UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE CATASTRO DISTRITAL UAECD INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO. Ley 1474 DE 2011

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1 UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE CATASTRO DISTRITAL UAECD INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO Ley 1474 DE 2011

2 La Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital es la entidad oficial encargada de las actividades relacionadas con la formación, conservación y actualización del inventario de los bienes inmuebles situados dentro del Distrito a partir del estudio de sus elementos físico, económico y jurídico. Los procesos de Actualización y Conservación Catastral, el primero realizado de manera masiva y el segundo por solicitud de los ciudadanos, censan la información de cada predio y la inscriben en sus bases de datos de forma textual y gráfica (cartografía). Así, Catastro dispone de una base única y oficial de información georreferenciada que de forma dinámica registra los cambios experimentados en la propiedad inmueble, desde la cual también asigna y fija oficialmente los indicadores prediales (chip, código de sector, cédula catastral) e igualmente la Nomenclatura Vial y domiciliaria. Esta información es un aporte fundamental para las diferentes instituciones públicas y privadas para la toma de decisiones Relacionadas con la planeación y la administración de la ciudad. Ser la entidad líder en información catastral, geográfica y espacial con fines multipropósito de la Ciudad. Nuestra prioridad: Construir relaciones con el ciudadano a la medida de sus necesidades para lograr su satisfacción Nuestros recursos: Un capital humano en permanente desarrollo, dotado con tecnología y procesos de punta para entregar información con altos estándares de calidad. Un capital humano integral, el Catastro de Bogotá mantiene al día el censo inmobiliario y facilita el acceso a la información geográfica y espacial para contribuir a la toma de decisiones de ciudad. Respeto: Reconocemos al ser humano como único e irrepetible y garantizamos que todo colaborador sea valorado en su dignidad e individualidad. Trabajo en equipo: Compartimos ideas, resolvemos problemas y fomentamos el aporte de las personas para el logro de los objetivos comunes. Transparencia: Somos coherentes, claros, consistentes y oportunos en la gestión e interacción con todos nuestros grupos de interés. Excelencia: Asumimos los retos, somos ambiciosos, marcamos el nivel más alto en nuestro desempeño creando permanentemente valor a nuestro trabajo para asegurar el cumplimiento de objetivos y metas institucionales. Compromiso con el cliente: Trabajamos para desarrollar y construir relaciones duraderas con nuestros clientes basadas en la calidad, confianza y credibilidad frente a los productos y servicios de la Unidad. Aprendizaje e innovación: Valoramos el conocimiento, experiencia y el aporte de los colaboradores y creemos en el mejoramiento de los procesos, a partir de la adopción de mejores prácticas y herramientas tecnológicas

3 Responsabilidad: Aportamos lo mejor de nuestro ser, somos conscientes de que nuestras decisiones y acciones afectan e impactan diariamente la vida de las personas y los resultados de la gestión institucional. Equidad: Equilibramos en su justa medida el impacto de las decisiones para asegurar las mejores condiciones de los colaboradores de la Unidad. Solidaridad: Creamos permanentemente ambientes de colaboración para fomentar un mejor clima laboral. Lealtad: Creemos en nuestra entidad, buscamos su consolidación y crecimiento para asegurar su liderazgo y permanencia en los distintos escenarios de gestión pública. La Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital se compromete a: Mantener al día el censo inmobiliario y facilitar el acceso a la información geográfica y espacial para contribuir a la toma de decisiones de ciudad. Satisfacer las necesidades y expectativas de sus usuarios y partes interesadas. Contar con los recursos de autoridad y legitimidad requeridos para garantizar el cumplimiento de la misión. Potencializar el desarrollo integral del recurso humano. Fomentar una cultura ambiental que permita la apropiación de hábitos responsable y la generación de entornos sanos y sostenibles, que conlleven la mitigación de los impactos ambientales significativos. Garantizar la confidencialidad, integridad y disposición de la información. Fortalecer la cultura organizacional como elemento fundamental para asegurar la mejora continua de la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos de la Unidad.

4 Gestión por Procesos Objetivos Estratégicos 2013 Para alcanzar la misión institucional de Catastro en el año 2013, se definieron tres objetivos estratégicos con sus líneas de acción y los productos esperados, sustentados en la implementación de la Transformación Institucional, y teniendo como base las diferentes perspectivas que van desde la gestión propia del negocio, el fortalecimiento del Recurso Humano, los procesos, la tecnología, encaminadas a lograr un enfoque de negocio generador de valor y con ello el aporte de información para la toma de decisiones de Ciudad y la satisfacción de los Clientes y los Usuarios.

