DISTRIBUYA CONOCIMIENTO

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1 DISTRIBUYA CONOCIMIENTO

2 Trabajo en equipo Cumplimiento Buena Comunicación Velocidad Control Calidad Orden Innovación Cultura Empresarial QUÉ ES EDIFY? Es una herramienta que puede cumplir las siguientes funciones dentro de la empresa: Asistente de comunicación y relacionamiento Buscador de documentos e información interna Custodio y gestor de documentos e información Emisario de eventos Vocero interno de la compañía Planificador y ejecutor de tareas rutinarias Edify I 2

3 SOLUCIONES Se pierde, olvida o desaprovecha el conocimiento generado en su organización? Accedieron a información confidencial de la empresa personas inapropiadas? Pierde tiempo y dinero rehaciendo tareas ya realizadas varias veces? Le es difícil a su organización controlar documentación con vencimiento? Busca documentos que no sabe donde se encuentran o quien los posee? DOCUMENT MANAGEMENT - KNOWLEDGE MANAGEMENT En muchas organizaciones la documentación se encuentra dispersa por toda la compañía generando lentitud en las tareas de búsqueda y control de la documentación. Edify es una herramienta que permite cargar, versionar, buscar, ordenar y controlar los documentos y cualquier contenido digital de la compañía de manera tal que sea sencillo y rápido gestionarlos. Con Edify su empresa puede manejar la actual explosión de contenidos eficientemente. Edify permite versionar los documentos y también etiquetarlos (contextualización) facilitando y acelerando las búsqueda mediante las etiquetas. Posee motores de búsqueda estándares y avanzados de acuerdo a las necesidades de cada compañía, de cada departamento, y de cada usuario. Edify también ayuda a que el conocimiento quede en la compañía y no en las personas. La sección Document Management Knowledge Management de Edify permite: Cargar contenidos digitales. Categorizar y contextualizar contenidos digitales. Versionar contenidos digitales. Registrar comentarios y puntuaciones (estrellas) a contenidos digitales. Bloquear contenidos digitales. Vincular contenidos a tipos de documentos ya creados para un área en particular de la compañía (Plantilla de documentos por ej. Contratos). Proteger el acceso a la información. Buscar documentos a través del motor de búsqueda (palabras claves, etiquetas, etc.). Tan simple como buscar en Google. Crear filtros preestablecidos para demás usuarios. Buscar usuarios creadores de un contenido. Estructurar la información mediante la creación de espacios de trabajo. Edify I 3

4 Se están llevando a cabo todos los requisitos legales? Accedieron a información confidencial de la empresa personas inapropiadas? Se cumplen las normas y los procesos corporativos en la empresa? RECORD MANAGEMENT - EDISCOVERY - COMPLIANCE MANAGEMENT Muchas organizaciones se enfrentan a una obligación cada vez mayor de adoptar un mejor Gobierno, Retención y Cumplimiento de sus procedimientos. Esta necesidad de capturar, gestionar y controlar la información corporativa eficientemente (mucha de la cual reside en documentos de negocios y correos electrónicos) está llevando a las empresas a implementar soluciones para la gestión de registros que las ayude a: Asegurar el cumplimiento de las normas y procedimientos corporativos. Asegurar que documentos u otros registros relacionados no sean accedidos por usuarios no autorizados o mal intencionados. Dirigir el cumplimiento de una gran cantidad de requerimientos legales y regulaciones. Edify provee la solución necesaria para ayudar a las organizaciones a capturar, clasificar, controlar y poner a disposición una gran variedad de registros corporativos. La sección Record Management de Edify permite: Cargar evidencias en contenidos digitales. Categorizar y contextualizar evidencias. Versionar normas o procedimientos. Bloquear evidencias. Vincular contenidos a normas y regulaciones ya creados para el área en particular de la compañía (plantilla de documentos por ej. Requerimientos legales). Proteger el acceso a la información. Buscar documentos a través del motor de búsqueda (palabras claves, etiquetas, etc.). Tan simple como buscar en Google. Excelente para los procesos de auditorías. Buscar usuarios creadores de un contenido. Estructurar la información mediante la creación de espacios de trabajo. Edify I 4

