MANUAL DE PUESTOS FUNCIONES

Transcripción

1 MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES

2 Este manual permitirá identificar las funciones y procedimientos que se realizan dentro de la Federación, identificar quién es el responsable de las determinadas funciones que se hagan y la forma en que deben realizarse.

3 I. Información General del Puesto Nombre del Puesto: Gerente Administrativo Puesto del que depende Jerárquicamente: Comité Ejecutivo Puesto(s) que supervisa Directamente: - - Departamento Financiero - Asesor de Comunicaciones II. Descripción General del Puesto: La Gerencia Administrativa es la instancia ejecutora de gestión directa de la Federación Nacional de Esgrima de Guatemala. Su objetivo fundamental es asegurar la administración y ejecución continua de lo resuelto por la Asamblea de la Federación y atendiendo los lineamientos resueltos en Sesiones celebradas por los Miembros del Comité Ejecutivo de la Federación de Esgrima. III. Descripción de Tareas o Funciones: 1. Controlar el óptimo uso de los recursos humanos, financieros, técnicos y materiales de la Federación. 2. Hacer propuestas al Comité Ejecutivo sobre modificaciones del Funcionamiento institucional orientado a mejorar su desempeño. 3. Presentar al Comité Ejecutivo la propuesta de organigrama institucional así como el flujo de relaciones entre sus dependencias, los procesos y procedimientos así como de cualquier normativa a aplicar en las operaciones.

4 4. Establecer comunicación y coordinación con otras entidades vinculadas al deporte para llevar a cabo las diversas actividades que la Federación tenga que desarrollar de forma interactiva y participar en reuniones relacionadas al desarrollo y administración de la Institución. 5. Velar por el desarrollo y mantenimiento de toda la administración. 6. Mantener una comunicación directa y coordinación con instituciones de apoyo institucional: Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala, Comité Olímpico Guatemalteco, Ministerio de Cultura y Deportes, DIGEF, etc. 7. Seleccionar, contratar y destituir al personal de la institución, previa consulta con el Comité Ejecutivo. 8. Autorizar permisos con o sin goce de salarios, así como aplicar medidas de estímulo y disciplinarias al personal. 9. Evaluar los informes de las unidades operativas administrativas. 10. Realizar conjuntamente con las demás unidades administrativas, un Plan de Desarrollo Institucional a corto, mediano y largo plazo. 11. Establecer conjuntamente con el Comité Ejecutivo las metas para cada una de las unidades de la Federación y velar por el cumplimiento de las mismas. 12. Establecer conjuntamente con el Comité Ejecutivo los indicadores de gestión institucional. 13. Desarrollar y coordinar la Planificación Estratégica Institucional. 14. Velar por el cumplimiento de la Misión, Visión y Valores de la Institución. 15. Llevar las estadísticas generales y particulares de la institución y sobre la base de las mismas, realizar las proyecciones necesarias para el adecuado funcionamiento de la institución y de los servicios que presta. 16. Las demás inherentes a su cargo y que le sean asignadas por el Comité Ejecutivo.

5 20. Asegurarse de que de las auditorias que se lleven a cabo, sus resultados, se den a conocer donde corresponda de manera oportuna. IV. Perfil de contratación: Educación formal necesaria: Título académico preferentemente en las áreas de, administración, contabilidad, con estudios universitarios afines. Manejo de paquetes utilitarios; Windows y Microsoft Office: Word, Excel y Power Point. Experiencia laboral previa: Un mínimo de cinco años de experiencia a nivel de Gerencia Administrativa en el sector público o privado. Conocimientos necesarios: Planeamiento Estratégico Políticas Públicas Procesos de Administración General Resolución y Manejo de Conflicto Conocimiento sobre integración de equipos gerenciales y desarrollo organizacional Uso de computadoras y paquetes utilitarios. Habilidades y Destrezas Alta capacidad de análisis y de síntesis Excelente comunicación oral y escrita Excelentes relaciones interpersonales Capacidad para desarrollar y orientar equipos de trabajo

