GESTIÓN FINANCIERA COBRO PERSUASIVO

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1 CÓDIGO AP-FIN-PR-22 VERSIÓN 4 VIGENCIA 2015 Página OBJETIVO: Gestionar el cobro persuasivo la cartera producto la financiación académica semestres anteriores los estudiantes pregrado y postgrado la Universidad Surcolombiana, que no ha sido recuperada. 2. ALCANCE: Inicia con la organización y clasificación los documentos que conformarán el expediente y termina con una las siguientes actividas: 1. Archivo l expediente (Cuando se ha cancelado la totalidad la uda). 2. Traslado l expediente a la Vicerrectoría Administrativa (cuando no ha sido posible el pago total la obligación y el valor l capital supera un (1) Salario Mínimo Mensual Legal la respectiva vigencia SMMLV). 3. Cuando la obligación es inferior o igual a un (1) SMMLV y no ha sido posible el pago total la obligación, se inactiva el expediente. 3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO Jefe Gestión Institucional Área Financiera 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES: Ver Normograma

2 CÓDIGO AP-FIN-PR-22 VERSIÓN 4 VIGENCIA 2015 Página DEFINICIONES: Cartera: Es el conjunto acreencias a favor un tercero, consignadas en títulos ejecutivos que contienen obligaciones dinerarias manera clara, expresa y exigible. Para el caso específico este procedimiento, se entien por cartera todas aquellas obligaciones producto la financiación académica semestres anteriores los estudiantes pregrado y postgrado la institución, que no ha sido recuperada. Título Ejecutivo: Es aquel documento al cual la ley le atribuye la suficiencia necesaria para exigir el cumplimiento forzado una obligación que consta en él. El artículo 488 l código Procedimiento Civil lo fine como aquella obligación expresa, clara y exigible que conste en documento que provenga l udor o su causante y constituya plena prueba contra él, o las que emanen una sentencia conna proferida por juez o tribunal cualquier jurisdicción, o otra provincia judicial que tenga fuerza ejecutiva conforme a la ley, o las provincias que en procesos contencioso administrativos o policía aprueben liquidación costas o señalen honorarios auxiliares la justicia. Título valor: El artículo 619 l código comercio fine los títulos valores como documentos necesarios para legitimar el ejercicio l recho literal y autónomo que en ellos se incorpora. También puen finirse como un recho en beneficio una persona. : Son las actuaciones que pretenn el acercamiento con el udor, a fin procurar la cancelación la obligación manera voluntaria o la celebración un acuerdo pago, antes iniciar el proceso cobro coactivo. Incluye todas las comunicaciones que invitan al udor a pagar su obligación, como cartas, llamadas, publicidad, avisos, perifoneo, etc. Jurisdicción Coactiva: Facultad otorgada a la Administración que consiste en el cobro directo, sin que medie intervención judicial, las udas a su favor, adquiriendo la doble calidad juez y parte, cuya justificación se encuentra en la prevalencia l interés general, en cuanto dichos recursos se necesitan con urgencia para cumplir eficazmente los fines estatales. coactivo: Es la aplicación los procedimientos formales previstos en el Estatuto Tributario cuya finalidad es obtener el pago la uda o recursos a favor la entidad, bien sea a través un acuerdo pago o mediante la venta pública en subasta los bienes l udor, cuando este ha sido renuente al pago voluntario sus obligaciones. Pago contado: Es la negociación en la cual, el total la obligación será cancelada ntro los treinta (30) días calendarios siguientes contados a partir a la fecha en que el tercero manifieste su intención pago.

