RESPUESTAS A PREGUNTAS RFP COMBUSTIBLE

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1 1. En el Numeral. 2.6 FORMA DE PAGO se menciona que la factura debe tener adjunta un acta de recibo quincenal suscrita por el supervisor del contrato, como será el procedimiento y cuáles son los tiempos que se tomará el funcionario para firmarla satisfactoriamente? Es necesario presentar en cada corte un cuadro en excell en el que refleje discriminados los tanqueos causados en el respectivo periodo por cada vehículo atendido, con la información que reporta el tiquete, esta información se debe enviar al supervisor del contrato para su respectiva revisión y aprobación, una vez aprobada se procederá a hacer un acta de recibo a satisfacción y solicitar la creación de pedidos al soporte administrativo, los cuales son el soporte para poder radicar la respectiva factura, la duración de este proceso es de tres días hábiles 2. Cuáles son los horarios y sitios de radicación de facturas. De 8 am a 12pm y de 1pm a 3pm ; Carrera 8 N MEZANINE 3. Cuál es la modalidad de pago de la ETB (transferencias 100%?) Transferencia electrónica 4. Las facturas deben ser radicadas en un día especial de la semana? La facturación se realiza desde el primer día hábil de cada mes y hasta el día 23 de cada mes o día hábil anterior si el 23 es día no hábil. 5. Existe alguna política de pagos específica, es decir sólo un día determinado de la semana? La facturación se realiza desde el primer día hábil de cada mes y hasta el día 23 de cada mes o día hábil anterior si el 23 es día no hábil. 6. Cuáles son las retenciones que aplican para las facturas de que trata el punto 2.1? La retenciones se aplicaran de acuerdo al perfil tributario del contratista y la tarifa será la que esté vigente conforme a la Ley en el momento de prestar el servicio. Página 1 de 9

2 7. Solicitamos la eliminación de la clàusula que hace alusión al reintegro de Dineros por parte de los contratistas cuando se identifiquen mayores valores entregados. Lo anterior porque hay una acta firmada la cual es avalada por un funcionario de la ETB y no tendría sentido por tanto que se llegaren a realizar pagos por mayor valor a lo realmente entregado. Es una cláusula que hace parte del documento políticas financieras generales de contratación por ser un proceso realizado por personas es susceptible de que se cometan errores. No es posible eliminar esta clausula. 8. Suministro de valeras: Se refiere a valeras de la compañía redimibles únicamente en EDS de la compañía que suministra combustibles? Se solicitan bonos sodexho. 9. Si se trata de bonos sodexho, cuál es el valor estimado dentro del contrato en vales? El valor estimado es de aproximadamente mensuales. 10. Si se trata de bonos Sodexho, ETB reconocerá al contratista el valor adicional de comisión e impuestos que hace que es aplicable sobre cada bono? Se evaluara y se acordara previamente entre el supervisor del contrato y el contratista, según solicitud del proveedor. 11. Se solicita una póliza de Seriedad de la Oferta, qué valor total de la oferta debe asumirse? El numeral 1.17 de los términos de referencia establece que la póliza de seriedad de oferta debe ser por un valor asegurado equivalente al 20% del precio de la oferta antes de IVA, es decir que debe ser determinado sobre el valor total estimado de oferta presentado de acuerdo con el Anexo No. 1 financiero denominado: VALOR TOTAL ESTIMADO DE OFERTA PARA EL SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE AL PARQUE AUTOMOTOR DE ETB. Página 2 de 9

