CÓMO GERENCIAR EFICIENTEMENTE EL DEPÓSITO?

Transcripción

1 24_LÍNEA DE LLENADO CÓMO GERENCIAR EFICIENTEMENTE EL DEPÓSITO? _CLAVES Y ACCIONES EL DEPÓSITO COMO TAL, ES UN ÁREA DENTRO DE UNA INFRAESTRUCTURA COMO PUEDE SER EN EL CASO DE UNA FÁBRICA, O ES PRÁCTICAMENTE TODA LA INFRAESTRUCTURA, EN EL CASO DE UN DISTRIBUIDOR. PARA OPTIMIZAR SU FUNCIONAMIENTO DEBEMOS REALIZAR UNA BUENA PLANIFICACIÓN, TENIENDO EN CUENTA ASPECTOS MUY IMPORTANTES, COMO LA CADENA DE ABASTECIMIENTO Y LA CAPACIDAD PRODUCTIVA. LA OPINIÓN DE LOS PROTAGONISTAS DEL SECTOR NOS BRINDA UN PANORAMA SOBRE ESTE TEMA.

2 En la industria productora de bebidas alcohólicas, analcohólicas y lácteas los espacios para el acopio de los productos terminados requiere de un análisis muy especial. No es un tema menor que dichos sectores deben reunir una serie de condiciones requeridas a efectos, no sólo de garantizar la óptima calidad del alimento bebible en cuanto a temperatura, presentación, etc, sino a los tiempos necesarios para que la planificación y programación de las diferentes entregas se cumplan en tiempo y forma. La Project Manager María Silvia Carrasco entiende que un oportuno diagnóstico resulta fundamental a fin de optimizar los espacios físicos y la infraestructura disponible para el acopio. A partir de colaborar con distintas empresas de la industria de las bebidas en su organización interna, empezamos a detectar temas en los cuales muchas de estas firmas hacen agua. Si queremos mejorar el gerenciamiento del depósito de una empresa, deberíamos centrar nuestra atención en todo el proceso de abastecimiento, no olvidando que en el mismo son muchos los actores que inciden para que pueda o no ser eficiente. Debemos pensar en el proceso desde los proveedores hasta el consumidor final. Para tener éxito tenemos que dar respuesta rápida al cliente, calidad de gestión y reaprovisionamiento continuo, sentencia Carrasco. Para volver más eficiente a un depósito debemos realizar una buena planificación, teniendo en cuenta tres aspectos muy importantes: 1_ El Aspecto Macro: Considerar toda la cadena de abastecimiento. 2_ El Aspecto Global: Manejarlo dentro del proceso general que va desde la recepción del pedido hasta la entrega y así considerarlo como una de las actividades que conforman este proceso; encadenar las tareas administrativas con las operativas. 3_ El Aspecto Particular: Ordenarlo, organizar el espacio en las estanterías; recrear un espacio para generar un ambiente operativo que haga posible el trabajo para una adecuada recepción, identificación y trazabilidad de los productos a fin de encauzar su posterior envío; controlar los pedidos y los productos para evitar que se produzcan errores posteriores; variedad y reposición continua. En cuanto a la determinación de qué productos almacenar, en qué cantidades y cómo reponerlos, esto va a depender de la bebida que manufacture una determinada empresa. Sí, debe quedar claro que la competencia debe estar basada en el tiempo y así tratar de reducir los períodos de desarrollo de los productos para que la respuesta al mercado sea rápida y el tiempo de reaprovisionamiento sea menor. Analizar los tiempos que se invierten en las diferentes actividades para identificar aquellas que no añaden valor al cliente y que implican mayor coste, debe ser priorizada durante el trabajo de análisis, opina María Silvia Carrasco. En un depósito es imprescindible organizar el circuito de circulación evitando reprocesos, tiempos muertos, duplicación de tareas, con mayor eficiencia (optimizando los recursos disponibles), es decir optimizando los procesos. En cuestión de tiempos se debe tener en cuenta tres períodos importantes: 1_ Tiempo de mercado: Es el que corresponde a reconocer una oportunidad, convertirla en producto o servicio e introducirla en el mercado. Una participación tardía trae como consecuencia una mayor existencia obsoleta. 2_ Tiempo de venta: Es el que transcurre entre que se recoge el pedido del cliente y se entrega el producto a satisfacción del mismo. Aquí juegan un papel muy importante el acopio y el transporte. 