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1 INFORME DE AUDITORIA ETAPA 2 Página 1 de INFORMACIÓN GENERAL ORGANIZACIÓN UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA DE TUNJA SITIO WEB: LOCALIZACIÓN Sede Principal y Administrativa, Avenida Central del Norte, Tunja, Boyacá; Dirección del sitio diferente al principal Localización Actividades del alcance o procesos desarrollados en este sitio Sede seccional Sogamoso Calle 4 Sur No Procesos misionales y de apoyo. Sede seccional Duitama Carrera 18 N Procesos misionales y de apoyo. Sede seccional Chiquinquirá Calle 14A No.2-36 Procesos misionales y de apoyo. Sede Ciencias de la Salud Calle 24 No Procesos misionales ALCANCE Diseño y desarrollo de Programas Académicos. Servicios de Educación Universitaria en programas de pregrado y postgrado en la modalidad presencial y a distancia. Design and Development of Academic Programs. University Education Services for undergraduate and graduate programs in the modalities in site and distance education. EXCLUSIONES JUSTIFICADAS (En el caso de sistema de gestión de calidad) No se ha determinado exclusiones para el Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad Pedagógica y tecnológica de Colombia. CÓDIGO SECTOR: Sector IAF 37 REQUISITOS: ISO 9001:2008 y NTCGP1000:2009 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Nombre: Sandra Mondragón Cargo: Jefe oficina de planeación Correo electrónico rocio.mondragon@uptc.edu.co TIPO DE AUDITORIA: Seguimiento. FECHA DURACIÓN (días auditoría) AUDITORIA ETAPA /10/ /10/ AUDITORIA COMPLEMENTARIA (Si aplica) NA NA EQUIPO AUDITOR Auditor líder Diana Rosita Quimbayo Núñez Auditor Elsa Mejía Q. Experto Técnico No aplica DATOS DEL CERTIFICADO Código ISO 9001:2008. SC y NTC GP GP Fecha de emisión inicial 2010/01/25 Fecha última renovación (si aplica) No aplica Fecha vencimiento 2013/01/24 2. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoria únicamente a la empresa y no será divulgado a terceros sin autorización de la empresa. ES-P-SG-02-F-025 Aprobado Versión 02

2 INFORME DE AUDITORIA ETAPA 2 Página 2 de OBJETIVOS DE LA AUDITORIA Determinar la conformidad del sistema de gestión con los criterios de auditoría. Evaluar la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento de los requisitos contractuales, legales y reglamentarios aplicables al alcance del sistema de gestión y a la norma de requisitos de gestión Determinar la eficaz implementación y mantenimiento del sistema de gestión Identificar oportunidades de mejora en el sistema de gestión 3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS Durante la auditoria se llevaron a cabo las siguientes actividades: Se remitió al representante por la dirección el plan de auditoría con el fin de ser acordado y verificado con la institución. Una vez aprobado se procedió al inicio de la auditoria de seguimiento. La auditoria de Seguimiento se realizó durante los días 28 y 29 de Octubre de Tuvo lugar en las instalaciones de la institución con sede en la ciudad de Tunja. Se realizo visita a las sedes de Sogamoso y Duitama con el fin de evaluar el mantenimiento y la conformidad del sistema con los requisitos establecidos en la norma ISO 9001:2008 y NTC GP De acuerdo a lo establecido en el documento Mandatorio MD 5 de IAF, el tiempo de auditoría determinado es de 3.5 días de los cuales se empleo 0.5 día para la fase de planeación y 2 días para la auditoria en sitio; dando cumplimiento al tiempo total para esta auditoría. Los criterios tenidos en cuenta durante la auditoria abarcaron la reglamentación vigente para el sector educativo (Educación superior) y los documentos de la institución acordes a los requisitos de la norma ISO y NTC GP Se ejecutó la auditoria orientada por el ciclo PHVA; con la metodología de revisión documental, entrevista y observación de campo. Se verifico a través de muestreo selectivo lo cual hace que este asociado a la auditoria el hecho de no haber verificado toda la documentación. Se revisaron los requisitos aplicables: Ley 30 del 28 de Diciembre de 1992, Ley 115 del 8 de febrero de 1994, Decreto 2566 del 10 de Septiembre de 2003, Decreto 1001 de 3 de Abril de 2006, Ley 1188 de 25 de Abril de 2008, Ley 749 de 19 de julio de Ley de Ciencia y Tecnología Normatividad y Requisitos del CNA, Marco de Resoluciones de la Rectoría y Consejo Académico y el Marco de Acuerdos del consejo Superior, entre otros; con lo cual se evidencio la capacidad de la Universidad de dar cumplimiento a estos. Se realizó la auditoria a los procesos especificados en el plan y en los tiempos determinados para tal fin; teniendo en cuenta un muestreo selectivo de evidencias de las actividades de la institución. En el transcurso de la auditoria se confirmo que la institución no cuenta con exclusiones para su Sistema de Gestión de Calidad. Se verificaron los requisitos de Diseño y Desarrollo de la Estructura Curricular de la institución, en los programas de Licenciatura en música, Matemáticas y Enfermería. Como resultado de la auditoria se generaron 6 no conformidades Menores; en los requisitos 6.2.2, 7.4.1, 8.2.1, 8.2.3, La propuesta del plan de plan de acción para erradicar las no conformidades se recibió el viernes 05 de noviembre de Los planes de acción de las no conformidades fueron aprobados el día 09 de Noviembre de INFORMACIÓN RELACIONADA CON LOS SITIOS AUDITADOS Número de sitios permanentes incluidos en el alcance de la auditoria 4 Número de sitios auditados diferentes a la sitio principal 2 5. CONFORMIDAD DEL SISTEMA DE GESTIÓN Número de no conformidades detectadas en esta auditoria Número de no conformidades solucionadas de esta auditoria Número de no conformidades solucionadas que estaban pendientes de la auditoria anterior. Mayores 0 Menores 6 Mayores 0 Menores 0 Mayores 0 Menores 5 Mayores 0 Número total de no conformidades pendientes Menores 6 Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoria únicamente a la empresa y no será divulgado a terceros sin autorización de la empresa. ES-P-SG-02-F-025 Aprobado Versión 02

