Gobierno Electrónico

Transcripción

1 Gobierno Electrónico Análisis y abordaje organizacional para un proyecto de gobierno electrónico 14 de Diciembre del 2006 Luján Gurmendi

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4 Cambios?

5 Qué queremos?

6 Porqué e gobierno? Está de moda Todos están trabajando en esto, seguro que es importante y útil Va a facilitar los servicios de gobierno No quisiéramos estar atrás de todos Se reducen costos para los indivuduos y para las empresas en las interfaces con el gobierno Pensamos que reduce costos para el gobierno Reduce la corrupción y lucha contra la pobreza Mejorará la democracia Es una herramineta para la transformación del sector público que ayuda a eliminar burocracia

7 Qué es e gobierno? El E-gobierno E gobierno es aplicar Tecnología de información y comunicación a todos los aspectos de un gobierno donde tenga sentido para mejorar eficacia y efectividad en el logro de políticas y resultados.

8 Gobierno - Tecnología La tecnología por si misma no transforma el gobierno, pero el gobierno no puede cubrir las expectativas modernas de los ciudadanos sin ella.. La visión es que el gobierno se logrará transformar a través del uso de la tecnología. De Transformational Government enabled by technology Cabinet Office, 2005 Reino Unido

9 Ejemplo: Colombia Secretaría de Hacienda /portal/page?_pageid=33,1&_dad=portal&_ =33,1&_dad=portal&_sche ma=portal Portal para los ciudadanos del Distrito Capital de Bogotá (Colombia)donde se pueden realizar, vía internet,, las siguientes actividades: Consultar e imprimir el recibo de impuesto de vehículos Liquidador de impuestos, Pagar los impuestos.

10 Ejemplo: Méjico en línea México en Línea es el programa e-radiofónico del Sistema Internet de la Presidencia, donde se abordan temas desde la perspectiva del Gobierno del Cambio.

11 Ejemplo: España - Portal del DNI electrónico Portal con todo lo referente al DNI Electrónico en Es-paña. Incluye: Presentación, guía básica, plan de despliegue, cómo utilizarlo, obtención del dni, marco legal, política de certificación, autoridades de vali-dación, glosario, entre otros aspectos.

12 Argentina Decreto 378 del 27 de Abril del 2005 Documento electrónico Transparencia Mejor servicio al habitante y ciudadano Mejor gestión pública Apoyo al desarrollo Participación Reducción de costos Integración a la economía mundial Servicios web Tramitación electrónica

13 Necesidad de Objetivos claros Definición de una estrategia para el e gobierno

14 Porqué se necesita una estrategia para el e gobierno? Para acompañar las metas de desarrollo de gobierno, no sólo el empujón de tecnología Para crear la política y el marco institucional apropiado desde el inicio. Para aumentar al máximo la efectividad de las iniciativas de TICs dentro del Gobierno. Para optimizar los costos de las TICs en el gobierno Para generar ahorros aplicando TICs en el procesamiento (backend) de los datos Para desarrollar sistemas sustentables a partir de experiencias piloto, de manera de hacer proyectos escalables Para diseñar la arquitectura de tecnología (la infraestructura, los datos, las normas) para el sector público apropiados Para integrar áreas y brindar servicios a las personas a través de los canales comunes.

15 ESTRATEGIA GOBIERNO ELECTRÓNICO PROYECTOS

16 Ejemplo: Red de conocimiento en el Sector Público La integración y el compartir información en multi organizaciones gubernamentales envuelve inter acciones complejas con contextos social y tecnológico. Las organizaciones deben establecer y mantener relaciones cooperativas en donde el conocimiento compartido es crítico para resolver numerosos temas relacionados con la definición de datos y estructuras, diseño de distintas bases de datos, una alta variedad de calidad de datos e incompatibles infraestructuras de redes. Este proceso de integración a menudo envuelve nuevos procesos de trabajo y cambios organizacionales. Ellos están embebidos en grandes contextos políticos e institucionales con sus objetivos.

