CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

Transcripción

1 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS MUNICIPALIDAD DE SAN JERÓNIMO, DEPARTAMENTO DE BAJA VERAPÁZ AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012 GUATEMALA, MAYO DE 2013

2 Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Agustín Cuellar Marroquín (Unico Nombre) Alcalde Municipal Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Contralora General de Cuentas y en cumplimiento de lo regulado en la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

3 Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Agustín Cuellar Marroquín (Unico Nombre) Alcalde Municipal Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento de lo regulado en la literal k), del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fue otorgada, hago de su conocimiento de manera oficial, el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

4 Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Agustín Cuellar Marroquín (Unico Nombre) Alcalde Municipal Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Subcontralor de Probidad y en cumplimiento de lo regulado en la literal k), del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fue otorgada, hago de su conocimiento de manera oficial, el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

5 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS MUNICIPALIDAD DE SAN JERÓNIMO, DEPARTAMENTO DE BAJA VERAPÁZ AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012 GUATEMALA, MAYO DE 2013

6 ÍNDICE Página 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal 1.2 Función 2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera Generales Específicos 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera Limitaciones al Alcance 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General Estado de Resultados Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos 5.2 Otros Aspectos Plan Operativo Anual Plan Anual de Auditoría Convenios Donaciones Préstamos Transferencias Sistemas informáticos utilizados por la Entidad 6. ESTADOS FINANCIEROS 6.1 Balance General 6.2 Estado de Resultados

7 6.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos 6.4 Notas a los Estados Financieros 7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 8. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR 9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODO AUDITADO 10. COMISIÓN DE AUDITORÍA 11. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) 11.1 Misión (Anexo 1) 11.2 Visión (Anexo 2) 11.3 Estructura Orgánica (Anexo 3) 11.4 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato (Anexo 4) 11.5 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Administración (Anexo 5) 11.6 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible) (Anexo 6) 11.7 Reporte de Ejecución de Obras por Convenios Suscritos con el Consejo Departamental de Desarrollo (Anexo 7) 11.8 Reporte de Ejecución Presupuestaria de Egresos por Fuente de Financiamiento con Afectación Específica y Grupo de Gasto (Anexo 8)

8 Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Agustín Cuellar Marroquín (Unico Nombre) Alcalde Municipal Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal El (Los) Auditor(es) Gubernamental(es) designados de conformidad con el (los) Nombramiento(s) No. (Nos.) DAM de fecha 14 de febrero 2013 he (hemos) efectuado, en la (el) Municipalidad de San Jerónimo, Departamento de Baja Verapáz con el objetivo de evaluar la razonabilidad de la información financiera, los resultados y la ejecución presupuestaria de ingresos y egresos, correspondiente al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de Nuestro examen incluyó la evaluación de la estructura de control interno de la, la ejecución presupuestaria de ingresos en sus diferentes conceptos y de egresos a nivel de programas, actividades, proyectos, grupos y renglones presupuestarios de gastos, cuentas de activo, pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicación de pruebas selectivas, de acuerdo a las áreas críticas, considerando la materialidad e importancia relativa de las mismas, y como resultado del trabajo realizado se detectaron aspectos importantes que merecen ser mencionados, los cuales se describen a continuación: HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Falta de creación de la Unidad de Auditoría Interna Falta de reclasificación de la cuenta Construcciones en Proceso Falta de presentación de información y documentación requerida Atraso en la Rendición de Cuentas

9 HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Área Financiera Falta de control de bienes inventariables Conciliaciones bancarias no elaboradas La comisión de auditoria nombrada se integra por los auditores: Lic. Federico Mendez Palomo (Coordinador) y Lic. Otto William Orozco De Leon (Supervisor). El (Los) hallazgo(s) contenido(s) en el presente informe, fue (fueron) discutido(s) por la comisión de auditoria con las personas responsables. Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran en el informe de auditoría adjunto. Atentamente, ÁREA FINANCIERA Lic. FEDERICO MENDEZ PALOMO Coordinador Gubernamental Lic. OTTO WILLIAM OROZCO DE LEON Supervisor Gubernamental

10 1 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal El municipio es una institución autónoma del derecho público, tiene personalidad jurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para el cumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y de conformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües. La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercida mediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos y Concejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos. El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes, programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal. La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado de prestar y administrar los servicios públicos municipales. Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de la República, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal. 1.2 Función El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias, puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales, ambientales, y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida, a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio. Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes: Formular y coordinar políticas, planes y programas relativos al abastecimiento domiciliario de agua; alcantarillado; alumbrado público; mercados; rastros; administración y autorización de cementerios; limpieza y ornato; al tratamiento de desechos y residuos sólidos; pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento; regulación del transporte; gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales; servicio de policía municipal; generación de energía eléctrica; delimitación de áreas para el funcionamiento de ciertos establecimientos comerciales; reforestación para la protección de la vida, salud, biodiversidad, recursos naturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global; y otras que le sean trasladadas por el Organismo Ejecutivo.

