COMPRAS Y CONTRATACIONES

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1 VERSION: 08 VIGENCIA: 15-OCT-13 Página 1 de 19 Preparado por: DIRECTOR DE COMPRAS COORDINADOR DE COMPRAS Desarrolladora de Zonas Francas S.A. Fecha de creación: 15-OCT-13 Firma: Revisado por: GERENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA SUBGERENTE DE CONSTRUCCIONES Desarrolladora de Zonas Francas S.A. Fecha de revisión: 16-OCT-13 Firma: Aprobado por: GERENCIA GENERAL GERENCIA JURÍDICA Desarrolladora de Zonas Francas S.A. Fecha aprobación: 16-OCT-13 Firma: PRESENTACIÓN Objetivo Alcance Definiciones Obtener un bien o servicio de acuerdo a los requerimientos de las diferentes áreas de la organización, asegurando que los bienes y/o servicios prestados por los contratistas y proveedores cumplan con las especificaciones exigidas en calidad, costo y tiempo para las compras y contrataciones de la compañía. Este procedimiento aplica para las actividades relacionadas con la compra y suministro de bienes y/o servicios necesarios para el desarrollo normal de los procesos de la organización contemplados dentro del sistema de gestión de la calidad y que están referenciados en el listado de proveedores. Sistema de Información Financiero SIF: Es un sistema contable que integra las operaciones más importantes de la empresa para registrar las transacciones que se ejecutan en todas las áreas de la misma. Aprobado: Es la autorización específica efectuada por la Presidencia, Gerencias y Subgerencias en el Sistema de Información Financiero. Autorizado: Es el documento físico debidamente firmado por el funcionario responsable. Confirmar: Una vez llega el bien y/o servicio a la empresa, el funcionario debe validar su llegada a satisfacción y activar en el Sistema de Información Financiero la casilla de Confirmación para garantizar el recibido. Parámetros técnicos: Todos aquellos documentos técnicos (planos, memorias, especificaciones, presupuesto, programación, etc.) que sean necesarios para la correcta ejecución y entrega del producto o servicio adquirido, incluyendo las normas nacionales o internacionales de uso común aplicable para el efecto. Parámetros económicos: Todos aquellos documentos de carácter económico administrativos que a juicio del propietario contratante, son necesarios solicitar como garantía para el correcto manejo técnico, económico y administrativo dentro de la obra para el cual fue adquirido. Parámetro contractual: Todos aquellos documentos de carácter jurídico contractual que a juicio del Departamento Jurídico de la Compañía, sean necesarios pedir, para garantizar el correcto respaldo

2 VERSION: 08 VIGENCIA: 15-OCT-13 Página 2 de 19 de los contratos. Licitación: Proceso de compra o contratación en donde se invita a dos o más personas naturales o jurídicas proveedoras de servicios o insumos a cotizar, con el fin de obtener una mejor oferta y adjudicar el contrato. Pliegos de licitación: Conjunto de documentos técnicos, administrativos y contractuales que hacen parte del proceso licitatorio. Adjudicación: Acto mediante en el cual se escoge la mejor propuesta con el objeto de adquirir el producto o servicio solicitado. Contrato de obra: Son contratos de obra los que se celebran para la construcción, mantenimiento, instalación y en general para la realización de cualquier trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de la ejecución y pago. 1 Orden de servicio: Es el documento que formaliza la contratación de un servicio. Orden de compra: Es el documento que formaliza la compra de los insumos solicitados. Obra: Es el sitio y las actividades tendientes a la construcción de uno o varios inmuebles, empleando materiales, equipo y mano de obra. Exportación de Insumos: Son todos los materiales de construcción que ingresan a Zona Franca exentos de IVA, los cuales se soportan bajo el Formulario de Movimiento de Mercancías FMM, que posteriormente es entregado al proveedor. Materiales e insumos: Todo elemento tangible que hace parte de la ejecución directa de una obra o necesario para la prestación de un servicio. Comité de compras: Reunión conformada por el Gerente General y/o Presidente, Subgerente de Construcciones, Técnico o Inmobiliario, y Director de Compras, donde se definen las compras y contrataciones que se deben realizar para la ejecución de las obras. El acta que se genera de este comité es el documento de aprobación de las compras que se deben realizar. Proveedor Crítico: El producto o servicio suministrado afecta considerablemente la calidad de la construcción, operación y/o la administración de la Organización. Proveedor Descalificado: El contratista o proveedor que después de la evaluación no cumplió con los requerimientos mínimos para ser prestador de servicios o proveedor. Calificación menor a 70%. SMMLV: Salario mínimo mensual legal vigente Responsable de ejecución Personal de la Dirección de compras de la organización. Documentos referenciados Listado del banco de proveedores inscritos en la compañía y generados en el Sistema de información Financiero. Pliego de licitación Contrato. Orden de compra y/u orden de servicio. Documento Instrucciones para revisión de pólizas. Instructivo de pago para contratistas de obra 1 LEY 80 DE 1993.