17 Estrategia de e gobierno? 1. Marco conceptual 2. Desarrollo 3. Proceso de implementación 4. Medición de resultados

18 Marco Conceptual para una estrategia de E-Gobierno Dimensiones Liderazgo Recursos humanos Reglas y Reforma institucional Tecnología Presupuesto Salidas E-Governance: Marco Legal, TIC Reglas - Estandares Conectividad & infraestructura para procesamiento de datos Infrastructura institucional para Servicios Aplicaciones orientadas al cliente Aplicaciones de gobierno en el Back-End Objetivos TRANSPA- RENCIA SERVICIOS EFICIENCIA ECONOMIA

19 Estrategia de E-Gobierno: E Proceso (1) Definir la visión n y objetivos Establecer el liderazgo a alto nivel Establecer prioridades en consonancia con los recursos económico Asegurar el soporte político Establecer mecanismos de participación n de los sectores Establecer que servicios de gobierno son prioritarios Asegurar el presupuesto Establecer asociaciones con el sector privado

20 Estrategia de E-Gobierno E : Proceso (2) Diseñar la infraestructura técnica, la compartición n de datos y la infraestructura de los servicios a desarrollar. Priorizar proyectos Desarrollar un plan de implementación n con tiempos. Asegurarse que todos los involucrados compran el plan. Hacer mediciones y publicar el nivel de avance. Evaluar resultados y hacer las correcciones necesarias. Implementación n de la estrategia en etapas (Proyectos( Proyectos).

21 Chile ChileCompra El 85% de las empresas que se adjudican licitaciones en ChileCompra son MIPEs. El Director de Compras Públicas dio a conocer en La Serena el Informe MIPE ChileCompra , documento que expone la situación de las micro y pequeñas empresas en el mercado de las compras públicas, su nivel de participación a nivel regional y las oportunidades de negocio que ofrece esta plaza de negocios virtual. 27/04/2006

22 Ejemplo: Gobierno de Chile Estableció ChileCompra para las compras del gobierno, como parte de su esfuerzo para combatir la corrupción, automatizando los procedimientos de adquisiciones. El sistema permite al público ver en que servicios y productos el gobierno está gastando el presupuesto, que compañías son las proveedoras. Integra la gestión de compras

23 Servicio (Gestión) integrada

25 Que necesitamos? Cada Proyecto de gobierno electrónico requiere Compromiso político Total comprensión del problema Clara definición de lo que se busca Conocimiento y experiencia Esfuerzo Recursos humanos capacitados Presupuesto

26 Un ejemplo: Korea del Sur En la última década Korea del Sur ha impulsado la conección electrónica entre las personas y los servicios de gobierno. Ejemplos : Obtención de permisos de construcción Inscripción de los estudiantes usando Internet Adoptaron banda ancha y tecnología de punta y esto supuso un uso masivo en e government. No estaban listos para la atención al público Por la complejidad de los procesos Por la coordinación entre agencias Existe tecnología y compromiso político. Falta integración de la gestión

27 Servicio (Gestión) integrada?

28 Ejemplo: Re definición de la relación entre los ciudadanos y el gobierno - Egipto Egipto concentra su atención en transparentar los servicios del gobierno. Por ejemplo los procedimientos para registrar nacimientos y tener certificados de nacimientos y muerte son ahora mas transparentes (accesibles vía telefónica e Internet). Fortalece el poder ciudadano y elimina la forma tradicional (ad doc) de relacionarse con los agentes de gobierno. Responde a Necesidades

29 Servicios Electrónicos - UK El objetivo de las agencias del gobierno británico es que pongan disponibles sus servicios en línea para el Los servicios electrónicos incluyen diferentes canales: Servicios de telefonía personalizados (Call centers) Atención telefónica automática E mail Web EDI (Intercambio Electrónico de Datos, Computadora a Computadora) Televisión inter activa Pago electrónico de transacciones Declaraciones del Primer Ministro, Tony Blair (Año 2000) Tiempo y Planificación

