PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARTICULARES PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA ERP PARA LA GESTIÓN ECONÓMICO-

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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARTICULARES PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA ERP PARA LA GESTIÓN ECONÓMICO- FINANCIERA, PRESUPUESTARIA, DE COMPRAS Y DESARROLLO DE APLICACIÓN PARA LA GESTIÓN DE VIAJES Y DESPLAZAMIENTOS DEL CENTRO PARA EL DESARROLLO TECNOLÓGICO INDUSTRIAL (CDTI) 1

2 1. INTRODUCCIÓN El Centro para el Desarrollo Tecnológico Industrial (CDTI) es una Entidad Pública Empresarial, dependiente del Ministerio de Ciencia e Innovación, que promueve la innovación y el desarrollo tecnológico de las empresas españolas. Desde el año 2009 es la entidad del Ministerio de Ciencia e Innovación que canaliza las solicitudes de financiación y apoyo a los proyectos de I+D+i de empresas españolas en los ámbitos estatal e internacional. Así pues, el objetivo del CDTI es contribuir a la mejora del nivel tecnológico de las empresas españolas mediante el desarrollo de las siguientes actividades: Evaluación técnico-económica y financiación de proyectos de I+D desarrollados por empresas. Gestión y promoción de la participación española en programas internacionales de cooperación tecnológica. Promoción de la transferencia internacional de tecnología empresarial y de los servicios de apoyo a la innovación tecnológica. Apoyo a la creación y consolidación de empresas de base tecnológica. El CDTI cuenta con una plantilla de más de 300 personas formada en sus tres cuartas partes por ingenieros y titulados superiores. Aunque el grueso de la infraestructura del CDTI se encuentra en Madrid, el Centro pone a disposición de las empresas españolas una estratégica red de oficinas o representantes en el exterior (Japón, Bélgica, Brasil, Corea, Chile, Marruecos, China, India, México y EE.UU.) para apoyarlas en sus actividades tecnológicas de tipo internacional. El Centro se rige por el derecho privado en sus relaciones con terceros. Esto le permite ofrecer a las empresas agilidad y flexibilidad en sus servicios de apoyo al desarrollo de proyectos empresariales de I+D+i, a la explotación internacional de tecnologías desarrolladas por la empresa y a la realización de ofertas para suministros tecnológico-industriales a organizaciones científicas y tecnológicas. 2. SITUACIÓN ACTUAL El CDTI cuenta con diversas aplicaciones para la gestión de las tareas que tiene encomendadas, tanto para su gestión interna como para dar soporte al proceso de evaluación y control de proyectos que promuevan la inversión en I+D+i por parte de las empresas españolas. Existe una fuerte integración entre las distintas aplicaciones, lo que permite compartir la información y la automatización de procesos. 2

3 Para llevar a cabo la evaluación y control de proyectos de I+D+i el CDTI cuenta con un ERP desarrollado a medida denominado GPPCDTI. Los procesos de Gestión de Compras, Gestión Económico - Financiera, Gestión presupuestaria y Gestión de Viajes y Desplazamientos llevan asociados la gestión de diversa documentación en papel, así como la autorización mediante firma manuscrita por parte de los responsables. Con este nuevo sistema se pretende agilizar y mejorar la eficiencia, trasparencia y trazabilidad de los procesos en el CDTI. Gran parte de la documentación con la que trabaja el CDTI para la gestión de ayudas y como medio de comunicación con las empresas se apoya en herramientas ofimáticas (Excel, Word, Access), documentos PDF y correo electrónico (Outlook). Con esta nueva solución se pretende aumentar la eficacia y eficiencia de los procesos de Gestión interna del CDTI, así como mejorar el acceso de la información involucrada en los procesos de gestión del CDTI a los ámbitos directivos, que permita un seguimiento de los procesos que den soporte a la toma de decisiones. Entre las distintas aplicaciones se encuentra IFMS, actualmente encargada de la gestión económica, financiera, presupuestaria y de compras. Se pretende sustituir esta herramienta por un sistema integrado ERP que se adapte a las necesidades que requiere el CDTI. El nuevo sistema ERP debe ofrecer la trazabilidad de todos los procesos, la gestión basada en precedentes, la integración la documentación asociada a la gestión de los procesos, la optimización de las actividades que componen los procesos, difusión eficiente de la información y la agilización de las tareas de aprobación y control. El CDTI cuenta con una aplicación para la gestión de viajes y desplazamientos que se desea sustituir por una nueva aplicación con tecnología Web. Dentro del objeto de este pliego se incluye el desarrollo de una nueva aplicación para la gestión de viajes y desplazamientos. 3. OBJETO DEL PLIEGO El objeto del presente pliego es la prestación de servicios para la implantación de un sistema que de soporte a los procesos de Gestión de Compras, Gestión Económica Financiera y Presupuestaria utilizando la plataforma de ERP Microsoft Dynamics AX, así como el desarrollo de una aplicación Web para la gestión del Proceso de Viajes y Desplazamiento del CDTI, incluyendo el análisis, diseño, desarrollo, implantación y formación. 3

