1 ut 202 NUEVO PAÍS. PAZ EQUIDAD EDUCACIÓN. Industria y Comercio SUPERINTENDENCIA TODOS POR UN CIRCULAR EXTERNA N. 0. Bogotá, D.C.

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1 NUEVO PAÍS. PAZ EQUIDAD EDUCACIÓN CIRCULAR EXTERNA N. 0 Bogotá, D.C ut 202 Fi Para: RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Asunto: Modificar los numrals 2.2, 2.3, 2.6 y 2.7 dl Capítulo Sgundo dl Título V d la Circular Única d la Suprintndncia d 1. Objto Modificar los numrals 2.2, 2.3, 2.6 y 2.7 dl Capítulo Sgundo dl Título V d la Circular Única d la Suprintndncia d, rlacionados con l procdiminto d inscripción n l Rgistro Nacional d Bass d Datos RNBD y la información contnida n st, tnindo n cunta la modificación dl plazo para inscribir las bass d datos, fctuada mdiant l Dcrto 1759 d 2016, incorporado al Dcrto Único 1074 d Dcrto Único Rglamntario dl Sctor Comrcio, Industria y Turismo. 2. Fundamnto Lgal El artículo 19 d la Ly 1581 d 2012, Régimn Gnral d Protcción d Datos Prsonals, dsigna a la Suprintndncia d como la Autoridad d Protcción d Datos y dispuso qu sta ntidad "jrcrá la vigilancia para garantizar qu n l Trataminto d datos prsonals s rsptn los principios, drchos, garantías y procdimintos prvistos n la prsnt ly". El artículo 21 d la Ly 1581 d 2012, stablc las funcions a cargo d la Suprintndncia d Industria y Comrcio, ntr las qu s ncuntran "(v)lar por l cumpliminto d la lgislación n matria d protcción d datos prsonals", "(i)mpartir instruccions sobr las mdidas y procdimintos ncsarios para la adcuación d las opracions d los Rsponsabls dl Trataminto y Encargados dl Trataminto a las disposicions prvistas n la prsnt ly", "(s)olicitar a los Rsponsabls dl Trataminto y Encargados dl Trataminto la información qu sa ncsaria para l jrcicio fctivo d sus funcions", y "(a)dministrar l Rgistro Nacional Público d Bass d Datos y mitir las órdns y los actos ncsarios para su administración y funcionaminto". Para l adcuado cumpliminto d sus funcions d vigilancia n matria d protcción d datos prsonals, la Suprintndncia d disñó l Sistma Intgral d Suprvisión Intlignt SISI - basado n risgos, l cual stá compusto por difrnts procsos, ntr llos, l d rcolcción d información acrca d las bass d datos prsonals sujtas a trataminto qu opran n l país. Cra.13*27-00 pisos 1, 3, 4, 5, 6,7 y10- PBX: (571) Bogotá D.C., Colombia Sñor ciudadano, para hacr sguiminto a su solicitud, la ntidad l ofrc los siguintscanals: - Tlf &lo n Bogotá: Lína gratuita a nivl nacional: Vis,INDUSTRIA Y TURISMO

2 o 0 11 NUEVO PAIS PAZ EQUIDAD EDVCACION El artículo 25 d la Ly 1581 d 2012 cró l Rgistro Nacional d Bass d Datos RNBD-, l cual s dfin como l dirctorio público d las bass d datos prsonals sujtas a Trataminto qu opran n l país y dispuso qu sa administrado por la Suprintndncia d. El Capítulo 26 dl Dcrto Único 1074 d 2015 rglamntó l artículo 25 d la Ly 1581 d 2012 y stablció la información mínima qu db contnr l Rgistro, así como los términos y condicions d inscripción. En particular, n l artículo , l citado dcrto sñaló qu "(ha Suprintndncia d, como autoridad d protcción d datos prsonals, podrá stablcr dntro dl Rgistro Nacional d Bass d Datos información adicional a la mínima prvista n st artículo, acord con las facultads qu l atribuyó la Ly 1581 d 2012 n l litral h) dl artículo 21". Así mismo, n l artículo dispuso qu "(ha Suprintndncia d stablcrá l procdiminto d inscripción n l Rgistro Nacional d Bass d Datos qu dbrán cumplir los Rsponsabls dl Trataminto, prvia validación d su idntidad, d acurdo con lo qu para l fcto stablzca sa ntidad". El artículo d la scción 3 dl Capítulo 26 dl Dcrto 1074 d 20151, sñaló l siguint plazo para llvar a cabo l rgistro d las bass d datos: "Plazo d inscripción. La inscripción d las bass d datos n l Rgistro Nacional d Bass d Datos s llvará a cabo n los siguints plazos: a. Los Rsponsabls dl Trataminto, prsonas jurídicas d naturalza privada y socidads d conomía mixta inscritas n las cámaras d comrcio dl país, dbrán ralizar la rfrida inscripción a más tardar l trinta (30) d junio d 2017, d acurdo con las instruccions qu para l fcto imparta la Suprintndncia d. b. Los Rsponsabls dl Trataminto, prsonas naturals, ntidads d naturalza pública distintas d las socidads d conomía mixta y prsonas jurídicas d naturalza privada qu no stán inscritas n las cámaras d comrcio, dbrán inscribir sus bass d datos n l Rgistro Nacional d Bass d Datos a más tardar l trinta (30) d junio d 2018, conform con las instruccions impartidas para tals fctos por la Suprintndncia d. Las bass d datos qu s crn con postrioridad al vnciminto d los plazos rfridos n los litrals a) y b) dl prsnt artículo, dbrán inscribirs dntro d los dos (2) mss siguints, contados a partir d su cración". Por lo xpusto, s hac ncsario modificar las instruccions impartidas por la Suprintndncia d Industria y Comrcio para ajustarlas a los plazos fijados por l citado dcrto rglamntario, para qu los Rsponsabls dl Trataminto d Datos Prsonals ralicn la inscripción d sus bass d datos. I Modificado por l Dcrto 1759 dl 8 d novimbr d Cra pisos 1,3, 4,5, 6,7 y10- PBX: (STO Bogotá D.C., Colombia Sñor ciudadano, para hacr sguiminto a su solicitud, la ntidad l ofrc los siguints canals: wwwsic.gov.co - Tlfóno n Bogotá: Lina gratuita a nivl nacional: Nustro aport s fundamntal, al usar mnos papl contribuirnos más con l mdio ambint 71 INDUSTRIA Y TURISMO

3 NUEVO PAÍS LQUIDAD EOU Al ON o Instructivo Modificar los numrals 2.2, 2.3 y 2.6 dl Capítulo Sgundo dl Título V d la Circular Única, los cuals qudarán así: "2.2. Procdiminto d inscripción n l Rgistro Nacional d Bass d Datos - RNBD Los Rsponsabls dl Trataminto d datos prsonals, prsonas jurídicas d naturalza privada inscritas n las Cámaras d Comrcio y socidads d conomía mixta, dbrán inscribir sus bass d datos n l RNBD, d acurdo con las instruccions contnidas n l "Manual dl Usuario dl Rgistro Nacional d Bass d Datos RNBD" publicado n l sitio Wb d la Suprintndncia d, La inscripción s ralizará n lína a partir dl 9 d novimbr d 2015 n l portal Wb d sta ntidad2. D acurdo con lo stablcido n l artículo d la scción 3 dl Capítulo 26 dl Dcrto 1074 d 2019, dicha inscripción podrá ralizars n cualquir momnto hasta l trinta (30) d junio d A cada bas d datos s l asignará un númro d radicado, una vz s finalic l procdiminto d inscripción. La información inscrita n l RNBD stará sujta a vrificación d sta Suprintndncia 2.3. Actualización d la información contnida n l Rgistro Nacional d Bass d Datos - RNBD La información contnida n l RNBD dbrá actualizars, como s indica a continuación: (i) Dntro d los primros diz (10) días hábils d cada ms, a partir d la inscripción d la bas d datos, cuando s ralicn cambios sustancials n la información rgistrada. (ii) Anualmnt, ntr l 2 d nro y l 31 d marzo, a partir d Son cambios sustancials los qu s rlacionn con la finalidad d la bas d datos, l Encargado dl Trataminto, los canals d atnción al Titular, la clasificación o tipos d datos prsonals almacnados n cada bas d datos, las mdidas d sguridad d la información implmntadas, la Política d Trataminto d la Información y la transfrncia y transmisión intrnacional d datos prsonals. Adicionalmnt, dntro d los quinc (15) primros días hábils d los mss d fbrro y agosto d cada año, a partir d su inscripción, los Rsponsabls dl Trataminto dbn actualizar la información d los rclamos prsntados por los Titulars, rfrida n l númro (i) dl litral g) dl numral 2.1 antrior. El primr rport d 2 S ingrsa por l micrositio d "Protcción d datos prsonals" ubicado n la barra horizontal suprior y lugo por "Rgistro Bass d Datos". Modificado por l Dcrto 1759 dl 8 d novimbr d Cra.13 #27-00 PiaOS 1, 3, 4, 5, 6,7 y lo- PRX: (571) Bogotá D.C., Colombia Sñor ciudadano, para hacr sguiminto a su solicitud, la ntidad l ofrc los siguints canals: wvvw.sic.gov.co - Tlf óno n Bogotá: Lína gratuita a nivl nacional: LuáfIliiiigiált'LJ Ái..ki,':...T.41-14,.:::-. -.; ' ta MV INDUSTRIA Y TURISMO

