Formulación y ejecución del plan de negocio

Transcripción

1 Formulación y ejecución del plan de negocio Guía para promotores

2 Formulación y ejecución del plan de negocio Catholic Relief Services (CRS) Primera edición: Octubre 2011 Desarrollo de contenido técnico: Carlos F. Ostertag Óscar A. Sandoval Diego A. Izquierdo Juan F. Barona Andrés Barona CODER/CIAT Equipo de revisión: José Ángel Cruz Lourdes Centeno Elizabeth Hurtado Catholic Relief Services Diseño y diagramación: Equipo Maíz Impresión: Imprenta Equipo Maíz Ilustraciones: Óscar Chicas Se permite la reproducción total o parcial de este documento siempre y cuando se cite la fuente. No se permite la reproducción para fines comerciales. Financiado por: Howard G. Buffett Foundation Decatur, Illinois USA Catholic Relief Services América Latina y El Caribe Oficina Regional Diagonal , Zona 10 Guatemala Ciudad P.O. Box Guatemala CATHOLIC RELIEF SERVICES

3 Índice Introducción... 4 Preguntas de orientación Varias razones para preparar un plan de negocios Estructura del plan de negocio... 7 A. Resumen ejecutivo... 8 B. Ventajas competitivas de la empresa... 9 C. El producto D. La organización empresarial E. La estrategia de mercadeo F. Requerimientos de capital G. Proyecciones financieras Mensaje final Recordemos y aprendamos... 20

4 Introducción El plan de negocios es una guía que ayuda a definir los aspectos más importantes de nuestro proyecto. Se puede usar para grupos o empresas ya existentes y nuevas, grandes o pequeñas. En el plan de negocios se encuentra toda la información del negocio. El plan de negocio explica cada una de las cuatro variables de mercadeo (producto, precio, plaza y promoción). Además, es una herramienta clave para obtener financiamiento de entidades bancarias o para atraer socios e inversionistas. Se ofrece una estructura simplificada que se explica en los siete apartados que contiene el plan. Toda empresa rural debe preparar un plan de negocio, el cual se convierte en un marco o guía, que ayuda a identificar alternativas de solución. Si la empresa tiene más de un producto, debe elaborar un plan de negocio para cada uno.

5 Preguntas de orientación En qué me puede ayudar un plan de negocios? Un plan de negocio puede orientarme el lugar en donde venderé mi producto? En qué momento necesito hacer un plan de negocio? Puedo conseguir inversionistas al presentar un plan de negocios? Es posible que no podamos responder a estas preguntas, pero la cartilla nos puede ayudar a aclarar estas dudas.

6 1. Varias razones para preparar un plan de negocios Ayuda a medir las oportunidades y los riesgos del negocio. Permite que las personas socias tengan claridad en cómo se va a sacar adelante la empresa. Identifica vacíos que pueden afectar el crecimiento y desarrollo de la empresa. Facilita reconocer los recursos requeridos para alcanzar las metas. Ayuda a medir el desempeño y crecimiento de la empresa en el tiempo. El plan de negocio ayuda a identificar preguntas que deben saber responderse, como por ejemplo: En qué consiste el negocio? Por qué será exitoso? Cómo va a funcionar el negocio? Quién lo va a dirigir? Cuánta inversión se requiere? Cuál será la ganancia de mi negocio? Cuáles son los riesgos del negocio?

7 Para desarrollar el plan de negocio se recomienda la siguiente estructura. 2. Estructura del plan de negocio Más adelante se explican cada uno de los pasos de esta estructura. 1 Resumen ejecutivo Ventajas competitivas El producto La organización empresarial La estrategia de mercadeo Requerimientos de capital Proyecciones financieras

8 A. Resumen ejecutivo Es el plan de negocio resumido, describe nuestro producto, el mercado a quien vamos a venderle, las características de la empresa, las razones que apoyan el éxito del negocio, los resultados que se esperan tener, las necesidades de financiamiento y las conclusiones generales. Se presenta en una página. El resumen debe estar redactado de forma sencilla. A veces es lo único que se lee y debe quedar clara la idea de éxito del negocio. El resumen debe contemplar los montos financieros y cómo retornarán a la empresa. Cuando termine el resumen verifique si está bien redactado. Haga lo siguiente: Pídale a una persona conocida que lea el resumen. Una vez haya leído el resumen ejecutivo, pídale si entendió el proyecto y si le causó una buena impresión. Con eso sabrá si le ha motivado para que le haga preguntas. Pregúntele lo siguiente: Qué les gustó del documento y que no les gustó? Está clara la propuesta? Le parece interesante? Cómo creen que podría mejorar el documento? Existe alguna duda?

