Guía para la Evaluación de Ambiente de Trabajo

Transcripción

1 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NAYARIT Guía para la Evaluación de Ambiente de Trabajo. FINES DE LA MEDICION Diagnosticar la situación actual respecto al Ambiente Laboral. Encontrar áreas de oportunidad. Que la Alta Dirección sea consciente de su responsabilidad en este tema. Tomar en cuenta la opinión del trabajador.

2 En los últimos años se ha dado gran importancia a establecer la situación real del ambiente de trabajo de cada empresa, ya que según diferentes estudios en todo tipo de organizaciones, se ha encontrado una relación directa entre la satisfacción laboral con la satisfacción del cliente; ahora bien la Universidad Autónoma de Nayarit no es la excepción. El ambiente de trabajo en nuestra organización está definido por las percepciones que el trabajador tiene de la UAN, y la opinión que se haya formado de ella en términos de autonomía, estructura, recompensas, consideración, cordialidad y apoyo. El ambiente de trabajo, a pesar de ser un factor difícil de cuantificar por la subjetividad de algunos conceptos, es determinante para el éxito de las empresas. Una manera de determinar el clima actual que impera en su área es realizando un diagnóstico del Ambiente Laboral. Este estudio consiste en una serie de actividades y no solo en la aplicación de una encuesta, pues son de mucha utilidad también la ejecución de entrevistas formales e informales, círculos de calidad, reuniones de trabajo, entre otras muchas, además de la observación que se realizan con el personal con la finalidad de obtener la percepción real que tiene el empleado hacia la Unidad Académica o Dependencia como primer elemento y finalmente como Institución. Como Alta Dirección, es preciso que usted sea el primer interesado en generar un ambiente de tranquilidad y concordia, en donde se puedan crear las relaciones adecuadas entre el personal. No hay que confundir el respeto y la empatía con la camaradería, pues es claro que nuestro lugar de trabajo no es un lugar con ambiente de fiesta. Sin embargo, es importante que el personal se sienta relajado y cómodo al realizar sus actividades. Propiciando así una mayor productividad en cada uno de nuestros colaboradores. Es primordial que usted como Alta Dirección sea el primer interesado en generar un clima de tranquilidad y concordia. Es aquí donde recae la importancia de estar midiendo sistémica y periódicamente el ambiente de trabajo, a través de los instrumentos proporcionados por la Dirección de Recursos Humanos en un trabajo conjunto con la Coordinación de Sistemas de Información Institucional de la Secretaría de Finanzas y Administración. En base a lo anterior, la encuesta de Ambiente de Trabajo diseñada por la Dirección de Recursos Humanos la cual es de carácter anónimo y confidencial está pensada en facilitar el análisis por temática o rubro de situaciones, puesto que el ambiente de trabajo es el resultado de la unión de varios factores que se involucran en las actividades cotidianas de cada trabajador. Según la bibliografía consultada y situaciones que prevalecen actualmente en la UAN, los puntos a evaluar serán los siguientes:

3 DATOS GENERALES. En este conjunto de preguntas se encuentran aquellas variables independientes que pueden ayudar a encontrar patrones de percepciones que nos facilitará la interpretación de resultados, y a su vez para un diseño más eficaz del plan de acción. INSTITUCION. Dentro de este punto se analizan el conocimiento y percepción que se tiene sobre la Institución en general, así como la percepción de equidad de género. ESPACIO FISICO Y SEGURIDAD. Debido a la importancia que tienen los aspectos ambientales en el impacto productivo de cada persona, como son iluminación, temperatura, ventilación, limpieza, espacio asignado para las actividades, mobiliario y servicios sanitarios se ha determinado una sección en el cuestionario para su análisis con el objetivo de conocer el grado de comodidad y ergonomía con la que el trabajador desempeña sus funciones. Además se encuentran preguntas que hacen referencia a las actividades de la comisión de seguridad e higiene, elemento importante en cada área de trabajo pues tienen como fin el salvaguardar la integridad de los compañeros. EQUIPO Y MATERIAL. Considerando que el material y el equipo necesario para cada tipo de actividad difieren por mucho, este segmento se ha dividido en 3 grupos de preguntas cada uno enfocado a un grupo específico por tipo de personal los cuales son: DOCENTES: debido a que lo principal para el docente es la impartición de clases, en este rubro de preguntas se hace énfasis en la entrega a tiempo de los programas, carga horaria, y todo lo referente para la preparación de las clases a impartir durante el periodo, como herramientas se considera al pintarrón, pues es básico para el desempeño del personal docente, así como el equipo audiovisual. ADMINISTRATIVOS: el personal administrativo por lo general se encuentra en un ambiente de oficina, donde sus actividades dependen generalmente del equipo de cómputo y material de papelería. MANUALES: considerándose la naturaleza de estas funciones dentro de la encuesta se cuestiona sobre la disponibilidad del material para su realización, haciendo referencia a los consumibles y al equipo necesario. CONVIENCIA CON COMPAÑEROS. Englobando la temática en tres aspectos fundamentales, siendo estos trabajo en equipo, comunicación asertiva y la resolución de conflictos. MANDOS MEDIOS Y SUPERIORES. Dentro de este conjunto de preguntas se investiga sobre la perspectiva que se tiene con respecto al liderazgo que impera en su área de trabajo, aspectos como la comunicación con el o los jefes, la forma en que se administra la carga de trabajo, la forma en que son evaluados con respecto a su desempeño así como a la apertura a las propuestas de mejora que existe en el área. PUESTO DE TRABAJO. El último grupo de preguntas hace referencia a la satisfacción que tiene el colaborador respecto a sus funciones, indagando sobre el agrado por el puesto, la relación existente entre las funciones y la preparación académica, la perspectiva sobre las oportunidades de crecimiento