3_ Tiempo de reacción: Es el que se tarda en ajustar el volumen de producción en respuesta a la demanda. Generalmente los pedidos están regidos por predicciones e inventarios y muchas veces los inventarios ocultan la demanda. Debemos contar con la información previa sobre la demanda real del cliente. Otro factor muy importante a tener en cuenta en la administración de los espacios de almacenamiento es la relación con los proveedores, comenzando la planificación desde la negociación. Negociando volumen, fechas, precios y costes. Compartiendo información para realizar una producción bien sincronizada, con reaprovisionamiento continuo, a través de proveedores integrados. Generar una relación de confianza y de seguridad y economías mutuas. Los requisitos deben estar definidos y acordados previamente. Si decimos que las empresas deben funcionar de cara al cliente, podría ser, tomando los pedidos directamente, procesándolos y entregándolos. Si es necesario contar con stock, definir dónde ubicar los lugares de almacenamiento, qué productos almacenar, cómo organizarlo y qué sistema de reposición utilizar. Acostumbrar al personal a un ambiente de orden y disciplina estricta, involucrarlos en el cambio, que se sientan dueños de una parte del proceso; darles la posibilidad de comunicar sus mejores pensamientos, finaliza la Proyect Manager María Silvia Carrasco. Según los especialistas, lograremos una gestión de depósito más eficiente trabajando desde el proceso general, y sus partes involucradas, reabasteciéndolo fluidamente, logrando un sistema de stock dinámico, planificando el layout teniendo en cuenta la variedad y no sólo la cantidad, logrando un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar, teniendo como objetivo la satisfacción de su cartera de clientes. industriabebible.com 25

3 26_LÍNEA DE LLENADO DISEÑAR EL DEPÓSITO: LA PRODUCTIVIDAD COMO OBJETIVO En aquellos sectores donde se desarrollan tareas de aprovisionamiento, almacenamiento, preparación de pedidos y despacho, el nivel de la productividad alcanzado en las actividades permanece directamente afectado por la aplicación de las mejores prácticas, para lo cual se torna imprescindible dotar al capital humano de un espacio funcional adecuado, donde las áreas operativas se transforman en metros cuadrados de acopio inteligentemente dispuestos. El metro cuadrado de acopio no es una dimensión, es una condición espacial para reducir costos operativos y aumentar la productividad; de ahí que la primera observación para determinar su calidad se dirija a la ubicación territorial del predio donde se desarrollan las actividades, la infraestructura _ El tipo de manipulaciones: Es decir los traslados, apilado, posicionamiento en estanterías, etc. _ Las características de las instalaciones fijas: Pudiendo ser estas estanterías, racks, etc. _ El grado de informatización del sector: Ya sea empleando un software de gestión, mecanización o automatización, etc. Un eficiente diseño de esta área operativa vital dentro del proceso de producción de cualquier alimento bebible, deberá promover el mejor aprovechamiento del espacio al tiempo que optimizará el nivel de inversiones inmobiliarias y también en estructura y equipamientos. El diseño del layout o área funcional, que transforme el espacio en metros cuadrados logísticos deberá estudiar fundamentalmente: _ Un aprovechamiento máximo de la volumetría (superficie y volumen) disponible. _EN UN DEPÓSITO ES IMPRESCINDIBLE ORGANIZAR EL CIRCUITO DE CIRCULACIÓN EVITANDO LOS REPROCESOS, TIEMPOS MUERTOS Y DUPLICACIÓN DE TAREAS, CON LA MAYOR EFICIENCIA Y OPTIMIZANDO LOS RECURSOS DISPONIBLES. del entorno y la conexión con la red logística de la empresa. A continuación se tendrán en consideración las características del inmueble, donde la calidad de los pisos juega un destacado papel, ya que sobre ellos descansan las estanterías que albergan los productos y sobre su superficie se desplazan los vehículos y maquinarias que transportan las mercaderías. Luego, siempre hablando del valor de uso del metro cuadrado logístico, tendrá que considerarse especialmente la complementación entre los equipos fijos (estanterías o racks) y móviles (zorras, autoelevadores, etc.), y las facilidades constructivas para el ingreso, egreso y circulación de las cargas, señalan los técnicos de la empresa Tecnoracks. Las áreas de operación logística para el depósito y posterior transferencia de las bebidas tienen por función regular los flujos entre la oferta (fabricación o adquisición) y la demanda representada por los clientes internos o externos, favoreciendo la reducción de los costos a lo largo de la cadena de abastecimiento. Una clasificación de estos espacios puede darse por: _ La naturaleza del producto: Entendiéndose por tal la materia prima, el producto intermedio, el producto terminado, etc. _ Su función logística: Cuando se trate de un depósito, espacio de transferencia, etc. _Facilidades para el ingreso al área operativa y a las mercancías estibadas. _Un buen nivel de flexibilidad en el aprovechamiento del espacio disponible, considerando las posibles fluctuaciones en la