WinFenix ERP Gestión Empresarial Manual del Usuario

Transcripción

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2 VENTA Introducción El Módulo de Ventas proporciona herramientas para el registro de las Facturas de Venta que la empresa hace a sus clientes. WinFenix tiene la capacidad de facturar Mercaderías y Servicios. Estos dos tipos de productos se diferencian en que la Mercadería tiene un costo de venta y una existencia para facturar; mientras que los Servicios, no tienen costo o sus costos no se determinan al momento de la venta y no se pueden cuantificar por lo que no es necesario que tengan existencias o saldos. Para la administración de estos clientes, WinFenix permite consultar y emitir información comercial y estadística sobre los saldos, vencimientos, atrasos, ventas, cobranzas, pedidos y consignaciones entre otros, brindándole a la empresa la información necesaria para el control de las cuentas corrientes, el estudio de las ventas realizadas, y los artículos solicitados, entregados o pendientes que posee cada cliente. Puntos de Venta La opción Punto de Venta es derivada de este Módulo y tiene aplicaciones y formatos especiales de formularios para funcionar en cajas, impresión de tickets, arqueo de caja entre otras. Tipos de Clientes Los tipos de clientes que tiene predeterminado WinFenix, son: A B C Mayoristas Minoristas Varios Tipos de Precios Los tipos de precios que tiene predeterminado WinFenix, son: A B C Por Mayor Por Menor Especial Movimientos de Inventario Los tipos de movimiento que designa WinFenix, son: E S Entrada Salida Comandos disponibles en el módulo El Módulo de ventas muestra los siguientes comandos:

3 Guardar Cancelar Anular Imprimir Actualizar Salir Nuevo Ir al primero Ir al anterior Ir al siguiente Ir al ultimo Estadísticas Buscador Buscador Listado de Artículos Asocia desde Inventario Modificar Pegar Actualizar Refrescar Calendario Diario General Análisis de venta de Clientes Estado de Cuenta Documentos Pendientes Guía de Remisión Regresar Guarda los cambios del documento activo. Cancela la edición del documento activo sin guardar. Anula el documento activo solicitando confirmación. Informe el documento activo. Actualiza el documento activo. Cierra el informe activo. Nuevo documento. Conduce al primer registro disponible. Conduce al registro precedente. Conduce al siguiente registro. Conduce al último registro. Muestra gráficos estadísticos de la opción elegida Permite la búsqueda de elementos en listas desplegables. Permite la búsqueda de elementos en listas desplegables. Muestra el listado de Grupos y Artículos existentes en el Inventario de la Compañía. Permite asociar documentos de inventario con los de este Módulo. Permite modificar gráficos de artículos Permite pegar gráficos de artículos Actualiza el documento activo. Actualiza el documento activo. Calendario que permite la elección de una fecha determinada. Presenta el informe Diario General de este mismo Módulo de un determinado artículo. Presenta el informe de Análisis de Ventas por Clientes de este mismo Módulo de un Cliente determinado. Presenta el informe Estado de Cuenta de las opciones del Módulo de Cobros, de un determinado artículos. Presenta el informe Documentos Pendientes de las opciones del Módulo de Cobros, de un determinado artículos. Permite crear una guía de remisión o ingresar los datos de las retenciones Regresa al formulario anterior.

4 Generar Ir al Diario Estadístico Barras Estadístico Áreas Estadístico Líneas Estadístico Circular Genera información, es decir Winfenix mostrara información después de dar click sobre este icono. Presenta el diario de la transacción elegida. Presenta un Grafico Estadístico tipo barras. Presenta un Gráfico Estadístico tipo área. Presenta un Grafico Estadístico tipo líneas. Presenta un Grafico Estadístico tipo circular. Otros comandos importantes utilizados F4 Ctrl + C Ctrl + V Ctrl + X Despliega una lista para la selección de un elemento. Copia un elemento seleccionado. Pega un elemento seleccionado. Cortar un elemento seleccionado. Botón que muestra una lista de datos Herramientas del módulo El Módulo de Inventario proporciona las siguientes herramientas de trabajo, con sus respectivas opciones. MANTENIMIENTO 1. Vendedores 2. Grupo o Zona del Cliente 3. Clientes 4. Comisiones de Vendedores 5. Transacciones por Vendedor 6. Ingreso de Conductores 7. Ingreso de Transacciones 8. Reimpresión de Documentos

5 LISTADOS 1. Diario General 2. Análisis de Ventas por Artículos 3. Análisis de Ventas por Clientes 4. Análisis de Ventas por Vendedor 5. Análisis de Ventas por Vendedor (Wiaral) 6. Lista de Precios 7. Estadísticas de Ventas por Artículos (Gráfico) 8. Estadísticas de Ventas Global (Gráfico) 9. Push Money PROCESOS 1. Parámetros del Módulo 2. Generación de anexos de IVA 3. Cambio de Vendedores

