E-Goverment Municipio de Palencia Acercamiento al Vecino

Transcripción

1 E-Goverment Municipio de Palencia Acercamiento al Vecino Curso Introducción a la formulación de Estrategias de Gobierno Electrónico Municipal Edición especial para el Programa MUNET e-gobierno Guatemala. Organizadores ANAM (Asociación Nacional de Municipalidades de Guatemala) SENACYT (Secretaría Nacional de Ciencia y Tecnología de Guatemala) Bajo la coordinación de: Instituto de Gestión Pública de la Secretaría de Asuntos Políticos de la Organización de Los Estados Americanos (OEA) Autor Juan Alberto Morales Foronda juanalbertomorales@ymail.com Aula Nº 3 Institución de trabajo Municipio de <Palencia> Nombre del tutor Gianella Gonzalez gonzales.gianella@gmail.com Nombre del Consultor MuNet Erick Becerra Palencia, Guatemala, 13 de Abril 2011

2 Tabla de contenido Control de Versiones 1. Título del Proyecto 2. Denominación del Proyecto 3. Diagnóstico de la Situación Actual 4. Fundamentación de la Elección del Proyecto 5. Visión y Objetivos 6. Metas e Indicadores de Gestión 7. Entorno legal y regulatorio 8. Marco institucional y grupos de trabajo. 9. Beneficios y políticas de difusión. 10. Mecanismos de selección de sub-proyectos. 11. Cronograma de actividades y esquema operativo. 12. Recursos. 13. Seguimiento y evaluación 14. Características y enfoque adoptado. 15. Sostenibilidad y replicabilidad 16. Proyección de los resultados previstos 17. Conclusiones 18. Bibliografía 19. Anexos

3 1. Transacciones E-Goverment Municipio de Palencia Acercamiento al Vecino Este proyecto nos permitirá un acercamiento con los vecinos del municipio, proporcionándoles los medios para poder realizar sus transacciones, por medio de la red, optimizando tiempo, y recursos. De igual forma fomentar la transparencia en la gestión, con la utilización de herramientas como: Servicios GL y Guate compras para la gestión municipal. 2. Denominación del proyecto a. El presente proyecto, se ejecutará en la Municipalidad de Palencia; b. El mismo esta dirigido a toda la población del Municipio, tomando en cuenta los aspectos socio económicos y culturales, debido a que la situación actual demanda el trabajo de los miembros de la familia, y el horario de atención en la Municipalidad no se adapta a sus posibilidades de tiempo. c. El tipo de gobierno electrónico a definir en esta estrategia es: G2C como iniciativas destinadas a entregar productos y/o servicios administrativos, de información y/o transacción para los ciudadanos. Para esta iniciativa de Gobierno Electrónico, se plantea la implementación de SERVICIOS GL acompañado de alguna otra herramienta para información y gestión, la cual permita un acercamiento a los usuarios, permitiendo realizar consultas sobre sus estados de cuenta de impuestos y arbitrios, así como el pago de los mismos a través de los bancos del sistema y a través de internet por el proceso de transferencia electrónica. G2B Orientado al proceso de transacción para las empresas, en el cual se involucraran los sectores productivos de Palencia, para una mejor comercialización de sus productos. d. El plan de acción esta programado en un plazo máximo de implementación de 8 meses.

