Guía de usuario SAP Cloud for Planning Guía de usuario

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1 CUSTOMER SAP Cloud for Planning Guía de usuario SAP Cloud for Planning Guía de usuario

2 Contenido 1 Le damos la bienvenida a SAP Cloud for Planning Documentación y recursos Asistencia al usuario Aplicación móvil SAP Cloud for Planning....9 Primeros pasos con la aplicación móvil Inicio Explorar la pantalla de Inicio Dashboards Explorar dashboards Gestión de dashboard Trabajar con un dashboard Modelado Explorar modelos Explorar modelos analíticos Explorar modelos de planificación Conversión de divisas Crear modelos Explorar perspectivas Explorar fórmulas Eliminar un modelo Importación de datos Acerca de la importación de datos de ficheros Acerca de la importación de un modelo a partir de un fichero Acerca de la importación de datos de otros sistemas Exportación de datos Informes Explorar informes Gestión de informes Primeros pasos con Informes Hojas de informe El panel Diseñador Menú Preferencias Punto de vista Barra de fórmulas de cuadrícula derechos. Contenido

3 La función Copiar Explorar gestión de versiones Colaboración para informes Solicitar una entrada de datos Explorar modelos de vinculación Visualizar Exploración de visualizaciones Visualizaciones, dashboards e historias Explorar galería Explorar KPIs...91 Definir el flujo de trabajo del umbral KPI Panel de detalles de KPIs El visualizador de KPI Modificar el alcance del Indicador de rendimiento clave Opciones de edición para KPIs Asignaciones Asignaciones Explorar asignaciones Modelos de asignación Rol de asignaciones y permisos Explorar distribución Ejemplo: Distribución en informes Explorar asignaciones estructuradas Explorar pools Procesos, pasos y reglas de asignación Ejecutar un paso de asignación Historias Explorar historia Gestión de historia Trabajar con una historia Archivos Explorar ficheros Cargar y publicar ficheros Compartir un fichero Asignar permisos Gestionar ficheros Colaboración Explorar colaboración Explorar el proceso de colaboración Contenido derechos. 3

4 9.3 De qué se trata? Eventos Explorar eventos Crear eventos Crear tareas Supervisar planes Explorar recordatorios Colaboración para eventos y tareas Exportar e importar eventos de calendario Exportar eventos Importar eventos Usuarios Explorar gestión de usuario Acerca de las autorizaciones Dependencias entre roles, usuarios y autorizaciones Herramientas de administración de usuario Roles de aplicación estándar Niveles de autorización Autorizaciones a nivel de actividad Autorizaciones en datos Autorizaciones en recursos Crear usuarios empresariales Importar usuarios Exportar usuarios Crear roles Solicitar roles Acerca del perfil de usuario Crear una nueva contraseña Explorar auditoría Auditoría de datos Auditoría de actividad Despliegue Explorar despliegue Explorar exportación Explorar importación Conexiones Explorar conexiones Crear una conexión Uso del sistema derechos. Contenido

5 14.1 Dashboard Uso del sistema Qué es este icono? Preguntas más frecuentes Glosario Contenido derechos. 5

6 1 Le damos la bienvenida a SAP Cloud for Planning Le damos la bienvenida a SAP Cloud for Planning. Esta sección de la guía del usuario ofrece una breve introducción a la forma en la que esta aplicación le puede ayudar a gestionar sus procesos de planificación. SAP Cloud for Planning se ha diseñado como aplicación en la nube People-Centric que será útil para que la planificación financiera, los análisis de previsiones y empresariales sean más sencillos y agradables. Es una solución global que integra las funcionalidades de planificación de integración, análisis y colaboración para eliminar la necesidad de otras aplicaciones de comunicación o de hoja de cálculo. Las funciones de colaboración para comunicarse y compartir el trabajo con los colegas son una parte integral de la aplicación, y SAP Cloud for Planning también está disponible como aplicación simplificada para ipad y iphone para que los colegas puedan estar en contacto con los desarrollos del plan La aplicación es muy visual, lo que hace que resulte sencilla de utilizar: Desde las funciones de diseño del modelo de datos hasta el conjunto enriquecido de herramientas disponibles para presentar los datos de forma atractiva en forma de gráficos e historias. SAP Cloud for Planning está creado en la plataforma avanzada de alto rendimiento SAP HANA Cloud Platform, lo que significa que su trabajo de planificación puede realizarse con más rapidez que antes, pero también ofrece una integración próxima con los planes existentes creados en la aplicación SAP Business Planning and Consolidation. Ventajas Algunas ventajas clave que encontrará al utilizar la aplicación son: Un flujo natural entre la planificación y el análisis, que le permite planificar y simular en cualquier nivel de detalle, con cualquier número de usuarios y en cualquier momento sin tener que esperar. Las capacidades de colaboración, asignación y los análisis incrustados le permiten planificar, analizar y discutir el plan con los colegas sin tener que saltar a otra pantalla o aplicación. Las capacidades de informes ampliadas que utilizan un tipo de hoja de cálculo familiar se crean directamente en la aplicación. Interfaz de usuario El diseño de SAP Cloud for Planning se basa en el nuevo diseño de la interfaz de usuario SAP Fiori para que los dashboards y las visualizaciones tengan una apariencia actualizada. Se ha diseñado para facilitar el uso con las funciones en pantalla que son intuitivas y sencillas de usar. Se utilizan iconos reconocibles y familiares y los mensajes en pantalla y el texto de información sobre herramientas proporcionan una información muy útil para guiarle por la aplicación. 6 derechos. Le damos la bienvenida a SAP Cloud for Planning

7 La asistencia de usuario detallada también está disponible en la aplicación, en primer lugar, en forma de información sobre herramientas explicativa (Consejos en la página) que puede activar para familiarizarse con la aplicación y, en segundo lugar, ayuda en línea detallada que incluye todo el contenido de la Guía de usuario. Vista previa Para tener una vista previa rápida de este entorno de trabajo dinámico e integrado, en la siguiente ilustración se muestra un escenario típico de trabajo en un informe de pérdidas y ganancias. Las visualizaciones, las funciones de colaboración y la hoja de datos están incrustadas en una única pantalla. 1.1 Documentación y recursos Además de esta guía del usuario, tiene a su disposición información de soporte; en esta sección se resumen los recursos disponibles. La Guía del usuario comienza con un capítulo general de primeros pasos en el que se ofrece una introducción de las funciones estándar de Cloud for Planning usadas en la aplicación. A continuación, se incluyen las secciones detalladas de cada área funcional. En la lista siguiente se resumen y se ofrecen los enlaces a los recursos adicionales disponibles: SAP Help Portal para Cloud for Planning es el punto de acceso principal a todos los recursos de documentación. Actualmente cuenta con los enlaces a esta Guía de usuario tanto en formato HMTL como PDF. En el futuro, se publicarán vídeos de formación para el producto y los enlaces correspondientes se incluirán en Help Portal a medida que los vídeos estén disponibles. La información de release está publicada en Notas SAP, por ejemplo: Nota SAP (13 de abril). La limitaciones conocidas de Cloud for Planning están documentadas en Nota SAP Le damos la bienvenida a SAP Cloud for Planning derechos. 7

8 Puede leer (y participar) los grupos de discusión más recientes para la aplicación en el grupo de Jam para SAP Cloud for Planning de la aplicación.. En este grupo se incluyen blogs e información sobre el desarrollo actual y el rollout SAP Term es la referencia estándar de terminología de SAP y está disponible en Internet en sapterm.com. Esta Guía también incluye un glosario que contiene los términos clave específicos de la aplicación Cloud for Planning. 1.2 Asistencia al usuario La ayuda en línea es una parte integral de la aplicación Cloud for Planning. Tiene a su disposición dos formas de asistencia dependiendo del contexto desde el icono Ayuda de la barra de herramientas principal: Consejos en la página y Ayuda en línea, que incluye el texto completo de la Guía del usuario. Consejos en la página Cuando usa la aplicación por primera vez, le resultará útil activas Consejos en la página seleccionando esta opción del menú Ayuda. Los mensajes emergentes de Consejos en la página aparecen cuando apunta a funciones en la pantalla. Ejemplo Active Consejos en la página seleccionando el icono? de la barra de herramientas principal (menú Ayuda). Mueva el ratón para abrir el menú principal. Mientras mueve el puntero del ratón por la lista de elementos de menú, se muestra una descripción breve de la función. Desactive Consejos en la página seleccionándolo de nuevo en el menú Ayuda. Uso de la ayuda integrada Si necesita ayuda adicional mientras trabaja con la aplicación, también se integra una asistencia de usuario más detallada; está disponible en el icono? de la barra de menús principal (menú Ayuda). Seleccione la opción Ayuda para abrir la ventana de ayuda en línea. Después de iniciar Ayuda puede: Navegar por la jerarquía de información empezando en la vía de navegación en la parte superior de la ventana. De esta manera puede navegar por todo el documento Use la función Buscar de la barra de herramientas de la ventana Ayuda para buscar información específica de lo que está buscando Active el modo de ayuda sensible al contexto seleccionando el icono Owl de la barra de herramientas de la ventana Ayuda. Cuando este modo está activo, la ventana del texto de ayuda se actualiza automáticamente y visualiza el texto de la función que está apuntando con el ratón. Ejemplo Abra Ayuda seleccionando el icono? en la barra de herramientas principal. En la barra de herramientas de la ventana Ayuda, seleccione el icono Owl - éste cambia de color a azul para mostrar que está activo. Ahora, 8 derechos. Le damos la bienvenida a SAP Cloud for Planning

9 mueva el ratón para abrir el menú principal. Mientras mueve el puntero del ratón por la lista de elementos de menú, el contenido de la ventana Ayuda se modifica para mostrar la ayuda de la función que está apuntando. Desactive el modo sensible al contexto seleccionando de nuevo el icono Owl. 1.3 Aplicación móvil SAP Cloud for Planning Con la aplicación móvil SAP Cloud for Planning tendrá acceso a las herramientas de planificación y de análisis en cualquier momento y en cualquier lugar. Esta aplicación se conecta a la solución de aplicación web SAP Cloud for Planning y le permite chatear con otros colegas, recibir notificaciones y obtener recordatorios de tareas en su iphone o ipad. Nota Para usar sus datos empresariales en la aplicación móvil SAP Cloud for Planning, debe usar la solución web SAP Cloud for Planning con los servicios móviles habilitados por su departamento de TI. Si desea probar la aplicación móvil, puede usar los datos de muestra que se suministran. Sus beneficios empresariales Colabore y chatee con sus colegas, por ejemplo: Discuta y comparta una captura de pantalla con su equipo Inicie un chat privado con otro usuario acerca de un tema confidencial Visualice eventos y tareas en el calendario Reciba notificaciones, por ejemplo: Cuando haya sido invitado a una discusión Cuando se le haya asignado una tarea Cuando se le haya asignado un evento Edite su perfil de usuario; cargue una foto, por ejemplo Nota Puede recibir y gestionar notificaciones desde la aplicación móvil o desde el centro de notificaciones ios. En la configuración de la aplicación móvil, puede, además de, permitir SAP Cloud for Planningel acceso a su ubicación, sus fotos y activar la contraseña táctil. Requisitos del sistema Sistema operativo compatible: Le damos la bienvenida a SAP Cloud for Planning derechos. 9

10 ios 7.1 o superior Dispositivos compatibles: iphone 4s o superior ipad 2 o superior Primeros pasos con la aplicación móvil Cuando inicia la aplicación móvil SAP Cloud for Planning, está conectado al servidor de aplicaciones web con su usuario y contraseña. Contexto Al configurar la aplicación móvil por primera vez se requieren los datos siguientes de la aplicación web: Dirección del servidor Nombre del usuario Contraseña de la aplicación Procedimiento Instalación 1. Descargue la aplicación móvil SAP Cloud for Planning desde App Store. Para empezar 2. Para iniciar la aplicación móvil en su dispositivo móvil, seleccione el icono Cloud4Plan. Gestionar notificaciones 3. Cuando inicia la aplicación por primera vez, se le solicita que permita que la aplicación móvil le envíe notificaciones que pueden incluir alertas, sonidos y badgets de icono. Para permitir las notificaciones seleccione ACEPTAR. Puede modificar la configuración en cualquier momento en la configuración general de su dispositivo. Primer inicio de sesión 4. Cuando inicia sesión a la aplicación por primera vez, se le solicita que establezca una contraseña de la aplicación para proteger sus datos. Si ya es usuario de la aplicación web, puede iniciar sesión con su contraseña de la aplicación web. Confirme la contraseña para que sea válida también para la aplicación móvil. Conexión a la aplicación web 5. Cuando inicia sesión a la aplicación web por primera vez (o después de reiniciar una contraseña olvidada), debe activar la aplicación móvil para que se conecte con la aplicación web. Para ello, introduzca la dirección del servidor de la aplicación web (por ejemplo HANA SERVER>.neo.ondemand.com), el nombre de usuario de la aplicación web y la contraseña de la aplicación web. Gestión de la contraseña 10 derechos. Le damos la bienvenida a SAP Cloud for Planning

11 6. Podrá hacer lo siguiente: Para restablecer una contraseña olvidada, en la pantalla de inicio seleccione Contraseña olvidada. Para modificar la contraseña, abra su perfil y seleccione Editar y Cambiar contraseña de aplicación. Resultados Una vez haya configurado la contraseña y la conexión, solo debe introducir la contraseña para iniciar sesión en la aplicación móvil. Le damos la bienvenida a SAP Cloud for Planning derechos. 11

12 2 Inicio 2.1 Explorar la pantalla de Inicio La pantalla de Inicio es un dashboard, un contenedor en el que puede recopilar otros objetos visuales como las notas o los mosaicos con gráficos, informes y eventos. Puede fijar el contenido a su pantalla de Inicio de la misma forma que para cualquiera de los otros dashboards. También puede crear notas para añadir a la pantalla. Sin embargo, la pantalla de Inicio es privada; no puede compartirla con otros usuarios y no puede añadirla a las discusiones. Esto se aplica también a las notas y los mosaicos que fija en la pantalla de Inicio. Para más información acerca de las tareas de dashboard que puede realizar en la pantalla de Inicio, consulte la tabla siguiente. Tabla 1: Tarea de dashboard Más información Crear una nota. Crear un nuevo workflow de nueva nota [página 17] Copiar la pantalla a un nuevo dashboard. Copiar un dashboard [página 15] Editar o borrar notas y mosaicos. Acerca de modificar las parametrizaciones de mosaico [página 18] Trabajar con mosaicos y notas [página 17] Nota No puede compartir un mosaico en la pantalla de Inicio. Información relacionada Explorar dashboards [página 13] 12 derechos. Inicio

13 3 Dashboards 3.1 Explorar dashboards Un dashboard es un contenedor que combina diferentes objetos visuales que muestran diferentes datos en una interfase de usuario. Puede utilizar un dashboard, por ejemplo, para recoger notas, gráficos, historias y reports sobre un tema relacionado en un contenedor conveniente y para compartir el contenido con otros usuarios. Los objetos visuales en un dashboard son mosaicos, que son elementos rectangulares que visualizan el contenido como notas, eventos, vistas y gráficos. Una vez que haya creado un dashboard, puede añadir notas en la ventana Dashboards o fijarle contenido de diferentes ventanas de la aplicación, como Reports o Eventos. También puede fijar un mosaico de historial en un dashboard. (Una vez que haya creado un dashboard, está disponible como una opción Fijar en en ventanas como Reports y Tareas). De forma alternativa, puede crear un dashboard sobre la marcha para fijar el contenido. Nota Fijar no es lo mismo que copiar. Cuando fija un elemento, es similar a crear un enlace o un acceso rápido al original. Si actualiza el original, la versión fijada también se actualiza. Cuando copia un elemento, se crea una nueva instancia por separado y las modificaciones en el original no afectan la copia. También puede añadir dashboards a discusiones. Información relacionada Gestión de dashboard [página 13] Trabajar con un dashboard [página 16] Gestión de dashboard En esta ventana puede ver sus propios dashboards y aquellos que se comparten con usted. La lista de dashboards incluye la fecha de creación de un dashboard y la fecha de su última modificación. Además, puede realizar las siguientes tareas: Tarea Más información Crear un nuevo dashboard. Crear un nuevo dashboard [página 14] Editar un dashboard existente. Editar un dashboard [página 15] Dashboards derechos. 13

14 Tarea Borrar un dashboard. Más información En la pantalla de gestión, marque la casilla de selección para el dashboard y seleccione el icono Borrar (papelera). Compartir un dashboard. Compartir un dashboard [página 16] Copiar un dashboard. Copiar un dashboard [página 15] Información relacionada Todos los dashboards, mis dashboards y los compartidos [página 14] Seleccionar un dashboard para gestionar [página 14] Todos los dashboards, mis dashboards y los compartidos Utilice estas opciones en la barra de pestañas para alternar la visualización entre una lista de todos los dashboards, sólo los suyos o aquellos que se comparten con usted Seleccionar un dashboard para gestionar Si desea modificar un nombre o una descripción de dashboard, copie el contenido, bórrelo, o compártalo; primero marque la casilla de selección en la ventana de gestión y luego seleccione el icono adecuado en la parte superior derecha de la ventana. Si desea abrir un dashboard, haga clic en el nombre Crear un nuevo dashboard Cree un nuevo dashboard para fijar el contenido y compartirlo con los equipos o colegas individuales. Procedimiento 1. En la ventana de gestión de dashboard, seleccione el icono Nuevo (el signo más). 2. En el popup Crear nuevo dashboard, fije la privacidad para el dashboard. Para ello, abre el menú junto con la Vía de acceso y seleccione una de las opciones siguientes: 14 derechos. Dashboards

15 Opción Privado Equipos Público Descripción Sólo el creador (usted) puede ver el dashboard. Sólo los miembros de sus equipos pueden ver el dashboard. Todos los usuarios pueden ver el dashboard. 3. Introduzca un título único para el dashboard y una descripción opcional. Son caracteres válidos para los nombres los alfanuméricos y los guiones bajos. Se pueden incluir espacios pero no al principio o al final de un nombre. 4. Elija Crear. Resultados Se crea el nuevo dashboard y se añade a la lista en la ventana de gestión de dashboard Editar un dashboard Acceda al popup de edición para modificar el título o subtítulo de un dashboard. Procedimiento 1. Para acceder al popup Editar dashboard: En la pantalla de gestión de dashboard, marque la casilla de selección para el dashboard y seleccione el icono Editar (el lápiz). En el propio dashboard, abra el menú Parametrizaciones (el icono de llave inglesa) y seleccione Editar. 2. Modifique el título y la descripción si es necesario, y seleccione Aceptar Copiar un dashboard Utiliza el comando Copiar a dashboard para copiar todo un dashboard (todo su contenido) a un nuevo dashboard. En la ventana de gestión de dashboard, siga estos pasos: 1. Marque la casilla de selección para el dashboard que desea copiar y seleccione el icono Copiar dashboards seleccionados. 2. En el popup Copiar a dashboard, especifique si el nuevo dashboard es Público o Privado. 3. Introduzca un nombre único para el nuevo dashboard. Dashboards derechos. 15

16 Nota Son caracteres válidos los alfanuméricos y los guiones bajos. Se pueden incluir espacios pero no al principio o al final de un nombre. 4. Introduzca una descripción opcional. 5. Grabe las parametrizaciones. En un dashboard, seleccione la opción Copiar a dashboard en el menú de dashboard y luego siga los pasos Compartir un dashboard Acceda al popup Modificar parametrizaciones de compartición para especificar qué usuarios comparten el dashboard. En la ventana de gestión de dashboard, siga estos pasos: 1. Marque la casilla de selección para el dashboard que desea compartir y seleccione el icono Compartir. 2. En el popup, seleccione o desmarque las opciones para indicar que desea compartir con todos los usuarios, o acceda a la lista de usuarios para seleccionar o desmarcar individuos específicos. 3. Una vez que haya realizado las selecciones, grabe las parametrizaciones. En un dashboard, seleccione la opción Compartir en el menú de dashboard para acceder al popup y luego siga los pasos Trabajar con un dashboard Una vez que haya abierto un dashboard, puede modificar el tamaño y reorganizar los objetos del dashboard como desee. Puede gestionar y compartir los objetos individuales además de realizar cualquiera de las tareas de gestión del dashboard en el propio dashboard. También puede añadir, borrar y compartir notas. Las tareas que puede realizar incluyen las siguientes: Tarea Más información Editar un dashboard. Editar un dashboard [página 15] Compartir un dashboard. Compartir un dashboard [página 16] Añadir un dashboard a una discusión. Añadir dashboards a discusiones [página 17] Crear una nueva nota para añadirla al dashboard. Crear un nuevo workflow de nueva nota [página 17] Copiar el dashboard. Copiar un dashboard [página 15] Borrar el dashboard. Aplique un Punto de vista. Seleccione la opción Borrar en el menú del dashboard para eliminar el dashboard. Utilice Punto de vista para ver y modificar los filtros aplicados a los mosaicos.punto de vista [página 63] 16 derechos. Dashboards

17 Tarea Ajuste las parametrizaciones de mosaico. Más información Acerca de modificar las parametrizaciones de mosaico [página 18] Etiquete los mosaicos Utilizar Etiquetar [página 19] Añadir dashboards a discusiones Puede añadir el dashboard actual a una discusión utilizando la opción de menú Nueva discusión o las opciones en el panel Colaboración y el menú Parametrizaciones de mosaico. Tabla 2: Opción/acción Seleccione Nueva discusión en el menú de dashboard En un dashboard, seleccione el icono + (signo más) en el panel Colaboración En un mosaico del dashboard, seleccione el icono Discusiones. En un dashboard, abra una discusión existente en el panel Colaboración y seleccione el icono Enlace (clip). Resultado Se crea una nueva discusión. Se crean automáticamente el título y la descripción, utilizando el nombre del dashboard. Seleccione los participantes y luego Aceptar para crear la discusión. Se añade el dashboard a la discusión existente. Nota Para eliminar un dashboard de una discusión, seleccione el icono Enlace (clip) Crear un nuevo workflow de nueva nota Puede crear un objeto visual basado en texto, conocido como una nota, para añadir a su dashboard. Siga estos pasos: 1. Seleccione la opción Nueva nota para acceder al popup de creación de nota. 2. Introduzca un título para la nota y el texto para la nota. 3. Grabe las parametrizaciones Trabajar con mosaicos y notas Utiliza las opciones Parametrizaciones de mosaico para gestionar los mosaicos y las notas y para añadir dashboards a las discusiones. Dashboards derechos. 17

18 Pude utilizar las parametrizaciones de mosaico para hacer lo siguiente: Tabla 3: Tarea Editar un mosaico. Más información Acerca de modificar las parametrizaciones de mosaico [página 18] Añadir un dashboard a una discusión. Añadir dashboards a discusiones [página 17] Eliminar un mosaico. Visualice el mosaico en el modo Pantalla completa. Active la escalada para una vista de pantalla completa en la que se visualicen todos los mosaicos activados uno al lado de otro en el espacio de pantalla disponible. Seleccione la opción Borrar para eliminar un mosaico del dashboard. Seleccione el icono Pantalla completa para introducir el modo de presentación. En este modo, seleccione el icono Modo de galería en la parte inferior derecha para pasar de una versión a otra de las pantallas completas de todos los mosaicos y todas las notas en un dashboard. Seleccione el icono Salir de pantalla completa para volver al dashboard. Activar escalada [página 19] Si un mosaico contiene un gráfico, también se incluye una opción de filtro, que le permite aplicar filtros en los datos subyacentes. Seleccione el icono para acceder al popup Fijar filtros, en el que puede adaptar los filtros aplicados. El gráfico en el mosaico se adaptará dependiendo de las modificaciones de filtro, por ejemplo, puede que esté disponible la paginación en diferentes versiones o cuentas. También puede visualizar y fijar filtros utilizando la opción Punto de vista en el menú de parametrizaciones del dashboard. Para más información, consulte el tema Punto de vista. Información relacionada Añadir líneas de referencia [página 87] Punto de vista [página 63] Acerca de modificar las parametrizaciones de mosaico Utilice las opciones Parametrizaciones de mosaico para acceder a un popup de edición en el que puede hacer modificaciones en el contenido del mosaico y para enlazar con otros dashboards o modificar las visualizaciones. Puede utilizar el popup de edición para modificar el título y el subtítulo de un título. Si el mosaico es una nota, también puede editar el texto de nota. Además, puede enlazar un mosaico a otro dashboard. Una vez que lo haya hecho, el mosaico es visible en el dashboard enlazado y puede navegar entre los dashboards utilizando la opción Ir a <Nombre de dashboard> en el menú de parametrizaciones del mosaico. Si el mosaico se basa en un report o una visualización, puede abrir el report a partir del dashboard seleccionando la opción Ir a report en el menú Parametrizaciones de mosaico. 18 derechos. Dashboards

19 Si el mosaico contiene una visualización del tipo adecuado, puede añadir una línea de referencia a la visualización utilizando la opción Añadir línea de referencia en el menú Parametrizaciones de mosaico. Para más información, consulte el tema Añadir líneas de referencia Activar escalada Seleccione los mosaicos a visualizar al mismo tiempo en la vista de pantalla completa. Procedimiento 1. En el dashboard, marque las casillas de selección para cada mosaico para el que desee activar la escalada. 2. En el menú de dashboard Parametrizaciones, seleccione Activar escalada. Resultados Se visualizan los mosaicos seleccionados uno al lado del otro en una vista de pantalla completa. Cierre la vista utilizando el icono Cerrar (X) para volver al dashboard Utilizar Etiquetar Utilice la propiedad Etiquetar para aplicar etiquetas que le permitan buscar ficheros en un dashboard. Procedimiento 1. Marque las casillas de selección para los mosaicos que desee etiquetar. 2. En el menú de dashboard Parametrizaciones, seleccione Etiquetar. 3. En el popup Etiquetar, introduzca una etiqueta para los mosaicos seleccionados en el campo Título y seleccione Aceptar. Sólo se permiten los caracteres alfanuméricos y los guiones bajos (_). 4. Repita los pasos 1-3 para introducir múltiples etiquetas para un mosaico o mosaicos. 5. Para visualizar los mosaicos etiquetados, haga clic en el campo Buscar del dashboard, introduzca un símbolo de almohadilla (#), seguido del concepto de búsqueda (la etiqueta). Pulse Intro. Sólo los mosaicos etiquetados con el concepto de búsqueda se visualizan en el dashboard. Para visualizar todos los mosaicos de nuevo, borre el concepto de búsqueda haciendo clic en el símbolo de borrado (X) en el campo Buscar. Dashboards derechos. 19

20 4 Modelado 4.1 Explorar modelos Un modelo es una representación de los datos empresariales que define las relaciones, los cálculos y los datos de una organización o un segmento empresarial. Crea modelos en el área Modelo como base para los reports. Un modelo consiste de diferentes perspectivas que le permiten mirar los datos desde ángulos diferentes, como las perspectivas organizativas o las de cuenta. Para obtener más información, consulte Explorar perspectivas [página 26]. En Modelos, puede realizar las siguientes tareas: Tabla 4: Tarea Más información Crear modelos nuevos Crear modelos [página 22] Rellenar modelos con datos reales Añadir perspectivas Actualice las tablas de conversión de divisas para activar la planificación con múltiples divisas Configure la seguridad, la auditoría de datos y las parametrizaciones de conversión de moneda para un modelo Puede rellenar los modelos copiando y pegando de hojas de cálculo o importando datos de ficheros o de otros sistemas. Para obtener más información, consulte Importación de datos [página 36]. Puede añadir perspectivas a un modelo que aún no se haya grabado. Puede seleccionar una perspectiva existente o crear una de nueva. Para obtener más información, consulte Creación de perspectivas [página 27]. Conversión de divisas [página 21] Preferencias de modelo [página 23] Explorar modelos analíticos A diferencia de un modelo de planificación, un modelo analítico no proporciona propiedades adicionales como la gestión de versión para los reports. Nota Cuando crea o importe un modelo analítico, no debe definir el tiempo y la categoría. Estas perspectivas no están disponibles en absoluto. 20 derechos. Modelado

21 Información relacionada Crear modelos [página 22] Explorar perspectivas [página 26] Explorar modelos de planificación Un modelo activado para la planificación proporciona propiedades adicionales como la gestión de versión para reports. La propiedad de gestión de versión en los reports le permite crear y copiar diferentes versiones de datos, por ejemplo versiones reales o de previsión, y controlar quién las ve. Están disponibles otras propiedades que requieren la gestión de versión para los modelos de planificación también, por ejemplo: Pregunte por la entrada. Activa un modelo para la planificación del siguiente modo: Cuando cree un nuevo modelo, marque la casilla de selección Activar planificación. Cuando importe un modelo existente de un fichero o de BPC, marque la casilla de selección Activar planificación. En cualquier caso, especifique los datos para las perspectivas de tiempo y de categorías en la pestaña correspondiente del modelo. Información relacionada Explorar gestión de versiones [página 75] Solicitar una entrada de datos [página 79] Acerca de la importación de datos de BPC [página 46] Acerca de la importación de un modelo a partir de un fichero [página 40] Acerca de la importación de un modelo a partir de un fichero [página 40] Crear modelos [página 22] Explorar perspectivas [página 26] Conversión de divisas Las organizaciones internacionales llevan a cabo negocios en diferentes divisas. Para crear reports consistentes y facilitar la planificación, tienen que poder convertir las divisas.sap Cloud for Planning le permite actualizar múltiples tablas de conversión de divisas. En el área Modelos, selecciona la página Conversión de divisas y actualiza una o varias tablas de conversión de divisas. En una tabla de conversión, especifica la información siguiente: Modelado derechos. 21

22 Tabla 5: Tabla de conversión de divisas Entradas de tabla Divisa fuente Divisa destino Tipo de cambio Fecha de validez Más información Divisa a partir de la que se convierte el importe a otra divisa Divisa a la que se convierte el importe a partir de otra divisa Tasa que se utiliza para convertir de una divisa a otra Fecha a partir de la cual se aplica la conversión de divisas especificada. Activa la conversión de divisas para un modelo en el momento de crear el modelo. Antes de grabar el modelo por primera vez, abra el diálogo Preferencias del modelo y active Conversión de divisas. Nota Esta parametrización no se puede modificar una vez que haya grabado el modelo. Información relacionada Explorar modelos [página 20] Preferencias de modelo [página 23] Crear modelos Crea modelos en la página Modelos. Contexto Supongamos que desea crear un nuevo modelo y rellenarlo con datos. Procedimiento 1. Para acceder a la página Modelos, abra el Menú principal y seleccione Modelos. 2. Seleccione Nuevo modelo. 3. En el diálogo, introduzca un nombre y opcionalmente una descripción para el nuevo modelo. 4. Para crear un modelo de planificación, marque la casilla de selección Planificación activada. 5. A continuación, tiene que completar unas pocas parametrizaciones básicas: a. Fije el período de tiempo en el que se tienen que desglosar los datos en el modelo, por ejemplo, año, trimestre, mes o día. 22 derechos. Modelado

23 b. Seleccione una Fecha de inicio y de fin para el modelo. c. Seleccione la frecuencia según la que se tienen que calcular los datos en diferentes categorías del modelo. Las categorías pueden ser reales, de presupuesto, de planificación, de previsión o de previsión de acumulación, por ejemplo. 6. Del menú del icono de llave inglesa, seleccione Preferencias y active todas las propiedades específicas que necesite, como la auditoría de datos. Una vez que haya grabado el modelo, sólo puede modificar la descripción. 7. Seleccione una perspectiva de cuenta existente o cree una de nueva para el modelo. 8. Opcionalmente, puede crear perspectivas genéricas y organizativas para el modelo. 9. Una vez que haya añadido todas las perspectivas necesarias al modelo, puede controlar de forma opcional el acceso a los datos del modelo. Información relacionada Explorar modelos [página 20] Explorar modelos de planificación [página 21] Preferencias de modelo [página 23] Control de acceso a datos de modelo [página 25] Explorar perspectivas [página 26] Preferencias de modelo Para cada modelo, puede configurar las preferencias individuales. Por ejemplo, para realizar el seguimiento de todas las modificaciones realizadas en el modelo, puede activar la auditoría de datos. Edita las preferencias para un modelo cuando crea uno de nuevo. Nota Antes de grabar el modelo por primera vez, seleccione el icono de la llave inglesa para abrir el diálogo Preferencias del modelo y active la propiedad requerida. Una vez que haya grabado el modelo, sólo puede modificar la descripción del modelo. Información básica Puede añadir o modificar la descripción, por ejemplo, para explicar para qué se utiliza modelo. Puede seleccionar la divisa estándar que se utiliza para el report que crea a partir del modelo. Modelado derechos. 23

24 Auditoría de datos Si desea registrar la información de auditoría en quién haya modificado los datos de transacción de los datos de modelo, active la propiedad Auditoría de datos. Conversión de divisas Si desea planificar un modelo en diferentes divisas y convertir las cantidades de una divisa fuente a una destino, active la propiedad Conversión de divisas. Nota Asegúrese de que todas las divisas necesarias se actualizan en la tabla de conversión de divisas. Privacidad Si activa el cambio Privacidad, sólo el propietario del modelo puede ver el report relacionado. Si desea que otros usuarios visualicen un report basado en el modelo, tiene que desactivar el cambio Privacidad. Información relacionada Conversión de divisas [página 21] Crear modelos [página 22] Explorar informes [página 51] Auditoría de datos Una vez que haya activado las parametrizaciones de auditoría de datos en el diálogo Preferencias de un modelo,sap Cloud for Planning graba en un log todas las modificaciones en los datos de transacción de ese modelo. Alcance de auditoría Graba en un log todas las modificaciones en los datos de transacción en cualquier modelo que active la auditoría de datos. Se graban en un log los datos de auditoría cuando se publican los datos de una versión privada. Se 24 derechos. Modelado

25 realiza la auditoría de todas las celdas modificadas en la versión publicada. La información de auditoría para cada celda modificada incluye lo siguiente: La fecha y la hora de la modificación El usuario que ha realizado de modificación El valor original El nuevo valor Report de auditoría Puede crear reports multidimensionales para ver todas las modificaciones de datos en cualquier región de datos. Si la región de datos contiene un nodo agregado, el sistema realizará una agregación en el report. Para visualizar el report, se tiene que asignar el ID de usuario a un rol que conceda el permiso de Lectura en el Log de modificación de datos. Información relacionada Preferencias de modelo [página 23] Control de acceso a datos de modelo Puede controlar el acceso a datos para un modelo a nivel de perspectiva. Requisitos previos Actualmente está creando un modelo y ha añadido como mínimo una perspectiva. Contexto Puede conceder permisos de lectura o de escritura para los datos de modelo para los usuarios seleccionados. Define estos permisos para cada entrada de una perspectiva de modelo. Nota No puede controlar el acceso a las perspectivas de cuenta. Una vez que haya grabado el modelo, ya no puede definir las parametrizaciones de acceso a datos. Modelado derechos. 25

26 Procedimiento 1. Está creando un nuevo modelo en el área Modelos. 2. Seleccione el icono Llave inglesa y luego Acceso a datos de la lista. 3. En el diálogo, seleccione todas las perspectivas de modelo que desee para definir los permisos, y luego Aceptar. 4. En la página Modelos, navegue a la perspectiva para la que desea definir los permisos. En la tabla de perspectiva, puede buscar las dos nuevas columnas Lectura y Escritura. Para conceder el permiso de Lectura para un valor de una perspectiva, navegue a la entrada correspondiente en la fila de tabla en la columna Lectura e introduzca un nombre de usuario. Para conceder el permiso de Escritura para un valor de una perspectiva, navegue a la entrada correspondiente en la fila de tabla en la columna Escritura e introduzca un nombre de usuario o seleccione el usuario del diálogo. También puede seleccionar un usuario o varios del diálogo si seleccione el botó Usuarios Explorar perspectivas Una perspectiva es un desglose de información que define "qué" analiza un modelo, por ejemplo, un producto o una región geográfica. Una perspectiva consiste de atributos, jerarquías y parametrizaciones relacionadas con la seguridad. Las perspectivas pueden ser modelos específicos de modelo o compartidos. Normalmente utiliza los tipos siguientes de perspectivas: Tabla 6: Tipo de perspectiva Descripción Sólo modelos de plantificación Tiempo Categoría Especifica el período de tiempo más corto a aplicar al modelo. Puede utilizar el año, el trimestre, el mes o el día. Se crea de forma automática la perspectiva de tiempo cuando crea un modelo. Representa los escenario en los que se puede realizar el seguimiento de los datos. Las categorías entregadas son las siguientes: X X Real Presupuesto Plan Previsión Previsión de acumulación Cuenta Representa la estructura de cuentas de la organización. Sólo puede tener una perspectiva de este tipo por modelo. 26 derechos. Modelado

27 Tipo de perspectiva Descripción Sólo modelos de plantificación Organizativa Genérica Representa las unidades empresariales que dirigen su empresa. Dependiendo de la organización, éstas pueden ser unidades operativas, entidades geográficas, centros de coste, etc. Sólo puede tener una perspectiva de este tipo por modelo. Cualquier tipo de perspectiva de negocio que no se una de organizativa. Puede incluir productos, canales o representantes de ventas. Puede añadir múltiples perspectivas de este tipo a un modelo. Cuando cree un nuevo modelo, puede seleccionar una perspectiva existente o crear una de nueva. Un atributo es una característica de un miembro de perspectiva, como un ID o un propietario. Se pueden visualizar los atributos en cuadrículas. Información relacionada Explorar modelos de planificación [página 21] Creación de perspectivas Puede crear una nueva perspectiva cuando cree un modelo. Contexto Está en el área de modelo y crea un nuevo modelo. Procedimiento 1. Dependiendo del tipo de perspectiva que desee crear, haga una de las acciones siguientes. Para crear una perspectiva de cuenta, seleccione Cuentas Crear nueva perspectiva. Para crear otro tipo de perspectiva, seleccione el icono Añadir (signo más) y seleccione Crear nueva perspectiva. 2. En el diálogo Crear nueva perspectiva, dependiendo del tipo de perspectiva que desee crear, haga una de las acciones siguientes. Para una perspectiva de cuenta, introduzca un nombre y una descripción opcional, indique si Activar control de acceso a datos y seleccione Crear. Modelado derechos. 27

28 Para una perspectiva genérica, seleccione Genérica en la lista Tipo, introduzca un nombre y una descripción opcional, indique si Activar control de acceso a datos y seleccione Crear. Para una perspectiva organizativa, seleccione Organización en la lista Tipo, introduzca un nombre y una descripción opcional e indique si Activar control de acceso a datos. Seleccione Utilizar ID de área para indicar la información de geolocalización para los miembros de la organización y luego seleccione Crear. Para una perspectiva de pool, seleccione Pool en la lista Tipo, introduzca un nombre y una descripción opcional e indique si Activar control de acceso a datos. Se selecciona la perspectiva de cuenta como una perspectiva asignada de forma estándar. Seleccione cualquier otra perspectiva que desee como perspectiva asignada y luego Crear. Introduzca un nombre que empiece con un carácter y que pueda ir seguido de los caracteres (A-Z, a-z), los números (0-9) y el guión bajo (_). El nombre de la perspectiva no distingue entre mayúsculas y minúsculas. La longitud máxima del nombre de la perspectiva es de 20 caracteres. La descripción opcional puede ser de hasta 255 caracteres de longitud. Resultados Se añade al modelo una nueva pestaña con el nombre de la perspectiva. Ahora puede definir los atributos de la perspectiva en la cuadrícula, por ejemplo, los miembros de la misma, la descripción y la jerarquía Editar perspectivas Nota Cuando navega entre etiquetas, se grabará su perspectiva automáticamente. Una vez que se graba una perspectiva genérica, la estructura no se puede modificar, pero puede actualizar la descripción de la perspectiva y la gestión de miembros para añadir uno, modificarlo y borrarlo. Para modificar el nombre y la descripción de la perspectiva, seleccione Opciones Preferencias. Para borrar una perspectiva, seleccione la perspectiva en la página de perspectivas y luego Borrar perspectiva seleccionada. Confirme el mensaje. Nota Antes de borrar una perspectiva, asegúrese de que ningún modelo utilice esta perspectiva. Siempre que cualquier modelo utilice esta perspectiva, no se puede borrar. Borrar el modelo no elimina las perspectivas relacionadas; se mantienen en la lista de perspectivas. Información relacionada Eliminar un modelo [página 36] 28 derechos. Modelado

29 Editar atributos de perspectiva Puede definir los atributos de perspectiva en la cuadrícula del siguiente modo: Para todas las propiedades, puede copiar y pegar los valores de una fuente de datos externa. Para todas las propiedades no técnicas y la propiedad Unidad, puede introducir directamente los datos. Para añadir una nueva fila, seleccione el icono más + y luego Añadir fila. Si es la última fila, puede introducir los datos directamente en las celdas de la cuadrícula. Para copiar una fila, seleccione Copiar fila. Para borrar una fila, seleccione el icono Papelera y luego Borrar fila. Para modificar la estructura de perspectiva, puede añadir o eliminar propiedades opcionales: Para añadir un nuevo atributo, seleccione el icono más + y luego Añadir columna. Si es el último atributo, puede introducir los datos directamente en las celdas de la cuadrícula bajo la primera cabecera de columna en blanco. Para borrar un atributo, seleccione el icono Papelera y luego Borrar columna Editar jerarquías Se define una jerarquía con una relación superior-inferior. Cuadrícula: Puede actualizar la jerarquía si introduce un nodo superior en la columna Jerarquía de cada miembro. Vista previa: En el panel lateral, puede modificar la jerarquía al arrastrar y soltar Atributos de una perspectiva genérica Cuando crea una nueva perspectiva, una nueva pestaña con el nombre de la perspectiva se añade al modelo. Puede definir los atributos de perspectiva en la cuadrícula: Tabla 7: Campo ID Más información Obligatorio Los IDs distinguen entre mayúsculas y minúsculas y tienen que se únicos. La longitud máxima para un ID es de 30 caracteres. No utilice los caracteres siguientes: $ ( ) * +, : ;? \ [ ] / Descripción Nombre del miembro que se visualiza. La longitud máxima para la descripción es de 127 caracteres. Jerarquía Almacena el ID superior. Modelado derechos. 29

30 Atributos de una perspectiva organizativa Cuando crea una nueva perspectiva, una nueva pestaña con el nombre de la perspectiva se añade al modelo. Puede definir los atributos de perspectiva en la cuadrícula: Tabla 8: Campo ID Más información Obligatorio Los IDs distinguen entre mayúsculas y minúsculas y tienen que se únicos. La longitud máxima para un ID es de 30 caracteres. No utilice los caracteres siguientes: $ ( ) * +, : ;? \ [ ] / Descripción Nombre del miembro que se visualiza. La longitud máxima para la descripción es de 127 caracteres. Jerarquía Divisa Responsable ID de área Almacena el ID superior. Divisa que utilizará el miembro organizativo. Seleccione la persona responsable para el miembro organizativo. Sólo es visible si ha seleccionado el indicador Utilizar ID de área mientras crea la perspectiva. Indica la información geográfica para los miembros de la organización. Utilizado en gráficos para visualizar los datos en un geomap. Utilice la búsqueda para buscar un ID de área adecuado para sus IDs organizativos Atributos de una perspectiva de cuenta Cuando crea una nueva perspectiva, una nueva pestaña con el nombre de la perspectiva se añade al modelo. Puede definir los atributos de perspectiva en la cuadrícula: Tabla 9: Campo Más información 30 derechos. Modelado

31 ID Obligatorio Los IDs distinguen entre mayúsculas y minúsculas y tienen que se únicos. La longitud máxima para un ID es de 30 caracteres. No utilice los caracteres siguientes: $ ( ) * +, : ;? \ [ ] / Descripción Nombre del miembro que se visualiza. La longitud máxima para la descripción es de 127 caracteres. Tipo de cuenta Admitido sólo para tipos de cuenta estándar: AST (activo) LEQ (pasivo y equivalencia) INC (ingresos) EXP (gastos) NFIN (no financiero) Jerarquía Unidad Almacena el ID de cuenta superior. Valores para la unidad de medida: %: Se fijará la escala al porcentaje estándar Importe: Se fijará el decimal en 2 de forma estándar Tipo de agregación Valores: TOTAL (estándar): Suma todos los valores ÚLTIMO: Especifica una perspectiva de agregación. Esta perspectiva especial es una perspectiva de tiempo, por ejemplo, el número de empleados el último día del mes NINGUNO: Para el nodo ficticio (no de hoja), que sólo es necesario para el agrupamiento, como KPI de cuenta (indicador de rendimiento clave), tiene que fijar el tipo de agregación en NINGUNO. El sistema back end generará una fórmula especial para él. De lo contrario, el valor de agregación de sus inferiores aparecerá en el informe. Escala Define el desplazamiento de números de los datos del informe: Millón (-6) Mil (-3) Porcentaje (2) Por ejemplo, si define un miembro A con la escala Millón y los datos de transacción de A en el back end son , desde el lado del informe debería ver 10M. Decimales Define el número de dígitos después del signo de decimal. Valores: 0-7 Modelado derechos. 31

32 Fórmula La fórmula de la perspectiva. Información relacionada Explorar fórmulas [página 32] Explorar fórmulas Descubra las fórmulas que puede utilizar en modelos con perspectivas de cuenta. Elementos de una fórmula Una fórmula puede contener cualquiera o todos los siguientes: Miembros Funciones Operadores Constantes Cuando recupere datos en reports, el sistema calcula las fórmulas. Para distinguir un número constante de un miembro, tiene que rodear el miembro con []. Ejemplo es un número constante y [10000] es un miembro. Sintaxis de un fórmula Ejemplo IF([A1000]>1000,INT([A1000]),[A2000]) A1000 y A2000 son miembros IF(,,) y INT() son funciones 1000 es un número constante > es un operador 32 derechos. Modelado

33 Ejemplo Fórmula de una perspectiva de tipo de cuenta Supongamos que tenemos una perspectiva de cuenta que contiene los miembros A1000, A2000 y A3000. Podemos definir la fórmula para A3000 como se muestra a continuación: Tabla 10: Elementos [A1000]+1000 [A1000]-[A2000] INT([A1000]) IF([A1000]>100,[A1000],[A2000]) Descripción A3000 es igual al miembro A1000 más el número constante 1000 A3000 es igual al miembro A1000 menos el miembro A2000 A3000 es igual al valor de A1000 convertido a entero Si el valor de A1000 es superior a 100, A3000 es igual a A1000; de lo contrario, A3000 es igual al valor de A Creación de fórmulas Puede crear fórmulas en perspectivas de cuentas para calcular los miembros de un modelo cuando se utiliza una perspectiva de cuenta. Requisitos previos Ha creado un modelo con una perspectiva de cuenta. Contexto Procedimiento 1. Navegue a la perspectiva de cuenta en la que desea definir la fórmula: Abra el modelo y vaya a la perspectiva de cuenta respectiva. En la página Perspectiva, abra la perspectiva adecuada. 2. En la parte superior izquierda de la tabla Cuenta, seleccione el botón T para cambiar el modo de fórmula. Edite la fórmula en la tabla y pulse Intro o deje la barra de fórmulas al final de la edición de fórmula. Modelado derechos. 33

34 Para una fórmula compleja, seleccione el icono lápiz para abrir el editor Fórmula. Seleccione la función, la condición o el operador correspondiente y el editor le guiará cuando introduzca la información necesaria. Seleccione Formato para rodear la fórmula con un formato adecuado mientras se valida la fórmula Funciones de fórmula, condiciones y operadores No importa si usa el editor de fórmulas, familiarícese con las funciones principales, condiciones y operadores. Constantes Un número constante es un valor que no se ha calculado. Ejemplo 1000, 2000 Paréntesis Para modificar el orden de la evaluación, incluya la parte de la fórmula que se debe calcular primero entre paréntesis. Ejemplo [A1000]*([A2000]+2) [A2000]+2 se calculará primero. Operadores Tabla 11: Operador aritmético Descripción Ejemplo + Signo +: Suma [A1000] +3: miembro A1000 más 3 Menos: Resta Negación [A1000]- 3: miembro A1000 menos * Asterisco: Multiplicación [A1000]* 3: miembro A1000 multiplicado por 3 34 derechos. Modelado

35 Operador aritmético Descripción Ejemplo / Barra diagonal: División [A1000]/3: miembro A1000 dividido por 3 Condiciones Tabla 12: Operadores de condiciones Significado Ejemplo Y O Expresión lógica y: El resultado es verdadero o falso Expresión lógica o: El resultado es verdadero o falso [A1 000]>[B1000] AND [A2000]>[B2000] [A1000]>[B1000] = Igual que [A1 000] = [B1000] > Mayor que [A1 000]>[B1000] < Menor que [A1 000]<[B1000] >= Mayor o igual que [A1 000]> = [B1000] <= Menor o igual que [A1 000]< = [B1000]!= No igual que [A1 000]! = 0 Funciones Tabla 13: Funciones Significado Ejemplo IF(logic_express,value1,value2) La función IF devuelve un valor si una condición que especifica es VERDA DERA, y otro valor si esa condición es FALSA. La fórmula IF([VENTAS)>100, [VEN TAS], [VENTAS]+10) devuelve [VEN TAS] si [VENTAS] es mayor que 100, y [VENTAS]+10 si [VENTAS] es menor o igual que 100. LOG(número) Logaritmo natural LOG(1000), LOG([A1000]) LOG10(número) Logaritmo común LOG10(1000), LOG10([A1000]) INT(número) FLOAT(arg) DOUBLE(arg) Redondea un número a la baja al número entero más cercano. Convierte arg en un número de punto flotante Convierte arg en un número de punto flotante de alta precisión INT(100.5), INT([A1000]) FLOAT(1000), FLOAT([A1000]) DOUBLE(1000), DOUBLE([A1000]) Modelado derechos. 35

36 4.1.7 Eliminar un modelo Es posible que sea necesario eliminar un modelo. Descubra los prerequisitos y las implicaciones al eliminar un modelo. Requisitos previos Contexto Nota Una vez se ha eliminado un modelo, todas las perspectivas de tiempo y categoría correspondientes se eliminarán automáticamente. Las otras perspectivas que hayan sido utilizadas por este modelo permanecerán- Procedimiento 1. En el área Modelos de la página Modelos, seleccione el modelo que desee eliminar de la lista. 2. En la esquina superior derecha, seleccione Eliminar. 3. Para eliminar el modelo y todos los datos relacionados, confirme el mensaje de advertencia. Información relacionada Editar perspectivas [página 28] 4.2 Importación de datos Puede rellenar los modelos con datos al importar datos de ficheros u otros sistemas. Puede importar datos en modelos de ficheros.txt o.csv. También se admiten los ficheros de Excel como.xlsx y.csv. Además, puede importar datos de otros sistemas, como SAP Business Planning and Consolidation (BPC) y SAP HANA. También es posible crear un modelo al mismo tiempo que importa datos ya que los ficheros de texto pueden contener metadatos de modelo simples y los datos BPC ya tienen todos los metadatos necesarios para crear un modelo. 36 derechos. Modelado

37 La tabla de más abajo lista las opciones de importación de datos disponibles: Opción de importación Más información Importar modelo de fichero Acerca de la importación de un modelo a partir de un fichero [página 40] Importación de un modelo a partir de un fichero [página 42] Importar datos de fichero Acerca de la importación de datos de ficheros [página 37] Importar datos de ficheros [página 39] Importar modelo de BPC Acerca de la importación de datos de otros sistemas [página 43] Acerca de la importación de un modelo a partir de BPC [página 44] Importar un modelo de BPC [página 45] Importar datos de BPC Importar datos de BPC [página 48] Acerca de la importación de datos de BPC [página 46] Acerca de la importación de datos de ficheros Puede importar datos grabados en hojas de cálculo o ficheros de texto para crear o rellenar modelos. Para ello, tiene que asignar los datos de importación a las perspectivas correspondientes en el modelo y decidir cómo los datos existentes se tienen que tratar. El workflow para importar datos de un fichero a un modelo es: 1. Seleccione un archivo fuente. 2. Seleccione un modelo destino. 3. Asigne los datos. Seleccionar un fichero fuente Seleccione el fichero fuente del sistema local. Se permiten ficheros de Microsoft Excel (.xlsx),.txt y.csv. Seleccionar un modelo destino Seleccione un modelo destino de los modelos existentes. Modelado derechos. 37

38 Asignación de datos Para asignar datos, abra el popup de asignación y complete las siguientes secciones: Asignación de opciones: Información de versión: Si los datos contienen la información de versión, puede especificarla y luego asignar la columna en el fichero fuente con la información de versión a la perspectiva de categoría en el modelo. De lo contrario, tiene que seleccionar una categoría y un miembro individual (una versión) para que se fije durante la importación de datos, por ejemplo, la categoría Reales, versión Real. Fila de cabecera CSV: Tiene que indicar si la primera fila de datos en el fichero fuente es una fila de cabecera o no. Formato de datos: Tiene que especificar si el modelo destino es: Modelo basado en cuentas: El modelo basado en cuentas es el formato de datos estándar. Cada columna en los datos fuente se asigna a su propia perspectiva y una de las columnas retiene los valores (datos firmados). Modelo de ratio: Un modelo basado en ratios normalmente es de SAP Enterprise Resource Planning (ERP). Este tipo de modelo difiere de un modelo basado en cuentas en que múltiples columnas en los datos fuente contienen valores (datos firmados) relacionados con los miembros de la perspectiva de cuentas. Por lo tanto, tiene que asignar estas columnas a ese miembro de perspectiva de cuentas. Formato de tiempo: tiene que especificar el formato de tiempo utilizado en el fichero fuente, por ejemplo, AAAAMM (como en ) o AAAA-MM-DD (como en ). Lo hacer para asegurar que la aplicación analiza sintácticamente los datos de tiempo correctamente cuando importa los datos. Seleccione método de importación: Seleccione entre los métodos siguientes: Limpiar y sustituir Reemplazar Append Borra los datos existentes y añade nuevas entradas al modelo destino. Actualiza los datos existentes y añade nuevas entradas al modelo destino. Mantiene los datos existentes y añade nuevas entradas al modelo destino. Columnas fuente: Es la sección en la que asigna las columnas en los datos fuente a sus perspectivas correspondientes en el modelo. La matriz de asignación tiene las columnas siguientes: Alcance de sustitución: Si el método de importación es Limpiar y sustituir, especifica qué columnas están dentro del Alcance de sustitución si marca la casilla de selección Alcance de sustitución para esa columna. Columna fuente: Esta columna lista las columnas en los datos fuente. Bajo el nombre de la columna, puede ver algunos nombres de miembros. Esto le ayuda a identificar el tipo de datos en cada columna si las cabeceras no le ayudan. Perspectiva destino: Es dónde seleccione la perspectiva a la que asignar la columna de datos fuente. Filtro: Puede fijar un filtro para controlar la cantidad de datos que se importan. Calidad: Si está importando datos a un modelo existente, el sistema realiza una verificación de calidad al comparar los datos fuente con los existentes en el modelo. Una barra de color y una coincidencia de porcentajes para esa columna indica cómo de buena es una coincidencia de datos fuente. Por ejemplo, una barra en verde se visualiza para una coincidencia del 100% para todos los datos. Si los datos fuente contienen miembros no válidos para una perspectiva, se indica coloreando una porción de la barra de calidad en rojo y visualizando un porcentaje inferior. Puede hacer clic en la barra de calidad para abrir un popup que le permite convertir los miembros no válidos en miembros válidos, o dejarlos, y por lo tanto 38 derechos. Modelado