30 24/7 Agencia - Suecia Las tecnologías modernas de información nos permite crear una sociedad cuyas agencias están siempre abiertas al público.... Hace que la administración pública esté mas orientada al público. Hace posible llegar a las agencias en el momento en que las personas necesitan hacerlo, lo cual no coincide siempre con el horario de oficina. Extender la tecnología a las agencias de gobierno, contribuye al desarrollo tecnológico y ayuda a Suecia a ser mas competitiva como nación Párrafo de un discurso del Ministro de Administración Pública (Año 2000) Necesidad de: Relación entre agencias Cambio de procesos

31 Resumen Existe tecnología y compromiso político. Falta integración de la gestión Korea del Sur Necesidad de: Relación entre agencias Cambio de procesos Suecia Tiempo y Planificación UK Fortalece el poder ciudadano y elimina la forma tradicional (ad doc) de relacionarse con los agentes de gobierno. Responde a Necesidades Egipto Integra la gestión de compras Chile

33 Proyecto Socio - Técnico

34 Variables que intervienen Procesos RRHH Cultura Valores.. Jerarquías Roles.. Costo Asignación de recursos Tecnología Servicios Sitios web Redes Sw Hw Tiempo Calidad Datos Procesos Servicios Tiempos políticos

35 Algunas Restricciones Resistencia al cambio Dificultades para identificar las necesidades Temor a perder el control Procesos no muy bien definidos Responsabilidades no bien estipuladas Desarrollo de software

36 Formas de resolver algunas restricciones Comunicación Comunidades de práctica Trabajo en equipo Participación Transparencia, Etc.

37 Comunicación Expositor Mensaje Medio Receptor Retro alimnetación Rta.

38 Formas de resolver algunas restricciones Comunicación Comunidades de práctica Trabajo en equipo Participación Transparencia Etc.

39 Comunidades de práctica Operan como un sistema social de aprendizaje donde los participantes se reúnen para resolver problemas, compartir ideas, establecer estándares, construir herramientas y desarrollar relaciones entre pares Se comparten prácticas y experiencias significativas Se tejen mecanismos de confiabilidad y transparencia Se crean ámbitos donde las ideas fluyen fácilmente

40 Ejemplo: SIU Comites de usuarios / Comites de Desarrollo Se viene trabajando desde 1997 con estas Comunidades de Práctica Grupos de personas que comparten objetivos, valores y conocimiento Participan representantes de la UUNN (técnicos informáticos, especialistas en una temática en particular, directores de RRHH, directores de alumnado, etc.) No es jerárquico Se toman decisiones en conjunto Se mantienen reuniones presenciales y virtuales Se motiva a que se armen estas comunidades en cada universidad de manera de trasmitir y lograr un participación de todos sus miembros Se comparten experiencias destacando las mejores prácticas

41 Qué significa esto? Trabajo colaborativo, Trabajo en red Valores compartidos Conocimiento como Capital Compromiso Cooperación Reuniones presenciales y virtuales

42 Algunos resultados El SIU ha realizado más de 750 implementaciones de los distintos sistemas desarrollados. Los servicios que ofrecen algunos sistemas son utilizados por más de alumnos. Se conformó una base de datos unificada de libros (BDU) de más de registros, contribución de 51 agencias de gobierno. Se redujeron tiempos de procesos en forma significativa (ejemplo: cierre de ejercicio, liquidación de haberes, inscripción a una materia, etc.)

43 Diversidad de productos y servicios MARC 21

44 Que ventajes ofrecen las CoPs? Colaboran a profesionalizar su trabajo Comparten conocimiento Cambian la cultura de trabajo Controlan los avances del SIU Establecen mecanismos de coordinación efectivos Promueven la transparencia Fortalecen la cooperación y coordinación entre instituciones de gobierno Impulsan el desarrollo de gobierno electrónico Fortalecen la gestión en cada institución

45 Formas de resolver algunas restricciones Comunicación Comunidades de práctica Trabajo en equipo Liderazgo Participación Capacitación Transparencia Etc.

