Municipalidad de San José Pinula

Transcripción

1 Unidad de Transporte. Municipalidad de San José Pinula

2 Municipalidad de San José Pinula. Unidad de Trasporte. Página 1 de 26. INTRODUCCIÓN El presente manual servirá de guía para todos los procesos de la Unidad de Transportes Municipal para la administración y control del abastecimiento de combustible y el cuidado de los vehículos y maquinaria municipales. Para la elaboración del presente documento técnico se ha tenido en cuenta la información proporcionada por la Auditoria Municipal y la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal, buscando que la gestión de abastecimiento de combustibles se realice dentro de los criterios de agilidad, claridad, simplicidad y en el contexto del uso racional de los recursos disponibles, bajo las condiciones de eficiencia y transparencia. Es compromiso institucional de ser utilizado por todo el personal que requiera el uso de vehículos municipales, correspondiendo a la Unidad de Transportes la responsabilidad de su cumplimiento y a la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal de verificar que todo el personal cumpla con lo establecido por la Ley de la Contraloría General de Cuentas de la Nación, referente al manejo del combustible en relación a la obligatoriedad de las entidades públicas del estado, de contar con manuales administrativos para una eficiente gestión pública, cumpliéndose también con los lineamientos técnicos establecidos por la Municipalidad de San José Pinula, departamento de Guatemala. El presente manual es un instrumento flexible y adaptable a los cambios que se produzcan, lo que implicará la necesidad de actualizarlo, cuantas veces se estime necesario, por el Concejo Municipal y ajustarlo en apego a las funciones y necesidades establecidas por la municipalidad.

3 Municipalidad de San José Pinula. Unidad de Trasporte. Página 2 de 26. ALCANCE El presente manual comprende procedimientos y funciones relacionados al control de combustible realizado por la Unidad de Transportes, conjuntamente con la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal. PROPÓSITO Dar cumplimiento a las disposiciones internas, para mejorar los procedimientos administrativos, así como para optimizar el uso de combustibles destinados a los vehículos y maquinaria de la Municipalidad. OBJETIVOS a) Establecer la organización y funciones de la Unidad de Transporte de la Municipalidad de San José Pinula, departamento de Guatemala. b) Administrar la adquisición del combustible que la Unidad de transporte de la Municipalidad de San José Pinula, departamento de Guatemala, asigna a cada vehículo que son utilizados por las diferentes unidades o direcciones que integran la municipalidad. c) Promover el uso adecuado del combustible determinando, las responsabilidades y funciones de quienes intervienen en el proceso de asignación y utilización.

4 Municipalidad de San José Pinula. Unidad de Trasporte. Página 3 de 26. POLÍTICAS PARA EL MANEJO DE COMBUSTIBLE a) El gasto en concepto de combustible deberá destinarse únicamente a vehículos que pertenecen a la Municipalidad de San José Pinula, departamento de Guatemala, o que estén a disposición de la misma. b) Los funcionarios o empleados, a los cuales les fuere asignado, un vehículo oficial, para uso o servicio, serán los responsables de vigilar la correcta utilización del combustible suministrado, así como la comunicación directa con el encargado de transportes, quien llenará diariamente la bitácora de reposición de combustible. c) Mensual, quincenal o semanalmente dependiendo de las circunstancias, se realizara una revisión de requisiciones, adjuntando reporte diario de las bitácoras por la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal o en su defecto por la Unidad de auditoria interna de acuerdo al Plan anual de auditoria. d) Estará fijado un Libro de registro de control de combustible y lubricantes aprobado por la Contraloría General de Cuentas de la Nación, para el registro correspondiente. e) El Transportes, es el responsable de registrar, controlar y supervisar el consumo y despacho de combustibles correspondiente, a las dotaciones proporcionadas a cada uno de los vehículos de la municipalidad. f) Es competencia de la Unidad de Transporte, determinar con base a sus registros, los rendimientos promedio (kilómetro/galón), de los vehículos utilizados en la municipalidad. Así como establecer las medidas correctivas, sobre las desviaciones que se observen en el rendimiento promedio de consumo de cada uno de los vehículos. g) En el libro de registro de control de combustible, deberá registrar el correlativo de los cupones de combustibles administrados a cada vehículo. h) Todo empleado o funcionario municipal que haga uso de los vehículos de manera constante o esporádica, deberán entregar una copia de su licencia de conducir vigente, a la Unidad de transporte municipal. i) Delegar en el Director de la Policía Municipal de Tránsito, la responsabilidad de los vehículos y motos municipales, asignados a su área, siempre con la supervisión de la Unidad de transportes.