3 CÓDIGO AP-FIN-PR-22 VERSIÓN 4 VIGENCIA 2015 Página DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD: Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Recibir y revisar la Una vez finalizadas las matrículas académicas l respectivo semestre y ntro Comunicación documentación. los treinta (30) días siguientes se recibe la oficina Liquidación Derechos Pecuniarios los títulos valores y los documentos que soportan los Oficial, tallada, relación créditos otorgados a los estudiantes junto con la conciliación la cartera semestres anteriores. Conciliación la cartera, título valor y documentos Se verifica que los títulos valores cumplan los requisitos exigidos por la ley soportes. 1. (Ver observación 1). Igualmente si existe carta compromiso, que ésta se encuentre bidamente diligenciada. 2. Verificar la conciliación la cartera en los sistemas información. Nota: En caso que el título valor y/o la carta compromiso no cumplan con los requisitos exigidos para el cobro, mediante comunicación escrita, se vuelve a la Oficina Liquidación Derechos Pecuniarios toda la documentación allegada l tercero (incluyendo el título valor).. Se verifica que el saldo la cartera l tercero sea el mismo en el Sistema Financiero y en el Sistema Integrado Liquidación Servicios Académicos. Nota 1: Si se presenta alguna inconsistencia en la conciliación, se analiza la información y se efectúan los registros pertinentes. Nota 2: Si el título valor está próximo a su prescripción, se traslada la documentación al Abogado la Vicerrectoría Administrativa para que inicie la recuperación la cartera por la vía coactiva. y/o Personal Apoyo l Grupo Liquidación Derechos Pecuniarios y/o Personal Apoyo oficina Contabilidad Notas contables en el Sistema Financiero. Información registrada en el Sistema Integrado Liquidación Servicios Académicos. Comunicación oficial

4 CÓDIGO AP-FIN-PR-22 VERSIÓN 4 VIGENCIA 2015 Página Intificar la uda, el udor y liquidar los intereses mora Apertura l Expediente Se proce a registrar los conceptos la liquidación matrícula que terminan la cuantía la obligación. Posteriormente se liquida el interés mora a el/los comprobante(s) recaudo que conforman la uda. Se registra la información personal l udor y coudor existente en el Sistema Integrado Liquidación Servicios Académicos. y/o en la documentación adjunta para la elaboración l expediente. Se abre el expediente y se le asigna numeración según el orn consecutivo que corresponda. Seguidamente se registra en el libro radicador magnético la respectiva vigencia. Liquidación la uda Libro Radicador Magnético la vigencia, expediente 5. Primera telefónica llamada Esta llamada se realiza a un teléfono fijo y/o celular y tiene como objetivo recordarle al udor, coudor o ambos, el incumplimiento las obligaciones contraídas con La Universidad. Nota 1: En aquellos casos en que sea efectiva la llamada y se logre acordar una cita con el udor, coudor o tercero solidario, se avanza a la actividad No. 8. AP-FIN-FO-26 Registro llamada telefónica cobro persuasivo Nota 2: Si se confirma que el udor y/o coudor no son los propietarios las líneas telefónicas que aparecen registradas en el expediente, y no se dispone más números telefónicos que permitan su ubicación, se avanza a la actividad 7. Nota 3: Si no es efectiva la llamada, continuamos con la actividad siguiente. Segunda telefónica llamada Pasados quince (15) días calendarios spués haber realizado la primera llamada, sin que el udor, coudor o tercero solidario se haya presentado en las instalaciones la Universidad, se proce ntro los siete (7) días hábiles siguientes a realizar un segundo llamado. AP-FIN-FO-26 Registro llamada telefónica cobro persuasivo 6. Nota 1: En aquellos casos en que sea efectiva la llamada y se logre acordar una cita con el udor, coudor o tercero solidario, se avanza a la actividad No. 8. Nota 2: Si no es efectiva la llamada, continuamos con la actividad siguiente.

5 CÓDIGO AP-FIN-PR-22 VERSIÓN 4 VIGENCIA 2015 Página 5 9 Notificación Escrita Si transcurridos quince (15) días calendarios spués haber realizado la segunda llamada no se ha logrado el pago total la obligación o un acuerdo pago; ntro los siete (7) días hábiles siguientes, se envía comunicación escrita al udor y/o coudor solicitándoles presentarse en las instalaciones La Universidad a fin aclarar la situación y evitar el inicio l proceso ejecutivo. Comunicación Oficial 7. Nota 1: Si es efectiva la notificación y se logra acordar una cita con el udor, coudor o tercero solidario, se avanza a la actividad No. 8. Nota 2: En las siguientes situaciones se avanza a la actividad 9: - No se posee la dirección física l udor ni l coudor. - La dirección no es clara ni específica, razón por la cual a la empresa mensajería no le es posible realizar la entrega. - La corresponncia es recibida por el udor y/o coudor, pero ninguno los dos atien la invitación a conciliar el saldo la obligación. Entrevistar al udor, coudor o tercero solidario El fin las llamadas telefónicas y la comunicación escrita es que el udor, coudor o tercero solidario se presente en las instalaciones la Universidad y dialogue con el funcionario que tenga a cargo el expediente. AP-FIN-FO-27 Registro atención usuarios 8. Nota 1: Si el udor, coudor o tercero solidario manifiesta interés en cancelar la obligación avanzamos a la actividad 10. Nota 2: Si el udor, coudor o tercero solidario no manifiesta interés en cancelar la obligación o expresa no tener disponibilidad económica para ello, continuamos con la actividad siguiente. 9. Trasladar expediente al Abogado (Jurisdicción Coactiva) Si spués quince (15) días calendario no ha sido posible contactar al udor o coudor, o si estos no manifiestan interés en el pago la obligación, o si por alguna otra circunstancia no se concreta una alternativa pago, se traslada el expediente al abogado la Vicerrectoría Administrativa para que se continúe la gestión recuperación cartera a través la jurisdicción coactiva. Comunicación Oficial