3 CONSIDERACIONES GENERALES VERSION: 08 VIGENCIA: 15-OCT-13 Página 3 de Toda compra o contratación que realice la organización ya sea en moneda nacional o extranjera deberá ser registrada en el sistema de información financiera. Deben solicitarse 3 o más cotizaciones a proveedores y deben recibirse al menos 2 cotizaciones de los proveedores de bienes y/o servicios. Cuando solo se obtenga una cotización se deberá dejar constancia de las razones para ello en el documento de adjudicación. Toda compra o contratación que supere los 500 SMMLV debe pre adjudicarse en el comité de proyectos de la compañía y presentarse a la Junta Directiva para su aprobación. La gerencia general deberá presentar ante la Junta Directiva de la empresa los presupuestos oficiales de las obras cuyo costo supere los 500 SMMLV, con el fin de obtener su aprobación. Toda compras o contratación para obra nueva, adecuación o mantenimiento, debe quedar soportada en el presupuesto oficial de respectivo y para el caso de mantenimiento en el programa anual de Mantenimiento (ver procedimiento de Formulación y Control de Presupuesto PR-PY-03) Toda contratación u orden de compra exenta de IVA debe llevar un número de Formulario de Movimiento de Mercancía FMM, con el cual ingresa la mercancía a la ZF y debe quedar registrado en nuestro sistema de control de inventarios PICIZ. El Director de Obra, el Director de Compras y los ingenieros de compras son los responsables integralmente de la elaboración de la orden de compra y de garantizar que los materiales lleguen a la obra en las fechas establecidas en la programación de obra. El ingreso a los sistemas informáticos aduane ros es realizado por el Auxiliar de Piciz con la información registrada en el Sistema de Información Financiera (ejemplo DTA, PICIZ, etc.) instructivo Todas las compras de obra o de servicio que se realizan en el sistema de información financiera, deben estar soportadas en las actas del comité de proyectos, comité de obras o comité de compras que se realiza para su aprobación.

4 VERSION: 08 VIGENCIA: 15-OCT-13 Página 4 de 19 Para la aprobación de las compras en el sistema de información financiera, se deberá tener en cuenta los siguientes montos y responsables: 10. OBRA Las órdenes de compras de bienes y/o servicios inferiores a 100 SMMLV deberán ser aprobadas por el Subgerente de Construcciones, Inmobiliario Técnico o Proyectos. Una vez las órdenes de compra de bienes y/o servicios estén autorizadas e impresas deben ser firmadas por el Subgerente de Construcciones, Inmobiliario, Técnico o Proyectos que autorice Las órdenes de compras de bienes y/o servicios superiores a 100 SMMLV e inferiores a 500 SMMLV deberán ser aprobadas por el Gerente General (representante legal). Una vez las órdenes de compra de bienes y/o servicios estén autorizadas e impresas deben ser firmadas por el Gerente General. Las órdenes de compras de bienes y/o servicios superiores a 500 SMMLV deberán ser aprobadas por la Presidencia o la Gerencia General previa aprobación de la junta directiva. Una vez las órdenes de compras de bienes y/o servicios estén autorizadas e impresas deben ser firmadas por la Presidencia o la Gerencia General. ADMINISTRATIVAS Las órdenes de compra de bienes y/o servicios administrativos hasta 40 SMMLV deberán ser aprobadas por la Gerencia Financiera y Administrativa. Una vez las órdenes de compra de bienes y/o servicios estén autorizadas e impresas deben ser firmadas por la Gerencia Financiera y Administrativa. Las órdenes de compra de bienes y/o servicios administrativos superiores a 40 SMMLV deberán ser aprobadas por la Gerencia General. Una vez las órdenes de compra de bienes y/o servicios estén autorizadas e impresas deben ser firmadas por la Gerencia General o el Presidente. Los perfiles establecidos en el sistema de información financiera para las Órdenes de compra de bienes y/o servicios son los siguientes: 11. OBRA ADMINISTRATIVO Registro de órdenes de compra de bienes y/o servicios Ingeniero de compras. Asistente de compras. Auxiliar de compras Secretarias de Gerencia Secretarias de Presidencia Aprobación de órdenes de compra de bienes y/o servicios Subgerente de Construcciones, Subgerente Inmobiliario Subgerente Técnico, Subgerente de Proyectos Subgerente Comercial Subgerente de Mercadeo y Comunicaciones Gerencia General Presidente. Gerente Financiero y Administrativo, Gerencia General Presidente. 12. Toda compra de bienes y/o servicios superiores a 100 SMMLV deberá ser soportada por un contrato el cual deberá ser diligenciado y gestionado por el área de compras en las minutas preestablecidas según información avalada por la Subgerencia de Construcciones. Este es enviado a la Gerencia Jurídica por medio de la plataforma de solicitudes de servicio para su revisión.