4 El sistema ERP debe proporcionar una gestión diferenciada para los Eventos organizados por el CDTI, registrando toda la información relativa al evento, documentación asociada y participantes, así como llevar asociada la planificación y gastos relativos a la organización del evento. Dentro del objeto del pliego se incluyen la implantación de los portales necesarios para dar soporte a todos los usuarios del sistema ERP, así como un gestor documental que integre la documentación asociada a los procesos del sistema ERP y de la aplicación de Viajes. El proceso de sustitución de la actual herramienta de Gestión de Compras y Gestión Económico - Financiera se plantea en dos fases, en una primera incluye todos los procesos responsables del departamento de Compras y Servicios Corporativos que incluye la gestión de compras, facturas, gestión de proyectos/eventos y activos fijos. En una segunda fase se implantarán el resto de módulos correspondientes a la gestión Económico Financiera y Presupuestaria. Dentro del alcance del proyecto se debe incluir el estudio de todos los procesos involucrados y la propuesta de reingeniería de procesos que permitan mejorar la eficiencia de los mismos, adaptándose a las recomendaciones de los estándares de calidad de gestión de proyectos como la ISO Se incluye dentro del objeto de este pliego la adquisición de todas las licencias necesarias para la puesta en marcha del sistema que viene definido en este pliego. Las licencias serán adquiridas por el contratista y cedidas en su pleno uso y derecho al CDTI. También se incluye dentro del ámbito del proyecto la implantación de un sistema de identificación física de activos fijos. Se debe realizar un estudio de los sistemas más adecuados que permitan la integración con el sistema ERP para que permita la identificación y localización de los activos fijos. No se incluye dentro del ámbito la adquisición de los dispositivos físicos encargados de generar los elementos de identificación así como los dispositivos lectores. Un punto a destacar dentro del objeto del contrato es el análisis y explotación de la información relativa a todos los procesos que se incluyen dentro del sistema ERP. Se deben proporcionar las herramientas y mecanismos necesarios para poder realizar un seguimiento del cumplimiento de los procesos, así como obtener de una forma ágil y autónoma los informes necesarios para dar respuesta a las necesidades de información relativas a la Gestión de Compras, Gestión Económico - Financiera, Gestión presupuestaria y Gestión de Viajes y Desplazamientos. Otros aspectos a incluir dentro del proyecto son: 4

5 La coordinación, administración, organización y dirección de los diferentes ámbitos del proyecto; integración de equipos, procesos y sistemas. Diseño e implantación de los flujos de trabajo que dan soporte a los procesos, incluyendo las comunicaciones que correspondan de los documentos electrónicos. La integración con la firma electrónica. La realización de las interfaces necesarias para la integración con otros sistemas. El diseño y mantenimiento de un plan de comunicación del proyecto durante su ejecución destinado a todos los potenciales usuarios del mismo. El desarrollo y ejecución de un plan de formación que cubra todas las fases del proyecto, y que garantice tanto la capacitación funcional como técnica de los usuarios y profesionales del CDTI implicados en el proyecto, cualquiera que sea la función que realicen tanto durante su ejecución como tras su finalización. La documentación de las propuestas de cambios normativos, organizativos o en los métodos de trabajo, y el diseño e implantación de las mejoras identificadas en los procesos de Compras. El establecimiento de los niveles de seguridad y confidencialidad adecuados para la información manejada en el proyecto, en cumplimiento de la legislación vigente. La transición y migración de los sistemas actuales que queden sustituidos por los nuevos que los reemplacen. Por migración de datos se entenderán la carga de datos automática al nuevo Sistema así como cualquier actividad destinada a la depuración automática y carga efectiva de dichos datos en la nueva aplicación. Administración de los diferentes entornos hasta la puesta en producción del sistema. Realización y entrega de toda la documentación correspondiente a cada una de las fases e hitos del proyecto, así como los correspondientes informes de seguimiento. La implantación de las medidas necesarias para la Gestión del Cambio, de modo que se minimice el impacto correspondiente a la sustitución del sistema actual por el nuevo ERP. 5

6 Llevar a cabo la gestión de riesgos asociada al proyecto que permita llevar a cabo las acciones preventivas que permitan minimizar los riesgos identificados. 4. REQUISITOS DEL NUEVO SISTEMA 4.1. REQUISITOS GENERALES Estructura CDTI La estructura organizativa del CDTI Divisiones, Departamentos y Áreas. está compuesta por Direcciones, La organización de la asignación de costes a los recursos está basada en Órganos Presupuestarios y Centros de Coste. El nuevo sistema ERP debe ser flexible y adaptarse a las modificaciones en las estructuras tanto jerárquica como de organización de costes. Se debe estudiar la mejor solución para dar respuesta a estos cambios y que las modificaciones en estas estructuras se encuentren vigentes a partir de un momento dado, manteniendo la integridad hasta el momento del cambio Portales Web Se incluye como objeto de este pliego la implantación de dos portales Web basados en tecnología Microsoft SharePoint. Las funcionalidades que se incluyan en este portal se llevarán a cabo utilizando tecnologías que mejoren la experiencia de usuario como es el caso de AJAX. Para cada uno de estos portales será necesario realizar un diseño gráfico basándose en la imagen corporativa del CDTI. Para cada uno de los portales será necesario presentar un prototipo del diseño gráfico que deberá ser aprobado por el CDTI. Los portales deben tener capacidad para la gestión de contenidos, definiendo workflow de aprobación y publicación de contenido en el portal. El diseño de los portales debe estar basado en estándares de accesibilidad y usabilidad, debiendo ser correcta la visualización en los navegadores más utilizados actualmente, y en sus diferentes versiones. 6