6 Poseer cualidades de Liderazgo y Motivación I. Información General del Puesto Nombre del Puesto: CONTADOR Puesto del que depende Jerárquicamente: Comité Ejecutivo y Gerente Administrativo Puesto(s) que supervisa Directamente: Auxiliar de Contabilidad II. Descripción General del Puesto: El Contador de la Federación es responsable de validar los registros contables que se generen, así como efectuar los registros contables directos que se produzcan en el Proceso Financiero, realizar oportunamente los cierres mensuales y anuales, preparar los estados financieros e informar sobre el comportamiento de los recursos y obligaciones institucionales. Estará sujeto a la normativa técnica legal gubernamental de la Contraloría General de Cuentas de la Nación y otras instituciones como la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala, prevaleciendo siempre la normativa gubernamental. III. Descripción de Tareas o Funciones:

7 1. Planificar, coordinar, dirigir, ejecutar, supervisar y controlar en todas las intervenciones contables de la Federación. 2. Revisar continuamente los procesos contables, y dictar las observaciones y recomendaciones a la normativa y procedimientos para el cumplimiento de las disposiciones legales de la Contraloría General de Cuentas de la Nación. 3. Evaluar de una manera permanente las operaciones de la Federación e informar oportunamente al Comité Ejecutivo de cualquier error o irregularidad que ocurra y proponer las recomendaciones respectivas. 4. Examinar los estados financieros y comprobarlos con los libros, registros y documentos de las operaciones. Validar las partidas con afectación presupuestaria del devengado y percibido de ingresos así como devengado y pagado de egresos, generadas durante el Proceso Financiero mensual y anual con sus respectivos documentos de respaldo, así como generar los comprobantes contables respectivos. 5. Efectuar los cierres mensuales y anuales de acuerdo a los plazos establecidos por la Contraloría General de Cuentas de la Nación. 6. Generar, verificar y firmar conjuntamente con la Gerencia Administrativa, y los Miembros de Comité Ejecutivo los informes financieros y de ejecución Presupuestaria institucional, mensuales y anuales que son requeridos por la Confederación Deportiva Autónoma, autoridades superiores y organismos de control. 7. Efectuar y validar las partidas de ampliación y transferencias presupuestarias contables requeridas para efectuar el cierre anual. 8. Efectuar los trámites necesarios para publicar a principio de cada año los estados financieros de la Federación correspondientes al año anterior, en el diario oficial de la Nación.

8 9. Mantener debidamente referenciado y completo el archivo de documentación de respaldo contable de la Federación. 10. Mantener un adecuado sistema de control interno contable. 11.Realizar liquidaciones de viajes, de fondos como caja chica y fondos para competencias en forma oportuna. 12. Cumplir con otras actividades adicionales que le sean asignadas por la Gerencia Administrativa y el Comité Ejecutivo de la Federación, que sean inherentes a su función Financiera, relacionadas con la Federación. IV. Perfil de contratación: Educación formal necesaria: Título académico de contador y con estudios universitarios en la carrera de auditoría como una fortaleza. Manejo de paquetes utilitarios; Windows y Microsoft Office: Word, Excel y Power Point. Experiencia laboral previa: Un mínimo de cinco años de experiencia en puesto similar. Conocimientos necesarios: Políticas Públicas Haber aprobado el curso de Contabilidad Gubernamental. Conocimientos sobre leyes de la Contraloría General de Cuentas y leyes tributarias y fiscales de la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT). Conocimiento sobre uso de paquetes computacionales. Manejo de la normativa generalmente aceptada con la naturaleza del puesto. Ley del Instituto Guatemalteco del Seguro Social (IGSS)

9 Código de Trabajo Habilidades y Destrezas Planificador, metódico, ordenado. Alta capacidad de análisis y de síntesis Excelentes relaciones interpersonales I. Información General del Puesto Nombre del Puesto: AUXILIAR DE CONTABILIDAD Puesto del que depende Jerárquicamente: Contador Puesto(s) que supervisa Directamente: Ninguno II. Descripción General del Puesto: Asistir al Contador Institucional en el control y contabilización de las diferentes operaciones financieras y el adecuado manejo del presupuesto. III. Descripción de Tareas o Funciones: 1. Elaborar los Estados Financieros 2. Brindar seguimiento y asistencia en la programación del presupuesto de la Federación. 3. Operar los libros de Inventarios y almacén de la Federación. 4. Verificar los saldos contables.