3 El valor que resulte de diligenciar el ANEXO No.1 VALOR TOTAL ESTIMADO DE OFERTA PARA EL SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE AL PARQUE AUTOMOTOR DE ETB. Según lo establecido y definido en los términos de referencia 12. En esta póliza indican que puede realizarse con cualquier aseguradora, sin embargo, para las pólizas futuras indican que debe hacerse con Mapfre, por lo que otras aseguradoras tal vez no emitan la seriedad sabiendo que no van a tener póliza futura. Por favor confirmar si esta póliza de seriedad se emite también con Mapfre y cuál es el contacto o se puede emitir con cualquier otra aseguradora? El numeral 1.17 de los términos de referencia establece que la póliza de seriedad de oferta puede ser expedida por Entidad Bancaria o Compañía de Seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia, por lo que no necesariamente debe ser con MAPFRE. Esta póliza de seriedad de oferta es diferente a las garantías contractuales del numeral de los términos de referencia, las cuales se requieren para la ejecución del contrato en caso de resultar el oferente adjudicatario. Dichas garantías contractuales no son excluyentes pero tampoco dependientes una de la otra con la póliza de seriedad de oferta, razón por la cual no es condición que la de seriedad de oferta debe constituirse con la misma aseguradora de las garantías contractuales pues son garantías diferentes que amparan riesgos diferentes en tiempos diferentes, y nunca ha existido inconveniente de ese tipo en los procesos de contratación de ETB en la que se aplica la misma regla. De otra parte, de acuerdo con las Políticas Financieras de Contratación de ETB emitidas por la Vicepresidencia Financiera de ETB, en atención a la magnitud de los riesgos de ETB se implementó un esquema de aseguramiento que le permite en su condición de tomador de las pólizas, garantizar su actividad contractual y la responsabilidad frente a terceros, originada en las actuaciones de sus contratistas. Resultado de lo anterior, la Vicepresidencia Financiera y Administrativa de ETB ha suscrito convenios en virtud del cual los contratistas que suscriban contratos con ETB a partir de junio de 2008, deben adherirse a las pólizas de Cumplimiento y Responsabilidad Civil Extracontractual contratadas por ETB. Por lo anterior, se aclara que ETB no indica a sus oferentes con qué Corredor de Seguros deben celebrar sus negociaciones, toda vez que esto hace parte de la autonomía de la voluntad de cada entidad. Así mismo, tampoco se les indica con qué Compañía de Seguros deben constituir sus pólizas de seguros, toda vez que los contratistas dentro de las negociaciones con ETB, NO contratan pólizas de seguros. Las pólizas que garantizan la contratación de ETB ya fueron contratadas por ETB con Mapfre Seguros Generales de Colombia S.A., a través de su corredor de Seguros. En virtud del anterior esquema, los contratistas se adhieren a las dos grandes pólizas contratadas por ETB. Así las cosas, las garantías contractuales deben ser con MAPFRE, y sólo en el caso que no sean Página 3 de 9

4 aprobadas por dicha aseguradora, MAPFRE emitirá el respectivo concepto y podrá el contratista acudir a cualquier otra aseguradora. Para este proceso de adhesión, Mapfre en convenio con nuestro corredor de seguros designaron a un funcionario de atención exclusiva en las instalaciones de ETB, para la recepción de documentos, que usted puede contactar en la Unidad de Expedición del Asegurador y el Intermediario ubicada en la Carrera 7 No piso 2º o Carrera 8 No Piso 2 Mezanine, Área de Riesgos y Seguros, contacto: Ana Jacquelin Espitia Padilla, teléfono (571) ; o con Norma Anaya Líder Equipo Funcional Gestión Seguros en la Cra. 7 No Piso 8 Oficina 805, Tel: / Garantías Contractuales: Solicitan póliza de cumplimiento y de salarios pero se necesita el valor del contrato estimado para poder cotizar. De igual forma indican que deben emitirse con Mapfre, es posible conocer el contacto Mafre y los requisitos? Teniendo en cuenta que se trata de garantías contractuales que se requieren durante la ejecución del mismo y no antes de ser adjudicado, para determinar el valor asegurado de dichas garantías se debe tener el valor total adjudicado del contrato, información que no se tiene a la fecha y estado actual del presente proceso pues ETB no está obligado dado su régimen jurídico de derecho privado a publicar los presupuestos estimados de la contratación. No obstante, para efectos de la cotización de primas que desea realizar el interesado en el proceso, le sugerimos que la misma se realice basado en el precio estimado total de la oferta a presentar, pues a partir de ese valor de oferta es que podría eventualmente hacerse una negociación una vez resulte hábil de la evaluación de ofertas e incluso adjudicarse el contrato basado en ese valor de oferta que no podrá en ningún caso durante el proceso de contratación modificarse aumentado. De otra parte, respecto a los requisitos del contacto con MAPFRE, estos se pueden consultar conforme con los datos suministrados en la respuesta a la pregunta No. 12 antes emitida 14. En el punto se establece un Link para consultar la información relacionada de las pólizas, pero no ha sido posible acceder. Podemos recibir dicha información por correo electrónico? Se reitera que para el proceso de adhesión de garantías contractuales, Mapfre en convenio con nuestro corredor de seguros designaron a un funcionario de atención exclusiva en las instalaciones de ETB, para la recepción de documentos, que usted puede Página 4 de 9

