Editorial. Contenido. Lima, Junio Estimados miembros del capítulo

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1 Lima, Junio 2013 Editorial Estimados miembros del capítulo Llegamos al mes de junio, casi ha pasado la mitad del año y continuamos avanzando en el compromiso de promover las buenas prácticas de Dirección de Proyectos a nivel nacional. Desde la última edición de este boletín tenemos muchas novedades que compartir con la comunidad. A finales de Mayo recibimos la noticia que el Plan de Negocio del Capítulo en formación de Arequipa (Región Sur) había sido aprobado por PMI, con lo cual ahora en Perú contamos con dos Capítulos Potenciales (Cajamarca y Arequipa). Mis felicitaciones a nombre del capítulo a todos los voluntarios de Arequipa, responsables de este logro. En el mes de mayo también se formalizó la creación de un comité técnico de normalización en gestión de proyectos adscrito a INDECOPI, quienes inicialmente tendrán la responsabilidad de revisar la norma internacional ISO (Guidance on project management) y proponerla como norma técnica peruana. El Capítulo PMI Lima Perú no podía estar ausente en esta iniciativa. Finalmente durante el mes de mayo tuvimos el gusto de compartir una reunión de lecciones aprendidas con todas las secciones estudiantiles del capítulo, como resultado de esta reunión surgieron también nuevas ideas de proyectos que nos permitirán apoyar en la formación de los futuros gerentes de proyecto. Este mes se viene con más de una actividad. El día 4 tuvimos la conferencia de Cómo elaborar un paper para ser elegido en un Congreso Global ofrecida por nuestro amigo Felipe Meléndez, y para este mismo mes se viene una conferencia adicional con nuestro querido amigo y primer presidente del capítulo Felix Valdez. Además si les interesa participar como voluntario, estén atentos al lanzamiento del nuevo portafolio de proyectos del capítulo y si tienen una idea de proyecto ponganse en contacto con nosotros. Todos juntos haremos que el Capítulo siga creciendo y acumulando éxitos. No puedo terminar esta editorial sin antes aprovechar para desearles por adelantado a todos los padres que forman parte de nuestra comunidad que tengan un feliz día del padre, acompañados de sus familiares y que sus proyectos los llenen de éxitos personales y profesionales. Ing. Luis Flores, PMP Presidente PMI Lima Perú Chapter Contenido Subcomité de Normalización 2 Lecciones aprendidas 2 Nuevos miembros 3 La ciencia de la persuasión 3 Procesos PMBOK / MS Project 4 Nuevos PMP 4

