Importar Asientos Eurowin

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1 Eurowin 8.0 SQL Importar Asientos a Eurowin

2 Documento: me_importarasientos Edición: 10 Nombre: Importar Asientos a Eurowin Fecha:

3 Tabla de contenidos 1. Importar Asientos a Eurowin Dónde Cómo Origen Información técnica Estructura general del fichero ASCII de asientos NominaPlus Requisitos de validación de las líneas del fichero de NominaPlus Enlace contable de NominaPlus con Eurowin Registro de Trasp_ew_asientos.exe Enlace y asignación de cuentas Con separadores Requisitos para la validación de las líneas del fichero con separadores Funcionamiento general Particularidades de la importación de facturas Ejemplos de importación Ejemplo de factura de venta Ejemplo de cobro Automatización de la importación de asientos Ejemplos Novedades de este manual Modificaciones de la edición 8ª de Modificaciones de la edición 9ª de

4 1. Importar Asientos a Eurowin La aplicación Traspaso EW Asientos es la herramienta de Eurowin mediante la cual se pueden importar a Eurowin los asientos contables creados desde otras aplicaciones, por ejemplo NominaPlus. El traspaso de información se hace a través de un fichero de texto de tipo ASCII generado por la otra aplicación con una estructura concreta Dónde Al instalar Eurowin, en el menú de inicio de Windows se crea el grupo Eurowin 8.0 SQL que contiene el acceso a las aplicaciones de Eurowin, entre las que se encuentra la opción Traspaso EW Asientos. La aplicación Traspaso EW Asientos se ejecuta con el fichero Trasp_ew_asientos.exe que se encuentra en la carpeta del terminal de Eurowin c:\ew800term, la misma que Eurowin.exe Cómo Los pasos que hay que realizar para traspasar los asientos de otra aplicación a Eurowin son: 1. Desde la otra aplicación hay que exportar los asientos generando un fichero de texto ASCII. 2. Este fichero debe encontrarse en una carpeta accesible desde el terminal de Eurowin. 3. Ejecutar la opción Traspaso EW Asientos del menú Inicio de Windows (o el programa Trasp_ew_asientos.exe). 4. En la pantalla "Importación de asientos" hay que: 4.1. En el apartado Origen datos, introducir la ruta y el nombre del fichero de texto o capturarlo con el botón En el apartado Destino datos, seleccionar la empresa de Eurowin en la que se generan los asientos, de la lista desplegable que aparece al pulsar el botón Pulsar el botón para iniciar el traspaso de asientos a Eurowin. Otros botones: cierra la pantalla sin realizar ninguna operación. Explica cómo automatizar el proceso de importación de asientos. La ruta y el nombre del fichero origen de datos se guardan en el fichero de configuración del terminal de Eurowin Config.ini, bajo la clave EW-NOMINA, de forma que al volver a ejecutar el proceso se captura la ruta del fichero origen automáticamente: [EW-NOMINA] C:\GRUPOSP\NOB10R01\TEMP\ENLACE_CONTABLE\XDIARIO_1.TXT 2

5 Ilustración 1. Importación de asientos a Eurowin 1.3. Origen La aplicación de origen de los asientos puede ser NominaPlus Élite Gold 2009 (desde Marzo de 2009) y todas las versiones de NominaPlus a partir de 2010: Élite Gold, Élite, Profesional y Básica. NominaPlus es un producto de SageSP. Se pueden importar asientos de cualquier aplicación capaz de generar un fichero de texto con las estructuras descritas en el siguiente capítulo Información técnica de este manual. 3

6 2. Información técnica 2.1. Estructura general del fichero ASCII de asientos Los ficheros de asientos a traspasar a Eurowin deben tener las siguientes características generales: Texto de tipo ASCII. Cada línea corresponde a un registro y está dividida en campos. Los campos pueden estar separados por un carácter o tener una posición fija. Las líneas finalizan con un retorno de carro (carácter CR, ASCII 13). La herramienta Traspaso EW Asientos admite dos estructuras distintas de fichero origen: NominaPlus Con separadores El programa detecta automáticamente el formato del fichero a importar según el contenido de la primera línea. En los siguientes capítulos se definen las estructuras permitidas del fichero de texto de origen NominaPlus Las versiones de NominaPlus: Élite Gold, Élite, Profesional, Básica a partir del año 2010 pueden generar un fichero de asientos de nóminas compatible con la herramienta Traspaso EW Asientos. En el fichero de texto que genera NominaPlus, los campos tienen una posición fija dentro de la línea. La estructura es la siguiente: Estructura del fichero de asientos de NominaPlus Pos Fijo Campo Tipo Long Dec Descripción Posición Inicial 1 * Asien Num 6 Número del asiento 1 2 * Fecha Fec 8 Fecha del asiento 7 3 * Subcta Car 12 Código de la cuenta 15 4 Contra Car 12 Código de la contrapartida / IVA 27 5 Ptadebe Num 16 2 Importe al debe en pesetas 39 6 * Concepto Car 25 Concepto del asiento 55 7 Ptahaber Num 16 2 Importe al haber en pesetas 80 8 Factura Num 8 Número de factura al IVA 96 9 Baseimpo Num 16 2 Base imponible del IVA en pesetas Iva Num 5 2 Tanto por ciento de IVA 120 4

