TECNICO SUPERIOR EN LOGISTICA Y COMPRAS TECNICAS DE ALMACENAJE I

Transcripción

1 TECNICO SUPERIOR EN LOGISTICA Y COMPRAS TECNICAS DE ALMACENAJE I

2 INTRODUCCIÓN AL ALMACENAJE TÉCNICO Tipos de mediciones y sus objetivos Evaluación de métricas UNIDAD I METRICAS Características de las métricas Establecer un conjunto de métricas acordes Métricas validadas por la operación

3 Conceptos Básicos Métricas: Son indicadores que permiten medir el desempeño organizacional. Toman en cuenta las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas organizacionales, y su principal objetivo es la toma de decisiones.

4 Métricas Cual instrumento utilizar Quien es el responsable Con que frecuencia se utiliza Sistema de información Toma de decisiones

5 Métricas Importancia: Lo que no se mide no se puede controlar y lo que no se puede controlar no se puede gestionar.

6 Métricas: Indicadores Miden cambios a través del tiempo Características Generar información para toma de decisiones Permiten valorar resultados

7 Métricas Mapa de Factores claves de éxito en una Gestión Calidad Eficacia Satisfacción al cliente Efectividad Productividad Resultado Actividad Eficiencia Tiempos Ejecución

8 Tipos de Indicadores Temporales Proyectos únicos Lapso finito Permanentes Procesos organizacionales Revisión constante Evaluar entorno

9 Atributos de la información Generada por indicadores Exactitud Relevancia Forma Temporalidad Frecuencia Origen Oportunidad

10 Métricas Que son indicadores Logísticos? Son relaciones de datos numéricos y cuantitativos aplicados a la gestión Logística que permite evaluar el desempeño y el resultado de cada proceso Recepción Almacenamiento Despacho Entrega Transporte Compras Flujos de información

11 Métricas Características de los indicadores de Gestión Logística: Cuantificables Consistentes Agregables Comparables Ser expresado en números o porcentajes utilizando cifras concretas Debe generarse utilizando la misma fórmula y la misma información para ser comparado en el tiempo Debe generar acciones y decisiones en procura del mejoramiento de la calidad de los servicios prestados. Deben estar diseñados tomando datos iguales para comparase con similares indicadores de similares industrias.

12 Sistema Logístico, repaso

13 Objetivos de los Indicadores Logísticos Identificar problema operativos Benchmarking Compararse con competidores Objetivos Reducir Gastos, aumentar eficiencia Satisfacer las expectativas del cliente Tiempo Aprovechamiento de Recursos

14 Esquema de implantación de indicadores Logísticos(1 de 2) Identificar el proceso logístico a medir Conceptualizar cada paso del proceso Definir el objetivo del indicador y la variable a medir Recolectar información Cuantificar las variables

15 Esquema de implantación de indicadores Logísticos(2 de 2) Establecer el indicador a controlar Seguir y realimentar las variables periódicamente Mejorar el indicador Proyección y Benchmarking externos

16 Costos Logísticos en los Estados Contables

17 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE ALMACENES. La planificación operacional, busca un proceso eficiente y eficaz de los flujos de materiales. Se ocupa de: Operaciones diarias Recibo y entrega de bienes Estándares de ejecución existentes Asignación de recursos

18 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE ALMACENES. Por qué es necesario planear? El desequilibrio entre: Picking Preparación de pedidos Despacho Traslado Podría provocar un estrangulamiento del proceso de entrega de productos

19 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE ALMACENES. Los instrumentos mas importantes para comprobar la calidad en la gestión logística se sustentan en indicadores de Gestión y Desempeño. Indicadores de Gestión Logísticos(KPI: Key performance indicador). Ejemplos: % de servicios atendidos % Vejez del inventario % exactitud del inventario

20 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE ALMACENES. Compra y abastecimiento Importaciones y exportaciones Producción e inventarios KPI Costos y servicio al cliente Almacenamiento Transporte y distribución