39 evitar la importación de datos no válidos en la aplicación. A medida que convierta las miembros correctamente, verá que aumenta el valor del porcentaje de calidad. Una vez que haya asignado los datos, puede iniciar la importación. Si se han rechazado los miembros de datos no válidos durante la importación, el sistema le ofrece la opción de descargar una lista de los miembros rechazados cuando finaliza la importación Importar datos de ficheros Puede importar datos grabados en hojas de cálculo o ficheros de texto para importar o rellenar modelos. Para ello, tiene que asignar los datos de importación a las perspectivas correspondientes en el modelo y decidir cómo los datos existentes se tienen que tratar. Requisitos previos Tiene un fichero CSV, XLSX o TXT que contiene las perspectivas requeridas del modelo como las cabeceras de columna además de los datos de hechos correspondientes, si se desea. Procedimiento 1. En el menú principal, seleccione Modelos. 2. En la página Modelos, seleccione el icono Importar datos y luego Importar datos de fichero del menú. 3. En el popup Importar fichero de datos, seleccione Seleccionar fichero fuente. 4. Navegue al fichero que desea cargar y seleccione Abrir. Se visualiza el nombre del fichero en la parte derecha de Seleccionar fichero fuente. Puede seleccionar el icono Borrar (símbolo X) para borrar el fichero de forma que puede seleccionar otro. 5. En la sección Modelo destino, seleccione un modelo existente de la lista Nombre de modelo. Introduzca una descripción (opcional). 6. En la sección Asignación, seleccione Editar asignación para asignar los datos entrantes al modelo. 7. En el popup Asignación, complete la sección Información de versión del siguiente modo: Si los datos contienen la información de versión, marque la casilla de verificación Los datos contienen la información de versión. Si los datos no contienen la información de versión, seleccione una Categoría y una Versión para fijarse durante la importación. 8. Indique si se tiene que utilizar la primera fila de los datos como cabeceras marcando la casilla de selección Utilizar la primera fila como cabecera. 9. Para completar la sección Formato de datos, especifique si el modelo es un Modelo basado en cuentas o un Modelo de ratio, y luego seleccione un Formato de tiempo de la lista. 10. Seleccione un método de importación de las opciones siguientes: Modelado derechos. 39

40 Limpiar y sustituir Reemplazar Append 11. En la matriz de asignación (Columnas fuente) realice las acciones siguientes para cada columna fuente: a. Si ha seleccionado Limpiar y sustituir como el método de importación, seleccione Alcance de sustitución si desea que se incluya la columna en el alcance de sustitución. b. Verifique la perspectiva destino sugerida por el sistema. Si no es correcta, seleccione otra en la lista Perspectiva destino. c. Para filtrar datos, seleccione el icono Filtrar, y luego los miembros a filtrar en el popup de filtro. d. Para mejorar la calidad de la importación de datos, seleccione que la barra de calidad abra el popup Miembros no válidos. En el popup, convierta los miembros de datos no válidos en miembros de modelo válidos, o déjelos. También puede crear nuevos miembros, si es necesario. e. Seleccione Asignar datos para completar la asignación y vuelta al popup Importar fichero de datos. 12. Elija Importar. Resultados Los datos se importan en el modelo. El sistema le informa de si la importación ha tenido éxito y si se han rechazado datos. Seleccione Mostrar más en el mensaje para obtener la opción de descargar una lista de miembros de datos rechazados. Información relacionada Importación de datos [página 36] Importar datos de ficheros [página 39] Acerca de la importación de un modelo a partir de un fichero Ya que los ficheros de texto pueden contener metadatos simples necesarios para crear modelos, puede crear uno al importar un fichero.txt o.csv. Para ello, tiene que asignar los datos de importación a las perspectivas correspondientes en el modelo y especificar atributos y tipos para las perspectivas. El workflow para importar un modelo de un fichero es: 1. Seleccione un archivo fuente. 2. Nombre y describa el modelo. 3. Asigne los datos. 40 derechos. Modelado

41 Seleccionar un fichero fuente Seleccione el fichero fuente del sistema local. Sólo se permiten los ficheros.txt,.xlsx y.csv. Nombrar el modelo Tiene que proporcionar un nombre para el modelo. También puede proporcionar una descripción (opcional). También tiene que especificar si el modelo está Activado para la planificación. Para un modelo de planificación, puede utilizar la funcionalidad de gestión de versión y crear versiones como las reales y las de previsiones. Los modelos de planificación también deben tener una perspectiva de tiempo. Los modelos que no tienen activada la planificación (modelos analíticos) no requieren una perspectiva de tiempo y la funcionalidad de gestión de versión no está disponible. Asignación de datos Para asignar datos, abra el popup de asignación y complete las siguientes secciones: Asignación de opciones: Fila de cabecera CSV: Tiene que indicar si la primera fila de datos en el fichero fuente es una fila de cabecera o no. Formato de datos: Tiene que especificar si el modelo destino es: Modelo basado en cuentas: El modelo basado en cuentas es el formato de datos estándar. Cada columna en los datos fuente se asigna a su propia perspectiva y una de las columnas retiene los valores (datos firmados). Modelo de ratio: Un modelo basado en ratios normalmente es de SAP Enterprise Resource Planning (ERP). Este tipo de modelo difiere de un modelo basado en cuentas en que múltiples columnas en los datos fuente contienen valores (datos firmados) relacionados con los miembros de la perspectiva de cuentas. Por lo tanto, tiene que asignar estas columnas a ese miembro de perspectiva de cuentas. Formato de tiempo: Tiene que especificar el formato de tiempo utilizado en el fichero fuente, por ejemplo, AAAAMM (como en ) o AAAA-MM-DD (como en ). Lo hacer para asegurar que la aplicación analiza sintácticamente los datos de tiempo correctamente cuando importa los datos. Columnas fuente: Es la sección en la que asigna las columnas en los datos fuente a sus perspectivas correspondientes en el modelo. La matriz de asignación tiene las columnas siguientes: Columna fuente: Esta columna lista las columnas en los datos fuente. Bajo el nombre de la columna, puede ver algunos nombres de miembros. Esto le ayuda a identificar el tipo de datos en cada columna si las cabeceras no le ayudan. Tipo de atributo: Tiene que especificar el tipo de atributo para la columna a partir de las opciones siguientes: ID: Esta columna será la columna de ID de la perspectiva del modelo creado. Descripción: Esta columna contiene las descripciones para los miembros de la perspectiva seleccionada. Jerarquía: Esta columna contiene la información de jerarquía para la perspectiva seleccionada. Esta columna contiene la información de miembro superior del valor de la columna de ID. Modelado derechos. 41

42 Propiedad: Esta columna contiene la información de la descripción para los miembros de la perspectiva seleccionada. Ratio: Esta columna es la columna de ratios, contiene sólo valores numéricos. Esta columna se asignará a datos firmados en el caso de los modelos basados en cuentas, o a miembros de cuentas en el caso de un modelo de ratio. Nombre de perspectiva: El sistema automáticamente crea un nombre para la nueva perspectiva, que puede editar. Tipo de perspectiva: Especifique el tipo de perspectiva de las siguientes opciones: Cuenta: Esta perspectiva representa la estructura de cuentas de la organización. Sólo puede tener una perspectiva de este tipo por modelo. Genérico: Cualquier tipo de perspectiva de negocio que no se una de organizativa. Puede incluir productos, canales o representantes de ventas. Puede añadir múltiples perspectivas de este tipo a un modelo. Organización: Esta perspectiva representa las unidades empresariales que dirigen su empresa. Dependiendo de la organización, éstas pueden ser unidades operativas, entidades geográficas, centros de coste, etc. Sólo puede tener una perspectiva de este tipo por modelo. Tiempo: Especifica el período de tiempo más corto a aplicar al modelo. Puede utilizar el año, el trimestre, el mes o el día. Se crea de forma automática cuando crea un modelo. Datos firmados: Esta columna debería asignarse a los datos firmados del modelo. De forma que debe contener sólo valores numéricos. Filtro: Puede fijar un filtro para controlar la cantidad de datos que se importan. Una vez que haya asignado los datos, puede iniciar la importación Importación de un modelo a partir de un fichero Para importar un modelo a partir de un fichero, seleccione el fichero, nombre y describa el modelo, y luego especifique cómo se tienen que asignar los datos entrantes a las perspectivas de modelo. Requisitos previos Tiene un fichero *.csv o *.txt que contiene los metadatos requeridos para crear el modelo, además de los datos de hechos correspondientes, si se desea. Procedimiento 1. En el menú principal, seleccione Modelos. 2. En la página Modelos, seleccione el icono Importar datos y luego Importar modelo de fichero del menú. 3. En el popup Importar modelo a partir de fichero, seleccione Seleccionar fichero fuente. 4. Navegue al fichero que desea cargar y seleccione Abrir. 42 derechos. Modelado

43 Se visualiza el nombre del fichero en la parte derecha de Seleccionar fichero fuente. Puede seleccionar el icono Borrar (símbolo X) para borrar el fichero de forma que puede seleccionar otro. 5. En la sección Modelo destino, introduzca un Nombre de modelo y una descripción (opcional). 6. Especifique si el modelo está Activado para la planificación marcando o desmarcando la casilla de selección. 7. En la sección Asignación, seleccione Editar asignación para asignar los datos entrantes al modelo. 8. En el popup Asignación, indique si se tiene que utilizar la primera fila de los datos como cabeceras marcando la casilla de selección Utilizar la primera fila como cabecera. 9. Para completar la sección Formato de datos, especifique si el modelo es un Modelo basado en cuentas o un Modelo de ratio, y luego seleccione un Formato de tiempo de la lista. 10. En la matriz de asignación (Columnas fuente) realice las acciones siguientes para cada columna fuente: a. Seleccione un atributo adecuado de la lista Atributo. b. En la columna Nombre de perspectiva, edite el nombre generado por el sistema de la nueva perspectiva, si es necesario. c. Seleccione un tipo para la perspectiva de la lista Tipo de perspectiva. d. Para filtrar datos, seleccione el icono Filtrar, y luego los miembros a filtrar en el popup de filtro. e. Seleccione Asignar datos para completar la asignación y vuelta al popup Importar modelo a partir de fichero. 11. Elija Importar. Resultados Los datos se importan con éxito y el nuevo modelo se lista en la página Modelos Acerca de la importación de datos de otros sistemas Puede importar o rellenar modelos si carga datos de otros sistemas. Se admiten las importaciones de los siguientes: SAP Business Planning and Consolidation 10.0, versión para la plataforma Microsoft (BPC para Microsoft) SAP Business Planning and Consolidation 10.1, versión para la plataforma Microsoft SAP Business Planning and Consolidation 10.0, versión para SAP NetWeaver (BPC para NW) SAP Business Planning and Consolidation 10.1, versión para SAP NetWeaver Para importar de un sistema BPC, el sistema BPC On-Premise se tiene que configurar específicamente para conectarse con la aplicación. Para más información, póngase en contacto con el asesor de SAP. Antes de poder proceder con la importación de BPC, tiene que configurar las conexiones al sistema BPC. Se realiza en la ventana Conexiones. Para más información, consulte Explorar conexiones. Puede importar un modelo analítico de una instancia HANA. Modelado derechos. 43

44 Información relacionada Explorar conexiones [página 158] Acerca de la importación de un modelo a partir de BPC Puede importar un modelo de SAP Business Planning and Consolidation (BPC). El workflow para importar un modelo de BPC es: 1. Especificar la información de modelo fuente. 2. Proporcionar la información de modelo destino. 3. Asignar los datos fuente al nuevo modelo. Especificar información de modelo fuente Primero tiene que seleccionar la conexión con el sistema BPC. Puede haber una conexión existente o una que crea sobre la marcha durante la importación. Para más información acerca de crear conexiones, consulte la sección Conexiones de la ayuda del usuario. A continuación, tiene que especificar el entorno, que es un conjunto de modelos, y a partir de este conjunto, seleccione el modelo a importar. (En términos BPC, un modelo es un cubo que éste es el objeto de la importación.) Proporcionar información de modelo destino Tiene que proporcionar un nombre para el modelo destino y una descripción (opcional). El nombre de modelo no puede empezar con un número o cualquier otro símbolo no alfabético, como un espacio. También tiene que especificar si el modelo tiene que ser de sólo lectura. Si fija un modelo como de sólo lectura, no puede editarlo en la aplicación, de forma que aún lo tiene BPC. Asignación de datos fuente Crea asignaciones entre los datos fuente y el modelo destino en el popup de asignación. La matriz de asignación se muestra en las columnas siguientes: Columna de fuente: Esta columna lista las columnas en el modelo fuente. Filtrar valor: Puede fijar un filtro para cada columna para controlar cuántos datos se importan. Ya que los datos del modelo de los datos BPC pueden ser muchos, tiene que fijar filtros para los datos de tiempo y versión. 44 derechos. Modelado

45 Nombre de perspectiva: Esta columna contiene los nombres de las perspectivas para el nuevo modelo, al que se asignan las columnas fuente. Tipo de perspectiva: Esta columna contiene el tipo para cada perspectiva. El sistema automáticamente sugiere un tipo para algunas perspectivas, pero puede modificar o fijar el tipo si seleccione una de las opciones siguientes de la lista: Cuenta: Esta perspectiva representa la estructura de cuentas de la organización. Sólo puede tener una perspectiva de este tipo por modelo. Genérico: Cualquier tipo de perspectiva de negocio que no se una de organizativa. Puede incluir productos, canales o representantes de ventas. Puede añadir múltiples perspectivas de este tipo a un modelo. Organización: Esta perspectiva representa las unidades empresariales que dirigen su empresa. Dependiendo de la organización, éstas pueden ser unidades operativas, entidades geográficas, centros de coste, etc. Sólo puede tener una perspectiva de este tipo por modelo. Tiempo: Especifica el período de tiempo más corto a aplicar al modelo. Puede utilizar el año, el trimestre, el mes o el día. Se crea de forma automática cuando crea un modelo. Versión: Es para la perspectiva de categoría. Una vez que la asignación sea completa, puede empezar la importación. Cuando la importación está completa, puede abrir el modelo para verificar la estructura de modelo. En este punto, puede añadir más perspectivas al modelo. Si añade más perspectivas, debería fijar un miembro estándar para la importación de datos. Información relacionada Explorar conexiones [página 158] Crear una conexión [página 158] Importar un modelo de BPC Para importar un modelo de SAP Business Planning and Consolidation (BPC), especifique el modelo fuente, nombre y describa el nuevo modelo y luego asigne los datos importados a la nueva estructura de modelo. Requisitos previos Una conexión a un sistema BPC está en su sitio. Está disponible el conector SAP HANA Cloud. Procedimiento 1. En el menú principal, seleccione Modelos. Modelado derechos. 45

46 2. En el menú Importar datos, seleccione Importar Modelo de BPC. 3. En el popup Importar modelo de BPC, seleccione un Sistema BPC de la lista de conexiones. Puede crear una nueva conexión sobre la marcha si selecciona Nueva conexión y si sigue las instrucciones en Creación de una conexión. 4. Si es necesario, introduzca un nombre de usuario y una contraseña en el popup Credenciales, y seleccione Aceptar. 5. Seleccione un Entorno y luego un Modelo. 6. Introduzca un nombre para el nuevo modelo y una descripción (opcional). 7. Si el modelo sólo se tiene que leer, seleccione Sólo lectura (propiedad de SAP Business Planning and Consolidation). 8. Para asignar datos fuente a la nueva estructura de modelo, seleccione Editar asignación. 9. En el popup Asignación, complete la matriz de asignación del siguiente modo: a. Para fijar un filtro, seleccione el icono de filtro para que una columna fuente abra el popup de filtro, seleccione los miembros a filtrar y luego Aceptar. Nota Tiene que fijar filtros para los datos de versión y de tiempo para reducir la cantidad de datos a importar. b. En la columna Nombre de perspectiva, edite el nombre generado por el sistema de la nueva perspectiva, si es necesario. c. Seleccione un tipo para la perspectiva de la lista Tipo de perspectiva. d. Cuando haya completado la asignación, seleccione Asignar datos. 10. En el popup Importar modelo de BPC, seleccione Importar. Se abre el nuevo modelo en la interfase Modelos. 11. Grabe el modelo Acerca de la importación de datos de BPC Puede rellenar modelos si importa datos de SAP Business Planning and Consolidation (BPC). El workflow para importar un modelo de BPC es: 1. Especificar la información de modelo fuente. 2. Proporcionar la información de modelo destino. 3. Asignar los datos fuente a la estructura de modelo existente. Especificar información de modelo fuente Primero tiene que seleccionar la conexión con el sistema BPC. Puede haber una conexión existente o una que crea sobre la marcha durante la importación. Para más información acerca de crear conexiones, consulte la sección Conexiones de la ayuda del usuario. 46 derechos. Modelado

47 A continuación, tiene que especificar el entorno, que es un conjunto de modelos, y a partir de este conjunto, seleccione el modelo a importar. (En términos BPC, un modelo es un cubo que éste es el objeto de la importación.) Proporcionar información de modelo destino Selecciona el modelo destino de una lista de modelos existentes. Tiene que especificar si el modelo está Activado para la planificación. Para un modelo de planificación, puede utilizar la funcionalidad de gestión de versión y crear versiones como las reales y las de previsiones. Los modelos de planificación también deben tener una perspectiva de tiempo. Los modelos que no tienen activada la planificación (modelos analíticos) no requieren una perspectiva de tiempo y la funcionalidad de gestión de versión no está disponible. También tiene que especificar si el modelo tiene que ser de sólo lectura. Si fija un modelo como de sólo lectura, no puede editarlo en la aplicación, de forma que aún lo tiene BPC. Asignación de datos fuente Tiene que especificar cuántos datos existentes en el modelo se tienen que tratar al seleccionar entre las siguientes opciones de importación: Limpiar y sustituir Reemplazar Append Borra los datos existentes y añade nuevas entradas al modelo destino. Actualiza los datos existentes y añade nuevas entradas al modelo destino. Mantiene los datos existentes y añade nuevas entradas al modelo destino. Crea asignaciones entre los datos fuente y las perspectivas de modelo existentes en la matriz de asignación, que se muestra en las columnas siguientes: Columna de fuente: Esta columna lista las columnas en el modelo fuente. Filtrar valor: Puede fijar un filtro para cada columna para controlar cuántos datos se importan. Ya que los datos del modelo de los datos BPC pueden ser muchos, tiene que fijar filtros para los datos de tiempo y versión. Nombre de perspectiva: Esta columna contiene los nombres de las perspectivas para el nuevo modelo, al que se asignan las columnas fuente. Tipo de perspectiva: Esta columna contiene el tipo para cada perspectiva. El sistema automáticamente sugiere un tipo para algunas perspectivas, pero puede modificar o fijar el tipo si seleccione una de las opciones siguientes de la lista: Cuenta: Esta perspectiva representa la estructura de cuentas de la organización. Sólo puede tener una perspectiva de este tipo por modelo. Genérico: Cualquier tipo de perspectiva de negocio que no se una de organizativa. Puede incluir productos, canales o representantes de ventas. Puede añadir múltiples perspectivas de este tipo a un modelo. Modelado derechos. 47

48 Organización: Esta perspectiva representa las unidades empresariales que dirigen su empresa. Dependiendo de la organización, éstas pueden ser unidades operativas, entidades geográficas, centros de coste, etc. Sólo puede tener una perspectiva de este tipo por modelo. Tiempo: Especifica el período de tiempo más corto a aplicar al modelo. Puede utilizar el año, el trimestre, el mes o el día. Se crea de forma automática cuando crea un modelo. Versión: Es para la perspectiva de categoría. Una vez que la asignación sea completa, puede empezar la importación. Cuando la importación está completa, puede abrir el modelo para verificar la estructura de modelo. En este punto, puede añadir más perspectivas al modelo. Si añade más perspectivas, debería fijar un miembro estándar para la importación de datos Importar datos de BPC Para rellenar modelos al cargar datos de SAP Business Planning and Consolidation (BPC), tiene que asignar los datos de importación a las perspectivas correspondientes en el modelo y decidir cómo los datos existentes se tienen que tratar. Requisitos previos Una conexión a un sistema SAP Business Planning and Consolidation está en su sitio. Está disponible el conector SAP HANA Cloud. Procedimiento 1. En el menú principal, seleccione Modelos. 2. En el menú Importar datos, seleccione Importar Modelo de BPC. 3. En el popup Importar modelo de BPC, seleccione un Sistema BPC de la lista de conexiones. Puede crear una nueva conexión sobre la marcha si selecciona Nueva conexión y si sigue las instrucciones en Creación de una conexión. 4. Si es necesario, introduzca un nombre de usuario y una contraseña en el popup Credenciales, y seleccione Aceptar. 5. Seleccione un Entorno y luego un Modelo. 6. Introduzca un nombre para el nuevo modelo y una descripción (opcional). 7. Si el modelo sólo se tiene que leer, seleccione Sólo lectura (propiedad de SAP Business Planning and Consolidation). 8. Para asignar datos fuente a la nueva estructura de modelo, seleccione Editar asignación. 9. En el popup Asignación, complete la matriz de asignación del siguiente modo: a. Seleccione un Método de importación. b. Para fijar un filtro, seleccione el icono de filtro para que una columna fuente abra el popup de filtro, seleccione los miembros a filtrar y luego Aceptar. 48 derechos. Modelado

49 Nota Tiene que fijar filtros para los datos de versión y de tiempo para reducir la cantidad de datos a importar. c. En la columna Nombre de perspectiva, edite el nombre generado por el sistema de la nueva perspectiva, si es necesario. d. Seleccione un tipo para la perspectiva de la lista Tipo de perspectiva. e. Cuando haya completado la asignación, seleccione Asignar datos. 10. En el popup Importar modelo de BPC, seleccione Importar. 11. Grabe el modelo. Información relacionada Importación de datos [página 36] 4.3 Exportación de datos Puede actualizar un modelo en la aplicación y luego exportarlo a uno de destino en un sistema SAP Business Planning and Consolidation (BPC). La aplicación admite la exportación a un sistema BPC para los siguientes: SAP Business Planning and Consolidation 10.0, versión para la plataforma Microsoft (BPC para Microsoft) SAP Business Planning and Consolidation 10.1, versión para la plataforma Microsoft SAP Business Planning and Consolidation 10.0, versión para SAP NetWeaver (BPC para NW) SAP Business Planning and Consolidation 10.1, versión para SAP NetWeaver Esto significa, por ejemplo, que puede importar de BPC, realizar actividades de planificación y actualizaciones en el modelo, y luego exportar los datos de planificación de nuevo al modelo original en BPC. Para cada importación, para exportar a BPC, el sistema tiene que configurarse correctamente para conectarse a BPC, y tiene que crear las conexiones utilizando la funcionalidad Conexiones. Para más información, consulte Explorar conexiones. El workflow para una exportación también es muy similar al de una importación: 1. Especificar la información de modelo fuente. 2. Proporcionar la información de modelo destino. 3. Asignar los datos fuente a la estructura de modelo destino. Especificar información de modelo fuente Selecciona el modelo fuente de una lista de modelos existentes. Modelado derechos. 49

50 Proporcionar información de modelo destino Primero tiene que seleccionar la conexión con el sistema BPC. Puede haber una conexión existente o una que crea sobre la marcha durante la exportación. Para más información acerca de crear conexiones, consulte la sección Conexiones de la ayuda del usuario. Tiene que especificar el entorno y luego seleccionar el modelo a importar. En caso de una exportación, esta información se preselecciona como el entorno y el modelo utilizados cuando se ha importado el modelo fuente. Asignación de datos Asigna los datos del modelo fuente a los de destino en el popup de asignación. La matriz de asignación se muestra en las columnas siguientes: Perspectiva fuente: Esta columna lista las perspectivas en el modelo fuente. Filtro: Puede fijar un filtro para cada columna para controlar cuántos datos se exportan. Los filtros para los datos de tiempo y versión son obligatorios. Dimensión destino: En esta columna puede seleccionar las dimensiones BPC destino para asignar las perspectivas fuente. El sistema sugiere las coincidencias de forma automática, pero puede modificarlas. Información relacionada Explorar conexiones [página 158] 50 derechos. Modelado

51 5 Informes 5.1 Explorar informes Un informe es una presentación organizada de datos, compuesto por vistas de datos multidimensionales de diferentes tipos como gráficos, cuadrículas y resúmenes basados en texto, para fines de análisis, presentación de informes y planificación. Puede crear informes a partir de los datos del modelo en el área Informes. En Informes, puede hacer lo siguiente: Tarea Más información Crear componentes del informe Hojas de informe [página 53] Gestionar informes Gestión de informes [página 52] Definir Indicadores clave de rendimiento (KPIs) Explorar KPIs [página 91] Gestionar KPIs Panel de detalles de KPIs [página 92] Gestionar versiones Explorar gestión de versiones [página 75] Crear diagramas Exploración de visualizaciones [página 85] Anclar informes y diagramas a dashboards Colaboración para informes [página 78] Añadir informes a discusiones Explorar colaboración [página 126] Solicitar entradas de datos Solicitar una entrada de datos [página 79] Definir la moneda de visualización Monedas en informes [página 60] Puede controlar quién puede leer los informes con las siguientes opciones de privacidad: Privado: solo los creadores pueden leer los informes privados. Público: cualquier usuario puede leer un informe público. Nota A pesar de que estas dos opciones son los ajustes más importantes para los informes, otras parametrizaciones también pueden influir en quién puede acceder a un informe. Para obtener más información, consulte las secciones Usuarios y Biblioteca. Información relacionada Crear una vista de informe simple [página 55] Acerca del perfil de usuario [página 149] Explorar ficheros [página 122] Informes derechos. 51

