PROGRAMA DE AUDITORIAS S&SOMA

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1 GA 8 PROGRAMA DE AUDITORIAS S&SOMA

2 ~III PROGRAMA DE AUDITORíAS S&SOMA Manejo Ambiental, Seguridad y Salud Ocupacional PRG-GA REV 00 Bogotá, septiembre de 2008

3 índice DE MODIFICACIONES Indice de Sección Fecha Observaciones Revisión Modificada Modificación O Versión oriqinal REVISiÓN Y APROBAC.IÓN Número de revisión Responsable por elaboración Residente Ambiental Nombre o Jady Upegui Pachón Firma Responsable por revisión Nombre Ing. Mauricio Maldonado Ch ya Director S&SOMA Firma Responsable por aprobación Nombre Ing. Mauricio Maldonado Cha\a Director S&SOMA Firma Fecha ,.

4 ~III CONTENIDO INTRODUCCiÓN 1 1 OBJETIVOS 2 2 ALCANCE 3 3 RESPONSABLES DEL CONTRATISTA 4 4 POLlTICAS O NORMAS DE OPERACiÓN 5 5 DESCRIPCION DE OPERACIONES O ACTIVIDADES PREPARACION DE LA AUDITORíA Alcance, Objetivos y Recursos de la Auditoría Revisión preliminar de documentos PLAN DE AUDITORíAS ASIGNACIONES DEL EQUIPO DE AUDITORíA Documentos de trabajo EJECUCiÓN DE LAS AUDITORíAS Reunión inicial Recolección de pruebas Hallazgos de la auditoría Reunión de clausura INFORMES DE LAS AUDITORíAS Preparación de los informes Contenido del Informe Distribución del informe Planeación de acciones, seguimiento CRONOGRAMA 10 6 DIAGRAMA DE FLUJO 11 7 PRODUCTOS 12 8 GLOSARIO DE TERMINOS 13 pág.

5 LISTA DE ANEXOS Anexo A. Cronograma de Auditorías S&SOMA. Anexo B. FOR-GA REV-OO Notas de Auditoría Interna S&SOMA. Anexo C. FOR-GA REV-OOSolicitud de Acción de Mejora. Anexo D. FOR-GA REV-OO Plan de Acción de Mejora. Anexo E. FOR-GA REV-OOSeguimiento Plan de Acción de Mejora.

6 ~III INTRODUCCiÓN El Programa de Auditorías S&SOMA a las labores Ambientales, de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, tiene como objeto dar cumplimiento al numeral , Actividades del Sistema de Gestión Ambiental, incluidos en el Apéndice E del Contrato IDU No. 136 de Adecuación de la Carrera 10 a al sistema Transmilenio en los tramos 4 y 5 Y de la Calle 26 en los tramos 5 y 6 en Bogotá D.C. 1

7 ~III ) 1 OBJETIVOS Establecer la metodología, cronograma y actividades que se realizarán dentro del programa de auditorías a los componentes A, e, D y E, contenidos en las listas de chequeo del Apéndice E, cumpliendo con los requisitos de las Normas ISO Y OHSAS Verificar el cumplimiento del cronograma de auditorías S&SOMA y de los documentos asociados para el Proyecto, para detectar oportunidades de mejora y asegurar el cumplimiento de los requisitos pactados con el cliente. Proporcionar una evidencia objetiva con respecto a la necesidad de reducción, eliminación y/o prevención de no conformidades. Determinar la existencia de procedimientos documentados con los controles necesarios para garantizar la ejecución adecuada y confiable del proceso. Determinar la efectividad de los sistemas implantados para cumplir con los objetivos S&SOMA del proyecto. 2

8 ~III 2 ALCANCE Las Auditorías Ambientales y de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional bajo la norma ISO Y OHSAS y específicamente bajo los estándares que sirven de guía (ISO 19011) se definen como un proceso de verificación sistemático y documentado para obtener objetivamente y evaluar pruebas de auditoría con el fin de determinar si las actividades ambientales y de seguridad y salud ocupacional específicas, eventos, condiciones, sistemas de manejo o información sobre estos asuntos, están de acuerdo con los criterios de la auditoría y comunicarle los resultados de este proceso al auditado y al cliente. En otras palabras, dentro del sistema de manejo ambiental y de Salud y Seguridad Industrial, las auditorías se utilizan para determinar si las actividades ejecutadas concuerdan con el programa formulado, si estas actividades se están implementando de forma eficaz y qué tan efectivo es el sistema de manejo ambiental, de salud y seguridad para el cumpliendo de las políticas de la compañía. Dado que en el caso particular del proyecto de Adecuación de la Carrera 10 a al sistema Transmilenio en los tramos 4 y 5 Y de la Calle 26 en los tramos 5 y 6 en Bogotá D.C., el proceso de auditoría se realizará para el proyecto y no para una organización o empresa, la auditoría será enfocada al cumplimiento del programa de auditorias S&SOMA, de acuerdo a lo especificado en el Apéndice E del contrato. 3

9 ~III, 3 RESPONSABLES 3.1 DEL CONTRATISTA Por las características del programa se requiere del tiempo de los Residentes Ambientales y 8&80, quienes serán los responsables del cumplimiento del programa, y el análisis de los resultados de las auditorias, del establecimiento de medidas correctivas o preventivas pertinentes, de su implementación efectiva y de lograr las acciones de mejora esperadas. Por otra parte, la generación de la información se encuentra asegurada con los recursos de personal y de logística con que cuentan los diferentes componentes del programa de implementación del Plan de Manejo Ambiental. 4

10 4 POLlTICAS O NORMAS DE OPERACiÓN El marco de referencia normativo se presenta a continuación: La Norma NTC-ISO 19011: "Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiente" en la que se encuentran las definiciones básicas. La Norma NTC-ISO 9001: "Gestión de la calidad". La Norma NTC-ISO 14001: "Gestión ambiental". La Norma OHSAS "Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional" Los requisitos específicos del Sistema de Gestión de la Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente del proyecto tales como procedimientos de obligatorio cumplimiento para todos procesos que se ejecuten en la etapa de construcción. Apéndice E del contrato IDU

11 ~III 5 DESCRIPCION DE OPERACIONES O ACTIVIDADES De acuerdo con lo indicado en el Apéndice E del contrato, donde se establece que se deberán desarrollar estas auditorías, a continuación se presenta el procedimiento general a seguir de acuerdo con los lineamientos de las Normas ISO Y OHSAS PREPARACION DE LA AUDITORíA Alcance, Objetivos y Recursos de la Auditoría El Auditor interno definirá el alcance y los objetivos de cada auditoría, para lo cual presentará el Plan de Auditorías a la Interventoría Revisión preliminar de documentos Parte de la preparación de la auditoría consiste en la revisión de los documentos del contrato, específicamente el Apéndice E, el Estudio de Impacto Ambiental y los procedimientos diseñados por el Contratista, con el objeto de evaluar si esta información es suficiente para realizar la auditoría con éxito. 5.2 PLAN DE AUDITORíAS El plan se centrará principalmente en las áreas donde exista el mayor riesgo ambiental, seguridad industrial y salud ocupacional y plan de contingencia y emergencias, estimando tiempos, tamaño, muestras y personas a entrevistar. En cuanto a duración de las auditorías se tiene previsto que se realizarán en forma semestral y durante dos días continuos y las principales personas entrevistadas serán las siguientes: Director Ambiental Residentes Ambientales Residentes S&SO Adicionalmente podrán ser entrevistadas otro tipo de personas involucradas dentro del 6

12 ~III Sistema de Gestión Ambiental, tales como los Inspectores S&SOMA. 5.3 ASIGNACIONES DEL EQUIPO DE AUDITORíA El equipo de Auditoría estará conformado por un Auditor interno el cual debe cumplir con los siguientes requisitos: Tener un nivel educativo técnico o profesional. Tener conocimiento y entendimiento de la norma NTC OHSAS y NTC ISO Y de las técnicas de auditoría, para lo cual debe poseer certificación dada por una institución reconocida para dicha capacitación. Tener por lo menos un año de experiencia laboral. Haber participado en por lo menos tres (3) auditorías con una duración mínima de cuatro (4) horas por auditoría Documentos de trabajo Se elaborarán listas de chequeo que contemplen cada uno de los requisitos S&SOMA establecidos en el Contrato de obra 136 de 2007 y sus anexos. Para documentar pruebas y hallazgos de la auditoría, se implementarán los siguientes documentos de trabajo: FOR-GA REV-00 Notas de auditoría Interna S&SOMA. Informe de Auditoría. FOR-GA REV-OOSolicitud de Acción de Mejora FOR-GA REV-00 Plan de Acción de Mejora FOR-GA REV-OO Seguimiento Plan de Acción de Mejora 5.4 EJECUCiÓN DE LAS AUDITORíAS Reunión inicial Se hará una presentación del equipo de auditoría, se discutirá el alcance, los objetivos y el plan de la auditoría y se nombrarán las personas a contactar durante la auditoría, entre otros aspectos. 7

