CURSO: MS-PROJECT Y CRYSTAL BALL EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS

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Gabriel Blázquez Gil
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MANAGEMENT CONSULTORES CURSO: MS-PROJECT Y CRYSTAL BALL EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS Cnel. R.L. Falcón 1435 C1406GNC 35 Buenos Aires, Argentina Tel.

1 MANAGEMENT CONSULTORES CURSO: MS-PROJECT Y CRYSTAL BALL EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS Cnel. R.L. Falcón 1435 C1406GNC 35 Buenos Aires, Argentina Tel.: Fax: Mail: mgm_consultas@mgmconsultores.com.ar

Falcón 1435 C1406GNC 35 Buenos Aires, Argentina Tel.

2 MANAGEMENT CONSULTORES MICROSOFT PROYECT Y CRYSTALBALL EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS 1. Introducción Microsoft Project (o MSP) es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo. El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versión 2010 es la más reciente) es útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos descritos en el PMBoK (Project Management Body of Knowledge) del Project Management Institute. La Técnica de Revisión y Evaluación de Proyectos (en inglés, Project Evaluation and Review Techniques), comúnmente abreviada como PERT, es un modelo para la administración y gestión de proyectos inventado en 1958 por la Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de Guerra del Departamento de Defensa de los EE.UU. como parte del proyecto Polaris de misil balístico móvil lanzado desde submarino. Este proyecto fue una respuesta directa a la crisis del Sputnik. PERT es básicamente un método para analizar las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea, e identificar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto total. Este modelo de proyecto fue el primero de su tipo, un reanimo para la administración científica, fundada por el fordismo y el taylorismo. No es muy común el modelo de proyectos, todos se basan en PERT de algún modo. Sólo el Método de la Ruta Crítica (CPM) de la Corporación DuPont, que fue Página 2 de 5

de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

3 inventado en casi el mismo momento que PERT, permite analizar proyectos con certeza absoluta. La parte más famosa de PERT son las Redes PERT, diagramas de líneas de tiempo que se interconectan. PERT está diseñado para proyectos de gran escala, que se ejecutan de una vez, basados en incertidumbre, complejos y no rutinarios. Crystal Ball es una suite de aplicaciones basadas en Microsoft Excel que aprovecha y amplía la potencia analítica de las hojas de cálculo. Crystal Ball es una herramienta de software, flexible, que puede aplicarse para resolver prácticamente cualquier problema en que la incertidumbre y variabilidad distorsionen las predicciones de una hoja de cálculo. Además de la simulación, puede usar los datos históricos para crear modelos predictivos y buscar las soluciones óptimas que tengan en cuenta la incertidumbre y las restricciones. Crystal Ball puede aplicarse rápidamente a nuevos modelos de hoja de cálculo y a los ya existentes, por lo que empezar a utilizar su tecnología es cuestión de minutos. Con Crystal Ball, usted define las variables de entrada como rangos realistas de valores (como costes, retornos, tiempo), calcula todos los posibles resultados, y los registra para un posterior análisis e informe. Gracias a esta aproximación al problema, conocida como simulación, comprenderá mejor lo acertada que resulta su estrategia y descubrirá qué factores afectan al éxito en mayor medida. Con la utilización de Ms-Project, la técnica PERT y la simulación probabilística Montecarlo de Crystal Ball Ud. puede aproximar la verdadera solución de sus proyectos de planificación de tareas, con duraciones inciertas o bajo riesgo respecto de su duración y costos. Los tres productos resultan una excelente combinación para la administración de proyectos, donde el riesgo es una palabra difícil de explicar y muchas veces de asumir. 2. Objetivo Introducir a los participantes a conocer la importancia de medir y estimar el riesgo en la administración de proyectos que se debe asumir en una toma de decisiones de complejidad mediana y/o grande para la cual no tenemos toda la información para adoptar la menor decisión, por ello el conocer las técnicas de análisis del riesgo en cualquier nivel es una tarea por demás riesgosa 3. Alcances Este curso está orientado a presentar el riesgo en administración de proyectos como concepto general, su clasificación, importancia y el impacto de su implementación en los proyectos. Se presentan las técnicas de análisis del método PERT, sus diferentes modalidades utilizando probabilidades de ocurrencia y el caso más general utilizando técnicas de simulación probabilística con Crystal Ball. Este no es un curso de Administración de Página 3 de 5

Crystal Ball es una suite de aplicaciones basadas en Microsoft Excel que aprovecha y amplía la potencia analítica de las hojas de cálculo.

4 Proyectos, sino de la gestión y tratamiento de los riesgos asociados al desarrollo y Administración de Proyectos. 4. A Quien Está Dirigido? A toda persona que a diario debe tomar decisiones cuya aleatoriedad le puede hacer incurrir en grandes equivocaciones o aciertos. En general este curso está destinado a Directores Financieros, Gerentes de Producción, Gerentes de Sistemas, Inversores, CEO s y toda persona interesada en conocer los riesgos de una administración de proyectos. 5. Conocimientos Previos Dado la naturaleza aleatoria del riesgo, es imprescindible tener conocimientos al menos básicos de estadística, administración de proyectos, metodología PERT, Microsoft Project y el uso de técnica Montecarlo usando Crystal Ball. 6. Duración del Curso El curso con taller está preparado para ser impartido en 4 horas, desarrolladas en una sola jornada de 4 horas. A pedido se podrá tomar un examen de conocimientos. Se entregaran certificados de Asistencia a los participantes. 7. Contenido Descripción de las características de la metodología PERT. Estimación de duración de tareas. Estimación de Costos de Tareas. Mediar la Variabilidad de la Duración y Costo. Aproximación de Distribuciones de Probabilidad con Crystal Ball. Análisis del Proyecto con Microsoft Project. Medida de la Duración Estimada. Análisis de Probabilidades sobre la Terminación y Costos del Proyecto. Concepto de Variabilidad. Análisis de Sensibilidad y Gráficos Tornados sobre el Proyecto. Estimación de intervalos de confianza de la verdadera duración del proyecto. Ejercicios de aplicación. Página 4 de 5

En general este curso está destinado a Directores Financieros, Gerentes de Producción, Gerentes de Sistemas, Inversores, CEO s y toda persona interesada en conocer los riesgos de una administración

5 8. Programa Detallado 8.1 Concepto de Técnica PERT Estimación de duración de tareas Duración Promedio y Varianza de cada tarea Diferentes modelos de distribución de probabilidades asociados a tareas Calculo de la Duración del Proyecto Estimación de probabilidad de Ocurrencia Varianza y Variabilidad del Proyecto Análisis con Percentiles y Distribución de Probabilidades Análisis de tareas Criticas 8.2 Microsoft Project y Crystal Ball Instalación de Macro Crystal Ball para MS-Project Carga de un proyecto en MS-Project Definición de Duración de Tareas como Supuestos Crystal Ball Definición de Pronósticos del Proyecto Aproximación de una Distribución a una Tarea con Crystal Ball Ejecución de la Simulación Combinada Presentación de Resultados. Diagrama de Pronósticos Estimación de Intervalos de Confianza Análisis de Sensibilidad. Diagrama Tornado Identificación de Tareas Criticas Análisis con Percentiles de Duración y Costos Estimación de la Variabilidad del Proyecto Ejemplos de Aplicación Herramientas a Utilizar: Crystal Ball, MS-Project y Excel Página 5 de 5

del Proyecto Estimación de probabilidad de Ocurrencia Varianza y Variabilidad del Proyecto Análisis con Percentiles y Distribución de Probabilidades Análisis de tareas Criticas 8.

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