999 La Empresa Neuquina de Servicios de Ingeniería SE (ENSI) ha utilizado una solución de PeopleSoft, Datastream MPX para EAM, y otras aplicaciones desarrolladas internamente. Si bien esta plataforma constituyó un importante avance, la organización comenzó a requerir actualizaciones y mejoras que le llevaron a analizar nuevas alternativas. Con el tiempo, la herramienta resultó insuficiente para la demanda y las exigencias que atendía la empresa. Para una adecuada integración la empresa decidió adoptar una plataforma lo suficientemente robusta, SAP Business All-in-One. 2

3 Crecimiento que requiere atender mayores exigencias La Empresa Neuquina de Servicios de Ingeniería SE (ENSI) fue creada en 1989 con el objetivo de producir y comercializar Agua Pesada Virgen Grado Reactor, utilizada para moderar y refrigerar reactores nucleares. En 1995 creó la unidad de negocios Obras y Servicios, diversificando así su actividad en busca de satisfacer las necesidades del sector industrial argentino, principalmente en el campo de Oil&Gas. Desde 1999 ENSI ha utilizado una solución de PeopleSoft, Datastream MPX para EAM, y otras aplicaciones desarrolladas internamente. Si bien esta plataforma constituyó un importante avance, la organización comenzó a requerir actualizaciones y mejoras que le llevaron a analizar nuevas alternativas. Con el tiempo, la herramienta resultó insuficiente para la demanda y las exigencias que atendía la empresa. Para una adecuada integración la empresa decidió adoptar una plataforma lo suficientemente robusta, SAP Business All-in-One. Nosotros teníamos un muy buen sistema propio, para gestionar los turnos, transporte de personal y comedor, pero era necesario integrarlo con la nómina de SAP. Cuando empezamos a avanzar en la implementación, vimos que la plataforma nos proveía lo que necesitábamos para remplazar nuestra aplicación in-house. Entonces tomamos la decisión de adquirir también Time Management. Ya habíamos empezado con el proyecto de SAP Business All-in-One, de modo decidimos no alterar el calendario y nos lanzamos a implementar Time Management (TM) unos meses después del go-live del proyecto inicial. Ricardo Fierro, Jefe de Informática. ENSI. 3

4 Integración y soporte en las unidades de negocio Con el objetivo de mantener los estándares en su gestión de calidad, ambiental, y de seguridad y salud ocupacional en todas sus unidades, ENSI buscaba atender las distintas demandas que surgían dentro de la compañía. La empresa se había propuesto reemplazar de manera integral el ERP que utilizaba por otro más acorde al presente de la compañía. De esta forma, era necesario implementar una nueva herramienta capaz de entregar información de gestión, mayor integración de procesos de ambas unidades de negocio, y mejor soporte en el área de recursos humanos y de liquidación de haberes. Una vez que ENSI empezó con la implementación, vio que era necesario integrar la plataforma que utilizaban para la gestión de turnos con la nomina SAP. Fue así, como tras una presentación del partner decidió avanzar con Time Management (TM) para administrar las tareas de servicio de tiempo extra y el seguimiento de las ausencias. Desde la Jefatura de Informática se impulsó el reemplazo por una necesidad de dar mejor respuesta a requerimientos de los clientes internos. Con ese objetivo se constituyó un Comité que evaluó posibles candidatos. Si bien este proceso tuvo auxilio externo en cuanto a lo metodológico, el resultado fue fruto del consenso de todos los integrantes del Comité. Ricardo Fierro, Jefe de Informática. ENSI. 4

5 SAP brinda su experiencia y profesionalismo En 1998 ENSI llevó a cabo un proceso de selección de ERP donde fueron analizados 5 productos World Class, siendo uno de ellos SAP. En aquella ocasión la herramienta seleccionada fue PeopleSoft ya que, si bien los resultados de la evaluación con SAP fueron satisfactorios, los valores de su implementación eran mayores a los de la competencia. La plataforma constituyó un gran soporte, pero dadas las exigencias del entorno, la organización comenzó a requerir actualizaciones y mejoras que le llevaron a analizar nuevas alternativas. El nuevo proceso de evaluación partió de la identificación de una lista de posibles candidatos, luego continuó mediante la generación de una RFI (Request for information), una metodología frecuentemente utilizada para conocer propuestas de proveedores acerca de un cierto servicio o producto que necesita. Tras la presentación de diferentes demos y un armado de benchmarking con usuarios, se analizó la información a través de una matriz de decisión, generándose un abanico de escenarios posibles, y se definió a través del consenso del Comité diseñado especialmente para el proyecto. Finalmente, la cobertura de la casi totalidad de los procesos, una extensa base instalada, el fuerte soporte local y la posibilidad de trabajar con un producto maduro y en constante desarrollo fueron los factores decisivos para que ENSI confiara en que SAP Business All-in-One era la mejor opción. SAP no solo le ofrecía su experiencia y profesionalismo, sino que, además, les brindaba soluciones accesibles y desarrolladas a la medida de las pymes. Esta vez, los costos de la implementación resultaban sumamente provechosos. SAP combina varios factores que resultaron valiosos para ENSI. La selección fue el resultado de un profundo análisis que se hizo de las diferentes alternativas. Todo el proceso le sirvió a ENSI para identificar que SAP era la plataforma que más se ajustaba a sus necesidades". Ricardo Fierro, Jefe de Informática. ENSI. 5

