El programa de computadora Box Mecanic para la administración del taller

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1 Herramientas, instrumentos y equipos Clave de referencia: HE11-03 México, junio de 2011 El programa de computadora Box Mecanic para la administración del taller Staff editorial de Tu Taller Mecánico, con información de Box Mecanic: Buscando información sobre programas de computadora para la automatización de funciones en el centro de servicio, dimos con un software que nos ha parecido una excelente herramienta para la administración de talleres: Box Mecanic. Sin mucho preámbulo, contactamos a la empresa desarrolladora para solicitar más información sobre su producto, y el resultado es el presente artículo, en el que hablamos de la importancia de automatizar funciones administrativas en el taller a través programas de computadora, así como de las ventajas de este software. Box Mecanic está desarrollado específi camente para el marcado en español, es de bajo costo, trabaja en red, ofrece un magnífi co soporte a los usuarios y permite controlar tanto el área operativa como administrativa del taller. Nosotros ya descargamos la versión de prueba y nos convenció. Descarga otros artículos gratuitamente Boletín Tu Taller Mecánico es una publicación de distribución gratuita. Tu Taller Mecánico es un sello de Concepto Editorial RED. Este artículo se publica bajo licencia Creative Commons de tipo Reconocimiento - No comercial - Sin obra derivada. Se permite su copia y distribución libre por cualquier medio siempre que se mantenga el reconocimiento a Tu Taller Mecánico y a los autores de cada artículo o lección. No se autoriza el uso comercial de este documento ni modifi cación alguna. La licencia completa puede consultarse en:

2 02 Herramientas, instrumentos y equipos No todas las herramientas se pueden tocar A veces suele designarse a nuestra época como la era de la información, porque no sólo la computadora y las tecnologías informáticas se han vuelto imprescindibles en la vida diaria, sino porque, precisamente, cada vez se valora más la información. Por ejemplo, los procedimientos de trabajo, el conocimiento disponible sobre un producto, el grado de capacitación de los especialistas en cualquier actividad, etc., son considerados bienes de las personas y de las empresas; y están constituidos por información, que usada de manera inteligente pueden producir más riqueza. Efectivamente, muchos de los bienes de que disponemos en la actualidad, no tienen que ver con objetos físicos, y aún así son consideradas herramientas valiosas de nuestras actividades. Pero simple y sencillamente no se pueden ver ni tocar. En el caso de un taller mecánico, con la incorporación de computadoras, sensores y actuadores en el vehículo, y el consecuente flujo de señales electrónicas en sus sistemas, se hizo necesario realizar diagnósticos cada vez más en términos de información que de daños físicos en las partes mecánicas. Primero se hizo imprescindible el escáner, y ahora cada vez cobra mayor importancia el osciloscopio; ambos constituyen herramientas muy importantes para el análisis de la información que circula en una unidad. Figura 1. Pero qué podemos decir respecto a la administración y organización del taller; del control de partes o de entradas y salidas de vehículos? Que también producen información, y que los sistemas con que controlamos y analizamos dicha información, así sean muy básicos, también son herramientas; no directamente aplicables al objeto principal del taller (la reparación), pero sí elementos sin los que éste no podría trabajar, o lo haría de manera muy deficiente. Vistas así las cosas, un programa de computadora para la administración del taller, constituye entonces una valiosa herramienta. Una herramienta que no se puede tocar, pero que puede permitir al dueño del negocio ganar más dinero y evitar costos innecesarios. Figura 1 Tecnologías de Bosch para los sistemas de asistencia al conductor Sensores de entorno (radar, video) Sistema de control de freno Seguridad del ocupante Asistencia electrónica al conductor CAN-Bus En un vehículo moderno circulan muy diversas señales que no sólo tienen que ver con la gestión del motor y la inyección electrónica. Por ejemplo, en esta imagen se muestran las tecnologías de Bosch para los sistemas de asistencia al conductor.