4 3. Diagnóstico de la situación actual Actualmente contamos con el sistema SICOIN GL para las transacciones administrativas y de registro, así mismo se cuenta con la herramienta SIAF-MUNI en la cual se encuentran inscritas las tarjetas de los contribuyentes. El proceso utilizado es que el vecino se dirige a la Municipalidad para gestionar sus trámites de Agua, IUSI, Arbitrios. Los cobros y registros se realizan por medio de SIAF- MUNI, generando incomodidad para los contribuyentes, ya que tienen que hacer varias colas para un trámite. 4. Fundamentación de la elección del proyecto Atendiendo la problemática actual y a las necesidades socio económicas y culturales existentes, se plantea una estrategia de gobierno electrónico como acercamiento a los vecinos del municipio, que tienen inconvenientes en acercarse a la Municipalidad para realizar gestiones como por ejemplo tramites de construcción, de agua potable, de IUSI y de alguna manera contribuir para agilizar los procesos a través de internet por medio de formularios electrónicos, de igual forma plantear un mecanismo de cobro en línea, debido a que las Municipalidades deberían ser autosuficientes en su funcionamiento y esto se puede lograr gracias a una efectiva recaudación. 5. Visión, Objetivos 5.1 Visión Ser una institución líder en cuanto a la prestación de servicios de calidad para todas las comunidades logrando el desarrollo integral y sostenible de Palencia trabajando con transparencia, equidad, solidaridad, eficiencia y eficacia, optimizando los esfuerzos y recursos con el fin de lograr mayor impacto en el desarrollo general del Municipio. 5.2 Objetivo General Ser Auto sostenibles en la Gestión, para lograr el desarrollo sostenible y transparente, atender a los ciudadanos con mayor eficiencia y eficacia para brindarles una mejor atención en sus trámites.

5 5.3 Objetivo Específicos Implementación Servicios GL Recaudación Efectiva Ser Auto Sostenibles Mayor Transparencia Mejor Atención para el Ciudadano 6. Metas e indicadores de gestión 6.1 Metas Realizar los trámites necesarios para la implementación de Servicios GL Alcanzar mayores ingresos y reducir los indicadores de morosidad. Lograr autosuficiencia para el funcionamiento de la Municipalidad. Realizar una Gestión Eficiente y Transparente. Compromiso al servicio público, minimizando tiempos de espera y mejorando la atención y servicios al ciudadano. 6.2 Indicadores de gestión Tabla 1: Objetivos, metas e indicadores de gestión Objetivo Especifico Meta Indicador de gestión Implementación Servicios GL Realizar los trámites necesarios para la implementación de Servicios GL la Gestión Municipal Procesos de avance de la implementación Recaudación Efectiva Minimizar la Morosidad Estados de Cuenta Unificados Ser Autos sostenibles Maximizar Ingresos Ejecuciones de Ingresos vrs. Egresos Mayor Transparencia Evidenciar la correcta utilización de los Recursos. Mejor Atención para el Ciudadano Minimizar los tiempos de espera para tramites en la Municipalidad Rendiciones de Cuentas, Libre acceso a la Información Publica. Listados de operaciones realizadas.

6 7. Entorno legal y regulatorio El ente regulador del proyecto será la Contraloría General de Cuentas y la base la encontramos en el Manual de Administración Financiera Integrada Municipal MAFIM Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Ley de Compras y Contrataciones del Estado, Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento, Código Municipal, Constitución Política de la República. 8. Marco institucional y grupos de trabajo. La implementación del proyecto corresponde directamente a la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal, con el apoyo de la Oficina de Servicios Públicos Ornato y Urbanismo, en el control y registro de la cuenta corriente de los contribuyentes con incidencia directa de los siguientes integrantes: Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal 1. Director de AFIM 2. Encargado de Tesorería 3. Encargado de Contabilidad 4. Encargado de Presupuesto 5. Encargado de Bancos 6. Encargado de Compras 7. Encargado de Planillas 8. Receptor Municipal Servicios Públicos 9. Director de Servicios Públicos 10. Coordinador de Servicios Públicos 11. Coordinador de IUSI 12. Coordinador de Agua Potable y Drenajes Grafico 1: Organigrama de la entidad <Anexa aquí el organigrama de tu Municipio>