5 Municipalidad de San José Pinula. Unidad de Trasporte. Página 4 de 26. j) Los vehículos deberán permanecer en la municipalidad durante los fines de semana, días y horas inhábiles o cuando no sean asignados a comisiones específicas y actividades propias de la municipalidad. k) La utilización de los vehículos, será exclusivamente para asuntos municipales u oficiales. l) Crear un expediente de cada vehículo municipal, con todos los documentos legales y licencias de conducir vigentes por cada piloto asignado. m) Verificar que los Pilotos Municipales, al hacer uso de los vehículos, hayan llenado el formato de kilometraje correspondiente y verificar la relación de licencia de manejo. n) Todo vehículo municipal debe estar identificado con un adhesivo representativo de la municipalidad. o) Delegar en el maquinaria, la responsabilidad de la maquinaria municipal, asignadas a su área, siempre con la supervisión de la Unidad de transportes. p) Delegar en el encargado de motores estacionarios de área, la responsabilidad de la maquinaria municipal, asignadas a su área, siempre con la supervisión de la Dirección de Servicios Públicos.

6 Municipalidad de San José Pinula. Unidad de Trasporte. Página 5 de 26. UNIDAD DE TRANSPORTE La unidad de transporte de la Municipalidad de San José Pinula, departamento de Guatemala, es la encargada y responsable del combustible y el mantenimiento de los vehículos y maquinaria de la municipalidad. OBJETIVO Administrar y controlar la buena administración del combustible de los vehículos municipales y maquinaria, para que éstos se mantengan en óptimas condiciones de funcionamiento al momento que los necesiten. FUNCIONES a) Coordinar el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos. b) Control y registro en libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas de la Nación, de los cupones de combustibles. c) Coordinar el pago del Impuesto de Circulación Anual de los vehículos municipales. d) Controlar hora y fecha de egreso e ingreso de los vehículos. e) Coordinar la asignación de vehículos municipales a las diferentes comisiones. f) Gestiones para el mantenimiento mecánico de los vehículos. En algunas oportunidades desempeñarse como piloto y coordinar el traslado de materiales. g) Archivo de formas utilizadas en el departamento. h) Redacción de oficios a diferentes unidades municipales. i) Elaboración de reporte que correspondan al departamento de transportes. j) Elaboración de formatos para control de ingreso y egreso de los vehículos. k) Revisar la limpieza diaria del vehículo. l) Apoyar en el chequeo mecánico del vehículo. m) Verificar herramientas básicas del vehículo. n) Enviar los vehículos municipales a mantenimiento cuando se requiera. o) Verificar que los vehículos cuenten con los documentos legales para poder circular. p) Otras funciones inherentes al cargo.

7 Unidad de Trasporte. Página 6 de 26. PERFIL DEL ENCARGADO DE TRANSPORTES. DATOS GENERALES DEL PUESTO Puesto Departamento Horario Sede transportes. Unidad de transportes. 8:00 a 17:00 hrs. Municipalidad de San José Pinula. RELACIONES DE AUTORIDAD Jefe Inmediato Subordinados directos Puesto que lo sustituye Director de Administración Financiera Integrada Municipal. Piloto Municipal. Ninguno. RELACIONES HUMANAS Internas Externas Concejo, Alcalde Municipal y Trabajadores Municipales. Con las empresas proveedoras de combustible y vecinos en general. RENGLÓN Renglón 022 Personal por contrato por tiempo definido y/o 011 Personal Permanente, dependiendo de la disponibilidad presupuestaria vigente. PERFIL DEL PUESTO Escolaridad Conocimientos Especiales Experiencia laboral Requisitos legales Graduado a nivel diversificado. Conocimiento en el área de administración y en computación. Dos años, en puestos similares. Nacionalidad guatemalteca, Fotocopia de DPI, NIT, Antecedentes penales y policiales, fotocopia de título de educación diversificado.

8 Unidad de Trasporte. Página 7 de 26. Habilidades y destrezas Características personales Trabajo en equipo. Coordinación. Buenas relaciones interpersonales. Actitud positiva. Valores morales y éticos comprometidos con la Institución. Honesto. Comprometido con su trabajo. FUNCIONES a) Conducirse en el vehículo municipal, junto al conductor a cargo de dicho vehículo hasta la estación de servicio para el despacho de combustible. b) Verificar que lo que indica la máquina dispensadora de combustible, es lo que realmente se despachó y/o suministró al vehículo. c) Proceder a la emisión de la respectiva requisición, una vez que el vehículo se encuentre con su respectiva carga de combustible. d) Consignar la firma del piloto a cargo del vehículo, donde además debe registrar el kilometraje que registra el vehículo en el momento del despacho de combustible. e) Trasladar el combustible en toneles hasta el lugar donde se encuentra trabajando la maquinaria de la municipalidad o motores estacionarios, para ser abastecidos de combustibles, firmando el encargado de área la requisición de recepción de combustible. f) Recepción de bitácoras de registro de kilometraje de egreso e ingreso de vehículos. g) Control y administración de los cupones de combustible. h) Crear un expediente de cada vehículo municipal con todos los documentos legales y licencias de conducir vigentes por cada piloto asignado.

9 Unidad de Trasporte. Página 8 de 26. i) Control del resguardo de las llaves de cada vehículo municipal para que sean entregadas a cada uno de los pilotos asignados. j) Control de la hora de egreso e ingreso de los vehículos municipales. k) Crear un cronograma de logística del uso de los vehículos diariamente. l) Registrar, controlar y supervisar el consumo de combustible correspondiente a las dotaciones proporcionadas a cada uno de los vehículos. m) Coordinar el pago del Impuesto de circulación anual de cada uno de los vehículos. n) Revisar diariamente cada vehículo municipal, para verificar si está en buenas condiciones, limpio y con sus herramientas de trabajo. o) Elaboración de informe de kilometraje o bitácoras de los vehículos municipales. p) Verificar en base a las bitácoras de control de kilometraje los vehículos que requieren mantenimiento preventivo y/o correctivo. q) Autorizar la solicitud para enviar el vehículo municipal al taller para el servicio correspondiente. r) Actualizar el registro de mantenimiento del vehículo. RESPONSABILIDAD a) Manejo adecuado de la administración del combustible. b) Supervisión y control del mantenimiento de vehículos y disciplina de pilotos municipales.

10 Unidad de Trasporte.. Página 9 de 26. PILOTO MUNICIPAL DATOS GENERALES DEL PUESTO Puesto Departamento Horario Sede Piloto Municipal. Unidad de Transporte. 8:00 a 17:00 hrs. Municipalidad de San José Pinula. RELACIONES DE AUTORIDAD Jefe Inmediato Subordinados directos Puesto que lo sustituye l manejo de combustible. Ninguno. Ninguno. RELACIONES DE TRABAJO Internas Externas Todo personal municipal. Vecinos en general. RENGLÓN Renglón 022 Personal por contrato por tiempo definido ó 011 Personal permanente. PERFIL DEL PUESTO Escolaridad Nivel primario. Conocimientos Especiales Conducción de vehículos y mensajería. Experiencia laboral Requisitos legales 5 años trabajando como piloto profesional. Nacionalidad guatemalteca, Fotocopia de Cedula o DPI, NIT, Antecedentes penales y policiacos, licencia de conducir.