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47 Formas de resolver algunas restricciones Comunicación Comunidades de práctica Trabajo en equipo Liderazgo Participación Capacitación Transparencia Etc.

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51 SISTEMAS DE INFORMACIÓN

52 INTERRELACIÓN DE COMPONENTES QUE CAPTURAN, ALMACENAN, PROCESAN Y DISTRIBUYEN INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES, CONTROL, ANÁLISIS Y PLANIFICACIÓN. SISTEMA DE INFORMACIÓN Insumo Almacenamiento Procesamiento Salida Producto

53 RECURSOS DEL MEDIO AMBIENTE ORGANIZACIÓN FORMAL ESTRUCTURA JERARQUÍAS DIVISIÓN DEL TRABAJO REGLAS PROCEDIMIENTOS PROCESOS DERECHOS/OBLIGACIONES PRIVILEGIOS/ RESPONSABILIDADES VALORES NORMAS PERSONAS PRODUCTO AL MEDIO AMBIENTE Captura Elaboración Muestra INFORMACION

54 Captura Actúa como sensor de la organización Se pueden producir muchos errores Es costosa Existen nuevas tecnologías que ayudan a mejorar esta captura Es aconsejable capturar los datos en el lugar donde se producen

55 Elaboración Almacenamiento Aplicación de funciones (cálculos, funciones estadísticas, selección, clasificaciones, relaciones, agrupamiento, desagregación, etc.) Transmisión

56 Muestra Se debe tratar de aprovechar el potencial de la información o datos procesados y/o almacenados. Debe ser legible, útil, un recurso estratégico para la institución. Debe servir para la toma de decisiones, transparencia, análisis institucional, procesos de auto evaluación y evaluación externa.

58 Tipos de Sistemas de Información

59 SISTEMAS de INFORMACION SOPORTE GERENCIAL (SSG) Estratégico SOPORTE A DECISIONES (SSD) Gerencial CONTROL OPERATIVO Gerencia media Personal Operativo PROCESAMIENTO DE OPERACIONES (SPO) Alumnos Carreras Recursos Humanos Presupuesto Finanzas Contabilidad

60 Tipos de Sistemas de Información (1) Sistemas Transaccionales TPS (Transaction Procesing Systems) Sistemas para la Planificación de los Recursos de la Empresa - ERP (Enterprise Resourse Planning) Sistemas de Información Gerencial - MIS (Management Information System) Sistemas de apoyo a la Decisión DSS (Decision Support Systems) Sistemas de Información p/ejecutivos- EIS/ESS (Executive Information Systems/ Executive Support Systems) Inteligencia de Negocio Business Intelligence (1) Sistemas de Información en la Era Digital, Raul Horacio Saroka

61 De donde provienen la información? INTERNA De la gestión Personal Servicios Administrativa, etc. EXTERNA Ciudadanos Municipios Empresas Región Gobierno Sociedad, etc.

62 INFORMACION DEL EXTERIOR INFORMACION PARA ALTA DIRECCION INFORMACION PARA TOMA DE DECISIONES INFORMACION PARA CONTROL OPERATIVO INFORMACION ACADEMICA, ALUMNOS, ADMINISTRATIVA, EXTENCION, SERVICIOS Municipios Recursos Humanos Presupuesto Finanzas Contabilidad

63 Sistemas transaccionales Algunas Características Primeros en construirse Satisfacen los procesos diarios Interviene a nivel operativo Resuelven las operaciones de rutina, mas tediosas, y repetitivas Tratan con información estructurada Eliminan el papeleo Minimizan errores Tratan los datos desagregados