2 2 Lecciones Aprendidas Contratos Tuve la oportunidad hace algún tiempo, junto a un compañero de trabajo, de gestionar el contrato que se había firmado con un proveedor de servicios. Soy ingeniero de sistemas y en la empresa se quería realizar un aseguramiento de red (protegerla de posibles intrusos como hackers) así como de los servidores donde residían nuestras aplicaciones web y que los usuarios manejaban día a día. Se conforma subcomité técnico de normalización en gestión de proyectos El pasado mes de mayo con presencia de representantes de INDECOPI en su calidad de organismo de normalización, se realizó la instalación del subcomité de gestión de proyectos. Este subcomité está conformado por representantes de diferentes sectores relacionados con la gestión de proyectos a nivel nacional. La responsabilidad de este comité es la de proponer normas técnicas peruanas relacionadas con el tema de gestión de proyectos y como primera actividad este subcomité se abocará a revisar la norma ISO Guidance on Project Management. Esta norma fue desarrollada por representantes de los organismos de normalización a nivel mundial y recoge buenas prácticas de dirección de proyectos basados en estándares internacionales, entre los que por supuesto el PMBOK se encuentra presente y forma parte importante del estándar. Un comité técnico se conforma por instituciones (universidades, empresas privadas y el Estado) que aportan el tiempo de su personal para el trabajo de elaboración y revisión de normas técnicas. En este caso tenemos el gusto de que la secretaría técnica de este subcomité recae en el Ing Luis Flores, actual presidente del capítulo. Si quieres saber más acerca del trabajo de este subcomité o tu organización estuviera interesada en participar de los esfuerzos de normalización en gestión de proyectos puedes hacer tus consultas directamente al correo luis.flores@pucp.edu.pe Para ello se contrató a un proveedor de servicios de seguridad informática el cual fue elegido a través de un sistema de evaluación creado internamente en el área donde se consideró puntos como: experiencia, contenido de propuesta, claridad de la propuesta, cantidad de servicios ofrecidos, etc. Durante la primera entrevista con este proveedor (también conocida como Conferencia de Oferentes), se le explicó el alcance del servicio que se requería el cual fue bien entendido por el proveedor y comenzó a explicar en forma general lo que ellos ofrecían para cubrir esas necesidades. En la conversación se le preguntó si lo mencionado también incluía ciertas actividades (conceptos técnicos de redes) y el proveedor dijo que sí. Es decir, en la primera reunión el proveedor había ofrecido, de palabra, que dentro del alcance total del servicio se podía incluir esos pequeños agregados que le se habían solicitado. Se tomó la decisión de elegir a este proveedor ya que ofrecía mayor cantidad de servicios y esos detalles extras que se requerían. Finalmente se tuvo una reunión con el proveedor para hacerle saber que fue el elegido y que se le adjudicaría el contrato de servicio, solicitándole el contrato formal para poder ser firmado por ambas partes. Grande fue la sorpresa cuando recibimos el contrato por parte del proveedor, en el cual algunos puntos que él había ofrecido de palabra no estaban incluidos en dicho documento, por lo cual se le convocó a una reunión para conversar del tema. El proveedor explicó que esos puntos que había ofrecido y que no mencionó en el contrato oficial los había evaluado y sacó excusas como que tomaría mucho tiempo, la dificultad de la tarea y necesidad de recursos más especializados, se le recalcó al proveedor la necesidad de que el servicio incluyera dichos puntos ya que de ellos dependía la buena calidad del servicio. El proveedor aceptó. Lección aprendida N 1: En la conferencia de oferentes los proveedores pueden ofrecer hacer muchas cosas que el cliente pide, con la intención de ser seleccionados. Hay que dejar en claro que los mismos puntos ofrecidos, deben estar incluidos en el contrato oficial para hacer respetar lo que se conversó. Una vez iniciado el trabajo con el proveedor, se tenían reuniones periódicas para revisar y evaluar los avances así como aclarar ciertas dudas del servicio. Como ellos eran los especialistas en seguridad informática, había ciertos conceptos, terminología o desarrollo de actividades que no se entendía y que eran aclarados durante las reuniones. En una reunión que se tuvo, el proveedor indicó que inmediatamente después tenía otra reunión por lo que no podía demorarse mucho y solicitó acelerar el término. Colaboramos en su pedido y se terminó la reunión en menos tiempo. Para una siguiente reunión en la cual se le preguntó sobre el desarrollo de ciertas actividades, el proveedor volvió a decir que no podía demorarse mucho porque tenía otra reunión. Se hizo un alto a la reunión para decirle al proveedor que entendíamos que tuviera otras actividades más, pero que nuestro proyecto también es importante y era bueno y necesario que nos tomemos el tiempo de aclarar las dudas y seguir adelante con las actividades, con el objetivo de completar satisfactoriamente el proyecto. El proveedor entendió y aceptó. Lección aprendida N 2: Algunos proveedores dejan de darle importancia a ciertos contratos tal vez porque encontraron otros más grandes y con mejor remuneración, debido a esto, dedican menos tiempo y para ello usan frases como "no puedo demorarme mucho", "tengo otra reunión", "es mejor que acabemos rápido porque tengo que salir", etc. Se le debe hacer saber al proveedor que el servicio que nos está dando es importante para nosotros y que se le debe dedicar el tiempo necesario para completarlo de manera adecuada y satisfactoria para ambas partes. Es decir, debemos darle importancia al servicio que nos está brindando. Miguel Ramos, CAPM

3 3 La ciencia de la persuasión Marzo Abril Mayo Ya somos más de 1300 miembros Estimados miembros del PMI Lima Chapter, mes a mes venimos presentando nuestro crecimiento como organización profesional Todos aquellos que vivimos la experiencia de gestionar proyectos sabemos que no todos los retos en el proyecto se enfrentan únicamente con la aplicación de las herramientas y técnicas de gestión (hardskills), es importante considerar también aquellas habilidades blandas (softskills) relacionadas a la interacción con personas como: sponsor, interesados, usuarios de negocio y miembros del equipo de proyecto, entre otros. La persuasión ha sido vista como aquella habilidad que algunas personas tienen y otros no. Viendo los resultados obtenidos por aquellos maestros de la persuasión nos sorprende no sólo el carisma y elocuencia que aplican para lograr que otros hagan cosas que ellos solicitan, sino el entusiasmo con el cual aquellas personas hacen lo solicitado. Por otro lado, llama la atención la dificultad para explicar cómo lograron desarrollar ésta habilidad, y más difícil aún compartir dicho conocimiento con otras personas. Según un reciente artículo de Harvard Business School, se ha identificado que las habilidades de persuasión han tomado un papel importante dentro de las habilidades que todo profesional de la gestión de proyectos debe tener en su caja de herramientas. En base a los resultados de investigaciones realizadas por científicos del comportamiento humano, este artículo muestra que la persuasión trabaja apelando a un conjunto limitado de impulsos y necesidades humanas, y lo hacen de forma predecible. En otras palabras, la persuasión está sujeta a principios básicos que pueden ser enseñados, aprendidos y aplicados. Si logramos entender estos principios y utilizarlos en nuestros proyectos, podremos aportar elementos que aseguren el consenso ente los interesados y generen oportunidades que favorezcan a lograr los objetivos planteados. A continuación presentaremos 6 principios fundamentales de la persuasión y una aplicación práctica. a cargo de promover las buenas prácticas de la gestión de proyectos alineados a los estándares del PMI, y es grato compartir con ustedes que nuestra red de contactos ya suma más de 1300 profesionales. Liking, las personas gustan de quienes gustan de ellas. Reciprocity, las personas responden del mismo modo en que son tratadas. Social Proof, las personas siguen el ejemplo de sus similares. Consistency, las personas cumplen sus compromisos escritos. Authority, las personas confían en los expertos. Scarcity, las personas quieren más de aquello que puede resultarles escaso. Mes a mes venimos incrementando la cantidad de miembros inscritos al capítulo y sigue siendo un reto para todos lograr que la cantidad de nuevos miembros no deje de crecer. Es muy importante también, agradecer a todos aquellos miembros que año a año renuevan su membresía y continúan apoyándonos en los esfuerzos para hacer esta red de contactos una de las más grandes del país. No olviden de hacernos llegar sus dudas y colaboraciones contactándonos a través de nuestra página oficial de Facebook y nuestra web ( Ing. Dante Peralta López, PMP VP Comunicaciones PMI Lima Chapter Quieres leer las aplicaciones prácticas? Lee el artículo completo en