11 Unidad de Trasporte. Página 10 de 26. Habilidades y Destrezas Características Personales Trabajo en equipo. Buenas relaciones interpersonales. Trabajo bajo presión. Actitud positiva. Valores morales y éticos comprometidos con la Institución. Honrado. Cortés. FUNCIONES a) Llevar el registro y control del mantenimiento del camión o vehículo asignado, para el desempeño de sus funciones. b) Informar a su jefe inmediato sobre la falla mecánica o desperfecto del vehículo a cargo. c) Llevar al taller mecánico el vehículo, para que realicen el presupuesto por la reparación o d) reposición de pieza. e) Verificar que cuando el trabajo de reparación haya sido concretado, el taller mecánico emita un comprobante de trabajo realizado, donde indicará las reparaciones realizadas, piezas cambiadas. Posteriormente el piloto a cargo del vehículo municipal, deberá firmar indicando la conformidad de dicha reparación o reposición. f) Verificar diariamente que el vehículo municipal a cargo requiere carga de combustible. g) Llevar una bitácora del vehículo donde registre la cantidad de galones cargados de combustible. h) Entregar al encargado del área de combustible un reporte del kilometraje recorrido y los lugares de destino para la autorización del nuevo despacho de gasolina. i) Efectuar las actividades asignadas por el Departamento asignado. j) Brindar apoyo a las demás Dependencias Municipales. k) Repartir materiales de construcción en los proyectos. l) Otras inherentes al cargo. RESPONSABILIDAD Es responsable funciones. del mantenimiento y uso adecuado del vehículo asignado para realizar sus

12 Unidad de Trasporte. Página 11 de 26. SUPERVISOR DE RED VIAL. DATOS GENERALES DEL PUESTO Puesto Departamento Horario Sede Supervisor de Red Vial. Unidad de transportes. 8:00 a 17:00 hrs. Municipalidad de San José Pinula. RELACIONES DE AUTORIDAD Jefe Inmediato Subordinados directos Puesto que lo sustituye Director de servicios públicos. rodo, patrol y ayudante de maquinaria. Ninguno. RELACIONES DE TRABAJO Internas Externas Con todo el personal municipal. Contratistas y Vecinos en general. RENGLÓN Renglón 022 Personal por contrato por tiempo definido ó 011 Personal permanente. PERFIL DEL PUESTO Escolaridad Conocimientos Especiales Experiencia laboral Requisitos legales Graduado a nivel diversificado. Supervisión de personal y maquinaria. 5 años como supervisor de personal. Nacionalidad guatemalteca, Fotocopia de Cedula o DPI, NIT, Antecedentes penales y policiacos y Licencia de Conducir tipo A.

13 Unidad de Trasporte. Página 12 de 26. Habilidades y Destrezas Características Personales Trabajo en equipo. Buenas relaciones interpersonales. Trabajo bajo presión. Manejo de personal. Actitud positiva. Valores morales y éticos comprometidos con la Institución. Honesto. Discreto. FUNCIONES a) la supervisión de maquinaria. b) Velar por el mantenimiento de calles de terracería en aldeas y casco urbano. c) Supervisión de la carga y descarga camiones que transportan materiales ( balastro, piedra, selecto y otros) d) Realizar reporte de camiones. e) Otras inherentes al cargo. RESPONSABILIDAD a) la supervisión directa de la maquinaria de red vial. b) Responsable de las herramientas y equipo que le sean asignados para la realización de su trabajo