9 B. Ventajas competitivas de la empresa Para poder utilizar esta metodología es importante que la organización de pequeñas empresas productoras cumplan con algunas ventajas que permiten que las organizaciones puedan ofrecer un producto o servicio de mejor calidad y a un mejor precio. Estas ventajas generalmente pueden generarse alrededor de los siguientes aspectos: 1. Contar con recursos naturales 2. Acceso a financiamiento 3. Buena ubicación geográfica dentro del mercado 4. Buen clima 5. Tener conocimientos en producción agrícola, procesamiento del producto, venta del producto, etc. 6. Una buena organización empresarial 7. Tener buenas relaciones con instituciones que puedan apoyar 8. Conocer cómo funciona el mercado Una vez definidas las ventajas competitivas del negocio, se deben aprovechar para el éxito del negocio; o sea, que deben tenerse en cuenta para la formulación de las estrategias del plan de negocio.

10 C. El producto Es el bien o servicio que se ofrece para satisfacer las necesidades o deseos de un mercado meta. Es importante definir cuáles son las ventajas competitivas del producto; es decir, por qué nuestro producto es mejor que el de la competencia, estas ventajas usualmente están relacionadas con los costos de producción y los beneficios que dan al cliente. Las siguientes preguntas ayudarán a definir el producto: Qué tipo de producto se piensa Cuáles son los beneficios que recibe el vender? El producto puede ser un bien o cliente cuando compra este producto? servicio, el cual debe describirse en detalle. Existen periodos en el año, en los cuales La persona que compra o consume el la venta del producto es favorable? producto de qué necesidades se satisface? Veamos algunos ejemplos: 1. La venta de pollos aumenta en Navidad. 2. La clasificación del producto puede favorecer las ventas. 10

11 D. La organización empresarial Para el desarrollo de la organización empresarial se deben tener en cuenta los siguientes conceptos: Misión: La misión resume el trabajo de la empresa, cómo busca satisfacer las necesidades de los clientes y como llegar al sueño que tiene. Objetivos: Los objetivos definen a dónde se quiere llegar en los próximos años. Se pueden medir con base a la producción, venta y ganancias. Figura legal de la organización: Con ánimo de lucro: aquella que tiene como fin tener ganancias o beneficio para las personas socias. Las ganancias se reparten entre los socios. Sin ánimo de lucro: su fin es el beneficio social, no reparte ganancias entre las personas socias y reinvierte los ingresos para que la organización se desarrolle. En ambas formas legales se obtiene rentabilidad, ninguna tiene el ánimo de perder dinero. 11

12 Organigrama: Representa gráficamente los diferentes cargos dentro de la organización. Es importante que un organigrama refleje la participación de todas las personas asociadas. Ejemplo de organigrama de empresa dedicada a la producción y mercadeo de hortalizas. Junta directiva Gerencia general Secretaria Responsable de recursos humanos Responsable producción Responsable de contabilidad y finanzas Responsable de mercadeo y ventas Responsable de servicios Capacitación Asistencia técnica Crédito El organigrama ayuda a visualizar los niveles de responsabilidad, pero en el siguiente cuadro se puede visualizar el cargo, las responsabilidades y el salario correspondiente a cada puesto. Cuadro de descripción de puestos y salarios Nombre del cargo Descripción del cargo: responsabilidades y actividades que debe desarrollar Salario mensual aproximado

13 E. La estrategia de mercadeo La estrategia de mercadeo consiste en identificar a las personas que van a comprar nuestro producto y la manera de divulgar y de hacer llegar el producto hasta el cliente con una buena presentación y un buen precio. Con estos elementos podemos garantizar clientes. La estrategia de mercadeo se convierte en planes de acción específicos que contestan a preguntas como: Qué se hará? Cuándo se hará? Quién es responsable de hacerlo? Cuánto costará? Para garantizar una buena estratrategia de mercado hay que aplicar las cuatro P que forman la mezcla de mercadeo: Producto, Precio, Plaza y Promoción. Producto es lo que se ofrece en un mercado para su compra o venta y que puede satisfacer una necesidad o deseo. Pueden ser productos o servicios. Precio es la cantidad de dinero que los clientes pagarán por un producto para satisfacer una necesidad. 13

14 Plaza es el lugar en donde se compran y se venden los productos. Se deben seleccionar mecanismos de distribución a través de los cuales el producto llegará a los consumidores. Promoción son las actividades de divulgación para que la gente conozca el producto y motivarles a la compra. Su fin último es vender. Existe otra actividad que es muy importante y que ayuda a posicionar nuestro producto en el mercado, esa es la publicidad. Publicidad son estrategias de comunicación comercial que sirven para dar a conocer las características del producto, para que los consumidores se motiven a comprarlo. Para hacer publicidad se usan medios de comunicación tales como: periódicos, radio, televisión, revistas, volantes, tarjetas, avisos, vallas, etc. 14

