Sistema de Administración Complementaria Expediente electrónico

Transcripción

1 Sistema de Administración Complementaria Expediente electrónico JULIO 2010

2 Por dónde empezar?

3 Análisis con enfoque sistémico ESTRUCTURA PROCESO RESULTADOS

4 Adoptar un modelo de crecimiento sistémico Reingeniería Restauración Sustentabilidad Estructura Proceso Resultados Mejoramiento continuo de la calidad, de la atención a la salud a menores de 18 años

5 Principios tácticos 1. Reingeniería Física Registro de proyectos y control financiero Captación de recursos y mejora regulatoria 2. Ataque frontal a las debilidades De las debilidades a fortalezas desde la estructura, proceso y resultados 3. Gestión de la calidad El niño y su familia como foco de la organización Alineación de procesos de trabajo Manuales de organización y procedimientos

6 Principios tácticos 4. Trabajo en estrategias y componentes Componente por componente (división del trabajo) Cumplir las estrategias con rigor gerencial Hacer alianzas estratégicas (redes institucionales) 5. Resultados con proyectos integrales Ejemplos: Mapa de ruta en investigación Financiamiento integral y control de pérdidas Expediente clínico electrónico Sistema de laboratorios de análisis clínicos y de investigación

7 Retos y realidades

8 Retos y realidades para el Expediente electrónico Generales Procesos de trabajo heterogéneo Colaboración vertical Distribución física Volumen de trabajo Circulación de personas por las áreas Manejo de papel Informática Equipamiento Red y equipo Soporte técnico Capacitación Control y unidad estructurada Conectividad e interoperatividad Software Capacitación Normatividad Financiamiento Inventarios Paradigmas sobre la TI Planeación de niveles centrales Lucha de intereses y poder Normas de austeridad

9 Análisis de factibilidad

10 Entorno del proyecto de Tecnologías de Información Problemática Urgencia de los sistemas de información para el control administrativo y operativo de las actividades Políticas Federales Variedad en el mercado Financiamiento y costos Necesidad de sistematizar Ruido internacional y competitividad Deficiente control de las actividades Duplicidad de acciones Elevación innecesaria de costos Cada día mayor complejidad de la atención Conflictos Desabasto Riesgo de corrupción

11 Recomendaciones para un Proyecto estratégico de dotación de servicios Diseño de proyecto Financiamiento Trámites de permisos Sistema de Gestión de la calidad Redes Equipamiento Software Capacitación Integrar todos los sistemas

12 Remodelación y obra pública Ahora Antes Antes Ahora Ahora Ahora A n t Ahora e s Antes Ahora Antes

13 Edificio de consulta externa

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15 Diseño del proyecto

16 Sistema de Gestión de la Calidad Manual de Gestión de la Calidad 1 Manual de Planeación de la Calidad 1 Manual de Organización 5 Procedimientos Normativos 20 Procedimientos Operativos 170 Instrucciones de cuidados enfermeros 37 Instrucciones de aplicación médica Manuales Técnicos y Guías Clínicas Registros de Calidad 4

17 Alcance Alcance y costos comparativos del Expediente electrónico INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍA ISRAEL, MOUNT SINAI, NY, NORTH CAROLINA, INER CANCEROLOGÍA, CARDIOLOGIA SIGHO $0 $1 $2 $3 $4 $5 $6 $7 $8 $9 $10 $20 $30 $40 $50 Millones de Dólares El tamaño de la esfera indica el volumen de beneficiarios

18 Variables de priorización Variables y parámetros clínicos Interoperabilidad Actualización y catálogos Accesibilidad a usuarios de baja tecnología Costo y mantenimiento Requerimientos de accesorios y consumibles Propiedad

19 Por ciento de avance Evolución estimada al Ambulatorio Hospital Administración AÑOS

20 Problemas cotidianos Todos somos expertos La operación va por delante del desarrollo Todo el mundo opina pero nadie es capaz de dirigir Es un aspecto crítico y se especula Es fuente de poder La obsolescencia es preponderante Casi nadie tiene un plan Son considerados bienes de inversión Baja profesionalización

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23 MEJORA EN FARMACIA

24 ESPECIFICACIONES NECESIDADES SITUACION PREVIA ACTUAL Personal que requiere No de computadoras No sirven Red 60,000 M2 12% 75% Internet 250 3,000 Sistemas en administración 25% 80% En Área médica 15% 75% Servicios de apoyo 10% 100% Investigación 20% 70%

25 Diagrama de interacción de los sistemas EXPEDIENTE ELECTRÓNICO SQL Server SQLServer SQLServer SQLServer SQLServer Dbase SQL Server LASERFICHE COI MERCURIO WINLAB SIA NÓMINA PACS RED INSTITUCIONAL CERTIFICADA 75% MANUALES DE PROCEDIMIENTOS 95% CERTIFICACIÓN DE SERVICIOS 80% 25

26 Conectividad con el ECE

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28 EXPEDIENTE ELECTRÓNICO SISTEMAS Esquema General de Informática CLINICO EXPED CLÍNICO AMBULATORIO HOSPITALARIO ADMINISTRA TIVOS GERENCIALES LABORATORIO Y BANCO DE SANGRE IMAGENOLOGIA TOMA MUESTRAS PROCESO RESULTADOS HOSPITALARIO QUIRÓFANOS ÁREAS CRITICAS FARMACIA HOSPITALARIA INFRAESTRUC SUBALMACENES SURTIMIENTO INVENTARIO

29 EXPEDIENTE ELECTRÓNICO SISTEMAS Esquema General de Informática CLINICO NÓMINA ASISTENCIA Y ACCESO SUELDOS COMPRAS ADMINISTRA TIVOS GERENCIALES ADQUISICIONES SERVICIOS GENERALES FINANZAS ALMACENES REQUISICIONES LICITACIONES CONTROL OBRA ACTIVO FIJO DES INFRAESTR CONTABILIDAD TESORERÍA Y CAJAS PRESUPUESTOS PROYECTOS

30 EXPEDIENTE ELECTRÓNICO SISTEMAS Esquema General de Informática CLINICO CENTRO INFORMACIÓN ARCHIVO Y ESTADÍSTICA INFORM MÉDICA ADMINISTRA TIVOS PLANEACION DE PROYECTOS REGISTRO CONCURSO POR $ EJECUCIÓN Y CONTROL GERENCIALES GESTIÓN DE CALIDAD ENSEÑANZA AUDITORIAS COMITÉS Y UNIDADES MEJORA CONTINUA MOVILIZACIÓN SOCIAL REGISTRO EVALUACIÓN DISEÑO EDUCATIVO PROYECTOS

31 Beneficios

32 Beneficios para el INP Costo- efectividad - beneficio Optimización de los procesos de atención Control de ausentismo y permanencia del personal Cobro efectivo de servicios y mayor disponibilidad Logística de archivo IMAGEN: Disminución del 90% en impresión y pérdida de imágenes durante su manejo Consumo de papel y gestión de documentos 75% Logística de laboratorios reducción del 60% de los procesos y tiempo de espera Control de medicamentos y materiales de curación

33 Inversión en Tecnología Informática 2005 a 2010 Concepto de inversión Monto en MDP Red informática 2 indefinido Comunicaciones (internet) 0.8 Indefinido Equipamiento 1,200 equipos 7.6 Indefinido Tiempo de recuperación Medsys, 75 consultorios meses (inicio mayo 2007) Alineación de procesos (Gestión de Calidad) 128 manuales Escaneo de exp, 29mil exp. 130 mil registros Mantenimiento externo año (Inicio febrero 2006) meses (febrero 2007) PACS, 19 estaciones meses (septiembre 2008) WINLAB, 97 equipos mes (permanente) Farmacia hospitalaria meses (donativo ene 2010) TOTAL año, 33.6% ahorro Gastos operación

34 Resultados Área Laboratorios. Toma de productos Análisis clínicos Imagenología Consulta externa Resultados Reducción tiempo de espera de 3 horas a 30 min Tiempo total de 300 tomas al día de 6 a 2.5 horas Tiempo de envío de muestras de 2.5 horas a menos de 1 minuto Calidad certificada Tiempo de entrega urgencias de 4 horas a menos de 45 min Reducción de consumo de reactivos en 25% Incremento de resultados de 400mil a 1 millón Incremento de la productividad en un 45% Suspensión en la impresión de placas de rx Disminución en la duplicidad de estudios a 0% Reducción de flujo de pacientes de 2000 m2 a 200 m2 Control de expediente clínico en un 65% Disminución de abandono de tratamiento de 34% a 12%

35 Resultados Área Farmacia Cobro de servicios Administración Escaneo de documentos Bases de datos Resultados Control automático de receta enfermería Control al 100% de inventarios Reducción de compras de insumos en evaluación Organización del almacén de farmacia en un 100% Incremento de ingresos propios de 10 a 100 millones al año Control de pagos a proveedores Control de contratos Control de nómina, sueldos, asistencia, comedor y auditorios 29,000 expedientes y 130,000 registros 240 catálogos en Expediente electrónico y 16 bases de información disponibles

36 CONCLUSIONES ENFOQUE SISTÉMICO PLAN ESTRATÉGICO PROYECTO DE INVERSION ALINEACION DE PROCESOS FINANCIAMIENTO EJECUCIÓN

37 Dr. Juan Pablo Villa B. pediatria.gob.mx