ocupación por caídas en la demanda o aumento de las mismas. _Un criterio de gestión del inventario y ubicación de las referencias ajustado a su rotación. La traslación horizontal de cargas está presente en casi la totalidad de las operaciones que se llevan a cabo en un depósito, de manera tal que una superficie adecuada es un factor crítico a la hora de mover mercancías. Los pisos de estos sectores cobran un protagonismo fundamental. Así lo entiende el Arq. Gustavo Di Costa, Docente de la Materia Práctica y Organización de Obras de la Facultad de Arquitectura y Urbanismo de la Universidad de Buenos Aires. Un piso industrial deberá, por definición, materializarse de forma de soportar las cargas permanentes y las ocasionales, sean estas fijas o móviles, sin provocar ningún tipo de roturas por fatiga del material. A efectos de garantizar el libre escurrimiento de los líquidos resultantes de la rutina de limpieza del depósito deberá contar con un desnivel mínimo. Su superficie será antideslizante, no abrasiva y con la mínima cantidad de juntas necesarias, ya que de lo contrario, se

4 verá afectada la libre circulación de las ruedas y otros componentes de los equipos móviles, explica el Arq. Di Costa. Apuntando siempre a las mejores condiciones de operatividad y capacidad de almacenamiento, resulta indicado disponer de dársenas elevadas hasta la altura de la caja de los vehículos de transporte, a efectos de agilizar la carga y descarga de las unidades. Con el objeto de evitar la duplicación de estas instalaciones y el consiguiente aumento de la inversión, es recomendable utilizar las mismas organizando las tareas de carga y descarga en distintas ventanas horarias. Un tema clave es la correcta elección y distribución espacial de las estanterías. Existe en el mercado una amplia gama de sistemas de almacenamiento tendientes a satisfacer las distintas necesidades de los usuarios del sector productor de bebidas; estanterías ligeras para cargas livianas (bultos de menos de 30 kg), estanterías convencionales para cargas palletizadas, estanterías para cargas largas (cantilever), para tambores y contenedores. Las estanterías metálicas son las preferidas por su durabilidad, modularidad y posibilidades de reutilización, afirman expertos de la firma Tecnoracks. MAQUINARIAS Y EQUIPOS DE TRASLADO En cuanto a la elección del equipo móvil, una regla elemental establece una asociación íntima con el sistema de almacenamiento seleccionado, en función de los pesos, dimensiones, volúmenes y rotación de las mercaderías, la altura máxima de la estiba, el ancho de los pasillos, las distancias a recorrer y las tareas propias de la recepción, almacenamiento y preparación de los pedidos. La determinación de los costos del elemento de manipulación (zorras, apiladoras, carretillas preparadoras de pedidos, etc.), se basa habitualmente en la consideración de los gastos fijos y variables (consumos, mantenimiento, amortización, valor de reventa, etc.) y el rendimiento potencial de la máquina. Desde el punto de vista operativo, constituyen características a observar por parte del encargado del depósito: _Interiorizarse de las características y estado de las máquinas disponibles y de aquellas con opción a compra. Es preciso contar con catálogos e instrucciones de los fabricantes, como así también manuales de uso, rendimientos, mantenimiento, etc. _Conocer el trabajo específico que se puede ejecutar con los equipos disponibles y aquellos otros secundarios que exigirán una _ZOOM: En la reciente Feria Embax Print 2007 en la República Checa, Europack presentó el Winner Baby Scara 500, un robot especialmente diseñado para el movimiento de mercancías en las bodegas. El robot de paletización circular tiene una escasa altura de 9m 2 x 2.5 m y está concebido para permitir la automatización del fin de línea en cualquier ambiente de producción. << utilización con menores rendimientos. Debe procurarse el empleo de las máquinas en aquellas tareas para las cuales fueron específicamente construidas. Si bien a veces es necesario usar equipos en tareas de utilización secundaria, se debe tener en cuenta que en su ejecución, los rendimientos que se obtengan serán menores, planteándose la alternativa en algunos casos, de sufrir estos desperdicios o adquirir equipos para los cuales la tarea sea de utilización primaria. _El uso de equipos de máquinas costosas, si bien permite multiplicar la producción y ganancias, también en la misma escala, puede multiplicar las pérdidas, si no se las utiliza correctamente. El gasto que demanda la adquisición y funcionamiento de máquinas para el traslado