52 5.1.1 Gestión de informes Puede gestionar historias en la primera página del área Informes. Aquí puede abrir, crear, editar y borrar informes. La página puede mostrar sus informes, todos los informes, o los que se hayan compartido con usted. Cambie la visualización seleccionando la opción apropiada en la barra de pestañas. Para crear un informe, seleccione el icono Añadir (el icono +). Indique un nombre y una descripción opcional y seleccione Crear. Sugerencias Para cada modelo nuevo, se crea un informe inicial con el mismo nombre que el modelo. Para crear un informe basado en dicho modelo, abra el informe inicial y guárdelo con otro nombre Editar o borrar informes Marque la casilla de selección de un informe y seleccione los iconos Editar o Borrar para cambiar o eliminar el informe. Si no puede marcar la casilla de verificación, es posible que no tenga los permisos necesarios ACTUALIAR o BORRAR Buscar informes Para localizar un informe, comience a escribir en el campo Buscar. A medida que escribe, el sistema propone coincidencias de una lista de informes. Seleccione una coincidencia para abrir el informe o seleccionar el icono Reinicializar (X) para borrar el término de búsqueda. 5.2 Primeros pasos con Informes Una vez abierto un informe, puede empezar a crearlo añadiendo hojas, tanto vistas como resúmenes. Para comenzar, selecciones el icono Añadir (signo +) en la barra de pestañas y seleccione Añadir resumen o Añadir vista. También puede abrir el menú Preferencias(icono de llave inglesa) y use las opciones de Actualizar para crear vistas y resúmenes. Recuerde Si es un informe inicial, comparte el nombre de un modelo para el cual se ha creado. Debe guardarlo con un nuevo nombre para mantener los cambios. 52 derechos. Informes

53 La ventana Informes contiene varias funciones que le permiten realizar diversas tareas para informes y diagramas, como las siguientes: Tabla 14: Tarea de informe Más información Crear informes de vistas y resúmenes Hojas de informe [página 53] El panel Diseñador [página 54] Vistas [página 59] Resúmenes [página 62] Crear visualizaciones de informes Visualizar [página 85] Definir KPIs para informes Explorar KPIs [página 91] Crear versiones de datos para informes Explorar gestión de versiones [página 75] Colaborar en informes con compañeros Colaboración para informes [página 78] Hojas de informe Los informes están formados por hojas. Una hoja de informe puede ser una vista o un resumen. Vista: Una Vista es una cuadrícula de datos en la que puede trabajar con los datos del modelo. Las perspectivas del modelo se colocan en los ejes de la cuadrícula y los valores de los indicadores del modelo y los miembros de cuenta se ubican en las celdas de la cuadrícula. En una vista, puede hacer lo siguiente: Ver y editar fórmulas para cuentas calculadas Filtrar miembros de perspectiva. Visualizar atributos de miembro Aplicar la función Copiar. Definir Indicadores de rendimiento clave (KPIs). Crear gráficos. Nota En un informe adicional - el informe creado por el sistema cuando un modelo se crea por primera vez - la primera vista se crea de forma predeterminada. Tiene el mismo nombre que el informe inicial y el modelo en el que se basa. Resúmenes: Un Resumen es un componente de informe que contiene texto con varias opciones de formato, entre las que se incluyen: Color y tamaño de fuente Opciones de tipo de letra, como negrita, subrayado y tachado Celdas combinadas y divididas Color de relleno de celda En un resumen también se incluyen las referencias de celda. Puede usar un resumen, por ejemplo, para presentar la información detallada y los resultados recopilados de las hojas de informe. Informes derechos. 53

54 Información relacionada La función Copiar [página 75] El panel Diseñador El panel Diseñador se utiliza para crear vistas y resúmenes. Si la hoja de informe es una vista, el panel Diseñador tiene una pestaña Perspectivas y una pestaña Layouts. Para crear una vista comience en Perspectivas. Coloque perspectivas en los ejes de la tabla arrastrando elementos de la lista Perspectiva a la lista Fila o Columna. Ahora podrá desplegar y ocultar jerarquías de la tabla para ajustar la vista. También puede aplicar filtros y visualizar atributos. Además puede modificar los valores de las celdas y tratar las fórmulas para cuentas calculadas. En la pestaña Layouts puede elegir un layout concreto predeterminado para su informe, como Previsión y Previsión continua. Si la hoja de informe es un resumen, el panel Diseñador tiene las pestañas Formato y Filtro. Información relacionada Añadir atributos a una hoja de informe [página 56] Filtrar elementos de perspectiva en una hoja de informe [página 57] Crear una vista de informe simple [página 55] Barra de fórmulas de cuadrícula [página 64] Formato en el panel Diseñador [página 54] Explorar disposiciones [página 58] Formato en el panel Diseñador Si la hoja del informe actual es un resumen, la pestaña Formato del panel Diseñador ofrece una variedad de opciones que permiten dar formato a celdas y al texto de las celdas; crear estilos y habilitar celdas para añadir datos. Las opciones en la pestaña Formato son las siguientes: Fuente: Puede definir el tamaño, el tipo y el color de la fuente. Puede especificar el tipo de letra, como negrita o subrayado, además de definir la alineación horizontal para el texto. Celda: Las opciones de Celdas le permiten combinar y separar celdas, seleccionar un color de relleno para una celda y borrar o añadir filas y columnas a una cuadrícula de resumen. Estilo: Use la opción de Estilo para definir un estilo personalizado para aplicar a las celdas. Entrada: Active o desactive esta opción para habilitar la entrada de datos para una celda. 54 derechos. Informes

55 Crear una vista de informe simple Cree una vista simple en un informe con la pestaña Perspectivas del panel Diseñador para añadir perspectivas de modelo a los ejes de una cuadrícula de datos. Contexto Supongamos que ha creado un nuevo modelo y lo ha completado con datos. Ahora desea crear un informe para el nuevo modelo. Procedimiento 1. Para acceder a la página Informes, abra el Menú principal y seleccione Informes. La página Informes inicial enumera los informes disponibles. Para modelos nuevos se crea un informe inicial con el mismo nombre que el modelo. 2. Localice y abra el informe inicial para el modelo para el que desea crear un informe. Puede utilizar la función Buscar para localizar un informe. También puede actualizar la lista con el icono Actualizar. El informe se abre para visualizar el panel Diseñador en el lado izquierdo y la cuadrícula de datos en el lado derecho. Por defecto, la primera vista del informe tiene el mismo nombre que el modelo y se visualiza encima del panel Diseñador. En la vista inicial, la perspectiva Cuenta se encuentra en el primer eje de línea de la cuadrícula y las perspectivas Medidas y Tiempo, en los ejes de columna. Esto se puede modificar creando un informe propio. Sugerencias Puede habilitar y deshabilitar el panel Diseñador con el icono Diseñador situado en la parte superior derecha encima de la cuadrícula. 3. Deberá cambiar el nombre del informe para poder grabarlo. Haga clic en Guardar como. 4. En la ventana de diálogo Grabar informe especifique si desea que el informe sea Público o Privado, introduzca un nuevo nombre y una descripción (opcional) para su informe y después seleccione Aceptar. 5. Para crear su primera vista puede cambiar el nombre de la vista inicial. Para hacerlo abra el menú Preferencias situado a la izquierda del nombre del modelo (el icono de la llave inglesa) y seleccione Vistas. 6. En la ventana de diálogo Vistas seleccione el nombre de la vista por defecto y sobrescriba el texto resaltado para cambiar el nombre de la vista. Después seleccione Aceptar. Para añadir otra vista distinta de la vista por defecto seleccione el icono Añadir (el signo +) y después cambie el nombre de la vista. El nuevo nombre se visualiza ahora encima del panel Diseñador. 7. Para crear la vista del informe, en la pestaña Perspectivas del panel Diseñador arrastre perspectivas desde la lista Perspectiva a las listas Línea o Columna. Informes derechos. 55

56 8. Si es preciso aplique filtros o visualice atributos para las perspectivas elegidas. También puede tratar fórmulas definidas para calcular cuentas desde otras cuentas o definir indicadores de rendimiento clave (KPI). Consulte los temas relacionados para obtener más información sobre la aplicación de filtros, la visualización de atributos, fórmulas o KPI. 9. Guarde el informe. Información relacionada Filtrar elementos de perspectiva en una hoja de informe [página 57] Añadir atributos a una hoja de informe [página 56] Añadir atributos a una hoja de informe El panel Diseñador le permite incluir los atributos de elementos de perspectiva en hojas de informe. Contexto Un atributo es una característica o propiedad predefinida de un elemento de perspectiva, como un ID superior, un tipo de cuenta o una categoría de producto. Puede resultar útil visualizar estos atributos en cuadrículas. Procedimiento 1. Localice en el panel Diseñador la perspectiva para la que desea visualizar atributos y seleccione el icono Gestionar atributos (la etiqueta). 2. En la ventana de diálogo Fijar atributos visibles seleccione los atributos que se han de visualizar y pulse Aceptar. Si desea eliminar atributos de la cuadrícula, anule la selección de los atributos y pulse Aceptar. Los elementos de las perspectivas en cuestión visualizan los valores de los atributos seleccionados Acerca de los filtros Un filtro es un conjunto de criterios en términos de perspectivas y cuentas que, cuando se aplica en una hoja de informe, limita la información visualizada para un subconjunto de datos en un modelo. En la página Informes, establece los filtros en el panel Diseñador. 56 derechos. Informes

57 Puede definir los siguientes filtros: Filtros de miembro: Puede filtrar uno o varios miembros de una perspectiva. Solo datos reservados: Seleccione Solo datos reservados para visualizar solo las celdas que contienen datos. Por ejemplo, si agrega un nuevo período de tiempo a un modelo y no le asigna ningún dato, estas celdas no se visualizan si el filtro Solo datos reservados está ACTIVADO. Filtro temporal dinámico: Está disponible solo para la perspectiva Período. Si activa el filtro Filtro temporal dinámico en ACTIVADO, en la ventana emergente de filtro, todos los miembros seleccionados del período de tiempo se visualizan con su alcance temporal comparado con el período del sistema actual - por ejemplo 2014 (año pasado) o Enero (hace 6 meses). N superiores: Puede seleccionar si filtrar por los miembros superiores o inferiores de una cuenta. Por ejemplo, puede filtrar por los tres departamentos de ventas con más ingresos de sus organizaciones. Información relacionada Filtrar elementos de perspectiva en una hoja de informe [página 57] Fijar un filtro top N [página 58] Filtrar elementos de perspectiva en una hoja de informe En el panel Diseñador puede controlar aplicando un filtro qué elementos de perspectiva se visualizan en una cuadrícula. Contexto Procedimiento 1. Localice en el panel Diseñador la perspectiva para la que desea aplicar el filtro y seleccione el icono Filtro. 2. En el menú desplegable seleccione Filtro de elementos. La ventana de diálogo Fijar filtro listará los elementos disponibles en el lado izquierdo y los elementos que actualmente se visualizan en la cuadrícula en el lado derecho. 3. Si es preciso fije el filtro Solo datos contabilizados en ON. Esto garantiza que solo se visualicen en la cuadrícula de informe celdas que contengan datos. 4. Si la perspectiva es una perspectiva temporal puede fijar el filtro Filtro temporal dinámico en ON. Todos los elementos temporales que seleccione se compararán con la fecha actual y se etiquetarán convenientemente en la lista Elementos seleccionados. Informes derechos. 57

58 5. Para fijar un filtro de elemento seleccione o anule la selección de elementos en la lista Elementos disponibles y haga clic en Aceptar. Puede visualizar elementos en sus jerarquías (ID superior) o en una lista no jerárquica (Vista plana). También puede visualizar tanto los ID como las descripciones para elementos o solo una de las dos cosas. 6. Para eliminar un filtro seleccione el icono de papelera correspondiente para borrar un elemento concreto de la lista Elementos seleccionados o seleccione Borrar todo para eliminar el filtro completo. 7. Seleccione Aceptar. El filtro se aplica a la cuadrícula Fijar un filtro top N Puede filtrar una perspectiva para una cantidad especificada de elementos de una cuenta clasificados como los más bajos o los más altos. Procedimiento 1. En la cuadrícula de la vista seleccione la columna a la que desea aplicar el filtro Top N. 2. En la barra de herramientas seleccione el icono Filtro top N. 3. En la ventana de diálogo de las opciones para Crear top N seleccione una de las siguientes opciones de Modo: Ninguna - la opción por defecto Superior Inferior 4. Seleccione una Cuenta de la lista e introduzca un valor para especificar la cantidad de elementos superiores o inferiores de la cuenta para los que desea fijar el filtro. 5. Seleccione Fijar top N para aplicar el filtro. El filtro se aplica a la cuadrícula. Al pasar el ratón sobre el icono del triángulo en la cabecera de la columna, una ventana de diálogo muestra los detalles del filtro top N. Si se desplaza sobre los detalles del filtro también visualizará los iconos Borrar (papelera) y Tratar (lápiz) para ese filtro Explorar disposiciones Utilice la pestaña Disposición para seleccionar una disposición predefinida para el informe. Puede elegir entre las siguientes disposiciones: Ninguna Previsión Previsión de acumulación 58 derechos. Informes

59 Para utilizar cualquier disposición, siga estos pasos: 1. Asegúrese de que el modelo tuene una versión del tipo adecuado: Previsión o Previsión de acumulación. 2. Seleccione el tipo de disposición. 3. Filtre según la versión necesaria. Una vez haya fijado el filtro, se modificará la disposición del informe y adquirirá el formato seleccionado. La disposición refleja la granularidad temporal del modelo. Si la granularidad son meses, la disposición tendrá 12 columnas para los meses del año. Si la granularidad son trimestres, entonces la disposición tendrá una columna para cada trimestre. 4. Fije la fecha del cambio para el informe en las preferencias de la vista. Se fija una fecha de cambio para diferenciar los datos actuales de los de previsión en el informe. La fecha actual se utiliza de manera predeterminada. Consulte Fijar la fecha de cambio para más información. El informe de previsión o la previsión de acumulación reflejará así la fecha de cambio. Por ejemplo, si selecciona una disposición de previsión para el año 2015 y la fecha actual es marzo de Si selecciona la fecha actual y la fecha de cambio, la disposición de previsión muestra de enero a marzo como datos actuales, y de abril a diciembre como daros de previsión. Si vuelve a la pestaña Perspectivas, verá que la perspectiva Tiempo está en Columnas y que ya no puede filtrar por las perspectivas Tiempo o Categoría (versión). Información relacionada Parametrización de la fecha de corte [página 61] Menú Preferencias Use las opciones del menú Preferencias para crear y actualizar vistas y resúmenes Vistas Una vista es una hoja de informe que contiene la vista de los datos modelo. Puede gestionar vistas en la ventana emergente Actualizar vistas. En esta ventana, puede hacer lo siguiente: Crear y borrar vistas. Mostrar y ocultar vistas. Fijar las preferencias de las vistas, Información relacionada Crear una vista nueva [página 60] Informes derechos. 59

60 Hojas de informe [página 53] Acerca de las preferencias de la vistas [página 60] Crear una vista nueva Puede añadir una vista nueva a un informe siguiendo una lista de pasos muy breve, Puede crear una vista nueva de dos maneras: Mediante el icono Nueva (el signo más) en la barra situada en la parte superior izquierda: 1. Seleccione Añadir vista. 2. En la ventana emergente, introduzca un nombre para la nueva vista. 3. Seleccione un modelo en el que debe basarse la vista. 4. Confirme sus opciones. Mediante la opción Actualizar vistas en el menú Preferencias: 1. Acceda a la ventana emergente Crear y administrar vistas. 2. Seleccione la opción de crear una vista nueva. 3. Sustituya el nombre predeterminado con otro más significativo, si es necesario. 4. Seleccione el modelo en el que debe basarse la vista. 5. Indique si desea mostrar u ocultar la vista. 6. Confirme sus opciones. Nota El nombre de la nueva hoja aparecerá en la barra sobre la cuadrícula. Siempre se añaden resúmenes a la izquierda de la línea divisoria y las vistas se añaden a la derecha Acerca de las preferencias de la vistas En Preferencias de vista, puede fijar la moneda o las variables de un informe, y también especificar la fecha de corte para un layout de previsión o previsión continua. Información relacionada Monedas en informes [página 60] Parametrización de la fecha de corte [página 61] Monedas en informes Puede fijar la moneda de visualización de un informe en pocos pasos. 60 derechos. Informes

61 1. Acceda a la ventana emergente Fijar moneda de visualización: 1. Abra la ventana emergente Actualizar vistas. 2. Abra el menú Preferencias de vista. 3. Seleccione Fijar moneda. 2. Seleccione una moneda, por ejemplo: dólares americanos. 3. Seleccione la fecha a partir de la que esta configuración será efectiva. 4. Confirme sus opciones. Una vez haya fijado la moneda, los datos almacenados en el modelo en diferentes monedas se convertirán sobre la marcha a la moneda de destino seleccionada. El sistema buscará los importes de moneda para la fecha especificada. Nota Todos los modelos tienen las monedas activadas. Vea la sección sobre el modelado para obtener más información. Un modelo habilitado para monedas también tiene una moneda predeterminada definida que se usa como moneda de destino si el usuario de la vista de informe no selecciona una moneda de destino diferente. Cuando un usuario crea una versión privada, esta versión soportará los datos en la moneda de destino actual. La conversión de moneda no se aplica a las versiones privadas. Cuando se publica una versión privada, los datos se vuelven a calcular en la moneda de almacenamiento de cada organización Parametrización de la fecha de corte La fecha de corte se parametriza para un layout Previsión o Previsión continua para distinguir entre los datos reales y previstos en su informe. Contexto Tras seleccionar un layout Previsión o Previsión continua y filtrarlo para la versión adecuada desea fijar una fecha de corte para su layout. Procedimiento 1. Abra el menú Preferencias (el icono de la llave inglesa) en la barra de pestañas Informes y seleccione Actualizar vistas. 2. En la ventana de diálogo Actualizar vistas abra el menú Preferencias (el icono de la llave inglesa) y seleccione Fijar fecha de corte. 3. En la ventana de diálogo Fijar fecha de corte seleccione lo siguiente: Fecha específica: Introduzca una fecha en el formato MMM d, y (p. ej. Abr 25, 2015) o seleccione una fecha en el calendario. Fecha actual: Esta es la opción predeterminada. Informes derechos. 61

62 Últimos datos reales contabilizados: Esto significa la última fecha de datos introducida para las versiones de datos reales. Por lo general no es posible introducir una fecha de corte posterior a la fecha actual. Sin embargo, si ha seleccionado la opción Últimos datos reales contabilizados y los datos de su modelo corresponden a para una fecha posterior a la fecha actual, se hace una excepción y se fija una fecha de corte futura. 4. Seleccione Fijar Configurar variables Si un modelo se crea desde una vista SAP HANA puede necesitar configurar variables para un informe con el fin de hacer que la vista devuelva datos. Contexto En SAP HANA, una variable define un filtro en un atributo de la vista. Se trata de una instrucción al consumidor de la vista, en este caso la aplicación de planificación o de análisis, para filtrar ciertas columnas. Una variable puede ser p. ej. un filtro, un factor o un cálculo. Algunas variables tienen valores por defecto, lo que significa que la vista SAP HANA devuelve valores incluso si la variable no se ha fijado. Otras variables no los tienen, por lo que es preciso configurar la variable para que la vista devuelva datos. La aplicación detecta si es preciso configurar variables cuando se crea una vista y muestra la ventana de diálogo Configurar variables, pero también es posible configurar variables con el menú Preferencias de vistas. Procedimiento 1. Seleccione el icono Preferencias (la llave inglesa) en la barra de pestañas Informes. 2. Seleccione Actualizar vistas en el menú. 3. En la ventana de diálogo Actualizar vistas seleccione el icono Preferencias y seleccione Configurar variables en el menú. 4. En la ventana de diálogo Configurar variables introduzca valores para las variables y seleccione Fijar Resúmenes Un resumen es una hoja de informe que incluye los números referenciados de celdas en una vista, y texto o números que se pueden añadir directamente a la hoja de resumen. Se puede dar formato de todas las celdas de un resumen según el tipo de fuente, el estilo y el tamaño; el color de fuente, de fondo y la alineación de texto horizontal. Puede gestionar resúmenes en la ventana emergente Actualizar resúmenes. En esta ventana, puede hacer lo siguiente: 62 derechos. Informes

63 Crear y borrar resúmenes Mostrar y ocultar resúmenes Información relacionada Crear un resumen nuevo [página 63] Hojas de informe [página 53] Formato en el panel Diseñador [página 54] Crear un resumen nuevo Puede añadir un resumen nuevo a un informe siguiendo una lista de pasos muy breve. Puede crear un resumen nuevo de dos maneras: Mediante el icono Nuevo (el signo más) en la barra situada en la parte superior izquierda: 1. Seleccione Añadir resumen. 2. En la ventana emergente, introduzca un nombre para el resumen nuevo. 3. Confirme sus opciones. Mediante la opción Actualizar resúmenes en el menú Preferencias: 1. Acceda a la ventana emergente Crear y administrar resúmenes. 2. Seleccione la opción de crear un resumen nuevo. 3. Sustituya el nombre predeterminado con otro más significativo, si es necesario. 4. Indique si desea mostrar u ocultar el resumen. 5. Confirme sus opciones. Nota El nombre de la nueva hoja aparecerá en la barra sobre la cuadrícula. Siempre se añaden resúmenes a la izquierda de la línea divisoria y las vistas se añaden a la derecha. Una vez creado el resumen, puede ajustar el formato de las celdas y el texto de las celdas en la pestaña Formato del panel Diseñador. También puede crear un resumen a partir de una vista con la función Crear resumen a partir de una vista. Esta acción copia el diseño de la cuadrícula y las referencias de la celda de una vista en un nuevo resumen Punto de vista En Informes, la función Punto de vista le permite ver a simple vista todos los filtros configurados en una vista y aplicar filtros adicionales propios. Si tiene los permisos necesarios para crear y editar informes, puede configurar filtros para perspectivas en el panel Diseñador o en Punto de vista. El Punto de vista es útil porque cuando selecciona Punto de vista, todas las Informes derechos. 63

64 selecciones actuales de perspectivas y miembros de un informe se visualizan por encima de la cuadrícula. Por ejemplo: Período:2015, Versión:Datos reales, Cuenta:Ingresos operativos, Productos: Todos los productos. Si un miembro de perspectiva está resaltado en un color diferente (azul), puede seleccionarlo para abrir una ventana emergente que le proporcionará más detalles. Para configurar un filtro, seleccione el icono de filtro junto a la perspectiva y continúe para configurar filtros en el panel Diseñador. Una vez configurado el filtro, el icono de filtro cambia de color. Si no tiene permisos para crear o modificar un informe, el panel Diseñador no está disponible cuando abre el informe. Al seleccionar Punto de vista se visualizan los filtros que el diseñador de informe ha configurado en una vista. No puede alterar los filtros configurados por el diseñador de informe. Sin embargo, puede configurar filtros adicionales para aquellas perspectivas que aún no están filtradas. Se visualiza un icono de filtro para aquellas perspectivas que puede filtrar. Seleccione el icono para acceder a la configuración de filtros. A diferencia de lo que sucede en el diseñador de informe, no puede grabar las configuraciones de filtro si no tiene los permisos necesarios. El Punto de vista también está disponible en los dashboards, si los informes o las visualizaciones están anclados a ellos. Información relacionada Filtrar elementos de perspectiva en una hoja de informe [página 57] Acerca de los filtros [página 56] Barra de fórmulas de cuadrícula Solo los miembros de la perspectiva Cuenta admiten las fórmulas. Seleccione una cuenta y, a continuación, seleccione los iconos en la barra de fórmulas ( o ) para conmutar entre visualizar el valor de texto de una celda y cualquier fórmula aplicada a la celda. En la barra de fórmulas, empiece a escribir para crear la fórmula. El sistema sugiere coincidencias de la cuadrícula, que puede seleccionar para completar la fórmula. Puede usar referencias a otras cuentas para su cálculo. Seleccione Aplicar para aplicar la fórmula. Tenga en cuenta que si divide por una cuenta, puede tener un valor de cero, que puede provocar una no definición. Es probable que desee usar funciones avanzadas, como el cálculo condicional para evitar este tipo de problemas; seleccione Editar para acceder a la ventana Fórmula avanzada en la que puede agregar más operadores complejos, funciones y condiciones a la fórmula. Información relacionada Fórmulas avanzadas [página 65] 64 derechos. Informes

65 Fórmulas avanzadas La ventana Fórmula avanzada contiene una serie de operadores, funciones y condiciones que puede utilizar para crear fórmulas complejas Fórmulas para informes La aplicación proporciona una serie de fórmulas específicas para informes que incluyen desviación, desviación temporal y anual acumulado. Puede utilizar las siguientes fórmulas en rejas en vistas de informes: Desviación - Utilice la fórmula de la desviación para calcular la diferencia entre dos conjuntos de valores de una cuenta, p. ej. la diferencia entre mercancías vendidas online y por teléfono o la diferencia entre los costes reales y previstos. Desviación temporal -La fórmula de la desviación temporal calcula la diferencia entre las mismas cuentas en diferentes períodos de tiempo, p. ej. la diferencia entre los beneficios del ejercicio anterior y los del actual Nota Las fórmulas de desviación no se pueden visualizar; la visualización y las características KPI no están disponibles en una vista una vez que se implementa la fórmula. Anual acumulado - Utilice la fórmula de anual acumulado para calcular el total actual a lo largo de sucesivos períodos de tiempo, p. ej. para calcular los costes acumulados mes a mes a lo largo de un año. Si está trabajando en un resumen puede utilizar la fórmula de redondeo. Utilice el redondeo para redondear un valor con la precisión que especifique. La sintaxis es = round (value, precision), donde <value> puede ser un texto o una referencia a una celda y <precision> indica la cantidad de posiciones decimales a la que desea que se redondee el valor Fórmula Desviación En Informes puede utilizar la fórmula de la desviación en una tabla para calcular la desviación para una cuenta entre dos componentes de una perspectiva. Puede calcular p. ej. la desviación del beneficio entre las versiones Previsión y Real o la desviación para el valor de mercancías vendidas por dos canales de distribución diferentes. La sintaxis de la fórmula es la siguiente: variance([perspective.member1],[perspective.member2]) Informes derechos. 65

66 Para utilizar la fórmula de la desviación cree una tabla en la que la perspectiva para la que desea calcular la desviación aparezca en la primera columna. Observe p. ej. esta tabla en la que se compara la cuenta de resultados de las versiones Previsión y Real: Sitúe el cursor en la siguiente celda vacía de la línea en la que se encuentra la perspectiva para la que desea calcular la desviación. En el ejemplo queremos calcular la diferencia entre versiones, de modo que marcamos la celda D2. Asegúrese de que la barra de fórmulas de la tabla está activada (el icono de fórmula - visible): - debe estar Cuando en la barra de fórmulas comience a escribir el nombre de la fórmula (variance), el sistema le mostrará una lista de propuestas; seleccione Desviación. Ahora tendrá que introducir los parámetros de la fórmula. 66 derechos. Informes

67 Comience a escribir el nombre del primer componente de la perspectiva y seleccione ese componente de la lista que el sistema le propone: Para completar la fórmula inserte una coma e introduzca el segundo parámetro. En el ejemplo se comparan versiones, por lo que la fórmula es: variance([public.actual],[public.forecast]): Una vez haya completado la fórmula pulse Intro para obtener los resultados. El sistema añadirá una nueva columna a la tabla con los importes de desviación calculados. El nombre de la nueva columna es siempre Informes derechos. 67