6 CÓDIGO AP-FIN-PR-22 VERSIÓN 4 VIGENCIA 2015 Página Elección Alternativa Pago Se concreta con el udor, coudor o tercero solidario la alternativa pago, la cual pue ser: Nota 1: Contado, caso en el cual avanzamos hasta la actividad 16. Se entien por pago contado la negociación en la cual, el total la obligación será cancelada ntro los treinta (30) días calendarios siguientes contados a partir a la fecha en que el tercero manifieste su intención pago. Deudor, coudor o tercero solidario AP-FIN-FO-27 Registro atención usuarios Nota 2: Acuerdo Pago. Si se elige esta alternativa, continuamos con la actividad siguiente. 11. Solicitar Acuerdo Pago Mediante comunicación escrita dirigida al ornador l gasto, el udor, coudor o tercero solidario solicita se autorice el acuerdo pago. Deudor, coudor o tercero solidario Solicitud Pago Acuerdo 12. Actualizar uda Se liquida nuevamente la uda según los plazos y/o montos concertados entre La Universidad y el udor, coudor o tercero solidario. Liquidación la uda 13. Elaborar Resolución Acuerdo Pago Se proce a elaborar el Acuerdo Pago y la Resolución que lo autoriza. Acuerdo Pago, Resolución 14. Vo.Bo. Resolución Acuerdo Pago Se presenta al Gestión Institucional Área Financiera la Resolución y el Acuerdo Pago, para su revisión y visto bueno. Institucional Financiera Gestión Área Resolución VoBo. con 15. Aprobar Resolución Acuerdo Pago Se envía la Resolución Acuerdo Pago al Vicerrector Administrativo para su aprobación. Nota 1: En caso no ser aprobado el Acuerdo Pago, se comunicará mediante oficio y/o correo electrónico a la persona que realizó la solicitud la cisión tomada por la administración, exigiéndosele el pago total la obligación. Ornador l Gasto Acuerdo Pago firmado, Resolución firmada, Nota envío

7 CÓDIGO AP-FIN-PR-22 VERSIÓN 4 VIGENCIA 2015 Página Generar comprobantes Recaudo los Se ingresa la información producto la liquidación l Acuerdo Pago al Sistema Integrado Liquidación Servicios Académicos y se emiten los Comprobantes Recaudo, los cuales se entregan físicamente o vía correo electrónico al udor, coudor o tercero solidario para su cancelación. Nota 1: Si el pago es contado se avanza a la actividad 18. Comprobante Recaudo Notificar la Resolución Acuerdo Pago Seguimiento a la Alternativa pago Negociación Deudor Nota 2: Si lo que se solicitó fue un Acuerdo Pago, continuamos con la actividad siguiente. Se realiza la notificación personal o vía correo certificado la Resolución. Nota 1: En aquellos casos en que el udor, coudor o tercero solidario habiéndosele aprobado el acuerdo pago no es posible notificarlo (ni personalmente ni por correo certificado), se traslada el expediente a cobro coactivo (actividad 9). Se verifica el cumplimiento las cuotas pactadas en el acuerdo pago, y la aplicación l recaudo en el Sistema Financiero y en el Sistema Integrado Liquidación Servicios Académicos. De existir alguna inconsistencia, se proce a realizar los registros pertinentes. Nota 1: Si el (los) pago (s) se efectúan acuerdo a lo pactado inicialmente, avanzamos a la actividad 20. Nota 2: Si se presenta incumplimiento en el pago las cuotas pactadas, se avanza a la actividad siguiente. Se negocia con el udor la cancelación las cuotas vencidas. Nota 1: Si se llega a un acuerdo, se otorgan nuevos plazos y se regresa a la actividad 16. Nota 2: Cuando exista incumplimiento 2 cuotas sin que el udor, coudor o tercero solidario que suscribió el Acuerdo Pago muestre interés en renegociar la uda, o cuando no haya sido posible su ubicación, se elabora la Resolución Incumplimiento, posteriormente se envía al Gestión Institucional Área Financiera para su Vo. Bo., y al vicerrector administrativo Notificación Personal o Comunicación oficial. Notas contables, Reporte Sistema Financiero, Información Sistema Integrado Liquidación Servicios Académicos Comprobante Recaudo o Resolución Incumplimiento