3 INFORME DE AUDITORIA ETAPA 2 Página 3 de CONFORMIDAD DEL SISTEMA DE GESTIÓN Comentario adicionales 6. ASPECTOS QUE APOYAN LA CONFORMIDAD Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN 6.1. El sistema ha presentado acciones de mejora durante el último año, las cuales se documentaron desde el Plan maestro de desarrollo, en los procesos misionales Las instalaciones del área administrativa de la Universidad, las cuales son amplias y confortables, contribuyendo con el ambiente laboral de los funcionarios de ésta Talento Humano: Se resalta el nombramiento de docentes en planta y ocasionales, cumpliendo con toda la normatividad vigente y la establecida por la Universidad, lo que contribuye a garantizar la calidad de la educación impartida por la misma El desarrollo de apoyo a la gestión del talento humano que ha adelantado el proceso de Lineamientos curriculares a través de módulos de fortalecimiento de la competencia pedagógica para docentes El software desarrollado por el equipo de trabajo del proceso de Autoevaluación Institucional y de Programas permite controlar y gestionar el proceso para el logro de resultados Administración de Planta Física: Por las mejoras que viene adelantando orientadas a fortalecer el apoyo y la oportunidad en la prestación de los servicios de mantenimiento de la infraestructura, parque automotor y equipos, entre otros, permitiendo la realización de las diferentes actividades de la Universidad con los recursos adecuados La sistematización de las actividades que se desarrollan en el proceso de auditorías internas, lo cual va a facilitar la trazabilidad de las mismas y el seguimiento a los planes de acción generados por los diferentes procesos. 7. OPORTUNIDADES DE MEJORA 7.1. Autoevaluación y acreditación: La organización de archivos acorde a las etapas adelantadas en el proceso de acreditación de los programas para facilitar la recuperación de la información Revisión por la dirección: Fortalecer el informe en lo relacionado con conclusiones y cambios que pueden afectar el sistema; planteándolos de manera estratégica para contribuir al planteamiento de acciones entorno a los resultados Lineamientos curriculares: La revisión y actualización curricular ejecutada requiere tener un documento que compendie las fases de diseño y desarrollo acorde a lo establecido en la norma ISO 9001: Educación virtual: Revisar la periodicidad de copias de seguridad de la información magnética de tal manera que se minimice el riesgo de pérdida de información Talento Humano: Con el fin de continuar fortaleciendo el proceso, es importante se tengan en cuenta los siguientes aspectos: * La revisión de la herramienta actualmente utilizada para evaluar la eficacia de la capacitación de los funcionarios de planta, con el fin de que ésta permita precisar si dicha capacitación logró los objetivos propuestos y contribuyó a cerrar las brechas encontradas en la competencia del personal. *La búsqueda de indicadores de gestión que permitan medir el objetivo del proceso, orientándolo a la mejora continúa del mismo. * El manejo de los registros y documentos que hacen parte de las hojas de vida de los funcionarios, con el fin de evitar su posible pérdida El proceso de Gestión de Adquisición de Bienes y Servicios: Para que se continúe con el establecimiento del alcance del control aplicado a los proveedores y a los productos y servicios adquiridos, dependiendo del impacto sobre la prestación del servicio o sobre el producto o servicio final Para que se consoliden los mapas de riesgos es importante tener en cuenta: * Establecer el plan de acción que se implementara para asegurar que los problemas potenciales desaparezcan o se mitigue el impacto en caso de aparición. * Estructurar formalmente el seguimiento a los riesgos (nuevos riesgos, revaluar la calificación del riesgo, etc.) simultáneamente con el control de los indicadores de los procesos. * Definir los indicadores de los riesgos en cada proceso y de manera global para conocer el nivel de riesgo de la organización en materia de calidad. Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoria únicamente a la empresa y no será divulgado a terceros sin autorización de la empresa. ES-P-SG-02-F-025 Aprobado Versión 02