68 variance (Parameter 1, Parameter 2), de modo que en el ejemplo la columna con los valores de la desviación se llama Desviación(Real, Previsión): Para eliminar la fórmula y sus resultados sitúe el cursor en cualquier celda para la que aparezca Desviación en la barra de fórmulas y después borre Desviación Fórmula Desviación temporal En Informes puede utilizar la fórmula Desviación temporal en una tabla para calcular la diferencia entre datos de la misma cuenta en períodos de tiempo diferentes. Puede utilizar p. ej. la desviación temporal para determinar cómo comparar el beneficio del año pasado con el de este año. La sintaxis de la fórmula es la siguiente: timevariance([time Perspective.Member1],[Time Perspective.Member2]) Para utilizar la fórmula de desviación temporal en una tabla asegúrese de colocar la perspectiva Tiempo en la primera columna de esa tabla. Después despliéguela hasta que visualice los períodos de tiempo que desea comparar. Debe desplegar la perspectiva hasta visualizar esos períodos de tiempo porque esto determina qué parámetros puede seleccionar para la fórmula. Considere p. ej. una tabla en la que se visualicen los gastos generales y administrativos para Para averiguar la desviación entre los gastos de 2013 y 2014 debe desplegar la perspectiva Tiempo hasta que se visualicen todos los años. Después resalte la siguiente celda vacía de la línea en la que está la perspectiva Tiempo. Asegúrese de que la barra de fórmulas de la tabla está activada (el icono de fórmula - - debe estar visible). Cuando comience a 68 derechos. Informes

69 escribir el nombre de la fórmula (timevariance) en la barra de fórmulas, el sistema le propondrá automáticamente una lista y podrá seleccionar Desviación temporal: Después de seleccionar Desviación temporal abra un paréntesis y comience a introducir sus parámetros, los cuales serán los elementos de la perspectiva Tiempo. Como sucede al escribir el nombre de la fórmula, el sistema le ofrecerá una lista de opciones entre las que seleccionará los períodos de tiempo que necesite: En este caso, la perspectiva Tiempo está desplegada hasta el nivel de años, de modo que solo los años están disponibles para ser seleccionados como parámetros para la fórmula. En la lista de parámetros, los años se indican simplemente con el formato estándar de cuatro dígitos, p. ej En función de la granularidad de su modelo puede desear calcular la desviación entre trimestres, meses o incluso días. En la lista de parámetros, estos períodos de tiempo también aparecen con formato numérico: Los cuatro primeros dígitos siempre indican el año en cuestión y los dígitos posteriores indican los períodos de tiempo de la forma siguiente: 5 dígitos: El quinto dígito indica el trimestre, de modo que [20132] indica el segundo trimestre de dígitos: En este caso, los dígitos quinto y sexto indican el mes del año, de modo que [201502] significa febrero de 2015 y [201411], noviembre de Un séptimo dígito indica una semana dentro de un año. Un octavo dígito indica un día dentro de un año. Informes derechos. 69

70 Nota Si no selecciona un segundo parámetro, el sistema siempre deduce que el segundo parámetro será el período de tiempo de la misma granularidad inmediatamente anterior al primer parámetro. Si elige p. ej. 2015, el sistema calcula la desviación entre 2015 y En el ejemplo queremos calcular la desviación de los gastos entre los años 2013 y 2014 y por tanto esos son los años que se seleccionan. La fórmula completa es: timevariance([2013],[2014]): Una vez completada la fórmula pulse Intro para obtener los resultados. El sistema añadirá una nueva columna a la tabla con los resultados calculados. El nombre de la nueva columna es siempre Variance (Time Perspective Member 1, Time Perspective Member 2)Time Perspective Member1/Time Perspective Member 2, de modo que en el ejemplo la columna con los valores de la desviación temporal se llama Desviación(2013, 2014)-2013/2014: Para eliminar la fórmula y sus resultados sitúe el cursor en cualquier celda para la que aparezca Desviación en la barra de fórmulas y después borre Desviación. 70 derechos. Informes

71 Fórmula Anual acumulado Utilice la fórmula de anual acumulado para calcular el total acumulado para períodos de tiempo consecutivos. Puede utilizar p. ej. el anual acumulado para calcular un total acumulado de gastos mensuales. La sintaxis de la fórmula es la siguiente: ytd(measure). El parámetro indica qué medida (datos con signo) debe utilizarse para calcular los valores anuales acumulados. Para utilizar la fórmula Anual acumulado en una tabla asegúrese de que la perspectiva Tiempo está en uno de los ejes y expándalo de modo que se visualicen períodos de tiempo consecutivos. Resalte la siguiente celda vacía de las medidas. Asegúrese de que la barra de fórmulas de la tabla está activada (el icono de fórmula - estar visible). - debe A continuación comience a escribir el nombre de la fórmula (ytd) en la barra de fórmulas. El sistema le propondrá automáticamente algunas sugerencias y podrá seleccionar Anual acumulado de la lista Informes derechos. 71

72 Después abra un paréntesis y comience a escribir el nombre de la medida que desee utilizar, p. ej. datos con signo. Como sucede al escribir el nombre de la fórmula, el sistema le ofrecerá una lista de opciones entre las que seleccionará el parámetro: 72 derechos. Informes

73 Cierre el paréntesis para completar la fórmula, p.ej. ytd (SignedData): Informes derechos. 73

74 Una vez completada la fórmula pulse Intro para obtener los resultados. El sistema añade otra columna u otra fila con los valores anuales acumulados. La cabecera de los valores es siempre YTD (Measure), p. ej. Anual acumulado(datos con signo): Para eliminar la fórmula y sus resultados sitúe el cursor en la cabecera de los valores. En la barra de fórmulas se visualizará Anual acumulado. Borre Anual acumulado para eliminar la fórmula y los valores anuales acumulados de la tabla Enlazar modelos Enlace modelos en Informes seleccionando un modelo coincidente y ajustando las perspectivas. Procedimiento 1. En una vista de informe seleccione el icono Enlazar perspectivas coincidentes de diferentes modelos (el clip) en la barra de herramientas. 2. En la ventana de diálogo para enlazar seleccione el Modelo coincidente de la lista. Puede añadir más de un modelo coincidente seleccionando el signo más (+). 74 derechos. Informes

75 Una vez haya elegido el modelo, el sistema ajustará automáticamente las perspectivas Tiempo, Cuenta y Categoría y las visualizará en Perspectivas coincidentes. Las perspectivas no ajustadas para los modelos Básico y Coincidente se listarán dentro de sus respectivos nombres de modelo. 3. Para ajustar otras perspectivas arrastre las perspectivas coincidentes desde cada modelo a la columna Asignar adecuada dentro de Perspectivas coincidentes. Si desea eliminar sus ajustes manuales seleccione la opción Cancelar perspectivas coincidentes. 4. Seleccione Enlace. Resultados Los datos combinados se visualizan en la cuadrícula. En el panel Diseñador, las perspectivas combinadas aparecen con el icono del clic. Desplace el ratón sobre el icono para visualizar una ventana de diálogo que lista las perspectivas de cada uno de los modelos enlazados. Para tratar el enlace de modelos seleccione de nuevo el icono Enlazar perspectivas coincidentes de diferentes modelos y efectúe sus modificaciones en la ventana de diálogo para enlazar La función Copiar La funcionalidad Copiar en Informes permite copiar y pegar referencias de celda y crear valores para partes del informe que todavía no tienen valores Explorar gestión de versiones La propiedad Gestión de versiones en Informes le permite crear y copiar diferentes versiones de datos y controlar quién las ve. En informes, una categoría es un tipo de datos relacionado con un proceso de gestión de informes específico. Las categorías entregadas son las siguientes: Real Presupuesto Plan Previsión Previsión de acumulación Una versión es un conjunto de datos implicados por una o varias hipótesis dentro de una categoría. Una categoría puede contener múltiples versiones basadas en diferentes hipótesis. La categoría Presupuesto p. ej. puede contener una versión optimista y una versión de referencia, y así sucesivamente. Con Gestión de versiones puede crear versiones dentro de las categorías proporcionadas. Nota La categoría Real puede contener una única versión denominada Datos reales. Informes derechos. 75

76 Para controlar quién puede acceder a una versión, esta se marca como privada, pública o compartida. Las versiones públicas se almacenan en el cubo (el modelo de datos raw en la base de datos). El acceso a estos datos se controla por privilegios de cubo y de datos distintos de los utilizados para que los datos estén visibles para todos los usuarios. Las versiones privadas solo están visibles para el creador o el propietario del modelo. Estas versiones se utilizan para modificar o simular valores plan sin que nadie más lo vea. Si publica una versión privada, esta se convierte en una versión pública y la versión privada se elimina. Puede decidir compartir una versión de este tipo con compañeros. Las versiones compartidas son versiones privadas que su propietario comparte explícitamente con uno o varios compañeros. Las versiones públicas, privadas y compartidas se combinan en una vista de datos en un modelo. Puede filtrar un subconjunto de estas versiones para su visualización. Información relacionada Crear versiones [página 76] Publicar versiones [página 77] Compartir versiones [página 77] Crear versiones Para crear una versión nueva debe copiar una versión existente en una versión privada. Después podrá hacer en esta todas las modificaciones que necesite y hacerla pública. Procedimiento 1. Seleccione Gestión de versiones. El menú lista las categorías y versiones disponibles dentro de cada categoría para este informe. 2. Localice la versión que dese copiar, p. ej. Datos reales, y seleccione Copiar. 3. Introduzca un nombre para la versión en la ventana de diálogo Copiar a una versión privada y pulse Aceptar. La nueva versión se añade a la tabla. Esta está también disponible en la opción Privada del menú Gestión de versiones. Ahora podrá ajustar la versión como necesite. Para publicar la versión siga los pasos descritos en Publicar una versión. Sugerencias Para controlar qué versiones se visualizan en la tabla, filtre la opción Categoría en el panel Diseñador. Si selecciona visualizar versiones por ID y descripción en la ventana de diálogo de filtros, podrá distinguir fácilmente entre versiones públicas y privadas e identificar sus categorías. 76 derechos. Informes

77 Información relacionada Publicar versiones [página 77] Compartir versiones [página 77] Publicar versiones Una vez haya creado una versión privada puede hacerla pública. Al publicarla debe elegir una categoría para la versión. Contexto Procedimiento 1. Seleccione Gestión de versiones. 2. Localice en el menú la versión privada que desea publicar y seleccione Publicar. 3. En la ventana de diálogo Publicar versión tiene dos opciones: Seleccione Publicar como versión nueva, seleccione una categoría (p. ej. Previsión), introduzca un nombre para la nueva versión y pulse Aceptar. Seleccione Actualizar una versión existente, seleccione la versión y pulse Aceptar. Si desea publicar una versión nueva, esta estará disponible dentro de la categoría especificada para ella en el menú Gestión de versiones. Si elige actualizar una versión, la versión se actualizará. La versión privada ya no estará disponible en el menú Gestión de versiones Compartir versiones Puede compartir una versión privada de datos del informe añadiéndola a una discusión en un informe. Puede elegir entre hacer que la versión sea de solo lectura o permitir al participante tratarla. Contexto En el panel Colaboración abra una discusión en el informe actual. Desea añadir una versión a la discusión. Informes derechos. 77

78 Procedimiento 1. Seleccione el icono Nueva (el signo +) situado junto al campo de texto en la parte inferior del panel y seleccione Compartir versión de informe. Si no hay versiones privadas disponibles, el sistema muestra el siguiente mensaje: No existen versiones para compartir. 2. En la ventana de diálogo Compartir versiones seleccione la casilla de selección para la versión que desee compartir y después seleccione Solo lectura o Tratar en la lista adjunta. 3. Seleccione Aceptar. La versión se añade a la discusión Colaboración para informes Puede añadir informes y versiones a discusiones y puede usar el icono Anclar a para anclar un informe a un dashboard. A continuación, puede compartir el dashboard con otros usuarios. Puede añadir un informe a una discusión con los siguientes métodos: Tabla 15: Opción/acción En un informe, seleccione + (signo más) en el panel Colaboración. En un dashboard, abra una discusión existente en el panel Colaboración y seleccione el icono Enlace (clip). Resultado Se crea una nueva discusión. Se crean automáticamente el título y la descripción a partir del nombre del dashboard. Seleccione los participantes y luego Aceptar para crear la discusión. Se añade el dashboard a la discusión existente. Si ya existe una discusión sobre un informe, puede añadir una versión privada a una discusión. Para obtener más información, consulte Compartir versiones. Puede anclar un informe a lo siguiente: La pantalla de Inicio Los dashboards existentes Un nuevo dashboard que cree sobre la marcha Información relacionada Compartir versiones [página 77] Crear un nuevo dashboard [página 14] 78 derechos. Informes

79 5.2.9 Solicitar una entrada de datos Con los informes, puede crear una tarea Entrada, en la que crea un formulario de entrada en el que se solicita a los compañeros que proporcionen datos mediante la funcionalidad Tarea. Requisitos previos: El modelo debe tener una perspectiva del tipo Organización, que se configura con regiones/departamentos y la persona responsable de ellos. Debe crear una versión privada de los datos de informe para los que crea una tarea de entrada. En la sesión privada, debe crear una vista desde la cual crea el resumen. Este resumen se convierte en un formulario de entrada cuando crea la tarea Entrada. El siguiente diagrama muestra el workflow para el proceso para solicitar entrada de datos. Explorar gestión de versiones [página 75] Convertir una vista en un resumen [página 80] Formato en el panel Diseñador [página 54] La función Crear tarea de entrada [página 80] Crear una tarea de entrada [página 81] Aceptar una tarea de entrada [página 82] Completar una tarea de entrada (destinatario) [página 83] Completar una tarea de entrada (autorizador) [página 83] Completar una tarea de entrada (autorizador) [página 83] Informes derechos. 79

80 Convertir una vista en un resumen Utilice el comando Crear resumen desde vista para convertir una vista en un resumen. Los resúmenes pueden convertirse en formularios de entrada para recopilar datos de compañeros en una tarea de entrada si cumplen los requisitos necesarios. Requisitos previos Ha creado una vista en Informes. Si desea utilizar el resumen para crear una tarea de entrada compruebe lo siguiente: El modelo tiene una perspectiva del tipo Organización. La perspectiva Organización es libre, es decir no se ha asignado a ningún eje. La vista contiene una única versión: una versión privada que ha creado con este fin. Procedimiento 1. En la vista seleccione Crear resumen desde vista. 2. En la ventana de diálogo Crear resumen desde vista introduzca un nombre de resumen y seleccione Aceptar. Resultados Se abre el nuevo resumen La función Crear tarea de entrada En Informes, puede usar la función Crear tarea de entrada para crear una tarea para la que los usuarios asignados deben introducir datos en un formulario de entrada creado a partir del resumen actual. Cuando abre un resumen y selecciona Crear tarea de entrada, sucede lo siguiente: El resumen actual se convierte en un formulario de entrada y el nombre sigue siendo el mismo. Una vez creado el formulario, el resumen deja de estar disponible en el informe. El formulario de entrada está disponible en Ficheros, indicado por el icono de formulario de entrada entrada que creó., y está vinculado a la tarea de La funcionalidad de tarea se inicia y se le solicita que cree una tarea de entrada. Puede asignar la tarea a las personas responsables de varias regiones o varios departamentos organizativos, como se establece en la perspectiva organizativa. El nuevo formulario de entrada está vinculado a la tarea y 80 derechos. Informes

81 los autorizadores y los usuarios asignados pueden acceder al mismo mediante el panel Tarea. Puede vincular contenido adicional a la tarea de entrada y establecer recordatorios de tareas para cualquier tarea Crear una tarea de entrada Cree una tarea de entrada para recopilar datos de compañeros utilizando un resumen de informe como plantilla para el formulario de entrada. Contexto Ha creado un resumen desde una vista en Informes. Ahora desea crear una tarea de entrada y convertir el resumen en un formulario de entrada. Procedimiento 1. En la ventana del resumen seleccione Crear tarea de entrada. Se abre la ventana de diálogo Crear tarea de entrada. La sección Enlaces de la ventana de diálogo ya incluye un enlace a un formulario de entrada con el mismo nombre que el resumen. 2. En la ventana de entrada introduzca un nombre para la tarea y una descripción (opcional). 3. Pulse el icono del calendario para seleccionar una fecha de vencimiento. 4. Para asignar la tarea seleccione Seleccionar destinatarios de tarea. La ventana de diálogo Seleccionar destinatarios de tarea desde organización lista las áreas organizativas disponibles junto con las personas responsables de ellas. 5. En la ventana de diálogo de selección, seleccione las áreas para las que desea recopilar datos. La tarea de información se asignará a los usuarios que aparecen como Responsables para las áreas que seleccione. 6. Seleccione Crear para efectuar las asignaciones y vuelva a la ventana de diálogo de la tarea. 7. Si desea añadir enlaces al contenido empresarial adicional, en la sección Enlaces: a. Seleccione el icono Añadir enlace (el signo +). b. Introduzca un término de búsqueda en el campo de búsqueda y seleccione contenido entre los aciertos propuestos. 8. Para crear un recordatorio para la tarea: a. Seleccione Añadir recordatorio (el signo -). b. En la ventana de diálogo Fijar recordatorio especifique cuándos días antes de la fecha de vencimiento debe enviarse el recordatorio. c. Indique si desea incluir el gestor del destinatario de la tarea en el recordatorio. d. Especifique si desea enviar un recordatorio por correo electrónico además de una notificación en la aplicación. Informes derechos. 81

82 e. Seleccione Fijar para confirmar las opciones del recordatorio. 9. Seleccione Crear para crear la tarea de entrada. Resultados El formulario de entrada recién creado se abre. El panel de la izquierda contiene los detalles de la tarea. Puede ver que usted aparece como autorizador de la tarea y puede desplegar Destinatarios y status para ver el status de la tarea Aceptar una tarea de entrada Si se le asigna una tarea de entrada es preciso que la acepte antes de poder introducir datos en el formulario de entrada. Contexto Se le ha asignado una tarea de entrada. Ha recibido una notificación y puede ver la tarea en su calendario de eventos. Procedimiento 1. Para acceder al panel de tareas puede: Abrir Notificaciones y elegir la tarea. Seleccionar Eventos principales y seleccionar la tarea en su calendario de Eventos. El panel para la tarea de entrada aparece a la derecha de la ventana Eventos. Puede abrir el formulario de entrada mediante el enlace de la sección Enlaces, pero en este momento no puede introducir datos. 2. Seleccione Aceptar en el panel de tareas. Resultados Ahora puede introducir datos en el formulario de entrada. También puede ver una sección Datos fuente en la tarea en la que puede mostrar u ocultar los datos fuente originales. 82 derechos. Informes

83 Completar una tarea de entrada (destinatario) Si ha finalizado un formulario de entrada que se le ha asignado seleccione Hecho en el panel de tareas para cerrar la tarea y enviar su entrada para su autorización Completar una tarea de entrada (autorizador) Una vez que los destinatarios de las tareas han completado sus formularios de entrada debe revisar y aprobar su entrada para completar la tarea. Contexto Un destinatario de la tarea ha completado su tarea de entrada. Recibe una notificación de que debe aprobar su entrada. Procedimiento 1. Para acceder al panel de la tarea de entrada puede: Abrir Notificaciones y seleccionar la notificación que requiere autorización. Abrir el panel de tareas desde calendario Eventos y verificar Destinatarios y status para ver qué entrada requiere autorización. 2. En el panel de tareas abra el formulario de entrada desde la sección Enlaces. 3. Para ver la entrada desde un destinatario de tarea: a. Despliegue Destinatarios y status y localice el destinatario. b. Compruebe que se ha seleccionado Mostrar datos. c. Seleccione las opciones Destinatario o Autor para cambiar entre la entrada del destinatario y sus datos originales. 4. Puede ver el status de las modificaciones del destinatario para Finalizar. 5. Una vez haya autorizado la entrada para todos los destinatarios seleccione Finalizar para completar la tarea. Resultados Volverá a la ventana Informes, donde el formulario de entrada finalizado estará disponible ahora como resumen. Informes derechos. 83

84 Explorar modelos de vinculación Puede integrar modelos en un informe generando referencias de valores entre un modelo y otro. Un vínculo de un modelo es una única cuenta, potencialmente agregada, en el modelo vinculado con condiciones de filtro opcionales en otras perspectivas. Se especifica como una cuenta calculada en el modelo de vinculación. Información relacionada Enlazar modelos [página 74] Enlazar modelos Enlace modelos en Informes seleccionando un modelo coincidente y ajustando las perspectivas. Procedimiento 1. En una vista de informe seleccione el icono Enlazar perspectivas coincidentes de diferentes modelos (el clip) en la barra de herramientas. 2. En la ventana de diálogo para enlazar seleccione el Modelo coincidente de la lista. Puede añadir más de un modelo coincidente seleccionando el signo más (+). Una vez haya elegido el modelo, el sistema ajustará automáticamente las perspectivas Tiempo, Cuenta y Categoría y las visualizará en Perspectivas coincidentes. Las perspectivas no ajustadas para los modelos Básico y Coincidente se listarán dentro de sus respectivos nombres de modelo. 3. Para ajustar otras perspectivas arrastre las perspectivas coincidentes desde cada modelo a la columna Asignar adecuada dentro de Perspectivas coincidentes. Si desea eliminar sus ajustes manuales seleccione la opción Cancelar perspectivas coincidentes. 4. Seleccione Enlace. Resultados Los datos combinados se visualizan en la cuadrícula. En el panel Diseñador, las perspectivas combinadas aparecen con el icono del clic. Desplace el ratón sobre el icono para visualizar una ventana de diálogo que lista las perspectivas de cada uno de los modelos enlazados. Para tratar el enlace de modelos seleccione de nuevo el icono Enlazar perspectivas coincidentes de diferentes modelos y efectúe sus modificaciones en la ventana de diálogo para enlazar. 84 derechos. Informes

85 5.3 Visualizar Use el icono Visualizar para crear diagramas a partir de los datos del modelo. Para visualizar los datos, seleccione las celdas de interés y elija Visualizar. Esta acción abre un panel de visualización bajo de la cuadrícula en el que se muestra el diagrama. En función de la selección de datos, se usa un tipo de diagrama concreto. El diagrama tendrá un título y un subtítulo basados en la cuenta seleccionada y los miembros de la perspectiva, además de las unidades y la magnitud de los miembros de la cuenta. Puede editar el título y el subtítulo. Para los diagramas de varianza y varianza (no temporal), también puede editar la línea base y la referencia. Consulte Editar visualizaciones para obtener más información. Nota Tenga en cuenta que, mientras que no ancle (y por tanto, persista) el diagrama, el título editado puede cambiar dependiendo de las modificaciones realizadas en el informe. Para cambiar el tipo de diagrama, puede hacer clic en Modificar visualización en el panel de visualizaciones para acceder a una lista de tipos de diagrama. En función de la selección de datos, hay disponibles determinados tipos de diagrama. Para obtener más información sobre los tipos de visualización, consulte Explorar visualizaciones. Para algunos tipos de diagrama puede avanzar por diferentes valores (versiones o miembros de cuenta) mediante las flechas que aparecen cuando pasa el ratón sobre la parte superior/inferior o izquierda/derecha del diagrama. Algunos tipos de diagrama requieren que se definan indicadores clave de rendimiento (KPIs) sobre las celdas subyacentes. Esto viene indicado por el mensaje requiere KPIs tras el nombre del tipo de diagrama en la lista. Si selecciona un diagrama para celdas sin KPIs, aparecerá un mensaje de error que proporciona un enlace para crear un KPI para la selección de datos. Puede anclar un diagrama a la pantalla de inicio o a un dashboard existente, o a uno que cree sobre la marcha. Para obtener más información, consulte Diagramas, historias y dashboards. Puede anclar un diagrama a la galería o copiarlo a una historia existente, así como a una que cree sobre la marcha. Información relacionada Exploración de visualizaciones [página 85] Tratar visualizaciones [página 87] Tratar visualizaciones [página 87] Visualizaciones, dashboards e historias [página 89] Explorar galería [página 89] Explorar historia [página 107] Exploración de visualizaciones La función Visualizar le permite crear un número de tipos de gráfico a partir de datos de informe. El tipo de gráfico específico utilizado como visualización inicial depende de la selección de datos que haga. Informes derechos. 85

86 Si su selección no incluye ningún miembro de perspectiva de período o si incluye uno y exactamente un miembro de perspectiva de versión, se selecciona un gráfico de barras (desglosado). También se aplica lo siguiente: Si no selecciona otras perspectivas, obtiene un gráfico de barras (desglosado) con varias barras para los diferentes miembros de cuenta. Si ha seleccionado exactamente otro miembro de perspectiva (uno), obtiene un gráfico de barras (desglosado) en el que puede paginar diferentes miembros de cuenta. Si ha seleccionado exactamente dos miembros de perspectiva (diferentes), obtiene un gráfico de barras (desglosado) apilado. Nota Actualmente no se admite la selección de más de dos miembros de perspectiva. Si su selección sigue incluyendo ningún o un miembro de perspectiva de período pero varios miembros de perspectiva de versión, obtiene un gráfico de desviación (no temporal). Nota Actualmente no se admite la selección de más de un miembro de otra perspectiva. Si su selección contiene varios miembros de perspectiva de período y varios miembros de versión, obtiene un gráfico de desviación. Nota Actualmente no se admite ninguna otra selección de miembro de perspectiva. Si su selección contiene varios miembros de perspectiva de período pero solo un miembro de perspectiva de versión, la visualización inicial es la siguiente: Un gráfico de columnas (desglosado), si no seleccionó ninguna otra perspectiva y solo un miembro de cuenta individual. Un gráfico de líneas, si no seleccionó ninguna otra perspectiva y varios miembros de cuenta. Un gráfico de columnas (desglosado), si seleccionó exactamente un miembro de perspectiva. Nota Actualmente no se admite la selección de más de un miembro de otra perspectiva. Algunos tipos de diagrama requieren que se definan indicadores clave de rendimiento (KPIs) sobre las celdas subyacentes. Esto viene indicado por el mensaje requiere KPIs tras el nombre del tipo de diagrama en la lista. Si selecciona un diagrama para celdas sin KPIs, aparecerá un mensaje de error que proporciona un enlace para crear un KPI para la selección de datos. Información relacionada Tratar visualizaciones [página 87] Añadir líneas de referencia [página 87] 86 derechos. Informes

87 Visualizaciones de tabla [página 88] Tratar visualizaciones En función del tipo de gráfico puede modificar el título y el subtítulo de un gráfico, así como la clase de desviación, la línea de base y la referencia (para gráficos con clase de desviación). Procedimiento 1. Para tratar un gráfico seleccione en el panel de visualización el icono Tratar visualización (el lápiz) y después seleccione Tratar visualización en el menú. 2. En la ventana de diálogo Tratar visualización introduzca sus modificaciones de la forma siguiente: Para gráficos sin clase de desviación introduzca un nuevo título o subtítulo, o ambos, y después seleccione Aceptar. Para gráficos de tipo de desviación puede introducir un nuevo título o subtítulo, o ambos, seleccionar Absoluta o Relativa como Tipo de desviación, y seleccionar una versión para la línea base o Referencia. Seleccione Aceptar para guardar sus opciones Añadir líneas de referencia Aporte significado y contexto a un gráfico añadiendo una línea de referencia de valor fijo con la opción para rellenar con color el área situada encima o debajo de la línea. Requisitos previos Solo puede añadir líneas de referencia a los gráficos siguientes: Gráfico de líneas Gráfico de barras/columnas Gráfico de barras/columnas apiladas Gráfico de barras/columnas superpuestas Gráfico de viñetas Contexto Ha creado una visualización del tipo necesario y desea añadir una línea de referencia para un valor fijo. Informes derechos. 87