14 Unidad de Trasporte. Página 13 de 26. OPERADOR DE RODO DATOS GENERALES DEL PUESTO Puesto Departamento Horario Sede Operador de rodo. Servicios Públicos. 8:00 a 17:00 hrs. Municipalidad de San José Pinula. RELACIONES DE AUTORIDAD Jefe Inmediato Subordinados directos Puesto que lo sustituye Supervisor de maquinaria. Ninguno. Ninguno. RELACIONES DE TRABAJO Internas Externas Con todo el personal municipal. Vecinos en general. RENGLÓN Renglón 022 Personal por contrato por tiempo definido ó 011 Personal permanente. PERFIL DEL PUESTO Escolaridad Conocimientos Especiales Experiencia laboral Requisitos legales Nivel Básico. Manejo de rodo. 2 años operando rodo. Nacionalidad guatemalteca, Fotocopia de Cedula o DPI, NIT, Antecedentes penales y policiacos, Licencia de Conducir tipo A.

15 Unidad de Trasporte. Página 14 de 26. Habilidades y Destrezas Características Personales Trabajo en equipo. Buenas relaciones interpersonales. Trabajo bajo presión. Actitud positiva. Valores morales y éticos comprometidos con la Institución. Honesto. Discreto. FUNCIONES a) Compactar material (balastro, selecto y piedra). b) Manejo del rodo. c) Velar por el manteniendo del rodo a su cargo. RESPONSABILIDAD a) Compactación de calles y manejo de rodo. b) Responsable de las herramientas y equipo que le sean asignados para la realización de su trabajo.

16 Unidad de Trasporte. Página 15 de 26. OPERADOR DE PATROL DATOS GENERALES DEL PUESTO Puesto Departamento Horario Sede Operador de Patrol. Servicios Públicos. 8:00 a 17:00 hrs. Municipalidad de San José Pinula. RELACIONES DE AUTORIDAD Jefe Inmediato Subordinados directos Puesto que lo sustituye Supervisor de maquinaria. Ninguno. Ninguno. RELACIONES DE TRABAJO Internas Externas Con todo el personal municipal. Vecinos en general. RENGLÓN Renglón 022 Personal por contrato por tiempo definido ó 011 Personal permanente. PERFIL DEL PUESTO Escolaridad Conocimientos Especiales Experiencia laboral Requisitos legales Nivel Básico. Manejo de Patrol. 2 años operando patrol. Nacionalidad guatemalteca, Fotocopia de Cedula o DPI, NIT, Antecedentes penales y policiacos, Licencia de Conducir tipo A.

17 Unidad de Trasporte. Página 16 de 26. Habilidades y Destrezas Características Personales Trabajo en equipo. Buenas relaciones interpersonales. Trabajo bajo presión. Actitud positiva. Valores morales y éticos comprometidos con la Institución. Honesto. Discreto. a) Manejar el patrol. b) Mantenimiento del patrol a su cargo. c) Conformar, ripiar, nivelar calles. d) Limpieza de cunetas. e) Conformar calles de terracería. FUNCIONES RESPONSABILIDAD a) Conformar y ripiar calles de terracería y manejo del patrol. b) Responsable de las herramientas y equipo que le sean asignados para la realización de su trabajo

18 Unidad de Trasporte. Página 18 de 26. AYUDANTE DE MAQUINARIA. DATOS GENERALES DEL PUESTO Puesto Departamento Horario Sede Ayudante de maquinaria. Servicios Públicos. 8:00 a 17:00 hrs. Municipalidad de San José Pinula. RELACIONES DE AUTORIDAD Jefe Inmediato Subordinados directos Puesto que lo sustituye Supervisor de maquinaria. Ninguno. Ninguno. RELACIONES DE TRABAJO Internas Externas Con todo el personal municipal. Vecinos en general. RENGLÓN Renglón 022 Personal por contrato por tiempo definido ó 011 Personal permanente. PERFIL DEL PUESTO Escolaridad Conocimientos Especiales Experiencia laboral Requisitos legales Nivel Básico. En el manejo de maquinaria de red vial. 2 años como auxiliar de maquinaria. Nacionalidad guatemalteca, Fotocopia de Cedula o DPI, NIT, Antecedentes penales y policiacos, Licencia de Conducir tipo A.

