BASE DE DATOS PARA EL INVENTARIO DEL ALMACÉN DEL SISTEMA TELEFÉRICO DE MÉRIDA

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1 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL TURISMO COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS BASE DE DATOS PARA EL INVENTARIO DEL ALMACÉN DEL SISTEMA TELEFÉRICO DE MÉRIDA MÉRIDA, NOVIEMBRE 2013

2 COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA ÁREA DE PASANTÍAS BASE DE DATOS PARA EL INVENTARIO DEL ALMACÉN DEL SISTEMA TELEFÉRICO DE MÉRIDA TUTOR ACADÉMICO AUTOR: NAIKARY ERAZO G. NANCY BONAVINO TUTOR EMPRESARIAL OSMAN RODRÍGUEZ MÉRIDA, NOVIEMBRE 2013

3 AGRADECIMIENTOS Agradezco a Dios misericordioso por ser el pionero en mi vida, a mis padres por sus sabios consejos, a las personas que de alguna manera u otra estuvieron allí apoyándome, a mis buenos compañeros por su solidaridad en momentos difíciles y a la institución por haber creído en mí. i

4 COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA COORDINACIÓN DE INVESTIGACIÓN BASE DE DATOS PARA EL INVENTARIO DEL ALMACÉN DEL SISTEMA TELEFÉRICO DE MÉRIDA Autor: Naikary Erazo Fecha: Noviembre 2013 RESUMEN La investigación que se presenta a continuación, se enfoca en el proceso de control de inventarios que se lleva a cabo en el departamento administrativo de almacén, el cual está conformado por un Jefe y pertenece a la empresa Sistema Teleférico de Mérida. El objetivo de ésta es optimizar el mencionado proceso mediante la aplicación de una herramienta tecnológica que permita minimizar el trabajo manual y facilitar la recuperación de información de los artículos existentes en el almacén. Para lograr el objetivo planteado se aplicó una investigación de tipo proyecto factible, con un diseño de observación directa y participante. Por tratarse de que la población era una sola persona, la muestra se consideró finita y abarcó la población descrita. Se construyó el marco teórico que permitió realizar el análisis de las implicaciones de los conceptos emitidos por autores expertos en la problemática planteada. La herramienta seleccionada para optimizar el proceso de control de inventarios fue una base de datos de tipo relacional y para su creación se diseñó un plan que abarcara las actividades requeridas para tal fin. Para el diseño físico de la base de datos se utilizó el sistema gestor de base de datos Microsoft Access. Descriptores: Almacén, inventario, control, productos, herramientas, base de datos. 2

5 ÍNDICE GENERAL AGRADECIMIENTOS... I RESUMEN... 2 ÍNDICE DE FIGURAS... 5 ÍNDICE DE ANEXOS... 7 INTRODUCCIÓN... 8 FASE I LA EMPRESA DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA FILOSOFÍA CORPORATIVA FINES VALORES CORPORATIVOS MISIÓN VISIÓN OBJETIVOS ESTRUCTURA ORGANIZATIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA DONDE SE REALIZÓ LA PASANTÍA FASE II EL PROBLEMA PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA OBJETIVOS DEL ESTUDIO Objetivo General Objetivos Específicos JUSTIFICACIÓN ALCANCE DE LA INVESTIGACIÓN FASE III MARCO TEÓRICO ANTECEDENTES BASES TEÓRICAS

6 FASE IV MARCO METODOLÓGICO TIPO Y DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN POBLACIÓN Y MUESTRA TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS FASE V DIAGNÓSTICO QUE SUSTENTA LA INFORMACIÓN DISCUSIÓN FASE VI LA PROPUESTA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA JUSTIFICACIÓN Y ALCANCE DE LA PROPUESTA OBJETIVOS Objetivo general de la propuesta Objetivos específicos de la propuesta ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA DESARROLLO DE LA PROPUESTA Requerimientos de información Diseño conceptual de la Base de Datos Diseño lógico de la Base de Datos Diseño físico de la Base de Datos Viabilidad de la Propuesta CONCLUSIONES RECOMENDACIONES REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

7 ÍNDICE DE FIGURAS Figura.01: Organigrama general del Sistema Teleférico de Mérida 17 Figura.02: Organigrama departamental del Sistema Teleférico de Mérida 18 Figura.03: Organigrama de la Oficina de Administración..22 Figura.04: Estructura Organizativa de la Unidad de Almacén..22 Figura 05: Análisis de Requerimientos.43 Figura 06: Diagrama Entidad Relación...47 Figura 07: Diseño físico de la base de datos

8 ÍNDICE DE CUADROS Tabla N 01. Capacidad operativa del antiguo sistema teleférico vs el modernizado Tabla Nº 02. Almacén Tabla Nº 03. Producto..49 Tabla Nº 04. Entradas Tabla Nº 05. Salidas.50 Tabla Nº 06. Formulario Almacén..52 Tabla Nº 07. Formulario salidas.52 Tabla Nº 08. Formulario entradas..53 Tabla Nº 09. Formulario productos 54 6

9 ÍNDICE DE ANEXOS Anexo 1: Bitácora de actividades.. 60 Anexo 2: Control de asistencia..77 7

10 INTRODUCCIÓN El mundo, para bien o para mal, se ha tenido que ir amoldando a los cambios que se generan con el pasar de los días. Los científicos e investigadores luchan constantemente por llamar la atención de los seres humanos, planteándose de esa manera retos con la finalidad de superarse así mismos, lo cual ha producido una gran competitividad en el campo empresarial, puesto que con el transcurrir del tiempo, las grandes industrias han logrado crecer mecanizando sus procesos de trabajo. Cabe resaltar que nada sería posible sin el talento humano. Sin embargo, también es necesario contar con el apoyo tecnológico que facilite los métodos de trabajo, esos que con el paso de los años van aumentando su complejidad. De acuerdo a lo expresado anteriormente, no está demás hablar un poco de ese apoyo tecnológico que puede ser tomado en cuenta y utilizado principalmente por las empresas, independientemente del tipo de las mismas. Este está conformado por herramientas tecnológicas innovadoras que ayudan a recolectar gran cantidad de información de manera ordenada y precisa, lo cual puede que no se note a simple vista, pero son muy provechosas para aquellas personas que se enfrentan con el manejo de una cantidad excesiva de datos. Actualmente, la más utilizada es la base de datos, la cual agiliza procesos de registro de datos y recuperación de información mediante un sistema gestor, esto le brinda al usuario una manera fácil de automatizar su 8

