Aplicación de Buenas Prácticas y Especialistas -- Manual de usuario Octubre 2006

Transcripción

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2 2 I N D I C E 1. Introducción Acceso a la aplicación: Perfiles de acceso Base de datos de Buenas prácticas: Base de datos de Especialistas: Buenas prácticas Menú de usuario: Introducción de Buena Práctica: Consulta de Buenas Prácticas aprobadas: Consulta de buenas prácticas pendientes de enviar Base de datos de Especialistas Perfil Usuario: Introducción de Especialista: Consulta de Especialista: Modificación de los datos Borrado de un Especialista... 28

3 3 1. Introducción Uno de los objetivos para la dinamización de las Asambleas Locales es el establecimiento de mecanismos y herramientas automatizadas para compartir el conocimiento. Actualmente el conocimiento reside en las personas de la organización; por lo que la creación de una base de datos de Buenas Prácticas permitirá el acceso a esa información desde todos los ámbitos. La base de datos de Buenas Prácticas y Especialistas se considera una herramienta útil para compartir el conocimiento entre las personas de Cruz Roja Española. En esta base de datos se recogen dos tipos de información: Buenas prácticas: Prácticas realizadas en cualquiera de los ámbitos (provinciales y locales) y que por sus características son susceptibles de ser aplicadas en otro lugar. Especialistas: Personas de referencia a las que dirigirse en caso de necesitar ayuda para el desarrollo de la actividad en las diferentes áreas: Voluntariado, Intervención Social, Captación de fondos, etc.

4 4 2. Acceso a la aplicación: El acceso a la aplicación se realizará desde el portal de Cruz Roja, en el espacio reservado para INTRANET, y en MIS APLICACIONES. Será imprescindible ser usuario de Intranet con privilegios de acceso a la Aplicación Buenas Prácticas y Especialistas. Ventana con el acceso a la aplicación desde Intranet.

5 5 3. Perfiles de acceso En la aplicación existen varios perfiles de usuario que podrán realizar una u otras acciones. 3.1.Base de datos de Buenas prácticas: Usuario buenas prácticas: Los usuarios podrán acceder a la base de datos para realizar consultas de la información y para introducir las buenas prácticas que decidan compartir. Coordinador / Secretario provincial: Valida que la asignación de Plan/Programa/Proyecto establecida por el usuario sea correcta y, por otro lado, asigna el departamento al que enviar la práctica para su validación. Coordinador / Secretario autonómico: Visualiza las prácticas pendientes de validar por los Coordinadores / Secretarios Provinciales y realiza su seguimiento. Gestor de buenas prácticas: Los gestores de buenas prácticas (uno por departamento de la Oficina Central) analizan las prácticas recibidas de su competencia, las aprueba como buena práctica para poder ser consultadas en la Intranet.También puede hacer el mantenimiento (modificación y eliminación) de las prácticas. En caso de recibir prácticas que no son de su competencia las podrá reenviar al departamento correspondiente, modificando el mismo.

6 6 3.2.Base de datos de Especialistas: o Gestor de especialistas: El perfil de Gestor de especialistas es el único que tiene la posibilidad de actualizar o eliminar información registrada por los distintos usuarios en la base de datos de Especialistas. o Usuario especialistas: Los usuarios de los distintos ámbitos podrán acceder para realizar consultas, introducir nuevos especialistas y modificar o suprimir su propia información registrada Los perfiles de Base de datos de Buenas Prácticas y Especialistas son independientes, así un Gestor de Especialistas puede ser cualquier perfil de la base de datos de Buenas Prácticas. Dependiendo del perfil se tendrá un nivel de acceso a las diferentes partes de cada una de las dos gestiones: Buenas Prácticas y Especialistas.