88 Procedimiento 1. En el panel de visualización seleccione el icono Tratar visualización (el lápiz) y seleccione Añadir línea de referencia en el menú. 2. En la ventana de diálogo Línea de referencia introduzca un valor para Fijar valor fijo en. 3. Si desea colorear la zona situada encima o debajo de la línea de referencia seleccione Rellenar el área con color. 4. Seleccione Arriba o Abajo y después seleccione un color en el cuadro desplegable. 5. Seleccione Aceptar. Resultados A la visualización se añade una línea punteada en el valor introducido. Si selecciona colorear el gráfico, el color de relleno completará el área seleccionada. Eliminar líneas de referencia Procedimiento 1. Para eliminar todas las líneas de referencia de una visualización seleccione el icono Tratar visualización (el lápiz) y seleccione Borrar líneas de referencia (todas) en el menú. 2. En la ventana de diálogo de confirmación seleccione Aceptar. Resultados Todas las líneas de referencia se eliminarán de la visualización Visualizaciones de tabla Puede crear una visualización de tabla a partir de los datos seleccionados en una cuadrícula de informe. Cuando selecciona filas y columnas en una cuadrícula, o incluso una cuadrícula individual, puede seleccionar si mostrar la visualización de los datos seleccionados en forma de tabla seleccionando la opción Tabla en la lista Modificar visualización. Tanto si selecciona una celda individual, múltiples filas y columnas, o filas y columnas que no son continuas, los datos se visualizan en formato blanco y negro, con la cabecera de la fila visualizada a la izquierda y las cabeceras de columna en la parte superior. 88 derechos. Informes

89 Si selecciona celdas que contienen una jerarquía no desplegada, la jerarquía no aparece desplegada en la tabla. Si selecciona una jerarquía desplegada que incluye una agregación, esta jerarquía se visualiza de arriba a abajo en la cuadrícula. En la tabla, este orden se invierte, de forma que el miembro principal que contiene la agregación, se visualiza en la parte inferior de la jerarquía, que tiene un formato de tabla estándar. Si las celdas que selecciona contienen una fórmula, la fórmula no se incluye en la visualización de tabla. Si aplica filtros mediante el panel Diseño o el Punto de vista, y si la opción Sincronización automática está seleccionada, la tabla se actualiza como cualquier otra visualización. Puede anclar visualizaciones de tabla en dashboards y la galería, y agregarlas a las historias de la misma forma que cuando lo hace para cualquier otra visualización Visualizaciones, dashboards e historias Use el icono Anclar a en el panel de visualizaciones para anclar visualizaciones a dashboards, que puede compartir con otros usuarios. También puede usar el menú para copiar visualizaciones. Puede anclar una visualización a lo siguiente: La pantalla de Inicio Un dashboard existente. La galería Un dashboard que cree sobre la marcha Puede copiar una visualización en: Una historia existente Una historia que cree sobre la marcha Información relacionada Explorar dashboards [página 13] Explorar galería [página 89] Explorar historia [página 107] Explorar galería En Informes puede marcar visualizaciones como gráficos y tablas anclándolas en una galería específica para cada modelo. Una visualización se marca con la opción Anclar en Galería en el menú Anclar del panel Visualizar. Una vez hecho esto, la visualización se añade a la galería del modelo en el que se basa la vista actual. La visualización marcada estará disponible a partir de ahora cada vez que abra la galería para ese modelo, aunque lo haga en un informe o una vista diferente. Informes derechos. 89

90 Para acceder a la galería seleccione el icono Galería de la barra de pestañas Informes. Así se abre el panel Galería, que muestra todas las visualizaciones marcadas para un modelo y no solo aquellas para el informe o la vista actual. Para trabajar con una visualización en el panel Galería, selecciónela. Una marca de verificación verde indica que la visualización se ha seleccionado y entonces puede: Tratarla. Anclarla. Borrarla. En el panel Galería puede: Tratamiento en la galería Seleccione el icono Tratar (el lápiz) para abrir la visualización marcada en una nueva vista donde pueda tratarla. La primera vista nueva se denomina por defecto Chart1. Las nuevas vistas que se abran sucesivamente en el mismo informe se denominarán Chart2, Chart3, etc. Si modifica los valores de los datos o la selección de datos para la visualización en la nueva vista, la visualización marcada se actualizará cuando seleccione el icono Sincronizar visualización. Si modifica el tipo de visualización, p. ej. convierte un gráfico de barras en un diagrama de líneas, la visualización en la galería no se actualizará. Deberá marcar el nuevo tipo de visualización si desea que aparezca en la galería. Anclaje en la galería Como en el panel Visualización, puede utilizar las opciones Anclar en del panel Galería para anclar visualizaciones marcadas en: La pantalla de Inicio. Un dashboard existente. Un nuevo dashboard que cree sobre la marcha. Borrado en la galería Para borrar una visualización marcada seleccione el icono Borrar (la papelera) en el panel Galería. La visualización se borrará de la galería pero no de la vista en la que está. Nota Si borra la vista en la que se basa una visualización o incluso el informe al que pertenece la vista, la visualización no se eliminará de la galería de ese modelo. Seguirá pudiéndola tratar y anclar. 90 derechos. Informes

91 5.4 Explorar KPIs Un indicador de rendimiento clave o KPI es un tipo de medida de éxito. Algunos valores umbral se definen específicamente para las medidas miembro de la perspectiva Cuentas, como los ingresos netos en el modelo de pérdidas y ganancias. Puede definir los indicadores de rendimiento clave (KPIs) para las cuentas en la ventana Informes. Para empezar, seleccione una medida en la cuadrícula y seleccione Configurar KPIs. Los KPIs que cree se evaluarán de forma regular. Recibirá un aviso en el centro de notificaciones cada vez que el estado de una celda empeore. Puede hacer clic sobre un aviso para abrir el dashboard o vista del informe correspondientes. Asimismo, en el caso de las vistas de informe se resalta la celda relevante. Nota El resaltado de la celda solo se activa si todas las perspectivas utilizadas en la definición KPI aún permanecen en la vista. Puede visualizar y gestionar todos los KPIs en la vista actual de un informe dentro del panel Vista previa de KPI, al cual puede acceder si selecciona Vista previa de KPI. Información relacionada Definir el flujo de trabajo del umbral KPI [página 91] Panel de detalles de KPIs [página 92] Opciones de edición para KPIs [página 94] Modificar el alcance del Indicador de rendimiento clave [página 93] Definir el flujo de trabajo del umbral KPI Puede definir un indicador de rendimiento clave o KPI en la ventana emergente Definición de KPI una vez seleccionada la medida en la cuadrícula de una vista. Una vez haya accedido a la ventana emergente, siga estos pasos para definir los intervalos y umbrales KPI. Nota Actualmente, no son compatibles los KPIs con miembros que tienen varias cuentas o con diferentes niveles de jerarquía. 1. En la cuadrícula, seleccione la medida para la que desea definir un KPI. 2. Acceda a la ventana emergente Definición de KPI. 3. Cree el primer intervalo KPI de la manera siguiente: 1. Seleccione un nivel: aceptar, advertencia o crítico Informes derechos. 91

92 2. Introduzca los valores críticos. Puede introducir valores umbral por arriba y por debajo o solo un valor umbral. 3. Seleccione un operador apropiado: inferior a o inferior a o igual a. 4. Introduzca un nombre opcional. 4. Repita el tercer paso para crear los intervalos KPI necesarios. 5. Grabe los cambios y aplique el KPI Panel de detalles de KPIs Use el icono Detalles para conmutar el panel Detalles, en el que puede ver y gestionar los Indicadores de rendimiento clave (KPIs) existentes para un informe en la pestaña KPIs. Los KPIs se enumeran por nombre. Seleccione un KPI para desplegarlo y para ver las opciones de gestión y el indicador relevantes. Al seleccionar un KPI también hace que los umbrales de KPI relevantes se visualicen al final del panel. Las opciones de gestión de un KPI son las siguientes: Opción de gestión Editar KPI (icono de llave inglesa) Eliminar KPI (icono de papelera) Más información Se abre la ventana emergente Editar KPI. Siga el flujo de trabajo para definir umbrales de KPI para editar el KPI. Elimina el KPI. Información relacionada Definir el flujo de trabajo del umbral KPI [página 91] El visualizador de KPI El visualizador de KPI proporciona una visualización interactiva que le permite modificar las cuentas del controlador de los indicadores de rendimiento clave (KPIs) y ver las modificaciones correspondientes en las cuentas con KPIs relacionados o dependientes. Generalmente, los planificadores actualizan un número de KPIs para cuentas empresariales. A menudo, estas cuentas se definen como fórmulas y jerarquías complejas. Por lo que puede ser una tarea muy compleja y que requiere mucho tiempo la de comprender cómo afectan las modificaciones en los valores de una cuenta a las otras cuentas y a los KPIs correspondientes. Sin embargo, si utiliza el visualizador de KPI, puede ver el impacto de forma inmediata. Para acceder al visualizador de KPI: 1. En una cuadrícula, seleccione una celda en la que se ha definido un KPI. 2. Seleccione Visualizar en la barra de pestañas. 3. En el panel de visualización, abra el menú Modificar visualización y seleccione Controlador de KPI. 92 derechos. Informes

93 En la visualización resultante, los nodos en gris alineados a la izquierda representan los controladores que afectan a la celda de KPI seleccionada. Los nodos con color distribuidos a la derecha representan los KPIs. Además del KPI de la celda seleccionada, también se muestran los otros KPIs afectados por las modificaciones realizadas en los controladores de la celda seleccionada. La captura de pantalla siguiente es una visualización del controlador de KPI típica: Si mueve el ratón por encima de los nodos de KPI, se resaltan las vías de acceso a los KPIs dirigidos por este nodo. Esto es útil para evitar cualquier modificación potencialmente perjudicial o que no es necesaria de los valores de las otras cuentas, porque las modificaciones de los controladores del KPI seleccionado se reflejan en todos los demás KPIs relevantes. Para continuar en una vía de acceso, haga clic en el nodo relevante. Esto es útil cuando la visualización es grande y necesita desplazarse para seguir una vía de acceso resaltada. Si la celda seleccionada es editable, puede modificar los valores de los controladores seleccionando el nodo del controlador e indicando un valor nuevo, o mediante la utilización de las flechas arriba/abajo del nodo. Para grabar valores de controlador actualizados, puede seleccionar el icono Grabar estado de KPI en el panel de visualización Modificar el alcance del Indicador de rendimiento clave Puede modificar el alcance de un indicador de rendimiento clave haciendo una selección que se solape con el alcance de otro indicador de rendimiento clave ya existente. Contexto Informes derechos. 93

94 Procedimiento 1. Seleccione el nuevo alcance del Indicador de rendimiento clave en una cuadrícula. Asegúrese de que este incluye la celda utilizada para definir el indicador de rendimiento clave existente. 2. Seleccione Configurar KPI. Aparece la ventana de diálogo Selección solapada. Le advierte de que su selección se solapa con un indicador de rendimiento clave existente. 3. Puede elegir entre tratar el indicador de rendimiento clave existente o modificar el alcance: Para tratar el indicador de rendimiento clave seleccione Tratar KPI existente y después pulse Aceptar. Seleccione Modificar alcance de indicador de rendimiento clave existente, y pulse Aceptar. Confirme su elección. Si ha elegido modificar el alcance, el nuevo alcance se aplicará al indicador de rendimiento clave. Aparecerá la ventana de diálogo Tratar KPI. 4. Efectúe todas las modificaciones que desee y cierre la ventana de diálogo Opciones de edición para KPIs Edite un KPI en la ventana emergente Editar KPI, que puede iniciar de diferentes maneras. Tabla 16: Para acceder a Editar KPI En el panel Vista previa de KPI, ubique el KPI y seleccione el icono Editar (llave inglesa). En una cuadrícula, seleccione una celda en la que se define un KPI, seleccione Configurar KPI. En una cuadrícula, haga una selección que se solape con la de un KPI existente, seleccione Configurar KPI. Más información Definir el flujo de trabajo del umbral KPI [página 91] Panel de detalles de KPIs [página 92] Definir el flujo de trabajo del umbral KPI [página 91] Definir el flujo de trabajo del umbral KPI [página 91] Modificar el alcance del Indicador de rendimiento clave [página 93] 94 derechos. Informes

95 6 Asignaciones 6.1 Asignaciones 6.2 Explorar asignaciones Asignación es el proceso de dividir valores derivados de una fuente de datos en varios valores y almacenarlos en datos de destino. Puede usar cálculos de asignaciones en la planificación y en el análisis de datos para obtener información detallada, como por ejemplo: Simular costes, ingresos y rentabilidad. Información sobre decisiones económicas, como combinación de productos, crear o comprar, o decisiones de precios de venta. Motivación para supervisores y empleados, como fomentar los procesos de fabricación sencillos y la venta de productos con altos márgenes de beneficio. Justificación de costes, como la determinación del justiprecio para un producto. Cálculo de importes de reembolso. Medición de ingresos y recursos, como inventarios de coste. En la aplicación, puede añadir pasos de asignación a modelos de planificación y realizar asignaciones estructuradas. También puede realizar asignaciones ad hoc con las funciones de distribución. Los valores se distribuirán desde la perspectiva de origen, que contiene el valor a asignar, a una o varias perspectivas de destino, que reciben una parte del valor distribuido. En función del método de asignación que use, puede refinar un cálculo de asignación añadiendo sobrescrituras y ponderaciones de varias granularidades. Cuando haya aplicado la asignación y se muestren los resultados en una vista de informe, puede visualizar los resultados con un tipo de diagrama adecuado, como los siguientes: barras apiladas columnas apiladas carámbanos gráficos lineal, de barras o columnas Información relacionada Modelos de asignación [página 96] Rol de asignaciones y permisos [página 96] Explorar distribución [página 97] Crear modelos [página 22] Asignaciones derechos. 95

96 Creación de perspectivas [página 27] Modelos de asignación Un modelo de asignación es un modelo habilitado para la planificación que cumple determinados criterios. Para crear un modelo de asignación, debe crear un modelo habilitado para la planificación con lo siguiente: Una perspectiva Cuenta Una perspectiva Categoría: todas las asignaciones deben realizarse en una versión privada, por lo que el modelo debe tener una perspectiva de categoría para que pueda usar la función Gestión de versiones. Una perspectiva Hora: Asignaciones no requiere una perspectiva Hora, pero puesto que los modelos de asignación están basados en modelos de planificación, lo que requiere una perspectiva Hora, debe incluirla en el modelo. Los modelos de asignación también pueden incluir una perspectiva de pool; los miembros de dicha perspectiva son pools. En las asignaciones, un pool es un grupo de cuentas que sirven para manifestar el coste de bienes y servicios asignable en un negocio o una organización de fabricación. Normalmente, los costes se agrupan por departamento o centro de servicios. Por ejemplo, el coste del departamento de mantenimiento se acumula en un pool de costes y se asigna a aquellos departamentos que hacen uso de sus servicios. Para obtener más información sobre la creación de modelos de planificación y perspectivas de pools, consulte los temas relacionados. Información relacionada Explorar pools [página 101] Explorar modelos de planificación [página 21] Crear modelos [página 22] Creación de perspectivas [página 27] Rol de asignaciones y permisos Roles en la aplicación que incluyen permisos de asignación son los roles Modelador y Lector. Los permisos necesarios para las asignaciones son los siguientes: Crear: Para crear los pasos de asignación. Leer: La condición previa para trabajar con asignaciones, incluida la posibilidad de ver las reglas de asignación en la interfaz de usuario. Actualizar: Para crear, cambiar y eliminar reglas de asignación. Eliminar: Para eliminar un paso de asignación. Ejecutar: Para ejecutar un paso de asignación. 96 derechos. Asignaciones

97 Los permisos necesarios para las asignaciones de pool son los siguientes: Crear: Para crear una perspectiva del tipo pool. Leer: La condición previa para realizar las asignaciones de pool, incluido el acceso al diseño Asignación de pool en Informes. Actualizar: Para cambiar las asignaciones en el diseño Asignación de pool. A diferencia de los modelos, los permisos para asignaciones están vinculados a roles, no modelos individuales. Esto significa que los permisos se aplican a todos los pasos de asignación. Para crear pasos y reglas de asignación y realizar asignaciones de pool, debe tener el rol Modelador. Los permisos relevantes en este rol son los siguientes: Tabla 17: Permisos de asignaciones para Modelador Permiso Crear Leer Actualizar Eliminar Ejecutar Compartir Asignar Paso de asignación Asignación de pool N/D N/D N/D N/D Si tiene el rol Lector, puede ver y ejecutar los pasos de asignación, pero no puede crear pasos ni realizar asignaciones de pool. Tabla 18: Permisos de asignaciones para Lector Permiso Crear Leer Actualizar Compartir Asignar Paso de asignación Asignación de pool No No N/D N/D No No No N/D N/D 6.3 Explorar distribución La distribución es un tipo de asignación ad hoc que realiza en la ventana Informes, al introducir valores para la perspectiva fuente en una vista. Debe tener lugar en una versión privada y la distribución puede ocurrir de forma automática o manual. En la distribución, la perspectiva fuente no es un elemento de hoja y las perspectivas destino tienen que ser como mínimo un nivel inferior de jerarquía en una perspectiva que la fuente seleccionada. Por ejemplo, puede distribuir el coste total de mercancías vendidas para un producto del 2016 a todos los meses de ese año. O puede distribuir el alquiler para un centro de coste en todos sus departamentos. Distribución automática La distribución automática tiene lugar cuando introduce un nuevo valor en una celda fuente en una vista, y el valor se distribuye automáticamente a los elementos de hoja para esa celda. En la vista, la celda fuente y todas las Asignaciones derechos. 97

98 celdas afectadas se destacan en amarillo, y el sistema visualiza un mensaje que le dice cuántos nuevos valores se han creado. El valor fuente se distribuye según el tipo de agregación que se ha configurado para la perspectiva de cuenta cuando se ha creado el modelo, que puede ser uno de los siguientes: SUMA MEDIA ÚLTIMO Para más información acerca de los tipos de agregación, consulte el tema Atributos de una perspectiva de cuenta. Si desea ajustar una distribución automática utilizando ponderaciones, puede utilizar el panel Distribución en la ventana Informes para introducir las ponderaciones manualmente, Distribución manual Seleccione un valor para distribuir en una vista y acceda al panel Distribución ( ) para especificar manualmente las ponderaciones para la distribución. El panel incluye las secciones siguientes: IMPORTE A DISTRIBUIR: Esta sección visualiza el valor en la celda fuente seleccionada. Se destaca la celda en azul en la vista. DESTINO DE DISTRIBUCIÓN: Esta sección lista la perspectiva destino sugerida y los miembros de la perspectiva. Se destacan las celdas destino en la cuadrícula en un azul más claro que la celda fuente. El destino sugerido se basa en los criterios siguientes: La perspectiva destino está en la primera fila. La perspectiva destino está en una fila o columna más cercana a las celdas de datos. La perspectiva destino se expande para visualizar los elementos de nivel de hoja adecuados para los que puede tener lugar la distribución. Todos o una combinación de algunos de los mencionados. Puede modificar el destino sugerido si selecciona las celdas destino alternativas en la vista y luego el icono Fijar ( ). PONDERACIONES: En esta sección, los miembros de la perspectiva destino se listan en la columna Miembros. Si las celdas destino tienen valores, éstos se listan en la columna Ponderaciones. Puede sobrescribir estos valores si escribe nuevas ponderaciones, o puede seleccionar las celdas en la cuadrícula que contengan valores de ponderación que desee utilizar, y luego seleccione el icono Fijar ( ). La columna Vista previa muestra los valores de distribución para cada miembro, junto con qué porcentaje tiene ese valor en el valor fuente total. Para obtener más información, consulte el tema Ejemplo:Distribución en informes. Información relacionada Atributos de una perspectiva de cuenta [página 30] Ejemplo: Distribución en informes [página 99] 98 derechos. Asignaciones

99 6.3.1 Ejemplo: Distribución en informes La tarea siguiente es un simple ejemplo de cómo utilizar la distribución automática y manual en los informes. Requisitos previos Ha creado una versión privada y, para que sea fácil de utilizar, fija un filtro en la dimensión Categoría de forma que sólo la versión privada de los datos sea visible en la vista del informe. Contexto La empresa lanza un nuevo producto, zapatillas de fútbol. Crea un informe en las ventas previstas de zapatos y desea distribuir el gráfico de Unidades vendidas previstas en los dos centros de coste en la región de Norteamérica. Desea ponderar la distribución de los valores sobre la base de los gráficos existentes para las ventas de zapatillas para correr. Configura una vista del informe, la cuadrícula para la cual se representa con la tabla siguiente: Tabla 19: A B C D E F 1 Medidas 2 Categoría 3 Versión 4 Centro de costes Norteamérica Estados Unidos California Europa > 5 6 Cuentas Unidades vendidas Productos Calzado , Zapatillas de tenis 8 Zapatillas para correr 9 Zapatillas de fútbol Asignaciones derechos. 99

100 Procedimiento 1. Para introducir el gráfico de Unidades vendidas previstas, seleccione la celda adecuada para el producto Zapatillas de fútbol (C9 en la tabla) e introduzca un valor. En este caso, La celda en la que introduce el valor se destaca en amarillo. El valor se distribuye equitativamente entre los centros de costes de Estados Unidos y Canadá. Las celdas para los centros de costes (D9 y E9) se destacan en amarillo y cada una contiene un valor de El total de Unidades vendidas para Calzado, Estados Unidos, y Canadá también se actualiza y las celdas relevantes se destacan también (C6, D6 y E6). 2. Tiene que ajustar la distribución del valor de Unidades vendidas para zapatillas de fútbol sobre la base del valor de Unidades vendidas para las zapatillas para correr. Para ello, seleccione el valor de Unidades vendidas ( en la celda C9) y luego el icono Distribución ( ). Se abre el panel Distribución. El destino de distribución sugerido es los dos centros de costes, Estados Unidos y Canadá. 3. Desea ponderar la distribución del valor de Unidades vendidas según los valores de Unidades vendidas para las zapatillas para correr. Para ello, seleccione las celdas que contienen estos valores (celdas D8 y E8 en la tabla), y luego el icono Fijar ( ) en la sección PONDERACIONES. Los valores en las celdas se copian en la columna Ponderaciones. La columna Vista previa muestra los valores de Unidades vendidas ajustados y el porcentaje que hacen para el gráfico total de Para aplicar la nueva distribución, seleccione APICAR DITRIBUCIÓN. Los nuevos valores de Unidades vendidas, y , se visualizan en las celdas para Estados Unidos y Canadá (D9 y E9). 6.4 Explorar asignaciones estructuradas En las asignaciones estructuradas, cree pasos y reglas de asignación para distribuir valores de perspectivas de origen a perspectivas de destino con controladores o asignaciones directas. El workflow de las asignaciones estructuradas es el siguiente: Tabla 20: Tarea En dónde realizo esta tarea? Cómo la realizo? Cree un modelo de asignación con una perspectiva de pool opcional. Modelador Modelos de asignación [página 96] Creación de perspectivas [página 27] (opcional) Realizar asignación de pool Informes Explorar pools [página 101] Asignar pools y perspectivas [página 102] 100 derechos. Asignaciones

101 Tarea En dónde realizo esta tarea? Cómo la realizo? Crear pasos y reglas de asignación Asignaciones Procesos, pasos y reglas de asignación [página 103] Crear un paso de asignación [página 104] Crear reglas de asignación [página 105] Ejecutar asignaciones Informes Ejecutar un paso de asignación [página 105] Explorar pools En un modelo de asignación, puede crear de forma opcional pools para agrupar costes. Los pools son miembros de una perspectiva de pool, por lo tanto se convierten en las perspectivas fuente que contienen los valores a asignar a las de destino. Una vez que crea una perspectiva de pool, crea miembros de la perspectiva para representar los grupos de costes o los valores que desea asignar, por ejemplo, Servicios, Recursos humanos o Logística. Puede crear más de una perspectiva de pool por cada modelo, pro no puede compartir las perspectivas de pool entre modelos. Los pools son específicos de sus modelos. Para agrupar los costes en un pool, tiene que asignar las perspectivas y sus miembros relacionados con el coste a ese pool en particular. Por ejemplo, si ha creado un pool para el coste de Servicios de TI, lo asignaría a las perspectivas que representen los salarios de TI o el coste del equipo de sustitución. Especifica las perspectivas a asignar a los pools cuando crea la perspectiva de pool. La perspectiva de cuenta siempre es una perspectiva asignada de forma estándar. Asigna perspectivas a pools en el área Informes, utilizando una disposición especial llamada Asignación de pool. La disposición de asignación de pool automáticamente incluye todas las perspectivas que seleccione como perspectivas asignadas en los ejes de filas, junto con la perspectiva de pool, de forma que puede expandir las perspectivas y asignar costes a pools en una granularidad que sea adecuada. Por ejemplo, supongamos que ha seleccionado las perspectivas de Centro de costes y Producto como perspectivas asignadas cuando ha creado la perspectiva de pool. Esto significa que la disposición de Asignación de pool tendrá las perspectivas de Cuenta (de forma estándar), Centro de costes y Producto en los ejes de filas de la cuadrícula. Puede escoger asignar la cuenta Coste de mercancías vendidas para todos los centros de costes para todos los productos a un solo pool, o puede hacer una asignación más detallada, como asignar el coste de mercancías vendidas para un solo producto para un solo almacén a un pool de costes. No todos los miembros de la perspectiva se tienen que asignar a un pool. Puede asignar el miembro de la perspectiva de pool estándar NO ASIGNADO a miembros que no desea asignar a pools. La disposición de Asignación de pool también le permite crear nuevos pools sobre la marcha. Recuerde Los pools son opcionales en un modelo de asignaciones. Puede crear pasos de asignación con perspectivas fuente que no sean perspectivas de pool. Asignaciones derechos. 101

102 Información relacionada Asignar pools y perspectivas [página 102] Asignar pools y perspectivas Realiza la asignación de pool en la ventana Informes, utilizando una disposición especial llamada Asignación de pool. Contexto Ha creado un modelo con una perspectiva de pool que tiene un número de miembros. Cuando ha creado la perspectiva de pool, ha seleccionado perspectivas asignadas además de la perspectiva estándar de Cuenta. Ahora desea asignar cuentas y perspectivas a diferentes pools. Procedimiento 1. En Informes, abra una vista basada en el modelo para el que desea asignar pools. 2. En el panel Diseñador, seleccione la pestaña Disposiciones. 3. En la pestaña Disposiciones, seleccione Asignación de pool. 4. Si el modelo tiene más de una perspectiva de pool, seleccione la perspectiva para la asignación en el popup Seleccionar perspectiva de pool y luego seleccione Aceptar. La disposición se modifica para tener primero la perspectiva de Cuenta en el eje de filas, seguida de las otras perspectivas asignadas, y luego la perspectiva de pool. Sólo es visible la perspectiva de Categoría en el eje de columna. 5. Si es necesario, expanda las jerarquías de las cuentas asignadas y la perspectiva para ubicar el elemento al que desea asignar un pool. Luego, haga doble clic en la celda de pool para ese elemento. Se visualiza un menú desplegable con el nombre de pool. 6. Para seleccionar un pool del menú, escriba el nombre del pool y seleccione el pool de las coincidencias sugeridas automáticamente. De forma alternativa, elimine el nombre del pool actual para visualizar todos los pools en el menú y seleccione el que desee de ahí. 7. Para crear un nuevo pool, haga doble clic en la celda de pool, escriba el nombre del nuevo pool y pulse Intro. Un popup le pide que confirme si desea crear un nuevo pool con el nombre que ha introducido. 8. Seleccione Crear para crear el nuevo pool. 9. Repita los pasos 5 y 6, y si es necesario, los pasos 6-8 hasta que haya completado la asignación de pool, y luego grabe las modificaciones. 102 derechos. Asignaciones