11 trabajo manual y con ello minimizar el tiempo para realizarlo y los errores en los que pueda incurrir. La empresa Sistema Teleférico de Mérida ha hecho lo posible por adaptarse a los cambios que ha venido ofreciendo la tecnología estos últimos tiempos, tratando de adquirir nuevas tecnologías para implementarlas dentro de su gestión y brindarle a sus empleados las herramientas necesarias para sus labores diarias. Al respecto, es necesario mencionar que el área de almacén de esta institución se ha visto afectada en cuanto a la obtención de información veraz y oportuna respecto a los productos allí depositados, lo cual evidencia la necesidad de contar con una solución informática que permita la optimización del trabajo que se viene ejecutando de forma manual. Esta situación planteó la necesidad de proponer una herramienta que permita disminuir la problemática existente. Basado en la misma, se llevó a cabo la investigación que se detalla en este documento, la cual se estructuró en seis (6) fases, según el Instructivo para la Elaboración del Informe Final de Pasantía Administrativa. A continuación se definen las fases y su contenido. FASE I: LA EMPRESA En este apartado se muestra todo lo referente a la institución donde se encuentra el objeto de estudio. FASE II: EL PROBLEMA Aquí se describe la problemática existente y se define a dónde se quiere llegar con la investigación. 9

12 FASE III: MARCO TEÓRICO Dentro de esta fase se encuentran descritas las bases que dieron pie a la investigación. FASE IV: MARCO METODOLÓGICO Presenta los métodos e instrumentos aplicados para llevar a cabo la investigación. FASE V: DIAGNÓSTICO QUE SUSTENTA LA INFORMACIÓN Aquí se muestra el resultado obtenido mediante las técnicas que se aplicaron para la recolección de los datos. FASE VI: LA PROPUESTA Se presenta la propuesta en cuestión y se abre paso al desarrollo de la solución de la problemática existente. 10

13 FASE I LA EMPRESA A continuación se da a conocer la empresa en la cual se desarrollaron las actividades de pasantías administrativas, lo cual es un requisito primordial para obtener el título de T. S. U. en Hotelería y Servicios de la Hospitalidad, el mismo es otorgado por el Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos. Tales pasantías comprenden un lapso de dieciocho semanas comenzando el 10 de Julio y culminando el 25 de octubre del año corriente Descripción de la Empresa Toda la información referida a la empresa que se incluye a continuación, fue facilitada por la misma a través del Manual Indicadores de Gestión Firma y razón social de la Empresa SISTEMA TELEFÉRICO DE MÉRIDA S.A. Descripción El Sistema Teleférico de Mérida es una filial de la empresa Venezolana de Teleféricos S.A. (VENTEL), que está adscrita al Ministerio del Poder Popular para el Turismo. Ubicación El sistema teleférico de Mérida se encuentra ubicado en el Municipio Libertador, Parroquia El Sagrario, sector Barinitas, específicamente al final de la calle 24, frente a la Plaza Las Heroínas, estado Mérida Venezuela. 11

14 Reseña histórica Según lo expresa el manual indicadores de gestión 2009 del Sistema Teleférico de Mérida. El Teleférico de Mérida fue preconcebido en 1952 por un grupo de andinistas venezolanos con la finalidad de facilitar el ascenso a la Sierra Nevada de Mérida. En 1955, la iniciativa fue tomada en cuenta y se procedió a hacer el levantamiento topográfico a fin de desarrollar el proyecto. Para 1957, ya estaba en funcionamiento el teleférico de carga hasta la estación La Aguada, el cual sirvió de transporte para los materiales necesarios para la construcción de las estaciones. El teleférico fue construido mayormente con apoyo francés, suizo y alemán; la obra se concluyó en Marzo de 1960 gracias al apoyo de mano de obra venezolana y del equipo técnico extranjero dirigido por el especialista francés Maurice Comte. La obra tuvo un costo para el momento histórico de su construcción de aproximadamente 16 millones de dólares. El sistema teleférico de Mérida (STM) fue construido en 1958, comenzó operaciones en 1960, posteriormente pasó a formar parte de la Corporación Venezolana de Hoteles y Turismo C.A. (CONAHOTU), según Gaceta Oficial 1591de fecha 22/06/1973, una vez suprimida CONAHOTU, se crea la Corporación Venezolana de Turismo, quien asume su adscripción hasta el año 2001, cuando ésta desaparece según Gaceta Oficial 37332, de fecha 26/12/2001. El sistema teleférico de Mérida pasa a formar parte de los activos de CONVIASA, INATUR, hasta mediados del siglo 2006, posteriormente es transferido a VENETUR S.A. según Gaceta Oficial Nº38450 en fecha 02/06/2006 y actualmente forma parte de VENEZOLANA DE TELEFERICOS S.A.(VENTEL) según Gaceta Oficial Nº38915 de fecha 22/04/

15 Con el fin de mantener la vigencia y calidad del servicio, el Sistema Teleférico emprendió un proceso de actualización tecnológica en sus sistemas de electricidad, electrónica y mecánica. Este se inició a raíz de una inspección realizada en el año 2008, por parte de los expertos pertenecientes a la empresa austriaca Doppelmayr. El proceso de remodelación se inició en el año 2010, siendo la mencionada empresa la responsable de solventar los problemas presentados en las conclusiones del informe de inspección que derivó en el cierre del Sistema Teleférico de Mérida. En la siguiente figura se muestra el recorrido de una de las líneas de transporte con las cuenta el Sistema Teleférico de Mérida, la cual tiene como objetivo transportar a los turistas a las cinco estaciones y abarca un total de 12,5km de recorrido. Grafica Nº 1: Recorrido del Teleférico de Mérida Fuente. Sistema Teleférico de Mérida. Indicadores de Gestión, (2009) 13