4 INFORME DE AUDITORIA ETAPA 2 Página 4 de OPORTUNIDADES DE MEJORA * Continuar con la aplicación de la Guía para la administración de los riesgos, establecida por el Departamento Administrativo de la Función Pública La claridad en la necesidad de tomar acciones para el mejoramiento cuando la verificación y el seguimiento a los indicadores refleje que los resultados no son los esperados El análisis de causas de las no conformidades: Para que se apropien los responsables de los procesos sobre la metodología establecida por el área de Planeación, con el fin de que éstas sean acordes con el tipo de no conformidad y se prevenga su ocurrencia. Es conveniente que el análisis de causas se vea reflejado de manera permanente en el sistema de establecido y no se elimine una vez se generan los planes de acción por parte de los responsables de los procesos El proceso de Evaluación independiente, medición análisis y mejora: Para que se mejore en los siguientes aspectos: * La inclusión en el procedimiento de auditorías internas sobre la planificación del programa de auditorías tomando en consideración el estado y la importancia de los procesos y las áreas a auditar, así como los resultados de auditorías previas, ya que esto se encuentra establecido en un acta de comité del sistema de coordinación de control interno, es importante que se asegure desde el mismo procedimiento En cuanto al procedimiento Queja, reclamo, sugerencia y consulta V-EM-P-06 se sugiere complementarlo con periodicidad de la actualización de la base de datos que se publica en la página Web y complementar la base de datos con fecha de actualización Se sugiere documentar los cambios que pueden afectar el sistema de tal manera que se evidencia mantenimiento de este (Ejemplo: Cambio de estructura orgánica) 8. CONFIABILIDAD DE LA AUDITORIA INTERNA CONCEPTO: Auditoría interna Confiable. Se evidenció la evaluación de la conformidad y la eficaz implementación y mantenimiento del sistema y la adecuación del procedimiento a la norma ISO 19011, entre otros. PLANIFICACION: La Universidad cuenta con el procedimiento de auditorías internas- integrado V-EM-P03, de fecha 6 de octubre de Para el año 2010 la institución planificó un ciclo completo de auditorías internas cubriendo todos los procesos del sistema de gestión de la calidad. Dichas auditorías se llevaron a cabo durante los meses de febrero a octubre de 2010 COMPETENCIAS DEL EQUIPO AUDITOR: Las auditorias fueron realizadas por 20 auditores internos calificados y formados en las normas NTC-ISO 9001:2008 y NTCGP1000:2009. Al finalizar el proceso de auditoría, se realiza una evaluación por parte de los responsables de los procesos. En este punto es importante fortalecer en la selección de los auditores la metodología para evaluar la competencia en cuanto a habilidades de los futuros auditores. RESULTADOS DE AUDITORIA: Se evidencia informes de auditoría por cada uno de los procesos de los auditados, colocando fortalezas y aspectos por mejorar. Se detectaron 86 no conformidades y 6 observaciones. Se evidenció el diligenciamiento de los planes de acción por parte de los responsables de los procesos. Con el fin de continuar fortaleciendo este proceso es importante se tengan en cuenta los siguientes aspectos: La inclusión de los requisitos de la norma que se van a verificar en cada uno de los procesos, desde el plan de auditoría. Lo anterior evitará la posible no verificación de alguno de éstos. La metodología de la entrevista siguiendo el ciclo PHVA La colocación de fechas máximas para la verificación y cierre de las acciones correctivas, ya que aún se cuenta con 33 no conformidades abiertas desde la auditoria del año RESULTADO DE LA REVISIÓN DE LAS CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS PENDIENTES DE LA AUDITORIA ANTERIOR 9.1. Se revisaron las 5 no conformidades menores reportadas en la auditoria de otorgamiento realizada del Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoria únicamente a la empresa y no será divulgado a terceros sin autorización de la empresa. ES-P-SG-02-F-025 Aprobado Versión 02

5 INFORME DE AUDITORIA ETAPA 2 Página 5 de RESULTADO DE LA REVISIÓN DE LAS CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS PENDIENTES DE LA AUDITORIA ANTERIOR 01 al 04 de Diciembre de 2010; encontrando que se ha dado tratamiento efectivo a estas a través del planteamiento y ejecución de planes de acción Una vez verificados los planes de acción, sus evidencias de ejecución y el grado de cumplimiento del requisito para la presente auditoría se procede a dar cierre a las 5 no conformidades menores. 10. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA Análisis de la eficacia del sistema de gestión certificado Durante el año 2010 se evidencia una tendencia de descenso en las quejas y reclamos de los clientes; se encuentra respuesta a los clientes en la Sede principal de una manera oportuna y clara. En cuanto a l tratamiento de las quejas en las Sedes de Sogamoso y Duitama no se evidencia trazabilidad ni análisis de estas; se reporta una no conformidad al respecto en el presente informe Uso del certificado de sistema de gestión y autenticidad del certificado: Se confirma la autenticidad y el apropiado uso del certificado de calidad Cambios en la organización con incidencia en el sistema de gestión desde la anterior auditoría: No se evidencian durante el seguimiento cambios con incidencia en el sistema de gestión de calidad Aspectos por verificar en la siguiente auditoria: Avances y fortalecimiento al Informe de revisión por la dirección Ampliación del procedimiento de Queja, reclamo, sugerencia y consulta V-EM-P06 y su aplicación en todas las sedes. El proceso de Gestión del Talento Humano. Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoria únicamente a la empresa y no será divulgado a terceros sin autorización de la empresa. ES-P-SG-02-F-025 Aprobado Versión 02

6 INFORME DE AUDITORIA ETAPA 2 Página 6 de 18 # 1 DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD No se encontró evidencia de los registros de habilidades, de acuerdo con lo establecido en los Manual de Funciones y perfiles de cargos (Resolución 2778 del 5 de septiembre de 2008), manual de competencias (Resolución 3163 del 6 de agosto de 2009) de los siguientes funcionarios que ingresaron a la Universidad en el año 2010: Andrea Yasmin Yanquen Técnico Grado 10 (FI: 21 de julio de 2010) Eliana Chávez Auxiliar Administrativo Grado 12 (FI: 21 de julio de 2010) CLASIFICA CIÓN (MAYOR O MENOR) REQUISITO (S) DE LA NORMA Menor CORRECCIÓN PROPUESTA Y FECHA DE IMPLEMENTACIÓN Realizar el archivo del registro de evaluación de las habilidades, dentro de la historia laboral de cada funcionario. Responsable: Líder de Proceso Gestión de Talento Humano Fecha de Inicio: noviembre 10 de 2010 Fecha de terminación: diciembre 10 de 2010 ANÁLISIS DE CAUSAS (INDICAR LAS CAUSAS RAÍCES) 1. Por qué no se encontraron los registros de habilidades? Porque este registro no se encontraba dentro del sistema de gestión de calidad, cabe anotar que en el momento de presentar dicha información se presento la que reposaba en las historias laborales y no el archivo por mapa de procesos. 2 Por qué no se encontraba este registró dentro del sistema de calidad? Porque se adopto como requisito para vinculación mediante resolución 3163 de 2009 Por la cual se adopta el modelo general de competencias en términos de educación experiencia, formación y habilidades comporta mentales de los empleados públicos, trabajadores oficiales y administrativos ACCIÓN CORRECTIVA PROPUESTA Y FECHA DE LA IMPLEMENTACIÓN 1. Planificar, diseñar e implementar la sistematización de la herramienta de evaluación del modelo general de competencias de empleados públicos no docentes. Proceso Gestión de Talento Humano diciembre 10 de Socializar el sistema a líderes de proceso, comités SIGMA, dejando registro de estas. Proceso Gestión de Talento Humano ACEPTACI ÓN DEL PLAN DE ACCIÓN POR AUDITOR LIDER SI x NO Fecha: Noviembr e 09 de 2010

7 INFORME DE AUDITORIA ETAPA 2 Página 7 de 18 temporales, al servicio de la Universidad y se adoptan las herramientas de valoración de competencias., y no se vio la necesidad de incluirlo como un formato del procedimiento A-GH-P03 Vinculación de servidores públicos. diciembre 10 de Realizar auditoria especifica al proceso gestión de talento humano verificando el cumplimiento de la acción. Independiente Medición Análisis y Mejora 2 No se evidenció la evaluación de la eficacia de la capacitación en Técnicas en Bibliotecología efectuada el 6 de abril de 2010 y contratación estatal realizada en el mes de marzo de 2010, de acuerdo con lo establecido en el numeral 5 del procedimiento de capacitación A-GH-P09 de fecha 14 de octubre de 2010 Menor No aplica, en razón a que la actividad académica y administrativa en la Universidad vigencia 2010, está por culminar el 26 de noviembre, lo que dificulta la aplicación de la evaluación de las capacitaciones 1. Por qué no se realiza evaluación la eficacia en la capacitación? Porque dentro del procedimiento no se contemplo evaluar la eficacia de la capacitación. 2. Por qué no se contemplo evaluar la eficacia de la capacitación dentro del procedimiento? Porque el procedimiento estaba diseñado para dar marzo 01 de 2011 abril 29 de Realizar una capacitación a los integrantes del proceso gestión de talento humano, para aclarar los requisitos del numeral 6.2 de la norma NTC GP 1000:2009. Proceso Gestión de Talento Humano diciembre 10 de 2010 SI x NO Fecha: Noviembr e 09 de 2010

8 INFORME DE AUDITORIA ETAPA 2 Página 8 de 18 ya realizadas. cumplimiento a las necesidades de capacitación solicitadas por las dependencias y no se contemplo la medición la eficacia de las capacitaciones, por desconocimiento. 2. Modificar el procedimiento A-GH-P09 capacitación, incluyendo el formato de evaluación a la efectividad de la capacitación. Proceso Gestión de Talento Humano diciembre 10 de Realizar auditoria especifica al proceso gestión de talento humano verificando el cumplimiento de la acción. Independiente Medición Análisis y Mejora marzo 01 de 2011 abril 29 de 2011

9 INFORME DE AUDITORIA ETAPA 2 Página 9 de 18 3 No se encontró evidencia de la toma de corrección y acción correctiva por el incumplimiento de los indicadores Eficacia de la capacitación ( a junio 10 de 2010) en el proceso Gestión de Talento Humano Menor No aplica, en razón a que la actividad académica y administrativa en la UPTC vigencia 2010 está por culminar el 26 de noviembre, lo que dificulta la aplicación de la evaluación de las capacitaciones ya realizadas. 1. Por qué no se tomaron correcciones y/o acciones correctivas por el incumplimiento del indicador de eficacia de capacitación? Porque el indicador estaba enfocado hacia el número de capacitaciones realizadas frente a las solicitadas y no a medir la eficacia de las mismas. 2. Por qué no se medía la eficacia de las mismas? Porque dentro del procedimiento no se contemplo evaluar la eficacia de la capacitación. 3. Por qué no se contemplo evaluar la eficacia de la capacitación dentro del procedimiento? 1. Realizar una capacitación a los integrantes del proceso gestión de talento humano, para aclarar los requisitos del numeral 6.2 de la norma NTC GP 1000:2009. Proceso Gestión de Talento Humano diciembre 10 de Modificar el procedimiento A-GH-P09 capacitación, incluyendo el formato de evaluación a la efectividad de la capacitación. Proceso Gestión de Talento Humano SI x NO Fecha: Noviembr e 09 de 2010 Porque el procedimiento estaba diseñado para dar cumplimiento a las necesidades de capacitación solicitadas por las dependencias y no se diciembre 10 de 2010