6 MODULO V VENTAS OPCIONES DE MANTENIMIENTO

7 VENDEDORES/RECAUDADORES Descripción WinFenix permite administrar los datos que identifican a los vendedores, distribuidores, corredores o comisionistas que se encargan de realizar las ventas de la empresa, con el fin de calcular las comisiones generadas y emitir información estadística de las ventas realizadas. Campos Códigos Oficina Descripción Ingresar el código que identificara al vendedor. Permite el ingreso de máximo 20 caracteres. Ingresar la Oficina o Sucursal donde labora el vendedor. Ingresar el Nombre completo del vendedor. Permite el ingreso de máximo 40 caracteres. Comentarios El tener un registro de los vendedores proporciona a la empresa la información necesaria para la liquidación de comisiones de vendedores y para el estudio de las ventas efectuadas por cada vendedor. Ejecución Para ingresar un nuevo vendedor, el usuario debe: - Dar click en el icono <nuevo>, - Ingresar el nuevo código, y el nombre del Vendedor, - Ingresar la Oficina del vendedor, - Dar click en el icono <guardar>. Para editar los datos de un Vendedor, el usuario debe: - Elegir el Vendedor y proceder a corregir los datos, - Dar click en el icono <guardar>, entonces los cambios habrán sido guardados.

8 GRUPO O ZONAS DE CLIENTES Descripción WinFenix permite administrar y asignar a todos los clientes un grupo, lo que permite que pueda emitir información estadística de clientes por grupos, brindándole a la empresa valiosa información de compras y ventas para el estudio de mercados, coordinación de eventos y giras, y para la planificación de entregas, cobranzas, pagos y visitas. Este formulario sirve para crear, modificar o anular los grupos y subgrupos de clientes creados. Campos Códigos de Grupos Se refiere al código que identificara a los grupos y subgrupos de clientes creados. Permite el ingreso de máximo 20 caracteres. Descripción Se refiera a la descripción con la que identificaremos los grupos y subgrupos. Permite el ingreso de máximo 40 caracteres. Admite el ingreso máximo de 150 RUC Ingresar el RUC de los grupos de clientes. Admite el ingreso máximo de 13 caracteres. Contacto Ingresar el nombre del contacto que la empresa tenga con un determinado cliente. Admite el ingreso máximo de 150 caracteres. Teléfono Ingresar el número de teléfono del grupo de clientes. Admite el ingreso máximo de 13 caracteres. Dirección Ingresar la dirección del grupo de clientes. Admite el ingreso máximo de 150 caracteres. Nota Ingresar una nota adicional de cada grupo de clientes. Admite el ingreso de máximo 150 caracteres. Oficina Ingresar la oficina con la que negocia cada cliente. Admite el ingreso máximo de 2 caracteres. Estatus Marcar este check box si el cliente esta activo.

9 Comentario WinFenix ERP Gestión Empresarial Manual del Usuario La codificación de los clientes se manejan de la misma manera que la codificación del Plan de Cuentas y codificación de Los Artículos, es decir el código de cada grupo principal debe ir precedido de un punto (.) y luego proceder a crear los subgrupos. A excepción de los dos primeros campos que son para todos los grupos de empresas, los demás campos son en caso exclusivo de que la empresa acostumbre agrupar los clientes por corporaciones o por grupos de negocios, en todo caso Winfenix permite ingresar un nuevo cliente sin exigir que estos campos estén llenos. Ejecución Para crear un nuevo Grupo de Clientes, el usuario debe: - Dar click en el icono <nuevo>, - Ingresar el nuevo código, y el nombre del Grupos, - Dar click en el icono <guardar>. WinFenix no permite la anulación en ningún caso de un grupo que ya tenga movimientos, obviamente por seguridad propia de la empresa.

10 CLIENTES Descripción WinFenix permite administrar los datos que identifican a los clientes habituales y/o ocasionales que conforman la cartera de clientes de la empresa, las condiciones comerciales de venta, contactos y otros datos que sean de interés para la empresa. Campos Datos Código Código con el que identificaremos al cliente, máximo 15 caracteres. Cédula o RUC El número de Registro Único del Contribuyente en caso de personas jurídicas y Número de cedula si es persona natural el cliente que se esta ingresando (Máx. 13 caracteres). Nombre Razón Social o Nombre del cliente. Permite máximo 35 caracteres. Dirección Dirección del cliente, permite el ingreso máximo de 100 caracteres Pagina WEB . Código Postal Vendedor Contacto Grupo Pagina WEB del cliente, este campo admite el ingreso de máximo 50 caracteres. El correo electrónico al que usualmente le se envían las cotizaciones al cliente (máx. 50 caracteres) El código postal del cliente. Este campo admite el ingreso máximo de 50 caracteres. El nombre del vendedor que tiene asignado cada cliente de la empresa. Se refiere al nombre de la persona con la que generalmente trata la compañía. Máximo 35 caracteres. Define el grupo al que pertenece cada proveedor.