7 Estructura del fichero de asientos de NominaPlus Pos Fijo Campo Tipo Long Dec Descripción Posición Inicial 11 Recequiv Num 5 2 Porcentaje de recargo de equivalencia Documento Car 10 Número de documento Departa Car 3 Código de departamento Clave Car 6 Código del proyecto Estado Car 1 Punteo (interno) Ncasado Num 6 Numérico de casación (interno) Tcasado Num 1 Tipo de casado (interno) Trans Num 6 Número de pago Cambio Num 16 6 Cambio a aplicar Debeme Num 16 2 Importe debe moneda extranjera Haberme Num 16 2 Importe haber moneda extranjera Auxiliar Car 1 (Interno) Serie Car 1 Serie de la facturación Sucursal Car 4 Sin uso Coddivisa Car 5 Código de la divisa Impauxme Num 16 2 Importe auxiliar moneda extranjera Monedauso Car Ptas; 2 - Euros (siempre Euros) * Eurodebe Num 16 2 Importe al debe en euros * Eurohaber Num 16 2 Importe al haber en euros Baseeuro Num 16 2 Base imponible del IVA en euros Noconv Log 1 (Interno) Numeroinv Car 10 Código de Activo Serie_rt Car 1 Serie factura rectificada Factu_rt Num 8 Número factura rectificada Baseimp_rt Num 16 2 Base imponible factura rectificada Baseimp_rf Num 16 2 Base imponible factura rectificativa Rectifica Log 1.T. en caso de factura rectificativa Fecha_rt Fec 8 Fecha factura rectificativa Requisitos de validación de las líneas del fichero de NominaPlus Antes de generar los asientos, la herramienta Traspaso EW Asientos realiza las siguientes comprobaciones sobre el fichero de texto elaborado por NominaPlus: Cada línea debe tener 255 caracteres o más. El campo ASIEN debe ser numérico y no estar vacío. El campo FECHA debe tener la estructura AAAAMMDD y ser una fecha correcta. El campo EURODEBE debe ser numérico. Si es 0 el registro corresponde al haber. El campo EUROHABER debe ser numérico. 5

8 El campo SUBCTA debe tener el mismo número de caracteres, sin contar los espacios, que las cuentas contables de Eurowin. Si son distintos aparece el siguiente mensaje: "Por favor verifique que haya entrado las subcuentas contables del trabajador. Esta información la puede entrar en el apartado Datos contables del trabajador" IMPORTANTE. En el momento de realizar la importación de asientos de NominaPlus, en la configuración regional de Windows, el separador de decimales debe ser el punto (. ) y el separador de millares la coma (, ). En el caso contrario, el programa presenta un aviso por pantalla y, en el caso de continuar con la importación los asientos generados en Eurowin quedarían descuadrados. NOTA: El fichero de NominaPlus no exporta cuentas secundarias, ni facturas. Por lo tanto, no tiene ni IVA, ni recargo, ni previsiones Enlace contable de NominaPlus con Eurowin Para generar el fichero de asientos de nóminas de NominaPlus necesario para exportar estos asientos a Eurowin se tienen que enlazar las dos aplicaciones: 1. En primer lugar hay que registrar trasp_ew_asientos.exe. 2. Después hay que configurar el enlace en NominaPlus Registro de Trasp_ew_asientos.exe En primer lugar hay que registrar el programa Trasp_ew_asientos.exe de la siguiente forma: 1. Abrir la carpeta del terminal de Eurowin en la que se encuentra el fichero Trasp_ew_asientos.exe. 2. Crear un acceso directo del ejecutable arrastrándolo con el botón secundario del ratón y soltándolo sobre un espacio libre de la misma carpeta. 3. Pulsar sobre el acceso directo con el botón secundario del ratón y abrir la opción "Propiedades". 4. En el campo "Destino", a la derecha después del contenido existente, añadir un espacio y el texto "/regserver", siendo [c:\ew800term\trasp_ew_asientos.exe /regserver] 5. Aceptar para grabar los cambios de las propiedades. 6. Ejecutar este acceso directo. 7. Borrar el acceso directo de Trasp_ew_asientos.exe. 6