7 Portal Intranet-ERP El Portal Intranet va dirigido al personal del CDTI y sirve para centralizar información dirigida a aquellas personas que requieren una visión agregada de la información, así como realizar gestiones muy específicas que se pueden realizar desde un portal Web y que no requieran la funcionalidad completa que ofrece el cliente de Dynamics AX. El Portal Intranet-ERP tiene que estar integrado con la actual Intranet del CDTI. El portal Intranet-ERP se define como escritorio que sirve como punto de entrada a toda la información del CDTI, incluyendo páginas personales y páginas que agrupen la información por departamento, integración con correo electrónico, definición de perfiles de usuarios, calendarios compartidos, módulo de asignación y resolución de tareas, etc. En el portal Intranet-ERP se incluirá la gestión de solicitud de compra, eventos o servicios. Desde el portal se podrá consultar el estado de las solicitudes pendientes y finalizadas. El portal Intranet mostrará de una forma rápida y clara a cada responsable aquella información que puede ser de interés relativa a todos los procesos en los que se vea involucrado dentro de su ámbito de responsabilidad. Se definirá un cuadro de mando por cada uno de los niveles de responsabilidad Dirección General, Dirección, División y Departamento, y se definirán aquellos indicadores (KPI) representativos para los procesos Gestión de Compras, Gestión Económico - Financiera, Gestión presupuestaria y Gestión de Viajes y Desplazamientos. El sistema debe permitir profundizar a partir del cuadro de mando a un nivel mayor de detalle en aquellos aspectos que se desee un análisis más pormenorizado. Se incluye dentro de este portal el desarrollo de un módulo estándar para la centralización de todas las tareas que puede llevar a cabo un empleado del CDTI y el acceso directo a la resolución de la tarea. Desde el portal Intranet-ERP se llevará un seguimiento de las tareas que tienen las personas o grupos asignadas, pudiendo resolver dichas tareas desde el propio portal. Las tareas se corresponderán a la resolución de actividades definidas en los procesos de Gestión de Compras, Gestión Económico - Financiera, Gestión presupuestaria y Gestión de Viajes y Desplazamientos. Las tareas de tipo aprobación podrán ser de dos tipos: Validación electrónica. El usuario se encuentra validado en el ordenador que accede al portal, por lo que al realizar la resolución de la tarea se almacenará el resultado, el usuario que la realiza tomando las credenciales de la seguridad integrada y fecha-hora de resolución de la acción 7

8 Validación con firma electrónica. En este caso a los datos del punto anterior se asocia la tarea a realizar y se firma utilizando la clave privada de un certificado digital en formato X.509 v3 emitido por una entidad de certificación reconocida por el CDTI. Las tareas se dirigirán a un grupo o usuarios concretos. Portal Extranet-ERP El portal Extranet-ERP está orientado a dar servicio por una parte a las empresas que colaboren con los procesos involucrados en el ERP, y por otra parte a las delegaciones del CDTI en el Exterior para que puedan acceder de forma remota a la funcionalidad del ERP que directamente les afecta. El Portal Extranet estará dividido en el portal de Proveedores, Portal Delegaciones CDTI y Portal Agencia Viajes. En el Portal de Proveedores las empresas que previamente se encuentren registradas e identificadas en el sistema de Entidades podrán acceder a la información de los procesos de compra e intercambiar documentación. El Portal de Viajes está orientado a la Agencia de Viajes colaboradora con el CDTI para que cumplimente los datos de coste de viaje y estará integrado con la aplicación de Viajes. Las ofertas publicadas en el portal podrán ir firmadas digitalmente, tanto identificando la persona que realiza la publicación como mediante firma de sellado de tiempo. La publicación de pliegos será un caso particular de publicación de ofertas. Desde el portal de proveedores las empresas registradas podrán participar en los procesos de compra abiertos por el CDTI. El CDTI puede realizar dos tipos de proceso de Compra: Proceso abierto. Cualquier empresa que cumpla los requisitos de la propuesta de compra puede solicitar acceso al portal de compras, inscribirse a la oferta y enviar su presupuesto. Proceso cerrado. El CDTI envía una solicitud de oferta a un grupo cerrado de empresas y únicamente estas podrán presentar su presupuesto. Desde este portal se pueden realizar las siguientes gestiones: Consulta de ofertas de compra vigentes y disponibles para éste proveedor Consulta de ofertas presentadas previamente por el proveedor Presentar una propuesta a una oferta vigente Envío de factura asociada a un pedido Envío de documentación 8

9 Gestión de devoluciones Consultar Estado del pago de facturas Actualizar datos de contacto Etc. El acceso al Portal de Proveedores será mediante usuario y contraseña, por lo que será necesario registrarse previamente para acceder al portal. El registro de Proveedores está directamente relacionado con la gestión de Entidades. El portal de Proveedores debe estar integrado con el sistema ERP y con la gestión documental. El Portal Delegaciones CDTI va dirigido a las delegaciones del CDTI fuera de España, para que puedan registrar apuntes contables y acceder a la información y documentación del ERP relativa a las delegaciones del CDTI en el exterior Consultas e informes El sistema ERP y de Gestión de Viajes y Desplazamientos deberá incorporar toda la funcionalidad de búsqueda y consulta, así como la obtención de aquellos informes y estadísticas que se establezcan de uso frecuente y necesarios, permitiendo diferentes criterios de selección, ordenación, agrupación, detalle, totalización y presentación. Los resultados obtenidos deberán poder ser exportados en formatos compatibles con otras aplicaciones informáticas (hojas de cálculo, pdf, html, etc.) Se realizarán los informes personalizados que defina el CDTI utilizando la herramienta de generación de informes Cognos 8.3, para lo cual, será necesario como uno de los puntos del proyecto incluido en este pliego la elaboración de un metadata que permita la generación de informes para los procesos de Compras, Gestión Económico-Financiera, Presupuestaria, Gestión de Viajes y Desplazamientos y Gestión de Eventos. Con independencia de las consultas e informes requeridos frecuentemente que se establezcan en cada ámbito funcional, el sistema deberá disponer de un módulo de consulta y una herramienta para el desarrollo de informes personalizados orientados al usuario final, sin necesidad de conocimientos de programación, que le permita explotar información no planeada y que puedan ser integrados en forma natural al resto de los informes estándar o definidos por el usuario. 9