10 INFORME DE AUDITORIA ETAPA 2 Página 10 de 18 contemplo la medición la eficacia de las capacitaciones por desconocimiento. 3. Realizar auditoria especifica al proceso gestión de talento humano verificando el cumplimiento de la acción. 3 No se encontró evidencia de la toma de corrección y acción correctiva por el incumplimiento del indicador oportunidad en la entrega a tiempo por parte del proveedor para el proceso adquisición de bienes y servicios. Menor No aplica corrección puesto que al momento no se encuentran documentados los controles para el incumplimiento en los tiempos de entrega. 1. Por qué no se tomaron correcciones y/o acciones correctivas por el incumplimiento del indicador oportunidad en la entrega a tiempo por parte del proveedor? Porque en el procedimiento no se han definido claramente las actividades que se deben realizar cuando existe un incumplimiento, adicionalmente el tiempo para la legalización del contrato es tomado del termino para la entrega del bien o servicio, lo que incrementa el Independiente Medición Análisis y Mejora marzo 01 de abril 29 de Realizar una capacitación sobre el numeral 7.4 de la norma NTC GP 1000:2009, para los integrantes del proceso de bienes y servicios. Proceso Gestión de Bienes y Servicios diciembre 10 de Planificar, diseñar e implementar la modificación al procedimiento A-AB-P01 SI x NO Fecha: Noviembr e 09 de 2010

11 INFORME DE AUDITORIA ETAPA 2 Página 11 de 18 incumplimiento. 2 Por qué en el procedimiento no se han definido claramente las actividades que se deben realizar cuando existe un incumplimiento? Por desconocimiento en como efectuar los controles por parte del líder del proceso. Gestión de Adquisición de Bienes y Servicios, incluyendo los controles y las acciones que se adoptaran para cumplir con las fechas de entrega por parte de los proveedores. Proceso Gestión de Bienes y Servicios diciembre 10 de Socializar el procedimiento a líderes de proceso, comités SIGMA, Decanos, directores de escuela, dejando registro de esta. Proceso Gestión de Bienes y Servicios Fecha de Terminación: marzo 31 de Realizar auditoria especifica al proceso

12 INFORME DE AUDITORIA ETAPA 2 Página 12 de 18 gestión de bienes y servicios, para verificación al cumplimiento del hallazgo de auditoría de ICONTEC 2010, Independiente Medición Análisis y Mejora Fecha de inicio: abril 01 de 2011 mayo 31 de No se evidenció los planes de acción de acuerdo con las causas establecidas por la identificación de los riesgos, en los procesos de gestión de servicios de extensión y talento humano Menor No aplica corrección puesto que la tercera etapa está planificada y en esta se desarrollaran los controles para cada uno de los riesgos. 1 Por qué no se evidenció los planes de acción de acuerdo con las causas establecidas por la identificación de los riesgos, en los procesos de gestión de servicios de extensión y talento humano? Porque dentro de la planificación esta etapa se desarrollara en el mes de noviembre y diciembre de Desarrollar la tercera etapa en el sistema de riesgos según la planificación. Independiente Medición Análisis y Mejora, Líder de Direccionamiento de SIGMA Fecha de inicio: 10 de 2010 diciembre 30 de SI x NO Fecha: Noviembr e 09 de Realizar auditoria

13 INFORME DE AUDITORIA ETAPA 2 Página 13 de 18 5 No se han establecido los criterios para la selección, la evaluación y re-evaluación del los proveedores de prestación de servicios profesionales- Caso William Sarmiento Rojas- Auditor Médico para el contrato suscrito con la Droguería Tunja, quien suministra medicamentos para estudiantes y funcionarios de la Universidad Menor No aplica una corrección posterior 1 Por qué no se establecieron criterios para la selección, evaluación y reevaluación de proveedores de prestación de servicios profesionales? Porque solamente se documentaron los relacionados con los bienes y servicios de mantenimiento. 2. Por qué solamente se documentaron los relacionados con los especifica al proceso evaluación independiente medición análisis y mejora en mes de marzo para verificación del cumplimiento de la acción. Independiente Medición Análisis y Mejora, Líder de Direccionamiento de SIGMA Fecha de inicio: 01 marzo de 2011 marzo 30 de Realizar una capacitación a los integrantes del proceso sobre el numeral 7.4 adquisición de bienes y servicios. Proceso Gestión de Bienes y Servicios Fecha de Terminación: marzo 31 de Estudiar, planificar, SI x NO Fecha: Noviembr e 09 de 2010