21 CÁLCULO DE LA CAPACIDAD REQUERIDA La capacidad de un almacén, se mide básicamente en términos del numero de unidades físicas de almacenamiento que es capaz de albergar dentro de sus instalaciones. Las unidades de almacenamiento pueden ser: Un producto ( lavadoras, ejes, llantas, etc ) Un conjunto de productos configurados en un solo paquete, caja master de 12/24 unidades. Un pallet que alberga varios productos o cajas Contenedores

22 CÁLCULO DE LA CAPACIDAD REQUERIDA La capacidad de un almacén puede determinarse en términos de cifras definidas en pallets, 3000 contenedores, 450 llantas, 1000 cajas de 12 uds, etc. Lo anterior corresponde a la cifra máxima de unidades de almacenamiento dentro de un Lay-out (plano establecido) y según las técnicas de almacenaje empleadas.

23 CÁLCULO DE LA CAPACIDAD REQUERIDA La capacidad requerida de un Almacén se basará en el stock normativo, se deben tomar en cuenta la organización del sistema: Sistema de posición fija(stock máximos) Sistema de posición aleatoria(stock promedios) Se debe tomar en cuenta el Stock de Seguridad: el nivel extra de stock que se mantiene en almacén para reducir las incertidumbres que se producen en la oferta y la demanda.

24 CÁLCULO DE LA CAPACIDAD REQUERIDA El Stock normativo está compuesto por dos factores: Lote promedio(stock base) División de la previsión anual de compras (por producto) entre la frecuencia de aprovisionamiento Stock de seguridad SS= (PME-PNE)*DM Donde: SS= Stock de seguridad PME=Plazo máximo de entrega PNE=Plazo normal de entrega DM= Demanda media

25 CÁLCULO DE LA CAPACIDAD REQUERIDA El Stock normativo está compuesto por dos factores: Lote promedio(stock base) División de la previsión anual de compras (por producto) entre la frecuencia de aprovisionamiento Stock de seguridad SS= (PME-PNE)*DM Donde: SS= Stock de seguridad PME=Plazo máximo de entrega PNE=Plazo normal de entrega DM= Demanda media

26 CÁLCULO DE LA CAPACIDAD REQUERIDA Ejercicio, con base en la siguiente tabla, calcule el lote promedio y el stock de seguridad para este Almacén tomando en cuenta que realiza pedidos mensuales: VENTAS DIARIAS COSTO DEL PEDIDO COSTO DE ALMACENAJE/ UNIDAD COMPRAS ANUALES PROYECTADAS UNID. PLAZO DE ENTREGA DEL PROVEEDOR PLAZO DE ENTREGA CON RETRASO 500 UNID. $10 $0, ,00 12 DÍAS 15 DÍAS

27 COSTOS DE ALMACENAJE Espacio Ocultos Manipulación Tipos de Costos Almacenamiento Posesión de stocks Instalaciones

28 COSTOS DE ALMACENAJE COSTOS DIRECTOS DE ALMACENAJE costos fijos costos variables COSTOS DIRECTOS DE MANTENCION costos fijos costos variables

29 COSTOS DE ALMACENAJE COSTOS DIRECTOS DE ALMACENAJE costos variables Energía Agua Mantenimiento de Estanterías Materiales de reposición Reparaciones ( relacionadas con almacenaje ) Deterioros, perdidas y degradación de mercancías. Gastos Financieros de Stock. costos fijos Personal Vigilancia y Seguridad Cargas Fiscales Mantenimiento del Almacén Reparaciones del Almacén Alquileres Amortización del Almacén Amortización de estanterías y otros equipos de almacenaje Gastos financieros de inmovilización

30 COSTOS DE ALMACENAJE COSTOS DIRECTOS DE MANTENCION costos variables Energía Mantenimiento de equipo de manutención Mantenimiento de equipo informático Reparaciones de equipos de manutención Comunicaciones. costos fijos Personal Seguros Amortización de equipos de manutención Amortización de equipos informáticos Gastos financieros del inmovilizado

31 Indicadores de Gestión Logística(KPI) Compra y Abastecimiento Importaciones y Exportaciones Producción e inventarios Costos y Servicio al cliente Almacenamiento Transporte y distribución

32 Indicadores de Gestión Logística(KPI) Patrones para su especificación Nombre Debe definir claramente su objetivo y utilidad. Forma de Cálculo Fórmula matemática para el cálculo de su valor, lo cual indica la identificación exacta de los factores y la manera como ellos se relacionan. Unidades El valor de un determinado indicador está dado por las unidades las cuales varían de acuerdo con los factores que se relacionan. Glosario Es fundamental que el indicador se encuentre documentado en términos de especificar de manera precisa los factores que se relacionan en su cálculo. Ejemplo: Manual o cartilla de indicadores, en la cual se especifican todos los aspectos atinentes a los indicadores que maneje la organización. Metas Establecidas Parámetros, debe tener un valor óptimo planteado como objetivo a alcanzar, lo que permite su comparación y seguimiento. Comportamiento histórico del indicador Establece la tendencia. Generación de valor El mejor valor logrado para dicho indicador, bien sea en la organización o fuera de la misma.

33 Indicadores de Gestión Logística(KPI) 1. Compra y Abastecimiento: Certificación de proveedores Entregas perfectamente recibidas Calidad de los pedidos generados Volumen de compra

34 KPI: 1. Compra y Abastecimiento Certificación de Proveedores: Objetivo Calculo Periodicidad Responsable Impacto Conocer y controlar la calidad de los proveedores. (Proveedores Certificados/Total de proveedores)*100 Análisis: Incrementar máximo resultado indicador al el del Mensual Compras Consecuencias: costos de devoluciones, costo de volver a realizar pedidos, retrasos en la producción, costo de inspecciones adicionales de calidad, pérdida de ventas, etc.

35 KPI: 1. Compra y Abastecimiento Calidad de los Pedidos: Objetivo Calculo Periodicidad Responsable Impacto Controlar la calidad de los pedidos generados por el Área de Compras. (Pedidos generados exitosamente/total de pedidos)*100 Análisis: Incrementar máximo resultado indicador al el del Mensual Compras Consecuencias: costo del lanzamiento de pedidos rectificadores, esfuerzo del personal de compras para identificar y resolver problemas, incremento del costo de mantenimiento de inventarios, pérdida de ventas, etc.

36 KPI: 1. Compra y Abastecimiento Volumen de Compra: Objetivo Calculo Periodicidad Responsable Impacto Controla la evolución del volumen de compra en relación con el volumen de venta. (Total de las Compras / Total de las ventas)*100 Análisis: disminuir en lo posible el resultado del indicador Mensual Compras Conocer el peso de la actividad de compras en relación con las ventas de la empresa con el fin de tomar acciones de optimización de las compras y negociación con proveedores.

37 KPI: 1. Compra y Abastecimiento Entregas Perfectamente Recibidas: Objetivo Calculo Periodicidad Responsable Impacto Controlar la calidad de los productos/materi ales recibidos, y la puntualidad de las entregas de los proveedores de mercancía. (Pedidos Rechazados/ Total de ordene s compra recibidas)*100 Análisis: disminuir en lo posible el resultado del indicador Mensual Compras Costos de recibir pedidos sin cumplir las especificaciones de calidad y servicio, como: costo de retorno, coste de volver a realizar pedidos, retrasos en la producción, coste de inspecciones adicionales de calidad, etc.

38 Indicadores de Gestión Logística(KPI) 2. Producción e Inventario: Capacidad de producción utilizada Exactitud del inventario Rendimiento de maquinas Valor económico del inventario Rotación de mercadería Vejez del inventario Duración del inventario

39 KPI: 2. Indicadores de Producción e inventario Capacidad de Producción utilizada: Objetivo Calculo Periodicidad Responsable Impacto Controlar la utilización efectiva de las instalaciones (productivas, de almacenaje o transporte) de la compañía. (Capacidad utilizada/capacidad máxima del recurso)*100 Porcentaje de la capacidad disponible actualmente utilizada, calculado como la producción actual real (unidades, kilos, etc.), dividida por la máxima producción conseguible en operación de 24 horas, 7 días a la semana. Mensual Producción Sirve para medir el impacto generado por la utilización de la capacidad utilizada con respecto a la máxima utilización posible de las instalaciones. Análisis: Incrementar al máximo el resultado del indicador

40 KPI: 2. Indicadores de Producción e inventario Rendimiento de Maquina: Objetivo Calculo Periodicidad Responsable Impacto Controlar la productividad de una máquina de manufactura con respecto a la capacidad máxima de utilización posible. (Numero de unidades producidas / Capacidad máxima del recurso)*100 Análisis: Incrementar al máximo el resultado del indicador Mensual Producción Medir el impacto de la capacidad por máquina actualmente utilizada con respecto a la máxima posible.

41 KPI: 2. Indicadores de Producción e inventario Rotación de Mercadería: Objetivo Calculo Periodicidad Responsable Impacto Controlar la cantidad de los productos/mat eriales despachados desde el centro de distribución. (Ventas Acumuladas / Inventario Promedio mensual) = numero de veces Análisis: Incrementar al máximo el resultado del indicador Mensual Almacén Se debe mantener un elevado índice de rotación. Se requieren entregas muy frecuentes, con tamaños muy pequeños. Excelente comunicación clienteproveedor.

42 KPI: 2. Indicadores de Producción e inventario Duración del Inventario: Objetivo Calculo Periodicidad Responsable Impacto Controlar los días de inventario disponible de la mercancía almacenada en el centro de distribución. (Inventario final / Ventas promedio) * 30 Análisis: Disminuir máximo resultado indicador al el del Mensual Almacén Altos niveles en ese indicador muestran demasiados recursos empleados en inventarios que pueden no tener una materialización inmediata y que esta corriendo con el riesgo de ser perdido o sufrir obsolescencia.

43 KPI: 2. Indicadores de Producción e inventario Vejez del Inventario: Objetivo Calculo Periodicidad Responsable Impacto Controlar el nivel de las mercancías no disponibles para despacho por obsolescencias, mal estado y otros (Unidades dañadas + obsoletas + vencidas) / Unidades totales del inventario) * 100 Análisis: Disminuir máximo resultado indicador al el del Mensual Almacén Evaluar resultados con el fin de tomar acciones correctivas y evacuar la mercancía para que no afecte el costo del inventario de el almacén y el nivel de servicio al consumidor final.

44 KPI: 2. Indicadores de Producción e inventario Valor Económico del Inventario: Objetivo Calculo Periodicidad Responsable Impacto Medir y controlar el valor del inventario promedio respecto a las ventas. (Costo de ventas del mes / valor del inventario físico) * 100 Valor del último inventario físico y el costo de las ventas realizadas durante el último mes Mensual Almacén Ventas Gerencia En un periodo de tiempo se mide el nivel el valor del inventario de producto terminado en relación con las ventas al costo. Evaluando el cumplimiento de políticas. Análisis: Disminuir máximo resultado indicador al el del

45 KPI: 2. Indicadores de Producción e inventario Exactitud del Inventario: Objetivo Calculo Periodicidad Responsable Impacto Controlar y medir la exactitud en los inventarios en pos de mejorar la confiabilidad (Valor de la diferencia / valor total del inventario) * 100 Análisis: Disminuir máximo resultado indicador al el del Mensual Almacén Nivel de confiabilidad de la información de inventarios en centros de distribución con el fin de identificar los posibles desfases en los productos almacenados y tomar acciones correctivas con anticipación y que afectan la rentabilidad de las empresas.

46 Indicadores de Gestión Logística(KPI) 3. Almacenamiento: Costo Unidad Almacenada Nivel de cumplimiento en despachos Costo Unidad Despachada Costos despachos por colaborador Unidades despachadas por colaborador Costo por metro cuadrado

47 KPI: 3. Indicadores de Almacenamiento Costo por Unidad Almacenada: Objetivo Calculo Periodicidad Responsable Impacto Controlar el valor unitario del costo por almacenamien to propio o contratado. Costo de Almacenamien to / numero de unidades almacenadas Análisis: Disminuir máximo resultado indicador al el del Mensual Almacén Sirve para comparar el costo por unidad almacenada y así poder decidir si es mas rentable subcontratar el servicio de almacenamien to o tenerlo propio.