9 Enlace y asignación de cuentas El enlace de NominaPlus con Eurowin se define en la pantalla "Configuración del paso contable". En la misma pantalla y en la página "Datos contables" de la pantalla de datos de cada trabajador se asignan las cuentas contables que intervienen en la contabilización de las nóminas. Se puede acceder a la opción Configuración del paso contable desde: El Panel de exploración (menú vertical)» Enlace a Contabilidad» Configuración Paso Contable El menú horizontal» Útil» Configuración Paso Contable La pantalla Configuración del Paso Contable tiene dos páginas: 1. Datos para el enlace 1. Ruta contabilidad: Escribir la ruta de la carpeta del terminal de Eurowin o capturarla con el botón. Entonces NominaPlus conecta con los datos de Eurowin permitiendo capturar la empresa a enlazar y las cuentas contables (subcuentas) de la empresa y de los trabajadores. 2. Empresa: Seleccionar la empresa de Eurowin con el botón. 2. Subcuentas o Asociar las cuentas contables de Eurowin a los diferentes conceptos de subcuenta pulsando el botón adjunto a cada campo y seleccionando la cuenta correspondiente de la lista de cuentas de Eurowin. En la pantalla Trabajadores» página Datos contables se asignan al trabajador las cuentas contables de Eurowin para los distintos conceptos. IMPORTANTE. Si no se realiza en NominaPlus la asignación de cuentas de Eurowin, las subcuentas tienen 7 dígitos por lo que no se podrán importar los asientos a Eurowin. 7

10 Ilustración 2. NominaPlus: Configuración del paso contable y asignación de cuentas de Eurowin 8

11 2.4. Con separadores Este formato del fichero de asientos tiene los campos de longitud variable y separados por el carácter (carácter ASCII 124). Si la primera línea contiene como mínimo 6 caracteres separadores, el programa interpreta que el fichero tiene la estructura que se describe en este capítulo. El orden de los campos es el siguiente: Pos Campo Comentario 1 Asiento Número de asiento Estructura del fichero de asientos 2 Fecha Fecha del asiento en formato dd/mm/aa o dd-mm-aa 3 Cuenta Código de la cuenta contable 4 Definición Definición del apunte contable, máximo 50 caracteres 5 D/H Apunte de Debe "D" o Haber "H" 6 Importe Importe de la línea 7 Referencia Referencia interna para identificar el asiento 8 Cuenta Secundaria Código de la cuenta secundaria 9 Nombre cuenta Nombre de la cuenta contable para poder crearla en Eurowin si no existe 10 Número de factura Número de factura en los asientos de IVA 11 Base IVA Importe base del registro de IVA. Debe aparecer en las cuentas de IVA 12 Importe recargo Importe del recargo, sólo se debe especificar en las cuentas de IVA y si hay recargo 13 Tipo retención Código del tipo de retención 14 Banco Código de la cuenta bancaria de cobro o de pago 15 C / P Tipo de operación: C - Cobro, P - Pago 16 Ejercicio Año de la factura 17 Orden Número de recibo 18 Terceros Código de terceros. Exclusivo para versiones de Colombia. En las demás versiones hay que dejar la columna en blanco. 19 Tipo de documento Código del tipo de documento. Exclusivo para versiones de Colombia. En las demás versiones hay que dejar la columna en blanco. 20 Cuenta de IVA Cuenta de IVA. Por ejemplo, sirve para asignar la cuenta de IVA de un cliente de contado cuando en el asiento no hay ninguna cuenta de cliente. 9

12 Requisitos para la validación de las líneas del fichero con separadores La herramienta Traspaso EW Asientos realiza las siguientes comprobaciones previas al importar ficheros con esta estructura: Cada línea debe tener como mínimo 6 caracteres separadores. El número de dígitos de las cuentas contables debe ser el mismo que en Eurowin. En los importes el separador decimal es el punto. No debe haber separador de miles. Si hay, las cuentas secundarias deben estar dadas de alta en Eurowin. Si hay facturas, éstas deben existir en Eurowin. 10

13 3. Funcionamiento general La importación de asientos tiene las siguientes características generales: - Para obtener el número de asiento hay dos posibilidades: o El número de asiento del fichero inicial no es el utilizado en Eurowin. Eurowin obtiene siempre el número de asiento contable a partir del contador de asientos de la empresa de destino. o A partir de la versión de se puede grabar el mismo número de asiento del fichero importado. En este caso, los asientos cuyo número ya existe en Eurowin no se importan. Para ello hay que añadir la siguiente cláusula en el fichero Config.ini del terminal de Eurowin: [NUMERO_ASIENTO_EW_ASIENTOS] SI - Actualiza el contador de facturas de venta del mantenimiento de la empresa. - Los registros de los asientos se insertan en la tabla ASIENTOS. - Si la cuenta no existe se da de alta en la tabla CUENTAS. - Los registros de las cuentas secundarias del asiento se insertan en la tabla OTRASIEN. - Si la cuenta secundaria no existe se da de alta en la tabla OTRAS. - Se crean los registros de IVA soportado o IVA repercutido en las tablas IVASOPOR o IVAREPER, respectivamente. - Se crean los registros de retención. - El importe del recargo sólo debe aparecer en los registros correspondientes a cuentas de IVA con recargo. Para recuperar el recargo, en el registro de IVA es necesario que la cuenta del cliente o proveedor tenga marcada la opción Recargo en la ficha y que la cuenta de IVA tenga un porcentaje de recargo. - A partir de la versión de 22 de Enero de 2009, el sistema genera automáticamente las previsiones las previsiones de cobro y de pago según las condiciones de pago indicadas en la ficha del cliente y proveedor de Eurowin al capturar las facturas de compra y de venta. Las previsiones de cobro y de pago generadas quedan pendientes de cobro y de pago. Para activar la generación de previsiones, en el fichero de configuración CONFIG.INI del terminal hay que introducir la clave: [PREVIS_EW_ASIENTOS] SI - Los errores e incidencias ocurridos durante el proceso se graban en un fichero situado en la carpeta del terminal denominado ERR_EW_NOMINAS.TXT. 11

14 3.1. Particularidades de la importación de facturas El campo Factura se utiliza en los asientos de IVA y de Retención para hacer la anotación de los registros de IVA soportado o de IVA repercutido, retención soportada o retención repercutida, a la vez que para realizar la cancelación de cobros y de pagos. También se usa en las cuentas del grupo 4 si posteriormente hacen referencia a cobros o pagos. El campo Base IVA tiene que incluir el importe cuando se trata del registro de una cuenta de IVA. El campo Importe recargo sólo se debe especificar en las cuentas de IVA. Para recuperar el recargo en el registro de IVA es necesario que la cuenta de cliente / proveedor tenga marcado recargo en la ficha y que la cuenta de IVA tenga un porcentaje de recargo. Cuando la línea del asiento es de retención, se debe indicar el porcentaje de retención en el campo Tipo Retención Además se debe indicar el número de Factura y la Base de IVA para indicar la base de la retención. Requiere que la ficha del cliente tenga marcado el campo de retención y el código de tipo de retención. El campo Banco se indica cuando se trata de una factura de compra o de venta en la línea del asiento que tiene la cuenta del cliente o del proveedor. En una factura de compra de Eurowin se genera automáticamente la previsión de pago definiendo el banco por el cual está previsto pagar dicha factura. En este campo debe especificarse la cuenta contable del banco (ejemplo ). Si no se especifica ninguna cuenta, se utiliza el banco definido en la ficha del proveedor o del cliente. El campo Tipo C/P se indica sólo cuando el asiento es un cobro o un pago y la cuenta es del grupo 4 (cliente o proveedor). Se indica el valor C si es un cobro o P si es un pago. También deben indicarse el número de la factura, el año de la factura y el número de recibo. El campo Ejercicio es el año de la factura que se está pagando o cobrando. Si no se especifica el año se utiliza el del fichero de previsiones, y si hubiese más de una factura con el mismo número, se utiliza la última. El campo Orden hace referencia al número de recibo que se está cobrando o pagando de la factura que se informa en la línea. Si no se indica, el programa busca la previsión con vencimiento más antiguo, y si el importe es el mismo la marca como pagada o cobrada. Si no encuentra ninguna previsión, el proceso realiza el asiento y no marca ninguna previsión como pagada o cobrada. NOTAS - Los códigos de los tipos de IVA deben estar creados en Eurowin con los mismos porcentajes y cuentas contables que las utilizadas en el fichero de importación. 12