7 Grafico 2: Organigrama para el proyecto o la estrategia <Anexa aquí el organigrama de tu Proyecto> Tabla No. 1: Distribución de roles y funciones Roles Funciones Miembro responsable 1. Director de AFIM Coordinar y evaluar los procesos de implementación, políticas y regulaciones legales de los mismos, en coordinación con el Gerente MUNET y Autoridades Municipales Oscar Adolfo Ramírez Gramajo 2.Encargado de Tesorería 3.Encargado de Contabilidad Revisión y Control de la recaudación en Receptoría y el Área de Bancos, Realizar cortes periódicos en Caja Receptora, Funciones de Cajero General. Control de los asientos contables producto de las transacciones de ingresos y egresos de la Juan Alberto Morales Foronda Víctor Armando Gómez Ramírez

8 gestión pública municipal. 4. Encargado de Presupuesto Formulación, Ejecución y Control de la estructura presupuestaria de Ingresos y Egresos de la Gestión Municipal. Guiselda Alvizures Muralles Marina 5. Encargado de Bancos Registro y control de las conciliaciones bancarias respecto a los ingresos y egresos de la gestión Municipal 6. Encargado de Compras Realizar eventos de compras directas, Cotización y Licitación para la adquisición de productos, bienes y servicios, para la Gestión Municipal 7. Encargado de Planillas Registro y Control de los Empleados y Funcionarios Públicos Municipales, Elaboración de Planillas 8. Receptor Municipal Recaudar los pagos de los Impuestos, Arbitrios y Tasas. Se pretende reducir esta función, delimitando un tiempo de vida en el cronograma de actividades, delegando la responsabilidad directa de la recaudación a los bancos del sistema a través de sus agencias de servicio y servicios de banca electrónica, con María Consuelo Pérez López José Estuardo Armiro Xujur Rudy Francisco Pérez Lara Gloria Marisela Gómez Montenegro Banco de Desarrollo Rural

9 cuentas recaudadoras. 9. Beneficios y políticas de difusión. Al momento de implementar los pagos en línea, las personas que carecen de tiempo para acercarse a la Municipalidad para poder realizar sus pagos, puedan hacerlo incluso desde la Oficina, beneficiándolos así en tiempo y recursos, al mismo tiempo será de gran beneficio para la Municipalidad porque a través de esta iniciativa se podrá mejorar la recaudación, reduciendo significativamente la morosidad. Los medios propuestos para su difusión son: Internet Programas de Radio Parlantes Volantes. 10. Mecanismos de selección de sub-proyectos. En temas tributarios, se plantea una consultoría jurídica y tributaria para conocer nuevas fuentes de ingresos para las Municipalidades, conocer las actividades lucrativas de las distintas Municipalidades, analizarlas y comprobar su viabilidad para ejecutarlas en nuestro Municipio, contribuyendo así con las metas propuestas de autosuficiencia y auto sostenibilidad.

10 11. Cronograma de actividades y esquema operativo. Tabla No. 2: Cronograma de actividades Objetivo Asociado Implementación Servicios GL Meta Asociada Realizar los trámites necesarios para la implementación de Servicios GL Actividad Primaria Realizar las gestiones ante proyecto SIAF MUNI para la implementación de Servicios GL Actividad Complementaria Unificar los registros de los contribuyentes y levantamiento catastral para poder realizar cobros unificados, pedir autorización para Recibos 7-B Electrónicos Responsable DAFIM y OSPOU Tiempo de Rubro de ejecución ejecución 3 meses 011 Recaudación Efectiva Lograr una recaudación efectiva, reducir los indicadores de morosidad. Crear Campaña de Concientización Sacar Reportes de Morosidad y Entrega de Notas de Cobro. OSPOU 1 MES 011 Ser Auto Sostenibles Lograr autosuficiencia Elaborar estadísticas de Modificación de Tarifas y el Plan de Tasas DAFIM 1 Mes 011

11 para el funcionamiento de la Municipalidad. ingresos vrs. Egresos en los Servicios públicos municipales. Municipal Mayor Transparencia Realizar una Gestión Eficiente y Transparente. Extraer Reportes del Sistema. Publicar el Libre Acceso a la Información Pública, Realizar Rendición de Cuentas en tiempo debido DAFIM Periódicamente 011 Mejor Atención para el Ciudadano Compromiso al servicio público, minimizando tiempos de espera y mejorando la atención y servicios al ciudadano. Implementar Cobros y tramites en Línea Realizar cobros en cuentas recaudadoras y la implementación de formularios electrónicos para solicitud de gestiones municipales. 2 DAFIM y OSPOU 011

12 12. Recursos. Tabla No. 3: Recursos del proyecto Ítem Valor (en moneda local y US$) Rubro o fuente de financiamiento 1. Bienes materiales Computadoras Renglón 328 Equipo de Computo 2. Servicios Servicio de Internet Renglón 113 Servicios de Telefonía 3. Recursos humanos Personal de la Municipalidad Renglón 011 Personal Permanente 4. Recursos financieros Ingresos Propios Municipales y Otros Total

13 13. Seguimiento y evaluación Tabla No. 4: Seguimiento y evaluación Parámetro Descripción Monitoreo: El cronograma de Actividades nos permitirá realizar un monitoreo del desempeño y porcentaje de ejecución de Cada una de Ellas, así como reportes propios del sistema al momento de estar implementado en la Municipalidad Evaluación: Las evaluaciones serán periódicas para coordinar la viabilidad de las actividades y el desempeño de las mismas, que todos los involucrados estén cumpliendo con sus atribuciones en beneficio de la Estrategia de Gobierno Electrónico. Control: El Director de AFIM en conjunto con el Gerente Munet tendrá que fijar sus mecanismos de control para coordinar los procesos de implementación de la Estrategia de Gobierno Electrónico, para poder darle seguimiento y coordinar las correcciones en forma oportuna por medio de los reportes, las evaluaciones periódicas y un seguimiento estricto a todo el proceso.

14 14. Características y enfoque adoptado. Tabla No. 5: Oportunidades y amenazas Ítem Descripción Oportunidades: Fácil acceso a Internet y a la Tecnología (Modem Tigo, Claro, Movistar) Introducción de internet por Fibra Óptica en la Municipalidad mejora la señal. Amenazas: Falta de Preparación en gran parte de la población. Deficiencia en la cultura tributaria. Pocos lugares públicos de internet. Tabla No. 6: Fortalezas y debilidades Ítem Descripción Fortalezas: Voluntad política de las autoridades municipales. Servicio de Internet Regular. Personal Capacitado. Beneficios para los ciudadanos. Debilidades: Limitante de recursos financieros.

15 15. Sostenibilidad y replicabilidad En la Estrategia de Gobierno Electrónica planteada, se pretende sea auto sostenible, creando un plan de tasas modificado, en el cual se evalúe la situación actual de los servicios públicos municipales, Agua Potable y Drenajes y lograr así sean generadores de ingresos, minimizar la morosidad para agenciarnos de ingresos y poder ser autosuficientes con los recursos propios municipales y utilizar los aportes de gobierno para ejecución de proyectos sociales y de inversión. 16. Proyección de los resultados previstos Tabla No. 7: Proyección de los resultados previstos Corto plazo Mediano plazo Impactos (Plazos) Descripción Implementación del Sistema Servicios GL, cobro unificado 7-B electrónico, lograr concientización tributaria por parte de los ciudadanos. Establecer Cobros en Línea, que todos los cobros sean realizados a través de bancos del sistema, Lograr la auto sostenibilidad en la gestión Municipal Largo plazo 17. Conclusiones Tabla No. 8: Conclusiones

16 Dimensiones del proyecto Información: Interactividad: Servicios: Evaluación Proveerá información en línea para poder consultar sus estados de cuenta y requisitos para los distintos tramites y gestiones que se realizan en la Municipalidad. El proyecto proporciona las herramientas de consulta y pago para realizar las transacciones vía internet. A nivel básico en la página de la municipalidad se pretende crear un link para que los usuarios puedan realizar sus consultas en línea.