48 KPI: 3. Indicadores de Almacenamiento Costo por Unidad Despachada: Objetivo Calculo Periodicidad Responsable Impacto Controlar los costos unitarios por manejo de las unidades de carga del Almacén. Costo operación del almacén / Total de unidades despachadas Análisis: Disminuir máximo resultado indicador al el del Mensual Almacén Sirve para costear y controlar el porcentaje de los gastos operativos de la bodega respecto a las unidades despachadas.

49 KPI: 3. Indicadores de Almacenamiento Costo unidades despachadas por colaborador: Objetivo Calculo Periodicidad Responsable Impacto Controlar la contribución de las unidades despachadas por persona en el Almacén. Numero de unidades despachadas / Total de colaboradores Análisis: Incrementar al máximo el resultado del indicador Mensual Almacén Sirve para comparar la participación en unidades de cada empleado, teniendo en cuenta la carga laboral así poder comparar con otros almacenes afines.

50 KPI: 3. Indicadores de Almacenamiento Costo despachos por colaborador: Objetivo Calculo Periodicidad Responsable Impacto Conocer la contribución de cada empleado. Costo operativo del almacén / numero de funcionarios del almacén Análisis: Disminuir máximo resultado indicador al el del Mensual Almacén Sirve para costear el costo con el que participa cada empleado dentro de los gastos de la empresa, con el fin de reducirlo en forma continua.

51 KPI: 3. Indicadores de Almacenamiento Nivel de Cumplimiento en Despachos: Objetivo Calculo Periodicidad Responsable Impacto Controlar la eficacia de los despachos efectuados por el centro de distribución. Numero de despacho atendidos a tiempo / numero total de despachos requeridos Análisis: Incrementar al máximo el resultado del indicador Mensual Almacén Sirve para medir el nivel de cumplimiento de los pedidos solicitados al centro de distribución y conocer el nivel de agotados que maneja la bodega.

52 KPI: 3. Indicadores de Almacenamiento Costo por metro cuadrado: Objetivo Calculo Periodicidad Responsable Impacto Cuantificar el costo del área de almacenamien to respecto a los costos de operación interna. Costo total operativo/ Total de área del almacén Analizar el valor de mantener un metro cuadrado de infraestructura. Disminuir al máximo el resultado del indicador Mensual Almacén Sirve para costear el valor unitario de metro cuadrado y así poder negociar valores de arrendamiento y comparar con otras cifras de almacenes similares.

53 Indicadores de Gestión Logística(KPI) 4. Transporte y Distribución: Costo de transporte vs costo de ventas Indicadores transporte y distribución Comparativos costo de transporte Costo operativo por conductor

54 KPI: 4. Indicadores de Transporte y Distribución Costos de Transporte vs Ventas: Objetivo Calculo Periodicidad Responsable Impacto Controlar el costo del transporte respecto a las ventas de la empresa. (Costo de transporte / Valor total de las ventas) * 100 Disminuir máximo resultado indicador al el del Mensual Encargado de Transporte y Distribución Sirve para conocer el porcentaje de los gastos por transporte y así poder aplicar medidas que reduzcan este importante costo logístico..

55 KPI: 4. Indicadores de Transporte y Distribución Costos Operativos por Conductor: Objetivo Calculo Periodicidad Responsable Impacto Controlar la contribución de cada conductor dentro de los gastos totales de transporte. Costo total de transporte / Número de Conductores Disminuir al máximo el resultado del indicador Mensual Encargado de Transporte y Distribución Utilizado para costear la contribución y relación de cada conductor sobre los gastos generados en transporte.

56 KPI: 4. Indicadores de Transporte y Distribución Comparativo Costos de Transporte: Objetivo Calculo Periodicidad Responsable Impacto Controlar los gastos propios de unidades transportadas con los que ofrece el mercado de terceros. (Costo transporte propio x unidad / Costo de Contratar transporte x unidad) * 100 Comparativo entre resultados para toma de decisiones Mensual Encargado de Transporte y Distribución Sirve para tomar la decisión acerca de contratar el transporte de mercancías o asumir la distribución directa del mismo. (graficar).