6 Comunicación y motivación, claves del éxito Una vez seleccionado el ERP, en una etapa posterior, durante la implementación, el comité se convirtió en Equipo de Proyecto y la consultora externa proveyó el Quality Assurance (QA) y el control del proyecto. Si bien la implementación era de un nivel alto de exigencia, que salía del mínimo estándar para una empresa del tamaño de ENSI, el profesionalismo y dedicación del partner, Process Technologies SA, hizo que se pudieran superar los obstáculos que surgían durante el proceso. Gracias al conocimiento y soporte del equipo formado por 12 personas, y al fuerte control de los tiempos y el completo mapeo de actividades, se pudo cumplir con los plazos estipulados. El proceso respondió a la metodología estándar de SAP, y tomó 13 meses para poner en vivo todos los módulos. En 12 meses salió en productivo Backoffice y 30 días después HR completo. Por su parte, ENSI aportó un Comité de 6 integrantes, incluido el Líder del Proyecto, y un equipo de 15 usuarios clave que luego se encargarían de capacitar a los usuarios finales. Para la capacitación se utilizaron aulas específicamente preparadas y las clases fueron dictadas por los usuarios clave utilizando el sistema de prueba. Aun luego de la puesta en vivo, se dictaron charlas para que aquellos que ni siquiera eran usuarios, estén al corriente del proyecto desde su comienzo. Siendo la comunicación uno de sus valores corporativos más importantes, desde un principio la empresa vio la importancia de mantener una fluida comunicación y motivar a los usuarios. La implementación traería grandes beneficios al público interno, con lo cual era indispensable dar a conocer las ventajas del proyecto y lo que significaba para la compañía un proyecto de esta índole. 6

7 al nivel de las exigencias ENSI estaba en la búsqueda de una solución que estuviera al nivel de las exigencias de su cliente interno. Fue así que, tras un exhaustivo proceso de análisis, implementó SAP Business All-in-One. Ese mismo año, salió en vivo con Backoffice y HR. Luego, a principios del 2013, la empresa incursionó con la solución de Time Management (TM). SAP Business All-in-One es una de las herramientas que mejor se adapta a las necesidades de las medianas empresas como ENSI ya que ofrece una única solución configurable que ayuda a gestionar todos los aspectos de la organización, contemplando la mayoría de las áreas claves como finanzas, recursos humanos y logística. Con Time Management (TM), ENSI proponía obtener un mayor apoyo en el desarrollo de los procesos de recursos humanos como planificación, evaluación de desempeño, registro de ausentismo, entre otros. Para una mayor organización y control de los diferentes horarios de sus plantas necesitaban de una herramienta de esta magnitud. 7

8 Historia de Éxito Historia Servicios de Éxito Financieros Química y Financiera Servicios petroleros Independencia ENSI Reducción en tiempo de respuesta y mayor seguridad en reportes Luego de la implementación, ENSI comprobó que el reemplazo del anterior ERP y de las otras aplicaciones in-house que lo complementaban, se convertía rápidamente en beneficios tangibles. Desde el punto de vista técnico, por ejemplo, se obtuvieron grandes ventajas gracias a la integración de información de SAP. Hoy, la compañía redujo la cantidad de interfaces y obtuvo, así, una mejor calidad de información. Anteriormente, el proceso de rendición de gastos a su principal cliente se realizaba integrando información proveniente de 5 orígenes diferentes. Luego de la implementación, la totalidad de los datos se encuentran en SAP, lo que se traduce en mejoras en los tiempos de respuesta y en mayor seguridad en los reportes. Asimismo, los tiempos y el esfuerzo necesario para la preparación de la expedición de materiales se han reducido en más de un 25%. En Almacenes, por su parte, se ha observado una notable optimización en los procesos y mejoras en la entrega de materiales. La alta integración de la información permite apropiar con precisión todos los materiales a las Órdenes de Mantenimiento. Con la implementación de Time Management (TM) ENSI obtendrá una significativa reducción en los tiempos de liquidación de haberes y podrá avanzar en la integración de información todavía soportada por aplicaciones propias. SAP ha tenido fuerte impacto en varios sectores de la compañía. En Almacenes, por ejemplo, la optimización de proceso y las mejoras en la entrega de materiales es un hecho palpable en el día a día. En recursos humanos, por su parte, lo que se refiere a nómina y administración de horas trabajadas, se logró concentrar. Ricardo Fierro, Jefe de Informática. ENSI. 8

9 ENSI Avance sostenido ENSI planea comenzar con la implementación Business Objects en el futuro cercano. 9

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