10 Gestión documental Se debe implantar un sistema de gestión documental basado en Microsoft SharePoint que debe cumplir los siguientes requisitos. El ERP debe estar completamente integrado con el sistema de gestión documental SharePoint, de modo que se pueda asociar uno o varios ficheros en cualquier tipo de formato. Desde el propio ERP se deben de poder subir los documentos directamente sobre el gestor documental y también desde el ERP se deben de poder consultar y gestionar los documentos. Se deben ofrecer los mecanismos necesarios para extender la funcionalidad del Gestor Documental para ofrecer una integración entre el sistema de correo del CDTI (Microsoft Outlook y Microsoft Exchange 2007) y SharePoint, de modo que se permita la carga directa de documentos con sus metadatos directamente al gestor documental desde el cliente de correo así como la carga de documentación de forma automática y catalogada enviada a una cuenta de correo electrónico, guardando los correos electrónicos en formato MSG agrupando en un único fichero con extensión.msg el contenido del correo con los datos adjuntos. El gestor documental estará integrado en el Portal Intranet-ERP y Extranet-ERP, de modo que sea accesible la documentación desde los portales. Workflow de aprobación de documentos y publicación de los documentos. Se debe proponer una estructura de organización del Gestor documental eficiente, optimizando el rendimiento y dando respuesta a los requisitos de seguridad. La catalogación de documentos dentro del gestor documental estará basada en metadatos que identifican el elemento al que se asocia la documentación (orden de pedido, presupuesto, factura, etc.) y serán rellenados por el sistema ERP al almacenar la documentación. Se debe implantar un sistema de escaneo de documentos y reconocimiento de caracteres OCR integrado con el gestor documental, de modo que se pueda extraer información del contenido del documento para ser almacenado como metadato. Aquella información que no se pueda extraer del contenido deberá ser cumplimentada de forma manual. El gestor documental debe permitir la firma digital de documentos añadidos, tanto la firma del propio documento como un metadato que 10

11 incluya la firma del documento tanto para documentos añadidos manualmente como mediante sistemas automáticos o documentos escaneados. El CDTI cuenta con Fotocopiadoras con capacidad para el escaneo, si se considera oportuno se podrá proponer otro dispositivo más eficaz, cuyo suministro e implantación queda fuera del alcance de este pliego. El gestor documental debe gestionar la autorización de acceso a los documentos basándose en la estructura de seguridad actual del CDTI basada en Directorio Activo. Del mismo modo, se deben proporcionar los mecanismos adecuados para el registro de los accesos a los documentos. El gestor documental debe mantener un historial de documentos en aquellos casos que se considere oportuno y debe gestionar el registro de acceso a los documentos para mantener auditorías. Se debe proporcionar un portal de búsqueda, basado en ámbitos de búsqueda y filtrado basado en metadatos y ámbitos de búsqueda que permita la localización eficiente de todo tipo de documentos ( , Word, Excel, PowerPoint, PDF, Tiff, etc.) El gestor documental tiene que gestionar el derecho de acceso a documentos mediante IRM para aquellas bibliotecas de documentos definidas por CDTI. Se deben llevar a cabo todas las acciones necesarias a nivel de SharePoint y de Sistema Operativo para la correcta configuración del sistema IRM. Se definirán las vistas de documentos que se consideren necesarias y se proporcionará un sistema de alertas frente a modificaciones de documentos o de librerías de documentos. Obtención de informes estadísticos de uso y auditoría Flujos de trabajo Todos los procesos y procedimientos que se definan dentro del ámbito de este pliego deben estar soportados por un sistema de gestión de Workflows centralizado que permita el cumplimiento de los procesos y procedimientos, así como su seguimiento y control. El workflow vendrá definido por un conjunto de acciones y eventos relacionados. Esta herramienta de workflow debe permitir la gestión flexible de los mismos, de modo que sea posible la modificación de los estados del workflow por parte de un administrador del sistema. 11

12 Se debe mantener un histórico del comportamiento del workflow que permita el seguimiento de todos los pasos seguidos para un proceso concreto. Deber poder consultarse el estado de cualquier petición, y modificar el estado del workflow por parte de un administrador, permitiendo posicionar el workflow en un punto concreto Inteligencia de negocio Se deben proporcionar los mecanismos necesarios para poder realizar estudios multidimensionales que permitan realizar análisis de la información relativa a los procesos del sistema ERP. Se deben diseñar los cuadros de mando necesarios en función del los distintos niveles de responsabilidad existentes en el CDTI, incluyendo aquellos indicadores clave de negocio que permitan evaluar el cumplimiento de los procedimientos involucrados en los procesos de Gestión de Compras, Gestión Económico - Financiera, Gestión presupuestaria y Gestión de Viajes y Desplazamientos. Los métodos de consulta de la información y explotación deben ser lo más cercanos al usuario conocedor del negocio intentando en la medida de lo posible ofrecer la información en el Portal Intranet/Extranet, o en su defecto mediante la utilización de herramientas ofimáticas Notificaciones y avisos El ERP debe proporcionar los mecanismos necesarios para definir alertas y notificaciones en función de reglas de negocio. Cuando se cumpla la regla de negocio definida (normalmente en base a cumplimiento de fechas y periodos máximos de resolución) el sistema deberá remitir las notificaciones electrónicas a las listas de distribución definidas. Las notificaciones podrán incluir envío de correo electrónico y/o asignación de tarea para su resolución REQUISITOS FUNCIONALES Gestión de Entidades Se considera Entidad cualquiera de los siguientes elementos: Empresas Empresas Públicas Unión Temporal de Empresas (UTE) Agrupación de interés económico (AIE) 12