57 Indicadores de Gestión Logística(KPI) 5. Indicadores de Costos y Servicio al Cliente: Costos de Operación de C. Distribución vs Ventas Entregas Perfectas Costos Logísticos vs Utilidad Bruta Entregas a Tiempo Costos Logísticos vs Ventas Entregas Completas Documentación Completa

58 KPI: 5. Indicadores de Costos y Servicio al Cliente Entregas Perfectas: Objetivo Calculo Periodicidad Responsable Impacto Conocer la eficiencia de los despachos efectuados por la empresa teniendo en cuenta las características de completos, a tiempo, con documentació n perfecta y sin daños en la mercancía. (Cantidad de pedidos entregados perfectos / Total de pedidos entregados) * 100 Análisis: Incrementar al máximo el resultado del indicador Mensual Encargado de Almacén Sirve para medir el nivel de cumplimiento, efectividad y exactitud en cantidades y tiempo de los pedidos despachados por la empresa.

59 KPI: 5. Indicadores de Costos y Servicio al Cliente Entregas a Tiempo: Objetivo Calculo Periodicidad Responsable Impacto Controlar la cantidad de pedidos que son entregados a tiempo a los clientes. (Pedidos entregados a tiempo / Total de pedidos) * 100 Análisis: Incrementar al máximo el resultado del indicador Mensual Encargado de Almacén Costo para el cliente de pedidos no recibidos, entre los cuales se encuentran: El coste de mantenimiento de excesivo stock de seguridad Nivel de servicio al cliente final Pérdida de ventas.

60 KPI: 5. Indicadores de Costos y Servicio al Cliente Entregas Completas: Objetivo Calculo Periodicidad Responsable Impacto Controlar la cantidad de pedidos que son entregados completos a los clientes. (Cantidad de pedidos entregados completos / Total de pedidos entregados) * 100 Análisis: Incrementar al máximo el resultado del indicador Mensual Encargado de Almacén Sirve para medir el nivel de cumplimiento de los pedidos solicitados al centro de distribución y conocer el nivel de agotados que maneja la bodega.

61 KPI: 5. Indicadores de Costos y Servicio al Cliente Documentación Correcta: Objetivo Calculo Periodicidad Responsable Impacto Controlar la exactitud de las facturas enviadas a los clientes. (Facturas generadas sin errores / Total de Facturas) * 100 Análisis: Incrementar al máximo el resultado del indicador Mensual Encargado de Almacén Reproceso de información, imagen de mal servicio al cliente, disminución de la calidad del inventario.

62 KPI: 5. Indicadores de Costos y Servicio al Cliente Costos Logísticos vs Ventas: Objetivo Calculo Periodicidad Responsable Impacto Controlar el costo de la operación logística de la empresa respecto a las ventas (Costos totales logísticos / Total ventas de la compañía) * 100 Análisis: Disminuir máximo resultado indicador al el del Mensual Encargado de Almacén Sirve para controlar los gastos logísticos en la empresa y medir el nivel de contribución efectuado.

63 KPI: 5. Indicadores de Costos y Servicio al Cliente Costos Logísticos vs Utilidad Bruta: Objetivo Calculo Periodicidad Responsable Impacto Controlar el costo de la operación logística de la empresa respecto a la utilidad bruta. (Costos totales logísticos / Utilidad Bruta de la Empresa) * 100 Análisis: Disminuir máximo resultado indicador al el del Mensual Encargado de Almacén Sirve para tomar la decisión acerca de contratar el transporte de mercancías o asumir la distribución directa del mismo. (graficar).

64 KPI: 5. Indicadores de Costos y Servicio al Cliente Costos de Operación vs Ventas: Objetivo Calculo Periodicidad Responsable Impacto Controlar los gastos propios de unidades transportadas con los que ofrece el mercado de terceros. (Costo transporte propio x unidad / Costo de Contratar transporte x unidad) * 100 Análisis: Incrementar al máximo el resultado del indicador Mensual Encargado de Almacén Sirve para tomar la decisión acerca de contratar el transporte de mercancías o asumir la distribución directa del mismo. (graficar).

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