64 Ejemplo: SIU

65 Esquema de Desarrollo.Córdoba Sistema Presupuestario Contable Financiero Bibliotecas U.N.Centro Sistema Presupuestario Contable Financiero Bibliotecas U.N.Cuyo Sistema Personal y Sueldos Sistema de Alumno, graduados, aulas Encuesta Graduados Sistema Estadístico Alumnos Sistema Personal y Sueldos Sistema de Alumno, graduados, aulas Sistema Expedientes Sistema Estadístico Alumnos Personal Presupuesto Alumnos Oferta académica Personal Presupuesto Alumnos Oferta académica Publicaciones Web SIU WICHI Web, Consultas Data Warehouse Sistemas Gerenciales DataWarehouse Data Mining

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72 Servicio: Inscripción a una materia (Gestión) integrada

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76 Nuevos procesos

77 Reingeniería de Procesos Procesos Actuales Nuevos Procesos Estructura Organizacional Actual Nueva Estructura Organizacional FRACASO

78 Reingeniería de Procesos Un nuevo sistema de información puede rediseñar de manera radical los procesos para mejorar la velocidad, el servicio y la calidad. Si el proceso primero se rediseña, se pueden obtener grandes beneficios: Reorganizar Flujos de Trabajo Combinar Pasos para Reducir Tiempos Eliminar tareas repetitivas A este proceso se lo conoce como Reingeniería de Procesos. Eliminar tareas de documentación intensiva

79 Reingeniería de Procesos Concepto Informal Empezar de nuevo, arrancar de cero Abandonar procedimientos establecidos hace mucho tiempo No existen fórmulas Reingeniería Rediseñar utilizando los conocimientos y experiencias adquiridas Repensar procesos totalmente nuevos La pregunta es: POR QUÉ ESTAMOS HACIENDO ESTO Trabajo Orientado a PROCESOS

80 En el Personal

81 Impacto de los SI Influencia mutua SISTEMAS DE INFORMACION INSTITUCION Estructura Naturaleza socal -tecnológica Relación compleja entre los Sistemas de Información y la Universidad. Influencia mutua Funciones Políticas

82 LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN CAMBIAN EL EQUILIBRIO DE LA INSTITUCIÓN EN LO REFERENTE A PRIVILEGIOS, OBLIGACIONES, RESPONSABILIDADES Y SENTIMIENTOS QUE SE ESTABLECIERON DURANTE MUCHO TIEMPO

83 SI Computarizados Implementación

84 Implicancias de la implementación Niveles organizacionales Estructural organizacional Tipo de tareas y decisiones Sentimientos y actitudes de los usuarios Cultura organizacional Relaciones de poder Debido al impacto sobre toda la institución están involucrados grupos de distintos niveles de la organización

85 El fracaso de los Sistemas de Información Según estadísticas un alto porcentaje de los grandes sistemas se pueden considerar fracasos operativos aún cuando están instalados y en producción Muchas de estas fallas están relacionadas con la etapa de implementación Las instituciones deben escoger actores con características sociales apropiadas para funcionar como agentes del cambio

86 Superación de la Resistencia Estrategias orientadas a personas: Educación Persuasión- Coerción - usuarios Participación de Estrategias orientadas a sistemas: Modificaciones del sistema para adecuarse- Educación - Mejoras de interfases - Participación Estrategias orientadas a la Interacción Resolver problemas institucionales antes de introducir nuevos sistemas Reestructurar la relación usuarios diseñadores Promover la participación de usuarios cuando sea apropiado

87 Calidad de los Datos

88 Qué significa calidad en los datos? Calidad de caracteres Calidad de lo que se guarda en los campos Calidad a nivel de implementación y uso Captura Procesamiento / Funcionalidad

89 Nivel de Carácter Ejemplo, entrada de información sin estandarizar En general no es fácil de visualizar lo resuelve un técnico, a veces puede resultar un gran desafío

90 Ejemplo Nombre de un profesor María de Luján Gurmendi María Gurmendi Luján Gurmendi, María de Luján Gurmendi María de L. Gurmendi

91 Nivel de Campos Ejemplo, un código de un ciudadano en una oficina (cobro impuestos) puede ser distinta en otra área (en el ministerio de educación). En general debe intervenir las áreas para su solución no siempre tiene solución la integración puede fracasar

92 Ejemplo Código de un alumno En el área de personal En el área de programas especiales En la obra social En la Secretaría de Deportes Préstamos En general no se cuenta con visiones integrales de los conceptos.