15 Preguntas básicas para hacer un plan de mercadeo Cuáles son las características de los clientes a quienes quiere vender? Cuáles son las empresas que ofrecen productos iguales o parecidos a los que venderá? Dónde está ubicado el mercado en el que quiere vender? Cuánto quiere ganar? Cuáles son las características y beneficios del producto? Cuánto quiere vender? Cómo diferenciar su producto de los demás de la competencia? En qué lugares va a colocar el producto? Cómo definir el precio del producto? Cómo va a hacer llegar el producto al lugar de venta? De qué forma voy a convencer a los consumidores de la calidad del producto? A través de qué medios de comunicación se difundirá la existencia del producto? 15

16 F. Requerimientos de capital Se refiere a la cantidad de dinero necesario para iniciar el negocio. Para calcular la cantidad de dinero necesario, se realiza la sumatoria de los gastos que se repiten cada mes como: salarios, alquileres, etc. y la sumatoria de aquellos gastos que no se repiten como las construcciones, equipos, etc. Usted puede hacer su propia lista de gastos para saber cuánto necesita para iniciar el negocio. Formato para calcular requerimiento de capital Lista de gastos que se repiten por mes Energía eléctrica $ Agua $ Tasas municipales $ Salarios de 4 personas $1, Gasto mensual por doce meses $1, X 12 Cantidad en el año $16, Lista de gastos que no repiten por mes Herramientas $ Computadora $ $ Capital requerido para iniciar el negocio: = $ 17, Si ya conoce el total de dinero que necesita para iniciar el negocio, el siguiente paso es determinar si la orgnización tiene el capital suficiente. Si no lo tiene, entonces, usted puede hacer lo siguiente: Buscar fondos adicionales (conseguir socios, solicitar préstamos). Reducir el tamaño de empresa. Esperar a conseguir más fondos. 16

17 G. Proyecciones financieras Las proyecciones financieras se desarrollan con la información contable de la organización, por lo cual se recomienda contar con la colaboración de la persona que hace la contabilidad. Las proyecciones financieras contienen el estado de ganancias y pérdidas, y el balance general. El estado de ganancias y pérdidas nos permite saber si durante un periodo de tiempo ganamos o perdimos dinero en nuestro negocio. El balance general es un resumen, de todo lo que tiene la empresa en un momento dado: Activo: Son todos los bienes físicos y no físicos de la empresa como por ejemplo: vehículos, locales, dinero en cuentas bancarias, etc. Pasivo: Es todo lo que la empresa debe a los proveedores, como por ejemplo: pago por compra de materia prima, pago por préstamo bancario y pagos por agua, energía eléctrica y otros. Patrimonio: Es lo que queda cuando se han cancelado todas las deudas. 17

18 Ejemplo: Estado de pérdidas y ganancias o estado de resultados Ingresos Ventas Otros ingresos Subtotal $1, $ $1, Es importante que cada mes haga un cuadro de pérdidas y ganancias. Egresos Gastos administrativos Pago de planilla Agua luz y teléfono Alquiler de local Gastos de venta Transporte Comisiones al vendedor Publicidad Costos de producción Compra de materia prima Mano de obra Esto ayudará para identificar si se está perdiendo o ganando en el negocio. Subtotal Diferencia $ $ $ $ $ $ $ $ $1, $ Se obtiene restando a las ventas o ingresos, todos los gastos que usted ha hecho. Por ejemplo: las ventas fueron $1,750.00, a esto le restamos los gastos que fueron $1,140.00, se tiene como ganancia $

19 Mensaje final La formulación del plan de negocios es una herramienta que materializa la idea que se quiere impulsar como negocio. El plan de negocios es una herramienta que se convierte en la visión de la organización, sirve para medir el crecimiento de la empresa. El plan de negocio es solo un plan, usted como persona emprendedora debe impulsarlo y llevarlo a los mayores éxitos. 19

20 Recordemos y aprendamos Término Competitivo Distribución Mercadeo Mercado Expectativa Fortaleza Indicador Organización Plan de negocio Significado Es cuando una empresa ofrece un bien o servicio de mejor calidad y a menor precio y con una buena atención. Acción por medio de los cuales se hace llegar el bien o servicio al cliente. Función empresarial enfocada en identificar y satisfacer necesidades del mercado mediante la oferta rentable de bienes y servicios. Es la acción de compra y venta de productos. Se puede desarrollar en un espacio físico como el mercado municipal o a través medios electrónicos como la internet Lo que se espera obtener de alguna actividad, acontecimiento, o persona. El punto fuerte de una organización o de un proyecto. Nos dice si estamos si estamos avanzando o no hacia nuestros objetivos. La forma en que las personas se agrupan, trabajan y se relacionan para conseguir sus objetivos. Documento que presenta la estrategia del negocio y que incluye: un análisis del mercado, el organigrama empresarial, las variables del mercado, estado de resultados y proyecciones financieras. Se usa para guiar una empresa o para captar recursos. 20