5 Avances Subsistema de Control Estratégico 1.1 Componente: Ambiente de Control Elemento: Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos La entidad cuenta con un Manual de Ética aprobado mediante Resolución 357 del 27 julio de 2007 en cuya construcción participaron los servidores públicos; El ideario ético del Distrito está publicado en la página web de a UAECD (Decreto 489/2009). El equipo de gestores de ética, realizaron reuniones y estableció el plan de Acción para la presente vigencia, en el cual programó las actividades para promover y sensibilizar el tema de ética. Se realizaron campañas de divulgación de los Valores Éticos dirigida a los servidores públicos, publicadas en la intranet, pantallas LCD, y diferentes publicaciones y capacitaciones relacionadas con los valores y difusión de la campaña anticorrupción. Además, se realizaron en las jornadas de inducción a los servidores nuevos que ingresan a la UAECD Elemento: Desarrollo del Talento Humano. En la vigencia de 2012 fue actualizado el Manual Específico de Funciones y Competencias laborales de la planta de cargos mediante Resolución 0560, de acuerdo a la nueva planta de cargos aprobada mediante acuerdo 005 de Se han realizado modificaciones mediante Resolución 0762, 1733 y 007 de 2012; estos documentos están publicados en la intranet. Mediante Resolución 0147 de febrero 28 de 2013 el Plan Institucional de Capacitación (PIC) correspondiente a la vigencia de 2013 y Publicados en la Intranet. Para el período reportado, se realizaron seis (6 ) de las actividades programadas en el Plan Institucional de Capacitación (PIC), de un total de 10 y se coordinó con otras entidades e instituciones la participación en 20 actividades, denominadas de contingencia (por no estar incluidas en el PIC), en temas de actualización en conocimientos técnicos y administrativos; tales entidades son: Alcaldía Mayor de Bogotá, Secretaría Distrital de Salud, Secretaría Distrital de Ambiente, Secretaría Distrital de Hacienda y la ESAP entre otras. El cumplimiento del Programa de Inducción es del 100%, para 53 personas, que es el número de servidores públicos que ingresaron a la entidad. Las re-inducciones y la retroalimentación del tema de Rediseño institucional se realizaron de manera permanente, por parte del Director y la Subgerencia de Recursos Humanos, la última se realizó en el mes de octubre de Además, se actualizó el instructivo de Inducción y Re-inducción a servidores, publicado en el Sistema de Gestión Integral el 02 de abril de Con relación al Programa de Bienestar y Salud Ocupacional (hoy, Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo), se realizó el proceso precontractual para contratar las actividades programadas para la vigencia de 2013 y a la fecha fueron adjudicados los contratos. Sin embargo, está pendiente de revisión del documento y aprobación del acto administrativo que establece la programación de las actividades. Es importante anotar, en la presente vigencia se han realizado actividades Bienestar en total 11 y Salud Ocupacional 13 actividades sin costo y pendientes de ejecución de la vigencia de 2012.

6 El Plan de Incentivos se reglamentó mediante Resolución 0316 de abril 15 de 2013 para los mejores empleados de carrera administrativa y los mejores Equipos de trabajo. Actualmente, se encuentra en proceso de ejecución el plan de incentivos correspondiente a la vigencia de Los actos administrativos en este tema están publicados en la intranet y correo institucional de la entidad. La Entidad adoptó el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño de la Comisión Nacional del Servicio Civil mediante Resolución 0093 de febrero 1 de 2013, correspondiente a la vigencia de Los actos administrativos inherentes a este tema y los formatos STEDL, están publicados en la intranet y correo institucional de la entidad La Evaluación del Desempeño laboral STEDL del período comprendido entre el 1 de febrero de 2012 y el 31 de enero de 2013 de los servidores públicos de carrera administrativa cumplió con las normas y directrices vigentes, los evaluadores enviaron los documentos solicitados por la Subgerencia de Recursos Humanos y se consolidó la información en cuanto a porcentaje de cumplimiento alcanzado, nivel de cumplimiento, factores para alcanzar el nivel sobresaliente, fortalezas, debilidades y aspectos a corregir del evaluador. No obstante no fueron calificados los asesores de libre nombramiento y remoción. Se implementó, a partir del 16 de julio de 2012, el sistema de evaluación del desempeño para los servidores públicos nombrados en provisionalidad; los formatos para tal fin fueron diseñados por la Subgerencia de Recursos Humanos, avalados por la Comisión de Personal, se están revisando para ajustarlos conforme las necesidades encontradas durante esta primer etapa de implementación. La información fue socializada mediante Circular 007 del 7 de septiembre de 2012, expedida por el Director. La Subgerencia de Recursos Humanos prestó asesoría y acompañamiento en el tema de evaluación del desempeño, realizó talleres de capacitación a todos los servidores públicos de la entidad, en los meses de julio, agosto y noviembre de 2012, y enero y febrero de 2013, en especial a los evaluadores Gerentes, Subgerentes, Jefe de Oficina, Jefe de Oficina Asesora y algunos Asesores. Además, visitó las dependencias con el propósito de verificar su cumplimiento, se presentaron algunos casos en que solicitó ajustar formato de evaluación y completar el portafolio de evidencias Elemento: Estilo de Dirección El estilo de Dirección, se evidencia en la aplicación de las políticas de mejoramiento y sostenibilidad del Sistema de Control Interno, Sistema de Gestión de la Calidad, integración de los Subsistemas de Gestión; se adoptó el modelo de gestión con enfoque por procesos con mejores prácticas de operación y tecnología de punta, con el propósito de mejorar el desempeño y generar productos y servicios con altos estándares de calidad. También, se establecieron lineamientos para el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión integral mediante Resolución 0350 de marzo 30 de 2012, como las funciones y criterios de carácter administrativo esenciales para armonizar los Sistemas de Gestión de la Calidad, Control Interno, Gestión ambiental, Gobierno en Línea y Simplificación de Trámites. El comité Directivo realiza seguimiento y control a las políticas adoptadas del Sistema Integrado de Gestión a través de la revisión gerencial y el Comité del sistema de Gestión Integral. En estas reuniones se establecen compromisos de gestión.