11 Divisa Idioma Forma de pago Días de pago Teléfono 1 Teléfono 2 Fax Fax pedidos Selecciona la moneda con la que se negociara con cada cliente. Define el idioma en que se imprimirán los documentos que le giremos a un determinado cliente. Especifica la forma de pago (contado o crédito) que usa un determinado cliente. Especifica los días máximos de pago que tiene el cliente en las ventas a crédito. Número telefónico del cliente. Este campo admite el ingreso de máximo 15 caracteres. Número telefónico del cliente. Este campo admite el ingreso de máximo 15 caracteres. Número de fax del cliente. Este campo admite el ingreso de máximo 15 caracteres. Número de fax de pedidos del cliente. Este campo admite el ingreso de máximo 15 caracteres. Datos Financieros Tipo de Cliente Definir el tipo de cliente. WinFenix tiene como predeterminado Mayorista, Minorista o Varios Tipo de Precio Permite definir la cuenta contable donde se registraran los Cta. Contable movimientos originados por el proveedor. Permite definir la cuenta contable donde se registraran los movimientos originados por el cliente. % Descuento Ingresar porcentaje de descuento si el cliente tuviera alguno. Límite de Crédito Ingresar la cantidad de límite que se le puede dar a cada cliente ingresado. Estatus Determina si el cliente esta activo o no.

12 Lista Permite la búsqueda de un determinado cliente y visualizar sus datos. Comentario Los campos: Divisas, Tipos de IVA y Forma de pago, pueden ser cambiados por el usuario al momento del registro de transacciones de un determinado cliente. Ejecución Para ingresar un nuevo proveedor, el usuario debe: En la pestaña Datos: - Dar un click sobre el icono <nuevo> - Ingresar un código y nombre para el nuevo cliente - Ingresar la dirección, RUC, Pagina WEB, Código Postal y del nuevo proveedor - Seleccionar el vendedor asignado al - Ingresar el nombre del contacto, - Seleccionar la divisa, el idioma, la forma de pago y días de pago con el que negociaremos con el nuevo cliente, así como el Grupo al que pertenecerá, - Ingresar números de teléfono y fax del nuevo cliente, En la pestaña Datos Financieros: - Seleccionar el tipo de cliente y de precio para el cliente, - Seleccionar la cuenta donde ingresaremos los movimientos de cada cliente, - Ingresar el porcentaje de descuento si lo tuviera, y el límite de crédito para cada cliente, - Definir si el cliente esta activo seleccionando el check box <Estatus>, - Dar click sobre el icono <guardar> y WinFenix habrá creado el nuevo cliente WinFenix no permite la anulación en ningún caso de un cliente que ya tenga movimientos, obviamente por seguridad propia de la empresa.

13 COMISIONES DE VENDEDORES Descripción Este formulario registra las reglas o condiciones que permiten definir sobre cuales ventas y con que porcentajes, la empresa pagará una comisión a los vendedores, distribuidores, corredores o comisionistas de la empresa, por las ventas que realicen. Campos Códigos Condición Porcentaje Ingresar el código que identificara a la comisión. Permite el ingreso de máximo 3 caracteres. Ingresar la formula de la condición para el cálculo de la comisión. Permite el ingreso de máximo 40 caracteres. Ingresar el porcentaje que se aplicara como comisión sobre las ventas para cada vendedor.. Comentario La formula comúnmente utilizada para asignar las comisiones a los vendedores, como vemos en el segundo grafico es: BETWEEN(M.FECPAGO-M.FECHA,0,3) BETWEEN. Comando que implica periodos, en este caso de tiempo. M.FECPAGO. Fecha de pago de las facturas. M.FECHA. Fecha de vencimiento de las facturas. La interpretación de esta formula es que si el periodo de tiempo entre la fecha de pago de una factura y su fecha de vencimiento esta entre 0 y 3 días, el vendedor tendrá el 1.20% sobre el valor de la factura. Obviamente el usuario puede cambiar estos términos según las políticas de la empresa. Ejecución Para crear una nueva comisión, el usuario debe: - Dar click en el icono <nuevo>, - Ingresar el nuevo código de la comisión, - Ingresar la formula de la condición y el porcentaje del mismo,

14 - Dar click en el icono <guardar>. Para editar una comisión, el usuario debe: - Ingresar el código de la comisión, - Realizar las correcciones, - Dar click en el icono <guardar>.