13 Agrupaciones o Asociaciones empresariales sin ánimo de lucro Centros Privados de Investigación y Desarrollo sin ánimo de lucro Centros Tecnológicos Entidades de Derecho Público Personas físicas El CDTI dentro de su ERP cuenta con un módulo llamado Gestión de Entidades, que se encarga de gestionar la información relativa a las empresas, como pueden ser los datos registrales, datos de contacto e información adicional. Se desea mantener un único registro centralizado de entidades, por lo que el sistema ERP debe utilizar este repositorio de información para la gestión de los datos de Proveedores y Clientes. El sistema ERP puede requerir almacenar información adicional a la que registra el sistema de Entidades, ésta información sí tiene que ser mantenida y gestionada por la propia aplicación ERP. Se debe minimizar la redundancia y duplicidad de los datos en la medida de lo posible. El número de Entidades con el que trabajará el Proceso de Compras del ERP es un subconjunto muy limitado del conjunto de empresas registradas dentro del módulo Entidades, por lo que será necesario identificar el tipo de relación de la empresa con el CDTI. El Módulo de Compras del ERP tendrá visibilidad únicamente sobre aquellas cuya relación con el CDTI se encuentre relacionada con la Gestión de Compras. Se podrán definir diferentes tipos de relación entre la empresa y el CDTI, como pueden ser Proveedor, Suministrador, Mantenimiento, etc. El módulo de Gestión Económico - Financiera sí que tiene visibilidad sobre el conjunto de Entidades. El sistema ERP deberá dar soporte a las absorciones y compra de empresas, la liquidación de empresas así como situaciones especiales como situaciones en las que la empresa se encuentre en proceso concursal o en fase de acciones legales. Estas situaciones son gestionadas por el módulo de Entidades, pero será necesario definir un mecanismo basado en eventos para notificar al ERP de los cambios producidos y definir la gestión de los distintos procesos del ERP para estas situaciones. Se deberá mantener un historial de todos los cambios que afecten a las entidades para mantener la integridad de la información en la obtención de datos históricos. El sistema ERP deberá tener en cuenta la pertenencia a grupos empresariales, ya que podrá tener la misma consideración el grupo que una de las empresas que lo componen. Las empresas que deseen acceder al portal de compras deberán solicitarlo y se les remitirá un usuario y contraseña. Se debe proporcionar una solución que se integre con la aplicación Entidades considerando situaciones como que la 13

14 empresa no exista previamente y debe ser dada de alta. La empresa que solicite acceso no se dará directamente de alta en el registro de entidades, previamente debe pasar a un estado intermedio en la que el personal CDTI determinará si se procede al alta definitiva actualizando sus datos en la aplicación de Entidades si fuese necesario y remitiendo el usuario y contraseña. El sistema debe recoger información ampliada relativa a las empresas, como información de contacto en función del tipo de relación del CDTI con la empresa y valoración de la empresa Requisitos Procesos de Compras Compras El sistema debe contemplar una solución estándar que permita una gestión de Compras asociada a la gestión de inventario de acuerdo con las especificaciones técnicas que se detallan a continuación: El sistema facilitará soluciones para la tramitación de las Compras de acuerdo con los nuevos procedimientos definidos en el CDTI. Deberá establecer la distinción entre Gastos e Inversiones (Material, Inmaterial y Inmovilizado en Curso) Los requisitos establecidos para procesos de gestión concretos tales como los que afectan a maestros de materiales (oficina y consumibles informáticos), maestros de proveedores, gestión de inventarios (codificados) deberán seguir las pautas que a tal efecto se establezcan por el CDTI. Permitirá el registro de cuantas bonificaciones y descuentos puedan practicar los proveedores con perfecta identificación de los mismos en los pedidos, las entradas y consumos. Gestión de acuerdos comerciales con Proveedores (descuentos por volumen, por pronto pago, por tipo de pago, etc.) Contará con la suficiente flexibilidad y agilidad para permitir la obtención de la información necesaria para la planificación, gestión y control de las Compras en los diferentes ámbitos en los que se pueda generar (Cuadros de Mando). El sistema permitirá identificar en detalle a que corresponde el gasto/inversión comprometido, autorizado y ejecutado causantes de una desviación respecto al presupuesto en cualquiera de los apartados de su estructura. Permitirá obtener un informe de cierre, es decir, relacionará y calculará el importe de los pagos pendientes de compromisos adquiridos en base a toda la información disponible en el sistema: albaranes no asignados a la llegada de una factura, calendario de pagos recogido en los contratos, peticiones aprobadas, pedidos confirmados 14

15 Terceros El sistema garantizará una base de datos de acreedores única para todas las entidades del sistema, sin perjuicio de las limitaciones de acceso que se establezcan en función de las definiciones de perfiles de usuarios. Cada tercero tendrá un identificador único (C.I.F./D.N.I./ Nº DE VAT/OTROS) En relación con la base de datos de proveedores de compras debe figurar la fecha de alta en el sistema y de baja en su caso pasando a Histórico de Proveedores no Operativos. La información adicional tiene que incluir: Contratos suscritos, Concursos, Facturas, etc., Además el sistema debe mostrar toda la información referente a los posibles cambios en la denominación fiscal de los proveedores. Así como los terceros pertenecientes a un mismo grupo empresarial. El mantenimiento del sistema se realizará de manera centralizada, no obstante la pre-introducción de datos en el sistema podrá realizarse de manera descentralizada pero con un sistema de detección de errores para mantener una uniformidad (Ej. la denominación de la empresa sea la fiscal y no la que aparece en la factura etc.). Hasta que un acreedor no esté validado no se le podrá asociar ninguna factura o documento. Deberá garantizar la posibilidad de mantenimiento de múltiples direcciones (domicilio fiscal y el de contacto si es distinto) y cuentas bancarias para un mismo tercero identificando la entidad para la que es válida cada una de ellos. Contemplará el tratamiento de proveedores extranjeros, así como los códigos BIC e IBAN de sus cuentas bancarias para transferencias internacionales. Además de los datos de contacto que se almacenan en la aplicación de Entidades relativas a las empresas se desea poder incorporar datos adicionales de contacto específicos para la gestión de Compras, estos datos serán gestionados directamente por el ERP. Para cada empresa se podrán incluir notas a lo largo del tiempo de relación del CDTI con la empresa en la que se irán registrando las diversas incidencias u observaciones que consideren oportunos los Técnicos del CDTI. El sistema deberá permitir endosos, cesiones de crédito o factoring, confirming y posibles combinaciones, según proceda en la fase de obligación o disposición. Igualmente deberá permitir la gestión en los casos en los que el proveedor nos comunique la Cesión de los Derechos de Cobro a favor de un tercero. Así mismo contemplará la posibilidad a través de un link con nuestro proveedor de informes comerciales del seguimiento de embargos judiciales o administrativos. El sistema facilitará consultas e informes por tercero, terceros con embargos y también por endosatario, de todos los documentos contables que tenga, ya sean contabilizados o registrados, incluidos los pagos y garantías, tanto separados por cada una de las cuentas bancarias que puedan tener, como agregado de todas ellas. Para ello 15

