INFORME DE AUDITORÍA

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1 Página 1 de 9 INFORME DE AUDITORÍA INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE ZAPOPAN PROCESO AUDITOR LÍDER GRUPO AUDITOR Académico- Vinculación, Planeación, Administración de recursos y Calidad Gonzalo García Preciado Gualberto Castro Moreno NO. DE AUDITORÍA: 01/2014 FECHA: 29-30/05/2014 DOCUMENTO DE REFERENCIA ISO-9000:2005 COPANT/ISO NMX-CC-9000-IMNC ISO 14001:2004 SGA OBJETIVO Generar las auditorías internas cruzadas para la revisión del Sistema de Gestión Integral ALCANCE Proceso Educativo; el cual comprende la aplicación de planes y programas de estudio entregados por parte de la DGEST, con la aplicación del diseño de especialidades para las carreras que se ofertan hasta la titulación, por parte de los Institutos Tecnológicos Descentralizados que integran el modelo de multisitios del estado de Jalisco, así como la gestión de los aspectos e impactos involucrados en cada etapa de nuestras operaciones. NO CONFORMIDADES No. Descripción del Hallazgo Requisito 1. Durante la entrevista y revisión documental con el responsable del proceso de Planeación se encontró lo siguiente: 1. A la fecha 29 de mayo del presente no se cuenta con los resultados de los indicadores del periodo escolar agosto 2013 a enero 2014 donde se pueda evaluar los resultados en comparación a la meta proyecta, dicha meta no se consideró proyectar en alguna reunión de la alta dirección institucional para el ciclo escolar Existen inconsistencias del llenado del formato del seguimiento y evaluación de PTA 2013 en referencia a la meta atender la operación y procurar la permanencia de 25 alumnos de la maestría en Sistemas Computacionales. 3. Jefe de Departamento de Sistemas de Información: Existen inconsistencias entre la meta del PIID de SNEST (Lograr para el 2013, se mantengan 132 computadoras conectadas a internet II) y el PIID del ITS de Zapopan (Mantener 200 equipos de cómputo conectados a internet II) así como en los reportes del formato de seguimiento (se reportan 100 computadoras por trimestre como cantidad real del periodo sumando 400 computadoras indagando con el Jefe de Dpto. no se cuenta con tal equipo y a su vez el algoritmo formula hace alusión a mantenimientos realizados entre mantenimientos programados). De la misma forma para las metas de la 13 a la 15 de esa misma área. Ejemplo: Inconsistencias en el reporte lograr para el 2013, se tengan 200 computadoras conectadas en Internet II en el Instituto. Reporta 200 computadoras cuando no se tiene ninguna computadora. 4. Dentro de la meta lograr que al menos el 35% (850) de los estudiantes se integren al programa por competencias en una segunda lengua (inglés)

2 Página 2 de 9 impartido en el ITS de Zapopan por semestre se cuenta con los siguientes resultados: Meta lograr 35% (850) estudiantes Se reportan 840 alumnos Resultado que reporta 34% Realizando un análisis la matrícula institucional es de 2788 alumnos de los cuales 840 son un 30.12% no un 34% por lo que no se está implementado adecuadamente el mecanismo para la obtención de resultados y no se cuenta con las acciones correctivas implementadas que mencionen el incumplimiento a lo que se tenía proyectado. 5. Se cuenta con un documento de planeación del ITS de Zapopan (Revisión de metas 2014) más sin embargo no se está cumpliendo con las metas programadas en dicho documento dado que se tienen diferencias entre lo programado y lo realizado, ejemplo: Académico-Metas -Incrementar el número de profesores con reconocimiento -Incrementar el número de profesores miembros de SIN 6. En el caso de las metas 5 y 6 del PTA 2014 se reporta el 100% de cumplimiento en el primer trimestre cuando aún dicha institución no se ha recertificado. ISO 9001:2008, Clausula Acción correctiva. e) registrar los resultados de las acciones tomadas (véase ), ISO 9001:2008, Clausula Control de los registros. ISO 9001:2008, Clausula Comunicación Interna La alta dirección debe asegurarse de que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro de la organización y que la comunicación se efectúa considerando la eficacia del sistema de gestión de la calidad ISO 9001:2008, Clausula Seguimiento y medición de los procesos La organización debe aplicar métodos apropiados para el seguimiento y cuando sea aplicable, la medición de los procesos del Sistema de Gestión de la calidad. Estos métodos deben demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados 2. Durante la entrevista y revisión documental con el responsable del proceso de Servicios Generales y el Sistema de Gestión Ambiental se encontró lo siguiente: 1. No se cuenta con las órdenes del trabajo de algunas de las solicitudes de mantenimiento correctivo. Ejemplo: Solicitud mantenimiento 25 de febrero. Ing. Luis Escobar Hernández

3 Página 3 de :2004 SGA 1. No se cuentan con el seguimiento y acciones a implementar por el comité de verificación sobre los resultados de aguas residuales donde sé detecto las grasas y aceite y nitrógeno por arriba del límite permisible: Bitácora de análisis de calidad de Aguas Residuales Materia Límite Semaforización Grasas y Aceite Nitrógeno Total La separación de residuos sólidos urbanos aún no es consistente dado que en un recorrido se encontraron restos de comida en cestos inorgánicos así como basura inorgánica en los cestos orgánicos. ISO 9001:2008, Clausula Control de los registros. ISO 9001:2008, Clausula Acción correctiva. e) registrar los resultados de las acciones tomadas (véase ), ISO 14001:2004, Clausula Control de registros La organización debe establecer y mantener los registros que sean necesarios, para demostrar la conformidad con los requisitos de su sistema de gestión ambiental y de esta Norma Internacional, y para demostrar los resultados logrados. La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros. Los registros deben ser y permanecer legibles, identificables y trazables. ISO 14001:2004, Clausula Seguimiento y medición La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para hacer el seguimiento y medir de forma regular las características fundamentales de sus operaciones que pueden tener un impacto significativo en el medio ambiente. Los procedimientos deben incluir la documentación de la información para hacer el seguimiento del desempeño, de los controles operacionales aplicables y de la conformidad con los objetivos y metas ambientales de la organización. ISO 14001:2004, Clausula No conformidad, acción correctiva y acción preventiva

4 Página 4 de 9 La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para tratar las no conformidades reales y potenciales y tomar acciones correctivas y acciones preventivas. Los procedimientos deben definir requisitos para: a) la identificación y corrección de las no conformidades y tomando las acciones para mitigar sus impactos ambientales 4. Durante la entrevista y revisión documental con la Jefa de Recursos Humanos del Instituto se encontró lo siguiente: 1. No se cuenta con un manual de inducción para entregar a las nuevas contrataciones. 2. No se está llevando a cabo lo que indica el procedimiento de reclutamiento y selección de personal, dado que no se aplica la difusión de la convocatoria para nuevas contrataciones. 3. No se tienen completo los expedientes del personal con el llenado del formato para evaluación de competencias. Aún no se han tomado las acciones para implementar su cumplimiento. 4. No se cuenta con un programa de capacitación que haga referencia a los resultados de las necesidades del formato de capacitación especializada 5. Existe una persona que hace funciones de prefecto y no está declarada en el manual de Organización sus funciones. ISO 9001:2008, Clausula Control de los registros. ISO 9001:2008, Clausula Acción correctiva. e) registrar los resultados de las acciones tomadas (véase ), 6. Durante la entrevista y revisión documental con la Jefa de Servicios Escolares del Instituto: 1. Se encontraron los siguientes expedientes incompletos: Alumno Documentos Faltantes López Cambaren Fabiola Guadalupe copia de comprobante de cuota por concepto de inscripción Sonia Leticia Álvarez Carrillo No se tiene legalizado su certificado Susana Álvarez Jiménez Díaz Díaz Oscar Daniel Aguilar Guzmán Norma Karina Avendaño Alvarado Michelle Irais Fregoso Mendoza Osvaldo Andrés Acta de nacimiento manchada y con fecha 1997

