ESTUDIOS PREVIOS PARA LA CONTRATACIÓN DE UN INTERMEDIARIO DE SEGUROS PARA EL FONDO ADAPTACIÓN.

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1 ESTUDIOS PREVIOS PARA LA CONTRATACIÓN DE UN INTERMEDIARIO DE SEGUROS PARA EL FONDO

2 1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN Mediante el Decreto 4819 del 29 de diciembre de 2010, se creó el Fondo Adaptación, cuyo objeto es la recuperación, construcción y reconstrucción de las zonas afectadas por el fenómeno de "La Niña", con personería jurídica, autonomía presupuestal y financiera, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Según el Decreto 4819 de 2010, este Fondo tiene como finalidad la identificación, estructuración y gestión de proyectos, ejecución de procesos contractuales, disposición y transferencia de recursos para la recuperación, construcción y reconstrucción de la infraestructura de transporte, de telecomunicaciones, de ambiente, de agricultura, de servicios públicos, de vivienda, de educación, de salud, de acueductos y alcantarillados, humedales, zonas inundables estratégicas, rehabilitación económica de sectores agrícolas, ganaderos y pecuarios afectados por la ola invernal y demás acciones que se requieran con ocasión del fenómeno de "La Niña", así como para impedir definitivamente la prolongación de sus efectos, tendientes a la mitigación y prevención de riesgos y a la protección en lo sucesivo, de la población de las amenazas económicas, sociales y ambientales que están sucediendo. Para tal efecto, es preciso seleccionar un intermediario de seguros, legalmente establecido en Colombia, para que preste sus servicios profesionales de asesoría en el manejo e intermediación del programa de seguros del Fondo Adaptación, destinado a proteger a las personas, bienes e intereses patrimoniales de la entidad y aquellos por los que es legalmente responsable. Es importante anotar que el Fondo Adaptación, no posee la manera de suplir este servicio y de cubrir así las necesidades que se requieren en materia de intermediación de seguros; teniendo en cuenta que la contratación de seguros por su especialísimo objeto y las diferentes formas en que se puede presentar, demanda especiales conocimientos que hacen relación no solo con la selección de aseguradoras sino con el conocimiento de los términos, modalidades, formas, tramite y pago de siniestros, por lo que resulta necesario para el Fondo, contar con el apoyo y asesoría en materia de seguros para la contratación y administración del programa de seguros requerido, de conformidad con lo expresado en el código de comercio, artículos 1340 y siguientes, y el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, artículos 40 y siguientes. Los bienes muebles a amparar se detallan en el anexo, en el cual se relacionan los bienes identificados con equipo de cómputo de oficina y comunicaciones, y los bienes muebles y enseres adquiridos hasta la fecha por la entidad. Lo anterior con el fin de dar cumplimiento a la reglamentación en materia de aseguramiento de bienes e intereses patrimoniales del Estado contemplados en la Ley 42 de 1993, la Ley 734 de 2002 y la Resolución del 15 de mayo de 1992, emitida por la Contraloría General de la República, una forma de proteger los bienes contra los riesgos a que se en encuentran expuestas las personas, activos e intereses de su propiedad y a su cargo. Página 2

3 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR Y SUS ESPECIFICACIONES Objeto: Contratar un intermediario de seguros para que asesore al FONDO ADAPTACIÓN en la elaboración, contratación y administración del programa de seguros requerido para la adecuada protección de las personas, bienes e intereses patrimoniales de la entidad o de aquellos a su cargo o bajo su responsabilidad dentro del territorio nacional, incluyendo asesoría general para obtener el pago oportuno y justo de los siniestros que afecten las pólizas contratadas o que se lleguen a contratar de acuerdo con las necesidades del Fondo Alcance del objeto. Programa de seguros: Para amparar los bienes del Fondo Adaptación tales como muebles, enseres, equipos eléctricos y electrónicos, equipos de oficina, maquinaria, software, equipos de comunicación, redes, plantas, y demás bienes de propiedad del Fondo o por los cuales sea responsable, se hace necesaria la contratación del seguro de Todo Riesgo Daños Materiales que incluye las coberturas de los seguros tradicionales de incendio, sustracción, equipo electrónico y rotura de maquinaria, y mediante el cual se otorgan coberturas entre la cuales se pueden destacar las siguientes: Incendio y/o Rayo. Sustracción. Actos mal intencionados de terceros incluidos los actos terroristas. Huelgas, asonada, motín, conmoción civil o popular. Anegación e inundaciones. Terremoto, temblor y erupción volcánica y demás actos de la naturaleza. Rotura de maquinaria. Cobertura para equipos móviles y portátiles. Así mismo, el Fondo está expuesto a los riesgos de la responsabilidad por perjuicios patrimoniales causados a terceras personas, como consecuencia del desarrollo de su función y actividades propias dentro del territorio nacional. Frente a las actuaciones de los empleados de la entidad, se requiere la contratación del seguro de manejo global que ampara la apropiación indebida de dineros y otros bienes de la entidad por parte de dichos funcionarios en forma directa, o con su participación y ayuda a terceros, cubriendo en especial los siguientes riesgos: Delitos contra el patrimonio económico. Delitos contra la administración pública. Página 3

4 Alcances fiscales. Gastos de reconstrucción de cuentas Gastos de rendición de cuentas. Empleados no identificados. Frente al riesgo Infidelidad y Riesgos Financieros se hace necesario amparar las posibles pérdidas por transacciones electrónicas, pérdidas ocasionadas por Hackers, y demás riesgos electrónicos que puedan afectar los intereses del Fondo. Para la protección de los funcionarios del Fondo, se hace necesaria la contratación del seguro de vida grupo que ampara a las personas contra los riesgos de muerte, incapacidad total o permanente, auxilio funerario, entre otros. De otra parte, se hace necesario amparar los riesgos patrimoniales relacionados con los perjuicios derivados de actos incorrectos no dolosos, generadores de imputación de Responsabilidad civil, Disciplinarios, fiscal o penal, contra los servidores de la entidad que ostenten la calidad de directivos y/o ordenadores de gasto; razón por la cual se requiere la contratación del seguro de Responsabilidad Civil Servidores Públicos. El programa de seguros que pretende contratar comprende los siguientes bienes, valores aproximados a asegurar y amparos DESCRIPCIÓN DEL BIEN O RIESGO Mobiliario y enseres Equipo electrónico Actos incorrectos no dolosos, de funcionarios de la entidad del nivel directivo Daños a terceros Pérdidas por transacciones electrónicas y demás riesgos electrónicos Apropiación indebida de dineros y otros bienes de la entidad por parte de funcionarios VALOR APROXIMADO A ASEGURAR $ $ $ $ AMPAROS Todo Riesgo Daños Materiales Todo Riesgo Daños Materiales Responsabilidad civil servidor público Responsabilidad Civil Extracontractual $ Infidelidad y Riesgo Financiero $ Manejo Global 2.3. Plazo de Ejecución: Hasta el 31 de diciembre de Página 4

5 2.4. Valor del contrato y forma de pago: El contrato no generará erogación económica alguna para el Fondo Adaptación. La contraprestación que recibirá el intermediario seleccionado será la comisión que le reconozca la aseguradora que resulte seleccionada en el proceso que se surta para la contratación de los seguros. Lo anterior de acuerdo con lo establecido en el artículo 1341 del código de comercio Lugar de ejecución: Bogotá D.C Supervisión: La Supervisión del contrato estará a cargo de la Secretaria General del Fondo Adaptación o por la persona que esta delegue, quien ejercerá la vigilancia sobre la ejecución del contrato, con sujeción a lo establecido en la Constitución y en la Ley Obligaciones: 1. Cumplir con el objeto del contrato de acuerdo a las especificaciones técnicas señaladas en el Anexo Técnico del Estudio previo. 2. Manejar de manera confidencial la información a que tenga acceso. 3. Cumplir lo pactado dentro de los términos y condiciones del contrato. 4. Atender las recomendaciones del supervisor, relacionadas con el objeto contractual. 5. Realizar seguimiento y evaluación, con carácter permanente, a la correcta prestación del servicio objeto del contrato en los términos de éste. 6. Constituir la garantía única de que trata el presente contrato. 3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN En consideración a la pluralidad de empresas en el mercado que pueden prestar el servicio a contratar, para la selección del contratista se adelantará una Convocatoria Abierta con fundamento en lo establecido en el artículo 7 del Decreto 4819 de 2010 y el artículo 4 del Decreto 2962 de 2011, modificado por el artículo 1º del Decreto 4808 de 2011, el cual dispone: Artículo 4 Procedimientos de Selección. EL FONDO ADAPTACIÓN adelantará la contratación necesaria para el cumplimiento eficiente y eficaz de su objeto, con observancia de los principios consagrados en el artículo 1 del presente decreto y haciendo uso de los siguientes procedimientos de selección, previa invitación a contratar: ( ) Convocatoria Abierta. Procedimiento en que se reciben ofertas de cualquier proponente que cumpla con las condiciones de la respectiva necesidad que se pretende satisfacer y se Página 5

6 selecciona entre ellas con base en factores definidos previamente por el Fondo Adaptación. ( ) 4. ANALISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO El presente contrato no genera erogación alguna a cargo del Fondo Adaptación; cualquier pago que requiera la Intermediación será cancelado por cuenta de la Compañía Aseguradora de acuerdo con las disposiciones legales que rigen la materia. La prestación del servicio del Intermediario consistirá en todas las actividades propias de la intermediación de seguros y aquellas que sean necesarias para el buen funcionamiento del programa de seguros. 5. FACTORES DE SELECCIÓN ITEM FACTORES DE EVALUACIÓN METODO DE EVALUACIÓN 1 Capacidad jurídica Habilitante 2 Capacidad Técnica Habilitante 3 Experiencia Calificable 5.1 REQUISITOS HABILITANTES CAPACIDAD JURIDICA a. Certificado de constitución, existencia y representación legal personas jurídicas. b. Fotocopia Cedula de Ciudadanía del Representante Legal c. Personas naturales: Certificado de matrícula y fotocopia de la cedula de ciudadanía. d. Certificado de Inscripción ante la Superintendencia Financiera. e. Seguro de responsabilidad civil profesional. f. Garantía de seriedad de la oferta g. Certificado de cumplimiento de pago de obligaciones parafiscales. h. Paz y salvo de responsabilidad fiscal de la Contraloría General de la República y consulta en el sistema de información de registro de sanciones y causas de inhabilidad SIRI CAPACIDAD TECNICA Para la evaluación y selección del proponente se efectuará una verificación de los siguientes requisitos: Página 6

7 EXPERIENCIA ACREDITADA: a) El Oferente deberá acreditar como mínimo cuatro (4) años de experiencia en trabajos de asesoría como intermediario de seguros, administrando programas de seguros de entidades públicas, en las cuales conste que las asesoró técnica y jurídicamente en la elaboración del pliego de condiciones para la contratación de seguros y en la evaluación de las propuestas recibidas, en procesos licitatorios y/o de convocatoria pública, concurso de méritos y cuya sumatoria de las primas deben alcanzar un valor mínimo de CUATROCIENTOS MILLONES de PESOS ($ ) moneda corriente, a través de máximo tres (3) certificaciones que contengan como mínimo: Nombre o razón social de la empresa o persona contratante del servicio. Objeto del contrato. Valor del contrato. Fecha de Inicio del contrato y de terminación del contrato. Nombre y firma de la persona o entidad contratante que expide la certificación. Concepto de cumplimiento por parte del contratante, indicando que el servicio fue ejecutado en forma satisfactoria. Solo serán válidas las certificaciones que contengan la totalidad de la información aquí solicitada. Para el efecto el contratista podrá aportar las certificaciones en el formato o forma que desee. Nota: Cuando por desaparición de la firma o empresa contratante no sea posible aportar certificación o ésta no reúna los requisitos mínimos exigidos, deberá aportarse el contrato con su respectiva acta de liquidación de la que se desprenda el cumplimiento a satisfacción por parte del contratante. El proponente debe tener en cuenta que la información a suministrar se presenta bajo la gravedad de juramento sobre la veracidad del contenido de las certificaciones, tal y como se dispone en la carta de presentación de la propuesta. Si el proponente es un consorcio o una unión temporal o si los proponentes se presentan como prometientes socios, los requisitos de experiencia acreditada se pueden cumplir de manera acumulativa, pero a condición de que ninguno de sus integrantes aporte menos de una (1) certificación que cumpla con las condiciones establecidas y su cuantía corresponda mínimo al 40% del valor de las primas CAPACIDAD OPERACIONAL Y ADMINISTRATIVA DE LOS INTERESADOS Los intermediarios interesados en el proceso garantizarán que, en caso de ser necesario, en razón a la ejecución del contrato o a solicitud y, con la autorización del Fondo Adaptación, desplazarán a su Página 7

8 costo y riesgo, funcionarios a cualquiera de las ubicaciones donde hay predios o intereses del Fondo Adaptación. También deben presentar constancia que dentro de su organigrama funcional cuentan, al menos, con las siguientes áreas, separadas ellas, donde se ejercen las siguientes funciones: Administrativa, Técnica de Seguros, Jurídica, Reclamos, y Gestión de Riesgos, con la presentación de su organigrama y una breve descripción de las responsabilidades y funciones de cada área CRITERIOS DE CALIFICACIÓN En el presente proceso de contratación se hará uso de factores de calificación destinados a valorar la calidad de la oferta. La calificación se realizará sobre un total de cien (100) puntos, con base en los siguientes factores: FACTOR DE EVALUACIÓN PORCENTAJE PUNTAJE Experiencia en el manejo Experiencia del programa de seguros 50% 50 Específica Experiencia en atención de siniestros 50% 50 TOTAL 100% EXPERIENCIA ESPECÍFICA 100 PUNTOS EXPERIENCIA EN ATENCIÓN DE PROGRAMAS DE SEGUROS: 50 PUNTOS Experiencia específica del proponente en relación directa con los servicios previstos en el numeral 2.2., de este documento, y proporcional al alcance y tipo de los mismos, lo cual se demuestra mediante la presentación de máximo cinco (5) certificaciones por ramo de haber intermediado y administrado pólizas de seguros similares a las requeridas por el Fondo Adaptación en su programa de seguros, teniendo en cuenta que la vigencia de los programas de seguros asesorados por su intermedio, se hayan ejecutado a partir del 1 de enero de 2007 y máximo hasta la fecha de cierre del presente proceso EXPERIENCIA EN EL MANEJO DE PROGRAMAS DE SEGUROS. 50 PUNTOS Para efectos de evaluar los anteriores aspectos, para los valores asegurados que sean, se otorgará 50 puntos ponderados en cada factor, así: Valores Asegurados Puntaje máximo De 801 SMLMV o más 50 Página 8

9 Valores Asegurados Puntaje máximo De 601 SMLMV a 800 SMLMV 40 De 401 SMLMV a 600 SMLMV 30 De 201 SMLMV a 400 SMLMV 20 De 1 SMLMV a 200 SMLMV 10 En caso de certificaciones de experiencia en las que hayan participado en unión temporal o consorcio solo se tendrá en cuenta el valor correspondiente a su participación dentro de dicho consorcio o unión temporal EXPERIENCIA EN ATENCIÓN DE SINIESTROS 50 PUNTOS Mediante la presentación de cinco (5) certificaciones emitidas por clientes del proponente, en donde se indique el valor pagado de un siniestro en los ramos indicados en el numeral, cuya fecha de ocurrencia sea posterior al 1 de enero de El puntaje se otorgará de acuerdo a la siguiente tabla: Valores Pagados por Siniestro Puntaje máximo De 401 SMLMV o más 50 De 301 SMLMV a 400 SMLMV 40 De 201 SMLMV a 300 SMLMV 30 De 101 SMLMV a 200 SMLMV 20 De 1 SMLMV a 100 SMLMV SOPORTE PARA LA ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS Con el fin de establecer la distribución definitiva de los riesgos conforme a lo estipulado en el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 y lo establecido en el artículo 1º del Decreto 2962 de 2011, a continuación se establece la estimación, tipificación, y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la presente contratación. RIESGO (Descripción) Riesgos de Operación TIPIFICACIÓN El riesgo de operación hace referencia al no cumplimiento de parámetros de ASIGNACIÓN CALIFICACIÓN (Impacto/Probabilidad) CUANTIFICACIÓN CONTRATISTA MEDIO/MEDIO 2% del Presupuesto Oficial Página 9

10 RIESGO (Descripción) Riesgo Legal Riesgo Laboral Responsabilidad civil Riesgo comercial TIPIFICACIÓN desempeño, calidad y originalidad de los servicios especificados y al incremento abrupto de los costos del servicio. Riesgos legales como cambios tributarios (modificación de tarifas o nuevos impuestos) cargas parafiscales, actos de autoridad, embargos o demandas. Relaciones laborales como accidentes de personal, enfermedad profesional. Acciones u omisiones del contratista, de sus dependientes y/o equipo de trabajo que causen daños antijurídicos a terceros Variación de precios de mercado de bienes y personas destinadas a la ejecución del contrato ASIGNACIÓN CALIFICACIÓN (Impacto/Probabilidad) CUANTIFICACIÓN CONTRATISTA MEDIOBAJO 2% del Presupuesto Oficial CONTRATISTA MEDIO/BAJO 2% del Presupuesto Oficial. CONTRATISTA MEDIO/BAJO 2% del Presupuesto Oficial. CONTRATISTA MEDIO/BAJO 2% del Presupuesto Oficial El contratista asumirá en general todos los riesgos relacionados con la ejecución del contrato que puedan ser objeto de su previsión de acuerdo con su condición administrativa, empresarial y del negocio Página 10