8 CÓDIGO AP-FIN-PR-22 VERSIÓN 4 VIGENCIA 2015 Página Verificar el Pago Total la Obligación Cerrar el expediente y Elaborar el Auto Archivo Vo. Bo. Auto Archivo Aprobar el Archivo Notificar el Archivo Auto Auto para su firma. Finalmente se realiza la notificación al tercero que suscribió el Acuerdo Pago, y luego, se traslada el expediente a cobro coactivo (Actividad 9). Se proce a verificar en el Sistema Integrado Liquidación Servicios Académicos y en el Sistema Financiero el pago total la obligación. Se cierra el Expediente en el Libro Radicador Magnético. Posteriormente se elabora el Auto Archivo l Expediente. Se presenta al Gestión Institucional Área Financiera el Auto Archivo para revisión y visto bueno. Se envía el Auto Archivo al Vicerrector Administrativo para su aprobación y firma. Se proce a realizar la notificación personal o vía correo certificado l Auto Archivo l Expediente. Igualmente se le informa al udor, coudor o tercero solidario que firmó el Acuerdo Pago que se acerque a la oficina para hacerle entrega l título valor. Institucional Financiera Archivo l expediente. Se archiva el expediente con la documentación l tercero, acor con lo Expediente archivado Gestión Área Ornador l Gasto Entregar el título valor Se hace entrega l título valor que sirvió como garantía l crédito estudiantil. Información registrada en el Sistema Liquidaciones y en el Sistema Financiero. Libro Radicador Magnético, Auto Archivo l Expediente Auto Archivo l Expediente con visto bueno Auto Archivo l Expediente firmado Notificación Personal, y/o Comunicación oficial, y/o Correo Electrónico, y/o AP-FIN-FO-26 Registro llamada telefónica cobro persuasivo. Constancia Entrega l Título Valor.

9 CÓDIGO AP-FIN-PR-22 VERSIÓN 4 VIGENCIA 2015 Página 9 9 dispuesto en el proceso Gestión Documental. Nota: Si el udor, coudor o tercero solidario que se hizo cargo la obligación, no se presenta ntro los treinta (30) días calendarios siguientes a reclamar el título valor, el expediente se archiva. Lo anterior, sin perjuicio que posteriormente pueda reclamar el documento. 27. Presentación informe Se presenta al Gestión Institucional Área Financiera informe mensual las actividas realizadas. Informe Mensual 7. OBSERVACIONES: (1) Los requisitos que be contener un título valor son: El nombre l título valor que se trate, la fecha y el lugar en que se suscribe el documento, el nombre la persona a quien ha hacerse el pago, explicación clara l compromiso pago: cantidad (números y letras) que se be o se promete pagar, el lugar y la fecha pago, y el nombre y firma l suscriptor. En aquellos casos en los cuales el título valor se encuentre firmado en blanco, bastará el nombre y la firma l udor y/o coudor para hacerlo exigible. 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS 01 Formato EV-CAL-FO-17 Julio Creación l Procedimiento 02 Formato EV-CAL-FO-17 Octubre Actualización documentos 03 Formato EV-CAL-FO-17 Febrero Actualización documentos 04 Formato EV-CAL-FO-17 Octubre Actualización documentos Elaboró Revisó Aprobó EQUIPO DE TRABAJO GESTIÓN FINANCIERA MAYRA BERMEO BALAGUERA Asesor Calidad CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGC

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