Qué. Función. son las relaciones públicas? de las Oficinas de Relaciones Públicas

Transcripción

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3 SUAGM En el Sistema Universitario Ana G. Méndez (SUAGM) se establece bajo los estatutos que la imagen institucional y el manejo de los medios de comunicación recaen bajo las funciones del Vicepresidente de Mercadeo y Asuntos Estudiantiles. Este funcionario, junto al Vicepresidente Asociado de Relaciones Públicas, el Director de Medios y los Directores de Relaciones Públicas delinean las estrategias a seguir para fortalecer la imagen y reputación de prestigio del SUAGM y sus instituciones. Esta Guía se desarrolló con el propósito de proveer a los Asociados del SUAGM información sobre las áreas que trabaja el Equipo de Relaciones Públicas y el alcance de sus funciones. 1

4 Qué son las relaciones públicas? Las relaciones públicas son una función gerencial a cargo de establecer y mantener relaciones efectivas entre la organización y sus públicos. Contribuye en la creación de la imagen institucional, mediante estrategias de comunicación que ejercen influencia sobre la opinión pública. Función de las Oficinas de Relaciones Públicas El relacionista público profesional tiene a su cargo diversas funciones que abarcan desde relaciones con los medios de comunicación y la prensa, hasta relaciones gubernamentales, corporativas, comunitarias, comunicación interna en una organización, manejo de situaciones de emergencia, entre otras. A continuación, desglosamos algunas de las tareas principales del Equipo de Relaciones Públicas y el procedimiento a seguir para la ejecución de cada actividad 2

5 Manejo de medios de comunicación: Es una de las funciones de relaciones públicas dirigidas a establecer y mantener relaciones efectivas con los representantes de los medios de comunicación y la prensa, para lograr exposición favorable para la institución. Incluye diversas tácticas tales como coordinación de entrevistas, mesas redondas, redacción de columnas de opinión, convocatoria a conferencias de prensa, entre otras. 3

6 Entrevistas: Surgen de la llamada de un periodista para solicitar información o de la gestión realizada por el Director de Relaciones Públicas o el Director de Medios, que está buscando cobertura para un evento en particular. Cuando se recibe la llamada de un periodista, debe ser referida inmediatamente al Director de Medios en la Administración Central, cuando es un asunto que tiene impacto a nivel sistémico, o al Director de Relaciones Públicas de la Institución, cuando se refiere a un asunto que compete a esa Institución en particular. El Vicepresidente de Mercadeo y Asuntos Estudiantiles decidirá la estrategia que se utilizará para canalizar la entrevista. Las únicas personas autorizadas a desarrollar e implantar las estrategias con cualquier medio de comunicación son los integrantes del Equipo de Relaciones Públicas en conjunto con el Vicepresidente de Mercadeo y Asuntos estudiantiles, tanto para asuntos sistémicos como de las Instituciones. Como estrategia de relaciones públicas, también se desarrollan entrevistas previamente coordinadas con los medios Media Tours con el fin de apoyar estrategias de mercadeo, destacar logros de las Escuelas o de los estudiantes o presentar una actividad sobresaliente. Estos Media Tours son planificados por la Vicepresidencia Asociada de Relaciones Públicas y deben tener la aprobación previa del Vicepresidente de Mercadeo y Asuntos Estudiantiles. 4

7 Conferencias de prensa: El Vicepresidente de Mercadeo y Asuntos Estudiantiles, en conjunto con el Vicepresidente Asociado de Relaciones Públicas, el Director de Medios o los Directores de Relaciones Públicas, serán las personas que evaluarán y decidirán si procede una convocatoria a conferencia de prensa como parte de las estrategias de relaciones públicas de un proyecto o actividad. El gestor o coordinador de la actividad, informará por escrito al Vicepresidente de Mercadeo y Asuntos Estudiantiles, quien junto al Equipo de Relaciones Públicas, evalúa la necesidad de convocar a los periodistas y establecerá la estrategia de comunicación. Esta notificación debe hacerse al menos 30 días antes de la actividad. Cuando es una actividad que compete a una Institución en particular, el Director de Relaciones Públicas coordinará la logística, con el apoyo del Director de Medios de la Administración Central. Cuando es asunto a nivel sistémico, la Vicepresidencia Asociada de Relaciones Públicas estará a cargo de la coordinación. En toda actividad donde el Presidente tenga participación, la Vicepresidencia Asociada de Relaciones Públicas tendrá a su cargo la coordinación junto con el Director de Comunicaciones y Relaciones Públicas del Presidente. 5

8 Acuerdos de exclusividad: Se utiliza para maximizar la cobertura de un evento o noticia, con la posibilidad de que esté atado a alguna alianza de colaboración con un medio de comunicación. El Director de Medios junto con los Directores de Relaciones Públicas pueden recomendar al Vicepresidente de Mercadeo y Asuntos Estudiantiles el otorgarle exclusividad a algún medio o periodista. El Vicepresidente de Mercadeo y Asuntos Estudiantiles es el único funcionario autorizado para la aprobación, definición de los términos del acuerdo de exclusividad y negociación final. 6

