Sistema Integrado de Gestión REPORTE E INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO

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1 Sistema Integrado de Gestión REPORTE E INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO Versión 2 Proceso: GESTION ADMINISTRATIVA - GA Julio de 2017

2 REPORTE E INVESTIGACIÓN DEINCIDENTES Y ACCIDENTESDE TRABAJO Página 2 de OBJETIVO Notificar los incidentes y accidentes de trabajo dentro de los tiempos establecidos por el Decreto 1295/1994 y la Resolución 1401 de 2007, de manera que se pueda hacer un direccionamiento oportuno del accidentado y a su vez realizar la investigación del accidente o incidente, hacer el análisis e identificación de las causas con un enfoque integral, aplicando las medidas de prevención y control desde la gestión gerencial y los procesos 2. ALCANCE Este documento aplica para todos los funcionarios, docentes, contratistas y estudiantes de práctica de la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte. Inicia con el reporte de un incidente o accidente que se presente en la Institución o realizando actividades misionales, seguido de la respectiva notificación de los mismos a la Administradora de Riesgos Laborales y finaliza con la respectiva investigación de los incidentes y accidentes de trabajo dentro de los 15 días calendario, a través del equipo investigador definido por la Institución, según lo establecido por la Resolución 1401 de NORMATIVIDAD La normativa aplicable al procedimiento REPORTE E INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO, se encuentra documentada en el Portal Institucional en la URL: y en la Intranet Institucional en la URL: 4. DEFINICIONES Accidente de Trabajo desde el punto de vista del control total de pérdidas: Es todo acontecimiento no deseado que resulta en daño a las personas, daño a la propiedad o pérdida al proceso o al ambiente. Accidente de Trabajo desde el punto de vista legal: Todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, invalidez o la muerte. (Ley 1562 de 2012, articulo 3). Accidente grave: Aquel que trae como consecuencia amputación de cualquier segmento corporal; fractura de huesos largos (fémur, tibia, peroné, humero, radio y cúbito); trauma craneoencefálico; quemaduras de segundo y tercer grado; lesiones severas de mano, tales como, aplastamiento o quemaduras; lesiones severas de columna vertebral con compromiso de médula espinal; lesiones oculares que comprometan la agudeza o el campo visual o lesiones que comprometan la capacidad auditiva. Una Institución universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad

3 REPORTE E INVESTIGACIÓN DEINCIDENTES Y ACCIDENTESDE TRABAJO Página 3 de 15 Causas Básicas: Son aquellos factores que contribuyen a la existencia de las causas inmediatas. Por lo general se requiere de un mayor análisis para ser reconocida por el investigador. También se les denomina causas raíz, causas indirectas o contribuyentes. Causas de los Accidentes: Son todas aquellas condiciones que en determinadas circunstancias se desvían de un estándar y entran a formar parte de una secuencia de eventos que tiene como resultado un incidente o accidente. Causas Inmediatas: Son las circunstancias que se presentan antes del contacto y que originaron directamente el accidente. Por lo general se pueden observar fácilmente por el investigador y se refieren a condiciones y comportamientos inseguros. (Circunstancias que podrían dar paso a la ocurrencia de un accidente o incidente). Factor de Riesgo: Son todos aquellos objetos, instrumentos, instalaciones ambientales, acciones humanas, que encierran una capacidad potencial de producir lesiones o daños materiales. Este puede actuar por sí mismo o, como generalmente ocurre, en combinación con otros puntos. Incidente de trabajo: Suceso ocurrido en el curso del trabajo o en relación con éste, que tuvo el potencial de ser un accidente, en el que hubo personas involucradas sin que sufrieran lesiones o se presentaran daños a la propiedad y/o pérdida en los proceso. Investigación de accidente o incidente: Proceso sistemático de determinación y ordenación de causas, hechos o situaciones que generaron o favorecieron la ocurrencia del accidente o incidente, que se realiza con el objeto de prevenir su repetición, mediante el control de los riesgos que lo produjeron. Notificación: El decreto 1295 de 1994 establece que la empresa tiene 48 horas hábiles para reportar el accidente de trabajo ante la ARL. Peligro: Propiedad que tiene los equipos, herramientas, métodos, prácticas laborales, entre otras para ocasionar lesiones o daños. Todo peligro tiene un grado de riesgo. Perdida: Uso no óptimo de los recursos como consecuencia de una desviación o incidente. Riesgo Tolerable: Riesgo que se ha reducido a un nivel que la organización puede soportar en relación con sus obligaciones legales y su propia política de SST. Riesgo: Probabilidad de que la capacidad de ocasionar daños se actualice en las condiciones de utilización o de exposición. Es una combinación de la probabilidad de que ocurra un evento peligroso específico y las consecuencias que origina. La mayor o menor probabilidad de ocurrencia depende de la eliminación o control del elemento agresivo. Seguridad Industrial: Conjunto de conocimientos técnicos y científicos organizados y aplicados a la identificación, evaluación y control de los accidentes. Una Institución universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad

4 REPORTE E INVESTIGACIÓN DEINCIDENTES Y ACCIDENTESDE TRABAJO Página 4 de CONDICIONES GENERALES 5.1. Responsables El funcionario, docente o contratista deberá notificar el incidente y/o accidente de trabajo al jefe inmediato ó a la persona responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo. En el caso de los estudiantes de práctica, éstos deberán notificar en primera instancia al docente asesor del escenario de práctica y posteriormente se deberá informar a Seguridad y Salud en el Trabajo de la Institución. El jefe Inmediato, el responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo y el funcionario, docente, contratista o estudiante accidentado, en conjunto con el testigo, y un representante del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, serán las personas responsables de participar en la investigación de los incidentes y/o accidentes de trabajo dentro de los 15 primeros días calendario de ocurrido el evento, en lo posible se deberá dejar registro fotográfico.la Comisión de Investigación de Incidentes y Accidentes Laborales se encuentra adscrita en la Resolución de Rectoría No En caso de accidente grave o mortal el responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo en los 15 días siguientes de ocurrido el accidente deberá enviar la investigación del accidente a la ARL firmada por el representante legal de la empresa y un profesional de Seguridad y Salud en el trabajo con su respectiva licencia. De igual forma, el responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo socializará a funcionarios, docentes, estudiantes y contratistas el formato de reporte de actos y condiciones inseguras G.A.3,0, , que permita genera acciones para la prevención de accidentes y enfermedades laborales Pasos para la investigación de incidentes y accidentes de trabajo Al momento de realizar la investigación se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: a. Convocar a reunión al el equipo investigador. Comisión de investigación de Incidentes y Accidentes de trabajo. b. Hacer las investigaciones dentro de los quince (15) días siguientes a su ocurrencia. c. Diligenciar de forma veraz y objetiva la información solicitada en el Formato de Investigación de Accidentes e incidentes de trabajo. d. Obtener una visión general sobre el cuándo, dónde, y qué fue lo que ocurrió. e. Obtener documentación adecuada para sustentar la investigación, como evidencias, fotografías, diagramas y declaraciones. f. Entrevistar a los testigos de los hechos. Para esto se debe tener en cuenta: - La entrevista debe ser en forma individual. - Buscar un acercamiento positivo con el entrevistado, para lo cual se deben explicar las razones de la investigación y la importancia de esta información para evitar casos similares. - Hacer únicamente preguntas claves, que tengan que ver con el hecho. - Dejar que el entrevistado dé su propia versión de los hechos. No interrumpir la declaración. - Tomar sólo las notas estrictamente necesarias. - Si es necesario, solicitar al entrevistado un informe por escrito de su versión. g. Establecer las causas inmediatas. Con base en la información, identificar qué actos y/o condiciones subestándar llevaron a la ocurrencia del incidente/accidente. Una Institución universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad

5 REPORTE E INVESTIGACIÓN DEINCIDENTES Y ACCIDENTESDE TRABAJO Página 5 de 15 h. Establecer las causas básicas. Identificar las razones básicas existentes, que permitieron que se produjeran los actos y condiciones identificadas en el punto anterior. i. Establecer acciones correctivas y preventivas requeridas que se desprendan de las recomendaciones del equipo investigador y verificar su cumplimiento. j. Remitir a la Aseguradora de Riesgos Laborales los informes de investigación del Accidente de trabajo grave y/o mortal. k. Conservar los archivos de las investigaciones adelantadas y pruebas de los correctivos implementados, teniéndolos a disposición del Ministerio de Protección Social cuando sea requerido Metodología de Investigación Como parte de la metodología a utilizar para la investigación de incidentes, accidentes de trabajo se tendrá en cuenta el listado de causas propuesto en la NTC 3701 y adicionalmente se trabajara con la metodología ATENEA propuesta por la ARL Colmena Seguros Descripción de la metodología. Los pasos a seguir para la utilización del modelo ATENEA son: 1. Conformación del equipo investigador: Integrado por: El responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo El jefe inmediato del trabajador, El trabajador accidentado Los testigos Representante del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo 2. Recolección de información Las fuentes de información para la investigación de incidente y AT son: Entrevista a testigos y al lesionado. Estudio del sitio del AT. Estudio de los equipos y herramientas involucrados. Reconstitución del AT 3. Análisis de causalidad de la accidentalidad Emplear el diagrama causa-efecto para evaluar la causalidad de lo accidentes; con este diagrama se organizan y representan las diferentes teorías propuestas sobre las causas de un problema y las relaciones entre ellas. El diagrama sirve para visualizar con claridad las relaciones entre los efectos y sus causas. Haciendo uso del diagrama se responden las preguntas: Cuáles son las causas del incidente o accidente de trabajo en investigación? De las causas identificadas, cuáles son básicas o mediatas y cuales son inmediatas? Cómo construir el diagrama? Trazar una flecha gruesa que representa el proceso y a la derecha escribir el accidente o incidente. Dibujar 8 flechas oblicuas (flechas primarias) dirigidas hacia la flecha central. Cada una de las flechas representa uno de los factores causales que se consideran dentro del MODELO Una Institución universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad

6 REPORTE E INVESTIGACIÓN DEINCIDENTES Y ACCIDENTESDE TRABAJO Página 6 de 15 ATENEA (personas, métodos, maquinaria y equipo, materiales, herramientas, elementos de protección personal, gerencia y entorno). Para cada factor causal, se pueden llegar a determinar causas de mayor especificidad, en un segundo y tercer nivel, las cuales se escriben sobre flechas (secundarias) que van dirigidas hacia las flechas primarias. Gráfica del diagrama Causa Efecto aplicando el modelo Atenea. Cada una de las letras mayúsculas representa uno de los 8 factores causales contemplados en el modelo. Una Institución universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad

7 REPORTE E INVESTIGACIÓN DEINCIDENTES Y ACCIDENTESDE TRABAJO Página 7 de 15 La anterior tabla apoya el análisis causal; ya que da diferentes opciones que se presentan en la combinación del Factor Causal Primario, con el Secundario, llegando a uno o varios Terciarios que pueden presentarse. Los factores causales sepuedenclasificaren2tipos, deacuerdoconelimpactoquecadaunodeellosgenereeneldesencadenamiento del accidente investigado, así: TIPODEFACTORCAUSAL INMEDIATAS BASICASOMEDIATAS CARACTERÍSTICA Aquel que por sí solo explica la ocurrencia del accidente y que si es intervenido, se puede garantizar que el accidente no ocurrirá. Aquel que por sí solo no explica la ocurrencia del accidente, no garantizando que el accidente no ocurrirá si es intervenido. Para la selección del factor causal aplicable se debe responder la siguiente pregunta Si elimino el factor causal se eliminará la ocurrencia del evento? Si la respuesta es sí se marca con una s el formato adjunto, de lo contrario se marca una C. 4. Definición de las medidas y acciones correctivas Para definir las medidas y acciones correctivas se trabaja con el diagrama de árbol, y posterior a ello se evalúa la justificación de cada medida de intervención propuesta. Cómo construir el diagrama de árbol? En el caso del MODELO ATENEA, se parte de las causas identificadas en el diagrama de causaefecto en las categorías más específicas preguntándonos en forma sistemática cómo controlo ese factor causal. Para ello se sugiere emplear la siguiente tabla, que complementa la establecida para causas: INTERVENCIÓNPRIMER NIVEL INTERVENCIÓNSEGUNDO NIVEL INTERVENCIÓNTERCER NIVEL FACTOR CONTROLES FACTOR CONTROLES FACTOR CONTROLES CAUSAL CAUSAL (1) (4) (2) (4) (3) (4) (1) Factor causal de primer nivel (los ocho definidos por el MODELO ATENEA). (2) Factor causal de segundo nivel, los cuales están relacionados con los actos y condiciones inseguras. (3) Factor causal de tercer nivel, establecido a través de la información consignada en la columna Con que se lesionó el trabajador. (4) Medida de intervención o acción correctiva para cada factor causal, de acuerdo con el análisis realizado por el equipo investigador (para cada factor causal puede haber más de una medida o acción correctiva). Una Institución universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad

8 REPORTE E INVESTIGACIÓN DEINCIDENTES Y ACCIDENTESDE TRABAJO Página 8 de Elaboración de los planes de acción Una vez definidas todas las posibles medidas de intervención y acciones correctivas a las que la empresa se debe comprometer a adoptar para prevenir o evitar la ocurrencia de eventos similares, el paso a seguir es definir los planes de acción para la implementación de los mismos. Para cada medida de intervención, se debe estructurar un plan de acción, basado en las siguientes preguntas: PREGUNTA Qué hacer? Cómo hacerlo? Quién lo hace? Cuándo se hace? Cuánto cuesta? DESCRIPCIÓN Definición clara de la medida de intervención Pasos o etapas requeridas para el desarrollo de la medida de intervención Establecimiento de los responsables de la medida de intervención y los pasos o etapas de la misma Definición en el tiempo de cuándo se debe desarrollar cada paso o etapa Definición del presupuesto de cada paso o etapa que se requiere para aplicar la medida de intervención El resultado final de este análisis será la elaboración de un cronograma de actividades; el cual debe estar alineado con el plan de trabajo anual que tenga la institución Indicadores de accidentalidad ÍNDICE DE FRECUENCIA ACCIDENTALIDAD No total de accidentes / Total Horas Hombre Trabajadas * K ( ) ÍNDICE DE SEVERIDAD ACCIDENTALIDAD No días perdidos + días cargados / Total Horas Hombre Trabajadas * K ( ) TASA DE INCIDENCIA ACCIDENTALIDAD No Accidentes y/o Incidentes / Número total de Trabajadores * 1000 ÍNDICE DE LESIONES INCAPACITANTES I.L.I No Índice de Frecuencia * Índice de Severidad /1000 Una Institución universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad

9 Código: GC.3,0, REPORTE E INVESTGACIÓN DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO Página 9 de Descripción Gráfica Detallada. N DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 Notifique el evento El funcionario, contratista, o estudiante notificará el incidente de trabajo al Jefe Inmediato justo después de la ocurrencia, para el caso de estudiantes en prácticas los eventos se reportarán al docente asesor de práctica. Todo accidente de trabajo se debe reportar dentro de los 2 días posteriores a la ocurrencia del evento. El evento también puede ser notificado por el jefe inmediato o docente asesor en caso de que el trabajador o estudiante no haya podido hacerlo directamente al Responsable de SST. Funcionario, contratista, o estudiante, docente asesor, jefe inmediato. DOCUMENTO SOPORTE NA FRECUENCIA Cuando ocurra el evento PUNTO DE CONTROL - REGISTRO 2 El evento corresponde a un Accidente de trabajo? Si No 1 Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad

10 Código: GC.3,0, REPORTE E INVESTGACIÓN DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO Página 10 de 15 2 Reporte el accidente de trabajo a la ARL 2 1 Una vez el jefe inmediato o asesor de práctica este enterado del accidente procederá a informar al Responsable de SST de la Institución y este a su vez reportará el evento a la línea efectiva en Cali , línea a nivel nacional o mediante el portal web Recuerde que si el reporte inicial del evento se realiza por medio de la línea efectiva, usted posteriormente deberá legalizarlo a través del portal web en mención. Por otra parte se debe tener en cuenta que el reporte de todo accidente de trabajo se debe realizar dentro de los 2 días hábiles siguientes a la ocurrencia del evento, de lo contrario el reporte será considerado extemporáneo y se deberá justificar la razón por la cual no se realizó dicho proceso en los tiempos establecidos. Tener en cuenta que la resolución 2851 de 2015 establece la obligación por parte del empleador del reporte de los accidentes graves y mortales, así como las enfermedades diagnosticadas como laborales, directamente a la Responsable de SST Reporte de AT (FURAT) Cuando ocurra el evento Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad

11 Código: GC.3,0, REPORTE E INVESTGACIÓN DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO Página 11 de Dirección Territorial u Oficinas Especiales correspondientes, independientemente del reporte que deben realizar a las Administradoras de Riesgos Laborales y Empresas Promotoras de Salud. Reporte el incidente en el formato de investigación de AT o IT interno. Cuando el evento ocurrido es un incidente de trabajo se debe dejar registro en el formato de investigación de AT e IT, adoptar medidas de intervención para evitar la ocurrencia de nuevos eventos y realizar seguimiento a las acciones tomadas. Comisión de Investigación de Incidentes y Accidentes Laborales - Resolución de Rectoría No Formato de Investigación de Accidentes e Incidentes Al investigar el AT e IT Si El accidente de trabajo es grave? N Direccione el accidente grave a la IPS más cercana así no tenga convenio con la ARL 3 Direccionar al funcionario, docente, contratista o estudiante accidentado o su acompañante a la Institución de salud más cercana así tenga o no convenio con COLMENA. Solicitar ambulancia a la línea efectiva en Cali o a nivel nacional Responsable de SST Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad

12 Código: GC.3,0, REPORTE E INVESTGACIÓN DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO Página 12 de 15 Direccione el evento a la IPS en convenio. Investigue el accidente de trabajo 4 3 Adopte medidas de intervención para evitar la ocurrencia de los eventos. El responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo deberá informar tanto al jefe inmediato o docente asesor como al accidentado y/o su acompañante según la gravedad del evento sobre la Institución Prestadora de Salud en convenio (IPS) que atenderá al accidentado según direccionamiento por parte de la línea efectiva. La responsabilidad de investigar los accidentes de trabajo, corresponde al comité investigador, el cual estará conformado por el responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo, el jefe inmediato del trabajador, el trabajador accidentado, los testigos y un representante del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, dentro de los 15 primeros días calendario de ocurrido el evento, en lo posible se deberá dejar registro fotográfico. Una vez realizada la investigación del accidente y halladas las posibles causas que lo generaron se tomarán acciones que promuevan la no ocurrencia del evento. Responsable de SST Comisión de Investigación de Incidentes y Accidentes Laborales -Resolución de Rectoría No Comisión de Investigación de Incidentes y Accidentes Laborales -Resolución de Rectoría No Formato de Investigación de Accidentes e Incidentes Formato de Investigación de Accidentes e Incidentes Al investigar el AT e IT Al investigar el AT e IT Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad

13 Código: GC.3,0, REPORTE E INVESTGACIÓN DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO Página 13 de 15 4 Realice seguimiento a las medidas de intervención propuestas. Fin En el reporte de investigación de AT e IT se deben plantear fechas tanto para la adopción de las medidas de intervención como para realizar la verificación de cumplimiento de las mismas y de esta forma dejar cerradas las investigaciones. Recuerde que se debe tener una carpeta para el almacenamiento de los AT e IT, para el caso de AT los documentos a archivar corresponden a: Reporte FURAT, Investigación del accidente, seguimiento médico o notificaciones de la ARL, copia del examen médico post incapacidad si se realizó, seguimiento de las medidas de intervención que se ejecutaron entre otros. Responsable de SST Formato de Investigación de Accidentes e Incidentes Al investigar el AT e IT Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad

14 REPORTE E INVESTTIGACIÓN DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO Código: GC.3,0, Página 14 de Revisión y Actualización Este procedimiento será elaborado por el área de Seguridad y Salud en el Trabajo con el apoyo y colaboración técnica de la ARL Colmena Seguros, revisado por Vicerrectoría Administrativa y Gestión de Calidad, cuando se presenten inconsistencias en su uso, teniendo en cuenta los conceptos que sobre el mismo hayan enviado los procesos que lo han utilizado y aprobados por el Rector. 7. FORMATOS ASOCIADOS NOMBRE DEL FORMATO Investigación de Accidentes e Incidentes de Trabajo Reporte de Actos y Condiciones Inseguras CODIGO GA.3,0, GA.3,0, REFERENCIAS DOCUMENTALES Aprobación del Documento Nombre Responsable Firma Fecha Elaboró Sara Marcela Capote Asesor Colmena Seguros SST IUEND 11/07/2017 Revisó Isabel Cristina Selada A. María Isabel Andrade García Docente Contratista Seguridad y Salud en el Trabajo Vicerrectora de Institución Universitaria Administrativa 12/07/2017 Aprobó José Fernando Arroyo Valencia Rector 13/07/2017 Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad

15 REPORTE E INVESTTIGACIÓN DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO Código: GC.3,0, Página 15 de 15 Versión No. Fecha de Aprobación 1 02/11/2016 Control de los Cambios Descripción de los Cambios Se crea el procedimiento para el reporte e investigación de Incidentes y Accidentes de trabajo en la institución universitaria. Se actualiza el procedimiento por la creación e inclusión del Formato de Reporte de actos y condiciones inseguras. Justificación del cambio Estructuración documental de Seguridad y Salud en el trabajo. Cumplimiento de la Resolución 1111 de Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad