NICSP EN ACCIÓN: FORTALECIENDO EL ACTIVO FIJO

Transcripción

1 NICSP EN ACCIÓN: FORTALECIENDO EL ACTIVO FIJO

2 GÉNESIS DE LA GUÍA DE ACTIVO FIJO Tenemos AF Dificultad observada en el sector privado para la transición a IFRS, relacionado con el AF. Año 2010 se incorpora modificación al Oficio Circular N , de la CGR, donde se uniforma a NICSP, respecto a la presentación de los EEFF. Cada vez que se revisa el Activo Fijo en el sector público hay observaciones.

3 GÉNESIS DE LA GUÍA DE ACTIVO FIJO Tenemos AF Analizar la forma de colaborar y educar a la Administración del Estado en materia de activo fijo, con el objeto de lograr un proceso de transición saludable hacia las NICSP respecto al activo fijo.

4 GÉNESIS DE LA GUÍA DE ACTIVO FIJO Hito 1 Hito 2 Hito 3 Hito 4 AÑO 2012 Se planifican cuántas auditorías hacer y a quiénes. 1 semestre año 2013 Se ejecutan las auditorías en el 1 semestre. 2 semestre año Se comienza a elaborar la Guía práctica de AF. Año 2014 Capacitar sobre la materia a la Administración del Estado.

5 GÉNESIS DE LA GUÍA DE ACTIVO FIJO Se consta de manuales de procedimientos Se tienen auxiliares de activo fijo Se tiene contabilizado los AF por rubros Falta de cuadratura entre auxiliares y la contabilidad. No todos los bienes se encuentran caucionados. Asignación de vidas útiles que difieren al Oficio Circular N Manuales de procedimientos desactualizados No se realizan procedimientos de confirmaciones con entidades externas (SRCeI, SII, MBN, CBRs). Errores en Cálculo de la depreciación y Corrección monetaria inadecuada. Las bajas de los activos fijos no se realizan conforme a la normativa vigente. Falta de control de los Bienes en comodato. Descontrol en Obras.

6 OBJETIVO DE LA GUÍA DE ACTIVO FIJO Dar a conocer a los servicios públicos mediante seminarios- talleres, una guía práctica de activo fijo, con el propósito de apoyar y colaborar en el proceso de transición desde la normativa contable vigente hacia las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público, NICSP.

7 OBJETIVO DE LA GUÍA DE ACTIVO FIJO Procedimientos formales instaurados acorde a la normativa actual Llevar una correcta administración, control, resguardo, usotenencia y contabilización y presentación del AF en los EEFF Proceso de transición saludable a las NICSP

8 CONSIDERACIONES PARA LA GUÍA PRÁCTICA Ordenar, organizar y controlar el activo fijo, por parte del encargado responsable conforme a la función o mandato establecido. Preservar, valorizar y explotar el activo fijo de acuerdo con su naturaleza. Cuidar y vigilar el activo fijo, lo que puede ser abordado de forma física o documental (cauciones). Emplear o explotar el activo fijo conforme a su naturaleza. Contabilización y Presentación en los Estados Financieros Exponer conforme a las normas contables.

9 PROPÓSITO DE LA GUÍA PRÁCTICA Práctica y de fácil implementación por los servicios. Sea orientadora y colaborativa, de consulta permanente en el tiempo. Propósito Fortalecer la administración, control, resguardo, uso - tenencia y contabilización y presentación del activo fijo. Facilitar la transición hacia las NICSP en el año 2015.

10 ETAPAS DE LA GUÍA PRÁCTICA Diagnóstico Preparación Autoevaluación con el fin de obtener una ponderación que permita determinar a priori el alcance de las actividades que deberán seguir. Con los antecedentes del diagnóstico se define el plan de acción, a fin prever la correcta administración de los recursos humanos y financieros. Seguimiento / monitoreo Corresponde al trabajo de supervisión y coordinación que deberá acometer el equipo designado. Se ejecuta el plan de acción por cada una de las etapas relacionadas con administración, control, resguardo, uso - tenencia y contabilización y presentación del activo fijo en los estados financieros. Implementación

11 PARTICIPANTES EN LA GUÍA PRÁCTICA Jefe de administración y finanzas Manejo de la información financiera. Interlocutor con otras áreas. Jefe de contabilidad Manejo de la información contable. Conocimiento de la normativa atingente. Encargado de activo fijo Jefe de Auditoría Interna Control y administración de los bienes del servicio. Función de asesorar al jefe del servicio. Conocimiento exhaustivo sobre la ubicación y condiciones de los bienes. Independencia en el proyecto.