103 6.4.2 Procesos, pasos y reglas de asignación Para cada modelo activado para la planificación que cree, se crea un proceso de asignación correspondiente con el mismo nombre. Puede acceder al proceso de asignación en la ventana Asignaciones y crear los pasos y las reglas de asignación para el modelo. Un paso de asignación en su totalidad determina cómo los valores de una perspectiva fuente, pongamos un pool de costes, se distribuye entre les miembros de las perspectivas destino. (Es posible tener múltiples perspectivas destino.) Un paso de asignación consiste de una o más reglas de asignación. Una regla de asignación especifica que los valores en los miembros de perspectivas fuente se tienen que asignar a los de destino utilizando un controlador. Un controlador es variable, como el nivel de actividad o volumen, que como causa afecta los costes en un período de tiempo determinado. Es decir, hay una relación de causa y consecuencia entre una modificación en el nivel de actividad o volumen y una en el nivel de costes totales. Por ejemplo, las modificaciones en el número de personas del controlador afectan a los salarios, o las modificaciones en los metros cuadrados de suelo afectan al alquiler. También puede seleccionar la opción Asignación directa. Para crear un paso de asignación, tiene que especificar una perspectiva fuente, que tiene los valores que desea distribuir. Luego, especifica una perspectiva destino para recibir los valores distribuidos. También puede especificar una perspectiva de sobrescritura, que permite crear sustituciones para las reglas de asignación. Una sustitución es una regla de asignación más específica que toma preferencia por encima de una de general. Por ejemplo, puede crear una regla de asignación que defina que los costes de viajes para todos los centros de coste se asignen a todos los productos utilizando el controlador Ingresos, excepto para la excepción (la sustitución) del centro de costes de los Estados Unidos, dónde los costes de viajes se asignan directamente al producto individual, un portátil. Nota Las reglas de asignación se ejecutan en orden según su grado de especificación, no en el orden de creación. También puede especificar una perspectiva de referencia para un paso de asignación. Las perspectivas de referencia le permiten utilizar ponderaciones más detalladas para la asignación porque sólo se utilizarán las ponderaciones que se correspondan con un hecho a asignar en todas las perspectivas de referencia para esta asignación. Tenga en cuenta la perspectiva de tiempo, que se trata de forma estándar como una perspectiva de referencia. Por lo tanto, las asignaciones utilizarán los valores de referencia desglosados según el tiempo. Por ejemplo, supongamos que todos los salarios se asignan a todos los centros de coste utilizando el controlador, número de personas, y que el tiempo se actualiza con la granularidad de meses. Esto significa que los costes de salarios se desglosarán aún más a nivel de meses basándose en el número de personas especificadas por mes. Una vez que haya creado un paso de asignación, puede empezar a añadir reglas de asignación al nuevo paso. El sistema crea de forma estándar la primera regla se asignación y ésta siempre asigna directamente todos los miembros de la perspectiva fuente a la opción NO ASIGNADO en la dimensión destino. Para crear una regla se asignación, selecciona un miembro de la perspectiva fuente, luego un controlador (o una asignación directa), y finalmente un miembro o miembros de la perspectiva destino. Si ha añadido una perspectiva de sobrescritura, puede añadir una sustitución. Se pueden borrar, copiar y editar las reglas de asignación existentes utilizando los iconos estándar en la ventana de paso. Una vez que los pasos de asignación están completos y se hayan grabado, están disponibles para ejecutar en la ventana Informes. Asignaciones derechos. 103

104 Información relacionada Crear un paso de asignación [página 104] Crear reglas de asignación [página 105] Crear un paso de asignación Cree un paso de asignación para distribuir valores de una perspectiva fuente a perspectiva(s) destino. Contexto Ha creado un modelo que permite la planificación y desea crear pasos de asignación para éste. Procedimiento 1. En el menú de navegación, seleccione Asignaciones. Todos los procesos de asignación para los modelos que permiten la planificación se listan en la ventana Procesos de asignación. 2. Seleccione el proceso de asignación para el modelo para el que desea crear las asignaciones. La ventana para el proceso de asignación se abre en la pestaña Resumen. 3. Para crear un paso de asignación, seleccione el icono Crear nuevo paso (el signo más) en la barra de etiqueta o en el texto de ayuda en la pestaña Resumen. 4. En el popup Crear paso, introduzca un nombre y una descripción opcional para el paso. 5. En la sección Fuente, seleccione una Perspectiva fuente de la lista. 6. Si desea añadir una perspectiva de sobrescritura, seleccione el icono Añadir (el signo más), y luego seleccione una perspectiva de la lista Perspectiva de sobrescritura. 7. En la sección Destino, seleccione una Perspectiva destino de la lista. 8. Si desea añadir múltiples perspectivas destino, seleccione el icono Añadir (el signo más), y luego seleccione una perspectiva de la lista adicional Perspectiva destino. Repita este paso hasta que haya añadido el número necesario de destinos. 9. Para añadir una perspectiva de referencia, seleccione el icono Añadir (el signo más) en la sección Referencias, y luego seleccione una perspectiva de la lista Perspectiva de referencia. Repita este paso para añadir múltiples perspectivas de referencia. 10. Elija Crear. El nuevo paso se crea y se abre en su propia etiqueta en la ventana para el proceso de asignación. La pestaña está distribuida en columnas que visualizan la fuente, el controlador, la sobrescritura, los destinos y las referencias para las reglas. El sistema ha creado la regla de asignación estándar y ésta se lista en la primera fila en la parte superior de la etiqueta. 104 derechos. Asignaciones

105 Crear reglas de asignación Crea reglas de asignación si especifica miembros de la perspectiva fuente, controladores y miembros de la perspectiva destino. Contexto Ha creado un paso de asignación y ahora desea crear reglas de asignación para ese paso. En Asignaciones, ha abierto el proceso de asignación para un modelo. Procedimiento 1. En la ventana del proceso de asignación, seleccione el paso de asignación para el que desea crear las reglas de asignación en la barra de la etiqueta. 2. En la pestaña del paso de asignación, seleccione el icono Crear nueva regla de asignación (el signo más) en la parte superior derecha de la etiqueta. 3. En el popup Crear regla de asignación, seleccione una Fuente, un Controlador y un(os) Destino(s). Sus selecciones se listan en la sección Reglas de asignación seleccionadas. 4. Si desea crear una sustitución, y si ha seleccionado una perspectiva de sustitución para el paso, expanda Sustituir en la columna Fuente y seleccione una Fuente, un Controlador y un(os) Destino(s) para la regla de sustitución. 5. Elija Crear. La nueva regla ahora se lista en la pestaña para el paso de asignación. 6. Grabe la nueva regla Ejecutar un paso de asignación Ejecuta pasos de asignación en una vista en Informes. Requisitos previos La asignación debe tener lugar en una versión privada. Si intenta ejecutar pasos de asignación y no hay ninguna versión privada, se le pedirá que cree una. Asignaciones derechos. 105

106 Contexto Ha creado pasos de asignación para un modelo y ahora desea ejecutarlos. Procedimiento 1. En Informes, abra una vista basada en el modelo para el que desea realizar las asignaciones, y seleccione Realizar asignación ( ). 2. En el popup Selección de paso de asignación, seleccione la versión privada en la que realizar la asignación de la lista Versión. 3. Seleccione el paso de asignación de la lista Paso de asignación, y seleccione Ejecutar. La disposición se actualiza con los resultados de la asignación. 106 derechos. Asignaciones

107 7 Historias 7.1 Explorar historia Una historia es un documento con estilo de presentación que utiliza gráficos, visualizaciones, texto, imágenes y pictogramas para describir datos. Una historia puede incluir múltiples páginas. Información relacionada Gestión de historia [página 107] Trabajar con una historia [página 110] Gestión de historia Puede gestionar historias en la primera página del área Historias. Aquí puede abrir, crear, editar y borrar historias. Tarea Más información Crear una historia nueva. Creación de una historia nueva [página 108] Editar una historia existente. Editar una historia [página 109] Borrar una historia. En la pantalla de gestión, marque la casilla de selección para la historia y seleccione el icono Borrar (papelera). Copiar una historia. Copiar una historia [página 109] Compartir una historia. Compartir una historia [página 110] Información relacionada Listado de historias [página 107] Seleccionar una historia para gestionar [página 108] Listado de historias Use esta lista para seleccionar las historias que desea visualizar. Historias derechos. 107

108 Puede seleccionar entre enumerar todas las historias, las historias que creó o las que se han compartido con usted Seleccionar una historia para gestionar Si desea modificar un nombre o una descripción de historia, copie el contenido, bórrelo, o compártalo; primero marque la casilla de selección en la ventana de gestión y luego seleccione el icono adecuado en la parte superior derecha de la ventana. Si desea abrir una historia, haga clic en el nombre Creación de una historia nueva Puede crear una historia nueva en una serie de pasos breves en la ventana Crear historia nueva. Contexto La ventana también lista sus otras historias. Puede indicar sus favoritas seleccionando el icono relevante Añadir a favoritos (la estrella). Procedimiento 1. Acceda a la ventana Crear historia nueva. 2. Especifique si la historia es pública o privada. Nota Una historia pública es visible para todos los usuarios. Una historia privada es visible para su creador y para los usuarios con los que ha decidido compartirla. 3. Proporcione un nombre único para la historia. Nota Son caracteres válidos los alfanuméricos y los guiones bajos. Se pueden incluir espacios pero no al principio o al final de un nombre. 4. Introduzca una descripción opcional. 5. Confirme sus opciones. 108 derechos. Historias

109 Editar una historia Contexto Puede modificar el nombre o la descripción de una historia en el popup Editar historia. Procedimiento 1. Realice una de las siguientes acciones: En la ventana de gestión de historia, marque la casilla de selección para la historia y acceda a la ventana de edición. Dentro de una historia, seleccione Editar en el menú Preferencias. 2. Introduzca las modificaciones en el nombre o la descripción o ambos. 3. Confirme la modificación Copiar una historia Contexto Puede utilizar el comando Copiar a historia para copiar una historia entera (todo su contenido) a una historia nueva. Procedimiento 1. En la ventana de gestión de historias, seleccione la casilla de selección para la historia que desea copiar y seleccione el icono Copiar historias seleccionadas. 2. En el popup Copiar a historia especifique si la historia nueva es Pública o Privada. 3. Introduzca un nombre único para la historia. Nota Son caracteres válidos los alfanuméricos y los guiones bajos. Se pueden incluir espacios pero no al principio o al final de un nombre. Historias derechos. 109

110 4. Introduzca una descripción opcional. 5. Grabe las parametrizaciones Compartir una historia Contexto Acceda al popup Modificar parametrizaciones de compartición para especificar qué usuarios comparten la historia. Procedimiento 1. Realice una de las siguientes acciones: En la ventana de gestión de historias, marque la casilla de selección para la historia que desea compartir y seleccione el icono Compartir historias seleccionadas. Desde dentro de una historia, seleccione la opción Compartir en el panel de navegación superior. 2. En el popup, seleccione o desmarque las opciones para indicar que desea compartir con todos los usuarios, o acceda a la lista de usuarios para seleccionar o desmarcar individuos específicos. 3. Una vez que haya realizado las selecciones, grabe las parametrizaciones Trabajar con una historia Una vez que abra una historia, puede editar páginas, secciones y elementos como desee. Una historia puede contener múltiples páginas. Las tareas que puede realizar incluyen las siguientes: Tarea Más información Añadir un gráfico, un texto, una imagen o un pictograma. Elementos de página [página 111] Aplicar un filtro de página. Aplicar un filtro de página [página 112] Dar formato a una historia. Dar formato a una historia [página 114] Aplicar un filtro a una medida o a dimensiones en un gráfico. Aplicar filtros a medidas y dimensiones [página 116] Modificar las propiedades del gráfico. Modificar las propiedades del gráfico [página 118] Clasificar medidas y dimensiones en un gráfico. Clasificar medidas y dimensiones [página 119] Filtrar o excluir puntos de datos en un gráfico. Filtrar o excluir puntos de datos en un gráfico [página 119] 110 derechos. Historias

111 Tarea Más información Desglosar datos jerárquicos en un gráfico. Desglosar datos jerárquicos [página 120] Añadir una historia a una discusión. Colaboración para historias [página 121] Preferencias de la historia Puede utilizar el menú Preferencias para realizar las tareas siguientes: Tabla 21: Opción de preferencia Actualizar páginas Editar Compartir Nueva discusión Eliminar Descripción Crear, borrar y renombrar páginas en la historia. Edite el título o la descripción de la historia. Modifique las parametrizaciones de compartición para la historia. Añada una nueva discusión para la historia. Elimine la historia Elementos de página Puede añadir gráficos, texto imágenes y pictogramas a las páginas. Tabla 22: Elemento de página Descripción Para añadir a su historia Gráficos Los gráficos creados en Informes o en Historias Seleccione Gráficos en la barra de navegación superior para crear un nuevo gráfico a partir de un modelo, seleccione un gráfico grabado para la historia o añada un gráfico de la galería a la historia. Texto El texto que describe o complementa un gráfico Seleccione Texto en la barra de navegación superior e introduzca el texto que necesite. Imágenes Las imágenes que describen o complementan un gráfico Seleccione Imágenes en la barra de navegación superior para visualizar todas las imágenes disponibles, o para cargar una de nueva desde su ordenador. Para añadir ficheros.jpg,.jpeg,.png o.gif, seleccione el icono Cargar imágenes. Historias derechos. 111

112 Elemento de página Descripción Para añadir a su historia Pictogramas Los iconos que representan objetos del mundo real (por ejemplo, gente, dispositivos electrónicos, animales y plantas, vehículos de transporte, etc.) Seleccione Pictogramas en la barra de navegación superior para visualizar los iconos y los símbolos en categorías temáticas, o para cargar un nuevo pictograma desde su ordenador Cargar pictogramas personalizados Antes de añadir sus propios gráficos de vectores a las historias, tiene que cargar los gráficos. Procedimiento 1. Seleccione Pictogramas del panel de navegación superior. 2. Seleccione el icono Cargar pictogramas. 3. Seleccione el fichero de gráficos de vectores a añadir, y seleccione Abrir. El fichero tiene que ser un fichero SVG con una codificación XML válida Explorar el filtro de página El Filtro de página le permite aplicar filtros a todos los gráficos en una página que se basen en el mismo conjunto de datos. El Filtro de página sólo se activa después de haber añadido como mínimo un gráfico a la página Aplicar un filtro de página Requisitos previos El Filtro de página sólo se activa después de haber añadido como mínimo un gráfico a la página. 112 derechos. Historias

113 Procedimiento 1. Seleccione Filtro de página en el panel de navegación superior. 2. En el panel de navegación resultante, seleccione el icono Añadir filtro de página. 3. Seleccione la medida o la dimensión que desea filtrar del menú desplegable. Para crear un filtro basado en una medida o una dimensión a partir de otro conjunto de datos, haga clic en el nombre del conjunto de datos actual para ver la lista de los que estén disponibles y luego seleccione el que desee. 4. En el área Miembros disponibles de la casilla de diálogo Fijar filtros, marque la casilla de selección junto a los miembros que desee filtrar. Puede ver los miembros disponibles por Descripción, ID y descripción o ID utilizando el menú desplegable, o utilice la función Buscar para buscar el miembro que desee. 5. Asegúrese de que los miembros en el área Miembros seleccionados sean correctos. 6. Haga clic en Aceptar para crear el filtro. Información relacionada Aplicar filtros a medidas y dimensiones [página 116] Filtrar o excluir puntos de datos en un gráfico [página 119] Explorar el diseñador El panel Diseñador le permite dar formato a páginas, secciones y elementos. Tabla 23: Panel de parametrizaciones de página Dar formato a elemento Opciones Tamaño Color de fondo Mostrar cuadrícula Seleccione Estándar (4:3), Pantalla ancha (16:9) o Desplazamiento continuo. Seleccione un color de fondo para la página. Seleccione ACTIVAR para visualizar las líneas de la cuadrícula en la página, o DESACTIVAR para ocultar las líneas de la cuadrícula. Tabla 24: Panel de color de sección Elemento de formato Opciones Color de fondo Seleccione un color de fondo para esta sección de la página. Historias derechos. 113

114 Tabla 25: Panel de propiedades de elemento Elemento de página Texto Elemento de formato Propiedades del texto Fuente: Seleccione el estilo, el tamaño y el color de la fuente para el texto. Alineación: Seleccione la justificación de párrafo para el texto. Listas: Añada listas de enumeración al texto. Imágenes Propiedades de imagen Modo de visualización: Seleccione cómo tratar la escalada de imagen. Contiene: Toda la imagen está contenida en el marco, conservando el ratio de aspecto de la imagen. Cobertura: La imagen se escala para cubrir o rellenar todo el marco, conservando el ratio de aspecto de la imagen. Puede que se hayan cortado algunas partes de la imagen. Estirada: Toda la imagen se estira para ajustarse al marco. Vista panorámica: La imagen se escala para rellenar la dimensión horizontal del marco. Puede que se haya cortado la parte inferior de la imagen. Color de fondo: Seleccione un color de fondo para la imagen. Acciones de imagen: Añada, edite o elimine un hipervínculo. Pictogramas Propiedades de pictograma Color de relleno: Seleccione el color de relleno para el pictograma. Color de línea: Seleccione el color de línea para el pictograma. Acciones de pictograma: Añada, edite o elimine un hipervínculo Dar formato a una historia Una historia incluye una o más páginas, y cada una de ellas puede incluir una o más secciones. Contexto Puede dar formato a la apariencia general de cada página, sección y elemento utilizado en la página. Procedimiento 1. Abra la página en la historial para darle formato y seleccione el panel Diseñador en el panel de navegación superior. El panel Diseñador visualiza las opciones disponibles. 2. Seleccione las opciones de formato de página que necesite. 114 derechos. Historias

115 3. Seleccione un elemento en la página. El panel Diseñador visualiza las opciones disponibles para esta sección y este elemento. 4. Seleccione las opciones formato de sección y de elemento que necesite. 5. Grabe la historia Enlazar a un URL externo Puede añadir un hipervínculo a un URL de una página Web externa para las imágenes y los pictogramas. Procedimiento 1. Seleccione la imagen o el pictograma del que desea enlazar, y luego el icono Añadir o editar hipervínculo. 2. En la casilla URL introduzca el URL de la página Web externa. 3. Si desea que se abra el enlace en una nueva ventana, marque la casilla de selección Abrir en una nueva ventana. 4. Seleccione Aceptar Explorar el generador de gráficos Una historial puede contener uno o más gráficos, y puede crear gráficos utilizando el Generador de gráficos. El Generador de gráficos se divide en el Selector de objetos y el Panel de alimentación. El Selector de objetos le permite seleccionar las perspectivas para el gráfico, mientras que el Panel de alimentación le permite editar las propiedades del gráfico, como el tipo de gráfico. El Panel de alimentación solo está habilitado después de seleccionar como mínimo una perspectiva en el Selector de objetos. Seleccione un gráfico en la historia y luego el Generador de gráficos para acceder al Selector de objetos y al Panel de alimentación Selector de objetos El Selector de objetos le permite seleccionar las medidas y las dimensiones para el gráfico, basándose en el modelo que ha seleccionado cuando ha creado el gráfico. Puede seleccionar múltiples medidas y dimensiones. También puede aplicar filtros a sus medidas y dimensiones. Se actualiza el gráfico a medida que realice selecciones en el Selector de objetos. Historias derechos. 115

116 Aplicar filtros a medidas y dimensiones Contexto Cuando filtre datos en un gráfico, los filtros sólo se aplican en los datos visualizados en ese gráfico. Para aplicar un filtro a todos los gráficos en la página, utilice el Filtro de página. El icono Gestionar filtros está activado para las medidas y las dimensiones en las que esté disponible un filtro. Procedimiento 1. Seleccione el icono Gestionar filtros junto a la medida o la dimensión en la que desee aplicar un filtro. 2. En el área Miembros disponibles de la casilla de diálogo Seleccionar filtro, marque la casilla de selección junto a los miembros que desee filtrar. Puede ver los miembros disponibles por Descripción, ID y descripción o ID utilizando el menú desplegable, o utilice la función Buscar para buscar el miembro que desee. 3. Asegúrese de que los miembros en el área Miembros seleccionados sean correctos. 4. Haga clic en Aceptar para crear el filtro. Información relacionada Aplicar un filtro de página [página 112] Filtrar o excluir puntos de datos en un gráfico [página 119] Panel de alimentación El Panel de alimentación le permite modificar las propiedades de su gráfico, incluido el tipo de gráfico. El Panel de alimentación solo está habilitado si ha seleccionado como mínimo una medida o dimensión para el gráfico en el Selector de objetos Tipos de gráfico El Panel de alimentación selecciona de forma automática el tipo de gráfico para el gráfico basándose en el número de medidas y dimensiones que ha seleccionado en el Selector de objetos. Puede seleccionar un tipo diferente de gráfico del menú desplegable. Dependiendo del tipo de gráfico, puede que tenga que añadir más medidas o dimensiones en el Selector de objetos. Algunos tipos de datos son especialmente adecuados para un tipo de gráfico en particular. Los tipos de gráfico disponibles incluyen Gráfico lineal y de columnas combinado, Gráfico circular, Gráfico de rosca, Mapa térmico, 116 derechos. Historias

117 Punto numérico, Barra/columna superpuesta, Línea, Barra/columna, Enumeración, Desviación (no de tiempo), Desviación y Mapa. Tabla 26: Gráficos para diferentes tipos de análisis Tipo de análisis Descripción Gráficos disponibles Comparación Compara las diferencias entre los valores o muestra una comparación simple de divisiones categóricas de medidas. Mapa térmico Barra/columna Enumeración Por ejemplo, utilice un gráfico de barras para comparar las diferencias en los ingresos de las ventas entre países. Porcentaje Muestra el porcentaje de las partes en un todo o los valores como ratios para un todo. La leyenda muestra el porcentaje y los valores totales. Por ejemplo, utilice un gráfico circular para ver quién ha tenido mayores ventas como parte de un valor total de ventas directamente: Gráfico circular Gráfico de rosca Barra/columna superpuesta Ventas totales = $200, Pablo tenía el 10% ($20), David tenía el 65% ($130) y Susana tenía el 25% ($50) Correlación Muestra la relación entre los valores o compara múltiples valores de medidas. Punto numérico Por ejemplo, puede ver la correlación de dos medidas y observar el impacto de la primera sobre la segunda. Tendencia Muestra una tendencia en los valores de datos (especialmente para las dimensiones que se basan en el tiempo, como Año) o el progreso de sus datos y los patrones posibles. Gráfico lineal y de columnas combinado Línea Por ejemplo, puede utilizar un gráfico de líneas para ver las tendencias de ingresos de ventas de un producto a lo largo de una serie de años. Geográfica Muestra un mapa del objeto del país utilizado en el análisis y opcionalmente puede mostrar los datos para las dimensiones (clasificados según el país en el mapa) o la distribución geográfica de los datos para un país. El conjunto de datos que utiliza tiene que contener los datos geográficos. Asignar Historias derechos. 117

118 Modificar las propiedades del gráfico Para mover una medida o una dimensión de una propiedad a otra, haga clic en el nombre de la medida o dimensión y arrástrela a la propiedad deseada. Aparece una casilla con puntos azules cuando arrastra la medida o la dimensión en el sitio en el que se puede soltar. De lo contrario, aparece una casilla con puntos rojos. Si tiene múltiples medidas o dimensiones en una propiedad, también puede modificar su orden si hace clic en ellas y las arrastra. El gráfico se actualiza automáticamente con las modificaciones. Tabla 27: Tipo de gráfico Propiedades disponibles Gráfico lineal y de columnas combinado Categorías Color de línea Valores Gráfico circular Valores Color de segmento Gráfico de rosca Valores Color de segmento Mapa térmico Categoría Categoría 2 Color Punto numérico Valor Gráfico de barras/columnas apiladas Categorías Color de segmento Valores Gráfico de líneas Tiempo Color de línea Valores Barra/columna Categorías Color de barra Valores Enumeración Eje de categoría Versión Intervalos Eje de valor 118 derechos. Historias

119 Tipo de gráfico Propiedades disponibles Desviación (no de tiempo) Eje de categoría Versión Eje de valor Desviación Categoría Versión Eje de tiempo Eje de valor Asignar Eje X Color de área Eje Y Valor Clasificar medidas y dimensiones Puede clasificar medidas y dimensiones en gráficos en orden ascendente o descendente. Procedimiento 1. Seleccione icono Maximizar para el gráfico. 2. En la vista maximizada, seleccione la medida o la dimensión que desee clasificar. 3. Seleccione Clasificación ascendente, Clasificación descendente u Opciones de clasificación Filtrar o excluir puntos de datos en un gráfico Puede excluir puntos de datos no relevantes o filtrar puntos de datos para centrar un gráfico en un conjunto de datos específico. Procedimiento 1. Seleccione icono Maximizar para el gráfico. 2. Seleccione los puntos de datos a excluir o filtrar. Sugerencias Puede arrastrar una casilla junto a un grupo de puntos de datos para seleccionar el grupo. Historias derechos. 119

120 3. En la información sobre herramientas, seleccione Filtrar puntos de datos seleccionados o Excluir puntos de datos seleccionados. Información relacionada Aplicar un filtro de página [página 112] Aplicar filtros a medidas y dimensiones [página 116] Desglosar datos jerárquicos Si se incluyen las dimensiones jerárquicas en un gráfico, puede comprimir o desglosar dimensiones para explorar los datos en diferentes niveles. Contexto Si el gráfico contiene más de una dimensión jerárquica, puede seleccionar en qué dimensión desglosar. Procedimiento 1. Seleccione icono Maximizar para el gráfico. 2. Seleccione un área en el gráfico o una etiqueta en el eje. Por ejemplo, puede seleccionar una o más barras en un gráfico de barras. Se destaca el área seleccionada en el gráfico. 3. En la información sobre herramientas que aparece, seleccione el icono Desglosar en puntos de datos seleccionados o Comprimir. Si el área que ha seleccionado contiene más de una dimensión jerárquica, puede seleccionar en qué dimensión desglosar Filtrar datos según el rango Filtrar datos según el rango centra un gráfico en un número especificado de puntos de datos con los valores más elevados. 120 derechos. Historias