5 La comunicación en su empresa, entre clientes, proveedores y personal sigue siendo de forma reactiva mediante los medios habituales (teléfonos, s, reuniones personales)? Necesita recolectar las principales prioridades de los empleados? Sus clientes reclaman una actualización más continua del estado de los proyectos? Existen discusiones plasmadas en largas cadenas de s, imposibles de comprender? Existen dificultades de comunicación en su empresa? La comunicación interna de novedades sigue siendo mediante carteleras, s masivos o de boca en boca? SOCIAL COMMUNICATION TOOL Sin lugar a dudas, hoy en día todas aquellas herramientas que incrementen la comunicación en las compañías son bienvenidas, sea ésta interna o externa. Edify es una herramienta que refuerza la comunicación interna de la compañía y la comunicación de la compañía con sus clientes y proveedores. Con Edify, los departamentos y el personal de la compañía encontrarán un espacio donde podrán comunicar sus novedades a toda la compañía asegurándose que no se ha olvidado de nadie y que el mensaje llegará a destino. Ningún empleado podrá indicar que no se enteró de las nuevas normativas de RRHH, de algún evento o taller, o del ingreso de un nuevo compañero de trabajo. Por otra parte Edify ofrece un espacio más de comunicación con el cliente. Los clientes podrán analizar en qué estado está un proyecto, sin tener que esperar a recibir un , un llamado telefónico o una reunión con el líder de proyectos; de manera similar un proveedor podrá analizar en qué estado se encuentra la aprobación de su orden de compra. Edify además proporciona foros de discusión con los clientes. Una herramienta que no es muy utilizada en la relación de las empresas con sus clientes y sí muy usada en los foros tecnológicos. Finalmente con Edify es factible realizar rápidamente encuestas ágiles (una pregunta con 5 resultados posibles) que rápidamente den un resultado y permitan medir la temperatura de un sector. La sección Social Communication Tool de Edify permite: Informar novedades de RRHH (a toda la compañía). Informar novedades de un departamento en cuestión. Informar novedades del avance de un proyecto a un cliente. Informar novedades del avance de aprobación de una orden de compra a un proveedor. Crear foros de discusión internos y externos. Edify I 5

6 POTENCIALES USOS VENTAS Y MARKETING Su compañía invirtió tiempo y dinero en su CRM, pero aún existen piezas perdidas del rompecabezas? Edify se integra a su CRM permitiendo controlar todo el material de soporte de ventas, publicadas en un espacio central de fácil acceso desde su aplicación CRM. Además permitirá que sus representantes de ventas cuenten con una herramienta de colaboración e intercambio de conocimientos acerca de sus clientes y las preferencias de estos. Se crea la estructura (ontología) adecuada a su departamento de ventas. Se integra Edify a su CRM tal como Salesforce o Microsoft Dynamics. Los representantes de ventas pueden comenzar a acceder a todo el material de marketing y de ventas que ellos necesiten sin abandonar la interface del CRM. Los representantes de ventas pueden adjuntar s, grabaciones de llamados telefónicos, versionar documentos tales como listas de precios, lista de productos y sus especificaciones desde el CRM. Obtener documentos de acuerdos y RFP s modelos. Registrar links de Facebook, LinkedIN u otros de sus contactos. FINANZAS Y CONTABILIDAD Es necesario que alguien realice el monitoreo de vencimiento de contrato de servicios, fechas de presentación de impuestos o pagos críticos? Cómo controlar que no se olvide? Deje que Edify le indique cuando es necesario actuar de manera tal que usted tenga tiempo para seguir con su negocio. Puede etiquetar documentos para su posterior revisión y monitoreo y enviar alertas proactivas asegurando que sus procesos definidos son seguidos correctamente, cumpliendo con las necesidades del negocio. El usuario identifica y crea fechas críticas para la renovación e contratos, pagos de impuestos u otras fechas propuestas en las etiquetas de los documentos. El usuario recibe alertas mediante el emisario de eventos. El usuario actualiza los documentos cuando se realizan los cambios. El usuario puede ver todos los cambios realizados al documento históricamente y realizar pruebas de auditarías. Asegura que no se realizaron más cambios debido a que el documento estuvo lockeado. Edify I 6

7 RELACIÓN DE NEGOCIO CON EL CLIENTE (COMPRAS / LEGALES / COMERCIALES) Organizar operaciones comerciales puede ser bastante difícil debido a s perdidos, múltiples versiones de archivos o documentos y a repetidas revisiones de contratos y propuestas. EDIFY elimina el retrabajo permitiendo a todas las partes a colaborar en la misma plataforma, a acceder rápidamente a los documentos y a encontrar siempre toda la información. El administrador crea espacios de trabajo, carpetas y subcarpetas para todos los documentos del área de negocios (Propuestas, contratos, notas, etc.). El administrador crea permisos de acceso a las partes concernientes de los negocios, personal interno a la compañía, clientes, partners y otros. El administrador crea para cada documento alertas que permitirán informar a cada parte acciones que debe llevar a cabo. DEPARTAMENTO DE SOPORTE TÉCNICO Su equipo de soporte técnico pierde tiempo investigando soluciones a problemas ya resueltos? Las personas que conocen como resolver los problemas no se encuentran disponibles? Edify permite reforzar las mejores prácticas de ITIL de manera tal que todas las personas conozcan como solucionar un caso que ya fue resuelto reduciendo costos de soporte y mejorando los niveles de servicio. El administrador crea espacios de trabajo, carpetas y subcarpetas con el fin de registrar soluciones a problemas de soporte técnico. El agente que soluciona un caso, registra la solución paso a paso en Edify, etiquetando el documento con palabras claves, códigos de error, menú, pantalla etc. El agente que recibe un caso, en primer lugar busca en Edify si la solución al caso no fue registrada con anterioridad. El agente enriquece este caso con nuevos comentarios o nuevas versiones del documento. El agente deja en manos del cliente acceso a este tipo de soluciones y de instalaciones de productos. Para más información puede escribirnos a edify@edsa.com.ar Estrategias Diferenciadas S. A. Pinto 740 (7000) Tandil, Buenos Aires, Argentina. Teléfonos: Fax: / Moreno (7600) Mar del Plata, Buenos Aires, Argentina. Teléfono: Edify I 7