16 1.2.- Filosofía Corporativa Según señala la empresa Sistema Teleférico de Mérida dentro del manual Indicadores de Gestión, (2009), la misma tiene como filosofía corporativa: afirmar el compromiso de trasladar a los visitantes a las cumbres más elevadas de Venezuela de la manera más eficiente posible sin excluir a los sectores sociales desfavorecidos con un compromiso mutuo entre el Sistema Teleférico de Mérida y el público, resaltando los valores de integridad, respeto, seguridad y promoción de las costumbres y tradiciones andinas Fines Según la información otorgada por la empresa, se entiende que el fin de ésta es trasladar a los distintos Usuarios del Sistema Teleférico de Mérida a las cumbres más altas de Venezuela, maximizando la rentabilidad y asegurando la auto sostenibilidad de la misma Valores Corporativos Integridad Excelencia Respeto Compromiso Mutuo Proyección Social Creatividad en la Atención al Publico Seguridad para los Trabajadores Uso de Tecnología Propia 14

17 Hospitalidad y Confianza Rentabilidad y eficiente y asequibilidad social Misión Ofrecer servicios de transporte por cable a los distintos usuarios del Teleférico, para satisfacer las necesidades de recreación, esparcimiento, aprendizaje y disfrute de la naturaleza, ubicado en el parque Nacional Sierra Nevada, Promoviendo el desarrollo de actividades eco-turísticas, resaltando las costumbres del andino y su acervo cultural y tradicional Visión Consolidar el Sistema Teleférico de Mérida como el mejor prestador de servicios turísticos de su área por excelencia en el ámbito nacional e internacional, dentro de un enfoque integrador de inclusión y bienestar social, aspirando a los más altos niveles de eficiencia organizacional y proyectando la imagen de una Venezuela multidestino Objetivos Prestar un servicio de calidad integral a todos nuestros clientes, tanto internos como externos. Satisfacer las expectativas de nuestros visitantes en cuanto a recreación, esparcimiento y acercamiento a la naturaleza, atraídos por el Parque Nacional Sierra Nevada. Ofrecer a nuestros visitantes el mejor servicio turístico para hacerlos sentir como en casa. 15

18 Mantenerse como la empresa turística del estado Venezolano más eficiente y rentable del occidente nacional, favorecedora de la economía regional y promotora de la imagen turística de Venezuela ante el mundo y de los Andes ante el país. Crecer, diversificarse y desarrollarse en áreas de servicio complementario y secundario para optimizar la estadía del turista nacional y extranjero que utiliza el sistema de acceso a la Sierra Nevada de Mérida. Proyectar y estimular la práctica del turismo de bajo impacto para armonizar con nuestros espacios naturales protegidos y asegurar la calidad de vida de las generaciones futuras, junto a los recursos destinados a ser fuente de desarrollo social. Fuente. Sistema Teleférico de Mérida. Indicadores de Gestión, (2009) Estructura Organizativa El Sistema Teleférico de Mérida está adscrito a Venezolana de Turismo S.A. (VENETUR), ente dependiente del Ministerio del Poder Popular para el Turismo (MINTUR). La estructura organizativa vigente hasta el momento del cierre del STM, fue cambiada con la autorización del Presidente de la República en consejo de Ministros, según Decreto Nº6031 de fecha 22 de Abril de 2008, publicado en Gaceta Oficial de la República de Venezuela Nº38915 de la misma fecha. 16

19 Figura 01. Organigrama general del Sistema Teleférico de Mérida Gerencia General Auditor interno Asistente de gerencia Sub Gerencia Oficina de administración Oficina de planificación y presupuesto Oficina de recursos humanos Oficina de informática Oficina de seguridad integral Gerencia de ingeniería y mantenimiento Gerencia de mercadeo y ventas Fuente. Manual de normas del STM, (2007) 17

20 Figura 02. Organigrama departamental del Sistema Teleférico de Mérida Auditor Interno Controlador Principal Gerencia General Sub- Gerencia Asistente Gerencia General Asesor Jurídico Unidad Compras Unidad Contabilidad Asistente Administrativo Ayudante de Almacén Unidad Almacén Oficina de Administración Unidad Tesorería Mensajero Oficina Unidad Bienes Muebles Asistente de Tesorería Oficina Recursos Humanos Auxiliar de RRHH Analista de Personal I Oficina de Planificación Y Presupuesto Analista de Planificación y Presupuesto Oficina de Informática Asistente de Informática Unidad de Seguridad y Salud laboral Unidad de Seguridad Interna Oficina de Seguridad Integral Unidad Primeros Auxilios Adjunto de la Oficina de Seguridad Integral Unidad de Servicios Generales Mini-Tienda Teleférico. Taquillas Boletos Controlador Estacionamiento Gerencia de Ing. y Mantenimiento Adjunto de la Gerencia de Ing. Y Mantenimiento Gerencia Mercadeo y Ventas Asistente de Mercadeo Departamento Mecánico Departamento Eléctrico Departamento De Taller Departamento Reservaciones Departamento Atención al Cliente Fuente. Manual de Normas y procedimientos, (2007) 18

21 Modernización del Sistema Teleférico de Mérida De acuerdo a la información facilitada por la empresa en cuanto a la modernización de Sistema Teleférico de Mérida, se incluye a continuación un cuadro comparativo de la capacidad operativa del antiguo sistema teleférico respecto al modernizado. Tabla N 01. Capacidad operativa del antiguo sistema teleférico vs el modernizado. Teleférico modernizado Concepto Teleférico actual (tramos 1,2,3 y 4) 1-capacidad por cabina 40 personas (30 sentados y 10 de pie. 60 personas (40 sentados y 20 de pie) 2-velocidad de trayecto Máximo 5m/s Máximo 7m/s 3-traslado de Máximo 160 personas Máximo 320 personas personas/hora 4-maquinaria de impulsión -No apta para el total aprovechamiento de la capacidad física instalada. -componentes no disponibles en el mercado. -eficiencia para el total aprovechamiento de la capacidad física instalada. -garantía de disponibilidad de componentes y tecnología de punta. 5-tipo de sistema teleférico Un cable portador Dos cables tractores Dos cables portadores Un cable tractor 6-sistema de control y potencia. Sistema electrónico Sistema electrónico computarizado(plc) 19