93 Nivel de implementación y uso En general, No hay disponibilidad de información Es la resultante de soluciones atomizadas No esta estandarizada Es la resultante de procesos manuales a pesar del uso de tecnología

94 Captura y procesamiento de datos Falta de integración en los datos Falta de estándares en el tratamiento Interfaces no bien definidas entre áreas Tratamiento manual de los datos entre áreas

95 Calidad de datos no tiene fin Depende de varias variables Es de distinto tipo Difícil de medir Frecuentemente es resultado de experiencia

96 Ejemplo: SIU en el sistema universitario

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100 Proyecto Socio - Técnico ESTRATEGIA GOBIERNO ELECTRÓNICO PROYECTOS

101 Ejemplo: Red de conocimiento en el Sector Público La integración y el compartir información en multi organizaciones gubernamentales envuelve inter acciones complejas con contextos social y tecnológico. Las organizaciones deben establecer y mantener relaciones cooperativas en donde el conocimiento compartido es crítico para resolver numerosos temas relacionados con la definición de datos y estructuras, diseño de distintas bases de datos, una alta variedad de calidad de datos e incompatibles infraestructuras de redes. Este proceso de integración a menudo envuelve nuevos procesos de trabajo y cambios organizacionales. Ellos están embebidos en grandes contextos políticos e institucionales con sus objetivos.

102 Estrategia de E-Gob: E Medición de resultados Algunos Indicadores Mejora del nivel de conectividad y capacidad de procesamiento de datos Marco legal disponible Servicios de gobierno disponibles (impacto geográfico) Capacitación realizada Reingeniería de procesos realizada Sistemas de gobierno operando con los estándares

103 Estrategia de E-Gob: E Medición de resultados Algunos Indicadores Satisfacción n de los servicios de gobierno (encuestas de opiniones, cartas de los ciudadanos, etc ) Aceso de la población mas pobre y la rural Orientación n de los servicios hacia el cliente Compartición n de datos entre sistemas de información Transparencia de las acciones de gobierno a través de las publicacioens en formas claras y fácilesf

104 Muchas gracias Lujan Gurmendi.

105 Rol de los informáticos además de los técnicos específicos

106 Tecnología al servicio de las instituciones A través de soluciones informáticas adecuadas, presentar la tecnología como la herramienta que permite lograr la integridad de los datos que se procesan y los datos que se publican. Los procesos deben ser resueltos técnicamente de manera de facilitar cualquier gestión del ciudadano. Qué habilidades necesitan los técnicos informáticos?

107 Cambio cultural Impulsar el uso de la información como herramienta para la toma de decisiones, entendiendo que se debe ser un motivador en la utilización de herramientas que acompañen este paradigma. Qué habilidades necesitan los técnicos informáticos?

108 Mejora de la gestión cont. Como parte de la estrategia de trabajo, sensibilizar y motivar a los distintos actores (gerencial, operativo y técnico) a fin de lograr visiones integrales de la institución y una mejor articulación entre las áreas, organismos, instituciones.

109 Transferencia tecnológica Trabajar con código abierto, brindando los programas fuentes de los desarrollos informáticos y capacitar al personal técnico involucrado en cada organismo, área, institución de manera de tener un sistema integral.

110 Tareas de coordinación y liderazgo Promomer e impulsar el trabajo colaborativo y participativo en todos los órdenes (gerencial, operativo, técnico).