121 Procedimiento 1. Seleccione icono Maximizar para el gráfico. 2. Seleccione un área en el gráfico o una etiqueta en el eje. Por ejemplo, puede seleccionar una o más barras en un gráfico de barras. Se destaca el área seleccionada en el gráfico. 3. En la información sobre herramientas que aparece, seleccione el icono 5 principales en el rango. El número estándar de resultados a visualizar es 5. Para visualizar 10 resultados en su lugar, haga clic en la fecha junto al icono 5 principales en el rango y seleccione 10 principales en el rango Colaboración para historias Puede colaborar en una historia si crea una discusión para la historia y la fija a un dashboard y luego lo comparte con los demás. Puede crear una discusión para una historia si selecciona el icono Nueva discusión en panel de navegación superior. Se crean automáticamente el título y la descripción para la discusión utilizando el nombre de la historia. Seleccione los participantes y luego Aceptar para crear la discusión. Seleccione el icono Fijar en en el panel de navegación superior para fijar la historia en la pantalla de Inicio o un dashboard. Puede fijar una historia para lo siguiente: La pantalla de Inicio Los dashboards existentes Un nuevo dashboard que crea sobre la marcha Puede compartir el dashboard para colaborar con los demás en la historia. Cuando una historia se fija en la pantalla de Inicio o un dashboard, sólo se muestra la primera visualización en el mosaico de la historia. Seleccione las Preferencias de mosaico, luego Ir a historia para editarla. Nota Puede fijar historias a la pantalla de Inicio, per no puede compartir la pantalla de Inicio con los demás. Información relacionada Compartir un dashboard [página 16] Historias derechos. 121

122 8 Archivos 8.1 Explorar ficheros Todos los elementos creados como parte de un plan como los informes, las historias, los dashboards, los formularios de entrada, etc. se almacenan en un repositorio de ficheros. Cualquier elemento creado dentro de SAP Cloud for Planning se añade automáticamente al repositorio de plan, pero de forma adicional, los ficheros externo como los gráficos y los documentos de oficina se pueden cargar manualmente. Publica ficheros en el repositorio al conceder derechos de acceso a los colegas con los que está trabajando en el mismo plan. Las operaciones de gestión de ficheros que están disponibles incluyen: organizar ficheros en carpetas, mover, copiar, borrar y renombrar ficheros. Puede encontrar estas propiedades en la barra de herramientas en Ficheros y en el menú desplegable Gestionar. Su capacidad de gestionar y compartir ficheros depende del propio perfil de seguridad y los privilegios que se hayan concedido para cada elemento. Si está autorizado, puede compartir elementos con equipos seleccionados, con un grupo específico de personas mencionadas o puede publicarlos de forma general (hacerlos públicos) de forma que estén disponibles para todos los colegas que colaboran en el plan. En un nivel más detallado, puede fijar permisos específicos para un fichero en la biblioteca (acceso completo, lectura, actualización, borrado) y aplicar estos derechos a individuos o equipos seleccionados. Los ficheros en la biblioteca se visualizan como listas en una de las categorías de vista siguientes: Públicos, compartidos, equipos, privados, favoritos (los elementos seleccionados como Favoritos aparecen en la lista de Favoritos además de la lista fuente). Para ayudarle a reconocer cada tipo de fichero (informe, historia, dashboard, etc.), se muestra el icono adecuado en la lista de ficheros junto a cada uno de ellos. También están disponibles las categorías de vista por separado para los tipos de ficheros especiales siguientes: Informes iniciales Formularios de entrada Muestras 8.2 Cargar y publicar ficheros Puede cargar ficheros de su propio ordenador a SAP Cloud for Planning y configurar los derechos de acceso. Contexto Para cargar un fichero, tiene que seleccionar la vista Pública de la pantalla de ficheros o la vista Privada. Utilice el icono Cargar fichero en la barra de herramientas para cargar un fichero. 122 derechos. Archivos

123 Procedimiento 1. Seleccione Cargar fichero en la barra de herramientas. 2. Utilice el botón Seleccionar fichero fuente para navegar en el sistema de ficheros para ubicar el fichero y seleccione Cargar fichero. Se visualiza un mensaje de confirmación cuando se ha cargado el fichero con éxito; el nuevo fichero será visible en la lista Compartir un fichero Se pueden cargar los ficheros como elementos públicos o privados. Puede compartirlos con individuos específicos o equipos utilizando la opción Compartir del menú Gestionar. Procedimiento 1. Para compartir un fichero, localícelo en la lista y selecciónelo utilizando la casilla de verificación en la parte izquierda de la línea. 2. Seleccione Compartir del menú desplegable Gestionar. 3. Seleccione con quién desea compartir el fichero: todos los usuarios o una selección de usuarios específicos y equipos que selecciona utilizando la propiedad Seleccionar usuarios. El elemento será visible en la lista Compartido Asignar permisos Puede fijar permisos específicos para un fichero en la biblioteca (acceso completo, lectura, actualización, borrado) y aplicar estos derechos a individuos o equipos seleccionados. Contexto El acceso público a un fichero es inicialmente un acceso de sólo lectura; sólo el propietario puede realizar modificaciones en un fichero hasta que se hayan modificado los derechos de acceso. Procedimiento 1. Para modificar los derechos de acceso de un fichero, localícelo en la lista y selecciónelo utilizando la casilla de verificación en la parte izquierda de la línea. Archivos derechos. 123

124 2. Seleccione Asignar permisos del menú desplegable Gestionar. 3. En el diálogo Asignar permisos, fije los derechos de acceso que desee conceder para este fichero a todos los usuarios o a usuarios y equipos seleccionados al utilizar el botón Seleccionar usuarios. 8.3 Gestionar ficheros Durante el curso de un proyecto de planificación, puede que se carguen muchos ficheros en el área de trabajo de planificación y un número de opciones están disponibles para gestionar estos ficheros. Las propiedades de gestión de ficheros (disponibles en la barra de herramientas o en el menú Gestionar) incluyen: Crear carpetas para organizar ficheros Mover, copiar, borrar y renombrar ficheros Actualizar una lista de favoritos. Utilizar carpetas para organizar los ficheros Puede hacer carpetas en las áreas Pública o Privada si selecciona el icono Nueva carpeta en la barra de herramientas. Puede asignar permisos a carpetas de la misma forma que para los Ficheros. En el caso de las carpetas, también puede determinar si los usuarios seleccionados puede hacer nuevos documentos en la carpeta y si puede hacer nuevas subcarpetas en la misma. También está disponible una casilla de verificación para aplicar las parametrizaciones a los contenidos de la carpeta (Aplicar a subcarpetas y documentos). Mover o copiar ficheros a carpetas Puede añadir ficheros a carpetas si los copia (icono de barra de herramientas) o si los mueve (opción en el menú Gestionar). El proceso es el mismo que cuando se copian o de mueven los ficheros: el diálogo Copiar a / Mover a muestra todas las carpetas disponibles en una jerarquía. Navegue en la jerarquía, seleccione la carpeta destino y luego seleccione Copiar. La diferencia entre copiar y mover es que copiar crea una copia adicional del fichero fuente y mover elimina el fichero fuente de la ubicación original. Tenga en cuenta que se visualizan advertencias si un fichero con el mismo nombre ya existe en la ubicación destino. En este caso, puede escoger sobrescribir el fichero destino o cancelar y renombrar uno de los ficheros utilizando la opción Renombrar del menú Gestionar. 124 derechos. Archivos

125 Favoritos Puede añadir un fichero directamente a la lista de favoritos (o eliminarlo de la lista) simplemente seleccionando la estrella en la columna Favorito. Si la estrella junto a un fichero está seleccionada (negro), también aparecerá en la lista Favoritos. De forma alternativa, puede hacer lo mismo si selecciona un fichero utilizando la casilla de verificación y luego Añadir a / Eliminar de favoritos del menú desplegable Gestionar. Borrar ficheros Dependiendo de los derechos de acceso que se hayan definido para un fichero, puede que la opción Borrar de la barra de herramientas esté activa cuando seleccione uno o más ficheros en la lista de ficheros. Para eliminar un fichero o una carpeta, simplemente seleccione uno o más elementos en la lista y haga clic en el icono Borrar en la barra de herramientas. Después de seleccionar Borrar, se visualiza una petición de advertencia que le pide que confirme la acción. Archivos derechos. 125

126 9 Colaboración 9.1 Explorar colaboración Para optimizar los procesos de toma de decisiones de grupos y asegurar la contabilidad futura, puede utilizar las capacidades de colaboración social basadas en el contexto. Por ejemplo, puede discutir una versión de report con sus colegas. Discutir un report o evento en la aplicación Todas las propiedades de colaboración están plenamente integradas en la aplicación. Para visualizar discusiones, comentarios y acciones en el panel lateral de la derecha, seleccione el icono de colaboración en la parte superior derecha de la ventana. Ya que una discusión normalmente está relacionada con el contenido empresarial (por ejemplo, con un report), se pueden visualizar todos los comentarios juntos fácilmente con el tema de discusión. No sólo todos los comentarios, sino también otras acciones como la creación de nuevas tareas se graba en el hilo de discusión como publicaciones. Un hipervínculo en la publicación correspondiente le dirige directamente el contenido relacionado. Trabajar en el contenido está sólo a un clic de distancia. Crear discusiones que hagan referencia al contenido empresarial Si crea un evento, se crea automáticamente una discusión. El nombre del evento se utiliza de forma estándar como el nombre de la discusión. Desde el hilo de discusión, puede abrir fácilmente el evento relacionado. Si visualiza un report o un dashboard y desea iniciar una discusión acerca de ese tema, el report o dashboard se relaciona automáticamente con la nueva discusión. Nota También puede crear una discusión que no esté relacionada con ningún contenido empresarial. Siempre puede fijar un report a una discusión más tarde si es necesario, o adjuntar el fichero que desee discutir. Ejemplo Si se visualiza el report MyReport_01 y crea una nueva discusión, el report se fija automáticamente en la nueva discusión. El nombre del report se utiliza de forma estándar como el nombre de la discusión, y la descripción será Discusión para report MyReport_ derechos. Colaboración

127 Discutir con gente específica El contenido de una discusión es sólo visible para los participantes. Cuando crea una nueva discusión, puede invitar a todos los participantes que desee. Si desea discutir un tema confidencial sólo con un colega, puede iniciar una discusión biunívoca que no sea visible para cualquier otro usuario. Una vez que haya invitado a un usuario a una discusión, se envía automáticamente una notificación por correo electrónico al usuario. Nota En el caso de que no sea usted la persona implicada en una determinada discusión, puede abandonarla. Se le elimina de la lista de participantes y ya no tiene acceso a la discusión. Gestionar el trabajo con tareas en lugar de enviar correos electrónicos Una vez haya creado una discusión, puede crear fácilmente tareas relacionadas,asignar usuarios y fijar recordatorios. Todas las tareas creadas a partir del menú de discusión se añaden automáticamente al hilo de discusión y se pueden abrir directamente desde ahí. Seguir la discusión y mantenerse informado Las notificaciones son una manera muy conveniente de mantenerse al día del contenido de una discusión. Las notificaciones tienen códigos de color según el tipo y se pueden identificar fácilmente. El sistema publica las acciones con códigos de color siguientes en el hilo de discusión: azul claro: texto publicado azul: report fijado en la discusión, adjunto añadido, tarea creada gris: invitación enviada, report eliminado de la discusión melocotón: celda de report de la discusión Añadir adjuntos a una discusión y proporcionar más información Puede adjuntar cualquier fichero a una discusión que ya esté almacenado en la biblioteca, por ejemplo, una hoja de Excel. Además, también puede cargar un fichero del ordenador. Cerrar una discusión y bloquear nuevas publicaciones Una vez que se haya resuelto un problema que haya discutido, puede que llegue el momento en el que desea evitar que los participantes realicen más publicaciones o respuestas, pero puede que aún desee leer las Colaboración derechos. 127

128 publicaciones que se han realizado. Cuando éste es el caso, puede cerrar la discusión. La discusión se mantiene en su sitio, pero los participantes tienen un permiso de sólo lectura. Cerrar una discusión significa que no puede publicar mensajes, añadir recursos, invitar participantes o crear tareas. Cuando se ha cerrado una discusión, se desactivan todas las funciones de colaboración para las discusiones. En la lista de discusiones, puede identificar una discusión cerrada fácilmente gracias al icono en gris. Nota Puede filtrar las discusiones según el status. De forma estándar, sólo las discusiones activas se visualizan en la lista de discusiones. Borrar una discusión incluyendo todas las publicaciones Una vez que ya no necesite más una discusión, puede borrarla. La discusión y todo su contenido técnicamente se borra y ya no es visible para cualquier usuario. Información relacionada Explorar el proceso de colaboración [página 128] Explorar informes [página 51] Explorar eventos [página 131] 9.2 Explorar el proceso de colaboración Es un ejemplo de cómo puede discutir un report. 1. Cree una discusión 2. Invite a participantes 3. El participante que se ha invitado por accidente abandona la discusión 4. Fije un report a la discusión o comparta una versión de report privada 5. Publique un comentario 6. Lea la información automáticamente publicada acerca de todas las acciones en la discusión (por ejemplo, una nueva publicación del usuario SYSTEM hace una hora) 7. Discuta una celda de report 8. Añada un adjunto 9. Cree una tarea 1. Asigne una tarea a los participantes 2. Relacione contenido a la tarea 3. Fije un recordatorio 4. Lleve a cabo la tarea 128 derechos. Colaboración

129 5. Revise la tarea 6. Modifique el status de la tarea de abierto a completo 10. Cierre la discusión 11. Borre la discusión Información relacionada Explorar colaboración [página 126] 9.3 De qué se trata? No importa si está tratando un evento o informe, en el hilo de la discusión, puede encontrar mucha más información que sólo se publica en los comentarios actuales. Todas las acciones que haga un usuario se registran automáticamente y se enlazan los contenidos empresariales. De esta manera es más fácil seguir las acciones de los usuarios. Además, puede saltar a cualquier contenido empresarial añadido a una discusión tan sólo haciendo clic, siguiendo el enlace que se ha publicado en el hilo. Cada acción viene acompañada de un cronomarcador, de manera que también puede ver cuándo ha pasado algo. Tabla 28: Acciones documentadas en un hilo de discusión Acción Color Símbolo Descripción Ejemplo Publicar comentario azul claro Burbuja Muestra el texto que ha publicado un usuario. Compartir informe azul Rollo de papel Muestra el nombre del informe que está enlazado a una discusión y el nombre de usuario del usuario que lo ha añadido. Hola, Carol, podrías verificar mis suposiciones? Gracias Informe: Presupuesto 1T Añadido por el SIS TEMA Invitar participante gris Rectángulo Muestra el nombre de usuario que se ha invitado a una discusión y el nombre de usuario del usuario que lo ha invitado: El SISTEMA ha invitado a Betty azul. Añadir anexo azul Clip Muestra el nombre de usuario que está enlazado a un anexo y el nombre de usuario que lo ha añadido. Archivo: Reporter.png Añadido por el SIS TEMA Colaboración derechos. 129

130 Acción Color Símbolo Descripción Ejemplo Crear tareas azul Portapapeles Muestra el nombre de la tarea que está enlazada a un anexo y el nombre de usuario que lo ha añadido. Crear evento azul Portapapeles Muestra el nombre del evento que está enlazado con la discusión y el nombre de usuario del usuario que lo creó. Se ha creado una nueva tarea para Matt Hooper. Añadido por el SIS TEMA Esta discusión se basa en el evento Revisar. Añadido por el SIS TEMA Discutir celda melocotón Burbuja con un lápiz y un papel Muestra un enlace a las celdas marcadas para discutir y el comentario publicado. Discutir celda(s): Verifique estos valores. Cerrar discusión gris Rectángulo Muestra el nombre de usuario del usuario que ha cerrado la discusión. El SISTEMA ha cerrado la discusión. 130 derechos. Colaboración

131 10 Eventos 10.1 Explorar eventos Para gestionar los proyectos de planificación, tendrá que crear eventos y tareas en el calendario de planificación. Entonces tiene que asignar la gente que hará el trabajo para cada tarea y, opcionalmente, la gente que revisará la tarea completada. La planificación normalmente incluye las actividades siguientes: La creación de eventos basándose en los procesos y las categorías de evento La creación de tareas, asignándolas a usuarios y fijando fechas de vencimiento La discusión de eventos y tareas con sus colegas utilizando las propiedades de Colaboración La supervisión del progreso del plan utilizando la vista Escala de tiempo Si es necesario, también puede sincronizar los datos de planificación con otras aplicaciones si exporta un plan o si importa de la aplicación SAP Business Planning and Consolidation (BPC). Organizar utilizando categorías y procesos En un alto nivel puede organizar los eventos sobre la base de procesos definidos por el usuario y utilizar categorías con códigos de color para organizar, gestionar y visualizar los planes de una forma visualmente más atractiva. Los eventos se visualizan en el calendario y la escala de tiempo organizados sobre la base de su proceso y categoría. Una vez que el plan esté en progreso, puede dar a eventos clave, como hitos de proyecto, una visibilidad más alta si los fija a un dashboard o a la pantalla de inicio. Crear eventos Para el proceso de planificación detallado, empiece por analizar el proyecto y desglosarlo en una secuencia de eventos. Tiene que seleccionar gente para cada evento, crearlas tareas detalladas individuales y asignar gente a cada tarea. Fechas de vencimiento y recordatorios Tiene que definir una fecha de vencimiento para cada evento y cada tarea y (opcionalmente) configurar un ciclo de revisión para asegurarse de que todas las etapas del plan siguen un proceso de verificación. Si configura Eventos derechos. 131

132 recordatorios para las tareas y los eventos del plan, la gente asignada a las tareas recibirán notificaciones en pantalla o mensajes de correo electrónico para informarles de cuando se acerca una fecha de vencimiento Crear eventos Cree eventos en el calendario de planificación y seleccione los usuarios que trabajarán en las actividades relacionadas. Contexto Nota Puede definir categorías y procesos con códigos de color adicionales para los eventos del menú Eventos - Acciones. Dentro de cada categoría, se puede crear cualquier número de procesos definidos por el usuario. Procedimiento 1. Seleccione el botón de la barra de herramientas Nuevo (símbolo "+") y seleccione Nuevo evento. 2. Seleccione la Categoría y opcionalmente un Proceso para el evento. 3. Seleccione todos los Usuarios asignados que se necesitan para todo el evento utilizando la propiedad Seleccionar usuarios. Puede asignar gente de este grupo de usuarios a tareas individuales cuando crea las tareas. 4. De forma estándar, el Propietario del evento es el usuario que lo crea. Puede modificar esto más tarde para asegurar que se dirigen las notificaciones a la persona adecuada, el propietario real de la tarea, no el creador. 5. Puede añadir Enlaces del evento a cualquier objeto existente (como un informe o un fichero) en la aplicación. 6. Puede configurar Recordatorios para el evento (en relación con la fecha de vencimiento especificada) para desencadenar mensajes de notificación que aún no están completos Crear tareas Cree tareas para cada evento y asigne usuarios a la tarea. Contexto Puede añadir una tarea directamente a un evento seleccionando el símbolo "+" Tareas relacionadas o seleccionando el botón de la barra de herramientas Nuevo (símbolo "+") y luego Nueva tarea. 132 derechos. Eventos

133 Procedimiento 1. Asigne uno o más usuarios a la tarea. La gente que asigna a una tarea son, en primer lugar, los usuarios asignados (con la responsabilidad de completar la tarea) y, en segundo lugar, si es necesario, los revisores y los revisores finales.. 2. Como con los Eventos, puede añadir Enlaces a objetos existentes y también puede configurar Recordatorios para la tarea Supervisar planes Una vez que se haya configurado el plan, el workflow automático del plan mantiene el status actualizado. Puede supervisar el progreso del plan en el calendario o ver el plan como una cronología que muestra todos los eventos para un solo proceso seleccionado. Flujo de operaciones La funcionalidad de workflow es interactiva: 1. El propietario de la tarea asigna una tarea al usuario asignado que recibe una notificación. 2. El usuario asignado tiene que aceptar (o rechazar) la tarea. 3. Cuando el trabajo ha finalizado, el usuario asignado hace clic en "Completado". Esto actualiza el status de la tarea y desencadena otras notificaciones, a los usuarios que están asignados como revisores o al propietario del evento, si es necesario. Supervisión Puede escoger visualizar el plan en uno de dos formatos: Vista de calendario (tabular) Vista previa lineal (cronología) para todos los eventos y todas las tareas que pertenecen a un solo proceso. Puede identificar el status de la tarea fácilmente: Se visualizan las tareas en curso en la pantalla como un circulo vacío. Las tareas completadas aparecen como un círculo lleno. Eventos derechos. 133

134 Uso de filtros Puede utilizar la propiedad Filtro para reducir la cantidad de información mostrada. Los filtros están disponibles para: Eventos Tareas Roles (creador, usuario asignado, revisor, autorizador) Categorías y procesos El filtro se aplica a las vistas de calendario y cronología. Configurar la cronología Puede configurar cuánta información se visualiza en la cronología del siguiente modo: 1. Seleccione Cronología para hacer visible la cronología y luego seleccione Editar cronología. 2. Fije el número de días a mostrar y seleccione las categorías que desea ver Explorar recordatorios Puede crear notificaciones de recordatorio para que se envíen automáticamente a la gente que está asignada a las tareas. Se envía el recordatorio como un mensaje dentro de la aplicación o como un correo electrónico enviado a la dirección de correo electrónico del usuario. Tipos de recordatorio: Recordatorio de evento Recordatorio de tarea Recordatorio "sobre la marcha" Los mensajes de recordatorio se envían un número especificado de días antes de la fecha de vencimiento y se pueden enviar como mensajes o como correos electrónicos de notificación en pantalla (o ambos) (la dirección de correo electrónico del usuario se tiene que definir en la Gestión de usuario) Colaboración para eventos y tareas Hay muchas opciones para colaborar en el plan con colegas: puede discutir el plan dentro del grupo de contribuyentes, hablar con los colegas y cargar recursos para compartir con el grupo. 134 derechos. Eventos

135 Discusión Puede utilizar las propiedades de colaboración en Eventos, primero, si selecciona el botón Discutir con el grupo en el evento, si contribuye a una discusión existente si selecciona el botón Colaboración que visualiza el panel de Colaboración o lo oculta si ya es visible. Chat Cuando el panel de Colaboración está abierto, puede desglosarlo en una de las discusiones abiertas y contribuir a la discusión utilizando el chat. El historial de las contribuciones del chat se actualiza con el evento. Compartir adjuntos Además de las contribuciones del chat, puede utilizar las opciones disponibles del menú Nuevo para adjuntar ficheros a la discusión (ficheros que ya se han cargado o que se graban localmente) o para centrar la discusión en detalles específicos de un informe existente (opciones para Compartir versión de informe y Celda de discusión). Gestionar colaboración Dentro de la Colaboración, también puede utilizar las opciones del menú Gestionar colaboración. Desde este menú, puede comunicarse directamente (con el chat) con los participantes individuales en la discusión y el menú también le da acceso a cualquier contenido relacionados que se haya añadido a la discusión Exportar e importar eventos de calendario Puede intercambiar los datos de planificación con otras planificaciones. Puede exportar eventos en el formato de intercambio de calendario (icalendar) y puede importar datos del flujo de proceso empresarial de SAP Planning and Consolidation para Microsoft Exportar eventos Siga estos pasos para exportar eventos. Eventos derechos. 135

136 Contexto Puede exportar eventos en el formato de intercambio de calendario (icalendar). Procedimiento Seleccione el evento y haga clic en el botón Exportar en la barra de herramientas. Resultados Así se descarga el evento y lo graba como un fichero en su directorio de descargas local. Se graba en formato icalendar (*.ics), que después se puede enviar por correo electrónico, por ejemplo, a otros colegas y se puede volver a utilizar en otras aplicaciones del calendario Importar eventos Puede importar eventos del flujo de proceso empresarial (pasos) de la aplicación SAP Business Planning and Consolidation (BPC). Requisitos previos Para ello, debe tener derechos de acceso al sistema BPC fuente y se le pedirá iniciar sesión en esta aplicación al inicio del proceso de importación. Procedimiento 1. Seleccione el botón Importar BPF en la barra de herramientas, seleccione el sistema BPC e inicie sesión en la aplicación. 2. Seleccione el Entorno, el Modelo y la información BPC que necesita y luego Importar para iniciar el proceso de importación. 136 derechos. Eventos

137 11 Usuarios 11.1 Explorar gestión de usuario Para gestionar usuarios, roles y contraseñas en la aplicación, SAP Cloud for Planning proporciona su propia interfase de usuario. La gestión de usuario de SAP Cloud for Planning está conectada a la gestión de usuario y los mecanismos de autorización proporcionados con la plataforma SAP HANA. Por ejemplo, se reutilizan los tipos de usuario y las directrices de contraseñas de SAP HANA. Nota Un usuario creado en SAP Cloud for Planning realmente es un usuario estándar de SAP HANA, pero no al revés. Por lo tanto, las recomendaciones de seguridad y las directrices para la administración de usuarios y la autorización como se describe en la Guía de seguridad de SAP HANA también se aplican a SAP Cloud for Planning. Además de estas directrices, puede encontrar más información acerca de la administración de usuarios y la autorización que se aplica específicamente a SAP Cloud for Planning en este capítulo. Información relacionada Acerca de las autorizaciones [página 137] Crear usuarios empresariales [página 143] Crear roles [página 146] Solicitar roles [página 147] Acerca del perfil de usuario [página 149] Crear una nueva contraseña [página 150] 11.2 Acerca de las autorizaciones Si es un administrador del sistema, la información siguiente le ayudará a entender cómo el concepto de autorización de SAP Cloud for Planning se relaciona con el sistema de back end SAP HANA. SAP Cloud for Planning utiliza su propio concepto de autorización y su propia herramienta para definir y gestionar las autorizaciones en la aplicación, pero ya que todo acceso de SAP HANA de back end se realiza con el usuario final actual, se tienen que asignar algunos roles y algunas autorizaciones de SAP HANA necesarias al usuario como corresponda. Esto se trata de forma automática durante la asignación de roles en SAP Cloud for Planning. Usuarios derechos. 137

138 Por lo tanto, las directrices para la autorización como se describen en la Guía de seguridad de SAP HANA también se aplican parcialmente a SAP Cloud for Planning Dependencias entre roles, usuarios y autorizaciones La información siguiente explica cómo se relacionan los roles, los usuarios y las autorizaciones en SAP Cloud for Planning y en SAP HANA. El diagrama siguiente ilustra la conexión entre los roles y las autorizaciones: El rol de la aplicación contiene las autorizaciones y se puede asignar a un usuario final en la gestión de usuario de SAP Cloud for Planning. Cuando el administrador del sistema crea un nuevo rol de la aplicación, se genera un rol SAP HANA como se corresponde que incluye los privilegios SAP HANA necesarios para realizar todas las tareas que se definen en el rol de la aplicación. Cuando se asigna un rol de la aplicación a un usuario final, el rol SAP HANA correspondiente se asigna de forma automática a ese usuario también. Nota En SAP Cloud for Planning, los usuarios también pueden solicitar el rol de la aplicación con una propiedad de autoservicio. Se combinan todos los niveles de autorización que se conceden directamente o indirectamente mediante los roles a un usuario: Siempre que un usuario acceda a un objeto, el sistema realiza una verificación de autorización en el usuario, los roles del mismo y las autorizaciones directamente concedidas. Nota Como el propietario de un objeto o un recurso, siempre tiene todos los privilegios en dicho objeto o recurso Herramientas de administración de usuario Busque una lista de todas las herramientas que utilice un administrador del sistema para gestionar usuarios de SAP Cloud for Planning. 138 derechos. Usuarios