15 - Cuando el asiento es de retención deben estar creadas las cuentas de retención, con su correspondiente mantenimiento y porcentaje. - La moneda que se usa es la moneda de la empresa de destino de Eurowin. - Hay que tener en cuenta los giros de los clientes pues si, por ejemplo, se genera una factura de 100 euros y luego el cobro también por 100, si el cliente tiene 3 giros no se marcan las previsiones como cobradas. - En el fichero de importación primero tienen que ir los asientos de las facturas y luego los cobros. De esta forma, al cobrar o pagar una factura existirá la previsión. 13

16 4. Ejemplos de importación Ejemplos de importación de asientos a partir de un fichero con separadores Ejemplo de factura de venta 1 01/06/ ASIENTO DE PRUEBA D 120 CLIENTE X /06/ ASIENTO DE PRUEBA H 100 CLIENTE X /06/ ASIENTO DE PRUEBA H 16 CLIENTE X /06/ ASIENTO DE PRUEBA H 4 CLIENTE X A partir de este fichero se crea el asiento de la factura de venta , con IVA y recargo. La línea 3 es la línea de la cuenta de IVA y la línea 4 es la del recargo. Observar que en la línea de la cuenta de IVA se incluye el importe del recargo Ejemplo de cobro 2 11/01/ COBRO FACTURA H C /01/ COBRO FACTURA D

17 5. Automatización de la importación de asientos Es posible automatizar la importación de asientos. Para ello hay que crear un acceso directo al programa trasp_ew_asientos.exe con los dos parámetros siguientes: 1. Nombre del fichero a importar 2. Código de grupo de empresas 3. / 4. Código de Empresa destino de Eurowin. Si no se trabaja con grupo de empresa se incluyen en su lugar los caracteres (dos caracteres ASCII 95, [Mays] + [-]) El código de grupo de empresas y el código de empresa se separan con el carácter / (carácter ASCII 47, [Mays] + [7]). El usuario puede ejecutar el acceso directo de forma manual pulsando doble click en el mismo o creando una tarea programada de Windows Ejemplos Importar el fichero asientos_imp.txt a la empresa 01. No hay grupos de empresa: Trasp_ew_asientos.exe c:\carpeta\asientos_imp.txt /01 Importar el fichero asi_ew.txt a la empresa 02 del grupo 01 : Trasp_ew_asientos.exe c:\carpeta\asi_ew.txt 01/02 Ilustración 3. Automatizar la importación de asientos 15

18 6. Novedades de este manual 6.1. Modificaciones de la edición 8ª de En la nota del capítulo "1.6.1 Requisitos de validación de las líneas del fichero de Nóminas Plus Élite Golden 2009" de la página 6 se ha cambiado la frase siguiente: "Nota: El fichero de Nóminas Plus Élite Golden 2009 de Sage SP no importa cuentas secundarias, ni facturas. Por lo tanto, no tiene IVA ni recargo ni previsiones." Donde decía "no importa" debe decir "no exporta". En el capítulo "1.7. Funcionamiento general" se ha añadido la siguiente línea: " - Si la cuenta secundaria no existe se da de alta en la tabla OTRAS." 6.2. Modificaciones de la edición 9ª de Reestructuración completa del manual. Se añade la compatibilidad de todas las versiones de NominaPlus de SageSP a partir del año 2010: Élite Gold, Élite, Profesional y Básica. Configuración del enlace contable de NominaPlus Eurowin. 16

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20 Este documento ha sido creado por el Departamento de Documentación de Sage Eurowin. La información que contiene es cierta salvo error u omisión. El funcionamiento del programa puede ser modificado sin previo aviso. De producirse, las modificaciones se comunican a través de los procedimientos habituales establecidos. Con el fin de mejorar la calidad de este manual, si detecta alguna errata puede comunicárnosla enviando un mensaje a la siguiente dirección de correo electrónico: manuales@eurowin.com Queda totalmente prohibida la reproducción parcial o total, así como la venta de este documento, sin el expreso consentimiento de la empresa. Todas las ofertas, promociones, condiciones y/o tarifas reflejadas en él tienen la vigencia concretada en el mismo.