9 Eventos especiales: Consisten en una actividad o serie de actividades, cuyo propósito es comunicar un mensaje o fortalecer la imagen de una organización. El asociado a cargo de coordinar el evento o actividad debe integrar de inmediato a la Vicepresidencia de Asociada de Relaciones Públicas, si es un asunto de la Administración Central o a nivel sistémico. Cuando se trata de una actividad de una Institución en particular, se deberá integrar al Director de Relaciones Públicas desde el proceso de conceptualización y planificación. El asociado a cargo del evento o actividad informará a la Vicepresidencia Asociada de Relaciones Públicas o al Director de Relaciones Públicas de la Institución el objetivo, fecha, público y presupuesto, entre otra información que se considere relevante, con un mínimo de 15 días antes de la fecha de la actividad. Este periodo de tiempo puede variar dependiendo de la magnitud y complejidad del evento. Siempre que el evento incluya la participación del Presidente, se deberá incluir en el comité de trabajo a un representante de la Vicepresidencia Asociada de Relaciones Públicas y al Director de Comunicaciones y Relaciones Públicas del Presidente. 7

10 El representante de la Vicepresidencia Asociada de Relaciones Públicas o el Director de Relaciones Públicas de la Institución, presentará al comité de trabajo el plan de relaciones públicas recomendado y que ha sido previamente aprobado por el Vicepresidente de Mercadeo y Asuntos Estudiantiles. Cuando el Presidente del SUAGM participa en el evento, el Vicepresidente de Mercadeo y Asuntos Estudiantiles y el Vicepresidente Asociado de Relaciones Públicas, asumen el liderato y la dirección de logística, protocolo, comunicaciones y relaciones con la prensa en coordinación con el Director de Comunicaciones y Relaciones Públicas del Presidente. 8

11 Comunicados internos electrónicos: Tienen la función de mantener informados a los Asociados del SUAGM sobre iniciativas, logros y proyectos especiales de las Instituciones, los Centros Universitarios y la Administración Central. La redacción y envío de los mismos recae en la Vicepresidencia Asociada de Relaciones Públicas, el Director de Relaciones Públicas de cada Institución o el Director de Comunicaciones y Relaciones Públicas del Presidente. Esto varía en el caso de los boletines electrónicos de las Vicepresidencias, ya que los Vicepresidentes o los Ayudantes Ejecutivos, se encargarán de la redacción y el envío. El Director de Relaciones Públicas de la Administración Central o de la Institución, podrán redactar, revisar o editar información antes de publicarla o enviarla a través del correo electrónico. En las Instituciones, el Director de Relaciones Públicas es la única persona autorizada a enviar información oficial a través de correo electrónico a la comunidad interna del SUAGM. Para esto se ha diseñado un formato y diseño que se utilizará en la mayoría de los casos. En otras ocasiones, como puede ser una campaña en particular, se puede usar otro formato como hojas sueltas, cintillos, anuncios, entre otros. 9

12 Esta estrategia tiene el propósito de anunciar las actividades en calendario. Las reseñas o comentarios sobre los resultados de las actividades, se publicarán en las revistas institucionales. La información sobre la actividad debe ser enviada con al menos siete días de anticipación y debe incluir el tema, fecha, hora, lugar, recurso, título e información de contacto. El texto debe estar en formato de Microsoft Word y las imágenes en.jpg. 10

13 Anuncios de imagen: Son esfuerzos de publicidad pagada con el propósito de destacar los atributos y compromiso social de la institución. La petición debe iniciarse a través de la Vicepresidencia Asociada de Relaciones Públicas, en el caso de la Administración Central, o a los Directores de Relaciones Públicas de cada Institución. Cuando es una petición de una Institución, el Director de Relaciones Públicas enviará la información y materiales al Vicepresidente Asociado de Relaciones Públicas para la producción del arte y la publicación. El arte final del anuncio se enviará al autor de la solicitud para revisión y aprobación de texto. La aprobación final para la producción o pauta de un anuncio de imagen recaerá en el Vicepresidente de Mercadeo y Asuntos Estudiantiles. 11

14 Columna o propiedad permanente: Es un espacio permanente, o por tiempo definido, en un medio de comunicación impreso o electrónico. Se utiliza para dar a conocer logros estudiantiles, investigaciones, iniciativas académicas y actividades especiales, entre otros temas que apoyen matrícula y sean previamente aprobados por el Vicepresidente de Mercadeo y Asuntos Estudiantiles. La información y fotos digitales (al menos 2MB) deberán ser entregadas al Director de Relaciones Públicas de la Administración Central o de las Instituciones, con al menos tres semanas antes de la fecha de publicación. Los Directores de Relaciones Públicas y la Vicepresidencia Asociada de Relaciones Públicas se reservan el derecho de hacer cualquier cambio o edición en el escrito, con el fin de adaptarlo al estilo periodístico deseado, así como la selección de foto. La Vicepresidencia Asociada de Relaciones Públicas será responsable de la aprobación final antes de la publicación. 12