3 03 Las ventajas de administrar el taller por computadora Cada vez más especialistas del sector mecánico están convencidos de la necesidad de trabajar con computadoras. Y es que la misma tecnología automotriz nos va llevando a una situación en la que si no contamos con tecnología informática, estamos perdidos (figura 2). Específicamente, en lo que se refiere a la ventaja de administrar el taller por computadora, pensemos en una cosa: cuánto trabajo y esfuerzo representa la administración del taller, sobre todo cuando éste va creciendo? Por ejemplo, los registros de los clientes cambian con frecuencia, el control de entrada y salida de vehículos se tiene que realizar en todo momento, la facturación representa una tarea que ejecutada de manera manual puede ser costosa, etc. Llega un momento en que los dueños atienen la reparación o se dedican exclusivamente a administrar el taller. Pero como no es conveniente que los propietarios descuiden ninguna de las actividades de su negocio, es mejor utilizar un programa para automatizar tareas. Contra más automatizadas estén las tareas de administración, más podrá el dueño atender directamente a los clientes y concentrarse en los tareas fundamentales de la reparación, ya sea vigilando que los asistentes trabajen adecuadamente o tomando la reparación en sus manos. Ventajas de contar con computadora en el taller Consultar infinidad de manuales en formato electrónico. Utilizar interfaces de computadora para escáner y osciloscopio, en vez de equipos dedicados, que pueden ser más costosos y menos versátiles. Tener cuenta de correo electrónico para estar en comunicación con las empresas y con los colegas. Mantenerse informados, ver videos técnicos en Youtube, encontrar información, etc. Utilizar programas de administración del taller como el Box Mecanic. Figura 2 Lo barato sale caro, es mejor invertir en software A pesar de las innegables ventajas de la tecnología informática, muchas empresas se niegan a pagar sus costos, e incluso recurren al software pirata, que no otorga las ventajas de un software legal, como las actualizaciones o el soporte al usuario. A veces se argumenta que los programas son muy costosos, sin ver los beneficios que producen; o que la situación económica obliga a mantener los gastos a un nivel mínimo. El hecho es que no hay una valoración adecuada del costo-beneficio y no se quiere invertir en tecnología informática. Y esto pude convertirse en una amenaza para el crecimiento, pues lo barato sale caro. Los costos que representan la compra de un software para la administración del taller, en realidad deben considerarse como una inversión. Al comprarlo, no solamente adquiere la licencia de uso, sino también se protege ante cualquier falla o error técnico que pudiera presentarse, es decir, obtiene garantías. El desarrollador tiene el compromiso de responder por el fallo y ofrecer asesoría. También se tiene acceso a diferentes actualizaciones, las cuales se ponen a disposición del usuario de forma gratuita o por un precio representativo. El hecho de no tener acceso a estas actualizaciones, es autolimitarse y dejar de aprovechar las ventajas que el programa va ofreciendo en sus nuevas versiones. Es claro que adquirir un programa barato o uno pirata, puede llegar a paralizar el funcionamiento de toda una empresa. Y si llegara a ocurrir un problema, a quién podría recurrirse? Generalmente las empresas desarrolladoras de software cuentan con centros de soporte que ayudan a los usuarios a resolverlos. Además, estas empresas ofrecen versiones demo, para que los clientes potenciales pongan a prueba las características y puedan evaluar si es el software adecuado para satisfacer sus necesidades. Software en el área operativa y administrativa de los talleres Y hablando de necesidades, el programa Box Mecanic está diseñado para atender tanto el área administrativa como la operativa. Figura 3.

4 04 Herramientas, instrumentos y equipos Figura 3 Pantallas de muestra de las funciones de Box Mecanic Pantallas del módulo de recepción de vehículos Cuentas por cobrar y pagar Factura electrónica Como puede apreciarse en estas pantallas, el programa es muy intuitivo y fácil de manejar. Los conceptos incluidos en cada módulo son los necesarios para el control adecuado del taller, tanto en el aspecto administrativo como en el aspecto operativo. Por ejemplo, en el módulo "Recepción" se dispone de pantallas de: Clientes, Vehículo, Recepción vehículo, Orden de servicio, Paquetes de servicio, Refacciones y Mano de Obra.

5 05 Con este programa el usuario puede asignar categorías a sus empleados; mantener el control sobre la mano de obra y las órdenes de servicio; controlar la recepción de vehículos, diagnósticos, inventarios de refacciones (punto de venta), almacén (entradas y salidas) y puntos de reorden; y cuenta también con un módulo de refaccionaria, entre otras funciones de la operación diaria. Así mismo, permite obtener reportes de historial de vehículos, ingresos por período (mensual, trimestral, semestral o anual), cuentas por pagar y cobrar, paquetes de servicio, clientes, cotizaciones y factura electrónica. Coordinación: una necesidad creciente para los talleres de servicio automotriz La necesidad de mantener interconectada la información que se genera tanto en el área operativa como en la administrativa, es una realidad. Como en todas las empresas, es de vital importancia conocer con qué recursos se cuenta: empleados, material de trabajo, servicios, productos etc. Y también es necesario conocer la relación entre empleados, clientes y servicios prestados en un periodo de tiempo para poder determinar de manera precisa qué tan rentable va siendo el negocio, así como la productividad de los empleados. De igual manera, estos controles evitan robos y malos entendidos. Y otra ventaja de un programa de administración, es que ofrece una imagen de profesionalismo, tanto a los clientes como a los proveedores, y aun a los empleados. Ganan más los talleres que se preocupan por ofrecer un mejor servicio a sus clientes, al llevar de manera ordenada su administración, sus cuentas y su relación con ellos. Las dos versiones de Box Mecanic El programa Box Mecanic fue desarrollado por la empresa Sistemas Box, y fue lanzado en el año 2009, después de dos años de investigación, desarrollo y trabajo conjunto entre ingenieros y dueños de talleres. Actualmente cuenta con dos versiones: Box Mecanic Básico y Multiusuario. La versión Básica está Tabla 1 Versiones del Box Mecanic Módulos Box Mecanic Demo Básico* Box Mecanic Básico Box Mecanic Multiusuario en Red Recepción Refaccionaria Empresa Perfiles (Permisos de usuario) Inventario Reportes Facturación Reportes especiales Cuentas por pagar Cuentas por cobrar Cotizaciones Facturación electrónica *Versión demo gratuita, limitada a 15 días / 10 registros en cada módulo