19 Unidad de Trasporte. Página 19 de 26. Habilidades y Destrezas Características Personales Trabajo en equipo. Buenas relaciones interpersonales. Trabajo bajo presión. Actitud positiva. Valores morales y éticos comprometidos con la Institución. Honesto. Discreto. FUNCIONES a) Remover piedra. b) Guiar al operador de rodo y patrol quitando del camino las obstrucciones del camino para que realicen su trabajo. c) Desviar a los vehículos en los lugares de mantenimiento de calles. RESPONSABILIDAD a) Auxiliar a los operadores de maquinaria para realizar su trabajo. b) Responsable de las herramientas y equipo que le sean asignados para la realización de su trabajo

20 Unidad de Trasporte. Página 18 de 26. No. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO ALCANCE 1 Control de vehículo Contribuir a que las unidades administrativas cuenten con un vehículo en óptimas condiciones de funcionamiento al momento que lo utilicen. Todos los vehículos y maquinaria y motores estacionarios de la Municipalidad de San José Pinula, departamento de Guatemala. 2 Control de la bitácora vehicular. Verificar el kilometraje diario de los vehículos municipales para el correcto control y mantenimiento de las unidades. Todos los vehículos y maquinaria y motores estacionarios de la Municipalidad de San José Pinula, departamento de Guatemala. 3 Mantenimiento de los vehículos municipales. Mantener todos los vehículos municipales en óptimas condiciones y darle el manteniendo adecuado en el tiempo estipulado. Todos los vehículos y maquinaria de la Municipalidad de San José Pinula, departamento de Guatemala. 4 Control del abastecimiento de combustible de todos los vehículos, maquinaria y motores estacionarios de la Municipalidad de San José Pinula, departamento de Guatemala. Administrar y controlar el uso de cupones de combustible para el abastecimiento del mismo a los vehículos, maquinaria y motores estacionarios. Todos los vehículos y maquinaria de la Municipalidad de San José Pinula, departamento de Guatemala.

21 Unidad de Trasporte. Página 19 de 26. PROCEDIMIENTO CONTROL DE VEHICULO No. Actividad Responsable Duración Observaciones 1 Crear un expediente de cada vehículo municipal con todos los documentos legales y licencias de conducir vigentes por cada piloto asignado. transportes 1 hora Archivar en un folder toda la documentación requerida a cada piloto municipal. 2 Control del resguardo de las llaves de cada vehículo municipal para que sean entregadas a cada uno de los pilotos asignados. Transportes. 30 minutos Entrega y recepción de las llaves de los vehículos por cada uno de los pilotos asignados. 3 Control de la hora de salida y entrada de los vehículos municipales. 4 Crear un cronograma de logística del uso de los vehículos diariamente. Transportes. transportes. 1 hora Todos los días supervisar la salida y entrada de los vehículos municipales. 1 hora Según la solicitud de uso de vehículos para las diferentes comisiones o actividades asignadas. 5 Registrar, controlar y supervisar el consumo de combustible correspondiente a las dotaciones proporcionadas a cada uno de los vehículos de la municipalidad. transportes. 1 hora Prever de combustible a los vehículos, maquinaria y motores estacionarios cada día o según lo requerido. 6 Coordinar el pago del Impuesto de circulación anual de cada uno de los vehículos municipales. Transportes. 3 horas Mantener al día el pago de impuestos de cada uno de los vehículos municipales. 7 Revisar diariamente cada vehículo municipal si está en buenas condiciones, limpio y con las herramientas de trabajo. Piloto Municipal 15 minutos Antes de la salida a primera hora del vehículo debe verificar que esté limpio y lleve las herramientas básicas.

