DIRECCIÓN de PROYECTOS

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1 DIRECCIÓN de PROYECTOS EN EL ÁMBITO DE LAS ORGANIZACIONES Curso 2010 Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 1

2 TEMARIO 1. Introducción: organización y proyecto 2. Dirección de proyectos 3. Diseño de la organización 4. Planeamiento y programación 5. Control de la ejecución 6. Perspectiva humana en la gestión Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 2

3 INTRODUCCIÓN Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 3

4 Noción de Proyecto Secuencia de actividades que van desde la idea de hacer algo hasta el término de su ejecución. - Conjunto de gente - Reunida temporalmente - Objetivos determinados - Plazos pre-establecidos - Presupuesto limitado - Especificaciones definidas Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 4

5 Concepto de Organización Sistema SOCIAL y ABIERTO orientado hacia OBJETIVOS Compuesto por : A. Subsistema TECNICO (gente que utiliza conocimientos, tecnología y equipos) B. Subsistema ESTRUCTURAL (gente que trabaja en actividades integradas) C. Subsistema PSICO-SOCIAL (gente que se relaciona socialmente) Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 5

6 Concepto de Organización Coordinados por : D. Subsistema DIRECTIVO (gente que, con una representación consciente de los fines): - Planifica, Conduce y Controla - Adopta decisiones - Hace uso eficaz y eficiente de los recursos disponibles Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 6

7 DIRECCIÓN de PROYECTOS Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 7

8 Proceso de Dirección Planeamiento Estratégico - Establecer objetivos - Definir políticas - Seleccionar estrategias Planeamiento Operativo - Diseñar planes y programas Ejecución - Empleo de la organización Control de gestión Retroalimentación Es un proceso continuo de adopción de decisiones, basado en un adecuado sistema de información Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 8

9 Decisiones: esencia del proceso de dirección Guiadas por objetivos organizacionales Orientadas hacia el futuro Riesgo e incertidumbre Requieren información Insumen tiempo y costo: - Preparación - Implementación - Control Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 9

10 Dirección de Proyectos I - Comienzos de la disciplina Objetivos a cumplir - Tiempo : optimizar plazo (Programación) - Costo : menor posible (Presupuesto) - Calidad : pre establecida (Especificaciones) Predominio de las técnicas - Gantt - Análisis de redes Dirección de Proyectos sinónimo de manejo de los instrumentos Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 10

11 Dirección de proyectos II-Nuevo ambiente empresarial Apertura de Mercados y Globalización Competencia : Nueva palabra clave El Cliente es el rey Reingeniería de las Organizaciones: - El achatamiento piramidal - La inversión de la pirámide - Tercerización La Dirección de Proyectos se corresponde de un modo ideal con el nuevo ambiente de las empresas Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 11

12 Dirección de Proyectos Es casi inevitable que el TIEMPO, COSTO y CALIDAD del proyecto terminado, difieran de las estimaciones originales. DIMENSIONES de la DIRECCION: Técnica (organización, planeamiento y programación, control) Humana (relaciones humanas, cambio, conflictos, política) MACROADMINISTRACIÓN Modelos interinstitucionales Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 12

13 Saga: Proyectos sin dirección (Existen leyes que no están escritas, pero que son más firmes que todas las normas escritas SÉNECA) No se asigna tiempo suficiente para la implementación. El cronograma comienza a desfasarse día tras día Repentinamente el gerente se da cuenta del atraso y busca un culpable Los funcionarios de las distintas áreas acusan al personal de las otras, de ser responsables del atraso del proyecto Para recuperar el tiempo, el gerente del proyecto decide acelerarlo asignando más recursos a todas las tareas que en ese momento se encuentran en ejecución Todo el mundo se apura y atropella para apresurar la ejecución de sus tareas. Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 13

14 DIMENSIONES TÉCNICAS de la DIRECCIÓN ORGANIZACIÓN PLANEAMIENTO PROGRAMACIÓN CONTROL Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 14

15 ORGANIZACIÓN de PROYECTOS Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 15

16 Organización de Proyectos Requisitos para el diseño Duración limitada Centrada en los objetivos Flexible Evolutiva Decisiones ágiles Económica Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 16

17 Organización de Proyectos Método para su diseño Establecer los objetivos del proyecto Work breakdown structure (WBS) Determinar funciones y actividades Areas sustantivas y adjetivas Definir el sistema organizacional - Unidades participantes - Centro focal o integración funcional - Linear responsibility chart Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 17

18 Organización de Proyectos Método para su diseño Agrupar las actividades - Capacidad administrativa - Criterios de asignación Alternativas de estructura orgánica - Estructuras buenas y malas? adecuadas e inadecuadas? - Alcance del poder: control, influencia o apreciación - Modelos: funcional, de proyecto o matricial Selección de una estructura ad - hoc Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 18

19 Organización de proyectos Dificultades para su diseño Conflictos de intereses - Predominio entre unidades - Control de fondos y otros recursos Discrepancias en objetivos - Unidades con propósitos discordantes - Participación parcial y falta de respaldo Descentralización - Cambio de poder centro periferia - Nuevas habilidades Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 19

20 Organización de proyectos Dificultades para su diseño Proceso de factorización - Independencia de funciones - Los jerarcas se adueñan de las partes Diferentes culturas organizacionales - Rasgos de las unidades de origen - Gente con variadas formaciones Escasez de recursos humanos - Calificación especializada - Niveles de remuneración Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 20

21 PLANEAMIENTO y PROGRAMACIÓN Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 21

22 Técnicas de planeamiento y programación de proyectos Objetivos básicos - Ordenamiento secuencial de actividades - Fechas de ejecución de las tareas - Estimación de la duración del proyecto Presentación de las técnicas - Diagrama de Gantt - Redes de flechas : CPM - Redes de flechas : PERT Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 22

23 Técnica de Gantt Ventajas - Fuerza la definición de objetivos - Promueve la asignación de responsabilidades - Previene la omisión de tareas - Permite planear y programar Desventajas - No muestra relaciones entre tareas - No exhibe secuencias de actividades - Imposible evaluar impactos de atrasos - Dificultades frente a actividades numerosas Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 23

24 Planificación y programación: CPM y PERT Definición de tareas a diseño de la red Innovación - Separa las funciones: planificar y programar Ventajas - Instrumento de planificación, programación y control sistemáticos - Muestra la secuencia y dependencia de las tareas - Mejora la comunicación entre los participantes - Permite simular vías de acción alternativas - Determina la duración mínima y las actividades críticas Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 24

25 Planificación y programación CPM y PERT Desventajas - Infraestructura administrativa adecuada - Disponibilidad de información suficiente - Recursos humanos calificados - Costos adicionales de administración - Carácter dinámico y no infalible Es de aplicación en proyectos complejos Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 25

26 Planificación y programación CPM y PERT Etapas de la planificación 1 - Identificación de las actividades 2 - Establecimiento de las secuencias 3 - Diseño del gráfico - red Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 26

27 Planificación con CPM y PERT 1. Identificación de las actividades ACTIVIDAD Ejecución de una tarea que demanda tiempo y recursos EVENTO Instante que señala el inicio o fin de una actividad - Niveles de desagregación - Pautas para identificar las actividades : * Definir los objetivos finales y las condiciones iniciales de partida * Desglose estructural del trabajo (WBS) Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 27

28 Planificación con CPM y PERT 2. Establecimiento de las secuencias 2.1. Relaciones entre las actividades * Precedencia Tareas que necesariamente deben ejecutarse inmediatamente antes * Concomitancia - Actividades que pueden realizarse en forma simultánea * Subsecuencia Tareas que necesariamente deben realizarse inmediatamente después Tabla de secuencias Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 28

29 Proyecto de Riego Planificación LISTADO DE LAS ACTIVIDADES CODIGO DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD DURACION A Desarrollo de la encuesta preparatoria 2 B Construcción del embalse 10 C Trabajos de movimiento de tierra 12 D Construcción de las tomas de agua 5 E Elaboración del plano de drenaje 9 F Construcción de los canales de drenaje 12 G Construcción de los caminos de superficie 3 Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 29

30 Proyecto de Riego Planificación RELACIONES ENTRE LAS ACTIVIDADES - Las encuestas preparatorias (A) deben terminarse antes de iniciar la construcción del embalse (B), los trabajos de movimientos de tierra (C) y la elaboración de los planes de drenaje (E). - Los trabajos de movimientos de tierra ( C ) deberán estar terminados antes de comenzar la construcción de las tomas de agua ( D ). - La construcción de los caminos de superficie (G) no puede comenzar antes de la finalización de los trabajos de movimientos de tierra ( C ). - Los planos de drenaje ( E ) deben prepararse antes de la construcción de los canales de drenaje (F). Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 30

31 Planificación con CPM y PERT 3. Normas de diagramación de la red - Las actividades se representan por flechas - El principio y fin de cada tarea se representa con un círculo o nodo - Un mismo par de nodos nunca puede identificar más de una tarea - La numeración de los nodos es creciente - Existe un solo nodo inicial y un único final - Todas las actividades que llegan a un nodo son necesariamente precedentes de las que parten de él - No pueden existir circuitos - Debe evitarse las flechas cruzadas Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 31

32 Planificación con CPM y PERT 4. Montaje de la red - Matriz de secuencias: a) precedencias (columnas) b) subsecuencias (filas) - Niveles de dibujo y actividades a incluir Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 32

33 Programación CPM y PERT Introduce la duración de las actividades - CPM : Tiempos determinísticos - PERT: Tiempos probabilísticos Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 33

34 Programación CPM y PERT Momento temprano (de un nodo) - Fecha en que se completan todas las actividades que conducen a dicho nodo Momento tardío (de un nodo) - Fecha más tarde permisible en que debe verificarse el suceso, cuando el propósito es no postergar la finalización del proyecto Camino crítico - Es la ruta de mayor duración entre todos los caminos que parten del nodo inicial y llegan al suceso final Tiempo total disponible (para una actividad) - Lapso comprendido entre la fecha más temprana posible de inicio de la tarea y la fecha más tarde permisible para su terminación Holgura total - Es el lapso en que el tiempo total disponible para ejecutar una tarea supera a su duración Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 34

35 Programación CPM y PERT Actividad crítica - Tarea cuya duración coincide con el tiempo disponible para su ejecución, por lo que su holgura total es nula Holgura libre - Tiempo disponible después de ejecutar una tarea si todas deben comenzar en sus momentos tempranos Holgura dependiente - Holgura remanente calculada con el supuesto de que la tarea precedente ha terminado en su momento tardío Holgura independiente - Margen sobre la duración de una tarea cuando la precedente finaliza en su momento tardío y la subsecuente debe comenzar en su momento temprano Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 35

36 CONTROL de PROYECTOS Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 36

37 Control de la ejecución (Organizaciones que aprenden) Problema semántico - Evaluación ex post, revisión posterior a la ejecución, auditoría post inversión, seguimiento, monitoreo Objetivos - Verificar cumplimiento de tiempo y costo - Aprendizaje organizacional Características - Por qué y cómo ocurrieron los desvíos - Orientado al futuro Oportunidad - Control de la inversión - Control de los resultados del proyecto Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 37

38 Seguimiento y Control en el Régimen Promocional Propósitos Vigilar el cumplimiento de los compromisos empresariales Características Función externa a las empresas La Administración distribuye premios y castigos entre las empresas: si hay incumplimientos imponen sanciones; si se exceden las metas amplía los beneficios La información para el control proviene de las empresas Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 38

39 Seguimiento y Control en el Régimen Promocional Operación del sistema Información que presentan las empresas Incumplimientos Márgenes de tolerancia Sanciones por incumplimiento Recategorizaciones Organización institucional COMAP: Unidad Ejecutora principal Otras entidades participantes Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 39

40 DIMENSIONES HUMANAS de la DIRECCION Ambiente de cambio Importancia de la comunicación Manejo de conflictos Capacidades políticas El nuevo director de proyectos Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 40

41 AMBIENTE de CAMBIO Los proyectos son procesos de cambio Resistencia innata a los cambios? Un modelo general de cambio Tipos de poder y éxito en los cambios Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 41

42 IMPORTANCIA de la COMUNICACION Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 42

43 MANEJO de CONFLICTOS Proyectos: un entorno conflictual Autoridad y poder: Teorías X e Y Administración de Conflictos - No existe un método único - Tipos: funcionales y disfuncionales - Formas de resolución Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 43

44 CAPACIDADES POLÍTICAS Política: es el proceso por el cual se intenta lograr objetivos a través de la conciliación y la influencia. Política y tipos de poder - Control, influencia y apreciación Contendores políticos - Superiores, pares, jefes funcionales, clientes, proveedores y otros Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 44

45 Capacidades políticas Guías para la acción: Paso 1 - Desarrolle una actitud positiva hacia la política Paso 2 - Funde cimientos sólidos para la acción política desarrollando una base de autoridad Paso 3 - Identifique los elementos clave del entorno Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 45

46 Capacidades políticas Guías para la acción: Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 46

47 EL NUEVO DIRECTOR DE PROYECTOS Perspectiva enriquecida - De Jefe a Gerente Ampliación de los objetivos - La satisfacción de los clientes Necesidad de nuevas capacidades - Conocimientos hard - Conocimientos soft Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 47

48 Rasgos del nuevo gerente Decálogo del gerente ideal 1. Tener una cabal comprensión de los objetivos del proyecto 2. Ser capaz de entender las necesidades de su equipo 3. Estar alerta a los detalles 4. Tener fuerte compromiso con el proyecto 5. Poseer gran capacidad de negociación Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 48

49 Rasgos del nuevo gerente Decálogo del gerente ideal 6. Ser capaz de enfrentarse a traspiés 7. Ser consciente de los costes y poseer las capacidades empresariales básicas 8. Ser práctico y orientado al logro de resultados 9. Tener alta tolerancia a la ambigüedad 10. Ser político Curso de Proyectos de Inversión Julio C. Porteiro 49