7 7 En el cuadro adjunto se pueden ver los distintos niveles de acceso para la Base de Datos de Experiencias. Usuarios Coord./Sec. Coord./Sec. Gestor de Provincial (Admin) Autonómico (Admin) Buenas Prácticas (Admin) Incorporación BP SÍ SÍ SÍ Sí Validación Plan/ Programa/ Proyecto Asignación del departamento Consulta de prácticas pendientes de validar Consulta de prácticas pendientes de aprobar Consulta de buenas prácticas (aprobadas) Seguimiento de las prácticas pendientes de validar de la autonomía Aprobación de la buena práctica Mantenimiento de las buenas prácticas SÍ SÍ Sí SÍ SÍ SÍ SÍ SÍ SÍ SÍ SÍ SÍ Matriz :Perfiles / Funciones.

8 8 En la cuadro que abajo se adjunta, se pueden ver los distintos niveles de acceso para la Base de Datos de Especialistas. Usuarios Gestor Especialistas (Admin) Incorporación Especialista SÍ SÍ Consulta de Especialistas SÍ SÍ Modificación de los datos de SÍ SÍ especialista por el propio usuario Baja de especialista por el propio usuario Modificación de los datos de todos los especialistas Baja de especialistas Matriz: Perfiles / funciones. SÍ Sí SÍ SÍ

9 9 La aplicación está compuesta por dos opciones fundamentales e independientes entre si, a las que se accede a través de un menú situado en la parte superior de la pantalla: o Buenas Prácticas o Especialistas 4. Buenas prácticas Menú de usuario: Introducción de buena práctica Consulta de buenas prácticas aprobadas Consulta de buenas prácticas pendientes de enviar

10 10 2. Especialistas Introducción de especialistas 2.2. Consulta de especialistas

11 Introducción de Buena Práctica: El formulario de Introducción de Buena Práctica consta de dos partes: Datos de la Buena Práctica: En la que se asignará por parte del Usuario que introduzca la Buena Práctica, los datos correspondientes al Plan, Programa y Proyecto, así como el título y la descripción de la misma. o Los campos: Plan, Programa y Proyecto, serán elementos que se seleccionarán de Listas de Valores. o Los campos: Título y Descripción, serán elementos de texto libre. Ventana con la pantalla de Introducción de Buena Práctica.

12 12 Datos del Contacto: La otra parte es la del contacto. Esta se refiere a la persona de contacto, o que puede darnos más información sobre la Buena Práctica introducida. Esta persona tiene que estar dada de alta en la base de datos de Cruz Roja como usuario de Intranet. Una vez se rellenen los campos solicitados se irá seleccionando de la lista desplegable las personas que se correspondan con los datos introducidos y aparecerá un botón de Añadir. Cuando se pulsa el botón Añadir, los datos de la persona seleccionada aparecerán en la página principal y la ventana Localizar Contactos se cerrará. La aplicación buscará a los usuarios de Intranet tal y como estén grabados en el base de datos. Ej. Si estamos dados de alta en la base de datos con el tipo de documento NIF, únicamente localizará este registro cuando realizamos la búsqueda por este mismo tipo de documento.

13 13 Al pulsar Grabar, la aplicación nos muestra un mensaje en el que se nos recuerda que tenemos que adjuntar la ficha plantilla de la Buena Práctica ya cumplimentada.

14 14 En esta misma pantalla disponemos de dos botones que son: Cuando se pulsa el botón de Adjuntar documentos se abre un formulario en el que se podrá elegir el tipo de archivo a adjuntar (la aplicación admite: doc, txt, xls, ppt, zip, pdf). El siguiente paso será seleccionar un archivo pulsando en el botón Examinar, desde el cual se podrá explorar en el disco duro y escoger el archivo que se quiera adjuntar. Una vez seleccionado el archivo se pulsará el botón Añadir y si todo ha ido bien se mostrará una pantalla con un mensaje informando al usuario de que todo el proceso se ha realizado correctamente. Podemos incorporar varios documentos, además de quitarlos cuando tengamos que hacerlo. Será esta opción la que tengamos que utilizar para adjuntar la FICHA PLANTILLA que tenemos que cumplimentar con cada Buena Práctica.

