Implementación de una Solución Tecnológica para la Gestión y Control de la Planificación Institucional del Gobierno Regional de Los Lagos

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María del Carmen Méndez Carrasco
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1 Gobierno Regional de Los Lagos Implementación de una Solución Tecnológica para la Gestión y Control de la Planificación Institucional del Gobierno Regional de Los Lagos Manual de Administración y Operación del Sistema Diciembre de 2012, Versión 1.0

Institucional del Gobierno Regional de Los Lagos Manual de

2 2 INDICE DE CONTENIDOS 1. INTRODUCCIÓN ACCESO AL SISTEMA ACCIONES DESDE MÓDULO PREFERENCIAS ACCIONES GLOBALES PARÁMETROS DEFINICIONES ESTRATÉGICAS PARÁMETROS MODELO DE GESTIÓN PARÁMETROS ORGANIZACIÓN GORE PARÁMETROS DE LA PLANIFICACIÓN ACCIONES DESDE OTROS MÓDULOS DEL SISTEMA ACCESO A COMPONENTES FINALIZADOS CIERRE DE MÓDULOS MÓDULO FORMULACIÓN DE DEFINICIONES ESTRATÉGICAS

PARÁMETROS ORGANIZACIÓN GORE... 8 3.5. PARÁMETROS DE LA PLANIFICACIÓN... 8 4. ACCIONES DESDE OTROS MÓDULOS DEL SISTEMA.

3 3 1. Introducción En este Manual de Administración y Operación es un complemento del Manual de Usuario se concentra en las acciones que el administración del sistema realiza, utilizando las funcionalidades disponibles bajo el menú preferencias o permisos de acceso (privilegios) sobre otros componentes del sistema. El sistema tiene cuatro tipos de usuarios: Administrador, Profesional, Gestor y Finanzas. Este manual está dirigido al usuario Administrador. Desde el módulo de preferencias el administrador puede realizar acciones de configuración de parámetros asociados a cuatro ámbitos (o categorías): Relacionados a las definiciones estratégicas. Sobre modelo de gestión y autoevaluación. Organización GORE Sobre la Planificación Institucional Acciones globales sobre el sistema que el administrador debe realizar incluyen: Creación de un nuevo proceso (año) de planificación, control de gestión y evaluación. Fijación de fechas de inicio y término de cada módulo (planificación, control y evaluación). Algunas de las acciones que el administrador puede realizar sobre el sistema completo o componentes (módulos específicos) incluyen: Cierre de módulos (Ejemplo: definiciones estratégicas, creación de indicadores, planificación, y otros). Ingreso de definiciones estratégicas (sólo un usuario administrador puede realizar esta acción). En las secciones siguientes de describe la manera de realizar estas acciones. 3

El sistema tiene cuatro tipos de usuarios: Administrador, Profesional, Gestor y Finanzas. Este manual está dirigido al usuario Administrador.

4 2. Acceso al Sistema Para acceder al sistema se debe ingresar a la dirección internet del sistema (URL), en donde el usuario accederá a la interfaz de la figura 1.

4 4 2. Acceso al Sistema Para acceder al sistema se debe ingresar a la dirección internet del sistema (URL), en donde el usuario accederá a la interfaz de la figura 1. En el costado izquierdo de la pantalla se encuentra la zona de acceso a funcionarios del GORE. Figura 1. Acceso al sistema Para acceder, el usuario debe ingresar su nombre de usuario y clave, y luego presionar el botón Acceder. Si el nombre de usuario y/o clave ingresados son incorrectos, el sistema alertará de esta situación al usuario para que realice las correcciones respectivas. 4

Acceso al sistema Para acceder, el usuario debe ingresar su nombre de usuario y clave, y luego presionar el botón Acceder.

