UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA ESTUDIO PREVIO ACUERDO MARCO DE PRECIOS ASEO Y CAFETERIA

Transcripción

1 1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON EL PROCESO DE CONTRATACIÓN. La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia creada mediante Decreto 4062 de octubre 31 de 2011, es un organismo civil de seguridad con jurisdicción en todo el territorio nacional, adscrita al Ministerio de Relaciones Exteriores, cuyo objeto es ejercer las funciones de autoridad de vigilancia y control migratorio y de extranjería del Estado Colombiano, dentro del marco de la soberanía nacional y de conformidad con las leyes y la política que en la materia defina el Gobierno Nacional. La estructura organizacional de servicio en la entidad, tiene 67 puntos de atención distribuidos en: 40 Puntos de Control Migratorio, 27 Centros Facilitadores de Servicios Migratorios en 12 Regionales. Bajo este orden de ideas, la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, en aras de garantizar el cumplimiento de las funciones definidas en el Decreto 4062 de 2011, debe ofrecer tanto a la ciudadanía como a sus funcionarios, los servicios básicos de aseo, cafetería y servicios generales en sus instalaciones, que coadyuven al normal desarrollo de las actividades propias del día a día, entre ellas: Prestación del servicio de aseo, higiene, limpieza y mantenimiento en las diferentes sedes de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia tanto en el Nivel Central como en sus diferentes regionales. Prestación del servicio de cafetería. Recolección de desechos de materiales teniendo en cuenta las medidas de seguridad, higiene y disposición legal de los mismos. Disponibilidad y apoyo en eventos. Mantener y conservar los elementos asignados. SITUACIÓN ACTUAL: La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, en la actualidad no cuenta con personal de planta en el Área de Servicios Generales, para atender la necesidad expuesta y desde la creación de la entidad, estos servicios han sido atendidos a través de contratos de prestación de servicios con empresas especializadas en el ramo. VENTAJAS DE LA CONTRATACIÓN: La contratación de una firma especializada en la prestación de servicios generales de aseo, cafetería y mantenimientos, le permite a la Entidad concentrar esfuerzos en sus objetivos misionales, además de constituirse en un medio para reducir los costos, dejando que la empresa a contratar se ocupe de la administración y operación de los servicios generales, obteniendo las siguientes ventajas: El número de operarios se puede incrementar o reducir de manera inmediata acorde a las necesidades de la entidad. No se requieren grandes espacios de almacenamiento para elementos de consumo, porque los mismos son suministrados de manera periódica por el contratista. No se requiere inversión en equipos de limpieza porque los mismos son suministrados por el contratista, quien además debe garantizar el mantenimiento y/o la reposición de los mismos cuando fallen. Expuesto lo anterior se hace relevante la contratación de la adquisición del servicio integral de aseo y cafetería, en aras de garantizar la oportuna y eficiente operación de las diferentes regionales y coadyuvar al cumplimiento de los objetivos trazados por la Unidad. En este caso nos encontramos frente a la necesidad de adquirir bienes/servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, ya que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos, razón por la cual COLOMBIA COMPRA EFICIENTE desarrolló un Acuerdo marco de precios para que las entidades estatales realicen las compras del servicio integral de aseo y cafetería mediante operación secundaria a través del Acuerdo Marco de Precios. La regional 2 está comprendida por las sedes de: Sede 1: Sede Regional Caribe Sede 2: CFSM Barranquilla Sede 3: CFSM Monteria Sede 4: CFSM Sincelejo Dichas sedes están contempladas en el AMP Necesidades para estas sedes: SERVICIOS ESPECIALES: Fumigación. Una (1) Vez durante el plazo de ejecución del contrato. 1 de 6

2 Personal: 6 Operarios tiempo Completo y 3 medio tiempo INSUMOS Y EQUIPOS: Relacionados en el anexo del presente documento. En ese sentido, con la presente contratación MIGRACIÓN COLOMBIA busca dar cumplimiento a sus objetivos y funciones así como al proyecto de funcionamiento a saber: Plan Anual de Adquisiciones. Tipo de presupuesto asignado. Nombre del proyecto o de la necesidad que se incluyó en el Plan Anual de Adquisiciones. Código BPIN No. No Plan de Adquisiciones. V21 Consecutivo. 68 Funcionamiento CONTRATAR EL SERVICIO INTEGRAL DE ASEO Y CAFETERIA REGION 2 No aplica Igualmente, con la contratación que se solicita la coordinación del grupo administrativo de Migración Colombia busca dar cumplimiento a su plan de acción a saber: Denominación. Meta. Actividad principal. Actividad desagregada. Plan de acción Gestión administrativa Apoyo administrativo y logístico para el cumplimiento de Políticas, objetivos estratégicos y estrategias Fortalecimiento institucional Consolidar institucionalmente a Migración Colombia para el cumplimiento de su misión y visión. 2 de 6