12 VISUALIZACIÓN DE LA GUÍA PRÁCTICA Guía de activo fijo Diagnóstico Autoevaluación Procesos Preparación Administración Actividades a desarrollar Control Implementación Seguimiento / monitoreo Carta Gantt o de navegación Resguardo Uso - tenencia Contabilización y Presentación Por cada actor: EAF; JAF; JC y JAI Cumplimiento de normativa

13 IMPORTANCIA ACTORES Y PROCESOS EN LA GUÍA PRÁCTICA Sujeto Administración Situación Patrimonial (bienes muebles e inmuebles) Control Resguardo Uso - tenencia Los EEFF representen la realidad patrimonial de la entidad Contabilización y presentación EEFF Encargado de Activo Fijo Jefe DAF y Jefe Contabilidad Auditor Interno

14 IMPORTANCIA ACTORES Y PROCESOS EN LA GUÍA PRÁCTICA Con ello se logra tener un ambiente propicio para converger Sujeto Administración Situación Patrimonial (bienes muebles e inmuebles) Control Resguardo Uso - tenencia Encargado de Activo Fijo Los EEFF representen la realidad patrimonial de la entidad Contabilización y presentación EEFF Jefe DAF y Jefe Contabilidad Auditor Interno

15 PRIMER PASO A SEGUIR Para dar comienzo al trabajo se debe formalizar la conformación del equipo líder (suplentes), es decir considerando los 4 actores ya señalados, según corresponda, lo anterior en concordancia con lo dispuesto en el artículo 3 de la ley N , que Establece Bases de los Procedimientos Administrativos que Rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado.

16 PRIMER PASO A SEGUIR Beneficios de la formalización del equipo líder. Se otorgan atribuciones y respaldo formal de la autoridad del servicio en la realización del trabajo. Para generar instrucciones claras, uniformes y concretas en cuanto a las acciones a desarrollar.

17 ETAPA DE DIAGNÓSTICO Enviar cartas de confirmación (Formatos preparados) Servicio de Impuestos Internos, Servicio de Registro Civil e Identificación, Ministerio de Bienes Nacionales y los Conservadores de Bienes Raíces Instituciones con las cuales el servicio ha efectuado operaciones relacionadas con contratos de comodatos, ya sea bienes entregados o recibidos

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19 ETAPA DE DIAGNÓSTICO Encuesta dicotómica Respecto de cada uno de los procesos Resultado Debiera ser tomada por el auditor interno, firmada por cada uno de los intervinientes y respaldada documentalmente según corresponda

20 ETAPA DE PREPARACIÓN Consideraciones iniciales: Recursos Humano Recurso Financiero

21 ETAPA DE PREPARACIÓN Recurso humano, dice relación con: Conformación del equipo líder (titular y suplente). Capacitación del equipo líder (normativa actual). Directrices para acometer el trabajo. Elección de duplas para la toma del inventarios (capacitación y entrega de directrices).

22 ETAPA DE PREPARACIÓN Estado del arte del recurso financiero (activo fijo): Qué rubros de activo fijo tiene el servicio Presencia del servicio (nacional, regional o local) Registro contable centralizado o descentralizado (unidad operativa) Priorizar Rubros de activo fijo Equipo líder

23 ETAPA DE PREPARACIÓN Cómo se puede dar esa priorización por rubros: Resultado de la encuesta Cuadratura de contabilidad y auxiliares Cantidad de bienes por cada rubro Presencia del servicio nacional, regional o local (de igual forma el rubro)