5 VERSION: 08 VIGENCIA: 15-OCT-13 Página 5 de 19 Para la revisión del contrato por parte del área jurídica es requerido enviar por solicitud de servicios el contrato junto con los siguientes documentos 12. o o o o o o Certificado de Cámara de Comercio no mayor a 30 días de expedición. Copia del RUT. Oferta comercial del proveedor. Condiciones comerciales del contrato (objeto, duración, precio, forma de pago y pólizas del contrato) Especificaciones técnicas a incluir en el texto. Pliego de condiciones cuando se requieren > 100 SMMLV (T1) o 500 SMMLV (T2) si lo ameritan 13. Las órdenes de compra generadas en el Sistema Informático Financiero deberán incluir: duración, precio, forma de pago y Relación de pólizas exigidas. Para las obras que tengan obras adicionales, mayores cantidades u obras adicionales tener en cuenta los siguientes puntos: 14. Para la elaboración de un OTRO SI por valores adicionales o mayores cantidades de obra se debe entregar a los Ingenieros de Compras la respectiva acta de avance por parte de la obra debidamente aprobado por el Subgerente respectivo. En el caso que se presenten obras adicionales o mayores cantidades de obra en los contratos, se deberá realizar por parte del ingeniero de compras el respectivo OTRO SI por medio de una solicitud de servicio al departamento jurídico. Para los casos en que se genere un OTRO SÍ mediante el cual se modifique el monto y duración del contrato, el Ingeniero de compras deberá exigir al contratista que efectué las respectivas actualizaciones de las pólizas. Para obras adicionales y/o mayores cantidades, el área de compras puede emitir una nueva orden de compra de bienes y/o servicios al mismo contratista o proveedor inicial en el Sistema de Información Financiero, relacionando las mayores cantidades de obra y/o actividades adicionales, debidamente autorizadas por el Subgerente de Construcciones, Inmobiliario o Técnico Las órdenes de compra de bienes y/o servicios en USD se tramitan en el Sistema de Información Financiero, que a su vez lo convierte en Pesos Colombianos. Una vez la factura se radique en la empresa se deberán hacer los ajustes necesarios en las órdenes de compra por la diferencia en cambio que se genere en el evento en que sea necesario. Para suministros de materiales críticos (concreto, acero, ladrillo, divisiones en acero inoxidable), se deberá realizar una vez al año un contrato de suministro para establecer precios y condiciones de entrega en diferentes obras y a su vez establecer comparaciones con otros proveedores. Las facturas utilizadas para la el ingreso de materiales en libre disposición (con Formulario de movimiento de mercancías) y que estén fuera del plazo máximo de entrega de la facturación (25 de cada mes), se podrán recibir entre el 26 y el 30 del mismo mes.

6 VERSION: 08 VIGENCIA: 15-OCT-13 Página 6 de 19 La radicación de facturas de bienes y servicios, se debe hacer hasta el 25 de cada mes en la oficina ubicada en la entrada de la recepción del edificio administrativo de la ZFB (caja), y deben ser entregadas con los siguientes soportes: 18. OBRA a) Factura Original o Cuenta de cobro, con el número de consecutivo de la entrada de almacén o entrada de servicio. b) Copia de la orden de compra de bienes y/o servicios debidamente firmadas por el ingeniero de compras y Subgerente de Construcciones. c) Comprobante de entrada de almacén original firmadas por el Ingeniero Residente Técnico y/o Inspector de obra, Director de Obra, Director de Construcciones y Subgerente de Construcciones. d) Para la radicación de las facturas correspondientes a los cortes de obra se debe presentar el formato de avance de obra debidamente autorizado por el Director de Obra, Director de Construcciones, Subgerente de Construcciones y el contratista e) Si el proveedor es de régimen simplificado, para la radicación de la cuenta de cobro debe anexar los documentos anteriores, el RUT, el documento equivalente a factura. PARA ADMINISTRACIÓN: a) Factura Original o Cuenta de cobro, con el número de consecutivo de la entrada de almacén o servicio para los casos de Dotación y/o Papelería. Para las demás compras no aplica este número de consecutivo. b) Copia de la orden de compra de bienes y/o servicios debidamente firmada por la Gerente Financiera y Administrativa. c) Si el proveedor es de régimen simplificado, para la radicación de la cuenta de cobro debe anexar los documentos anteriores, el RUT y el documento equivalente a factura. La radicación de cuentas de cobro de anticipo se deben entregar con los siguientes documentos de soporte: 19. Primer paso: PASOS De contratista a área de compras: Segundo paso: Área de compras entrega a contratista. Tercer paso: Radicación de Contratista a Contabilidad DOCUMENTOS SOPORTES a) 2 copias del contrato firmado (incluye caratula y clausulado) b) Pólizas originales con su respectivo soporte de pago en original. c) Cuenta de cobro de anticipo en original. a) Cuenta de cobro de anticipo en original revisada por el área de compras. b) Formato de revisión de pólizas FO-PY-10 c) Copia de la orden de compras del bien y/o servicio d) Copia de las pólizas. a) Cuenta de Cobro en original b) Copia de la orden de compra de bienes y/o servicios debidamente firmadas por el ingeniero de compras y Subgerente de Construcciones. c) Copia de las pólizas exigidas. d) Para los casos de la contratación de obra, se debe traer el formato FO-PY-10 Formato de revisión de pólizas debidamente autorizado por el ingeniero de compras y Subgerente de Construcciones. 20. En ningún caso el anticipo podrá ser mayor al 30% del valor total del bien o servicio que se va a adquirir. En caso de requerirse un anticipo mayor a 30% y menor de 50% este deberá ser aprobado por la Gerencia General y mayores a 50% por la Presidencia exclusivamente.