7 El Director de la Entidad realizó la evaluación de los acuerdos de gestión de gerentes y subgerentes correspondiente a la vigencia de 2012, con base en los resultados de los proyectos estratégicos y de gestión. Dicha evaluación se realizó de acuerdo a los resultados obtenidos de los hitos asociados a los proyectos, los cuales se verificaron a través de la herramienta de control en Project. Además, se observó que suscribieron los acuerdos de gestión correspondiente a la vigencia de Componente : Direccionamiento Estratégico Elemento: Planes y Programas. La entidad tiene claramente definida su misión, visión y objetivos institucionales, debidamente documentados y los cuales están a disposición en el Sistema de Gestión Integral, al cual tienen acceso todos los servidores de la entidad. Se realizó el lanzamiento de la plataforma estratégica en enero de 2013 y están publicados en la Intranet y la página Web de la UAECD. El Documento diagnóstico del Plan Estratégico , se elaboró a través de la metodología denominada Modelo de Canvas que ayudó a diseñar y discutir el Modelo de Negocio de la UAECD, así: Para realizar la definición de propuesta de valor, se buscó que nuestros clientes CIUDADANIA tenga una experiencia exitosa desde lo misional, dar soluciones a la medida de las necesidades y expectativas, conocer y gestionar el territorio. Además, se tuvieron en cuenta fundamentalmente los elementos de: El plan de desarrollo vigente, las necesidades de las partes interesadas (entidades, academia, gremios, etc.), los retos organizacionales y los Resultados de la planeación anterior. Se determinaron: Como actividades claves las siguientes:

8 El esquema del despliegue estratégico de la Unidad, permite una alineación desde la Visión hasta los compromisos labores de cada funcionario: - Se realiza control y seguimiento de las acciones, cronogramas y metas de los proyectos, a través de la herramienta Project Server, bajo la metodología PMI, disponible en la intranet, en el siguiente link: y en la herramienta PWA: - En cuanto a los proyectos estratégicos se realiza un seguimiento mensual y la medición se realiza de acuerdo con los hitos programados, estableciendo el porcentaje de avance en cada corte, el cual es publicado en la intranet, se realiza presentación al Comité Directivo de los resultados obtenidos y también se envían vía correo electrónico a los Gestores de Programa, adicionalmente el subproceso de Gestión de Proyectos cuenta con indicadores de eficiencia eficacia y efectividad.

9 -Proceso de seguimiento y evaluación incluye la evaluación de la satisfacción del cliente y partes interesadas, el proceso Gestión de Mercadeo y Atención al usuario, realiza la evaluación de la satisfacción al usuario, a través del procedimiento la Voz del Ciudadano, mediante el cual se busca optimizar la atención de Quejas y Reclamos de la UAECD y su disminución, adicionalmente se definieron tres proyectos estratégicos enfocados principalmente en la construcción de confianza con el cliente y partes interesadas: Implementación del Modelo Voz del Ciudadano Definición de la Metodología CRM- Fase I Determinación de Ciclos de Servicio Fase I Elemento: Modelo de operación por procesos El mapa de procesos adoptado desde la vigencia de 2007 mediante Resolución 0334 de julio 4 de 2007 y modificado a finales de la vigencia de 2012 con la transformación institucional; fue sensibilizado a los servidores públicos de la entidad y está acorde a la cadena de valor de la entidad. Se encuentra publicado en el Sistema de gestión Integral de la entidad y todos los servidores tienen acceso a dicho mapa y los procedimientos establecidos para cada proceso. No obstante, la Resolución 0334 de 2007 que adoptó el Mapa de Procesos y demás documentación publicada en el Sistema de Gestión Integral (SGI) no está actualizada de acuerdo a los cambios surgidos con la transformación institucional. Actualmente se está trabajando en la implementación del Sistema Integrado de Gestión Distrital (SIGD), conformado por los subsistemas de Gestión de la Calidad, Documental y Archivo, Seguridad de la Información, Seguridad y Salud Ocupacional, Responsabilidad Social, Ambiental y Sistema de Control Interno. En cumplimiento a los lineamientos del Decreto 652, 651 de 2011 y la Circular 001 de abril 11 de 2012, en noviembre de 2012, la Oficina Asesora de Planeación y Aseguramiento de Procesos aplicó la herramienta de diagnóstico diseñada por la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional; con base en los resultados obtenidos se definió un proyecto estratégico en concordancia con el Objetivo Estratégico N 2 Consolidación del Modelo Sistémico de Negocio, donde se establece la Integración de los Subsistemas de Gestión, se espera que al finalizar el año 2013 cerrar las brechas detectadas en el diagnóstico realizado Elemento: Estructura organizacional. Mediante Acuerdo 004 de 2012 la UAECD modificó los objetivos, la estructura organizacional y las funciones de acuerdo a la nueva cadena de valor implementada en la transformación institucional; publicado en la intranet y en la página web. Así mismo existe un link en la intranet que permite acceder a la toda la documentación y avances del proceso de rediseño institucional que puede ser consultado por todos los servidores de la entidad. 1.3 Componente: Administración del Riesgo En la Administración del riesgo de la Entidad, se finalizó la actualización del mapa de riesgos de los

10 procesos, identificando un total de 303 riesgos de los cuales el 53% se encuentran en una zona baja evidenciando el control que tiene la Entidad sobre estos, para lo que no es necesario generar acciones sobre su gestión en la presente vigencia. -En la zona de riesgo moderada se encuentran ubicado el 30% de los riesgos, los cuales deben mantenerse en observación para evitar que pueda subir a un nivel superior, monitoreando que no se materialicen o que el impacto que causen si se llegan a presentar se encuentre en el umbral de tolerancia, para la Entidad. -En la Zona de Riesgo alta se ubicó el 16% de los riesgos, lo que indica un porcentaje relativamente bajo y dentro de los márgenes recomendados para el nivel de riesgo que debe manjar una Entidad con un modelo Fortalecido para esta Gestión, a estos riesgos se debe realizar un seguimiento trimestral y mantener una evaluación permanente sobre los controles utilizados así como la generación de nuevos controles de un alto nivel de efectividad. -Y finalmente solo el 1% de los riesgos se encuentran en una zona extrema, para los cuál el seguimiento a desarrollar debe realizarse al menos de forma mensual definiendo controles mucho más efectivos con acciones de mejoramiento que garanticen inicialmente la disminución de las causas y planes de acción y continuidad frente a las consecuencias que pueda causar. De esta forma se establece la Gestión de riesgos por procesos, estando bajo la responsabilidad de cada responsable de proceso de la Entidad la aplicación de los planes de mejoramiento de Controles y de manejo de riesgos. Con este nuevo panorama de riesgos se realizó el análisis y la identificación en todos los riesgos de aquellos que se consideran de tipo institucional y donde su principal impacto está en la imagen de la Entidad frente a la ciudadanía en general, la opinión pública y los organismos de control y la protección del principal activo de la Unidad que es la Información Catastral del Distrito, en este mapa Institucional se establecieron un total de 26 riesgos que serán publicados en el sitio principal de la Entidad para su conocimiento por todo el público. Así mismo, se está terminando la definición de los riesgos que son gestionados mediante el plan Anticorrupción de la Unidad en los cuales se busca identificar que delitos contra la administración pueden estar asociados a cada uno de sus riesgos. Dificultades De acuerdo a los temas incluidos en el Plan Institucional de Capacitación resultantes del diagnóstico realizado, algunos requieren ser costeados pero como se dijo anteriormente, los recursos de capacitación son administrados por el DASCD, razón por la cual no se puede acceder a temas relevantes para la entidad que tengan un costo para su asistencia, sin embargo se ha hecho gestión ante el DASCD para que los servidores de la Unidad participen en temas puntuales. Subsistema de Control de Gestión Avances 2.1 Componente: Actividades de Control