de bultos en un depósito obligan a un cálculo riguroso para el logro de rendimientos que realmente lo justifiquen. El cálculo de la rentabilidad permitirá conocer el punto crítico de utilización de cada equipo y las zonas de pérdidas y ganancias. La idea es determinar el precio de utilización de la misma, de tal forma que se cubran con seguridad todos los gastos y que, finalizada su vida útil, cuente con un fondo o monto reservado que le permita reemplazarla por una nueva. En este sentido, es oportuno arribar a algunas definiciones: _Precio de Adquisición. Son todos los costos que se producen hasta que la máquina se encuentre en la empresa (de bebidas, lácteos, etc). Involucra, entre otros: _Precio de adquisición en fábrica. _Gastos de embalaje. Puede representar hasta un 3% del precio del equipo. _Gastos de transporte. _Seguros. _Costos de traslados. _Gastos de carga y descarga. _Gastos de aduana. _Costos de montaje, etc. Existen varias formas y criterios para calcular la depreciación de un equipo (autoelevadores, clarks, etc). Algunos prefieren efectuar una industriabebible.com 27

5 28_LÍNEA DE LLENADO amortización rápida aplicando un fuerte porcentaje para los primeros años, liberándola de esta carga para la etapa de su vida de menores rendimientos. Se llama Valor Medio o Promedio del equipo, al valor teórico constante que se supone para los cálculos, que tiene un equipo de traslado a lo largo de su vida útil. Se obtiene como un porcentaje del precio de adquisición. El porcentaje estará dado por: (1 + N) N Donde n = número de años de vida útil. Entre los costos y gastos a tener en cuenta a la hora de considerar la compra de estos equipos, vitales desde el punto de vista operativo a efectos de optimizar las superficies de uso de un depósito, se detallan: _Costo de mantenimiento y reparaciones: Varían considerablemente según la máquina, el servicio, el cuidado y manejo que se le dé, las condiciones donde trabaja, etc. Se suelen expresar como un porcentaje del costo de depreciación o del Valor Medio. Otros lo hacen relacionándolos con el costo de los combustibles y lubricantes. Siendo todos los cálculos teóricos, no es preciso procurar una gran exactitud ya que las hipótesis que se usan están generalmente muy condicionadas. _Interés del capital invertido: Compensa el interés que deja de ganar el propietario de la máquina por tener su dinero invertido en la misma, en vez de colocarlo en alguna institución financiera. Se aplica sobre el Valor Medio. _Gastos de Seguros, Impuestos, Almacenamiento: Para cubrirlos, según el caso, se aplican como un porcentaje del Valor Medio. _Costos Fijos: Son los que suceden funcione o esté parada la máquina. _Gastos Variables: Los que se producen en montos aproximadamente proporcionales a las horas de trabajo que realice. _Valor Residual: Es el que tiene la máquina al momento de su venta o cambio. Algunos lo restan del valor de adquisición de la nueva unidad. Otros lo dejan como una reserva o fondo de compensación para las diferencias que pudieran existir entre los montos logrados en concepto de Depreciación y el valor de una nueva. También puede servir para amortiguar a influencia de la inflación. Como vemos, la optimización de los recursos de la empresa en cuanto a la efectiva organización de sus sectores de depósito y acopio requieren de un adecuado conocimiento técnico. Una elección equivocada, recortes en el mantenimiento de equipos o una mala diagramación de los sectores pueden llegar a provocar un mayor costo y hasta causar la pérdida del capital. << _ZOOM: DEPÓSITOS DE HOY: Las actuales exigencias del mercado imponen a las principales firmas de transporte y depósito de mercadería nacionalizada mayor excelencia y eficiencia en su gestión. Para lograr la satisfacción y reconocimiento del cliente, algunos de los servicios más ofrecidos en el depósito de almacenaje de alimentos y bebidas son: _Circuito de alarma (sensores de movimiento/de humo contra incendio). _Circuito cerrado con cámaras dentro y fuera del depósito. _Servicio de vigilancia dentro del depósito. _Elementos de seguridad requeridos por la municipalidad habilitante. _Habilitación municipal para almacenar mercadería en general. _Habilitación del SENASA para almacenar refrigerado. _Habilitación del INAL para lo comestible. _Servicio de custodia o seguridad satelital de la mercadería en tránsito. _Comunicación on-line para tener la información en tiempo real. << _RESULTA INDICADO DISPONER DE DÁRSENAS ELEVADAS HASTA LA ALTURA DE LA CAJA DE LOS VEHÍCULOS DE TRANSPORTE, A EFECTOS DE AGILIZAR LA CARGA Y DESCARGA DE LAS UNIDADES.