3 2. OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES, LAS AUTORIZACIONES, PERMISOS Y LICENCIAS REQUERIDOS PARA SU EJECUCIÓN, Y CUANDO EL CONTRATO INCLUYE DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN, LOS DOCUMENTOS TÉCNICOS PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO Objeto del Proceso de Contratación. CONTRATAR EL SERVICIO INTEGRAL DE ASEO Y CAFETERIA REGION 2: Sede 1: Sede Regional Caribe Sede 2: CFSM Barranquilla, Sede 3: CFSM Montería, Sede 4: CFSM Sincelejo. CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS ES EL SISTEMA DE CODIFICACIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS La clasificación de los bienes y servicios objeto del proceso de contratación, es la siguiente: 2.2 Clasificación UNSPSC. Segmento Familia Clase Nombre Código Nombre Código Nombre Código Servicios de Limpieza, Descontaminación y Tratamiento de Residuos Servicios de Viajes, Alimentación, Alojamiento y Entretenimiento Servicios de aseo y limpieza Restaurantes y catering (servicios de comidas y bebidas) 7611 Servicios de limpieza y mantenimiento de edificios generales y de oficinas MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACIÓN INCLUYENDO LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA CONTRATACIÓN. Modalidad de Selección: La modalidad de selección corresponde a la de ACUERDO MARCO DE PRECIOS 4. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y LA JUSTIFICACIÓN DEL MISMO. El valor del contrato a suscribir es hasta por la suma de OCHENTA Y SEIS MILLONES CIENTO TREINTA Y SEIS MIL SETECIENTOS CINCUENTA Y OCHO PESOS ($ ) M/Cte: incluidos los impuestos a que haya lugar. 4.1 Valor del contrato. Presupuesto 2016 $ Presupuesto 2017 $ El valor final del contrato corresponderá a la prestación real del servicio contratado. El valor de la contratación se fijó con base en los precios de referencia del simulador de la plataforma de Colombia Compra Eficiente 3 de 6

4 La distribución por rubro presupuestal del valor final del contrato, será del 85% para los servicios de aseo y del 15% para los servicios de cafetería. RUBRO PRESUPUESTAL CODIGO RUBRO PRESUPUESTAL % ASEO A % CAFETERIA A % 4.2 Plazo. El plazo de ejecución del contrato será hasta el 30 de abril de 2017, contado a partir de la suscripción del acta de inicio correspondiente, previo el cumplimiento de los requisitos legales de ejecución, es decir, la expedición del registro presupuestal. Fecha prevista para la firma del acta de inicio Noviembre 1 de 2016 La contratación se encuentra soportada en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Número: del 26 de Agosto de 2016 Valor: $ Autorizados por : Subdirección Administrativa y Financiera 4.3. Disponibilidad Presupuestal El CDP mencionado afecta los Rubros Presupuestales: CODIGO RUBRO RUBRO PRESUPUESTAL PRESUPUESTAL VALOR % ASEO A $ % CAFETERIA A $ % TOTAL $ % Expedido por la Subdirección Administrativa y Financiera de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia. En caso que aplique : Recursos de vigencias futuras del año: 2017 Valor hasta por: $ ,00 4 de 6