7 VERSION: 08 VIGENCIA: 15-OCT-13 Página 7 de El control documental de los contratos de obra, órdenes de compra y órdenes de servicio, se hará en la oficina de Desarrolladora de Zonas Francas - Manzana 15 Lote 103 Tercer Piso. Dependiendo del tipo de contrato y negociación realizada (suministro, compraventa y/o contratistas de mano de obra), se deben solicitar las siguientes pólizas: Amparo Valor asegurado equivalente a Vigencia Buen manejo del Anticipo 100% del valor del anticipo Igual a la del contrato y cuatro meses más Responsabilidad civil Igual a la del contrato y cuatro 20% del contrato Extracontractual meses más Cumplimiento de contrato 30% del valor del contrato Igual a la del contrato y cuatro meses más Calidad y/o estabilidad de la obra 20% del contrato Igual a la del contrato y tres años más Prestaciones Sociales 10% del contrato Igual a la del contrato y tres años más Buen funcionamiento de equipos 20% o 30% del valor del equipos Garantia de equipo Póliza de repuestos 20% 3 años Nota: Los montos del valor asegurado podrán ser modificados por la Subgerencia respectiva previa negociación con el contratista o proveedor. Las pólizas deberán ser revisadas, controladas y guardadas por el área de compras, según los lineamientos establecidos por el departamento Jurídico de la compañía. (Ver FO-PY-10 Formato para Revisión de pólizas en la intranet). As Las firmas de autorización de los documentos en este procedimiento relacionados, garantizan la aprobación por parte de los responsables en cuanto a cantidades, valores, especificaciones y toda la información en ellos contenida. FLUJOGRAMA COMPRAS DE OBRA INICIO MANO DE OBRA RECIBO PROPUESTA OFICIAL SUMINISTRO ENTREGA DE PRESUPUESTO Y PROGRAMACIÓN DE OBRA. ELABORACION PLAN DE COMPRAS PLAN DE COMPRAS FO-PY-01 INICIO DE PROCESO DE COMPRAS 1

8 PREPARACIÓN DEL DOCUMENTO PR-PY-01 VERSION: 08 VIGENCIA: 15-OCT-13 Página 8 de 19 1 IDENTIFICAR Y DOCUMENTACIÓN DE ETAPAS DEL PLAN DE COMPRAS FO-PY-04 Pre Selección de proponentes Preparar Licitación / Cotización Recibo de propuestas Análisis de propuestas Adjudicación Documentación Contrato Fecha de llegada a la obra COLCREDIT >70 PTS PRESENTACIÓN DE PROPONENTES A COMITÉ REVISAR EVALUACIÓN ANTERIOR (SI APLICA) PROCESO DE LICITACIÓN PROCESO DE COTIZACIÓN ELABORACIÓN PLIEGO LICITACIÓN: PLIEGO ESPECIFICACIONES TÉCNICAS (PET) PLIEGO ESPECIFICACIONES CONTRACTUALES (PEC) ENVIAR CARTA A PROPONENTES CARTA CON LOS SGTES DOCUMENTOS: CARTA DE INVITACION PET PEC PLANOS FORMATOS DE LICITACIÓN CARTA DE INVITACIÓN: a) Descripción mínima del proyecto b) Cantidades c) Especificaciones d) Fecha de entrega e) Disposiciones para venta de insumos a Zonas Francas. f) Forma de Pago g) Plazos de ejecución h) Plazo de entrega de cotización i) Correspondencia y comunicaciones de la invitación j) Presentación de la propuesta k) Documentos integrantes de la propuesta l) Adjudicación y plazo de la misma m) Suscripción del contrato. 2 2

9 ADJUDICACIÓN ANALISIS DE PROPUESTA RECIBO PROPUESTA PR-PY-01 VERSION: 08 VIGENCIA: 15-OCT-13 Página 9 de PROCESO DE LICITACIÓN PROCESO DE COTIZACIÓN RECIBO PROPUESTAS EN SOBRES SELLADOS EL ORIGINAL Y COPIA APERTURA DE SOBRES ACTAS IDENTIFACIÓN VALORES CONDICIONES ESPECIFICACIONES RECIBO DEL MAIL O CARTA LA INFORMACIÓN SOLICITADA ANÁLISIS DE INFORMACIÓN SE COMPARAN LOS VALORES EN CASO DE PRESENTAR INCONSISTENCIAS LLAMAR PROPONENTES Y VERIFICAR INFORMACIÓN FORMATO EVALUACIÓN DE PROVEEDORES ANÁLISIS DE INFORMACIÓN. ANALIZAR PROPONENTES EN COMITÉ ADJUDICACIÓN DE PROPONENTES ENVÍO CARTA A LOS SELECCIONADOS COMPRA < 50 SMMLV APROBADAS POR SUBGERENCIA RESPECTIVA Y SOCIALIZADAS ENVIAR CARTA A PROPONENTES ENVÍO CARTA A LOS NO SELECCIONADOS DOCUMENTACIÓN DE CONTRATO 3 3

10 VERSION: 08 VIGENCIA: 15-OCT-13 Página 10 de PROCESO DE LICITACIÓN PROCESO DE COTIZACIÓN ELABORACIÓN DE CARÁTULA Y CLÁUSULA ELABORACIÓN OC u OS EN SIF AUTORIZACIÓN OC u OS IMPRIMIR OC u OS FIN APROBACIÓN DE CONTRATO POR CONTRATISTA DIGITALIZAR CONTRATO ENVÍO A CONTRATISTA PARA APROBACIÓN FINAL RECIBO DE CONTRATO FIRMADO POR CONTRATISTA FIRMA DE CONTRATO POR CONTRATANTE 2 EJEMPLARES PÓLIZA, RECIBO PAGO DE PÓLIZA, CTA COBRO, COPIA OC u OS 4

11 VERSION: 08 VIGENCIA: 15-OCT-13 Página 11 de 19 4 ENVIAR CONTRATO FIRMADO FÍSICO Y DIGITAL AL CONTRATISTA CUENTA COBRO EN ORIGINAL REVISADO POR COMPRAS, FORMATO POLIZA COPIA OC u OS, COPIA POLIZAS SOCIALIZACIÓN CONTRATO A DIRECTOR CONSTRUCCIÓNES, DIRECTOR DE OBRA Y JURÍDICO SEGUIMIENTO DE LLEGADA DE MATERIAL A OBRA REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES RESIDENTE TÉCNICO ENVÍO REEVALUACIÓN PROVEEDORES A COORDINADORA DE COMPRAS PARA SU CONSOLIDACIÓN FIN COMPRAS ADMINISTRATIVAS MATRIZ DE RESPONSABILIDADES: TAREA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN / OBSERVACIONES a) Identificar el producto o servicio a comprar b) Solicitar cotizaciones a proveedores seleccionados Colaborador Responsable de la compra Colaborador Responsable de la compra El Colaborador encargado de la compra identificará la necesidad que tiene de comprar un bien o servicio para la organización. Una vez el Colaborador ha identificado su necesidad, solicita a tres (mínimo dos) proveedores diferentes una cotización del material o servicio requerido.

12 VERSION: 08 VIGENCIA: 15-OCT-13 Página 12 de 19 c) Selección de cotización o propuesta Colaborador Responsable de la compra Jefe de Proceso De acuerdo a los parámetros de selección requeridos se elige el proveedor de acuerdo a las propuestas presentadas. d) Generar solicitud de servicio Colaborador Responsable de la compra Por medio de las solicitudes de servicio el Colaborador responsable de realizar la compra deberá generar una solicitud de servicio a la Secretaria de Gerencia o Presidencia (según el caso) con la información requerida en el formato PR-SF-01-FO-01. e) Creación de la orden de compra de bienes y/o servicios f) Aprobación de la orden de compra g) Impresión de órdenes de compra Secretarias de Gerencia o Presidencia Gerente Financiera y Administrativa Secretarias de Gerencia o Presidencia El formato PR-SF-01-FO-01 Requerimiento de producto y/o servicio debe estar diligenciado en su totalidad de acuerdo a la información requerida y debidamente firmado por el jefe de proceso. Posteriormente debe ser entregado por el Colaborador a la secretaria de Gerencia y/o Presidencia (según el caso) junto con las dos o tres cotizaciones requeridas (si aplica) Las órdenes de compra de bienes y/o servicios deberán ser realizadas en el Sistema de Información Financiero de acuerdo a la información registrada en la solicitud de servicio generada para tal fin. La Gerente Financiera y Administrativa deberá ingresar al módulo de aprobación de órdenes de compra en el Sistema de Información Financiero para aprobar las órdenes que se encuentren pendientes según los niveles de aprobación dados en las consideraciones generales. Una vez las órdenes de compra de bienes y/o servicios estén autorizadas en el Sistema de Información Financiero, la secretaria de presidencia y/o gerencia deberá imprimir las órdenes de compra de bienes y/o servicios, y pasarlas a la Gerente Financiera y Administrativa para su firma. Posteriormente la secretaria de presidencia y/o gerencia entregará al Colaborador respectivo que solicitó la orden de compra una copia de la misma para que realice su trámite. Una vez se haya entregado o enviado la copia de la orden de compra del bien y/o servicio al Colaborador respectivo, la Secretaria de Presidencia y/o Gerencia archivará la orden de compra original para su respectivo control en el AZ correspondiente. Es responsabilidad de la Secretaria de Presidencia y/o Gerencia mantener al día el archivo del consecutivo de los originales de las órdenes de compra de bienes y/o servicios de la organización.

13 VERSION: 08 VIGENCIA: 15-OCT-13 Página 13 de 19 h) Entrega de órdenes de compra al proveedor Colaborador responsable de la compra El Colaborador responsable de la compra deberá enviar al proveedor la copia de la orden de compra de bienes y/o servicios con el fin de legalizar la compra del bien y/o servicio solicitado. i) Recibo del bien y/o servicio comprado Colaborador responsable de la compra Secretarias de Gerencia o Presidencia Una vez el Colaborador recibe a satisfacción el bien y/o servicio comprado, deberá ingresar en el Sistema de Información Financiero a la orden de compra y Confirmarla, con el fin de validar su recibido. Esta Confirmación no es válida para las órdenes de compra de Dotación y Papelería, las cuales deberán ser cargadas como entradas de almacén en el Sistema de Información Financiero en el Módulo de inventarios por las secretarias de presidencia y/o gerencia. Cuando las secretarias de presidencia y/o gerencia realicen la entrada de almacén de la Dotación y/o Papelería en el Sistema de Información Financiero, el sistema automáticamente cargará esta compra al Módulo de inventarios. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES: DE OBRA VER FLUJOGRAMA TAREA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN / OBSERVACIONES a) Recibir el Presupuesto de obra. b) Entrega de presupuesto y Programación de obra. Subgerente Técnico Subgerente de Construcciones Subgerente de Proyectos Subgerente de Construcciones Subgerente de Proyectos El Subgerente Técnico deberá entregar al Subgerente de Construcciones (o subgerente de proyectos) los diseños, especificaciones y presupuesto oficiales para proceder a generar la programación de obra. Los presupuestos oficiales deben discriminar las actividades de mano de obra y suministro. El subgerente de construcciones o de proyectos deberá entregar al área de compras el presupuesto oficial, diseños, especificaciones y la programación de obra con el fin de poder elaborar el Plan de compras FO-PY-01. La programación de obra deberá discriminar la actividad a ejecutar y la fecha de entrega de los insumos para su ejecución, para cada una de las actividades descritas en el presupuesto oficial. En caso de presentarse una reprogramación de obra realizar la respectiva actualización del programa de obra en especificaciones, tiempo y costo e informar oportunamente al área de compras los cambios respectivos.

14 VERSION: 08 VIGENCIA: 15-OCT-13 Página 14 de 19 La entrega del presupuesto oficial y la programación de obra deberán ser entregadas como mínimo 20 días antes de iniciar las primeras actividades de obra. c) Elaboración del plan de compras Ingeniero de compras. Los Ingenieros de Compras elaboran el plan de compras con base a la programación de obra y el presupuesto oficial. Para su elaboración se debe tener en cuenta las actividades e insumos críticos para el inicio de obra con el fin de no generar retrasos en la ejecución. En el plan de compras se debe establecer la fecha de inicio para el trámite de la compra de insumos y servicios d) Inicio de proceso de compras Ingeniero de compras Subgerencia de Construcciones La Subgerencia de Construcciones autoriza el inicio del proceso de compras (dada en comité de compras/proyectos), de acuerdo a lo establecido el Plan de Compras FO-PY-01 específico para cada proyecto. e) Realizar el plan general de compras Ingeniero de compras Diligenciar el formato Plan de Compras FO-PY-01, en el cual se identifican las siguientes etapas del proceso de compras. a) Pre Selección de proponentes b) Preparar Licitación / Cotización c) Recibo de propuestas d) Análisis de propuestas e) Adjudicación f) Documentación Contrato g) Fecha de llegada a la obra Con la fecha en la que debe llegar o ejecutar cada una de las actividades en el plan de compras mencionado se debe proyectar los tiempos de ejecución de cada una de las etapas del proceso de compras para cumplir con la entrega oportuna a obra. f) Preselección de proponentes Comité de compras/proyectos El área de compras realiza una preselección de contratistas o proveedores, los cuales son presentados en comité para ser avalada su participación a licitar o cotizar. Los contratistas o proveedores preseleccionados preferiblemente deben estar evaluados por la empresa COLCREDIT, en caso de no estarlo se debe iniciar el trámite de evaluación por ellos. Los contratistas o proveedores que vayan a enviar su propuesta deben tener una calificación no inferior a 70 puntos en la evaluación de COLCREDIT. Para los casos de los contratistas que hayan realizado actividades en proyectos anteriores, se debe revisar el estado de la Evaluación de proveedores y contratistas (ver formato de

15 VERSION: 08 VIGENCIA: 15-OCT-13 Página 15 de 19 Evaluación de proveedores y contratistas). En caso de que la actividad contrastada se haya ejecutado en su totalidad y no se haya realizado la evaluación, se debe proceder a realizarla para efecto de poder solicitar una nueva cotización a estos proveedores y contratistas. Para los casos en que los contratistas o proveedores hayan obtenido un resultado inferior al 70% en actividades anteriores, en el formato de Evaluación de proveedores FO-TC-07, estos no podrán ser tenidos en cuenta en la próxima invitación a cotizar. g) Definición si la compra entra a proceso de licitación o cotización Ingenieros de compras De acuerdo al monto establecido el área de compras establece si la compra se realiza por proceso de licitación o se realiza una compra convencional. El proceso de licitación se inicia para las compras de insumos o servicios que superen los 500 SMMLV. Y el proceso de cotización se inicia para las compras de insumos o servicios que no superen los 500 SMMLV. Una vez se cumplen las etapas de Preparación, Recibo de propuestas, Análisis de propuestas y Adjudicación el proceso de compras tanto para Licitación como para Cotización, se deben seguir el mismo proceso a partir del literal L h. PREPARACIÓN DE DOCUMENTACIÓN PARA LICITAR O COTIZAR LICITAR: COTIZACIÓN: Ingeniero de Compras Ingeniero de Compras Preparación de pliegos de licitación: El área de diseño deberá entregar al área de compras las especificaciones técnicas y los planos del proyecto, con los cuales se prepara el Pliego de especificaciones Técnicas (PET) y el Pliego de Especificaciones Contractuales (PEC). Se procede a realizar las cartas de invitación a los proponentes seleccionados previamente en el comité de compras. Se envía a los proponentes la carta de invitación, el PET, el PEC, los planos respectivos y los formatos de licitación. Los proponentes tendrán un plazo máximo de 8 días calendario para enviar su oferta. Se realizar la carta de invitación a cotizar donde se especifican los siguientes puntos: a) Descripción mínima del proyecto b) Cantidades c) Especificaciones d) Fecha de entrega e) Disposiciones para venta de insumos a Zonas Francas. f) Forma de Pago g) Plazos de ejecución

16 VERSION: 08 VIGENCIA: 15-OCT-13 Página 16 de 19 i. RECIBO DE LA PROPUESTA DE LICITACIÓN O COTIZACIÓN h) Plazo de entrega de cotización i) Correspondencia y comunicaciones de la invitación j) Presentación de la propuesta k) Documentos integrantes de la propuesta l) Adjudicación y plazo de la misma m) Suscripción del contrato. Para los casos en que las actividades a contratar no superen los 20 SMMLV los contratistas o proveedores pueden enviar su cotización por medio digital especificando como mínimo la cantidad, el costo y tiempo de entrega. LICITACIÓN: Ingeniero de Compras Subgerencia Proyectos COTIZACION Ingeniero de Compras de Las propuestas de los contratistas o proveedores son entregadas directamente en el departamento de compras en un Sobre debidamente cerrado y en original y copia. El área de compras junto con la Subgerencia de Proyectos procede a realizar la respectiva apertura de los sobres dejando como constancia un acta donde se indica los Valores, Condiciones de Pago, Especificaciones y plazo de entrega. Se recibe por parte de los contratistas y proveedores vía digital o físicamente la propuesta con toda la información solicitada en la carta de invitación o mail enviado. j. ANALISIS DE LAS PROPUESTAS DE LICITACIÓN O COTIZACIÓN LICITACIÓN y COTIZACIÓN Ingeniero de Compras Asistente de Compras El área de compras procede a realizar el análisis de la información de las propuestas, registrándolo en el formato de evaluación de proveedores. Se comparan las diferentes propuestas con el valor que se establece en el presupuesto oficial y se hace la verificación del costo de cada uno de los capítulos y actividades del presupuesto con el fin de garantizar la nivelación de las propuestas (revisión de APU y AIU). En caso de presentarse inconsistencias en los valores de los capítulos y actividades los ingenieros de compras se comunican con los proponentes para verificar y ajustar dichas inconsistencias. k. ADJUDICACIÓN DE LAS PROPUESTAS ENVIADAS DE LICITACIÓN O COTIZACIÓN LICITACIÓN Comité de Compras / Proyectos Una vez niveladas las propuestas se presenta ante el comité de compras / proyectos en el formato de evaluación para su revisión.

17 VERSION: 08 VIGENCIA: 15-OCT-13 Página 17 de 19 Los miembros del comité analizaran los proponentes y el análisis presentado por el área de compras y procederán a adjudicar el contrato. Una vez seleccionado el proponente se envía la carta de Adjudicación para dar inicio al proceso de contratación. A los proponentes que no han sido adjudicados se les envía carta de agradecimiento por su participación en el proceso licitatorio. Todas las compras adjudicadas deben quedar relacionadas en la respectiva acta de comité de compras / proyectos como evidencia de su elección. COTIZACION Comité de Compras / Proyectos l) Documentación del Contrato Ingenieros de compras Abogados Gerente General Las compras y servicios inferiores a 50 SMMLV que son previamente seleccionados por el área de compras, son aprobadas por las Subgerencias de Construcciones, Técnico e Inmobiliario y debidamente socializadas en comité de compras. Las compras que superen los 100 SMMLV deben estar soportadas por un contrato. Se elabora la carátula y clausulado del contrato dependiendo de la negociación y se envía al área jurídica a través de solicitudes de servicio junto con los documentos referenciados en el numeral 12 de las consideraciones generales para su revisión y ajustes. m) Elaboración de la orden de compra de bien y/o servicio n) Impresión y firma de órdenes de compra o) Revisión del contrato por parte del área jurídica Ingeniero de compras Ingeniero de compras Subgerencia de Construcciones Gerente General Presidente Abogado Ingeniero de Se elabora la orden de compra o servicio en sistema informático financiero para aprobación del Gerente General. Paralelamente a la documentación del contrato el ingeniero de compras deberá realizar la orden de compra del bien y/o servicio en el Sistema de Información Financiero con el fin de soportar el contrato o compra según el caso. Después de elaborada la orden de compra de bien y/o servicio se dará la respectiva aprobación en el Sistema de Información Financiero según los niveles de autorización dados. Una vez las órdenes de compra de bienes y/o servicios estén autorizadas en el Sistema de Información Financiero, el ingeniero de compras deberá imprimir las órdenes de compra de bienes y/o servicios, y pasarlas para su firma. Para el proceso de cotización se ejecuta la compra con los pasos anteriores. El área jurídica revisa la documentación enviada por el área de compras y hace los ajustes necesarios al contrato.

18 VERSION: 08 VIGENCIA: 15-OCT-13 Página 18 de 19 p) Revisión del contrato por parte del contratista. Compras Subgerente de Construcciones, Técnico o Inmobiliario Contratista Ingeniero de Compras Abogado Subgerente de Construcciones, Técnico o Inmobiliario El contrato ajustado es nuevamente enviado al área de compras para presentación a la Subgerencia respectiva y autorización de envío al contratista. En esta etapa el contratista revisará el contrato y solicitará al área de compras los ajustes que crea necesarios en caso de que apliquen. Dependiendo del tipo de ajuste que solicite el contratista el contrato deberá ser revisado nuevamente por el área jurídica y por la subgerencia respectiva, quienes autorizaran o no los cambios solicitados. El contrato final con los ajustes aprobados es enviado nuevamente al contratista junto con la orden de compra o servicio (firmada por el ingeniero de compras y Subgerente respectivo) para su firma. q) Recepción del contrato final. Contratista Ingeniero de Compras r) Firma del contrato Subgerente de Construcciones, Técnico o Inmobiliario Abogado Gerente General El contratista deberá hacer llegar al área de compras dos ejemplares del contrato del mismo tenor y valor, junto con los siguientes documentos: a) Pólizas en original b) Recibo de pago de las pólizas en original. c) Cuenta de cobro del anticipo (en caso de requerirse). d) Copia de la Orden de compra o servicio debidamente firmada. Una vez se cuenta con todos los documentos relacionados en el literal anterior se solicita a la Subgerencia respectiva el visto bueno a la caratula y clausulado. Posteriormente el contrato es pasado al área Jurídica para su visto bueno y con esto pasarlo a la Gerencia General para su firma. El área de compras procederá a digitalizar el contrato y guardarlo en la carpeta de obra respectiva, así mismo el documento original es guardado en el archivo físico de compras. Un ejemplar del contrato firmado es enviado física y digitalmente al contratista junto con los documentos relacionados en el segundo paso del numeral 19 de las consideraciones generales (recepción del contrato final) Las firmas de los contratos deben estar acorde a los niveles de autorización en los estatutos de la compañía.

19 VERSION: 08 VIGENCIA: 15-OCT-13 Página 19 de 19 s) Socialización del contrato Ingeniero de compras El área de compras envía al Director de Obra y/o Residente técnico / Administrativo copia digitalizada del contrato aprobado para que inicien con la coordinación de ejecución de las actividades contratadas. Así mismo se envía una copia digitalizada del contrato aprobado al área jurídica para su conocimiento de la última versión. t) Seguimiento al proveedor y/o contratista para la entrega del material u) Reevaluación de proveedores. Ingeniero compras Ingeniero Residente Técnico Director de Obra Director de Construcciones Subgerente de Construcciones Ingeniero de compras El Ingeniero de Compras debe realizar el seguimiento al proveedor o contratista para garantizar el recibo de los insumos y materiales de obra de acuerdo a las fechas establecidas en el Plan de Compras FO-PY-01 Cuando el proveedor o contratista termine su actividad, el ingeniero residente técnico deberá diligenciar el formato de Evaluación de Contratistas y Proveedores FO-TC-07, con el cual determinará o no su invitación para el siguiente proyecto (resultados de evaluación menores al 70% no permiten la invitación a cotizar al siguiente proyecto) Así mismo el Ingeniero Residente Técnico deberá enviar en formato físico y medio digital (debidamente firmado por él Ingeniero Residente Técnico, el proveedor y/o contratista y Subgerente de Construcciones), al Ingeniero de compras para su archivo y diligenciamiento del cuadro consolidado de proveedores. (ver carpeta ubicada en red : Patricia (carpeta ) en servidor de aplicaciones carpeta departamento de proyectos carpeta Calidad carpeta Proveedores archivo Base de Datos de Proveedores ) ANEXOS N/A FORMATOS Ver listado maestro de registros