4 que se tienen desde las actividades actuales, sobre su carga de trabajo de acuerdo a la jornada laboral y finalmente sobre la capacitación ofrecida por parte de la institución. Después de analizar cada una de las preguntas presentes en la encuesta de Ambiente de Trabajo se ha podido concluir que algunos aspectos tratados no son responsabilidad total de cada una de las áreas, ya que existen preguntas dirigidas sobre algún servicio que se ofrece a toda la institución y que son importantes para proporcionar un ambiente de productividad, sin embargo son algunas áreas en particular las que son responsables de estos servicios. Es por ello que en los Resultados de ambiente de trabajo se han apartado de los porcentajes obtenidos por cada Unidad Académica o Dependencia de la UAN, convirtiéndose en un indicador directo para la Dirección o Secretaría concreta, información que sirve en cada periodo para su análisis y generación de un plan de acción desde donde se tiene en realidad la injerencia para modificar la situación. INSTRUCTIVO PARA LA OBTENCION DE RESULTADOS DE LA ENCUESTA AMBIENTE DE TRABAJO La aplicación de la Encuesta para el Diagnóstico de Ambiente de Trabajo se realizará de manera periódica según el Calendario de Actividades de la DRH emitido cada año en el mes de Enero. El coordinador de calidad de cada área o su equivalente para la actividad deberá previamente dar a conocer o recordar a sus compañeros del área lo siguiente: Explicar al personal involucrado el uso que se le dará a la información que se obtenga; la cual servirá de base para realizar un Plan de Acción, a fin de mejorar aquellos aspectos donde se han obtenido calificaciones menores o un decremento significativo. Hacer énfasis sobre el anonimato de la encuesta, con el fin de que el colaborador sienta absoluta confianza en expresar su punto de vista en cada uno de los cuestionamientos, pues a pesar de que utilizamos nuestro código de plaza para ingresar al llenado de la encuesta, la base de datos está diseñada para que no exista relación entre el usuario y sus respuestas. Explicarle a los compañeros que de acuerdo al porcentaje de participación en cada área se genera un indicador de cumplimiento, por lo que es importante la realización de esta actividad. Dar a conocer la dirección web para el ingreso a la encuesta, la cual es así como el periodo de aplicación estipulado por la dirección de recursos humanos en el CALENDARIO DE EVENTOS DE LA DRH DE LA UAN o a través de la circular correspondiente. La Dirección de Recursos Humanos generará los resultados individuales de cada área en un archivo en Excel, donde se podrá ver reflejado el promedio obtenido, esto con la intención de convertir el resultado en un dato más tangible. Una vez finalizado el periodo de aplicación el coordinador de calidad o responsable de la actividad deberá consultar los resultados generados en la página de la dirección de recursos humanos a partir de la fecha estipulada en el calendario de actividades de la DRH, para realizar así el análisis de ellos y

5 generar junto con el responsable del área y los colaboradores el Plan de Acción correspondiente en el formato FT-RH-06, que tendrá como objetivo incrementar la satisfacción de los colaboradores de todos los niveles con respecto al ambiente de trabajo. ANÁLISIS DE RESULTADOS Esta sección de la guía es solo con la intención de facilitar al coordinador de calidad o su equivalente en esta actividad la identificación de las áreas de oportunidad. Para comenzar es importante que los resultados se observen por rubros, posteriormente por variables y finalizando un análisis por pregunta, esto para lograr una visión global de ellos. Una vez hecha la revisión de toda la encuesta, se deberá buscar aquellos puntos que tengan las siguientes características, los cuales serán el centro de atención para el diseño de nuestro plan de acción: o Que exista un decremento en el porcentaje en relación a los resultados de periodos anteriores. o Los aspectos más bajos de la encuesta, considerándose rubro, variable o pregunta individual. o Aquellos que comparándolos con los resultados globales de la UAN se encuentren alarmantemente por debajo, ya que esto podría indicar que el problema es específicamente en el área, por lo que se cuenta con mucha injerencia para su mejora. Una vez identificados los puntos críticos se recomienda que se identifiquen algunas relaciones que puedan existir con variables como las de la sección de datos generales, esto con el fin de comprender mejor la situación reflejada en los resultados, conociendo así algunas características importantes para comprender la perspectiva de los que muestran algún grado de insatisfacción. Para ello será necesario aplicar conocimientos de estadística.