Una solución integral a partir de aplicaciones Microsoft hizo de Universal Editores una empresa más eficiente y competitiva

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1 Microsoft Universal Editores Caracas-Venezuela Universal Editores: Eficiencia y crecimiento con base operativa sólida Resumen País: Venezuela Industria: Editorial Sector: Ventas a Crédito Cliente: Universal Editores Situación de Negocio El crecimiento del negocio de Universal Editores se vió afectado por la obsolescencia de un sistema administrativo poco automatizado y completamente vulnerable ante amenazas internas y externas a su base de datos, el activo principal para un negocio que se maneja por la venta a crédito. El trabajo manual hacia poco productivo al personal, eran frecuentes errores en los cobros y la gestión de la cartera morosa, era difícil de ejecutar. Bookie, un producto desarrollado con herramientas de Microsoft fue la solución adecuada porque automatizó los procesos, hizo responsable a los usuarios de sus acciones y garantizó la seguridad necesaria a los datos del negocio. Solución La solución ofrecida por el Grupo Multisoft, fue registrada por este socio de negocio como Bookie - Sistema de Gestión de Placismo: Microsoft Visual Studio 2008 Team Suite Microsoft SQL Server 2008 Express Edition Microsoft Windows Server 2008 Standard Microsoft Windows Vista Microsoft.Net Framework 2.0 Beneficios - Aumentó la productividad del personal gracias a la automatización - Incrementó los niveles de cobranza y recuperación de cartera morosa - Aseguró la data de la compañía - Permitió crecer el negocio en el área de ventas y cobranzas, Una solución integral a partir de aplicaciones Microsoft hizo de Universal Editores una empresa más eficiente y competitiva Bookie - Sistema de Gestión de Placismo, fue la respuesta adecuada a la necesidad de a Editorial, un sistema administrativo desarrollado diseñado a partir de las particularidades del negocio de venta a crédito y compuesto por Microsoft Visual Studio 2008, Microsoft.Net, SQL Server, Windows Server 2008 y Windows Vista. Hace 30 años de la mano de la señora Josefina Morales se fundó la empresa Ediciones Pacific, una editorial que en su proceso de crecimiento y evolución cambió su nombre por Universal Editores una organización de capital 100% venezolano, dedicada a la comercialización de libros en el sector educativo a través de un modelo de negocios de venta a plazos o Placismo. Universal Editores es distribuidor de la prestigiosa firma Larousse, reconocida mundialmente por la calidad de sus enciclopedias y diccionarios. Actualmente la editorial se caracteriza por su versatilidad y capacidad de adaptarse rápidamente a las exigencias del mercado, ofreciendo los mejores productos editoriales y planes de financiamiento a sus clientes.