16 permitirá la ordenación por NIF/CIF y alfabética ordenada por primer y segundo apellido y nombre en el caso de las personas físicas. El sistema permitirá por defecto conocer en el momento previo a la confirmación del pedido y de la factura si el proveedor se encuentra al corriente de pago de sus obligaciones ante la Seguridad Social y la Agencia Tributaria, para ello se servirá de la integración de la información disponible en la herramienta que CDTI tiene desarrollada a tal efecto. El sistema debe proporcionar una visión global de la situación de un proveedor en un momento dado, de modo que se pueda visualizar el estado de todas las relaciones con el proveedor (pedidos, facturas, albaranes, pagos, etc.) desde un único punto. En caso de que exista alguna incidencia en algún punto conocer el estado de la misma y su motivo Activos Fijos En este sentido el sistema deberá: Permitir la gestión del Inventario General a través de la normalización de la codificación de los bienes susceptibles de ser inventariados, así como la definición de los documentos y de su tramitación para la actualización del inventario. Garantizar la conexión del módulo de inmovilizado con la gestión de Compras y Gestión Económico-financiera. Además gestionará la contabilidad del inmovilizado, conectando con el módulo de contabilidad general e informando sobre la calificación jurídica, situación de los bienes, valoraciones a 1 de enero y 31 de diciembre y cálculo de las amortizaciones del periodo y acumuladas y valor contable neto. El sistema registrará todas las operaciones que constituyen el inmovilizado permitiendo el seguimiento y la permanente información sobre el inmovilizado material, inmaterial y financiero. En el caso del inmovilizado material, formado por elementos patrimoniales, muebles o inmuebles, deberá incorporar una gestión de inventario de los bienes esta naturaleza, con el siguiente contenido: o Relación de dicho inmovilizado. o Valoración y situación del mismo. o Amortización acumulada. Dispondrá de funciones para el cálculo automático de la amortización en función de la naturaleza del bien. o Incorporaciones, adquisiciones y enajenaciones realizadas durante el ejercicio. o Estado de situación del inmovilizado. Análisis de las diferencias entre el existente al comienzo y al fin de ejercicio. Deberá contemplarse el tratamiento del inmovilizado en curso a final de ejercicio y los registros necesarios para convertir el inmovilizado en curso en inmovilizado terminado cuando haya finalizado la actuación correspondiente. 16

17 En el caso del inmovilizado inmaterial que se decida incorporar al inmovilizado material se efectuará mediante acceso directo. El inmovilizado inmaterial, tendrá un tratamiento similar al señalado para el inmovilizado material de acuerdo con el Plan General Contable vigente. Se realizará la agrupación de activos fijos por familias, cuenta contable y localización. Gestión de las garantías de los activos. Se deben asociar las condiciones de la garantía al activo y poder consultar el documento de la garantía Gestión de Eventos/Proyectos El nuevo sistema debe encargarse de la gestión de toda la información relativa a la organización del evento como puede ser la agenda, ponente, ubicación, envío de invitaciones a eventos, análisis de asistencia a eventos, etc. Para llevar a cabo esta gestión se propone el producto Microsoft Dynamics CRM. El registro a los eventos se realiza mediante la web del CDTI ( por lo que los datos de registro deberán ser importados de esta aplicación. La gestión de la organización del evento debe estar integrada con la gestión documental. La gestión de la organización del evento debe estar integrada con la gestión económica del evento, que será llevada a cabo mediante el módulo de gestión de proyectos del ERP Dynamics AX, donde se registrará el presupuesto del evento, planificación, compras / contrataciones asociadas al evento, etc. La Gestión de Eventos/Proyectos debe estar integrada con la gestión de Compras y Económico-Financiera, permitiendo asociar compras a Eventos/Proyectos, Definición de presupuestos validado con la Gestión Presupuestaria, etc. El sistema permitirá consultar los eventos/proyectos pasados para poder crear nuevos eventos o proyectos a partir de uno anterior. Los gastos asociados al proyecto se validarán contra el presupuesto del proyecto, se definirán los pasos a llevar a cabo en caso de que se supere el presupuesto Gestión de contratos El sistema debe permitir la gestión de los contratos administrativos que el CDTI celebre con terceros dentro del ámbito de la gestión de Compras y servicios. Se debe cubrir la siguiente funcionalidad: 17

18 El contrato será dado de alta por el departamento encargado de su gestión, aunque el departamento de compras será notificado de su creación y podrá completar la información asociada al contrato. Los contratos llevarán asociados diferentes estados que deberán ser gestionados. Al contrato se deberán encontrar asociados todos los documentos y ficheros asociados a los mismos que se almacenarán en el gestor documental. Al contrato se le asociará información relativa al proceso de contratación, como puede ser si está asociado a un pliego, modalidad del proceso de contratación, si llevó asociada la publicación de publicidad en medios de comunicación, fechas relevantes del proceso de contratación, intervinientes en el proceso de contratación, etc. Los contratos pueden contar o no con precedente, en caso de que exista debe mantener la vinculación y trazabilidad. Los contratos pueden servir de precedente a una o varias facturas pudiendo ser éstas recurrentes. El contrato puede llevar asociado un presupuesto y unos plazos de vigencia. Estos requisitos deben ser comprobados que se cumplen por las facturas asociadas al contrato (alerta ante la prorroga/cancelación/vencimiento o alcance de su importe máximo). El sistema permitirá un control del calendario de pagos fijado en cada contrato, emitiendo un aviso para aquellos compromisos de pago próximos aún no gestionados. Ofrecerá la suficiente flexibilidad para ser una herramienta eficiente de gestión y control de contratos. Garantizará la gestión de las obligaciones incurridas en el contrato sirviéndose de toda la información/documentación integrada y sus mecanismos de control/alerta. Permitirá además suficiente flexibilidad para obtención de los informes necesarios Peticiones de compra / Servicio Las peticiones deberán ser automáticas, transmitidas vía formulario publicado en la Intranet-ERP por la persona autorizada. Este formulario deberá estar diseñado para recoger todo el universo de peticiones de los departamentos/direcciones tales como: jornadas, eventos, materiales, servicios, etc. Deberá además permitir la integración automática de aquellas peticiones generadas a través de la herramienta de Gestión de incidencias, en su mayoría, peticiones de mensajería, material de oficina, y sustitución de elementos que han dejado de funcionar. El formulario de petición deberá contemplar, al menos, los campos siguientes: nº de petición, fecha de solicitud, departamento solicitante, órgano presupuestario, centro de coste, asunto, descripción de la petición, fechas a tener en cuenta dependiendo la naturaleza de la petición. Además debe permitir adjuntar documentos, y a partir del órgano presupuestario y centro de 18