5 contactar en la Unidad de Expedición del Asegurador y el Intermediario ubicada en la Carrera 7 No piso 2º o Carrera 8 No Piso 2 Mezanine, Área de Riesgos y Seguros, contacto: Ana Jacqueline Espitia Padilla, teléfono (571) ; o con Norma Anaya Líder Equipo Funcional Gestión Seguros en la Cra. 7 No Piso 8 Oficina 805, Tel: /70. Conforme con las Politicas Financieras de Contratación de ETB emitidas por la Vicepresidencia Financiera de ETB, se requieren los siguientes documentos para la vinculación como cliente y la asignación inicial de cupo de seguro: a) Estados financieros comparativos de los últimos dos periodos fiscales, certificados y dictaminados según las normas. b) Certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara y comercio o por la autoridad competente en el respectivo país, debidamente legalizado, y los documentos que acrediten la representación en Colombia y los de sus representantes. c) RUT de la empresa. Y para la expedición del primer certificado por la Aseguradora, el CONTRATISTA deberá suministrar adicionalmente los siguientes documentos: a) Contragarantía a favor de la aseguradora (pagare en blanco) firmada por representante legal o apoderado. b) Formato de conocimiento del cliente exigido para la prevención del lavado de activos (SIPLA), con la firma y huella del representante legal o apoderado y fotocopia de su documento de identidad. 15. Debido a que ETB tiene como aseguradora Mapfre, y nosotros no tenemos un contrato con Mapfre para emisión de este tipo de pólizas. Es probable que las pólizas las reciban sólo con recibo de pago? Se reitera la respuesta emitida a la pregunta No. 12, señalando que es con MAPFRE que deben obtenerse los certificados de seguros y sólo en caso que no se aprueben los mismos por la Aseguradora en desarrollo de sus políticas de suscripción, el contratista podrá constituir las pólizas de seguros en cualquier compañía de seguro Autorizada por la Superintendencia Financiera para funcionar en Colombia ó para presentar garantía bancaria expedida por banco que tenga operaciones en Colombia. 16. Se requiere suscribir un pagaré para la emisión de las pólizas? Lo anterior porque nuestra Compañía no suscribe pagarés por lineamiento desde casa matriz. Se reitera la respuesta emitida en la pregunta No. 14 respecto a los requisitos y procedimientos para obtener las garantías contractuales con MAPFRE, y sólo en caso Página 5 de 9

6 que no se aprueben los mismos por la Aseguradora en desarrollo de sus políticas de suscripción, el contratista podrá constituir las pólizas de seguros en cualquier compañía de seguro Autorizada por la Superintendencia Financiera para funcionar en Colombia ó para presentar garantía bancaria expedida por banco que tenga operaciones en Colombia. 17. El parque automotor podría aumentar durante el desarrollo del contrato? Si es así cuál es la posible cantidad? No se tiene previsto cantidad alguna 18. Cuál es el formato propuesto para dar respuesta a lo solicitado en la página 26 en relación al cumplimiento o no de requisitos técnicos mínimos obligatorios? No existe formato para tal fin, simplemente el oferente deberá tener en cuenta en la presentación de su oferta, cuales son los requisitos mínimos obligatorios y debe responder según lo indicado en el párrafo segundo del numeral 3.3. REQUISITOS MINIMOS OBLIGATORIOS 19. En dónde se debe realizar la instalación de los chips? ETB tiene previsto disponer de la totalidad de vehículos del contrato para su correspondiente instalación? El chip debe instalarse en una parte interna del vehículo de fácil acceso para su respectiva lectura, ETB dispone de todos los vehículos para su respectiva instalación. 20. Nuestra Compañía sólo cuenta con EDS con el sistema en línea en la ciudad de Villavicencio y Bogotá, y en la ciudad de Girardot no tenemos EDS, debido a que no se pueden presentar ofertas parciales, debemos renunciar a la presentación de la oferta? Es necesario según los términos de referencia, contar con una estación de servicio en la ciudad de Girardot. 21. Les agradecemos indicarnos si podemos presentar nuestra oferta a pesar de no tener sistemas de purificación o filtrado para el combustible. En éste aspecto los equipos surtidores cuentan internamente con un filtro, pero las EDS no poseen un elemento especial para ello. Los requerimientos previstos en los términos de referencia son claros y algunos son de estricto cumplimiento, los cuales se deben tener en cuenta. Página 6 de 9