2 El sistema Bookie nos abrió la visión de negocio y ahora tenemos más tiempo para vender Microsoft porque es una empresa pionera y exitosa como nosotros, y tiene herramientas pensadas para organizaciones de nuestro tamaño Pasamos de tener 60% a 95% de efectividad de cobranza en el sector de la banca esos son resultados! Rodrigo Suárez Morales Presidente de Universal Editores Universal Editores, es una empresa con tres décadas de trayectoria. Desde su fundación es representante exclusivo de la marca Larousse. La organización está orientada a la comercialización de libros y enciclopedias bajo el esquema de venta al detal y a crédito. Los clientes de Universal pertenecen al sector educativo, en su mayoría docentes que requieren productos con la calidad y excelente contenido editorial, localizados en entidades públicas y privadas, incluso financieras con una robusta cartera en la banca. El modelo de negocio de la editorial se suscribe a las ventas a plazo o Placismo, y la rentabilidad del mismo viene dada por el cobro oportuno de las cuotas a través de la domiciliación de pagos, descuentos por nómina, empresas de cobranzas, o por medio del cargo directo en cuentas bancarias o tarjetas de crédito; y es aquí, que se puede entender la importancia de tener un sistema administrativo con gran capacidad operativa, versátil y confiable. No obstante, el sistema administrativo de Universal Editores mostraba signos de estar obsoleto, pues después de casi 20 años en el mercado, el manejador de base de datos bajo el cual se desarrolló era Clipper 5, no respondía como esperaban por su bajo nivel de automatización, ocasionando múltiples problemas en la cobranza, como la imposibilidad de enviar masivamente cuotas al cobro; manipulación discrecional de fechas de pago y mal manejo en las normas legales e impositivas de un rubro exonerado de IVA. El proceso de cobranzas era prácticamente manual y las cobranzas cotidianas eran muy engorrosas señaló Yuritza Machado, administradora de Universal Editores. Según Machado, la empresa se vio obligada a contratar a más personal para poder afrontar el reto de ampliar su cartera de clientes, pero el problema de sistema persistía. El sistema era completamente rígido y el soporte técnico se tenía que hacer presencial retrasaba todo el trabajo agregó la administradora. La seguridad, era otro aspecto indispensable pero ausente, pues no existían restricciones para el acceso a la carpeta de datos, y esta libertad expuso a la editorial a fraudes y estafas ocasionadas por manipulación directa de los archivos del sistema, en el cual no se podía detectar el usuario, convirtiéndolo en no auditable, por ende, no se podía establecer responsabilidades en las transacciones efectuadas. La aspiración del presidente Rodrigo Suárez Linares era contar con un sistema eficiente para poder tomar decisiones de crecimiento tan eficiente para efectuar el trabajo operativo y dejar tiempo suficiente para lo estratégico, como el diseño y aplicación de planes de recuperación de clientes morosos: involucramiento de los vendedores y distribuidores en el proceso de recuperación de clientes y finalmente aplicar planes de re-venta a clientes con impecable record de pago. La solución Jean Paul Mir, director de tecnología del Grupo Multisoft apoyó a Universal Editores en el diseño e implantación de una solución a la medida de un negocio que trabaja con condiciones tan particulares. Entendimos que era urgente el cambio de sistema por el riesgo que representaba para el negocio explicó Mir en pocas palabras un sistema vulnerable, inconsistente y escasamente automatizado, nunca podría ayudarlos a crecer.

3 La respuesta a este desafío fue un producto diseñado y desarrollado por el Grupo Multisoft, llamado Sistema de Gestión de Placismo o Bookie, una herramienta administrativa dirigida especialmente a empresas de venta a crédito (a plazos o con pagos recurrentes) y con procesos de cobranzas complejos y múltiples. En este sentido, Mirio Escalona, presidente del Grupo Multisoft señaló que este desarrollo es inédito y no se encuentra en las aplicaciones administrativas tradicionales disponibles actualmente en el mercado venezolano y latinoamericano. Bookie tiene la capacidad de controlar toda la vida útil de un contrato de venta a crédito desde que nace hasta que se cobra su última cuota, tomando en cuenta procesos de compras, ventas, facturación, inventario, caja y banco, comisiones, planificación de cobranza, domiciliación bancaria, cobro por giros, descuentos por nómina, gestión de morosidad, cálculo de comisiones a vendedores y cobradores, CRM, envío de mensajes de texto (SMS) a los clientes, entre otros atributos. Los componentes fundamentales de esta solución son: Microsoft Visual Studio 2008, Microsoft.Net, SQL Server y Windows Server 2008, y las estaciones de trabajo también se encuentran en ambiente Windows Vista. Era necesario que los usuarios tomaran sus propias decisiones y tuvieran reglas para el uso administrativo del sistema, para facilitarles las búsquedas, sin descuidar la seguridad comentó el director del Grupo Multisoft. Por su parte, Yuritza Machado, administradora de Universal Editores expresó su satisfacción sobre los logros de esta solución Ahora el sistema administrativo y cobranzas está integrado en un solo proceso, disminuyó el re-trabajo, aumentamos nuestra efectividad en cobranzas Hoy tenemos mejor control de las cuentas morosas, hasta logramos tener un sistema de inventario de compras agregó. Machado señaló que más de 1500 contratos activos se cobran en tiempos óptimos. Reglas de uso que facilitan el trabajo y mayor y mejor alcance de las metas cobranzas efectiva destaca la administradora de Universal Editores Bookie nos dio independencia porque nos permite cambiar las reglas por cada cliente, es un sistema integral que abarcó completamente el área de administración indicó. Asimismo, Enrique Rosso, ingeniero de sistemas de Universal Editores, co-desarrollador del sistema anterior y responsable de brindar internamente soporte reconoció a Bookie como una herramienta innovadora por su versatilidad. Cualquiera está en capacidad de desarrollar una plantilla para la cobranza automatizada, es una aplicación muy intuitiva también es robusta y multifuncional, que nos permite trabajar en la misma operación de manera simultánea y sin problemas añadió Rosso. La administradora indicó que los beneficios de esta solución se observan en los reportes de cobranza, morosidad y cobranzas efectivas. Atribuye al sistema la posibilidad de realizar cobranzas masivas y su efecto en el incremento de los contratos pasando de 150 a 200 nuevos al mes, gracias a la versatilidad del sistema. Beneficios