10 5. Controlar y verificar que los comprobantes de pago, cuenten con los documentos sustentatorios y las autorizaciones respectivas. 6. Mantener un registro contable y financiero de las diferentes transacciones de compras que sean activos de la Federación, tangibles e intangibles. 7. Elaborar conciliaciones bancarias. 8. Controlar y actualizar los activos fijos. 9. Revisar planillas de pagos y flujos de efectivo. 10. Elaborar informes periódicos sobre el comportamiento contable financiero. 11. Verificar que los gastos presentados, originados por compras y servicios cuenten con la respectiva asignación presupuestaria, previa comprobación de la disponibilidad de recursos. 12. Otras relacionadas con su cargo y que le sean asignadas por la Gerencia Administrativa o por el Contador de la Federación. IV. Perfil de contratación: Educación formal necesaria: Título académico de nivel medio con orientación en contabilidad. Educación no formal necesaria: Manejo de paquetes utilitarios; Windows y Microsoft Office: Word, Excel, power point Experiencia laboral previa: Un mínimo de tres años de experiencia en puesto similar. Conocimientos necesarios: Haber aprobado el curso de Contabilidad Gubernamental. Conocimientos sobre Leyes Tributarias y Fiscales de la Contraloría General de Cuentas de la Nación. Conocimiento sobre uso de paquetes computacionales.

11 Ley del Instituto Guatemalteco del Seguro Social (IGSS) Código de Trabajo Habilidades y Destrezas Planificador, metódico, ordenado. Capacidad de análisis y de síntesis Excelentes relaciones interpersonales I. Información General del Puesto Nombre del Puesto: SECRETARIA Puesto del que depende Jerárquicamente: Gerencia Administrativa Puesto(s) que supervisa Directamente: Ninguno II. Descripción General del Puesto: Asistir a la Gerencia Administrativa, Dirección Técnica y demás en lo referente a las labores secretariales, así como también apoyar y atender la correspondencia del Comité Ejecutivo. III. Descripción de Tareas o Funciones: 1. Tomar y transcribir dictados de documentos. 2. Organizar, actualizar y mantener un adecuado control de los documentos del archivo. 3. Atender y corresponder llamadas telefónicas

12 4. Atender visitas a reuniones programadas por la Gerencia Administrativa, Dirección Técnica y Comité Ejecutivo. 5. Mantener actualizado los expedientes de Todos los Empleados de la Federación y de los esgrimistas de selección y preselección y talentos. 6. Organizar y llevar actualizada las agendas del Director Ejecutivo, Asesores y Gerencias. 7. Llevar control y seguimiento de correspondencia enviada y recibida por la Dirección Ejecutiva, Asesores y Gerencias. 8. Llevar control de existencia de papelería y útiles de la unidad respectiva. 9. Otras relacionadas con su puesto y que le sean asignadas. IV. Perfil de contratación: Educación formal necesaria: Secretaria Ejecutiva Educación no formal necesaria: Manejo de paquetes utilitarios: Windows y Microsoft Office: Word, Excel y Power Point. Redacción comercial y curso de técnicas de archivo. Dominio del Idioma Inglés Experiencia laboral previa: Un mínimo de cinco años de experiencia en puesto similar. Conocimientos necesarios: Manejo de Archivo Redacción Taquigrafía Internet