22 Unidad de Trasporte. Página 20 de 26. DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE VEHICULO ENCARGADO DE TRANSPORTE PILOTO MUNICIPAL INICIO 1. Crear un expediente de cada vehículo municipal con todos los documentos legales y licencias de conducir vigentes por cada piloto asignado. 2. Control del resguardo de las llaves de cada vehículo municipal para que sean entregadas a cada uno de los pilotos asignados. 3. Control de la hora de salida y entrada de los vehículos municipales. 4. Crear un cronograma de logística del uso de los vehículos diariamente. 5. Registrar, controlar y supervisar el consumo de combustible. 6. Coordinar el pago del Impuesto de circulación anual de cada uno de los vehículos municipales. 7. Revisar diariamente cada vehículo municipal si está en buenas condiciones, limpio y con las herramientas de trabajo. FIN

23 Unidad de Trasporte. Página 21 de 26. PROCEDIMIENTO CONTROL DE LA BITACORA VEHICULAR No. Actividad Responsable Duración Observaciones 1 Realizar y entregar diariamente la bitácora de vehículos. Piloto Municipal 8 horas Todas las mañanas revisar el kilometraje de salida de los vehículos, ir registrando en la bitácora las actividades asignadas durante el día, por la tarde entregar la bitácora registrando el kilometraje con el cual ha sido entregado el vehículo. 2 Elaboración de informe de kilometraje o bitácoras de los vehículos municipales. Transporte 1 hora Verificar diariamente que los pilotos municipales al hacer uso de los vehículos hayan llenado el formato de las bitácoras o registro de kilometraje correctamente para posteriormente realizar el informe mensual.

24 Unidad de Trasporte. Página 22 de 26. DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE LA BITACORA VEHICULAR PILOTO MUNCIPAL ENCARGADO DE TRANSPORTES INICIO 1. Realizar y entregar diariamente la bitácora de vehículos. 2. Elaboración de informe de kilometraje o bitácoras de los vehículos municipales FIN

25 Unidad de Trasporte. Página 23 de 26. PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE LOS VEHICULOS MUNICIPALES. No. Actividad Responsable Duración Observaciones 1 Verificar en base a las bitácoras de control de kilometraje los vehículos que requieren mantenimiento preventivo y/o correctivo. transportes. 1 hora Según el registro y control de cada vehículo a través de las bitácoras de registro de actividades y de kilometraje determinar el tiempo necesario para darle servicio a los vehículos municipales. 2 Autorizar la solicitud para enviar el vehículo municipal al taller para el servicio correspondiente, se realiza la cotización. Transporte. 1 hora Determinado el tiempo cumplido de uso de cada vehículo municipal enviarlo a su respectivo servicio de mantenimiento al taller. 3 4 Llevar el vehículo municipal a su respectivo servicio de mantenimiento. Elaborar la requisición para el pago del servicio de mantenimiento y/o correctivo, adjuntando la factura. Piloto Municipal Compras 1 hora 1 hora Una vez autorizada la solicitud de envió de servicio de mantenimiento del vehículo municipal se procede a llevarlo al taller. Realizado el servicio de mantenimiento del vehículo el proveedor emite su factura para que se le pague el servicio y la entrega al encargado de Compras para la emisión del cheque de pago. 6 Autorizar el pago de la factura de la requisición del pago del servicio de mantenimiento y/o correctivo Alcalde Municipal 1 hora Realizado el servicio de mantenimiento del vehículo municipal se procede a pagar el mismo. 5 Recepción del vehículo municipal. Piloto Municipal y Transportes 1 hora Realizado el servicio de mantenimiento y/o correctivo se procede a la recepción del vehículo municipal verificando que haya quedado en óptimas condiciones. 7 Actualizar el registro de mantenimiento del vehículo municipal. transportes 1 hora Recibido el vehículo del taller o servicio de mantenimiento y/o correctivo, se procede actualizar los registros de mantenimiento y se procede a dar las instrucciones correspondientes para usar el vehículo.

26 Unidad de Trasporte. Página 24 de 26. DIAGRAMA DE FLUJO MANTENIMIENTO DE LOS VEHICULOS MUNICIPALES. ENCARGADO DE TRANSPORTE PILOTO MUNICIPAL ENCARGADO DE COMPRAS ALCALDE MUNICIPAL INICIO 1. Verificar en base a las bitácoras de control de kilometraje los vehículos que requieren mantenimiento preventivo y/o correctivo. 2. Autorizar la 2. Autorizar la solicitud para enviar solicitud el para vehículo municipal enviar el vehículo al taller para municipal el servicio al taller correspondiente. para el servicio correspondiente. 3. Llevar el vehículo municipal a su respectivo servicio de mantenimiento 4. Elaborar la requisición para el pago del servicio de mantenimiento y/o correctivo, adjuntando la factura. 5. Autorizar el pago de la factura de la requisición del pago del servicio de mantenimiento. 7. Actualizar el registro de mantenimiento del vehículo municipal. 6. Recepción del vehículo municipal. FIN

27 Unidad de Trasporte. Página 25 de 26. PROCEDIMIENTO CONTROL DEL ABASTECIMIENTO DE COMBUSTIBLE DE TODOS LOS VEHÍCULOS, MAQUINARIA Y MOTORES ESTACIONARIOS DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ PINULA. No. Actividad Responsable Duración Observaciones 1 2 Resguardar y delegar la administración de los cupones de combustibles. Asignar semanalmente una cantidad de cupones al transportes según la rendición de bitácoras. Director de Administración Financiera Integrada Municipal. Director de Administración Financiera Integrada Municipal. 1 hora El Director de Administración Financiera Integrada Municipal, es el encargado del resguardo y delegación de la administración de los cupones de combustible para el abastecimiento de todos los vehículos, maquinaria y motores estacionarios de la Municipalidad de San José Pinula. Según la entrega de bitácoras diarias se 1 hora determinara la necesidad de abastecimiento de combustible a los vehículos municipales. 3 Llenar la requisición de cada uno de los vehículos, maquinaria y motores estacionarios para el despacho de combustible según la comisión o destino. Transportes 1 hora Cuando los vehículos, maquinaria y motores estacionarios necesitan ser abastecidos de combustible, El encargado de transporte recibe las requisiciones de combustible para que este proceda dirigirse al proveedor asignado para el abastecimiento del combustible. 4 5 Despacho de combustible Verificar el abastecimiento de combustible. transportes 1 hora transporte 30 minutos. Para el despacho de combustible el Encargado de transporte se dirige en el vehículo municipal junto al piloto municipal hasta la estación del proveedor de combustible para el despacho del mismo. Verificar que lo que indica la maquina dispensadora de combustible sea lo que realmente despacho y/o suministro el vehículo, consignando la firma del piloto municipal en la respectiva requisición del despacho del combustible. 6 Control de despacho de combustible. transportes 1 hora El control del despacho de combustibles se debe llevar en un libro de registro autorizado por la Contraloría General de Cuentas de la Nación, donde se consigna el control de combustible que serán revisados eventualmente por la Unidad de auditoria.

28 Unidad de Trasporte. Página 26 de 26. DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DEL ABASTECIMIENTO DE COMBUSTIBLE DE TODOS LOS VEHÍCULOS, MAQUINARIA Y MOTORES ESTACIONARIOS DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ PINULA. DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL ENCARGADO DE TRANSPORTE INICIO 1. Resguardar y delegar la administración de los cupones de combustibles 2. Asignar semanalmente una cantidad de cupones al transportes según la rendición de bitácoras 3. Llenar la requisición de cada uno de los vehículos, maquinaria y motores estacionarios para el despacho de combustible según la comisión o destino. 4. Despacho de combustible 5. Verificar el abastecimiento de combustible. 6. Control de despacho de combustible. FIN

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