19 costes especificados cargar el presupuesto aprobado, comprometido, ejecutado y en consecuencia disponible. La petición deberá ser remitida al departamento de compras para su tramitación. Contemplará las siguientes utilidades: Gestión de las peticiones. Consulta de las peticiones por cualquiera de sus campos. Centro de coste de las peticiones y cálculo del presupuesto disponible asociado. Las peticiones deberán ser aprobadas por los responsables que se definan en el proceso, se debe considerar la posibilidad de contar con personas delegadas. Además, se establecerán unos tiempos máximos para la resolución de la autorización, en caso de superarse se determinará si se procede al escalado de la misma hasta un nivel y las notificaciones que se remitirán Presupuestos/ofertas El módulo de presupuestos/ofertas deberá poder ser utilizado por todos los departamentos para recibir y consultar los distintos presupuestos/ofertas recibidas para una petición. Este formulario deberá estar diseñado para su integración automática asociada a la referencia CDTI (ya sea nº de petición cuando ha existido o nombre del proyecto/evento en caso contrario) independientemente de su origen: Portal Cdti, fax, , etc. El formulario de presupuestos/ofertas deberá contemplar, al menos, los campos siguientes: referencia CDTI ( Nº de petición CDTI o nombre del proyecto/evento CDTI si no ha existido petición e intervención de compras), departamento CDTI gestionó el gasto, referencia del proveedor, datos del proveedor (identificación fiscal, CIF, dirección, nº, código postal, población, provincia, teléfono, fax, persona de contacto y cargo, ), descripción de la oferta (con posibilidad de adjuntar documentos) y su fecha límite de vigencia, cálculos de la oferta con la posibilidad de añadir cuantas líneas sean necesarias (desglosando en concepto, cantidad, precio, importe, descuento e importe final e indicando para el total de la oferta el total después de impuestos y % medio de descuento aplicado en la oferta), fecha límite de ejecución/entrega, forma de pago. Los presupuestos/ofertas deberán ser remitidos al departamento solicitante para su evaluación, ya sea compras, promoción y eventos o proyectos. El sistema debe permitir: Consulta Presupuesto/ofertas por proveedor o cualquier otro elemento de sus campos. Conocer los presupuestos/ofertas pendientes 19

20 Vigencia de los presupuestos/ofertas Informe comparativo de los Presupuestos/ofertas recibidos para una misma petición Junto con los datos de su propuesta para cada proveedor, el sistema proporcionará: -la información tanto del importe total de los pagos satisfechos, como el importe del comprometido, autorizado o pendiente de pago correspondiente a los 2 últimos ejercicios; -y si el proveedor se encuentra al corriente de pago de sus obligaciones ante la Seguridad Social y la Agencia Tributaria, para ello se servirá de la integración de la información disponible en la herramienta que CDTI tiene desarrollada a tal efecto. El presupuesto/oferta podrá ser remitido a un grupo de empresas determinado o quedar abierto para que cualquier empresa que cumpla unos requisitos previos que se definan en el presupuesto/oferta pueda remitir su propuesta Albaranes/Inventario Los albaranes deberán poder ser integrados en el sistema bajo el nº de referencia CDTI tras la entrega del material solicitado al proveedor. El sistema debe permitir: Consulta de los albaranes a través de los campos claves. Aviso recepción y conformidad del pedido al departamento de compras. El pedido pasa a estatus ejecutado. Comprobación de la factura con los albaranes y alta en el Inventario Gestión completa del inventario Identificación de incidencias, rechazos y devoluciones. Se considerará un caso particular la recepción de albaranes relativos a los viajes, ya que al registrar el albarán en el ERP se debe actualizar el importe en para cada uno de los distintos conceptos (Alojamiento o Transporte) de la aplicación de viajes. Se debe proporcionar los mecanismos necesarios para realizar una conciliación entre los datos remitidos electrónicamente por Visa correspondientes a los cargos en la tarjeta con los albaranes recibidos por parte de la agencia de viajes, ya que en ocasiones se producen modificaciones en las condiciones del viaje que implican un cambio en los importes del viaje y que no se reflejan en el albarán proporcionado por la agencia de viajes pero sí en el cargo de la Visa. 20