4 El sistema nos abrió una visión de negocio y ahora tenemos más tiempo para vender refirió, el presidente de Universal Editores,, cuando vio su aspiración de eficiencia concretada. Suárez está seguro que puede alcanzar un crecimiento sostenido a partir de esta solución y no dudó en explicar por qué escogió una herramienta compuesta del software más competitivo del mercado. Microsoft porque es una empresa pionera y exitosa como nosotros, y tiene herramientas pensadas para organizaciones de nuestro tamaño indicó Suárez. Beneficios como el control de índice de morosidad justificaron la inversión, señaló el presidente pero la posibilidad de hacer crecer el negocio es el valor agregado percibido por él, aunado a la disposición de nuevas vías para apoyar su estrategia a través de avisos de pago y mensajes de texto (SMS) a teléfonos celulares. Bookie presenta estabilidad real, seguridad, respaldo y crecimiento pasamos de tener 60% a 95% de efectividad de cobranza en el sector de la banca eso son resultados! aseveró Rodrigo Suárez. Los beneficios pueden verse también a través de los siguientes aspectos: Conectividad Soporte Optimiza el tiempo del personal: al tener un sistema administrativo automatizado, se dedica menos tiempo operativo y se invierte más en el aspecto analítico. Manejo fácil: el ambiente Windows, es intuitivo y orienta las acciones, el personal nuevo se familiariza rápidamente. Seguridad El sistema permite soporte técnico, personal y remoto. Ambiente seguro para el resguardo de datos. Financiero Controles de seguridad para acceder a la base de datos. Firma de usuarios, que otorga responsabilidad de los usuarios en las acciones o cambios que se realicen en el sistema. Efectividad de la cobranza Disminución de la morosidad: Recuperación de un 80% en cobranza morosa Intercambio de datos con bancos y nóminas de entes públicos y privados a través de archivos de texto. Un sistema que se actualiza constantemente. Retorno de inversión casi inmediato al evaluar la reducción de los márgenes de error en la cobranza y recuperación de mora y ahorros en gastos de oficina y personal. Productividad

5 Valor de negocio Controlada la parte operativa, se abrió una unidad de venta para incrementar la cartera de clientes en un 60%. La automatización permitió el crecimiento sin incurrir en gastos de oficina y nuevos operadores, descontando el monto de la solución el balance anual favorable a la empresa fue de más de 57 mil bolívares. Mayor información Para mayor información acerca de los productos y servicios de Microsoft, llame a nuestra línea de respuesta local en cada país. Para información en Internet vaya a todos los derechos reservados. Microsoft Corporation. Este caso de estudio tiene propósitos informativos únicamente. Microsoft no ofrece garantía expresa o implícita de este contenido. Todas las marcas y nombres de Microsoft son propiedad de ella. Las demás marcas y nombres mencionadas son marcas registradas de sus respectivos dueños.