4 SUCERINTENDENCIA l 0 0 1' NUEVO PAiS I' AZ EQUIDAD EDUCACIÓN rclamos prsntados por los Titulars s dbrá ralizar n l sgundo smstr d 2017 con la información qu corrsponda al primr smstr dl Procdiminto d inscripción n l Rgistro Nacional d Bass d Datos RNBD Los Rsponsabls dl Trataminto d datos prsonals, prsonas naturals, ntidads d naturalza pública distintas d las socidads d conomía mixta y prsonas jurídicas d naturalza privada qu no stán inscritas n las cámaras d comrcio, dbrán inscribir sus bass d datos n l RNBD, d acurdo con las instruccions contnidas n l "Manual dl Usuario dl Rgistro Nacional d Bass d Datos - RNBD" publicado n l sitio Wb d la Suprintndncia d, La inscripción s ralizará n lína a partir dl 9 d novimbr d 2016 n l portal Wb d sta ntidad4. D acurdo con lo stablcido n l artículo d la scción 3 dl Capítulo 26 dl Dcrto 1074 d 2015, 5 dicha inscripción podrá ralizars n cualquir momnto hasta l trinta (30) d junio d Para vitar l vnciminto d st plazo inscribir las bass d datos oportunamnt, s sugir l siguint cronograma: ÚLTIMOS DÍGITOS NIT (SIN EL DÍGITO DE CONFIRMACIÓN) WO CÉDULA DE CIUDADANÍA D 00 a 16 D 17 a 33 D 34 a 50 D 51 a 67 D 68 a 84 D 85 a 99 PLAZO Dl 09/11//2016 a 17/02/2017 Dl 17/02/2017 a 25/05/2017 Dl 25/05/2017 a 04/09/2017 Dl 04/09/2017 a 12/12/2017 Dl 12/12/2017 a 21/03/2018 Dl 21/03/2018 a 30/06/2018 A cada bas d datos s l asignará un númro d radicado, una vz s finalic l procdiminto d inscripción. La información inscrita n l RNBD stará sujta a vrificación d sta Suprintndncia. En l 2017 s habilitará la inscripción n l RNBD d las bass d datos d los rsponsabls dl trataminto con domicilio fura d Colombia, prvia publicación d las instruccions qu para l fcto impartirá sta Suprintndncia. 4 S ingrsa por l micrositio d "Protcción d datos prsonals" ubicado n la barra horizontal suprior y lugo por "Rgistro Bass d Datos". 5 Modificado por l Dcrto 1759 dl 8 d novimbr d Cra pisos 1, 3, 4,5, 8,7 y 10- PBX: (571) Bogotá D.C., Colombia Snor ciudadano, para hacr sguiminto a su solicitud, la ntidad l ofrc los siguints canals: - Tlfóno n Bogotá: Lína gratuita a nivl nacional: v.r.,industria Y TURISMO

5 NUEVO PAiS PAZ EQUIDAD EDUi ACIÓN 2.7 Actualización d la información contnida n l Rgistro Nacional d Bass d Datos - RNBD La información contnida n l RNBD dbrá actualizars, como s indica a continuación: (i) Dntro d los primros diz (10) días hábils d cada ms, a partir d la inscripción d la bas d datos, cuando s ralicn cambios sustancials n la información rgistrada. (i) Anualmnt, ntr l 2 d nro y l 31 d marzo, a partir d Son cambios sustancials los qu s rlacionn con la finalidad d la bas d datos, l Encargado dl Trataminto, los canals d atnción al Titular, la clasificación o tipos d datos prsonals almacnados n cada bas d datos, las mdidas d sguridad d la información implmntadas, la Política d Trataminto d la Información y la transfrncia y transmisión intrnacional d datos prsonals. Adicionalmnt, dntro d los quinc (15) pñmros días hábils d los mss d fbrro y agosto d cada año, a partir d su inscripción, los Rsponsabls dl Trataminto dbn actualizar la información d los rclamos prsntados por los Titulars rfrida n l númro (i) dl litral g) dl numral 2.1 antrior. El primr rport d rclamos prsntados por los Titulars s dbrá ralizar n l sgundo smstr d 2018 con la información qu corrsponda al primr smstr dl 2018". 4. Vigncia La prsnt circular xtrna ntra a rgir a partir d la fcha d su publicación n l Diario Oficial. Atntamnt, PA Su ustria y Comrcio Elaboró: Diana Cristina Gil C. Rvisó: María Claudia Cavids M. Aprobó: Maria Claudia Cavids M. Cra.13 1*27-00 pisos 1, 3, 4,5, 6,7 y10- PBX: (571) Bogotá D.C., Colombia Sñor ciudadano, para hacr sguiminto a su solicitud, la ntidad l ofrc los siguints canals: -Tlfóno n Bogotá: Lína gratuita a nivl nacional: a'a %IV INDUSTRIA Y TURISMO

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