15 TRANSACCIÓN CON VENDEDOR Descripción Se refiere a aquellas transacciones entre los vendedores y la compañía, como son las notas de débitos que deben ser descontadas a los vendedores. Campos Nota de Débito Fecha Divisa Factor Vendedor Monto Detalle Numero de secuencia de la Nota de Débito. Fecha de registro de la Nota de Débito. Seleccionar la divisa con la que se transara la Nota de Débito. WinFenix, presenta el factor ya predeterminado. Seleccionar el vendedor a quien se le descontara la Nota de Débito. Suma de dinero que se le descontara al Vendedor. Ingresar una breve descripción del motivo de la Nota de Débito Comentario Esta opción sirve para hacer todos aquellos descuentos sobre las comisiones de los vendedores como perdidas de mercadería, comisiones anticipadas, etc, según sea la política de la empresa. Ejecución Para crear la Nota de Débito, el usuario debe: - Seleccionar la fecha y divisa con la que se registrara, - Seleccionar el nombre del vendedor a quien se le aplicara la Nota de Débito, - Ingresar el Monto y el detalle de la transacción - Dar click sobre el icono <guardar>, y WinFenix habrá registrado la Nota de Débito.

16 INGRESO DE CONDUCTORES Descripción Los conductores, son los encargados de trasladar la mercadería de las bodegas de la empresa hasta las instalaciones de nuestros clientes. Esta persona debe llevar un documento que certifique la procedencia lícita de la mercadería, este documento se conoce como Guías de Remisión. WinFenix emite este documento, por lo tanto necesita del ingreso de estos datos importantes. Este formulario permite el ingreso, edición y anulación de los nombres de los conductores. Campos Código Nombre RUC Placa Ingresar del código que identificara a cada conductor. Ingresar del Nombre del conductor. Ingresar del Registro Único del Contribuyente del conductor. Ingresar el número de la placa del vehículo del conductor. Comentario El conductor puede ser un empleado de planta de la empresa, una persona natural, o una persona jurídica que se contrate para el traslado de mercancías. Ejecución Para ingresar un conductor, el usuario debe: - Dar click en el icono <nuevo>, - Ingresar el nuevo código para el nuevo conductor, - Ingresar el nombre del nuevo conductor, así como el número de RUC y la placa del mismo. - Dar click en el icono <guardar>.

17 INGRESO DE TRANSACCIONES Descripción En esta pantalla podremos crear, modificar, eliminar o visualizar los comprobantes de ventas que realice la compañía. Las configuraciones de los comprobantes de transacciones de ventas se las hacen en las Opciones de Procesos de este mismo Módulo. Campos Tipo Numero Selecciona el tipo de comprobante de venta. Los tipos de comprobantes son creados en las Opciones de Procesos de este mismo Módulo. Es la secuencia de cada transacción. Si se busca un movimiento en particular aquí debe escribirse el número del mismo.

18 Fecha Divisa Factor Almacén Datos de cliente Cliente RUC. Nombre Teléfono Fecha con la que se registrara la transacción. El usuario puede escoger la fecha de un calendario al dar click sobre el icono <calendario>. Permite definir la divisa con la que se realiza la transacción. WinFenix, presenta el factor ya predeterminado. Selecciona la bodega en la que se asentará la transacción. Permite especificar el cliente con quien estamos haciendo la transacción. WinFenix presenta automáticamente el RUC del cliente seleccionado en el campo <Cliente>. WinFenix presenta automáticamente el Nombre del cliente seleccionado en el campo <Cliente>. WinFenix presenta automáticamente el Teléfono del Cliente seleccionado en el campo <Cliente>. Datos de Control Serie WinFenix presentara el número que antecede a la secuencia del documento (nota de venta, factura) que se está ingresando. Dato ingresado en el Módulo de Utilidades. Secuencia WinFenix presentara el número de secuencia del documento que se está ingresando. Dato ingresado en el Módulo de Utilidades. #Contable WinFenix presentara la secuencia del diario donde fue registrado el documento una vez grabado. #Pedido Winfenix presenta el correlativo del documento con que se asocia la transacción si ese fuese el caso. Vendedor Seleccionar el código del vendedor. Detalle Ingresar una breve descripción del movimiento que se está ingresando. Máximo 150 caracteres. Forma de pago Especifica la forma de pago (crédito / contado) que la compañía ha convenido con el cliente. Días para pago Si la forma de pago es crédito, el usuario debe ingresar en este campo la cantidad de días en que se ha convenido el primer pago. Numero de pagos Ingresar la cantidad de cuotas que cobraremos hasta obtener la totalidad de la factura. Entre plazos Ingresar la cantidad de días entre cada pago. Celdas de datos Código Seleccionar el código respectivo de cada artículo que intervenga en la transacción. Nombre del Articulo WinFenix presenta el nombre de cada artículo seleccionado en el campo anterior. Ingresar si es necesario otra descripción adicional que saldrá impresa en la factura. Unidad WinFenix presenta la unidad de medida de cada artículo que interviene en la transacción. Stock WinFenix presenta el stock de cada artículo que interviene en la transacción.

19 Cantidad Ingresar la cantidad de los artículos que intervienen en la transacción. Precio Ingresar el costo de los artículos que intervienen en la transacción. % desc. Ingresar el porcentaje de descuento de los artículos que intervienen en la transacción. Subtotal WinFenix calcula el subtotal (Cantidad por Costo) de cada artículo. IVA WinFenix calcula el IVA (subtotal por porcentaje de IVA) de cada artículo. Datos de Guía Numero de Guía Dirección de Envío Conductor Placa Ingresar el número de la guía de remisión que se esta procesando. Ingresar la dirección del destino de la mercadería. Seleccionar el conductor que será responsable del traslado de la mercadería. Ingresado en la opción Ingreso de Conductores de este mimo Módulo. WinFenix presenta la placa del vehículo que conduce el conductor seleccionado en el campo anterior. Ingresado en la opción Ingreso de Conductores de este mimo Módulo. Descuentos - % Dscto Ingresar el porcentaje de descuento que se aplicara sobre toda la factura. Comentario Como muestran los gráficos esta opción se compone de dos formularios, uno en el que se ingresas los datos propios de la compra y el otro que se refiere a la guía de remisión de la venta y descuentos. Winfenix presenta la posibilidad de ingresar descuentos sobre cada artículo (ingresados en el primer formulario) o sobre toda la factura (segundo formulario), con el objetivo de facilitar el trabajo a los usuarios del sistema. Ejecución Para registrar un nuevo comprobante de Compras, el usuario debe: - Seleccionar el tipo de documento que se ingresará (Los Tipos de Comprobantes de Ventas son creados en las Opciones de Procesos de este mismo Módulo), - Seleccionar la fecha con la que se registrara el comprobante, - Definir la divisa con la que se negocia la venta, - Seleccionar el almacén o bodega en el que se registrara el movimiento, - Seleccionar el cliente a quien se le esta vendiendo, - Ingresar el vendedor que negocio la venta con el cliente, - Ingresar una breve descripción de la transacción en el campo <Detalle>, - Ingresar el código, cantidad, precio, y descuento si lo hubiera, de cada uno de los artículos que intervienen en la transacción, - Seleccionar las formas de pago (crédito o contado) de la transacción. Si la forma de pago del cliente es crédito el usuario debe ingresar los días de plazo

20 para cobrar al totalidad de la factura, el número de pagos, la cantidad de días entre plazo, Si el usuario desea emitir guías de remisión al comprobante que se está ingresando, debe: - Dar click sobre el icono <Desc/Guía>, y aparecerá la ventana de las guías y descuentos, - Ingresar el número de guía, dirección de envío de la venta, - Seleccionar el conductor que trasladara la mercadería, - Dar click en el icono <Regresar>, y regresara a la primera pantalla - Dar click sobre el icono <Guardar>, WinFenix habrá registrado el comprobante. Para ver un determinado comprobante, el usuario debe: - Elegir el tipo de Comprobante deseado, - Elegir en el campo Número la secuencia del Comprobante que el usuario necesita, y aparecerá el comprobante.

21 REIMPRESIÓN DE DOCUMENTOS Descripción Esta opción permite volver a visualizar e imprimir uno o un rango de comprobante del Módulo de Ventas. Campos Tipo de Documento Desde Desde Hasta Forma de impresión Permite seleccionar el tipo de comprobante que se requiere imprimir. Permite seleccionar el inicio del rango de comprobantes que se requiere imprimir. Permite seleccionar el fin del rango de comprobantes que se requiere imprimir. Se refiere al formato de impresión con el que fue ingresado el comprobante que el usuario necesite volver a imprimir. Comentario Si el usuario desea imprimir un comprobante y no un rango, debe ingresar el mismo número de secuencia en los campos <Desde> y <Hasta>. Ejecución Para reimprimir comprobantes, el usuario debe: - Seleccionar el tipo de comprobantes que se requieren imprimir, - Ingresar el rango de comprobantes que se requieren imprimir, - Seleccionar el formato con el que se crearon los comprobantes que se requieren imprimir - Dar click sobre el icono <Imprimir>.

22 MODULO V VENTAS OPCIONES DE LISTADOS

23 DIARIO GENERAL Descripción WinFenix ERP Gestión Empresarial Manual del Usuario La función principal del informe Diarios General es presentar en resumen todos los movimientos del Módulo de Ventas registrados en cada uno de los tipos de comprobantes creados por el usuario (creados en las Opciones Procesos de este mismo Módulo), además permite buscar un comprobante específico si el usuario lo requiere. Además, totaliza los movimientos según el tipo de comprobante. Campos Oficina Permite seleccionar la oficina (sucursal o matriz) que se desea visualizar. Ejercicio Permite seleccionar el periodo fiscal (años) que se desea visualizar. Tipo Permite seleccionar un solo tipo de comprobante. Si el usuario requiere presentar todos, debe dejar el campo en blanco. Numero Es el número de secuencia de los comprobantes de transacciones. En caso de búsqueda, el usuario deberá desplegar esta lista y elegir el comprobante deseado. Fecha cliente Nombre Vendedor Comentario Permite definir el periodo de tiempo para elaborar el informe. Permite especificar un cliente determinado pare elaborar el informe. El usuario puede dejarlo en blanco y WinFenix presentar el informe de todos los clientes existentes. WinFenix presenta automáticamente el Nombre del cliente seleccionado en el campo <Cliente>. Permite seleccionar el código de un vendedor para el informe. Si el usuario requiere presentar todos, debe dejar el campo en blanco. Si el usuario requiere visualizar un comprobante específico, basta con colocar el curso sobre este y dar click sobre el icono < >, y WinFenix presentara una ventana con el comprobante solicitado. Ejecución Para crear este informe, el usuario debe: - Seleccionar la Oficina y el Ejercicio (periodo fiscal) deseado, - Seleccionar un tipo de comprobante, si lo desea; caso contrario debe dejar el campo en blanco WinFenix presentara todos los comprobantes existentes, - Seleccionar un rango de fechas especificas,

24 - Seleccionar un cliente, si lo desea; caso contrario debe dejar el campo en blanco WinFenix presentara los datos de todos los clientes existentes - Seleccionar un vendedor, si lo desea; caso contrario debe dejar el campo en blanco WinFenix presentara los datos de todos los vendedores existentes - Dar click en el icono de <actualizar> y aparecerán los movimientos contables.

25 ANÁLISIS DE VENTAS POR ARTÍCULOS Descripción El informe Análisis de Venta por Artículo representa una herramienta muy útil para los administradores porque permite analizar las frecuencias de venta y definir los costos respectivos de los artículos y que se venden a cada uno de los clientes. Campos Oficina Ejercicio Tipo Fecha Cliente Nombre Vendedor Artículo Nombre Bodega Resumido Permite seleccionar la oficina (sucursal o matriz) que se requiere para el informe. Permite seleccionar el periodo fiscal (años) que se requieres para el informe. Permite seleccionar los tipos de comprobantes que se requieren para el informe. Permite definir el periodo de tiempo que presentara el informe. Permite especificar un cliente determinado pare elaborar el informe. El usuario puede dejar en blanco el campo y WinFenix presentar el informe de todos los proveedores existentes. WinFenix presenta automáticamente el Nombre del cliente seleccionado en el campo <Cliente>. Permite seleccionar el vendedor que negocio la venta. Este campo permite seleccionar un artículo específico, si el usuario así lo requiere, caso contrario debe dejarlo en blanco el campo y WinFenix presentara el listado de todos los artículos. WinFenix presentara el nombre del artículo escogido en el anterior campo. Permite seleccionar la bodega o depósito especifico, si el usuario así lo requiere, caso contrario debe dejar en blanco el campo y WinFenix presentara el listado de todos los artículos. Permite definir la presentación del informe, si se requiere el listado ordenado por grupos o solo por artículos. Comentario WinFenix permite al usuario, además de las configuraciones especificadas en los campo, crear el informe discriminado por grupos de artículos.

26 Ejecución Para crear este informe, el usuario debe: - Seleccionar la Oficina y el Ejercicio (periodo fiscal) deseado, - Seleccionar un tipo de comprobante, si lo desea; caso contrario debe dejar el campo en blanco WinFenix presentara todos los comprobantes existentes, - Seleccionar un rango de fechas especificas, - Seleccionar un cliente, si lo desea; caso contrario debe dejar el campo en blanco WinFenix presentara los datos de todos los clientes existentes, - Seleccionar un artículos, si lo desea; caso contrario debe dejar el campo en blanco WinFenix presentara todos los artículos, - Seleccionar un vendedor, si lo desea; caso contrario debe dejar el campo en blanco WinFenix presentara todos los existentes, - Seleccionar una bodega, si lo desea; caso contrario debe dejar el campo en blanco WinFenix presentara los daros de todas las bodegas, - Dar click en el icono de <actualizar> y WinFenix presentara el informe.

27 ANÁLISIS DE VENTAS POR CLIENTES Descripción El informe Análisis de Venta por Cliente permite al usuario analizar y comparar las cantidades en dinero vendidas a cada cliente con sus respectivos descuentos, gastos e impuestos. Campos Oficina Fecha Cliente Nombre Permite seleccionar la oficina (sucursal o matriz) que se requiere para el informe. Permite definir el periodo de tiempo que presentara el informe. Permite especificar un cliente determinado pare elaborar el informe. El usuario puede dejar en blanco el campo y WinFenix presentar el informe de todos los clientes existentes. WinFenix presenta automáticamente el Nombre del cliente seleccionado en el campo <Cliente>. Comentario Este informe brinda información importante al momento de crear estrategias de ventas, porque muestra el total que se le ha vendido a cada proveedor. Ejecución Para crear este informe, el usuario debe: - Seleccionar la Oficina deseada, - Seleccionar un rango de fechas especificas, - Seleccionar un cliente, si lo desea; caso contrario debe dejar el campo en blanco WinFenix presentara los datos de todos los clientes existentes, - Dar click en el icono de <actualizar> y aparecerán los datos.

28 ANÁLISIS DE VENTAS POR VENDEDORES Descripción El informe Análisis de Venta por Vendedores permite al usuario analizar y comparar las cantidades en dinero vendidas por cada vendedor de la compañía a cada cliente con sus respectivos descuentos, gastos e impuestos. Campos Oficina Ejercicio Tipo Fecha Vendedor Resumido Permite seleccionar la oficina (sucursal o matriz) que se requiere para el informe. Permite definir el periodo fiscal para el informe. Permite seleccionar un tipo de comprobante para el informe. Si el usuario desea ver todos los existentes debe dejar el campo en blanco. Permite definir el periodo de tiempo que presentara el informe. Permite seleccionar un vendedor para el informe. Si el usuario desea ver todos los existentes debe dejar el campo en blanco. Permite definir la presentación del informe, si se requiere el listado ordenado por grupos o solo por artículos. Comentario Este informe brinda información importante al momento analizar y motivar al personal de ventas, porque muestra el total que ha vendido cada vendedor. Ejecución Para crear este informe, el usuario debe: - Seleccionar la Oficina y Ejercicio deseado, - Seleccionar un solo Tipo de Comprobantes, si el usuario desea ver todos los existentes debe dejar el campo en blanco. - Seleccionar un rango de fechas especificas, - Seleccionar un vendedor, si lo desea; caso contrario debe dejar el campo en blanco WinFenix presentara los datos de todos los vendedores existentes, - Dar click en el icono de <actualizar> y aparecerán los datos

29 LISTA DE PRECIOS Descripción WinFenix ERP Gestión Empresarial Manual del Usuario El informe Listado de Precios sirve para que el usuario analice los diferentes precios y el stock actual en las bodegas o depósitos de la compañía según la presentación del artículo (caja, unidades) de todos los que se encuentren registrados en el inventario. Campos Artículo Bodega Solo existencia Este campo permite seleccionar un artículo específico, si el usuario así lo requiere, caso contrario debe dejar en blanco el campo y WinFenix presentara el listado de todos los artículos. Permite seleccionar una bodega o deposito específico, si el usuario así lo requiere, caso contrario debe dejar en blanco el campo y WinFenix presentara el listado de todos los artículos. Permite al usuario definir si deben o no presentarse los artículos cuya existencia sea igual a 0. Comentario Este informe es el mismo que aparece en los Listados del Módulo de Inventario, para mayor comodidad del usuario también se presenta en este Módulo. Ejecución Si el usuario necesita ver este informe, debe: - Seleccionar un artículo especifico, si el usuario así lo requiere, caso contrario debe dejar en blanco el campo y WinFenix presentara el listado de todos los artículos. - Seleccionar una bodega o deposito específico, si el usuario así lo requiere, caso contrario debe dejar en blanco el campo y WinFenix presentara el listado de todos los artículos, - Dar click sobre el icono <Actualizar>, y WinFenix presentara el informe.

30 ESTADÍSTICAS DE VENTAS POR ARTICULO (GRAFICO) Descripción El informe Estadísticas de Venta por Artículo representa una herramienta muy útil para los administradores porque permite analizar gráficamente las frecuencias de venta de los artículos a cada uno de los clientes. Campos Artículo Bodega Oficina Ejercicio Horizontal 3D Ventas Costos Utilidad Enviar Este campo permite seleccionar un artículo específico. Permite seleccionar la bodega o depósito especifico. Permite seleccionar la oficina (sucursal o matriz) que se requiere para el informe. Permite seleccionar el periodo fiscal (años) que se requieres para el informe. Permite que el eje del grafico sea invertido, es decir los datos que aparecen horizontalmente aparecerán en forma vertical y viceversa. Permite presentar el informe grafico en formato de 3 dimensiones Permite al usuario definir si requiere que en el grafico se muestren los valores de las ventas. Permite al usuario definir si requiere que en el grafico se muestren los valores de los costos. Permite al usuario definir si requiere que en el grafico se muestren los valores de las utilidades. Permite exportar o imprimir el informe, las opciones que presenta son: impresora, archivo, o portapapeles

31 Comentario WinFenix ERP Gestión Empresarial Manual del Usuario Al colocar el ratón sobre la trayectoria mensual, aparecerá en la esquina superior izquierda el valor de la venta y/o de los costos y/o de las utilidades respectivas del periodo (dependiendo de las configuraciones del grafico). Ejecución Si el usuario requiere presentar este informe grafico, debe: - Elegir un articulo para graficar, - Seleccionar una bodega para presentar el informe, - Seleccionar la Oficina y Ejercicio fiscal correspondiente, - Dar un click en <Generar> y WinFenix presentara como predeterminado el Grafico estadístico Tipo Barra, el usuario puede personalizar este grafico mediante la selección de los campos antes mencionados.