4 Procesos del PMBOK manejados con MS Project 4 A continuación explicamos como el MS Project se relaciona y permite manejar los principales procesos contemplados en las Áreas de conocimiento del PMBOK (PMI): Nuestros nuevos PMP Felicitamos a nuestros miembros que este mes de Mayo obtuvieron su certificación como Project Management Professional (PMP) Gestión de la Integración Control Integrado de Cambios, jugará un papel significante en el manejo de cambios de alcance, tiempo y costos, luego de que el proyecto inicie, dado que el MS Project permite manejar hasta 11 líneas base. Gestionar la Ejecución del Proyecto, se puede utilizar como herramienta principal para el control del proyecto, para gestionar el alcance, tiempo y costos/recursos. A través de sus diversas tablas y vistas permite monitorear en tiempo real y controlar la varianza y el impacto de los cambios. Cierre del Proyecto, se estable la fecha de cierre y el las funciones del MS Project nos muestran el estado y rendimiento del proyecto a dicha fecha. Gestión del Alcance Definir el Alcance, proporciona información acerca del alcance, tiempo y costos en una fase posterior. Crear el WBS, contiene varias funciones fáciles de utilizar para ayudarlo a planificar, organizar y gestionar los elementos del WBS. Verificar el Alcance, es controlado a través de hitos y actividades de verificación planificadas. Luis Marcelo Davila Quispe Jose J Meza Angel Omar Gonzales Diana Onuma Juan Carlos Basilio Bartolo Atty. Wilder Calixtro Elvis Albán Solis Jorge Campos Doris Isabel Morales Maravi Juan Carlos Mayta Checasaca Martin Vassallo William Ojeda Saul Oresttes Trinidad Jimmy Amner Farfan Gomez Renan Francisco Quispe Alvarez Mrs. Carmen Rosa Silva Sarmiento Luis Tambo Enrique Huaman Alvarez Edwin Vargas Jose Manuel Puelles Lazarte Julio Luque Cuba Eduardo Fernando Galdo Cardenas Christian Aznaran Carlos Palacios Tayro Julio L Huatuco Y como Certified Associate in Project Management (CAPM) tenemos el agrado de felicitar a: Miguel Ramos Pedro Jefferson Siesquen Manrique Todos los miembros de nuestra comunidad entendemos el gran esfuerzo que significa obtener la certificación, la cual no sólo avala el conocimiento teórico de la metodología de gerencia de proyecto que establece el PMI, sino también la calidad profesional y ética que cada uno de los certificados ofrecerá en sus centros laborales y en su vida personal. Ernesto Calvo PMP, PMI-RMP, PMI-SP, PMI-ACP, ITIL, MCTS Quieres leer los demás procesos? Lee el artículo completo en Felicitaciones nuevos Managers estamos muy orgullosos de su logro y los invitamos a participar activamente en los proyectos que el PMI Lima Chapter tiene para el presente año.

5 5 PMI Lima Chapter PMI Lima Chapter Te atreves a escribir? Tienes experiencia en gestión de proyectos, tienes un caso de éxito o una lección aprendida y te gustaría compartirla con el resto de miembros del capítulo? Te invitamos a participar como expositor en los eventos mensuales y a escribir en nuestro boletín. Visite nuestra página Web: Si deseas publicar en nuestro boletín solo debes enviar el artículo en formato Word al correo boletin@pmi.org.pe. Los miembros del comité editorial revisarán el contenido y de ser necesario se pondrán en contacto contigo para realizar los ajustes necesarios.