11 Elemento: Políticas de Operación Se han realizado actualización en forma permanente a las políticas de operación, la última se realizó con los cambios surgidos con la nueva estructura organizacional; en las Generalidades de Procesos y las caracterizaciones de los Subprocesos, se establecieron las necesidades institucionales y en el modelo de operación por procesos, orientados a la satisfacción de los usuarios. Fueron socializados por parte de los responsables de los procesos, adicionalmente se publicaron en el Sistema de Gestión Integral, correo electrónico e Intranet Elemento: Procedimientos Los procedimientos de la entidad han sido permanente actualizados, se encuentran disponibles para consulta en el Sistema de Gestión Integral (SGI), se realizó actualización teniendo en cuenta los cambios de la nueva cadena de valor y cambios surgidos con la nueva estructura organizacional. En el proceso Medición, Análisis y Mejora, Subproceso Mejoramiento Continuo de Procesos, se documentó el procedimiento Control de Documentos, donde se especifica la escala documental y como realizar la elaboración, modificación y anulación de los documentos del Sistema de Gestión Integral, esto contando con la herramienta para la publicación y consulta de documentos, el software ISODOC, que en la Entidad se denomina aplicativo Sistema de Gestión Integral (SGI). La aplicación de este procedimiento es realizada por los Líderes del SGI, los Responsables de Proceso y los Asesores de Procesos, de acuerdo con el desempeño de las actividades ejecutadas por el proceso y las mejores prácticas aplicables a cada proceso. Uno de los mayores logros radica en la total aplicación del procedimiento para la creación, modificación y anulación de documentos, lo cual se evidencia en el aplicativo SGI, donde se puede visualizar la información en cada una de las fases de elaboración de los documentos de los procesos. Adicionalmente los Servidores Públicos consultan la última versión de los documentos en dicho aplicativo. Las acciones que se encuentran en proceso de implementación, están relacionadas con el proyecto de implementación de la nueva versión del software ISODOC, con lo cual se espera optimizar el flujo de trabajo para la elaboración de los documentos del Sistema de Gestión integral de la Entidad Elemento: Controles Una de la mejoras aplicadas en la definición de la documentación de los procedimientos es la identificación de controles en las actividades tanto en los flujogramas como en la descripción de las mismas, adicionalmente estos controles son evaluados de acuerdo con la metodología definida en el Subproceso Gestión del Riesgo y según los resultados obtenidos se definen las acciones de mejora correspondientes, de acuerdo con lo definido en el procedimiento Acciones de Mejora definido en el subproceso Mejoramiento Continuo de Procesos Elemento: Indicadores En el segundo trimestre del año 2013, la Oficina Asesora de Planeación y Aseguramiento de Procesos desarrolló herramienta para la evaluación de la funcionalidad de los indicadores de los procesos, adicionalmente capacitó a los líderes de calidad, explicando los conceptos básicos para la definición de indicadores y sobre la aplicación de la herramienta; el compromiso resultado de dicha capacitación consiste en la aplicación de la herramienta, donde cada proceso evalúa sus indicadores y defina cuales continúan aplicando Manual de Operación El manual de operación, consolida, referencia y regula las actividades de los diferentes procesos, se maneja en el aplicativo ISODOC - Sistema de Gestión Integral; es de fácil acceso para todos los servidores de la entidad y es utilizado como herramienta de consulta. Actualmente, se encuentran en implementación el proyecto estratégico para mejorar la nueva versión del aplicativo ISODOC, como aporte al Objetivo N 2 Consolidación del Modelo Sistémico de Negocio, del cual ya se realizaron las revisiones técnicas correspondientes y se definieron los requerimientos para el funcionamiento de los diferentes módulos, en este momento se están realizando pruebas a los módulos de gestión del riesgo, gestión de documentos y mejoramiento organizacional, se espera que la nueva versión de

12 dicho aplicativo, se implemente en el mes de septiembre del año Componente: Información Elemento: Información Primaria El plan estratégico de la Entidad para el año 2013 prevé la ejecución en cuanto al tema de atención al ciudadano el proyecto de implementación del Modelo Voz del Ciudadano, metas específicas implementar: Estandarizar el Proceso, el Comité de la Voz del Ciudadano, realizar tres Acuerdos de Nivel de Servicio (Custodio, Jurídica, Disciplinario) y definir un esquema de medición para el proceso. El primer y segundo hito del proyecto estratégico referidos, en su orden, a establecer el esquema de medición y la implementación del proceso se encuentran cumplidos al 100% -antes de su fecha máxima de entrega-; el proyecto estratégico cuenta con línea base creada y se está ejecutando el reporte de los entregables de acuerdo a lo indicado por la Oficina Asesora de Planeación. En la siguiente tabla se muestra, los trámites inmediatos y no inmediatos recibidos en la UAECD, a través de la Red CADE, Supercade, canal escrito y canal virtual, así: Nivel de participación de las solicitudes por canal de atención Adicional, al cuadro anterior en la tabla se muestra el canal de mayor preferencia de los usuarios es el canal telefónico, seguido del canal SDQS y buzón:

13 CANAL CANTIDAD % Participación ATENDIDOS EN TRAMITE BUZON 84 1,25% 76 8 ESCRITO (peticiones) 26 0,39% SDQS 124 1,84% TELEFONICO ,29% VIRTUAL 16 0,24% 5 11 Total Nivel de atención de las quejas recibidas, cuantas fueron atendidas y cuantas fueron recibidas. TIPO CANTIDAD ATENDIDOS EN TRÁMITE QUEJA Nivel de atención de los reclamos y sugerencias, Reclamos y Sugerencias atendidos y reclamos recibidos. TIPO CANTIDAD ATENDIDOS EN TRÁMITE RECLAMO SUGERENCIAS Elemento: Información Secundaria La unidad cuenta con archivos de Gestión y Central normalizados, en aplicación del Programa de Gestión Documental y seguimiento con el SIGA (Subsistema Interno de Gestión documental y Archivos), se actualizaron las Tablas de Retención Documental con base en los requerimientos del Archivo de Bogotá y el rediseño institucional, en cumplimiento de la circular 001 de 2013, se enviaron al Archivo de Bogotá para viabilidad técnica y proceder a su implementación. Los archivos de gestión son monitoreados trimestralmente, por medio de una encuesta de seguimiento que permite medir el cumplimiento en la aplicación de las Tablas de Retención Documental en cada área; así mismo, controla la aplicación de las políticas de Gestión Documental definidas en la Caracterización del Proceso de Gestión Documental en el Sistema de Gestión Integral, como son: el uso adecuado de formatos, el diligenciamiento del inventario documental, el cumplimiento del cronograma de transferencias documentales, entre otros. El archivo histórico de la Unidad fue entregado en custodia al Archivo de Bogotá, ya que la información contenida en aquellos expedientes hace parte del patrimonio y la investigación de la Nación Sistemas de Información La correspondencia de la Unidad, es gestionada a través del aplicativo CORDIS, que permite controlar las comunicaciones oficiales que entran y salen de la Unidad a través de un número de radicación, permite medir la trazabilidad y el tiempo de respuesta de la correspondencia. Asimismo la Unidad cuenta con un Outsoursing especializado en la materia que es el encargado de la administración, distribución y entrega, tanto interna como externa de la correspondencia de la Unidad. El Procedimiento de Administración de correspondencia interna y externa, se establecieron los controles para los registros asociados como las planillas de envío y entrega de correspondencia, los formatos de memorando y oficio y controles de entrega y distribución de correspondencia. El Sistema Distrital de Quejas y Soluciones (SDQS) registra las quejas, reclamos solicitudes de información y sugerencias que se reciben de manera presencial, telefónica o virtual de las entidades que hacen parte de la Alcaldía de Bogotá. Dicho sistema permite establecer registros de la efectividad de las respuestas dadas a los usuarios. La UAECD cuenta con Sistema Integrado de Información Catastral (SIIC) que captura, procesa, administra y distribuye la información catastral el cuál soporta los procesos misionales.

14 Aplicativos en producción : CABIDA Y LINDEROS CAF CATASTRO EN LINEA CONSULTA DESPRENDIBLE DE PAGO NOMINA CORDIS FACTURACION IDECA LPC MESA DE SERVICIO PAC PERNO NUEVA VERSION PORTAL IDECA PREDIS SAIF SAI/SAE SIIC SISCO SISTEMA DE REGISTRO DE ITEMS GEOGRAFICOS PARA BOGOTA D.C VISOR CARTOGRAFICO UAECD OPGET Aplicaciones en desarrollo LIMAY SISTEMA DE GESTION DE METADATOS GEOGRAFICOS EN LINEA SISTEMA DE INFORMACION GEOGRAFICO CATASTRAL-SIGC 2.3. Componente: Comunicación Pública Elemento: Comunicación Organizacional Aparece en la nueva cadena de valor de la entidad como consecuencia de la división de la anterior Gestión Comunicacional en dos nuevos procesos: Gestión de Grupos de Interés y Gestión de Comunicaciones, encargándose de tres aspectos claves: comunicación externa, comunicación interna y marca. En cumplimiento de la Política de Comunicaciones establecida en el Proceso Gestión de Comunicaciones de la entidad, se definió un plan para la vigencia 2013, producto de la priorización de proyectos de toda la entidad y acorde con sus necesidades de comunicación así como con los temas estratégicos para Catastro.

15 En desarrollo de este Plan de Comunicaciones para la vigencia 2013, se han adelantado las actividades de: -Promoción y divulgación de los resultados del Censo 2013 mediante una campaña divulgada de acuerdo a plan de medios externos, Unidad Móvil, reuniones con grupos de interés, y en medios internos. -Acompañamiento en la puesta en marcha de una estrategia de divulgación, interna y externa, que busca el fortalecimiento de la institucionalidad de IDECA. -Conceptualización de una campaña Interna de promoción de objetivos comerciales para la Gerencia de Comercialización y Atención al Usuario. Esta hará parte de la estrategia integral de la estrategia para las tres áreas misionales de la entidad. -En el marco de la implementación del Modelo de Gestión del Cambio se conceptualizó, diseñó y se publicó la primera fase de la campaña Servicio con Actitud Hacia una cultura del servicio. - Diseñar y promover los estudios realizados por Observatorio Técnico Catastral y publicarlos en los medios web para permitir el acceso de ciudadanos. -Se diseñó en comunicaciones un micrositio exclusivo dentro de la intranet, que facilita la búsqueda de toda la información de los proyectos adelantados por la entidad. También, desarrolló actividades de acompañamiento a otras áreas y temáticas como: Seguridad de la Información, asuntos disciplinarios, promoción de valores éticos, boletín jurídico, teletrabajo, convivencia, etc. Los canales de comunicación establecidos entre la Dirección y los servidores públicos de la UAECD, son: Intranet, Pantallas LCD, Sistema de audio, grafitero, correos electrónicos institucionales y la cuenta de correo director@catastrobogota.gov.co y el correo contactenos@catastrobogota.gov.co Elemento: Comunicación Informativa En la presente vigencia, se realizó audiencia pública de Rendición de Cuentas a la ciudadanía organizada por la Alcaldía de Bogotá y la Secretaria Distrital de Hacienda, quien como cabeza de sector consolida y presenta los informes de la Gestión realizada por la Entidad. En la página web de la Unidad, esta publica la información inherente a la gestión de la entidad en cumplimiento a los lineamientos del Plan Anticorrupción. Los trámites de la UAECD son divulgados a través de medios tecnológicos o electrónicos y están actualizados, tales como: Guía de Trámites de la Alcaldía Mayor de Bogotá, Gobierno en Línea, página Web de la UAECD y página Web de la Secretaria Distrital de Hacienda. La UAECD ha facilitado la divulgación de la información a la ciudadanía, a través de diferentes medios, se utilizan los medios masivos y alternativos para canalizar la comunicación informativa que se realiza a través de campañas y son manejados por una central de medios o agencia, son: Pauta de Radio, Prensa, Oficina móvil y vallas Elemento: medio de Comunicación. La UAECD facilita el acceso a la información sobre sus servicios, ha implementado mecanismos de captura de información para conocer las necesidades del usuario, así: Línea 195, de la Alcaldía Mayor de Bogotá, se da información de los requisitos y trámites, se agenda citas para atención personalizada en los puntos de atención, entre otras: -Guía de trámites de la Alcaldía Mayor de Bogotá, despliega trámites y servicios de la UAECD. -Página Web, se consulta los trámites en línea de avaluó, certificado catastral, certificado de vivienda y consulta del estado del trámite. -Línea extensión 7600 ó 7518, se da información de trámites, requisitos y estado del trámite. -Recepción de solicitudes por escrito de parte del usuario. -Convenios de integración institucional para compartir la base de datos. -Puntos de servicio presencial, conformado por CADES y SUPER CADES de la ciudad. -Link contacte al Defensor del Ciudadano y línea gratuita Canal virtual, correo institucional y página Web

16 -Sistema Distrital de Quejas y Soluciones (SDQS). -Unidad Móvil. En la presente vigencia, ha adelantado las siguientes actividades encaminadas a visibilizar los trámites y servicios ofrecidos por la UAECD a través de las siguientes herramientas: -Actualización mensual de la información de trámites y servicios de la UAECD en la Guía de Trámites de la Alcaldía Mayor de Bogotá a través del portal en cumplimiento del Decreto 335 de 2006 y la Circular No. 034 del Adicionalmente, de manera periódica remite a la Dirección Distrital de Servicio al Ciudadano un certificado de confiabilidad de la información que figura en este aplicativo. -El servicio de la Unidad Móvil en el presente año ha hecho presencia en diferentes localidades, atendiendo directamente los requerimientos de los ciudadanos, suministrando información catastral de interés, y promocionando los servicios prestados, los puntos de atención. -Se han suscrito treinta y tres (33) autorizaciones de acceso de integración de servicios al Sistema Integrado de Información Catastral (SIIC), y se encuentran en proceso de estudio técnico y jurídico otras seis (6) entidades. En cuanto al tema de racionalización, simplificación y eliminación de trámites fueron expedidos actos administrativos para modificar trámites innecesarios; a continuación se relacionan: -Mediante la Resolución 022 de 2012: Por medio de la cual se modifica parcialmente la Resolución 1597 del 29 de Noviembre de Articulo Segundo, Parágrafo 3: En virtud de lo dispuesto en el Parágrafo del Articulo 9 del Decreto Ley 019 de A partir del 1 de Enero de 2013, la UAUECD, no exigió más la presentación del certificado de tradición y libertad del inmueble, para adelantar trámites o procedimiento catastrales.. -Mediante la Resolución 416 de 2013: Por medio de la cual se modifica parcialmente la Resolución 1597 del 29 de Noviembre de Artículo 1: En el caso de las personas jurídicas se consultará el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá, en la Ventanilla Única de la Construcción (VUC), cuando pueda ser consultado directamente -Mediante la Resolución 1539 de 2012: Por medio de la cual se autoriza el uso de firma mecánica en algunos documentos expedido por la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital UAECD-. Artículo 1 Autorícese el uso de la firma mecánica en la expedición de certificados catastrales, registro alfanuméricos, certificados de estado de trámite, actos administrativos de naturaleza catastral o topográficos, respuesta a solicitudes de información, peticiones, quejas y reclamos, solicitudes radicadas en el sistema CORDIS, notificaciones de actos administrativos catastrales y topográficos Se realizaron modificaciones al Sistema Integrado de la Información Catastral (SIIC), para expedir certificaciones Catastrales y realizar la inscripción en el Censo catastral vía web. -Se efectúo la unificación de los documentos denominados Formato de Solicitud de Trámite y Comprobante de Radicación en el SIIC; adicionalmente se incorporó la opción en el comprobante de radicación para que el ciudadano autorice a la UAECD, la notificación de las decisiones administrativas por correo electrónico en cumplimiento de lo ordenado en el Decreto Ley 019 de 2012 y el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Adicionalmente, el documento que da respuesta a la solicitud de trámite del ciudadano cuenta con firma mecánica de esta Gerencia, lo que permite la agilización en la remisión del trámite al área técnica respectiva. -Se adecúo la consulta de la página de la UAECD, para que la ciudadanía pueda acceder a la Certificación Catastral (en caso de figurar como propietario o poseedor inscrito) y la Certificación de Inscripción en el Censo Catastral, lo que significó un ostensible aumento del uso de esta herramienta por parte de la ciudadanía y su correspondiente disminución de la solicitud de estos documentos por el canal presencial o escrito. En la presente vigencia, se atendieron 34 grupos de interés con objetivos de atención específicos, se socializó los resultados de la actualización catastral con vigencia 2012, se promovieron alianzas estratégicas; se presentó el nuevo Observatorio Técnico Catastral, entre otros. Es de destacar que este año, la entidad trabajó especialmente por participar, de manera activa, en las sesiones

17 de 17 Juntas Administradoras Locales de la ciudad donde se expusieron los resultados del Censo Inmobiliario de Bogotá con vigencia 2013 frente a los ediles y a la comunidad. Adicionalmente, se visitaron las Juntas Directivas de los principales Gremios y otras organizaciones destacadas de la ciudad. Los siguientes sin los Grupos de Interés atendidos durante el primer semestre del 2013, Funcionarios de la Secretaría de Hacienda y de la Dirección de Impuestos Distritales, Centros Comerciales y Almacenes de Cadena asociados a FENALCO, Junta Directiva CAMACOL, Instituto Colombiano de Derecho Tributario - Calle 75 con 8, Cámara de Propiedad Raíz, Junta Directiva Unicentro, reunión Comunidad de Cedritos, reunión en Compensar con funcionarios del Distrito y las JAL de varias localidades. Además, cuenta con herramientas de comunicación como la Oficina móvil y Ferias de servicios, Redes sociales, Comités de seguimiento. En la página Web se tiene dispuesta información que facilita la participación ciudadana, se mantienen canales y relaciones de comunicación con los grupos de interés Los trámites de la UAECD son divulgados a través de medios tecnológicos o electrónicos y están actualizados, tales como: Guía de Trámites de la Alcaldía Mayor de Bogotá, Gobierno en Línea, página Web de la UAECD y página Web de la Secretaria Distrital de Hacienda. Dificultades De acuerdo al análisis del índice de quejas y reclamos dentro del proceso de la Voz del Ciudadano que suman en total a la fecha 6.744, se ha encontrado que esto obedece a que el mayor número de reclamos se relacionan con la atención a la ciudadanía por los altos tiempos en solucionarlos y la falta de personal en los puntos de atención presencial. La articulación institucional con algunas entidades del orden nacional (ejército nacional Defensoría del Pueblo Caso Doña Juana) y del orden distrital (IDU caso valorización) ha impactado el índice de atención de solicitudes de la ciudadanía aumentando los tiempos de espera ya que por ejemplo en el caso del Ejercito no ha sido posible la definición del acceso a la base de datos Sistema Integrado de la Información Catastral (SIIC) para consulta por parte de esa Entidad. El tema de la contribución por valorización y las decisiones de la Alcaldía Mayor y el IDU respecto del aplazamiento del cobro impacto la atención ciudadana (generando un aumento en las solicitudes de Revisión de Avalúo), teniendo en cuenta creencia de los usuarios de que este cobro fue calculado y efectuado por la UAECD. Avances Subsistema de Control de Evaluación 3.1 Componente: Autoevaluación Elemento: Autoevaluación del control Dentro de las acciones para mejorar las herramientas de autoevaluación de la gestión por procesos, se desarrolló, para su aplicación una herramienta que permite la autoevaluación de los aspectos relacionados en el Decreto 371 de 2010 Lineamientos para preservar y fortalecer la transparencia y la prevención de la corrupción, que incluye los diferentes cuestionarios a aplicar y los responsables de procesos que lo deben diligenciar, la cual posterior a su envío por parte de la Oficina de Control Interno, fue diligenciada la información requerida en dicha herramienta y remitida nuevamente a la Oficina de Control Interno para su análisis, evaluación y verificación de los datos y si es del caso cada área deberá establecer el plan de mejoramiento a que haya lugar, proceso en etapa final Elemento: Autoevaluación de la gestión Se tienen creados los mecanismos de control para que la entidad realice la autoevaluación de la gestión de los procesos de la Entidad. Trimestralmente, los procesos realizan seguimiento y reportan los Informes de gestión a la Oficina de Planeación y Aseguramiento de Procesos, realizan la medición de los indicadores definidos en la documentación de cada proceso, realiza seguimiento a las acciones de mejora definidas en el

18 aplicativo Sistema de Gestión Integral Modulo de Mejoramiento Organizacional y el seguimiento a los proyectos de inversión. Cuando los procesos por el seguimiento trimestral y el desempeño propio del proceso, evidencian la necesidad de establecer en acciones de mejora, estas se crean de acuerdo con el procedimiento Acciones de Mejora documentado en el subproceso Mejoramiento continuo de procesos, en el aplicativo SGI. Se realizaron actividades de sensibilización sobre cultura de autoevaluación de la gestión, por parte de la Oficina Asesora de Planeación y Aseguramiento de Procesos dirigida a los líderes de calidad, sobre las herramientas del mejoramiento especialmente en la definición y seguimiento de acciones de mejora. Adicionalmente se realizaron capacitaciones sobre la metodología PMI, para gestores de proyectos y gestores de programa, para la creación y seguimiento de los proyectos asociados al Plan Estratégico. 3.2 Evaluación Independiente Elemento: Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno La Oficina de Control Interno realizó el Informe Ejecutivo Anual correspondiente a la vigencia 2012, el cual se presentó en febrero de 2013; sobre el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Control Interno siguiendo las normas, instructivos y utilizando la herramienta de evaluación - aplicativo MECI del Departamento Administrativo de la Función Pública. Así mismo, realiza las evaluaciones periódicas del Sistema de Control Interno en cumplimiento de la Ley 1474 de En la presente vigencia, realizaron reuniones periódicas del Comité del Sistema de Gestión Integral, donde se evaluó y socializó la gestión institucional de informes de gestión, indicadores, informes de auditorías internas (incluido el resultado del Informe Ejecutivo Anual y del Informe presentado a la veeduría en cumplimiento del registro 371 de 2010), avances de planes de mejoramiento, difusión de los resultados de las evaluaciones de los auditores que participaron en las auditorías realizadas durante el 2012 y recomendaciones entes externos. El Programa de Auditorías de la vigencia 2013, fue aprobado y socializado a los auditores designados para realizar las auditorías incluyendo los líderes de calidad. Las auditorías programadas a realizar para la vigencia de 2013, se definieron con base en las prioridades de la entidad orientadas al seguimiento y retroalimentación de los procesos misionales, así como para algunos procesos de apoyo que no habían sido auditados recientemente y otros temas, de los que se estima se debe evaluar su mejoramiento. Cabe anotar que dentro de las premisas de este programa no solo se considera el seguimiento de las no conformidades anteriores, acciones correctivas y preventivas existentes, sino que también se incluyó la evaluación a observaciones realizadas en Auditorias anteriores, Mapa de riesgos y Acuerdos de Niveles de Servicios. Así mismo, se amplió el plazo de ejecución de las auditorías a fin de auditar la totalidad d los procesos. En el primer semestre de 2013, realizaron las siguientes evaluaciones y auditorías a los procesos de: Medición análisis y Mejora, Coordinador Infraestructura de Datos Espaciales IDEC@, Direccionamiento Estratégico y las siguientes evaluaciones: Evaluación Decreto 371 de 2010 vigencia 2012 en los temas de: Atención al Ciudadano, Participación Ciudadana, Sistema de Control Interno y Procesos de Contratación; Informe Ejecutivo Anual vigencia 2012; Control Interno Contable vigencia 2012; Informe Pormenorizado del Estado del Sistema de Control Interno a marzo de La ejecución de las auditorías se está realizando acorde con el cronograma establecido, la primera de las cuales esta dirigida al Proceso de Gestión y Soporte de Servicios Tecnología de Información, y se encuentra en su etapa final. 3.3 Componente: Planes de Mejoramiento Elemento: Plan de mejoramiento Institucional

19 Las acciones de mejora productos de las auditorías internas, evaluación independiente, auditorías al Sistema de Gestión Integral, se realiza el control y seguimiento a través del aplicativo Isodoc-Sistema de Gestión Integral-Modulo de Mejoramiento Organizacional, en cumplimiento al procedimiento estandarizado Acciones de mejora. En cuanto a las acciones de mejora de hallazgos de entes externos, se registra y controla en forma trimestral en el formato CB 0406 Plan de Mejoramiento, corresponden a las acciones de mejora de la Contraloría Bogotá y Veeduría Distrital; de las acciones que venían de la vigencia de 2012 su nivel de cumplimiento fue del 100%. En la presente vigencia, se estableció Plan de Mejoramiento con la Contraloría de Bogotá, que inicio su ejecución el 31 de mayo de 2013, de un total de 27 hallazgos, 93 acciones, producto de la Auditoria Regular de la vigencia de La oficina de Control Interno realiza seguimiento trimestral al Plan de Mejoramiento institucional, a la ejecución y vencimientos de las acciones de mejora establecidas en dicho plan Elemento Plan de Mejoramiento por Procesos El aplicativo del Sistema de Gestión Integral (SGI) Modulo de mejoramiento organizacional, registra 151 acciones de mejora (82 correctivas y 69 preventivas), 112 acciones fueron cerradas y 39 acciones están en ejecución, nivel de cumplimiento del 74%. El origen de estas acciones de mejora son de Auditorías Internas de Calidad, Auditorías de Control Interno, Indicadores Desempeño de Actividades, Quejas y Reclamos, Mapa de Riesgos y Producto no conforme Elemento Plan de mejoramiento Individual Los planes de mejoramiento individual se encuentran adoptados de acuerdo al desempeño de los servidores públicos, con relación a las funciones para los funcionarios de carrera administrativa y personal directivo, a través del formato del Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral, son controlados por el Jefe de Dependencia y el Área de Talento Humano. Dificultades - No aplica Estado general del Sistema de Control Interno La UAECD, cumple con el sostenimiento de los Subsistemas, componentes y elementos del Modelo Estándar de Control Interno MECI establecido en el Decreto 1599 de 2005; actualmente, trabaja permanente en la armonización y fortalecimiento de los mecanismos de autocontrol, autogestión y autorregulación, implementados Recomendaciones probar mediante acto administrativo el Programa de Bienestar y Salud Ocupacional. ealizar la gestión inherente a la evaluación del desempeño de los servidores de libre nombramiento y remoción. ctualizar la Resolución 0334 de 2007 que adoptó el Mapa de Procesos y demás documentación publicada en el Sistema de Gestión Integral (SGI) de acuerdo a los cambios surgidos con la nueva estructura orgánica de la entidad. 4.

20 ontinuar desarrollando estrategias de socialización e interiorización de las políticas de operación, procedimientos estandarizados en el Sistema de Gestión Integral, Manual de operaciones y cultura de gestión por procesos, las cuales permiten aumentar la capacidad en los servidores públicos para realizar autocontrol. 5. linear los controles establecidos en el mapa de riesgos con los documentados en el SGI.