5 No. de Autorización: La distribución presupuestal de la vigencia futura, acorde con las políticas de la entidad es: RUBRO PRESUPUESTAL CODIGO RUBRO PRESUPUESTAL % ASEO A % CAFETERIA A % TOTAL 5. OTROS ASPECTOS DEL CONTRATO. 5.1 Lugar de ejecución. Las actividades a realizar se ejecutarán en las sedes objeto de cobertura: Sede 1: Sede Regional Caribe Sede 2: CFSM Barranquilla, Sede 3: CFSM Montería, Sede 4: CFSM Sincelejo. La supervisión y control de la ejecución del contrato estará a cargo de: Cargo Dependencia COORDINADOR DE APOYO REGIONAL CARIBE SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Deberá en el ejercicio de sus funciones observar lo dispuesto en el artículo 4 y el numeral 1 del artículo 26 de la Ley 80 de 1993 y los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011, y el manual de contratación de la entidad. El supervisor no podrá adoptar decisiones que impliquen la modificación de los términos y condiciones previstas en el contrato, las cuales únicamente podrán ser adoptadas por el ordenador del gasto y el contratista, mediante la suscripción de las correspondientes modificaciones al contrato. La supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico, sobre el cumplimiento del objeto del contrato. En ese sentido quien ejerza la supervisión se encuentra facultado para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual y es responsable por mantener a la entidad informada de los hechos y circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados en conductas punibles, o que puedan poner en riesgo el cumplimiento del contrato. El supervisor entre otras funciones tendrá las siguientes: 5.2 Seguimiento. Velará por los intereses del MIGRACION COLOMBIA y tendrá las funciones que por la índole y naturaleza del contrato le sean propias. De existir adiciones y/o prorrogas al contrato, verificar la constitución del modificatorio y su acta de aprobación. Verificar que EL CONTRATISTA cumpla con la ejecución del contrato de conformidad con lo establecido por MIGRACION COLOMBIA. Decidir sobre los cambios y modificaciones en las especificaciones que no afecten sustancialmente el servicio contratado. Vigilar el cumplimiento del objeto del presente contrato de conformidad con lo establecido por MIGRACION COLOMBIA y expedir las certificaciones de cumplimiento a satisfacción del mismo para efectos del pago correspondiente. Ejercer la supervisión, técnica, financiera, administrativa, contable y jurídica del contrato, indicando si ésta se ajusta al plan de trabajo o en caso contrario analizar las causas y problemas surgidos para que se tomen las medidas pertinentes, señalando las recomendaciones especiales y comentarios que crea convenientes (artículo 83 de la Ley 1474 de 2011). Constatar que el objeto del contrato reúna las condiciones mínimas requeridas por MIGRACION COLOMBIA y ofrecidas en la propuesta del CONTRATISTA. El supervisor no podrá exonerar a EL CONTRATISTA. de ninguna de las obligaciones o deberes contractuales; tampoco podrá sin autorización escrita, ordenar cambio alguno que traiga consigo variaciones en el plazo o en el valor del contrato, ni efectuar ninguna modificación en la concepción del servicio contratado. 5 de 6

6 Elaborar conjuntamente con EL CONTRATISTA el acta de iniciación del contrato. Proyectar el acta de liquidación del contrato y Suscribirla conjuntamente con el CONTRATISTA y posterior firma del competente contractual. Velar por que EL CONTRATISTA cumpla con cada una de las obligaciones establecidas en presente documento. Responder disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los términos de la Constitución y la Ley. Informar el incumplimiento o mora de las obligaciones adquiridas por EL CONTRATISTA para que se adopten las medidas legales pertinentes. Requerir a EL CONTRATISTA el cumplimiento de las obligaciones de acreditar el pago aportes de salud y pensión y Riesgos laborales. Este requisito es indispensable para el pago que se debe efectuar a EL CONTRATISTA. Comunicar al Grupo de Contratos con la debida sustentación técnica, la elaboración de prórrogas, adiciones, otrosí y/o cualquier cambio en el desarrollo del contrato. Avalar los documentos soporte para los pagos. Remitir periódica y oportunamente al Grupo de Contratos los documentos tales como: Actas de Inicio, Actas de Liquidación, Órdenes de pago, Certificaciones de Cumplimiento, Facturas, informe de actividades sobre la ejecución del contrato y demás que surjan como consecuencia de la ejecución del presente contrato. En el evento en que se produzca un remplazo, el supervisor saliente deberá entregar un informe de ejecución del contrato al Coordinador del Grupo de Contratos para incluir en la carpeta contractual. Las demás inherentes a su calidad de supervisor, que surjan durante el contrato y que tengan como justificación la ejecución del mismo. 5.3 Identificación del contrato. Contrato de Prestación de servicios 6. FIRMAS DEL DOCUMENTO. COMITÉ ESTRUCTURADOR: Parte técnica: AREA: Subdirección Administrativa y Financiera FUNCIONARIO: Mary Ruth Fonseca Becerra CARGO: Coordinador Grupo Administrativo FIRMA: AREA: Subdirección Administrativa y Financiera FUNCIONARIO: Nathalia Cortés Maya CARGO: Profesional Especializado Grupo Administrativo FIRMA: LA NECESIDAD, CONVENIENCIA Y MODALIDAD DE CONTRATACION FUE APROBADA EN COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN REALIZADO EL 04 DE ENERO DE 2016 LOS PRESENTES ESTUDIOS PREVIOS SE FIRMAN EL DIA: 27 de Octubre de de 6