13 ~III Recolección de pruebas Se estudiarán los documentos, se realizarán las visitas a los sitios establecidos y se entrevistarán las personas seleccionadas. Se seleccionará una muestra representativa de los aspectos contemplados en las listas de chequeo y los registros de verificación. Así mismo se verificará la calidad de los muestreos y los procesos de medición que el Contratista utiliza para el control de los aspectos ambientales. Durante la recolección de pruebas, el auditor diligenciará los formatos diseñados para la auditoría. Hallazgos de la auditoría Se documentarán los hallazgos de conformidades y no conformidades. Los hallazgos de no conformidades deben documentarse de manera especial ya que estos serán tenidos en cuenta durante el seguimiento de la auditoría; así mismo estos deben ser discutidos entre el personal SISOMA y el auditor, con el fin de obtener el reconocimiento sobre la base de los datos reales Reunión de clausura Los resultados de la auditoría serán presentados al auditado para asegurar que los comprenda y reconozca que la base que se utilizó para obtener los resultados es correcta. El auditado en esta reunión puede presentar elementos o pruebas adicionales que pueden soportar un hallazgo de no conformidad encontrado con el fin de dar solución al mismo. En el caso de que se hayan encontrado no conformidades u observaciones, éstas serán presentadas por el Auditor y se acordarán los mecanismos para la presentación de los formatos de solicitudes de acciones correctivas o preventivas, así como los tiempos máximos con que cuenta el Contratista para realizar los planes de acción y la verificación posterior por parte del Auditor. 5.5 INFORMES DE LAS AUDITORíAS Preparación de los informes Una vez realizadas las auditorías, el auditor será el responsable de la elaboración de los informes de auditoría y los temas del informe serán los descritos en el contenido del informe. 8

14 5.5.2 Contenido del Informe ~III En el informe como mínimo se incluirán los hallazgos de la auditoría, otros temas pueden ser: alcance, objetivos, criterios, documentos de referencia, el plan de auditoría, resumen del proceso, período abarcado, período de auditoría, conclusiones de la auditoría Distribución del informe El informe será presentado a la Interventoría y al IDU y los resultados se entregarán en el respectivo informe semanal. 9

15 .. ~III Planeación de acciones, seguimiento En el caso de hallazgos de no conformidades, el auditado deberá preparar un plan de acción con el fin de resolver estas no conformidades en el menor tiempo posible. Se establecerán compromisos en cuanto a plazos para cerrar las no conformidades; la responsabilidad del plan de acción y del seguimiento será del auditado. El seguimiento se realizará por parte del auditor interno de la firma. Las solicitudes de acciones correctivas, con su respectivo cierre se presentarán en el informe mensual de gestión SISOMA correspondiente. 5.6 CRONOGRAMA La Auditoría S&SOMA interna se realizará semestralmente iniciando la primera auditoría en el segundo mes de la Etapa de Construcción y luego cada seis (6) meses. (Ver cronograma en Anexo A). -../ 10

16 ~III 6 DIAGRAMA DE FLUJO l. Preparación auditoria Revisión preeliminar de documentos 2. Ejecución de la auditoria Reunión inicial Recolección de pruebas Hallazgos de la auditoria Reunión de clausura 3. Informe de la Auditoria Distribución del informe 4 Entrega de informe 6 Seguimiento de acciones correctivas 7 Entrega Informe final auditoria 11

17 ~III 7 PRODUCTOS Los productos de este programa se reflejan en los resultados del informe final de Auditoría con el menor número de no conformidades en la etapa de construcción. Aún así, en caso de presentar alguna no conformidad el Contratista tomará las acciones correctivas en forma inmediata, que serán verificadas por parte del auditor en los plazos y seguimiento establecidos para tal fin. ". 12 J

18 ~III 8 GLOSARIO DE TERMINaS Auditoría de calidad: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos referencia. o requisitos utilizados como Desempeño: resultados medibles del sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional relativos al control de los riesgos, basados en la política y los objetivos del sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional. Mejoramiento continuo: proceso para fortalecer el sistema de gestión de seguridad y salud SSOMA en concordancia con la política SSOMA de la organización. No conformidad: desviación respecto a las normas, prácticas, procedimientos, reglamentos, desempeño del sistema de gestión, etc., que puedan ser causa directa o indirecta de enfermedad, lesión, daño a la propiedad, al ambiente de trabajo o a una combinación de estos. Objetivos: propósitos que una organización fija para cumplir en términos de desempeño en SSOMA. Organización: Compañía, firma, empresa, institución o asociación, o parte o combinación de ellas, ya sea corporada o no, pública o privada, que tiene sus propias funciones y administración. Partes interesadas: individuos o grupos interesados en o afectados por el desempeño en Seguridad y Salud Ocupacional de una organización. Sistema de gestión de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente: parte del sistema de gestión total, que facilita la administración de los riesgos de SSOMA y la identificación de impactos asociados con el negocio de la organización. Incluye la estructura organizacional, actividades de planificación, responsabilidades, prácticas, procedimientos, procesos y recursos, para desarrollar, implementar, cumplir, revisar y mantener la política y objetivos de SSOMA. 13