15 15 Si pulsamos este botón la aplicación nos abre la ficha plantilla que podemos guardarla en nuestro ordenador, cumplimentarla, y mediante el botón Insertar Documentos, adjuntarla a la Buena Práctica.

16 16 1.Datos Datos de la buena práctica Título Área / Plan Programa Proyecto 2.Origen/ Punto de partida Describe la situación antes del lanzamiento de la iniciativa y los principales problemas identificados. Describa con precisión las prioridades del grupo meta afectado, como se establecieron y a quienes involucraron en su definición. 3.Diseño de la Buena Práctica Planificación y metodología Elabora un resumen de los principales objetivos y de la estrategia puesta en marcha para cumplirlos. Es importante que describas tanto el proceso de definición de la estrategia como los actores involucrados así como los descriptores que se mencionan a continuación) Objetivo Vinculación con el Plan de Acción de CRE Desarrollo y Metodología Temporalización Inicio Finalización Destinatarios / as Ámbito territorial

17 17 4.Evaluación ( herramientas e Indicadores) Resultados Explica hasta que punto se cumplieron los objetivos prefijados y como se midió el nivel de satisfacción del grupo meta (cualitativamente y/o cuantitativamente). Explique los objetivos que no se cumplieron o los que se cumplieron solo parcialmente, y trate de analizar las causas. Presenta eventuales positivas (efectos no previstos) que se generaron de la iniciativa Presente las etapas de puesta en marcha e implementación de la iniciativa, los problemas encontrados a lo largo de cada etapa y como se encararon (con o sin solución). Describe la participación de cada actor en cada etapa del proceso, el procedimiento de toma de decisiones y el equilibrio de responsabilidades. Describe como se involucró el grupo meta y la comunidad local en su conjunto. Presenta las principales herramientas de trabajo utilizadas, los métodos y técnicas de trabajo, prestando especial atención a los que se consideran más innovadores 5.Financiación Explica como fueron movilizados los recursos financieros, técnicos y humanos y de donde provinieron, incluyendo cualquier asistencia bilateral o multilateral. Especifica los actores clave, organizaciones o instituciones responsables de administrar los recursos. Fuentes de financiación Coste Recurso materiales y humanos

18 18 6.Valoración Puntos fuertes Fortalezas y oportunidades Puntos débiles Debilidades Lecciones aprendidas Explica las principales lecciones aprendidas con esta experiencia y como estas lecciones han sido o están siendo tomadas en consideración para la definición de futuras políticas, iniciativas y proyectos Sostenibilidad Explica hasta que punto se alcanzó el equilibrio entre los factores políticoinstitucionales, financieros, económicos, sociales, culturales y medioambientales y como se piensa mantenerlo en el tiempo. Transferibilidad Explica si considera que esta experiencia se pueda transferir a otros territorios y como, según su opinión, otras comunidades locales podrían beneficiarse de esta iniciativa. 7.Perspectivas de futuro 8.Soportes que se adjuntan para su presentación

19 Consulta de Buenas Prácticas aprobadas: La búsqueda de buenas prácticas estará disponible a todos los usuarios de la Intranet de los distintos ámbitos de Cruz Roja que tengan acceso a esta aplicación. La consulta permite la localización de buenas prácticas a través de los siguientes criterios: - Departamento Responsable: DepartamentoDatos de la actividad: Área o Plan, Programa o Proyecto. - Palabra clave del Título: A través de una palabra clave buscada en el título.otras palabras clave: A través de palabras claves buscadas en el campo descripción.

20 20 Una vez seleccionado el criterio de búsqueda se pulsa el botón de Buscar y aparecerán si es que hay, los resultados correspondientes a la búsqueda. Figura 8. Resultados de la búsqueda La información de la Experiencia que se va a mostrar por pantalla va a ser Plan / Programa / Proyecto, Título, Persona de Contacto y Fecha de incorporación en el programa. Para acceder al detalle de la Buena Práctica se pulsa sobre el Plan, esto llevaría a la pantalla de Detalle, en la que se puede consultar todo el texto de la misma, así como los posibles archivos adjuntos que tenga. Detalle de la Experiencia

21 21 Para ver los archivos, si es que hubiera, se pulsará sobre el botón de Ver Archivos, que abrirá un formulario con los archivos de los que se disponen, pulsando sobre el nombre de algún archivo se abrirá una ventana que preguntará si el archivo se quiere abrir o guardar en el disco duro. Formulario con los archivos adjuntos a la Experiencia Consulta de buenas prácticas pendientes de enviar En esta opción se realizan las consultas de las buenas prácticas que todavía NO se han enviado para que el Coordinador o Secretario Provincial o Autonómico LAS VALIDE. Las buenas prácticas solo se podrán modificar antes de que se envíen para su validación. Una vez se hayan enviado las Buenas Prácticas, pasarán al estado de Pendientes de Validar.

22 22 5.Base de datos de Especialistas En este módulo hay dos perfiles diferenciados, el de Usuario y el de Gestor de Especialistas. El Usuario podrá incorporar un especialista, consultar todos los especialistas y darse de baja a sí mismo como especialista, así como cambiar sus datos. El Gestor de Especialistas podrá incorporar, modificar y suprimir a todos los especialistas de la base de datos. 5.1.Perfil Usuario: A todas las funciones del Usuario se puede acceder a través del menú situado en la parte superior de la pantalla Introducción de Especialista: Para introducir un especialista hay que completar un formulario con los datos correspondientes a la persona de contacto y además la especialidad a la que se quiere asignar esa persona. Introducción de Especialistas. Para localizar persona habrá que seguir el mismo método que para Localizar Contacto.

23 23 Se irán seleccionando Plan, Programa, Proyecto, así como la descripción de la especialidad y luego se pulsará grabar. Datos del especialista. Una vez que se grabe el especialista aparecerá una pantalla con un mensaje informando de que todo ha ido correctamente Consulta de Especialista: La consulta de especialistas puede realizarse por tres criterios de búsqueda: Experiencia, Persona, Palabra Clave. Cada una de estas opciones incluye campos de búsqueda distintos. La búsqueda por Experiencia, se hará por los siguientes campos: Plan, Programa, Proyecto, Oficina Autonómica, Oficina Central, Asamblea Búsqueda de especialistas por experiencia

24 Versión Usuario La búsqueda por Persona, se hará por los siguientes campos: Primer Apellido, Segundo Apellido, Nombre, Oficina Autonómica, Oficina Central, Asamblea 24 Búsqueda por Persona

25 25 La búsqueda por Palabra Clave, se hará por los siguientes campos: Palabra Clave, Oficina Autonómica, Oficina Central, Asamblea Búsqueda por palabra clave. Si se obtiene algún resultado se mostrará la siguiente información de cada uno de los especialistas: Nombre y Apellidos, Plan, Programa, Proyecto y Descripción.

26 26 Para acceder al detalle del especialista habrá que pinchar en el enlace del nombre de la persona. Se mostrará la información del especialista en modo no modificable. Detalle del especialista.

27 27 Además de estas funciones podrá darse de baja a sí mismo y modificar sus propios datos Modificación de los datos. Una vez encontrado el especialista que se está buscando, se selecciona y se pulsa en el botón de modificar, se mostrará una pantalla con los campos que se pueden modificar. Pantalla de modificación de especialista.

28 28 Una vez hecha la modificación se pulsará el botón Modificar, si todo ha ido correctamente se mostrará un mensaje informando que la modificación ha ido bien Borrado de un Especialista Una vez encontrado el especialista que se está buscando, se selecciona el y se pulsa en el botón de Suprimir, si no ha ocurrido ningún error al suprimir se mostrará una mensaje informando de que todo ha dio bien. Septiembre, 2006