13 Habilidades y Destrezas Uso de software y computadoras Uso de máquina de escribir Uso de fax Uso de fotocopiadora Habilidad en la atención al público Discreción I. Información General del Puesto Nombre del Puesto: Relacionista Publico Puesto del que depende Jerárquicamente: Gerencia Administrativa Puesto(s) que supervisa Directamente: Ninguno II. Descripción General del Puesto: Esta posición tiene como responsabilidad principal el mantenimiento de una política permanente de comunicaciones entre la Federación, los esgrimistas, los usuarios y público en general, que permita divulgar las metas, logros, programas, proyectos y todo lo relacionado con la gestión institucional, con el objeto de garantizar una comunicación cordial, oportuna y veraz de los acontecimientos de la federación y que quieran ser emitidos a todos los medios de comunicación. III. Descripción de Tareas o Funciones:

14 1. Generar interés, apoyo y participación de los esgrimistas y público en general a través del diseño de diferentes estrategias comunicacionales y su implementación en diversos medios de comunicación: televisión, prensa, radio, vallas, etc. 2. Coordinar las funciones de diseño, aprobación de artes y producción de las publicaciones de la Federación. 3. Dar a conocer a los diferentes medios de comunicación los eventos que realizara la Federación como parte de sus funciones. 4. Dirigir y coordinar el diseño e implementación de las estrategias comunicacionales con el objeto de lograr una adecuada cobertura en la difusión de los logros institucionales. 5. Diseñar una estrategia de comunicación con los esgrimistas y público en general que permita retroalimentar a la Federación. 6. Efectuar un seguimiento de las noticias, comentarios y otro tipo de publicación periodística que se relacione con la Institución. 7. Mantener una política de puertas abiertas con los medios de comunicación. 8. Mantener actualizado un sistema de información relevante concerniente a los proyectos en ejecución así como cualquier otro aspecto institucional. Este sistema debe al menos contener lo siguiente: Un sitio web con información actualizada y relevante de la institución. 9. Establecer un sistema de sugerencias y reclamos a través de la pagina web, entre otros. 10. Hacer del conocimiento de la Gerencia Administrativa toda la información, sugerencia o comentarios realizadas por los usuarios.

15 11. Establecer y consolidar una imagen corporativa de la institución, a través de diferentes medios incluyendo la utilización de uniformes y emblemas institucionales por parte de los trabajadores. 12. Con el objetivo de contribuir a conseguir la eficiencia y eficacia deseada en la Federación, deberá proponer una política interna de comunicación ágil y transparente e impulsar su implementación conjuntamente con la Gerencia Administrativa. 13. Otros que el Comité Ejecutivo le asigne posteriormente y que sean relacionados a su cargo. IV. Perfil de contratación: Educación formal necesaria: Título académico de nivel medio o equivalente, en las siguientes ramas: Comunicaciones, Mercadeo, Publicidad, Periodismo ó Relaciones Públicas. Educación no formal necesaria: Manejo de paquetes utilitarios; Windows y Microsoft Office: Word, Excel y Power Point. Manejo de presentadores gráficos y diseño de páginas Web. Experiencia laboral previa: Un mínimo de cinco años de experiencia en puesto similar a nivel de dirección en el sector público o privado. Conocimientos necesarios: Investigación de Mercados Comportamiento del Consumidor Monitoreo de campañas y medios Diseño gráfico Diseño y coordinación de programas de imagen institucional y corporativa

16 Habilidades y Destrezas Creativo e innovador Facilidad de expresión verbal y escrita Excelente manejo de relaciones interpersonales Liderazgo y toma de decisiones Pro - activo. I. Información General del Puesto Nombre del Puesto: DIRECCIÓN TECNICA Puesto del que depende Jerárquicamente: Comité Ejecutivo Puesto(s) que supervisa Directamente: - Entrenadores - Armero - Supervisión y Control - Planificación y Programación de Proyectos II. Descripción General del Puesto:

17 La Dirección Técnica tiene como responsabilidad principal planificar, organizar, implementar y dar seguimiento a las actividades deportivas propias de la Federación, como lo es en entrenamientos y competencias tanto nacionales e internacionales. Llevando el control cualitativo y cuantitativo de los proyectos, también de los esgrimistas, de los entrenamientos y de las competencias. III. Descripción de Tareas o Funciones: 1. Proponer al Comité Ejecutivo la política de desarrollo sostenible de la superación de la esgrima a nivel Nacional que es competencia de la Federación, y aplicarla cuando haya sido aprobada por el Comité Ejecutivo. 2. Proponer al Comité Ejecutivo los criterios para la priorización de proyectos y aplicarlos cuando hayan sido aprobados. 3. Mantener los proyectos actualizados, y que su ejecución este al día, mediante un mecanismo moderno, eficiente. 4. Dirigir los aspectos relacionados con estudios y ejecución de proyectos, debiendo coordinar, dirigir y supervisar las actividades técnicas de planificación, programación, elaboración de especificaciones, costos, presupuestos, ejecución y supervisión. 5. Elaborar y coordinar conjuntamente con la Gerencia Administrativa el Plan Anual de Trabajo relacionados con anteproyectos, competencias, capacitaciones, para someterlo a estudio y aprobación del Comité Ejecutivo. 6. Verificar que se ejecuten las diferentes actividades de mantenimiento de los planes anuales de las asociaciones y de la Federación. 7. Mantener una continua comunicación y coordinación con los entrenadores de las selecciones nacionales, entrenadores de las asociaciones y sus esgrimistas. 8. Evaluar los informes de todos los entrenadores.

18 9. Tomando como base los informes y recomendaciones de los diferentes entes afines a la federación, y de las experiencias propias de los proyectos hacer las recomendaciones necesarias siempre y cuando contribuyan a lograr los objetivos y metas de la Federación, proponer los ajustes necesarios a los proyectos. 11. Llevar un registro de los proyectos ejecutados, del desempeño de los esgrimistas, de los entrenadores así como de cualquier persona natural o jurídica que preste servicios técnicos a la institución. 12. Realizar visitas periódicas a las Asociaciones constatando que los trabajos se realicen de acuerdo a lo contratado a los entrenadores y de a cuerdo a los proyectos que se tengan planificados. 13. Preparar un formato de informe que contenga los parámetros de seguimiento y evaluación técnica de las proyectos, entrenadores, esgrimistas para ser utilizados por el personal de la Federación, para unificar criterios de seguimiento y evaluación, y facilitar la sistematización de la información. 14. Mantener un sistema de seguimiento físico y financiero de los proyectos de competencias internacionales que se propongan. 17. Elaborar los indicadores de gestión del área técnica. 18. Realizar cualquier otra función que requiera el Comité Ejecutivo en el ámbito de su competencia. IV. Perfil de contratación: Educación formal necesaria: Título académico de Maestro de Armas o Estudios en Cultura Física, con especialización en esgrima. El contar con estudios de Psicología, Fisioterapia se constituye en una fortaleza. Educación no formal necesaria: Manejo de paquetes utilitarios; Windows y Microsoft Office: Word, Excel y Power

19 Point. Experiencia laboral previa: Un mínimo de cinco años de experiencia a nivel de dirección en el sector público o privado relacionado al deporte. Conocimientos necesarios: Conocimiento y dominio de sistemas de planificación. Conocimientos de diseño estructural de planes de entrenamiento desde niños hasta selecciones nacionales. Experiencia como entrenador de esgrima Planeamiento Estratégico Habilidades y Destrezas Alta capacidad de análisis y de síntesis Excelente comunicación oral y escrita Excelentes relaciones interpersonales Capacidad para desarrollar y orientar equipos de trabajo Poseer cualidades de Liderazgo y Motivación Capacidad de Negociación

20 I. Información General del Puesto Nombre del Puesto: ARMERO Puesto del que depende Jerárquicamente: DIRECCIÓN TÉCNICA Generales. Puesto(s) que supervisa Directamente: Ninguno II. Descripción General del Puesto: Su responsabilidad será el que este en buen estado el equipo necesario para la práctica de la esgrima en todas sus fases desde entrenamientos, competencias nacionales e internacionales y tener bajo resguardo todo equipo que se le otorgue