24 ETAPA DE PREPARACIÓN DETALLE COMPLEJIDAD Edificaciones. 1 Terrenos. 2 Vehículos. 3 Obras en construcción. 4 Obras de Infraestructura. 5 Obras de arte. 6 Activos biológicos. 7 Maquinarias y equipos para la producción. 8 Equipos computacionales y periféricos. 9 Equipos de comunicaciones para redes informáticas. 10 Maquinarias y equipos de oficina. 11 Comodatos recibidos. 12 Herramientas. 13 Instalaciones. 14 Bibliotecas, museos y similares. 15 Muebles y enseres. 16

25 ETAPA DE PREPARACIÓN Conformación y capacitación del equipo Diagnóstico (encuesta) Directrices de realización del trabajo Carta gantt

26 ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN Aprobar el proyecto de manera formal, conforme se establece en el artículo 53, de la ley N , Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado. Comenzar el trabajo por el rubro que esta menos complejo. Llevar a cabo el inventario, conforme al plan previamente definido.

27 ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN Administración Inventario ciego No hay información, por lo que se deberá indicar tanto el bien como el detalle de los mismos. Inventario abierto En este tipo de inventario el sistema indica el bien y el detalle del mismo, procediendo a validar que la información es correcta. Inventario mixto Corresponde a una mezcla de los dos inventarios anteriores.

28 ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN Administración Se deberá trabajar de manera concomitante al proceso de toma de inventario, llevando a cabo los siguientes pasos, a lo menos: Cuadratura Regularizaciones Toma de inventario Análisis de la toma del inventario

29 CASO DE EJEMPLO Un servicio centralizado se encuentra utilizando 5 propiedades de la cuales solo una se reconoce contablemente. Qué procedimiento aplicaría respecto de las 4 propiedades no contabilizadas?

30 CASO DE EJEMPLO NOMENCLATURA QUE UTILIZA LA GUÍA PRÁCTICA DE ACTIVO FIJO.

31 ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN Control, resguardo, uso - tenencia y contabilización y presentación Ahora bien, es importante considerar que el proceso secuencial de la toma de inventario, se refiere a los siguientes pasos ejecutados de manera coordinada y participativa entre los distintos actores ya mencionados, el modelo en cuestión dice relación a modo de ejemplo con: Materia Se menciona el nombre de la tarea. Asimismo se señala el nombre de la tarea.

32 ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN Control, resguardo, uso - tenencia y contabilización y presentación Ahora bien, es importante considerar que el proceso secuencial de la toma de inventario, se refiere a los siguientes pasos ejecutados de manera coordinada y participativa entre los distintos actores ya mencionados, el modelo en cuestión dice relación a modo de ejemplo con: Materia Recomendación Tarea: C1 Hojas o planchetas murales Se precisa cuál es o son las acciones a seguir.

33 ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN Control, resguardo, uso - tenencia y contabilización y presentación Ahora bien, es importante considerar que el proceso secuencial de la toma de inventario, se refiere a los siguientes pasos ejecutados de manera coordinada y participativa entre los distintos actores ya mencionados, el modelo en cuestión dice relación a modo de ejemplo con: Materia Recomendación Eventuales resultados Tarea: C1 Hojas o planchetas murales En la toma del inventario, verificar que exista la hoja mural y esta se encuentre actualizada. Se establecerán los probables resultados que podrían darse sobre la materia en análisis.

34 ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN Control, resguardo, uso - tenencia y contabilización y presentación Ahora bien, es importante considerar que el proceso secuencial de la toma de inventario, se refiere a los siguientes pasos ejecutados de manera coordinada y participativa entre los distintos actores ya mencionados, el modelo en cuestión dice relación a modo de ejemplo con: Materia Recomendación Eventuales resultados Normativa atingente Tarea: C1 Hojas o planchetas murales En la toma del inventario, verificar que exista la hoja mural y esta se encuentre actualizada. Si existe No existe Desactualizada Se indica cuál es la normativa atingente a la materia que se esta revisando.

35 ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN Control, resguardo, uso - tenencia y contabilización y presentación Ahora bien, es importante considerar que el proceso secuencial de la toma de inventario, se refiere a los siguientes pasos ejecutados de manera coordinada y participativa entre los distintos actores ya mencionados, el modelo en cuestión dice relación a modo de ejemplo con: Materia Recomendación Eventuales resultados Normativa atingente Acción a desarrollar por la dupla Tarea: C1 Hojas o planchetas murales En la toma del inventario, verificar que exista la hoja mural y esta se encuentre actualizada. Si existe No existe Desactualizada Artículo 16, del decreto N 577, de 1978, del actual Ministerio de Bienes Nacionales. Se precisa cuál es la labor a realizar por parte de la dupla que lleva a cabo el inventario le corresponde efectuar si es que corresponde.