22 7-sistema de rescate y salvamento. 8-Sistema de torres de soporte. Rescate vertical(winch Sistema de rescate manual) integrado horizontal:(i) motor diesel hidráulico, (ii) rueda dentada acoplada a polea motriz. 12 torres estructurales 9 torres estructurales nuevas. Fuente. Sistema Teleférico de Mérida. Indicadores de gestión, (2009) Unidad administrativa donde se realizó la pasantía El Entrenamiento Empresarial se llevó a cabo en el área de Almacén del Sistema Teleférico de Mérida, bajo las órdenes de Dileiby Sánchez encargada de Almacén y respectiva supervisora inmediata. Esta área se encarga de resguardar los artículos o materiales que deben ser destinados a los distintos departamentos al momento en que estos lo necesitan, de igual forma el encargado de esta unidad tiene la responsabilidad de hacer un cierre de mes. Se debe aclarar que algunos artículos que se mantienen bajo custodia en esta sección son de uso delicado debido a que son químicos, también hay utensilios eléctricos, mecánicos y de taller, por lo que se deben manipular cuidadosamente. Una de las actividades que más se emplea aquí, es la entrega de equipos y materiales a aquellos que lo requieren, lo cual al momento en que se le da salida, se anota en el respectivo libro de salidas de almacén. 20

23 Durante el período de pasantías realizado en esta unidad, se obtuvo conocimiento acerca de cómo gestiona las actividades el encargado de un almacén. Una de sus responsabilidades está el registro de entradas y salidas ocurridas durante el mes en el sistema administrativo Saint, esta actividad debe realizarla todos los fines de mes y con esta se busca mantener vigente la información en cuanto a los artículos en existencia en el almacén. Sin embargo, al momento de realizar dicho cierre de mes se observó un detalle importante que dio pie al tema de estudio. En el mencionado proceso se evidenciaron las discrepancias en cuanto a la existencia de los artículos en el almacén, por cuanto lo que estaba en el sistema no concordaba con la existencia real de estos artículos en el almacén, es decir, la cantidad de artículos presentes en el depósito no era la misma que estaba plasmada en el sistema. De igual forma se observó la falta del respectivo inventario que se debe llevar dentro de un área de este tipo, lo cual trae como consecuencia la poca veracidad en la información de los artículos y materiales almacenados. Cabe destacar que el tiempo desempeñado en el área antes mencionada fue de dieciocho semanas consecutivas, comprendidas desde el 10 de Julio de 2013 hasta el 25 de Octubre del mismo año. Respecto a la estructura organizativa del área administrativa, la misma se muestra en las siguientes figuras. 21

24 Figura 03. Organigrama de la Oficina de Administración Administración Mensajero Asistente de Administración Unidad de Compras Unidad de Cuentas Por pagar Unidad de Tesorería Unidad de Presupuesto Unidad de Contabilidad Unidad de Almacén Fuente. Manual de normas del STM, (2007) Figura 04. Estructura Organizativa de la Unidad de Almacén Jefe de Oficina de Administración Jefe Unidad de almacén Asistente de almacén Fuente. Manual y normas del STM, (2007) 22

25 1.10 Descripción de situaciones reales Al realizar el respectivo cierre de mes, se pudo observar con claridad la discrepancia que existe entre los artículos que se encuentran en el depósito y la cantidad expresada en el sistema, lo cual traía un poco de descontrol a la hora de querer saber con exactitud lo que había en dicho almacén, también se noto que no se ha hecho el debido inventario correspondiente hace ya un buen tiempo y que al finalizar cada mes se da cierre a las entradas y salidas que hubieron en ese periodo Bitácoras En los anexos se encuentran ubicadas las bitácoras donde se ven reflejadas las actividades realizadas dentro del departamento administrativo, así como también las horas empleadas y el tiempo de duración de pasantías. 23

26 FASE II EL PROBLEMA 2.1 Planteamiento del problema Hoy día, la humanidad ha tenido que acoplarse a los cambios que ofrece la tecnología, dado al impacto que ha causado en los últimos años, esto se debe a que en la mayoría de los casos la misma ha prestado herramientas que no se habían visto antes, por lo cual las personas se han adaptado fácilmente. Si se habla del Sistema Teleférico de Mérida, ésta es una empresa que se encarga de brindar al público los mejores servicios de recreación y esparcimiento mediante el acceso directo a las más altas montañas del estado, está proyectada a ser uno de los principales destinos turísticos del país y se esfuerza cada día por alcanzar tal objetivo. Dentro de esta institución existen departamentos operativos y administrativos, que requieren de insumos y materiales para realizar sus actividades a tiempo y con la calidad requerida. El almacén es el departamento administrativo que tiene bajo su responsabilidad mantener en custodia los artículos que luego son destinados a las diferentes áreas de la compañía, por lo que es una unidad organizativa indispensable para que la gestión en la empresa se lleve de forma coordinada y eficiente. 24

27 Por lo antes expuesto, el área ya mencionada es una de las más importantes y ya se conocen las razones. Según se pudo observar, internamente hay cierta desorganización en cuanto al control de los artículos allí presentes, por lo que no existe una información veraz y oportuna al respecto. Esta afirmación se hace debido a que cada vez que se requiere conocer la cantidad en existencia de algún insumo o material de trabajo, se realiza una inspección y conteo en el lugar para conocer a ciencia cierta si la información que arroja el sistema administrativo Saint se corresponde con la realidad. La situación descrita es consecuencia de que el registro de entradas y salidas solo se hace a fin de mes en el mencionado sistema; lo que ocurre durante el mes (entradas y salidas de insumos y materiales), no se introduce por cuanto no se lleva un inventario de productos como tal, debido a que el sistema administrativo no incluye ese proceso en el nivel de detalles requerido para una gestión eficiente del almacén. La realidad observada está generando discrepancias en cuanto a la existencia real de los artículos, lo cual con el tiempo podría ser perjudicial para la empresa en caso de tener que enfrentar una auditoría o que algún departamento llegase a necesitar de un insumo o material y no contar con su disponibilidad en la cantidad requerida. La cantidad de información que se maneja en cuanto al movimiento de insumos y materiales de trabajo, así como la falta de definición de un proceso de inventario dificulta el que se tenga información precisa de los insumos y materiales en existencia. Vista la situación se plantean las siguientes interrogantes: 25

28 Cuál es la herramienta tecnológica que puede apoyar el proceso de control de entradas y salidas de insumos y materiales de trabajo del almacén del Sistema Teleférico de Mérida? Qué beneficios brindará la creación de una herramienta tecnológica que agilice el proceso de inventario del área en estudio? 2.2. Objetivos del Estudio Objetivo General Determinar la herramienta tecnológica que facilite el control de inventario en el Almacén del Sistema Teleférico de Mérida Objetivos Específicos Conocer el proceso de inventario que se lleva a cabo en el almacén del Sistema Teleférico de Mérida. Reconocer las ventajas que brinda la automatización del inventario dentro del almacén. Descubrir las diferentes herramientas tecnológicas que permiten automatizar el proceso de control de inventario. Escoger la herramienta informática que permita agilizar el control de entradas y salidas del almacén del Sistema Teleférico de Mérida. 26

29 2.3. Justificación Luego de haber tenido contacto con el objeto de estudio, se observó la necesidad que tienen todos los departamentos de los servicios el área de almacén. Esto es lo que ha generado interés en mejorar la gestión de esta área a fin de permitirle prestar el apoyo al resto de las unidades organizativas, repercutiendo de esta manera en la calidad de los procesos de la institución. Al observar las discrepancias que existen en el almacén del Sistema Teleférico de Mérida en cuanto a los productos que allí se encuentran y la falta de una buena base de información que facilite el proceso de inventario, se evidencia la necesidad de buscar una herramienta que simplifique la tarea del encargado del área en cuanto al control de entradas y salidas de insumos y material de trabajo, así como también a la obtención de información veraz y oportuna respecto a la existencia en almacén Alcance de la Investigación La investigación se llevó a cabo en la empresa, Sistema Teleférico de Mérida, ubicada entre Calles 24 y 25, Municipio Libertador estado Mérida, específicamente en la unidad de almacén, la misma, se delimita a la propuesta de creación de una base de datos para el inventario mensual de los artículos que se encuentran en dicha área, tal idea nació luego de la observación del método que se aplica actualmente para realizar esta actividad, la cual podría decirse no es ejecutada, en tal sentido, esta indagación se hace con el objetivo de aportar a la compañía un instrumento 27

30 que pueda ser aprovechado para realizar de manera fácil y precisa un conteo de la mercancía que ingresa y sale día a día en este departamento. Hoy día, esta institución tiene sus puertas cerradas al público, lo cual pudo haber sido un motivo de desorganización en el área estudiada, sin embargo, dentro de ese tiempo fue que se realizó tal investigación, la cual, se llevo a cabo en un periodo aproximado de dieciocho semanas, contando con los recursos necesarios para efectuar la misma. Esta exploración está compaginada con todo lo referente a la administración de almacenes, a todo lo que conlleva estar al frente de este tipo de departamentos dentro de una institución, por otro lado a la tecnología y a los conocimientos básicos de la informática ya que en esto es que hace hincapié el estudio. 28

31 FASE III MARCO TEÓRICO 3.1. Antecedentes En el marco de la investigación realizada, se consultaron trabajos de otros autores que tuvieran relación con el tema u objeto de estudio. Los más relevantes fueron: Base de datos para el departamento de animación y recreación del hotel VENETUR Mérida, TERAN, M (2012). El propósito de la investigación fue el de definir una herramienta tecnológica para apoyar los procesos administrativos y operativos del Departamento de Animación y Recreación del Hotel Venetur Mérida. El autor de esta investigación la definió de tipo proyecto factible y precisó la población y muestra como finita, conformada por tres trabajadores del objeto de estudio. Según el autor, la base de datos creada permitirá mantener un control sobre la información de los recreadores, personal eventual y contratado, existencias en almacén de materiales e insumos para las actividades recreativas llevadas a cabo por el Dpto. Con dicha investigación, se complemento el conocimiento en cuanto a la importancia que adquieren las bases de datos dentro de cualquier institución y se vio relevante la cantidad de trabajo que éstas le pueden ahorrar al que las utilice. Diseño y creación de una Base de Datos para el control de inventario del Hotel VENETUR del estado Mérida, ARO, B, (2012). 29

32 Este trabajo, se basó principalmente en la creación de una base de datos para realizar el inventario que se debe llevar dentro de un hotel de los artículos y materiales almacenados, con el fin de minimizar el tiempo que se invierte en realizar el proceso de inventario y asegurar la veracidad de la información. En este trabajo el autor definió la investigación como aplicada, por cuanto iba encaminada a solucionar problemas prácticos. La población y muestra fue definida como el personal adscrito al Departamento de Costos del Hotel Venetur Mérida. El desarrollo de una base de datos permitirá optimizar los tiempos de respuesta del departamento en cuanto al proceso de inventario. Con la investigación antes mencionada, se profundizó un poco más en cuanto al proceso de inventario y control de artículos que se encuentran depositados en un almacén, de igual forma, al tratarse ésta de una base de datos, fue muy útil tomarla como referencia Bases teóricas Cada investigación, sea del tipo que sea, tiene su motivo y razón de ser, es decir, no nace de la nada, es por ello que este trabajo tiene sus principios y bases las cuales serán expresadas brevemente a continuación El almacén Según indica GARCIA, R, el almacén es un espacio planificado para el almacenaje y la manipulación eficaz y eficiente de bienes y materiales. 30

33 Se puede decir que éste, es conocido también como un espacio en el cual se resguardan productos que luego son despachados a otros lugares dentro de una misma empresa o en su caso dispuestos directamente a la venta Gestión del almacén Anaya (2013), expone lo siguiente: todos los esfuerzos realizados en logística para conseguir la excelencia, junto con una reducción drástica de los stocks, han potenciado la necesidad de tener una organización eficaz en los almacenes, constituyendo hoy en día, sin duda alguna, uno de los puntos neurálgicos más importantes para una correcta política de distribución. En la cita anterior se observa la importancia que tiene el llevar a cabo de manera oportuna y eficaz el trabajo dentro de un almacén, puesto que es una de las áreas principales de cualquier institución y muchos departamentos necesitan de ésta, por lo tanto su gestión repercute de alguna manera en la calidad de servicio que ofrece la empresa Funciones, actividades y responsabilidades Es importante definir estos conceptos por ser los más relevantes dentro de la gestión que lleva un almacén, por lo cual para dejarlos claros se tomó como referencia la opinión de los expertos en el área. que: Respecto al responsable del área de Almacén, Anaya (2013), expresa hoy en día la figura del responsable del almacén es algo más que el custodio de la mercancía almacenada, considerándose básicamente un gestor de recursos ( materiales y humanos ), 31

34 cuya utilización debe optimizar para cumplir con los objetivos de servicio impuesto por el departamento comercial de acuerdo con las exigencias del mercado. Dentro de la gestión de un almacén, el encargado del área juega un papel fundamental, ya que es el responsable de que se efectúe cada una de las tareas que allí se deben llevar a cabo. Del mismo modo, este autor dice que dentro de ésas actividades, una de la más esencial es el inventario de productos, exponiéndolo como lo que proporciona el control requerido para una correcta custodia de los mismos. Es resaltante dar a conocer que, un almacén está recibiendo y despachando productos constantemente, por lo cual, apartar el proceso de inventario podría generar un descontrol tanto en el área como en la empresa. Esta actividad debe realizarse de forma manual o sistemática, la segunda es preferible ya que es práctica para el encargado. Volviendo la mirada hacia el texto anterior, en cuanto a los métodos sistematizados, se puede dar como recomendación para este tipo de trabajos una herramienta utilizada a nivel mundial y conocida por muchos, la base de datos; a continuación se hablara un poco de dicha herramienta Bases de datos Según lo expresado por lo expertos en el tema, una base de datos se describe como un conjunto de datos relacionados, donde cualquier elemento de una organización puede tener acceso a ella, independientemente de la procedencia de la información y el uso que se le dé. 32

35 Esta herramienta es de mucha utilidad debido a la gran cantidad de información que puede llegar a almacenar. La más utilizada en la actualidad es la base de datos relacional, la cual fue propuesta por Peter Chen en 1976, basado en el modelo Entidad Relación, el cual define la representación conceptual de los problemas del mundo real. Según lo expresado en (Loisiana, 2013) este modelo es representado mediante el uso de de gráficos, llamados entidades y sus respectivos atributos, los cuales al final se relacionan entre sí. La herramienta tecnológica de la que se habla, es una de las más utilizadas en las empresas, pues se considera amigable para el usuario, es cómoda de manipular, la información que guarda es fácil de encontrar y agiliza procesos informatizados. 33

36 FASE IV MARCO METODOLÓGICO En este punto se reflejan los métodos y procedimientos que se llevaron a cabo para la investigación, de modo que el lector pueda visualizar hasta dónde se quiere llegar con la misma. 4.1 Tipo y diseño de la investigación Según lo expresado en el Manual de Tesis de Grado, Especialización, Maestría y Tesis Doctorales de la Universidad Pedagógica Libertador, (2003), la investigación es de tipo proyecto factible, debido a que se desarrolla la propuesta de un modelo operativo viable para la solución de un problema. Si se habla del diseño de la investigación, ésta es de campo, dado que los datos fueron recogidos de forma directa o empírica durante el proceso de pasantías. 4.2 Población y muestra En esta investigación, la población es el área de almacén y el trabajador adscrito a la misma (1 persona), del cual se obtuvo información acerca de su actividad y operatividad diaria. Por su parte, la muestra es finita por cuanto pertenece a la misma población y está conformada por una (1) persona. 34

37 4.3 Técnicas e instrumentos de recolección de datos Para efectos de definir las técnicas a utilizar en esta investigación, se seleccionó la técnica de observación directa y participante, basado en el concepto que de la misma dan diferentes autores. Hurtado (2000), se refiere a la observación como: la primera forma de contacto o de relación con los objetos que van a ser estudiados. Constituye un proceso de atención, recopilación y registro de información, para el cual el investigador se apoya en sus sentidos, para estar al pendiente de los sucesos y analizar los eventos ocurrentes en una visión global, en todo un contexto natural. Al analizar el texto anterior, el concepto emitido coincide con lo realizado durante el proceso de pasantías, donde se mantuvo un contacto directo con el objeto de estudio, se vivió a ciencia cierta la problemática existente, se estuvo al tanto de lo que allí ocurría absorbiendo cada detalle que pudiese estar interfiriendo en la situación, para luego así poder abrir espacio a la posible solución. Por su parte Arias (2007), expresa que: la observación participante es donde el investigador pasa a formar parte de la comunidad o medio donde se desarrolla el estudio. Así mismo, expresa que la observación libre o no estructurada es la que se ejecuta en función de un objetivo, pero sin una guía prediseñada que especifique cada uno de los aspectos que deben ser observados. Con respecto a lo antes citado, se puede asegurar que existió participación directa en la comunidad conformada por el área de almacén del sistema Teleférico de Mérida. Por otra parte, no se aplicó ninguna guía que 35

38 especificara los pasos a seguir, todo se llevo a cabo mediante la observación de lo que ocurría día a día mientras se realizaba el periodo de pasantías. 36

39 FASE V DIAGNÓSTICO QUE SUSTENTA LA INFORMACIÓN 5.1 Discusión Tomando en cuenta que se mantuvo contacto directo con el objeto de estudio, mediante la realización de unas pasantías administrativas en las que se llevó a cabo diferentes tareas, las cuales forman parte del día a día del almacén, debe enfatizarse que a través de éstas, fue que se dio la observación en cuanto a la gestión dentro de dicha unidad, sobre todo en lo que tiene que ver con el cierre de mes, ya que por medio de esta actividad fue que se concluyó que hacía falta ejecutar en el área el control correspondiente de los artículos. Lo expuesto anteriormente, trajo como resultado la inquietud de crear para el área una herramienta tecnológica dispuesta directamente a facilitar el proceso de inventario de los productos que allí se encuentran almacenados. 37

40 COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA ÁREA DE PASANTÍAS BASE DE DATOS PARA EL INVENTARIO DEL ALMACÉN DEL SISTEMA TELEFÉRICO DE MÉRIDA 38

41 FASE VI LA PROPUESTA 6.1 Presentación de la Propuesta El mundo cambiante y exigente ha logrado que las empresas de cualquier índole se planteen mejorar cada día más; es por ello que el ambiente de trabajo dentro de las mismas es el punto de partida para lograr sus objetivos, así como también los instrumentos con los que cuentan para laborar dentro de sus departamentos, es allí, donde adquiere importancia la base de datos, pues es un medio de ayuda a los trabajadores que día a día, se encuentran efectuando procesos administrativos que arrojan numerosas cantidades de información. La propuesta antes mencionada, surge de la necesidad que tiene el área de almacén del Sistema Teleférico de Mérida, de contar con un mecanismo que facilite la realización del inventario mensual, ya que el sistema utilizado actualmente lleva a cabo un proceso de forma muy generalizada y no es el más propicio para efectuar esta actividad. La misma, va dirigida directamente al jefe de almacén, el cual tiene la responsabilidad de mantener todo en orden dentro del área, brindándole una herramienta que perfeccione ese trabajo. De esa forma evitaría la desorganización y haría el conteo de los productos de la manera más adecuada. Esta base de datos se inclina en la importancia de crear un 39

42 ambiente ameno y estructurado con el fin de alcanzar las metas propuestas por la institución, de igual forma que desarrolle eficaz y eficientemente la labor que ha venido ejerciendo durante tantos años. 6.2 Justificación y alcance de la propuesta El propósito de esta propuesta, como ya se ha venido observando, es prestar una herramienta que ayude a gestionar el inventario que debe llevarse a cabo en el área de almacén del Sistema Teleférico de Mérida. Se pretende establecer una base de datos que favorezca tanto al jefe de ésta sección, como a la empresa, con ello se quiere, no solo tener el almacén al día sino también incrementar la calidad de servicio. Lo ideal es realizar un inventario inicial donde se refleje la cantidad exacta de la mercancía, lo cual tomaría un tiempo estimado de dos semanas, luego plasmarlo en la base de datos que se desea crear, en la cual, al final de cada tarde o si se prefiere cada semana, se ubicarían todos los productos a los que se le dio salida y entrada, esto se va restando o si es el caso de las entradas, se va sumando automáticamente a la base de datos ya presente, lo cual seria de mucho provecho, puesto que hace mucho no se realiza el inventario correspondiente del almacén. De esta base de datos, se beneficiaría directamente el jefe de almacén, ya se ha participado en ciertas ocasiones la responsabilidad que esta persona tiene bajo sus hombros, pues es el primer involucrado dentro del área en la cual se hizo el estudio, de él depende que los productos se mantengan resguardados con cautela, igualmente que sepa la cantidad 40

43 existente de los mismos al momento en el que le pidan un informe, es por esto principalmente que se hizo la propuesta en cuestión. 6.3 Objetivos Objetivo general de la propuesta Crear una Base de Datos para el Inventario mensual de los artículos del Almacén del Sistema Teleférico de Mérida Objetivos específicos de la propuesta Conocer las etapas conceptuales que se necesitan para la creación de la base de datos. Estudiar el diseño lógico, el cual esquematiza el modelo conceptual. Ejecutar el diseño físico, empleando el sistema gestor seleccionado. 6.4 Estructura de la Propuesta En esta etapa, se quiere dar a conocer el plan de acción que se aplicó para desarrollar la propuesta. Descripción de las actividades planteadas para el desarrollo de la Base de datos. 41

44 FASE I: Conocer la situación actual del Almacén del Sistema Teleférico de Mérida. Identificar las debilidades y fortalezas del Almacén. Conocer los procesos de recepción, almacenamiento y control de los productos. Determinar la problemática existente, identificando causas y consecuencias. FASE II: Determinar los fundamentos teóricos que permitirán desarrollar una solución al problema observado. Desarrollar la propuesta de una solución para el problema observado. A continuación se incluye el desarrollo de la propuesta y los productos obtenidos en cada una de las actividades realizadas. 42

45 6.5 Desarrollo de la Propuesta En este enunciado, se dará a conocer lo que se necesita para crear una base de datos, los modelos que hay que seguir antes de ponerla en funcionamiento y sobre todo cada uno de sus requerimientos. Esperando dar esta información de manera concreta y precisa se presentan los pasos a seguir para crearla. Representación gráfica de los pasos a seguir: Figura 05: Análisis de Requerimientos Análisis de requerimientos Diseño conceptual Diseño Lógico Diseño Físico Fuente: Naikary Erazo 43

46 6.5.1 Requerimientos de información Para poder abrir paso a la creación de base de datos, hay ciertos criterios que hay que tener en cuenta: De entrada, el sistema debe permitir el ingreso de los datos De salida, el sistema debe permitir que se presente la información en la pantalla mostrando los distintos formularios e imprimiendo los respectivos informes. De almacenamiento, el sistema debe permitir guardar los datos que han sido almacenados, para que así en cualquier momento estos datos puedan ser revisados Diseño conceptual de la Base de Datos Antes de realizarlo es importante recaudar toda la información sobre el uso que se le dará a la base de datos, como expresa el Departamento de Ciencias de la Computación e I.A., Universidad de Granada en su trabajo, (Fundamentos de Diseño de Bases de Datos). El diseño conceptual es el primer paso que se da antes de crear la mencionada base de datos, para ello, se diseña un esquema conceptualizado el cual se hace antes de escoger el sistema gestor en el cual será implementado. Existen ciertos factores que comprende el diseño conceptual los cuales a continuación serán definidos: 44

47 Entidad: Según expresan Dolores Cuadra, Elena Castro y Paloma Martínez en su (Curso de Diseño de Bases de Datos), las entidades representan conjuntos de elementos con existencia propia y que se caracterizan por las mismas propiedades Kendall y Kendall (2005) define que: una entidad podría ser una persona, un lugar o una cosa, como el pasajero de una aerolínea, un destino o un avión. Asimismo, una entidad puede ser un evento, como un fin de mes, un periodo de ventas o la descompostura de una máquina. En esta investigación existen cuatro entidades, almacén, éste es un lugar, producto, considerado como un objeto, entradas y salidas que se pueden caracterizar como un evento. Atributos: Para el modelo E/R (Entidad Relación), que es del que se hace referencia en esta investigación, los atributos son las características de cada entidad es decir, la información que se quiere conocer de cada una de éstas. Para la base de datos de esta investigación, una entidad es Producto, los atributos de ésta son: ID producto, código, nombre, descripción, marca y precio unitario, es decir, la información que se quiere conocer del producto. 45

48 Llave principal o primaria: Es la clave que identifica a cada entidad, es decir, debe ir en cada una de éstas, la misma, no se repite en ninguno de lo casos y el atributo que la representa debe ir subrayado. Relación: Según Kendall y Kendall (2005) es la asociación que describe la interacción entre las actividades es decir la relación que existe entre una y otra entidad. Diagrama Entidad Relación Los autores utilizan diferentes convenciones para representar esquemáticamente el diagrama Entidad Relación. Para este trabajo una entidad se representa por un rectángulo plano, la relación por un rombo y los atributos por un ovalo. A continuación se muestra el diagrama Entidad Relación obtenido, con sus respectivas entidades, atributos y relaciones. 46

49 Figura 06: Diagrama Entidad Relación Fuente: Naikary Erazo Diseño lógico de la Base de Datos Como expresa el Departamento de Ciencias de la Computación e I.A., Universidad de Granada en su trabajo Fundamentos de Diseño de Bases de Datos, el diseño lógico de una base de datos es la creación del esquema conceptual para el modelo de datos del DBMS elegido, es decir cuando se 47

50 pasa del modelo E/R (Entidad Relación) a un conjunto de tablas, (modelo relacional). En el modelo Entidad Relación de la figura 06 se puede observar que la cardinalidad entre una entidad y otra era es uno a muchos (1:N), lo cual hace que cada una de éstas se convierta en una tabla, donde sus atributos se representan mediante columnas. Cada tabla posee una clave primaria la cual es el atributo principal de la entidad y las relaciones se hacen por medio de un elemento en común llamado clave secundaria. A continuación se muestran los resultados obtenidos al realizar la conversión a modelo relacional. Tabla #1 Almacén En esta entidad se ubican los datos que se necesitan para verificar la existencia de los productos, o en su caso si hacen falta. Atributos ID almacén Cód. Producto Total Descripción Es la clave principal que representa a esta entidad o tabla. Código del producto que se quiere conocer. Cantidad total existente del producto. Fecha Fecha en la que se realiza la operación. Tabla #2 Producto 48

51 Esta entidad refleja los datos que se quieren conocer de cada producto. Atributos ID producto Código Nombre Descripción Marca Precio unitario Descripción Clave del producto. Código de verificación del producto. Nombre del producto. Descripción del producto. Marca a la que pertenece. Precio del producto por unidad. Tabla #3 Entradas Esta entidad refleja los datos que se ven necesarios para registrar los productos que ingresan al establecimiento. Atributos Descripción ID entrada Identificación de las entradas por producto. Código del producto Código de representación del producto. Cantidad Cantidad total del producto que esta ingresando. Fecha Fecha en la que se realiza la operación. Tabla # 4 Salidas 49

52 Esta entidad muestra los datos que se necesitan para registrar los productos que salen del establecimiento. Atributos ID salida Código del producto Descripción Identificación de las salidas por producto. Código de representación del producto. Cantidad Fecha Cantidad total del producto que esta saliendo. Fecha en que se realiza la operación Diseño físico de la Base de Datos Como se pudo observar, en la etapa anterior se mostraron los datos que debe contener cada una de las tablas antes de llevarlas a su paso final, el cual no es otro, que la creación de la base de datos utilizando ya el sistema gestor, para este trabajo se utilizó el manejador Microsoft Access (2007). A través de este manejador, se creó la base de datos que permite al usuario final registrar los datos de los productos que se encuentran en el almacén, así como también las entradas y salidas de los mismos. Por medio de la función Formularios se diseñaron las pantallas para facilitar la interacción del usuario con la base de datos. 50

53 A continuación se muestran los resultados obtenidos al realizar el diseño físico de la base de datos. Figura 07: Diseño Físico de la Base de Datos Fuente: Naikary Erazo Seguido de las relaciones se presentan los formularios antes mencionados y una breve descripción de la función de cada uno. Tabla 06. Formulario Almacén 51

54 Fuente. Naikary Erazo El objetivo de este formulario, como se observa, es permitir al usuario conocer la cantidad que hay un producto. A través de él, se puede acceder al formulario para el registro de productos, entradas y salidas. Cuando se le de entrada o salida a un producto, se reflejará en el campo Total de este formulario. Tabla 07. Formulario Salidas Fuente. Naikary Erazo En el formulario de salidas se ve claramente que se introduce el código del producto, tomando en cuenta que éste exista en almacén, y se 52

55 refleja la cantidad que se despachará, lo cual se resta automáticamente al formulario almacén. Tabla 08. Formulario entradas Fuente. Naikary Erazo Aquí se registran las entradas verificando que el código exista en almacén para que lo que ingrese se sume automáticamente; de no existir el producto, se tiene que crear uno nuevo en el formulario de productos y almacén. Tabla 09. Formulario de Productos 53

56 Fuente. Naikary Erazo Este formulario permite al usuario registrar todos los productos que existen en el almacén. Esta es la base de datos que se pretende para el área, al momento de llegar a ser implementada se pasaría a realizar un inventario inicial donde quedarán guardados automáticamente todos los productos. Luego de esto, debe mantenerse el control en cuanto a las entradas y salidas diaria, o si se prefiere semanalmente, lo cual será de mucho provecho para el encargado, ya que los productos que salen se iran restando al formulario almacén y los que ingresan se irán sumando, esto permitirá que cuando se valla a realizar el inventario mensual correspondiente, los productos ya estén cuantificados. Que es lo que se desea realmente con esta herramienta? que se mantenga la organización adecuada que requiere el almacén, aumentando la productividad y eficiencia que se debe tener en tal área. 54