21 Autorización de gastos/inversiones Las autorizaciones de gasto/inversiones deberán ser automáticas, es decir, deberán ser transmitidas vía formulario a partir de la aceptación del presupuesto por el departamento CDTI que gestionó el gasto, quién además en este momento introducirá el concepto económico y especificará si es un gasto o inversión. El formulario se auto-rellenará de forma automática a partir de la información ya introducida anteriormente, deberá por tanto contemplar, al menos, los campos siguientes: Fecha, referencia CDTI, órgano presupuestario, centro de coste, concepto económico, descripción de la petición, importe final después de impuestos, presupuesto aprobado, comprometido, ejecutado y disponible. Las autorizaciones de gasto/inversiones deberán ser remitidas al/los responsables definidos con firma digital al efecto, y una vez validadas por estos siempre al departamento de compras y si fuera el caso, además al departamento que gestionó directamente con independencia de compras. Contemplará, al menos, las siguientes utilidades: Gestión de las autorizaciones Los responsables de autorizar la petición tendrán además visión para el proveedor seleccionado de: -el importe total de los pagos satisfechos, así como el importe del comprometido, autorizado o pendiente de pago correspondiente a los 2 últimos ejercicios; - y si el proveedor se encuentra al corriente de pago de sus obligaciones ante la Seguridad Social y la Agencia Tributaria, para ello se servirá de la integración de la información disponible en la herramienta que CDTI tiene desarrollada a tal efecto. Autorizado el gasto/inversión, actualización del presupuesto aprobado. Posibilidad de consulta de las autorizaciones pendientes, y en el caso de autorización urgente, si llegada la fecha prefijada sigue pendiente emitir un aviso automático al departamento de compras y al superior jerárquico para su validación. El sistema debe proveer también un formulario tipo llamado NOTA INTERIOR, que se utilizará para obtener la autorización correspondiente en los casos en los que no hubiera existido presupuesto anterior y ser después transmitida al departamento financiero para el pago. Por ejemplo, pagos de recibos del ayuntamiento, pagos regulares con factura en base a contrato, y compromisos de pago contractuales sin factura. Adicionalmente deberá permitir adjuntar documentación y catalogarlo en base a su naturaleza. 21

22 Pedido/Contrato/Convenio/Acuerdo Tras la autorización, aviso al departamento de compras y al departamento que gestionó el gasto para confirmar el envío del pedido, que se rellenará automáticamente y permitirá cambios antes de su transmisión automática al proveedor, a través de la vía definida, para las grandes empresas vía telemática, para el resto por , fax a través del sistema; y deberá permitir al departamento de compras recibir el mensaje de validación/confirmación de entrega/ejecución o cualquier otro comentario del proveedor. Asociar a los pedidos el departamento solicitante y el gestor. El formulario contemplará los mismos campos que el presupuesto. Para el caso de que la aceptación del presupuesto derive en la firma de un contrato en lugar de la emisión de un pedido, el sistema debe disponer de distintos modelos tipo de contrato de los que el departamento de compras o departamento que gestione el gasto directamente partirá para enviar un borrador al departamento de asesoría jurídica, quedándose grabado en el sistema una vez firmado por las partes y entonces emitiendo un aviso siempre al departamento de compras y si fuera el caso, además al departamento que gestionó el gasto. El contrato estará vinculado al nº de referencia CDTI. El sistema debe permitir, al menos, las siguientes funcionalidades: Gestión de los pedidos (Indicando su estado: enviado, cursado, ejecutado) Consulta de los pedidos por cualquiera de los campos contemplados. Recepción confirmación del proveedor y fecha prevista de ejecución. Gestión de los contrato/convenio/acuerdo (alertas ante el vencimiento del próximo pago no satisfecho, la prorroga/cancelación/vencimiento o el alcance de su importe máximo) Un original de cada contrato/convenio/acuerdo estará archivado en la Secretaría General y el documento escaneado estará disponible para los departamentos de Compras y el solicitante así como los documentos aportados (Poderes notariales avales etc.). Consulta de cada contrato/convenio/acuerdo por los campos clave: proveedor (C.I.F), objeto, vencimiento, periodo de rescisión, tipo procedimiento de contratación, etc Gestión de facturación Las facturas, que podrán ser recibidas por distintas vías: p.ej., en formato electrónico, correo electrónico (PDF), o correo postal, deben ser integradas automáticamente en el sistema bajo un número de entrada y asociadas a toda la información/documentos anteriores. El departamento de compras recibirá el 22

23 aviso de su llegada y podrá consultar la información al respecto con objeto de evaluar si procede la conformidad de la factura. La factura bajo el estado de Recibida pasará por diferentes estados como consecuencia de la intervención del departamento de compras: Pendiente aprobación, Pendiente aprobación económica, Pendiente aprobación técnica, Conforme, Contabilizada, Pagada. La factura será Conforme si cuenta con la aprobación económica y técnica. Sólo si la factura cuenta con estas aprobaciones podrá ser pagada. Al pasar la factura a Conforme, el sistema mostrará si el proveedor se haya al corriente de pago de sus obligaciones ante la Seguridad Social y la Agencia Tributaria, para ello se servirá de la integración de la información disponible en la herramienta que CDTI tiene desarrollada a tal efecto. A través del sistema, se podrá fijar un bloqueo de pago sobre todas las facturas pendientes de un determinado proveedor sin perjuicio de conservar la información concreta de cada factura referente a la aprobación técnica o económica disponible hasta ese momento. El formulario de factura contemplará, al menos, los siguientes campos: Nº factura, fecha factura, fecha entrada, datos del proveedor, referencia CDTI, ref., presupuesto proveedor, concepto, cantidad, precio, descuento, importe final, importe total después de impuestos, forma de pago y cuenta bancaria, fecha de vencimiento. El sistema deberá permitir gestionar la distinta casuística entorno al importe total después de impuestos: distintos % IVA, IGIC y otros como % proveedores extranjeros. Para las facturas expresadas en moneda extranjera se debe poder solicitar y recibir del Departamento Financiero a través del sistema su equivalencia en euros. CDTI sólo contabiliza en euros. Se han identificado cuatro supuestos que desencadenan en el pago de las facturas: Con precedente. A partir de una solicitud de compra o presupuesto se desencadena un pedido y por tanto una factura. Sin precedente. Pago de facturas que no cuentan con ninguna gestión previa, como puede ser el pago de tasas, pagos adicionales asociados a un contrato pero que no se incluyen dentro de este, micropagos, etc. A partir de contrato. La firma de un contrato de prestación de servicio puede llevar el pago de un conjunto de pagos vinculados o no a determinados hitos con su correspondiente autorización técnica. Contrato recurrente. Contratos con o sin vencimiento, que pueden contar con una renovación automática y unos pagos periódicos. 23