21 y sea necesario para la práctica de esgrima, así como también manejar y custodiar todas las herramientas que están en la armería. III. Descripción de Tareas o Funciones: 1. Mantener la administración de la herramienta que está en la armería. 2. Distribuir en las diferentes competencias las armas que tenga en su custodia. 3. Auxiliar a la Dirección Técnica en las diferentes exhibiciones que se programen. 4. Mantener limpia y ordenada la armería. 5. Mantener limpias y ordenadas las armas y todo el equipo que tenga bajo su custodia. 6. Guardar y custodiar el equipo que se le otorgue y del que sea responsable. 7. Responsable que todo el montaje previo y durante las competencias los aparatos y pistas estén en optimas condiciones y que cumplan con lo que establece el reglamento técnico de la Federación Internacional de Esgrima en cuanto a los aparatos y medidas de pistas y especificaciones técnicas. 8. Otras que le sean asignadas y que contribuyan al logro de los objetivos de la Federación. IV. Perfil de contratación: Educación formal necesaria: Bachiller, capacitaciones en esgrima o deportivas es una fortaleza Educación no formal necesaria: Manejo de paquetes utilitarios: Windows y Microsoft Office: Word, Excel. Experiencia laboral previa: Un mínimo de tres años de experiencia en puesto similar. Conocimientos necesarios: Curso de relaciones públicas y humanas

22 Manejo de Inventarios Conocimiento de maniobrar actividades básicas con electricidad Habilidades y Destrezas Excelentes relaciones personales Disponibilidad hacia el servicio a los demás Amabilidad Metódico, ordenado, enfocado a la tarea. I. Información General del Puesto Nombre del Puesto: ENTRENADOR Puesto del que depende Jerárquicamente: DIRECCIÓN TÉCNICA Generales. Puesto(s) que supervisa Directamente: Ninguno II. Descripción General del Puesto: Encargado del desarrollo de la esgrima en su respectivo departamento enfocado con visión de engrandecimiento de número de afiliados a su respectiva asociación y responsable de llevar a un nivel alto de competitividad a los esgrimistas que estén afiliados a su respectiva asociación.

23 I. Descripción de Tareas o Funciones: 1.Encargado del desarrollo de la Esgrima a su nivel más alto. 2. Será el responsable de que la práctica de la Esgrima se haga conforme lo establece el reglamento de la FIE. 3. Encargado de la masificación de la esgrima. 4..Tiene que dar a los esgrimistas los fundamentos necesarios de la esgrima desde los básicos hasta los fundamentos científicos en beneficio de la preparación de los atletas. 5. Mantener limpias y ordenadas las armas que se le otorguen. 6. Guardar y custodiar el equipo que se le otorgue y del que sea responsable. 7. Responsable de los atletas cuando salgan a competir. 8. Tendrá que aportar esgrimistas a la Selección Nacional de buena calidad técnica y competitiva. 9. Otras que le sean asignadas y que contribuyan al logro de los objetivos de la Federación. IV. Perfil de contratación: Educación formal necesaria: Estudios de nivel medio, tener aprobados los cursos por niveles que otorga la CDAG. Estudios universitarios en cultura física o carrera a fin es una fortaleza. Educación no formal necesaria: Manejo de paquetes utilitarios: Windows y Microsoft Office: Word, Excel. Experiencia laboral previa: Un mínimo de tres años de experiencia en puesto similar. Tener que haber practicado esgrima por lo menos 5 años consecutivos haber participado en cursos

24 específicos de Esgrima por ejemplo arbitraje, y de entrenamiento para las diferentes armas y haber competido en esgrima. Conocimientos necesarios: Curso de relaciones públicas y humanas Psicología Primeros Auxilios Conocimiento de maniobrar actividades básicas con electricidad que le servirán para poder solucionar problemas de corriente para el equipo eléctrico. Habilidades y Destrezas Excelentes relaciones personales Manejo de grupos Ser Líder Facilidad de enseñar Con carácter para trasmitirle seguridad a los esgrimistas Amabilidad y Respeto Metódico, ordenado, enfocado a la tarea.