11 2 2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido en sus artículos 232 y 241. El Decreto Número Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículos 2 Ámbito de Competencia y 4 Atribuciones. Las Normas Internacionales de Auditoría, Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Generales de Control Interno. Nombramiento DAM de fecha 14 de febrero OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera Generales Evaluar la razonabilidad de los Estados Financieros correspondientes al Balance General, Estado de Resultados, Notas a los Estados Financieros y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejercicio fiscal 2012, así como la estructura del control interno y el cumplimiento de normas, leyes, reglamentos y otros aspectos aplicables Específicos Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad aplicable al proceso contable, presupuestario y de tesorería. Verificar la razonabilidad de los saldos que presenta el Balance General en las cuentas de activo, pasivo y patrimonio de acuerdo a la materialidad o importancia relativa. Verificar la razonabilidad de los ingresos y gastos corrientes revelados en el Estado de Resultados. Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado razonablemente atendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia.

12 3 Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado de acuerdo al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con los clasificadores presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes, reglamentos, normas y metodologías aplicables. Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos, transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos y verificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicables y se encuentren debidamente soportados con la documentación legal correspondiente. Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido al proceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad. Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadas cumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y la revisión de las operaciones, registros y documentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados de la Municipalidad de San Jerónimo, Departamento de Baja Verapáz, correspondiente al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012, de conformidad con la muestra seleccionada; con énfasis en las Cuentas de Balance General siguientes: Bancos, Construcciones en Proceso, Gastos del Personal a Pagar y Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas. Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentas: Venta de Servicios y Transferencias Corrientes del Sector Publico y del área de gastos, las cuentas Remuneraciones, Bienes y Servicios. Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos, del área de Ingresos, los siguientes rubros: Transferencias Corrientes del Sector Público de la Administración Central y Transferencias de Capital del Sector Público de la Administración Central. Del área de Egresos, los Programas siguientes: 01 ACTIVIDADES CENTRALES, 12 SALUD Y AMBIENTE, 14 RED VIAL y 15 URBANISMO, considerando los eventos relevantes de acuerdo a los Grupos de Gasto siguientes: Del 01 Actividades Centrales el 011 Personal Permanente; 015 Complementos específicos al personal permanente; 062 Dietas

13 4 para cargos representativos; 196 Servicios de atención y protocolo; 211 Alimentos para personas; 262 Combustibles y lubricantes; 299 Otros materiales y suministros, mediante la aplicación de pruebas selectivas. Asimismo, se verificaron los documentos legales que respaldan las modificaciones presupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para los programas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el Plan Anual de Auditoría. Limitaciones al Alcance De acuerdo a comentario de las autoridades municipales, por situaciones económicas, no fue posible contratar un Auditor Interno durante el año 2012, razón por la cual no se pudo determinar la razonabilidad de los Estados Financieros, por lo que se solicitó Sanción Económica contra la Corporación Municipal. Ver hallazgo No. 1 de Control Interno. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General De acuerdo con el alcance de auditoría se evaluaron cuentas del Balance General que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Bancos Al 31 de diciembre de 2012, la Cuenta No. 1112, Bancos, presenta disponibilidades de efectivo por un valor de Q.737,704.64, integrado por una cuenta bancaria como se resume a continuación: Una Cuenta única del Tesoro (Pagadora). El saldo individual de la cuenta bancaria según los registros contables de la municipalidad, fue conciliado con los estados de cuenta emitidos por el banco al 31 de diciembre de Anticipos Al 31 de diciembre de 2012, la Cuenta Anticipos, presenta en el Balance General el saldo de Q245,064.06, correspondientes a anticipos a contratistas para la ejecución de proyectos, los cuales no se amortizaron al cierre del ejercicio fiscal, siendo los siguientes: ANTICIPO DEL 20% AL PROYECTO MODULO DE VESTIDORES Y SANITARIOS DEL CAMPO DE FUTBOL BARRIO ABAJO, SAN JERONIMO Q22,320.00; ANTICIPO DEL PRYECTO

14 5 CONSTRUCCION SISTEMA DE AGUA POTABLE CASERIO EL HORNITO, SAN JERONIMO, BAJA VERAPAZ Q5,598.15; PAGO DEL ANTICIPO DEL PROYECTO MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE, (UNIDAD CLORINACION) COMUNIDADES: LOS CERRITOS EL CASTAÑO, EL JICARO, EL DURAZNO II, EL ASTILLERO, CUMBRE SANTA ELENA Y MATANZAS, SAN JERONIMO, B.V. Q32,800.00; ANTICIPO DEL 20% DEL PROYECTO CONSTRUCCION PUENTE VEHICULAR ALDEA EL CACAO DE SAN JERONIMO, B.V. Q83,587.91; ANTICIPO DEL 20% DEL PROYECTO AMPLIACION SISTEMA DE AGUA POTABLE ALDEA SANTA BARBARA, SAN JERONIMO, B.V. Q100, Transferencias y Contribuciones de Capital recibidas Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta 3111 Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas, presentan un saldo acumulado de Q47,691, Resultado del Ejercicio El Resultado del Ejercicio 2012, ascendió a la cantidad de Q6,508, Estado de Resultados De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Estado de Resultados que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Ingresos y Gastos Ingresos 5142 Venta de Servicios haciende a la cantidad de Q ,31. Y en lo que respecta a los Impuestos Indirectos recibidos por la municipalidad en el ejercicio fiscal 2012, y registradas en la Cuenta No. 5112, ascienden a la cantidad de Q202, Otros Ingresos No Tributarios La cuenta Otros Ingresos no Tributarios recibidos por la municipalidad en el ejercicio fiscal 2012, y registradas en la Cuenta No. 5129, ascienden a la cantidad de Q173, Transferencias Corrientes Recibidas Las Transferencias Corrientes del Sector público Recibidas por la municipalidad en el ejercicio fiscal 2012, y registradas en la Cuenta No Transferencias Corrientes del Sector Público ascienden a la cantidad de Q1,809, Gastos Remuneraciones Los Gastos de consumo se integran por remuneraciones y bienes y servicios. Las remuneraciones registradas en la Cuenta 6111 en el ejercicio fiscal 2012, ascendieron a la cantidad de Q4,473,

15 6 Intereses y Comisiones Los Intereses y Comisiones registradas en la Cuenta 6121 en el ejercicio fiscal 2012, ascendieron a la cantidad de Q63, Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos El Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal 2012, fue aprobado mediante Acuerdo del Concejo Municipal de Fecha 12 de diciembre de 2011, mediante Acta No Ingresos El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2012, ascendió a la cantidad de Q.10,673,814.00, el cual tuvo una ampliación de Q.7,131,061.03, para un presupuesto vigente de Q.17,804,875.03, ejecutándose la cantidad de Q.14,311, (80%), en las diferentes clases de ingresos específicas siguientes: Ingresos Tributarios Q347,864.95, Ingresos no Tributarios Q.308,873.93, Venta de Bienes y Servicios de la Administración Pública Q.46,006.72, Ingresos de Operación Q.450,729.65, Rentas de la Propiedad Q.6,732.07, Transferencias Corrientes Q.1,809,361.32, Transferencias de Capital Q.10,693,194.01, este rubro representa un 75% de los ingresos percibidos en el ejercicio fiscal, y Endeudamiento Público Interno Q648, Egresos El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2012, ascendió a la cantidad de Q.10,673,814.00, el cual tuvo una ampliación de Q.7,131,061.03, para un presupuesto vigente de Q.17,804,875.03, ejecutándose la cantidad de Q.13,616, (77%) a través de los programas específicos siguientes: En el Programa 01 Actividades Centrales, la cantidad de Q.2,919,336.63; en el Programa 11 Servicios Públicos Municipales, la cantidad de Q.4,000.00; en el Programa 12 Salud y Ambiente, la cantidad de Q1,628,572.39; en el Programa 13 Educación, la cantidad de Q.298,445.95; en el Programa 14 Red Vial, la cantidad de Q1,456,335.90; en el Programa 15 Urbanismo, la cantidad de Q.4,244,030.57; en el Programa 16 Desarrollo urbano y Rural Q.564,740.00; en el Programa 17 Atención a Servicios Sociales, Culturales y Deportivos, Q.949, en el Programa 99 Partidas no asignables a programas (deuda) Q.1,551,101.77; de los cuales el programa 15 es el más importante con respecto a la ejecución y represente un 31% de los mismos. La liquidación de la ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejercicio fiscal 2012, fue aprobada conforme Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 29 de enero 2013 mediante Acta No

16 7 Modificaciones Presupuestarias La Municipalidad realizó Ampliaciones y Transferencias presupuestarias por un valor de Q7,131,061.03, verificándose que las mismas fueron autorizadas por el Concejo Municipal y registradas adecuadamente en el Módulo de Presupuesto del Sistema Contable. 5.2 Otros Aspectos Plan Operativo Anual Se comprobó que el Plan Operativo Anual, fue actualizado por las ampliaciones y transferencias presupuestarias realizadas en el período auditado, así mismo se verificó que se cumplió con presentar el mismo a la Contraloría General de cuentas, en el plazo establecido para el efecto Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditoría Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de la Municipalidad y trasladado a la Contraloría General de Cuentas, en el plazo correspondiente Convenios La Municipalidad reportó que al 31 de diciembre 2012, no tiene convenios vigentes Donaciones La Municipalidad reportó que durante el ejercicio 2012, no recibió ninguna donación Préstamos La Municipalidad reportó que durante el ejercicio 2012, no recibió ningun préstamo Transferencias La Municipalidad no reportó transferencias o traslados de fondos a otras entidades u organismos durante el período 2012.

17 Sistemas informáticos utilizados por la Entidad Sistema de Contabilidad Integrada La Municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada, SICOIN GL. Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones Se verificó que la municipalidad publicó y gestionó en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS, en el cual se reflejan los concursos siguientes: adjudicados 47, finalizados desiertos 7, y publicados sin concurso 273 según reporte de Guatecompras generado de fecha 28 de febrero Sistema Nacional de Inversión Pública La municipalidad cumplió en su totalidad con registrar mensualmente, en el Módulo de Seguimiento Físico y Financiero del Sistema nacional de Inversión Pública (SNIP), el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo.

18 9 6. ESTADOS FINANCIEROS 6.1 Balance General

19 Estado de Resultados

20 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

21 Notas a los Estados Financieros 7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Hallazgo No. 1 Falta de creación de la Unidad de Auditoría Interna Condición Se determinó que en la Municipalidad no existe la unidad de Auditoría Interna, debido a que no hay Auditor Interno contratado. Criterio El Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal y sus reformas, en el artículo 88 especifica: Auditor Interno. Las municipalidades deberán contratar un auditor interno, quien deberá ser guatemalteco de origen, ciudadano en el ejercicio de sus derechos políticos, contador público y auditor colegiado activo, quien, además de velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar un sistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, siendo responsable de sus actuaciones ante el Consejo Municipal. El auditor interno podrá ser contratado a tiempo completo o parcial. Las municipalidades podrán contratar en forma asociativa, un auditor interno. Sus funciones serán normadas por el reglamento interno correspondiente. Causa La falta de interés de las autoridades municipales, no han permitido la implementación de la unidad de auditoria interna, para el fortalecimiento del control interno. Efecto La falta del Auditor Interno provoca que no se tenga el dictamen sobre los Estados Financieros, con el propósito de determinar la razonabilidad de los mismos. Recomendación El Concejo Municipal debe implementar la Unidad de Auditoría Interna, como lo establece el Decreto Número del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, en su Articulo 88.

22 13 Comentario de los Responsables En Acta número de fecha 11 de abril de 2013, manifestaron lo siguiente: Debido a la falta de asignación presupuestaria para el ejercicio fiscal dos mil doce, no había sido posible contratar los servicios de un auditor interno para la fiscalización de procesos en la dirección financiera, pero a partir de la presente fecha ya se encuentra uno contratado que velara por cumplir las funciones específicas asignada a su cargo. Comentario de Auditoría La comisión de auditoría confirma el hallazgo por la falta de implementación de la unidad de auditoria interna. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL AGUSTIN (S.O.N.) CUELLAR MARROQUIN 5, CONCEJAL I LESTER OLIVERIO SALVATIERRA RUIZ 5, CONCEJAL II HENRY MOISES GARCIA GALVAN 5, CONCEJAL III ROBERTO RENE MORALES GONZALEZ 5, CONCEJAL IV MOISES ROMAN CANAHUI MORENTE 5, SINDICO I OSCAR ABEL TEJEDA ENRIQUEZ 5, SINDICO II SANTOS (S.O.N.) CRUZ CATALAN 5, Total Q. 35, Hallazgo No. 2 Falta de reclasificación de la cuenta Construcciones en Proceso Condición Al revisar la integración de la cuenta Construcciones en Proceso al 31 de diciembre 2012, se determinó que existen obras concluidas que corresponden a períodos anteriores y que no han sido trasladados a la cuenta final que les corresponde Criterio El Acuerdo Interno No del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, de fecha 8 de julio 2003, que aprueban las Normas Generales de Control Interno Gubernamental en las Normas Aplicables a los Sistemas de Administración General, en el numeral 2.4 especifica: Cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones. Los procedimientos de registro, autorización y custodia son aplicables a todos los

23 14 niveles de organización, independientemente de que las operaciones sean financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor público cuente con la definición de su campo de competencia y el soporte necesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo. Causa Falta de depuración de la cuenta construcciones en proceso, por parte de los responsables de la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal. Efecto El Balance General refleja un saldo no real de la cuenta 1234 Construcciones en Proceso. Recomendación Que el Alcalde Municipal gire instrucciones al Director Municipal de Planificación y a la Directora de AFIM, para coordinar el trabajo de liquidación de proyectos y que la cuenta Construcciones en Proceso quede debidamente depurada. Comentario de los Responsables En Acta No del libro L de la Contraloría General de Cuentas, de fecha 11 de abril de 2013, manifiestan lo siguiente: A la fecha que se inicio la auditoría financiera para esa municipalidad, se está en el proceso de depuración de la cuenta Construcciones en proceso ya que la ley nos autoriza realiza realizad los ajustes contables necesarios durante el período del 1 de Enero al 31 de Marzo del siguiente año, por lo que a la presente fecha ya se encuentra depurada en su totalidad la cuenta contable, para la cual adjunto el balance general que demuestra el saldo real y depurado y actualmente ya se encuentra entregado a la Contraloría General de Cuentas, cumpliendo con el plazo estipulado en la ley. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que los responsables no aportan ninguna base que justifique su desvanecimiento. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 20, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTOR AFIM EDVIN MARGARITO CHE ENRIQUEZ 4, DIRECTOR AFIM OTTO RENE DEONICIO ALVAREZ 4, Total Q. 8,000.00

24 15 Hallazgo No. 3 Falta de presentación de información y documentación requerida Condición Mediante pruebas de auditoría aplicadas en el área de Caja y Bancos al 31 de diciembre 2012, se detectó que el Director de la AFIM no envió a la Contraloría General de Cuentas la certificación del acta que documenta el corte de caja y arqueo de valores municipales. Criterio El Acuerdo Interno No del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, de fecha 8 de julio 2003, que aprueban Las Normas de Control Interno Gubernamental, modificado por el acuerdo A de fecha 8 de julio de 2006, establece en el numeral 2.4 Autorización y Registro de Operaciones, indica que cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones. El Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, reformado por el Decreto en su Artículo 98 establece: Competencia y funciones de la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal.La Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal tendrá las atribuciones siguientes:.. e) Remitir a la Contraloría General de Cuentas, certificación del acta que documenta el corte de caja y arqueo de valores municipales, a más tardar cinco (5) días hábiles después de efectuadas esas operaciones. Causa Inobservancia a la normativa de Control Interno, en lo que respecta al envío de la certificación del acta que documenta el corte de caja y arqueo de valores municipales. Efecto Provoca que se desconozca en determinado momento la situación económica de la Municipalidad. Recomendación Que el Alcalde Municipal gire instrucciones a la Directora de AFIM, para que realice los envíos correspondientes de los cortes de caja a la Contraloría General de Cuentas. Comentario de los Responsables En Acta No del libro L de la Contraloría General de Cuentas, de fecha 11 de abril de 2013, manifiesta la Directora de AFIM lo siguiente: Derivado a que la persona que ocupaba el cargo de Director de la Afim hasta el mes de Agosto del año 2012 no había rendido cuentas conforme la ley, tuve la necesidad de actualizar todas

25 16 las operaciones en el sistema, razón por la cual no fue posible enviar las respectivas certificaciones en su tiempo correspondiente. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo debido a que lo manifestado por las autoridades municipales no desvanecen el mismo. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTOR AFIM EDVIN MARGARITO CHE ENRIQUEZ 2, DIRECTOR AFIM OTTO RENE DEONICIO ALVAREZ 2, DIRECTOR AFIM MERCI PAOLA VILLATORO RECINOS 2, Total Q. 6, Hallazgo No. 4 Atraso en la Rendición de Cuentas Condición Al evaluar la entrega de la rendición de cuentas de la municipalidad en la Contraloría General de Cuentas, se estableció que durante el ejercicio fiscal 2012 de los meses de enero a agosto específicamente, no se cumplió con presentar la rendición en el tiempo estipulado en la Ley. Criterio El Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, artículo 138 Fiscalización y Rendición de Cuentas establece: La municipalidad deberá rendir cuentas conforme lo establece la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas. El Acuerdo Interno de la Contraloría General de cuentas A del Subcontralor de Probidad y encargado del Despacho, indica en el artículo 2º Plazos, períodos y contenido de la información. Todas las municipalidades y sus empresas deberán presentar la información en los formatos electrónicos definidos por MFP, Segeplan la Contraloría General de Cuentas, conforme las siguientes disposiciones. I.., II..,III en los primeros cinco días de cada mes. A).., b) Las municipalidades y sus empresas que operan SIAF MUNI Y SIAFITO MUNI deberán entregar b,1).., b.2).., b.3) copia de la base de datos, encriptada inmediatamente después de haber generado la caja municipal de movimientos diarios (Reporte Pgrito 3 y Pgrito 4), en un medio magnético u óptico debidamente rotulado, con el código y nombre de la entidad y período a que corresponde la información. Inciso c) Para las

26 17 municipalidades y sus empresas que operan con el Sistemas de Contabilidad Integrada en modalidad WEB (SICOIN WEB) deberán entregar su información de la Caja Consolidada (Reporte PGRITO 1) y caja de Movimiento Diario (Reporte PGRITO 2) generada por el sistema y en forma electrónica en un medio magnético u óptico. Causa Falta de interés del Director de AFIM en el registro oportuno delas operaciones financieras y presupuestarias del giro municipal. Efecto Esta situación impide tener a tiempo el cierre mensual de la cuenta de la entidad para su rendición y presentación en forma oportuna ante la Contraloría General de Cuentas. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de AFIM, a efecto que se tome en cuenta el plazo establecido en la normativa para la rendición de cuentas a la Contraloría General de Cuentas. Comentario de los Responsables En Acta No del libro L de la Contraloría General de Cuentas, de fecha 11 de abril de 2013, manifiesta la Directora de AFIM lo siguiente A la fecha de mi toma de posesión se encontraba la problemática de no estar al día las operaciones financieras en el sistema Sicoin GL, por lo que me vi en la necesidad de operar todas las transacciones contables que a la fecha se encontraban fuera del sistema, según lo hice ver en mi acta de toma de posesión número cuatro de fecha dieciséis de Agosto del año dos mil doce, recurrí a la mesa de ayuda y técnico del SIAF para que nos pudieran habilitar estos meses pendientes de registrar lo cual dedique mi tiempo a partir de mi contratación para poner al día las operaciones financieras en el sistema Sicoin GL, que al treinta y uno de diciembre del dos mil doce, que abarca esta fiscalización ya se encuentra al día. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo debido a que en la respuesta de los responsables se acepta el atraso en la rendición de cuentas a la entidad fiscalizadora.

27 18 Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 12, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTOR AFIM EDVIN MARGARITO CHE ENRIQUEZ 3, DIRECTOR AFIM OTTO RENE DEONICIO ALVAREZ 3, Total Q. 6, HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Área Financiera Hallazgo No. 1 Falta de control de bienes inventariables Condición Al evaluar el almacén municipal se estableció que no se efectúa toma física de inventarios en forma periódica, lo que sirve para fortalecer los controles internos y ayudar en la toma de decisiones a las autoridades correspondientes. Criterio El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, Versión 1, en el módulo IV, Numeral 1, Procedimientos para el Control de Almacén de Bienes y Suministros, numeral 1.4 Reportes de Almacén, tercer párrafo: Mientras se implanta en la Municipalidad el SIAF MUNI, el tesorero debe llevar un libro en sistema de cuenta corriente, para registrar en forma global el movimiento de almacén, para el efecto deberá verificar el movimiento de ingresos y salidas de almacén, que envía el guardalmacén adjunto al informe mensual. Causa Se estableció mediante cuestionario de control interno, la no realización de inventarios físicos de bienes y suministros existentes en el almacén. Efecto La falta de inventarios periódicos es una deficiencia que no permite llevar un control adecuado sobre la existencia de bienes, materiales y suministros en el área de almacén.

28 19 Recomendación El Director de la AFIM, debe designar al personal idóneo para que efectúe inventarios periódicos, con el objeto de mantener control sobre los ingresos y salidas de almacén. Comentario de los Responsables En Acta número de fecha 11 de abril de 2013, manifestaron lo siguiente: Referente a la falta de control de Bienes inventariables, hago de su conocimiento que en la municipalidad si se cuenta con el registro de la compra y distribución de los materiales utilizados en los proyectos ejecutados por administración en un archivo Excel, no así en las tarjetas kardex que debieron estar autorizadas por la Contraloría General de Cuentas debido a que la persona que ocupaba el cargo de director de Afim no realizo las gestiones necesarias para obtenerlas, a la presente fecha se cuenta con la implementación completa de la bodega municipal. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo debido a que lo manifestado por las autoridades municipales no desvanece el mismo. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 21, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTOR AFIM EDVIN MARGARITO CHE ENRIQUEZ 4, DIRECTOR AFIM OTTO RENE DEONICIO ALVAREZ 4, Total Q. 8, Hallazgo No. 2 Conciliaciones bancarias no elaboradas Condición Se comprobó que las conciliaciones bancarias no se encuentran actualizadas correspondientes al periodo Criterio El Manual de Administración Financiera Municipal MAFIN- versión I, en el Modulo II Numeral 3 indica: Libro de Bancos. Libro de cuatro columnas utilizado para el control y registro del movimiento bancario que se dé por medio de las cuentas de depósitos monetarios con que cuente la municipalidad. Su movimiento se realiza

29 20 por el procedimiento de cuenta corriente, en él se anotará: a) para los ingresos: fecha y número de la boleta de depósito o transferencia, el monto se anotará en la columna del debe (segunda columna) y b) para egresos: fecha, nombre del proveedor número de cheque, (que se consigna en la primera columna) y monto en la columna del haber y saldo. Estas operaciones deben realizarse diariamente para tener el saldo bancario actualizado. Al finalizar cada mes se concilia el saldo con el estado bancario, indicándose en ella los cheques en circulación, depósitos en tránsito, notas de débito y crédito no operadas. Si existieran varias cuantas bancarias, deberán existir igual número de libros. Causa El modulo de contabilidad del sistema no se está utilizando para la realización de las conciliaciones bancarias. Efecto La falta de seguimiento para requerir la colaboración necesaria ante el personal de la mesa de ayuda del SIAF, provoca que las conciliaciones se sigan llevando en los libros autorizados por la Contraloría de Cuentas para el efecto. Recomendación Que la Directora de AFIM, realice los requerimientos procedentes ante la mesa de ayuda del SIAF, para que le envíen un técnico del sistema y se pueda utilizar el módulo de las Conciliaciones Bancarias. Comentario de los Responsables En Acta No del libro L de la Contraloría General de Cuentas, de fecha 11 de abril de 2013, manifiesta la Directora de AFIM lo siguiente: Dentro de los registros contables de esta municipalidad se encuentran operadas al día las Conciliaciones Bancarias mensuales, de forma manual en el libro numero Ñ habilitado el treinta de Abril del dos mil ocho, autorizado por la Contraloría General de Cuentas, no así en el Sistema Sigoin GL bebido a que nunca se ha implementado el proceso de depuración de conciliaciones bancarias en el sistema desde la implementación de Sicoin GL en el año dos mil ocho. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo debido a que las conciliaciones bancarias no se realizaron por medio del sistema contable Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39,

30 21 Numeral 10, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTOR AFIM EDVIN MARGARITO CHE ENRIQUEZ 2, DIRECTOR AFIM OTTO RENE DEONICIO ALVAREZ 2, Total Q. 4, SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditoría anterior correspondientes al ejercicio fiscal 2011, con el objeto de verificar su cumplimiento e implementación por parte de las personas responsables, estableciéndose que se le dio cumplimiento a las mismas. 9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, se incluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe. No. NOMBRE CARGO PERIODO 1 JOSE BRIGIDO LUNA PELAEZ ALCALDE MUNICIPAL 01/01/ /01/ AGUSTIN CUELLAR MARROQUIN ALCALDE MUNICIPAL 15/01/ /12/ ELMER ORLANDO GIRON FLORES CONCEJAL I 01/01/ /01/ LESTER OLIVERIO SALVATIERRA RUIZ CONCEJAL I 15/01/ /12/ CESAR WILFREDO CHACON RAMOS CONCEJAL II 01/01/ /01/ HENRY MOISES GARCIA GALVAN CONCEJAL II 15/01/ /12/ JORGE ALFREDO TRINIDAD GARCIA CONCEJAL III 01/01/ /01/ ROBERTO RENE MORALES GONZALEZ CONCEJAL III 15/01/ /12/ VICTOR MANUEL MARTINEZ REYES CONCEJAL IV 01/01/ /01/ MOISES ROMAN CANAHUI MORENTE CONCEJAL IV 15/01/ /12/ RIGOBERTO ORDOÑEZ SUCHITE SINDICO I 01/01/ /01/ OSCAR ABEL TEJEDA ENRIQUEZ SINDICO I 15/01/ /12/ CARLOS MARTIN SOLOMAN TATUL SINDICO II 01/01/ /01/ SANTOS CRUZ CATALAN SINDICO II 15/01/ /12/ EDVIN MARGARITO CHE ENRIQUEZ DIRECTOR AFIM 01/01/ /03/ OTTO RENE DEONICIO ALVAREZ DIRECTOR AFIM 14/03/ /08/ MERCI PAOLA VILLATORO RECINOS DIRECTOR AFIM 16/08/ /12/ EMPERATRIZ EDNA MARIA LANZA MEJIA SECRETARIA MUNICIPAL 15/01/ /12/2012

31 COMISIÓN DE AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA Lic. FEDERICO MENDEZ PALOMO Coordinador Gubernamental Lic. OTTO WILLIAM OROZCO DE LEON Supervisor Gubernamental GESTIÓN CONOCIDA POR: De conformidad con lo establecido en el Decreto del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 29, los Auditores Gubernamentales nombrados son los responsables del contenido y efectos legales del presente informe, el Director y Subdirector únicamente firman en cumplimiento al proceso de oficialización que en ley corresponde.

32 INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) 11.1 Misión (Anexo 1) Lograr la credibilidad del vecino hacia un buen gobierno local, optimizando el gasto público de forma transparente para garantizar la calidad de los servicios y mejorar las condiciones de vida de la población Visión (Anexo 2) Ser un gobierno local que administrará de forma transparente los bienes y servicios, garantizando mejorar la calidad de vida de los habitantes en base a las necesidades priorizadas, mediante el compromiso social, mandato legal y gestión eficiente Estructura Orgánica (Anexo 3) El gobierno del municipio corresponde al Consejo Municipal, el cual se integra por el Alcalde, los Síndicos y Concejales, electos directamente por sufragio universal para un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos. El representante de la municipalidad y del municipio es el Alcalde, quien se constituye como el jefe del órgano ejecutivo del gobierno municipal, preside el Concejo y dirige la administración municipal. Los síndicos y concejales son los miembros del órgano de deliberación y de decisión. El Concejo organiza comisiones para el estudio y dictamen de los asuntos que conocerá durante todo el año, siendo obligatorias las siguientes: Educación, educación bilingüe intercultural, cultura y deportes; Salud y asistencia Social; Servicios, infraestructura, ordenamiento territorial, urbanismo y vivienda; Fomento económico, turismo, ambiente y recursos naturales; Descentralización, fortalecimiento municipal y participación ciudadana; De finanzas; De probidad; De los derechos humanos y de la paz; De la familia, la mujer y la niñez, la juventud, adulto mayor o cualquier otra forma de proyección social. El Concejo Municipal y el Alcalde cuentan con un Secretario.

33 24 La municipalidad cuenta con dependencias administrativas de apoyo para la función municipal, siendo las siguientes: Dirección Municipal de planificación Oficina Municipal de la Mujer Administración Financiera Integrada Municipal. Asimismo, la municipalidad deberá contar con un Auditor Interno, quien además de velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar un sistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, quien reporta ante el Concejo Municipal.

34 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato (Anexo 4)

35 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Administración (Anexo 5)

36 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible) (Anexo 6)

37 Reporte de Ejecución de Obras por Convenios Suscritos con el Consejo Departamental de Desarrollo (Anexo 7)

38 Reporte de Ejecución Presupuestaria de Egresos por Fuente de Financiamiento con Afectación Específica y Grupo de Gasto (Anexo 8)