32 ESTADÍSTICAS DE VENTAS GLOBAL (GRAFICO) Descripción El informe Estadísticas de Ventas Globales muestra en un solo gráfico las ventas totales, los costos totales y las utilidades mensuales de un ejercicio fiscal. Campos Oficina Ejercicio Horizontal 3D Ventas Costos Utilidad Enviar Permite seleccionar la oficina (sucursal o matriz) que se requiere para el informe. Permite seleccionar el periodo fiscal (años) que se requieres para el informe. Permite que el eje del grafico sea invertido, es decir los datos que aparecen horizontalmente aparecerán en forma vertical y viceversa. Permite presentar el informe grafico en formato de 3 dimensiones Permite al usuario definir si requiere que en el grafico se muestren los valores de las ventas. Permite al usuario definir si requiere que en el grafico se muestren los valores de los costos. Permite al usuario definir si requiere que en el grafico se muestren los valores de las utilidades. Permite exportar o imprimir el informe, las opciones que presenta son: impresora, archivo, o portapapeles Comentario Al colocar el ratón sobre la trayectoria mensual, aparecerá en la esquina superior izquierda el valor de la venta y/o de los costos y/o de las utilidades respectivas del periodo (dependiendo de las configuraciones del grafico).

33 Ejecución Si el usuario requiere presentar este informe grafico, debe: - Seleccionar la Oficina y Ejercicio fiscal correspondiente, - Dar un click en <Generar> y WinFenix presentara como predeterminado el Grafico estadístico Tipo Barra, el usuario puede personalizar este grafico mediante la selección de los campos antes mencionados.

34 MODULO V VENTAS OPCIONES DE PROCESOS

35 PARÁMETROS DEL MODULO Descripción Este formulario permite crear, modificar o eliminar los tipos de comprobantes que se van a utilizar en las transacciones de ventas de la compañía. Campos Código Se ingresan máximo 3 caracteres que identificaran los tipos de comprobante. Nombre Se refiere a como llamaremos a cada uno de los diferentes tipos de comprobantes (máximo 30 caracteres). Tipo Se identifica el tipo de comprobante, es decir si es una Entrada o Salida. Asocia Ingresar el código con el que se asociara el nuevo comprobante. Si el comprobante no se asocia con ningún otro, debe dejar en blanco el campo. Modificar Precios Define si los precios podrán ser o no cambiados al momento de emitir un comprobante. Color de Formulario Seleccionar el color que diferenciara los diferentes tipos de comprobantes. Gru.Forma Asigna formato a cada uno de los comprobantes. Numero de Líneas Ingresar el número de filas (celda de datos) que tendrán los comprobantes. Actualiza Pendiente Configura al comprobante para que afecte los documentos pendientes, como por ejemplo las Órdenes de Pedido (o cualquier otro comprobante creado por el usuario como pendiente). Actualiza Inventario Configura al comprobante para que afecte el inventario o no.

36 Actualiza Pagos Configura al comprobante para que actualice el Módulo de Cobros o no. Descripción Adicional Configura al comprobante para que admita una descripción adicional al momento de emitirlos. Numeración Automática Configura el número de secuencia del comprobante para que su correlativo sea automático. Actualiza Anexos Configura al comprobante para que actualice los Anexos de IVA. Tipos de Documento Ingresar el código (designado por el SRI) que identifica al documento como factura, nota de de venta, etc. Actualiza Contabilidad Configura al comprobante para que afecte el Módulo de Contabilidad. Tipo CNT Si se selecciona <Actualiza Contabilidad>, el usuario debe designar el formato con el que se imprimirán los diarios de las transacciones. Comentario De la acertada configuración por parte del usuario, de cada uno de los comprobantes, depende el correcto registro de cada una de las transacciones. Ejecución Para crear un nuevo comprobante, el usuario debe: - Dar click en el icono <nuevo>, - Ingresar el nuevo código, y nombre del comprobante, - Definir el tipo de transacción (entrada, salida), - Definir el Color de formulario - Ingresar el código de los comprobantes con los que se asociara el nuevo tipo de comprobante, si no existe asociación el usuario debe dejar en blanco el campo, - Definir el Formato del comprobante en el campo <Gru.Forma>, - Definir si admite modificar el precio al momento de emitir los comprobantes, - Ingresar el numero máximo de líneas que tendrá el comprobante, - Definir si actualiza pendientes y/o inventario y/o cobros, - Definir se admitirá una descripción adicional al momento de emitir un comprobantes, y si el correlativo será automático, - Definir si actualiza los Anexos de IVA, y si es así cual es el código del documento, - Definir si afecta contablemente los registros y si es así que tipo de formato deben tener el diario contables, - Dar click en el icono <guardar>. WinFenix no permite la anulación en ningún caso de los comprobantes creados que ya tenga movimientos, obviamente por seguridad propia de la empresa.