15 Manejo de crisis: El profesional de relaciones públicas desarrolla un plan que consiste de una serie de estrategias proactivas para aminorar el efecto de situaciones críticas que pueden tener un impacto extraordinario en la imagen de una organización, una persona o un producto. Algunas crisis surgen como resultado del paso de fenómenos atmosféricos, situaciones inesperadas como terremotos, incendios hasta el fallecimiento repentino de un alto ejecutivo. Entre las estrategias, puede estar el manejo de la información con los medios de comunicación, crucial para mantener la estabilidad y credibilidad de la organización ante sus públicos. Tan pronto ocurra una crisis, el Vicepresidente de Mercadeo y Asuntos Estudiantes activará al Equipo de Relaciones Públicas y determinará cuándo se implanta el Plan de Comunicación en Situaciones de Emergencia así como las estrategias a seguir para el manejo de los medios. 13

16 Otras estrategias: Además de las funciones generales del Equipo de Relaciones Públicas, pueden surgir otras solicitudes de servicios adicionales. Artes gráficas y web: el Equipo de Relaciones Públicas trabaja mano a mano con el desarrollo de conceptos artísticos y uso de logos con el fin de mantener consistencia en la imagen corporativa del SUAGM. En el caso que se necesite desarrollar una identidad gráfica para algún evento o actividad, el gestor del proyecto deberá comunicarse con el Director de Relaciones Públicas de la Institución o de Administración Central y completar la solicitud de artes gráficas y web disponible en la sección de relaciones públicas de la página de internet de cada una de las instituciones. Esta solicitud debe hacerse con al menos cinco días de anticipación, sin incluir el tiempo de producción en Imprenta. Contratación de fotógrafo: los servicios fotográficos están negociados por el Vicepresidente de Mercadeo y Asuntos Estudiantiles, por lo que es requerido utilizar el suplidor autorizado. La solicitud de servicios de fotografía debe hacerse a través de correo electrónico a los Directores de Relaciones Públicas de las Instituciones o al Director de Medios de la Administración Central con al menos siete días de anticipación. La solicitud por escrito debe incluir una breve descripción de la actividad, fecha, lugar, hora, perfil de participantes y tiempo aproximado de duración. 14

17 Manejo de Redes Sociales: Los Directores de Relaciones Públicas de las Instituciones trabajan en conjunto con los Publicadores de Web para recomendar las estrategias y contenido de las páginas de las Instituciones en las Redes Sociales (Facebook, Twitter y You Tube). La información que se publica en las Redes Sociales, tanto de las Instituciones como de Administración Central debe estar previamente autorizada por el Vicepresidente de Mercadeo y Asuntos Estudiantes y en las Instituciones por el Director de Relaciones Públicas. La solicitud de publicar información debe hacerse por escrito al Director de Relaciones Públicas de las Instituciones o al Especialista de Web en Administración Central. 15

18 CONTACTOS: ADMINISTRACIÓN CENTRAL Francisco J. Bartolomei Vicepresidente de Mercadeo y Asuntos Estudiantiles Sistema Universitario Ana G. Méndez (787) (939) María A. Martínez Rodríguez Vicepresidenta Asociada de Relaciones Públicas Vicepresidencia de Mercadeo y Asuntos Estudiantiles Sistema Universitario Ana G. Méndez (787) , ext (787) ac_mmartinez@suagm.edu Melissa Rivera Pabón Directora de Relaciones Públicas Sistema Universitario Ana G. Méndez (787) , ext (787) merivera@suagm.edu Ziara González Nieves Directora de Relaciones Públicas Sistema Universitario Ana G. Méndez (787) , ext (787) zfgonzalez@suagm.edu Ivonne Rosario Bermúdez Directora de Medios Sistema Universitario Ana G. Méndez (787) , ext Cel ivrosario@suagm.edu

19 Amarilys Ortiz Medina Directora de Comunicaciones y Relaciones Públicas Oficina del Presidente Sistema Universitario Ana G. Méndez (787) ext (787) amaortiz@suagm.edu UNIVERSIDAD DEL ESTE Ivonne Arroyo Rodríguez Directora de Relaciones Públicas Universidad del Este (787) , ext (787) iarroyo@suagm.edu UNIVERSIDAD DEL TURABO Iris N. Serrano Pagán Directora de Relaciones Públicas Universidad del Turabo (787) , ext (787) iserrano@suagm.edu UNIVERSIDAD METROPOLITANA Yvonne Guadalupe Negrón Directora de Relaciones Públicas Universidad Metropolitana (787) , ext (787) yguadalupe@suagm.edu SISTEMA TV Linda Peguero Arias Oficial de Comunicaciones Sistema TV (787) , ext (787) lpeguero@suagm.edu 2012 Sistema Universitario Ana G. Méndez CENTROS UNIVERSITARIOS FLORIDA Mayra Ramos Miró Directora de Relaciones Públicas, Comunicaciones y Publicaciones 17 (407) ext (407) maramos@suagm.edu

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