5 Página 5 de 9 Agustín Alejandro García Ortiz Castro Valle Oscar Pago, Carga Académica y Contrato del alumno) Contrato del alumno 2. No se están llevando a cabo las equivalencia de estudios de conformidad lo marca el lineamiento 1.0 para realizar la equivalencias de estudios dado que no se cuenta con la evidencia de haber generado los anexos siguientes conforme lo especifica dicho lineamiento de origen externo. Anexo I: Solicitud de Equivalencias de Estudios Anexo II: Análisis Académico de Resolución de Equivalencia de Estudios. Anexo II. Dictamen Técnico de Resolución ISO 9001:2008, Clausula Control de los registros. ISO 9001:2008, Clausula Acción correctiva. e) registrar los resultados de las acciones tomadas (véase ), 7. Durante la entrevista y revisión documental con la Jefa de Compras del Instituto se encontró: 1. En las metas del PTA 2014 de compras se programaron a cumplir 44 requisiciones atendidas y en el seguimiento de compras del primer trimestre del 2014 se reportaron 80 requisiciones atendidas para lo cual realizando un cruce de resultados con la información reportada en el avance de seguimiento del PTA 2014 y la información impresa del área me percate que fueron 126 requisiciones atendidas al 31 de marzo del presente para lo cual existen diferencias entre lo reportado y lo que realmente se llevó a cabo. 2. No existe salida de almacén de ninguna de las requisiciones realizadas hasta Algunos de los formatos de la orden de compra no tiene asignado los números de folio requeridos. Ejemplo: Orden de compra 95 papelería. ISO 9001:2008, Clausula Control de los registros. ISO 9001:2008, Clausula Acción correctiva.

6 Página 6 de 9 e) registrar los resultados de las acciones tomadas (véase ), 8. Durante la entrevista y revisión documental con los responsables del proceso académico-vinculación de la Institución: 1. Al auditar el Proceso de Académico-Vinculación se detectó que la Política de Calidad no es comunicada y entendida por la organización, hecho evidenciado entre los dueños de procesos citados 2. Al revisar el Proceso de Vinculación se detectó que el dueño de proceso tienen instalado en su equipo los formatos y documentos del SGI, además de que el citado no ubico en el sitio web del grupo el Procedimiento del Servicio Social, además al solicitar evidencia objetiva los tiempos de respuesta eran tardíos por no encontrarse los documentos en los expedientes correspondientes de los alumnos. 5.3d) Al auditar el Procedimiento de Visitas a Empresas se revisaron los expedientes de la misma para el período Febrero-Julio 2014 detectándose que en la Requisición de Bienes y Servicios para el transporte de los alumnos a la empresa no hay firmas del Director Administrativo y Director General. Se tomó una muestra representativa de 10 alumnos: González Ordoñez Hector Hugo (Carta compromiso sin firmar por el alumno, la carta de aceptación carece de firma de aceptación, Los 3 reportes bimestrales carecen de firmas de supervisión), Cruz González Ema Edith ( el reporte bimestral Carece de firma de servicio social), Jimenez Avalos Ricardo (Carece de carta de presentación y reportes bimestral), Melin Ruiz Rodolfo Javier ( un reporte bimestral carece de firma de oficina de servicio social), Delgadillo Rubio Dalia Mariel (Carecen de reportes bimestrales) Hernández Martínez Marcos (Se audito a la CITCIAC y se habló con la Ing. Laura Avilés Rodriguez Directora de dicho plantel y se corroboro dato y sin embargo el alumno no entrego reporte bimestral.), Garcia Alvarado María Guadalupe (Carta de Aceptación sin firmar, Reportes Bimestral no se tienen) Mota González Carlos Raúl (Solo un reporte sin firma de interesado y oficina de servicio social), Villa Nuno Jaime Alberto (Sin reporte bimestral ni carta de presentación), Tapia Domínguez Edgardo Aarón ( Carece de carta de presentación, aceptación y reporte bimestral). Afectando el control de los registros. 3. Al auditar el Proceso Académico se reportaron 154 docentes y se 5.5.3

7 Página 7 de 9 corroboró con los dueños de procesos que no hacen las Visitas in situ en al menos una asignatura de la carga de cada docente, en la 8va semana, por lo mismo no se hace el comparativo contra la Instrumentación Didáctica para la Formación y el Desarrollo de las Competencias. 4. Se auditaron 5 instrumentaciones de los docentes contra evidencia objetiva de los alumnos detectándose ausencia de firmas, y confusión entre lo que era el syllabus y la actual instrumentación didáctica. 5. Al auditar evidencia objetiva del sistema para el control escolar CONECT con el Subdirector Académico de una muestra representativa tomadas de la siguiente forma: Tabla de número de reprobados por parcial y cierre del semestre agosto 2013 a enero er parcial 2do Parcial Ago 2013-enero De los alumnos reprobados no se presentan las acciones a implementar. ISO 9001:2008, Clausula 5.3 Política de la calidad La alta dirección debe asegurarse de que la política de la calidad: d) es comunicada y entendida dentro de la organización, ISO 9001:2008, Control de los documentos Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben controlarse. Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados en el apartado. Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos, ISO 9001:2008, Clausula Control de los registros. ISO 9001:2008, Clausula Comunicación Interna La alta dirección debe asegurarse de que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro de la organización y que la comunicación se efectúa considerando la eficacia del sistema de gestión de la calidad ISO 9001:2008, Clausula Acción correctiva.

8 Página 8 de 9 e) registrar los resultados de las acciones tomadas (véase ), ISO 9001:2008, Clausula Acción preventiva La organización debe determinar acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas deben ser apropiadas a los efectos de los problemas potenciales. : a) determinar las no conformidades potenciales y sus causas, b) evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades, c) determinar e implementar las acciones necesarias, d) registrar los resultados de las acciones tomadas (véase ), y e) revisar la eficacia de las acciones preventivas tomadas. 9. Durante la entrevista y revisión documental con el responsable del proceso del Sistema de Gestión Integral se encontró lo siguiente: 1. Procedimiento de buzón de quejas y sugerencias: Se generó una queja de folio 012/14 con fecha 29 de abril del presente y está fue oportunamente enviada mediante oficio ITSZ-SD al área académica para su respectivo seguimiento y respuesta, una vez enviada según lo marca el procedimiento de quejas y sugerencias el área a que se turna tiene 5 días hábiles para dar respuesta y al 29 de mayo del presente no se tiene la respuesta al quejoso. 2. No se pudo evidenciar de que el alumno quejoso recibe la respuesta a sus quejas o sugerencias ISO 9001:2008, Satisfacción del cliente Como una de las medidas del desempeño del sistema de gestión de la calidad, la organización debe realizar el seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte de la organización. Deben determinarse los métodos para obtener y utilizar dicha información. ISO 9001:2008, 8.4 Análisis de datos La organización debe determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar la idoneidad y la eficacia del sistema de gestión de la calidad y para evaluar dónde puede realizarse la mejora continua de la eficacia del sistema de gestión de la calidad. Esto debe incluir los datos generados del resultado del seguimiento y medición y de cualesquiera otras fuentes pertinentes. El análisis de datos debe proporcionar información sobre: a) la satisfacción del cliente (véase 8.2.1), ISO 9001:2008, ISO 9001:2008, Clausula Acción correctiva.

9 Página 9 de 9 Observaciones CONCLUSIONES DE AUDITORÍA Se detecta que la organización tiene una buena línea de trabajo de conformidad a lo requerido por el Sistema de Gestión Integral más sin embargo se exhorta a los implicados a concientizar al personal para mejorar el hábito del uso de los formatos y procedimientos del SGI AUDITOR LÍDER RECIBÍ DE CONFORMIDAD Ing. Gonzalo García Preciado Ing. Rafael Paz Robles FECHA DE EMISIÓN DEL INFORME