36 ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN Control, resguardo, uso - tenencia y contabilización y presentación Ahora bien, es importante considerar que el proceso secuencial de la toma de inventario, se refiere a los siguientes pasos ejecutados de manera coordinada y participativa entre los distintos actores ya mencionados, el modelo en cuestión dice relación a modo de ejemplo con: Materia Recomendación Eventuales resultados Normativa atingente Acción a desarrollar por la dupla Acción a desarrollar por el equipo líder Tarea: C1 Hojas o planchetas murales En la toma del inventario, verificar que exista la hoja mural y esta se encuentre actualizada. Si existe No existe Desactualizada Artículo 16, del decreto N 577, de 1978, del actual Ministerio de Bienes Nacionales. Levantamient o de la información de manera clara y precisa, dejando constancia en las respectivas actas. Conforme el resultado que se dé, se indican los pasos a seguir por parte del equipo líder, conforme a la toma del inventario o acción desarrollada.

37 ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN Control, resguardo, uso - tenencia y contabilización y presentación Ahora bien, es importante considerar que el proceso secuencial de la toma de inventario, se refiere a los siguientes pasos ejecutados de manera coordinada y participativa entre los distintos actores ya mencionados, el modelo en cuestión dice relación a modo de ejemplo con: Materia Tarea: C1 Hojas o planchetas murales Recomendación En la toma del inventario, verificar que exista la hoja mural y esta se encuentre actualizada. Eventuales resultados Si existe No existe Desactualizada Normativa atingente Artículo 16, del decreto N 577, de 1978, del actual Ministerio de Bienes Nacionales. Acción a desarrollar por la dupla Levantamient o de la información de manera clara y precisa, dejando constancia en las respectivas actas. Acción a desarrollar por el equipo líder Regularizar si no existen las planchetas o están desactualizadas. Verificar que dicho aspecto se encuentra considerado en el Manual de procedimientos, en caso de no ser así incorporarlo.

38 ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN Consideraciones finales acerca de la etapa de implementación: Para una mayor comprensión y orden se ha asignado un número de procedimiento por cada uno de los pasos a seguir, lo cual sirve para correlacionar e identificar la ejecución y revisión de los pasos (se dejó asociado la primera letra del proceso con un número, por ejemplo, para Uso -Tenencia se dejó UT) Luego se deberá instruir formalmente a los funcionarios del servicio respecto del cumplimiento de lo establecido en la normativa, considerando las adecuaciones necesarias, tanto del manual de procedimientos en lo pertinente como del criterio aplicado. Por último, se deberá remitir al Ministerio de Bienes Nacionales, la información relativa a los bienes de uso que sean de su interés con el objeto de fortalecer el cumplimiento de su mandato legal.

39 ETAPA DE SEGUIMIENTO/MONITOREO Revisiones por parte de Auditoría Interna. Monitoreo por un tiempo prudente del equipo líder, sobre el cumplimiento de las acciones comprometidas. Comunicación permanente entre los diversos actores en el ámbito del activo fijo. Recuerden que el uso de la Guía de Activo Fijo esta hecha para una utilización permanente en el tiempo.

40 CASO DE EJEMPLO Un servicio centralizado se encuentra utilizando 5 propiedades de la cuales solo una se reconoce contablemente. Qué procedimiento aplicaría respecto de las 4 propiedades no contabilizadas?

41 CASO DE EJEMPLO TAREAS A REALIZAR DE LA GUÍA PRÁCTICA DE ACTIVO FIJO. Al respecto, se aplicó la Tarea N C13, procediendo a solicitar información al SII, CBR y MBN, los dos primeros precisaron que dichos bienes eran de propiedad del MBN (Fisco), por su parte el MBN indicó que estos estaban asignadas al RUT institucional.

42 GRACIAS