14 INFORME DE AUDITORIA ETAPA 2 Página 14 de 18 bienes y servicios de mantenimiento? Porque cuando se hizo el diseño del procedimiento el personal del proceso desconocía este requisito. 3. Por qué se desconocía este requisito? Por falta de capacitación. diseñar e implementar el procedimiento para la selección, evaluación y reevaluación de proveedores de prestación de servicios profesionales. Proceso Gestión de Bienes y Servicios Fecha de Terminación: enero 30 de Socializar el procedimiento a líderes de proceso, comités SIGMA, Decanos, directores de escuela, dejando registro de esta. Proceso Gestión de Bienes y Servicios Fecha de Terminación: marzo 31 de Realizar auditoria especifica al proceso

15 INFORME DE AUDITORIA ETAPA 2 Página 15 de 18 6 Las quejas recibidas en las sedes de Sogamoso han sido solucionadas de manera local en cuanto a cuestiones académicas y de seguridad; lo cual no ha permitido ingresarlas por el sistema determinado en el procedimiento Queja, reclamo, sugerencia y consulta V-EM- P06 Menor No se genera corrección, ya que no existen documentos que permitan desarrollar el trámite respectivo en la sede seccional Sogamoso. 1. Por qué no se han ingresado al sistema las quejas, reclamos y sugerencias en la sede seccional Sogamoso? Porque en procedimiento no se encuentra prevista esta actividad. 2. Por qué no se encuentra prevista esta actividad en el procedimiento? Porque al diseñar el procedimiento se pensó en que su aplicación se daría en la sede central. 3. Por qué se pensó en que su aplicación se daría solamente en la gestión de bienes y servicios, para verificación al cumplimiento del hallazgo de auditoría de ICONTEC 2010, Independiente Medición Análisis y Mejora Fecha de inicio: abril 01 de 2011 mayo 31 de Planificar, diseñar e implementar las modificaciones al procedimiento V-EM-P06 quejas reclamos y sugerencias, respecto a que tramite se le da a las quejas, reclamos o sugerencias en las decanaturas según corresponda sean estas académicas o administrativas. Responsables: Líder de independiente Medición Análisis y Mejora, Profesional de Quejas reclamos y Sugerencias. SI x NO Fecha: Noviembr e 09 de 2010

16 INFORME DE AUDITORIA ETAPA 2 Página 16 de 18 sede central? Porque no se tenía una visión de enfoque por procesos 4. Por qué no se tenía una visión de enfoque por procesos? Porque en el diseño del procedimiento de quejas, reclamos y sugerencias no se tenía claridad de este principio. 5. Por qué no se tenía claridad de este principio? Por desconocimiento diciembre 16 de Capacitar a líderes de proceso, comités SIGMA, decanos y directores de escuela de la Universidad, el procedimiento una vez modificado, dejando registro de estas. Responsables: Líder de independiente Medición Análisis y Mejora, Profesional de Quejas reclamos y Sugerencias. diciembre 16 de Realizar auditoria especifica al proceso evaluación independiente medición análisis y mejora en mes de marzo para verificación del cumplimiento de la acción.

17 INFORME DE AUDITORIA ETAPA 2 Página 17 de 18 Independiente Análisis y Mejora Medición Fecha de inicio: 01 marzo de 2011 marzo 30 de 2011.

18 INFORME DE AUDITORIA ETAPA 2 DE SISTEMAS DE GESTIÓN Página 18 de CONCEPTO DEL AUDITOR LIDER DE ACUERDO CON EL ES-R-SG-01 Se recomienda otorgar la Certificación del Sistema de Gestión Se recomienda no otorgar la Certificación del Sistema de Gestión Se recomienda renovar la Certificación del Sistema de Gestión Se recomienda reactivar la Certificación del Sistema de Gestión Se recomienda ampliar / reducir la Certificación del Sistema de Gestión Se recomienda no ampliar la Certificación del Sistema de Gestión Se recomienda suspender la Certificación del Sistema de Gestión Mantener la Certificación del Sistema de Gestión Se recomienda cancelar la Certificación del Sistema de Gestión Comentarios adicionales: x Se propone MANTENER el Certificado ICONTEC de Gestión de la calidad con la norma ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009 a la UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA para el alcance definido en el numeral 1 del presente informe. Nombre auditor líder: Diana Rosita Quimbayo Núñez FECHA: Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoria únicamente a la empresa y no será divulgado a terceros sin autorización de la empresa. ES-P-SG-02-F-025 Aprobado Versión 02