19 ~III ANEXO A. CRONOGRAMA S&SOMA DE AUDITORíAS

20 ( ( CRONOGRAMA DE AUDITORIAS S&SOMA lb ADECUACiÓN DE LA CALLE 26 Y CARRERA 10 AL SISTEMA TRANSMILENIO FASE GRUPO 3, OCTUBRE 2008 a JUNIO 2010 ALCALDIA MAYOR BOGOTAD.C. Instituto DESARROI..LO URBANO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AOO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AOO SEP AUDITORIA M1 M2 MS M4 M5 MIl M7 MIl M9 M10 M11 M11 M13 M14 M1S M16 M1l M1S M19 M20 M21 1 I I I I

21 ~III Anexo B. FOR-GA REV-OO Notas de Auditoría Interna S&SOMA.

22 NOTAS DE AUDITORÍA INTERNA S&SOMA FOR-GA REV -00 ~III Hoja _ de_ FECHA:DDD AUDITORÍA No: PROYECTO: _ CÓDIGO: _ AUDITOR: _ ITEM REQillSITO CALIFICACIÓN NOTAS NORMA O.K. N.e. Oh..Rcquisito:de NTC ISO NTC OHSAS según aplique.calificación: OK: bien, N.e: no conformidad, Obs.:observación -.jotas de Auditoría Interna FOR-GA REV-OO

23 ANEXO C. FOR-GA REV-OO SOLICITUD DE ACCiÓN DE MEJORA ~III

24 SOLICITUD DE ACCiÓN DE MEJORA (SAM) FOR-GA REV-OO 1. IDENTIFICACiÓN Proyecto/Proceso Código del proyecto-:..- FechaDDD DO MM AAAA SAM No. D PREVENTIVAE) CORRECTIVA CALI DAD E) HSE 2. ORIGEN Auditoría ~ Cliente Gerencia Otro No. Cuál? _ 3. DESCRIPCiÓN DE LA NO CONFORMIDAD O HALLAZGO QUE AMERITA LA SOLICITUD DE ACCiÓN DE MEJORA. ESTA DEFICIENCIA AFECTA: O Personal directo/indirecto DEquipos y/o instalaciones D Materialeslinsumos DOtro, cuál? _ o Medio ambiente/comunidad ESTADO DE TERMINACiÓN DE LA SAM Cerrada O Cancelada O Justificación LJDCJ DO MM AAAA o De acuerdo con la evidencia analizada en la implementación de los compromisos o la justificación arriba expuesta, se da por terminada la presente SAM. Fecha de terminación Firma: Nombre: Auditor I-/ :><::.nr,n iento Solicitud de Acción de mejora FOR-GA REV-OO

25 ANEXO D. FOR-GA REV-OO PLAN DE ACCiÓN DE MEJORA ~III

26 , f ( PLAN DE ACCION DE MEJORA FOR-GA REV-OO 1. IDENTIFICACiÓN Proyecto/Proceso Código del Proyecto Fecha DD SAM No. Plan de Acción No. 2. ANÁLISIS CAUSAL Diagrama de Causa-Efecto Espina de Pescado (Agregue las causas necesarias incluso cuando existan causas que a su vez generen otras) OTRAS POSIBLES CAUSAS OTRAS POSIBLES CAUSAS NO CONFORMIDAD I OTROS HALLAZGOS CAUSA PRINCIPAL.JIo.... OTRAS POSIBLES CAUSAS OTRAS POSIBLES CAUSAS Plan de Acción de Mejora. FOR-GA REV-OO.

27 í PLAN DE ACCION DE MEJORA FOR-GA REV-OO -' ~III. l. ' _ 3. LISTA DE COMRPOMISOS No. Descripción del Compromiso Fecha Límite de Finalización Firma: Nombre: Responsable de Proceso I Director de Proyecto Plan de Acción de Mejora. FOR-GA REV-OO.

28 ANEXO E. FOR-GA REV-OO SEGUIMIENTO PLAN DE ACCiÓN DE MEJORA ~III

29 SEGUIMIENTO PLAN DE ACCIÓN DE MEJORA FOR-GA REV-OO 1. IDENTIFICACIÓN Proyecto/Proceso FECHA: ~III < JI DD Código del Proyecto SAMNo. Plan de Acción No. Seguimiento No. 2. VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO COMPROMISOS No. Cumplido No Cumplido Aplazado Nueva Fecha Evidencia de Cumplimiento 3. CONCEPTO PARRA CIERRE DE SAM La Implementación del Plan de Acción fue eficaz con respecto a los requerimientos de la SAM? NO E3SI Porqué? Firma Nombre: Auditor Responsable del Seguimiento Seguimiento Plan de Acción de Mejora FOR-GA-900-D07-REV-OO

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