7 22. Por normatividad como mayorista no es permitida la distribución minorista, por lo cual no existe el documento solicitado en el numeral 3,8. Cada EDS cuenta con su autorización con su razón social correspondiente. Estos documentos son válidos? Si el oferente tiene autorización de distribuidor mayorista, la debe adjuntar en la presentación de su oferta 23. Cuáles son los procedimientos administrativos de ETB para la ejecución del contrato de que trata el numeral 3.12 Responsabilidades del contratista? ETB SA ESP a través del supervisor del contrato, podrá solicitar al contratista certificación actualizada del cumplimiento de alguno de los parágrafos establecidos en este numeral. 24. Para la obtención de los primeros certificados de seguro, el CONTRATISTA deberá en virtud de la Alianza suscrita entre ETB y MAPFRE, obtenerlos dentro de los 3 días hábiles siguientes a la entrega del contrato firmado, en la Unidad de Expedición del Asegurador y el Intermediario ubicada en la Carrera 7 No piso 2º, Área de Riesgos y Seguros, para lo cual deberá suministrar los documentos relacionados en el literal A del INSTRUCTIVO PARA LA EXPEDICIÓN DE GARANTÍAS DE CUMPLIMIENTO Y DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL, que puede consultar en la página web Dentro de los 2 días hábiles siguientes a la comunicación al contratista de la asignación del cupo de seguro, deberá remitir los documentos señalados en el numeral C del mencionado Instructivo. Si ya tiene asignado el cupo, los certificados de seguro deberán solicitarse dentro de los 2 días hábiles siguientes a la entrega del contrato firmado. Desde el área de seguros tramitamos las pólizas con las aseguradoras que tenemos convenio, solicitamos no se condicione con una sola aseguradora este proceso. De acuerdo con las Políticas Financieras de Contratación de ETB emitidas por la Vicepresidencia Financiera de ETB, en atención a la magnitud de los riesgos de ETB se implementó un esquema de aseguramiento que le permite en su condición de tomador de las pólizas, garantizar su actividad contractual y la responsabilidad frente a terceros, originada en las actuaciones de sus contratistas. Resultado de lo anterior, la Vicepresidencia Financiera y Administrativa de ETB ha suscrito convenios en virtud del cual los contratistas que suscriban contratos con ETB a partir de junio de 2008, deben adherirse a las pólizas de Cumplimiento y Responsabilidad Civil Extracontractual contratadas por ETB. Por lo anterior, se aclara que ETB no indica a sus oferentes con qué Corredor de Seguros deben celebrar sus negociaciones, toda vez que esto hace parte de la autonomía de la Página 7 de 9

8 voluntad de cada entidad. Así mismo, tampoco se les indica con qué Compañía de Seguros deben constituir sus pólizas de seguros, toda vez que los contratistas dentro de las negociaciones con ETB, NO contratan pólizas de seguros. Las pólizas que garantizan la contratación de ETB ya fueron contratadas por ETB con Mapfre Seguros Generales de Colombia S.A., a través de su corredor de Seguros. En virtud del anterior esquema, los contratistas se adhieren a las dos grandes pólizas contratadas por ETB. Así las cosas, las garantías contractuales deben ser con MAPFRE, y sólo en el caso que no sean aprobadas por dicha aseguradora, MAPFRE emitirá el respectivo concepto y podrá el contratista acudir a cualquier otra aseguradora. Para este proceso de adhesión, Mapfre en convenio con nuestro corredor de seguros designaron a un funcionario de atención exclusiva en las instalaciones de ETB, para la recepción de documentos, que usted puede contactar en la Unidad de Expedición del Asegurador y el Intermediario ubicada en la Carrera 7 No piso 2º o Carrera 8 No Piso 2 Mezanine, Área de Riesgos y Seguros, contacto: Ana Jacquelin Espitia Padilla, teléfono (571) ; o con Norma Anaya Líder Equipo Funcional Gestión Seguros en la Cra. 7 No Piso 8 Oficina 805, Tel: / REGISTRO Y CONTROL DIARIO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE Control electrónico El oferente debe ofrecer un control electrónico sin ningún costo adicional para ETB, que permita un seguimiento preciso de los consumos, que contenga en su base de datos relacionada como mínimo la siguiente información: Comprobante No. Fecha Hora Placa Producto Precio tanqueo Número Galones Kilometraje Estación Isla Posición de la manguera Contamos con un sistema en línea en donde refleja los consumos con la siguiente información: Comprobante No. Fecha Hora Placa Producto Precio tanqueo Número Galones Kilometraje Estación Página 8 de 9

9 El sistema no refleja ni la Isla ni Posición de la manguera, solicitamos tener en cuenta únicamente los campos que refleja nuestro aplicativo, el precio que se refleja en los reportes generados es el precio venta público o precio tablero que este vigente en el momento del tanqueo, no refleja el precio de la negociación, esta información por regulación no la podemos modificar, solicitamos tener en cuenta esta observación, el sistema refleja la información del tiquete. Puede omitirse en el reporte la Isla y la Posición de la manguera No entregamos tiquetes de tanqueo, solamente se entrega la copia generada al conductor en el momento del tanqueo, generar una segunda copia genera sobrecostos, los cuales no tenemos contemplados, solicitamos no pedir tiquetes ya que la información del aplicativo se ve en línea. Se puede omitir la presentación de los tiquetes, pero es necesario presentar en cada corte un cuadro en Excel en el que refleje discriminados los tanqueos causados en el respectivo periodo por cada vehículo atendido, con la información que reporta el tiquete. Solicitamos informar si tienen estampillas y si es así cuál es el porcentaje de estas. ETB no retiene impuesto a las estampillas FIN DEL DOCUMENTO 19 DE AGOSTO DE 2014 Página 9 de 9

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