6 06 Herramientas, instrumentos y equipos diseñada para talleres pequeños y contempla los procesos básicos que en un negocio de este tipo se llevan a cabo. La versión Multiusuario está diseñada para talleres con mayores volúmenes de operación, con el propósito de facilitar el proceso de sincronización de información. Ambas versiones son prácticas y amigables con el usuario. Vea en la tabla 1 las prestaciones que ofrece cada una de las versiones. Box Mecanic, un programa para cualquier taller y a costos accesibles Box Mecanic puede ser implementado por talleres de mecánica general, reparación especializada, talleres eléctricos, de transmisión, afinación, llanteras y más. Adicionalmente, el usuario de Box Mecanic cuenta con los siguientes beneficios: Soporte técnico y servicio al cliente Distribuidores en gran parte de la República Mexicana Precios accesibles Mejoras constantes La licencia de Box Básico es de $2, IVA (pesos mexicanos), en tanto que la de Box Multiusuario es de $4, IVA. Son costos muy bajos en relación a las prestaciones que ofrece el programa. Pregunte por los detalles de costo para el caso de más licencias en la versión Multiusuario. Versión demo en línea En el sitio web del programa hay una sección de donde es posible descargar una versión demo, gratuita durante 15 días. De esta manera, la empresa pone a disposición de cualquier usuario la oportunidad de evaluar la versión básica del programa, y así determinar si es el software adecuado para su negocio. Esta versión disponible en línea, además incluye un manual de usuario para facilitar su uso. Figura 4 Pantallas del sitio de Box Mecanic ( Pantalla principal del sitio Centro de soporte por tickets Página de tutoriales en video

7 07 Tutoriales y soporte técnico Como complemento al manual del usuario, en la página web está la sección de Tutoriales, que es actualizada constantemente. Por medio de videos, se muestra paso a paso cómo utilizar el programa, tanto para facilitar su implantación en el taller, como para obtener el máximo provecho de sus prestaciones. Figura 4. Adicionalmente, la empresa cuenta con el Departamento de Soporte Técnico, que puede ser contactado a través de la página web o telefónicamente. Mediante el Centro de Soporte y su Sistema de Tickets (solicitando en línea, en la página), los usuarios pueden resolver sus dudas o problemas referentes a la instalación y funcionamiento del programa, y dependiendo del caso, pueden recibir asistencia remota y en línea. Gracias a este avanzado sistema de soporte por tickets, los usuarios pueden ser atendidos de forma rápida y eficiente. Actualmente el software cuenta con una cadena creciente de distribuidores a nivel nacional, que están dispuestos a atender todas las dudas y necesidades de los clientes. En conclusión La implementación de un software como Box Mecanic, se traduce en distintos beneficios para los talleres mecánicos: Mejora el control de inventarios (piezas y punto de reorden) Reduce los costos (generados por sustracciones y robo) Mejora el control de las órdenes de servicio y, como consecuencia, el servicio al cliente (más satisfechos) Permite la obtención de reportes exactos Facilita la implementación al nuevo sistema de facturación electrónica Es momento de invertir en nuevos sistemas para crecer más rápido, ser más competitivos y ofrecer a nuestros clientes el mejor servicio. Si desea más información sobre el programa Box Mecanic, puede visitar el sitio: com. Libros de texto para escuelas técnicas Desensamble y diagnóstico de motores Reparación del sistema de carga y arranque Ajuste y reparación de motores a gasolina Sist. de combustible con carburador e introducción a la inyección electrónica El sistema de inyección electrónica y de control de emisiones Sistema de encendido electrónico Rep. del sistema de frenos convencionales y ABS Los sistemas de dirección, suspensión y transmisión Adquiérelos en: