Subsidiarias y joint ventures

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1 A fondo Soluciones para entornos de crisis Subsidiarias y joint ventures Escenarios de integración entre SAP Business ByDesign y SAP Una estrategia de dos niveles proporciona la oportunidad de estandarizar sistemas de gestión en las subsidiarias y construir modelos que puedan desplegarse rápidamente para cumplir tanto con las necesidades funcionales como con los presupuestos disponibles. Implementar este tipo de estrategias a través de SAP Business ByDesign permite disponer de sistemas completos y eficientes desde el punto de vista funcional y estandarizar soluciones y procesos desde el punto de vista global. José A. Hernández CEO SAP Business ByDesign es el sistema de gestión empresarial integrado () de SAP ofrecido como software como servicio (SaaS). Ha sido diseñado desde cero, aunque tomando como base el profundo conocimiento y experiencia de SAP, así como gran parte de la funcionalidad e incluso objetos del SAP tradicional. Inicialmente, y del mismo modo que sucedió con SAP R/3 a principios de los años 90, la solución SAP Business ByDesign (SAP ByD) estaba pensada para el mercado de tamaño medio, en sectores como la distribución, los servicios profesionales y la manufactura, pero adicionalmente se concibió pensando en una solución especialmente adecuada para el modelo de subsidiarias o en dos niveles, para todos esos clientes de grandes empresas que tienen SAP como sistema de gestión central. Muchas compañías están seleccionando SAP ByD para sus distintos tipos de subsidiarias, puesto que es una solución muy completa y potente que cuenta con la ventaja de una implantación rápida, un coste de propiedad más reducido, que se adapta con facilidad a los requisitos funcionales y, sobre todo, por la capacidad de integración que proporciona a los sistemas centrales basados en SAP. Para esos escenarios, SAP ha diseñado diversos modelos y escenarios de integración. Subsidiarias y joint ventures Un modelo de dos niveles significa contar con un sistema central SAP en las oficinas principales o corporativas, mientras que en subsidiarias u otras entidades legales dependientes pueden adoptar un en la nube, como SAP ByD, e integrar datos y procesos entre ambos sistemas. Un escenario de implementación de SAP Business ByDesign como segundo nivel de un central tiene sentido en escenarios como los siguientes: Expansión de las empresas en otros mercados y necesidad de abrir oficinas de ventas o distribución (bien local o internacional), nuevas divisiones de negocio o unidades de servicio al cliente. Adquisición de empresas. Joint ventures. En la figura 1 presentamos algunos de los tipos de subsidiarias y las funciones empresariales que pueden realizar en el ecosistema corporativo. Mediante este esquema de dos niveles, las subsidiarias o compañías afiliadas encuentran respuesta a sus necesidades funcionales, con ventajas como el tiempo y el coste de implantación, flexibilidad para adaptarse a las necesidades y a los cambios, y la facilidad de gestión integral. Las oficinas centrales pueden tener acceso y control sobre las subsidiarias, de manera que se garantice el cumplimiento tanto de las normas como de las necesidades de información corporativas, que generalmente requieren transparencia para cumplir con la legislación regulatoria de los países, además de obtener visibilidad en las métricas operativas y financieras o poder utilizar recursos y funciones centralizadas, entre otras. Ventajas Implementar soluciones de dos niveles en subsidiarias o joint ventures tiene muchas ventajas respecto a otros modelos más tradicionales o centralizados: Capacidad de dar soporte a los modelos de las subsidiarias de 28

2 una manera eficiente para cubrir con requisitos específicos tanto del sector, de la geografía o del propio negocio corporativo. Asegura la escalabilidad y flexibilidad para poder cumplir con los posibles cambios o necesidades adicionales. Uso de servicios compartidos que pueden realizarse en el corporativo, como las compras centralizadas o el cálculo y ejecución de las nóminas. Soporte a la consolidación financiera, para lo que es fundamental un control exhaustivo de todas las relaciones y operaciones intercompañía. Capacita a las organizaciones para un despliegue mucho más rápido y fácil cuando se incorpora una nueva subsidiaria o cuando se realiza una adquisición. Facilita la transparencia y visibilidad del estado del negocio, tanto financiero como operativo, logístico o comercial, posibilitando los resultados según los planes establecidos. Y por último hemos de mencionar no sólo las ventajas en cuanto a cumplimiento de condicionantes básicos, sino que además: Se minimizan y optimizan los costes en implantación y despliegue. Sencillez en la integración de datos y procesos. Se optimizan los recursos en explotación y gestión de sistemas. Al ofrecerse en modelo SaaS, no es necesario utilizar CAPEX y adicionalmente los costes en suscripción de licencias son más bajos y predecibles. Tipos y escenarios de integración Actualmente podemos distinguir entre seis tipos diferentes de integración entre SAP y SAP Business ByDesign, cada uno de los cuales se puede utilizar para diversos escenarios de integración bien de datos o bien de procesos completos de negocio: 1. Intercambio de datos El primer tipo es el intercambio de datos mediante ficheros, como por ejemplo datos financieros desde SAP ByD a SAP para preparar la consolidación en los sistemas centrales. Tal integración permite a la subsidiaria operar de manera independiente, pero permite a los sistemas corporativos consolidar fácilmente y poder realizar analítica financiera global. SAP ByD proporciona datos de cierres auditables, que pueden ser importados en los sistemas de consolidación de la central que es donde finalmente se realizan los mapeos de las transacciones intercompany, la validación, la consolidación final y el reporting. Los datos de cierres en SAP ByD proporcionan las transacciones realizadas intercompany, con afiliadas y en las dimensiones necesarias, como la cuenta, el área funcional, la empresa, el segmento y centro de beneficio. 2. Integración de procesos Muchas subsidiarias necesitan coordinar actividades con las oficinas centrales de una manera muy estrecha, debiendo integrar las Figura 1. Tipos de subsidiarias y escenarios de procesos. Organización local de ventas Vende productos que son entregados desde almacenes centrales o directamente desde las plantas de producción. Ventas y logística Vende y entrega productos que son enviados desde las oficinas locales a los clientes. Unidad local de servicios Proporciona servicio en nombre de la empresa central, como mantenimiento o reparaciones. Unidad de servicios compartidos Servicios e ingeniería Proporciona servicios estándar o de conocimientos especializados para las oficinas centrales o para otras subsidiarias de la empresa, tales como compras, servicios de personal, soporte o help desk. Proporciona servicios y proyectos a la central, a otras subsidiarias o directamente a los clientes. Puede incluir a miembros de los equipos de proyecto de la central, de unidades de servicios o de subsidiarias. Generalmente son empresas de servicios. bspreviews magazine Julio

3 A fondo Soluciones para entornos de crisis Figura 2. Integración de datos para consolidación financiera. aplicaciones a nivel de procesos entre el de la subsidiaria y el sistema central. Por ejemplo, si una compañía decide abrir una subsidiaria o una división de ventas y marketing con entidad legal, habrá de soportar un mayor volumen de operaciones de compras y ventas entre las compañías. Por ejemplo, este es el caso de aquellos productos acabados que son entregados por la matriz central a los centros de distribución de las subsidiarias (o incluso se puede dar el caso de que la central haga los envíos de manera directa a los clientes de sus subsidiarias). De manera parecida, una planta de producción que pertenezca a una subsidiaria puede realizar ventas a la central o a otras divisiones o subsidiarias de la empresa. Otros ejemplos de escenarios de integración de procesos son: Servicios compartidos de recursos humanos, donde el área de RRHH de la central proporciona los datos de empleados a la subsidiaria y los registros de tiempos son transferidos desde las subsidiarias a la central. La administración de nómina la realiza la central y transfiere los resultados a la subsidiaria para su integración contable y financiera. Servicios compartidos de compras: la central de compra negocia contratos con los proveedores que pueden ser utilizados directamente por las subsidiarias para realizar pedidos de compra a esos mismos proveedores, que informan de las cantidades compradas a la central de compras. Servicios compartidos en gestión de proyectos: en grandes empresas es posible que las subsidiarias o filiales colaboren en proyectos con las oficinas centrales o con otras divisiones. En dichos escenarios, los miembros de los equipos de las subsidiarias deben ser capaces de introducir sus horas y gastos contra las actividades de los proyectos que les hayan sido asignadas. Desde un punto de vista técnico, en este tipo de escenarios de integración de procesos, en SAP se utilizan mensajes B2B mediante IDocs-XML, y mediante web services en SAP ByD, que permite exponer o consumir servicios web por cualquier cliente SOAP. 3. Integración de datos maestros Otro de los temas a abordar es la sincronización de datos maestros, tales como clientes o información sobre los productos. SAP ByD proporciona una solución de integración tanto para la carga inicial de los datos maestros como para la continua actualización en tiempo real, evitando uno de los grandes problemas en gestión de datos maestros entre empresas. Para la carga inicial, SAP ByD dispone de una utilidad de extracción de datos que incluye contenido prediseñado, tales como las plantillas de migración y los mapeos del SAP. Además, soporta la sincronización continua de algunos tipos de datos maestros, como clientes, contactos y datos de productos, utilizando bien los IDocs o bien los denominados ER (Enterprise Services). Durante el proceso también se graba la información de los identificadores de objetos recién creados. Tanto la creación de nuevos datos maestros como los cambios a los existentes se pueden actualizar en ambas direcciones. 4. Integración de datos analíticos Normalmente, en la central es necesario analizar los datos y la información analítica de las distintas subsidiarias, por lo que deberán poder incorporar sus datos, sus indicadores, sus finanzas, etc. Por esta razón, las implementaciones de dos niveles en subsidiarias deben dar soporte a la integración de información analítica. Dentro del propio SAP ByD se incluye una gran cantidad de informes y datos analíticos, pero además puede exponer dichos datos como vistas analíticas multidimensionales (MDAV) como servicios web para que puedan usarse en el componente SAP BW en la central, actuando como un proveedor adicional de datos operativos. SAP BW llama y planifica la extracción, tanto en escenarios de acceso directo como en escenarios de replicación. El proceso completo queda registrado para poder visualizarlo y diagnosticarlo. 30

4 5. Integración mediante escenarios adicionales SAP Business ByDesign ha sido diseñada para ser extensible. Mediante herramientas de usuarios clave es posible realizar modificaciones sin necesidad de codificación, por ejemplo, con campos de ampliación para personalizar y cambiar campos y pantallas, y también para desarrollar nuevos centros de trabajo. SAP Cloud Studio es la herramienta de programación y diseño que se utiliza para desarrollar nuevos informes, formularios, tipos de objetos, interfaces y servicios. Existen escenarios estándar de integración, como los descritos anteriormente, pero si se necesitan otros que no estén disponibles en el estándar, se pueden construir utilizando servicios web, denominados servicios A2X en SAP ByD. Incluso en el caso de que los servicios A2X estándar no fuesen suficientes, se pueden crear otros adicionales utilizando el sistema SDK de SAP ByD y utilizarlos para desarrollar escenarios nuevos de integración a medida. 6. Integración de la gestión IT El último tipo de integración tiene que ver con la necesidad de gestionar adecuadamente los entornos IT, teniendo en cuenta que la diferencia de recursos con respecto a los disponibles en la central. SAP ByD está diseñado para reducir al mínimo estas necesidades y permite redirigir automáticamente los incidentes de las subsidiarias en el componente de helpdesk de Solution Manager de la central, pudiendo escalarlo a través de los medios corporativos centrales, reduciendo el coste de dar soporte a los sistemas de las subsidiarias. Conclusión Implementar modelos de de dos niveles (central y subsidiaria o empresa afiliada) es una opción realmente óptima para reducir tanto las necesidades como los presupuestos en IT en las subsidiarias y, a la vez, permitir disponer de sistemas completos y eficientes desde el punto de vista funcional. Pero, además de esto, permite que se pueda realizar sin necesidad de sacrificar funcionalidades ni la capacidad de cumplir con legislaciones o regulaciones corporativas, permitiendo estandarizar soluciones y procesos desde el punto de vista global: tanto corporativo como a nivel de subsidiaria, es fácil de cambiar, más rápido y económico de implantar y desplegar, y más simple para gestionar. Una estrategia de dos niveles proporciona la oportunidad de estandarizar sistemas de gestión en las subsidiarias y construir modelos que puedan desplegarse rápidamente para cumplir tanto con las necesidades funcionales como con los presupuestos disponibles. Seleccionando para las subsidiarias un sistema como SAP Business ByDesign, que está diseñado como software como servicio, no sólo se reduce el coste del hardware, del software, de los centros de datos y los costes de implantación, sino que también se elimina la necesidad de contratar administradores adicionales de sistemas para que gestionen y operen las aplicaciones y sistemas. Esto baja notablemente el coste total de la propiedad y permite desplegar sistemas de gestión avanzados sin grandes inversiones. Aun así, es crítico entender que no es suficiente con tener un de amplias funcionalidades, sino que para obtener todos los beneficios expuestos es fundamental contar con los mecanismos y escenarios de integración entre ambos niveles de. Figura 3. SAP Business ByDesign en subsidiarias. Escenarios de integración. Consolidación financiera Finanzas corporativas genera los resultados consolidados del grupo basados en los resultados de cada subsidiaria, que deben prepararse de manera que se eliminen las transacciones entre compañías del grupo. Sistema de consolidación Resultados financieros Integración de nómina con SAP Transferencia de los resultados de nómina a los centros de coste de las subsidiarias. Resultados de nómina Integración de datos maestros con SAP La gestión central de datos maestros proporciona datos maestros armonizados a las subsidiarias. Las subsidiarias tratan los datos maestros nuevos (que se van añadiendo) o modificados. Integración logística La subsidiaria compra materiales o servicios de una unidad de la central o de otra subsidiaria. Los materiales se entregan a la subsidiaria (transferencia de stock inter company) o directamente al cliente final (envío directo). Integración analítica con SAP BW Las oficinas corporativas gestionan la información global del grupo. Los datos locales de las subsidiarias son transferidos a la central para su incorporación en los análisis centrales. Cliente, proveedor Material Precio Confirmación, ASN, factura Reportes, analítica bspreviews magazine Julio

5 núm. 05 Julio 2013 Soluciones para entornos de crisis Evolucionar en un contexto de escasez Tendencias Oficinas de gestión de proyectos Entrevista Javier Colado, director general de SAP Iberia Hablamos con Santos González, responsable de Desarrollo Negocio SAP en HP Soluciones Talento, rendimiento, retribución; gestión del flujo logístico