11 Tipificación del riesgo: Es la definición que se hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que se puedan presentar en la ejecución del contrato. En otras palabras consiste en señalar los hechos de la humanidad o de la naturaleza que en un futuro pueden ocasionar daño para la estructura económica del contrato. Asignación del riesgo: Una vez descrito y valorado el riesgo, se debe proceder a señalar a la parte contractual que debe afrontar, superar y financiar los efectos de la ocurrencia del riesgo. Es decir, es la distribución que se hace del riesgo y la manera en que se debe asumir el costo, por parte del contratista y la entidad contratante. Calificación del Riesgo: Es un análisis que se realiza del riesgo frente a la probabilidad de que ocurra o no y el impacto que este puede generar Cuantificación del Riesgo: La cuantificación es la valoración que se hace por la asunción misma de los riegos por las partes. Para calificar el riesgo se debe tener en cuenta la siguiente tabla: Altisima 4% 5% 5% 5% IMPACTO Alto 3% 4% 4% 5% Medio 2% 2% 4% 5% Bajo 1% 2% 3% 4% Bajo Medio Alto Altisima FRECUENCIA O PROBABILIDAD DE OCURRENCIA Para cuantificar el riesgo se debe tener en cuenta la siguiente tabla: PROBABILIDAD ALTISIMA Se espera que ocurra en la mayoria de las circunstancias ALTA Probablemente ocurra en la mayoria de las circuntancias MEDIA Es posible que ocurra algunas veces IMPACTO BAJO MEDIO ALTO ALTISIMO Pequeñas perdidas financieras Medianas pérdidas financieras Alta pérdida financiera Enorme pérdida financiera Página 11

12 PROBABILIDAD BAJA Podria ocurrir algunas veces IMPACTO BAJO MEDIO ALTO ALTISIMO 7. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE MECANISMOS DE COBERTURA QUE GARANTICEN LAS OBLIGACIONES DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y DEL CONTRATO Teniendo en cuenta el análisis de riesgos realizados, para efectos de iniciar la ejecución del contrato, el contratista deberá, dentro del término establecido para la legalización del mismo, constituir a favor de EL FONDO ADAPTACIÓN y a satisfacción del mismo, de conformidad con el artículo 7 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 734 de 2012, una Garantía Única cuyo objeto será respaldar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones que surjan del contrato, en las cuantías y términos que se determinan a continuación: a) Cumplimiento: El amparo de cumplimiento del contrato cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al contratista garantizado. Además de esos riesgos, este amparo comprenderá siempre el pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria que se hayan pactado en el contrato garantizado. Su cuantía será equivalente al cinco por ciento (5%) del valor del programa de seguros del FONDO ADAPTACIÓN, con una vigencia del plazo del contrato y cuatro meses más contados a partir de la fecha de suscripción del contrato. Considerando que aún no se tiene el valor del programa de seguros de la entidad, el valor inicial del contrato del programa de seguros se estima en cincuenta millones de pesos. b) Pago de salarios y prestaciones sociales: El amparo de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a que esté obligado EL CONTRATISTA garantizado, derivadas de la contratación del personal utilizado para la ejecución del contrato amparado. Dicho amparo deberá constituirse por el cinco por ciento (5%) del valor del programa de seguros del FONDO ADAPTACIÓN valor del contrato y con una vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más. El valor inicial del contrato del programa de seguros se estima en cincuenta millones de pesos. c) Calidad del servicio: El amparo de calidad del servicio cubre a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizado que surjan con posterioridad a la terminación del contrato y que se deriven de: (i) la mala calidad o insuficiencia de los productos entregados con ocasión de un contrato de consultoría o (ii) la mala calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el contrato. Deberá constituirse por el diez por ciento (10%) del valor total del contrato de seguros que contratara la entidad cuyo valor estimado asciende a la suma de 50 millones de pesos, con una vigencia de un (1) año contado a partir de la entrega del informe final. Página 12

13 EVALUACION DE ESTUDIOS PREVIOS La evaluación del estudio previo fue realizada de conformidad con las normas y procedimientos del FONDO Firma: Nombre: FRANCIA JIMENEZ FRANCO Cargo: ASESOR III Fecha: Junio 08 de 2012 Página 13

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