5 5 3. Acciones desde Módulo Preferencias Una vez que el usuario accede al sistema, se encontrará con una interfaz en donde podrá acceder a 6 módulos o funcionalidades, estas son: Planificación, Control de Gestión, Evaluación de Gestión, Reportes, Preferencias y Mensajería (ícono sobre ), tal como lo muestra la interfaz de la figura 2. Figura 2. Zona de menús El módulo de Preferencias estará siempre activo para el usuario con privilegios de administración o súper usuario, acceso únicamente a este perfil de usuario. En el módulo preferencias se realizan las configuraciones e ingreso de parámetros que permiten la operación del sistema (Figura 3). 5

6 6 Figura 3. Módulo de Preferencias Para administrar alguna de las opciones disponibles se debe seleccionar uno de los cuadros dentro de una categoría. A modo de ejemplo, la figura 4 muestra la administración de los criterios de las áreas de mejora. 6

7 Figura 4. Interfaz de inicio administración de Criterios 3.1. Acciones Globales El administrador del sistema es el único usuario autorizado para: Crear un nuevo proceso de planificación (año).

7 7 Figura 4. Interfaz de inicio administración de Criterios 3.1. Acciones Globales El administrador del sistema es el único usuario autorizado para: Crear un nuevo proceso de planificación (año). Al realizar esto el sistema realizará una pre-carga de la información de planificación realizada y almacenada en el sistema el año anterior. Realizar una programación de apertura y cierre de módulos del sistema Parámetros definiciones estratégicas Ingreso de los siguientes parámetros utilizando las herramientas disponibles en el sistema: 7

Al realizar esto el sistema realizará una pre-carga de la información de planificación realizada y almacenada en el sistema el año

8 8 Perspectivas Estratégicas Objetivos Ministeriales Centros de Costo Centros de Responsabilidad Clientes del Gore 3.3. Parámetros Modelo de Gestión Ingreso de los siguientes parámetros utilizando las herramientas disponibles en el sistema: Criterios Subcriterios Elementos de Gestión 3.4. Parámetros Organización GORE Ingreso de los siguientes parámetros utilizando las herramientas disponibles en el sistema: Tipos de ítems presupuestarios Items presupuestarios Unidades Usuarios Tabla de Viáticos Clasificación Tipo 3.5. Parámetros de la Planificación Ingreso de los siguientes parámetros utilizando las herramientas disponibles en el sistema: Clasificación Dimensión Tipos de Formula Leyes y mandatos Clasificación de ámbito Tipos de mensajes 8

Parámetros Organización GORE Ingreso de los siguientes parámetros utilizando las herramientas disponibles en el sistema: Tipos de ítems presupuestarios Items presupuestarios Unidades

9 9 4. Acciones desde otros Módulos del Sistema 4.1. Acceso a componentes finalizados El uso del sistema se basa en recorrer las funcionalidades gráficamente y de manera secuencial, tal como lo muestra la figura 5. Figura 5. Primer nivel de módulo de planificación Como se aprecia en la interfaz anterior existe un código de colores asociado a los estados en los que se encuentran los módulos y sub módulos del sistema: Blanco: No iniciado ( ) Amarillo: En proceso ( ) Verde: Finalizado ( ) Cuando el estado de un módulo es Finalizado solo el usuario con perfil de administración o súper usuario, puede realizar modificaciones sobre ese módulo Cierre de Módulos El sistema tiene más varios cierres de proceso, como se muestra en la figura 6. 9

Primer nivel de módulo de planificación Como se aprecia en la interfaz anterior existe un código de colores asociado a los estados en los que se encuentran los módulos y sub módulos del

10 10 Figura 6. Tercer nivel de módulo de planificación En todos los casos como el mostrado en la figura, el cierre está habilitado para que únicamente un usuario con privilegio de administrador pueda realizar el cierre el módulo (o proceso), el cual normalmente va acompañado de un acta de cierre que aprueba y autoriza el cierre del módulo, la cual debe ser ingresada al sistema. 10

cierre está habilitado para que únicamente un usuario con privilegio de administrador pueda

11 Módulo Formulación de Definiciones Estratégicas Este módulo (Figura 6), a diferencia de otros módulos del sistema, tiene la característica de estar habilitada solamente a un usuario administrador. El administrador de este módulo deberá realizar el ingreso de las definiciones estratégicas del GORE: Desafíos estratégicos Misión y Visión Objetivos Estratégicos Productos Estratégicos, Subproductos y Productos Específicos Áreas de mejora (elementos de gestión priorizados). 11

la característica de estar habilitada solamente a un usuario administrador.

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