ASESORÍA JURÍDICA MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS

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1 ASESORÍA JURÍDICA MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS GUATEMALA, MAYO 2011

2 1 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS INTRODUCCIÓN El presente Manual de Descripciones de Puestos de Asesoría Jurídica describe las actividades que tiene asignadas cada puesto dentro de la Institución, como parte de la división funcional del trabajo que le caracteriza. Su propósito es describir las funciones y demás características que corresponden a los puestos que conforman la Dirección, incluyendo los conocimientos, experiencias y características de personalidad que necesitan, sobre la base de los requerimientos de los puestos que las conforman. En su contenido, el Manual describe en el capítulo I las generalidades del mismo, los objetivos, campo de aplicación y normas generales de uso del manual. En el capítulo II se incluyen diversas definiciones relacionadas con el Manual, con el propósito de aclarar y unificar distintos conceptos que se usan en el mismo y facilitar con ello la comprensión de los mismos. El capítulo III contiene los aspectos generales de Asesoría Jurídica, incluyendo su descripción, misión, visión y organigrama general. El capítulo IV constituye la parte medular del Manual, ya que describe en forma pormenorizada las características de cada una de las clases de puestos que conforman la estructura orgánica de la Institución. Para cada descripción se incluyen su identificación, la naturaleza del puesto, la descripción de actividades o funciones, así como los requisitos académicos y experiencia laboral que son necesarios para la ocupación de cada uno de ellos. 1

3 2 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS I. GENERALIDADES DEL MANUAL 1. Objetivos del Manual b. General El Manual de Descripciones de Puestos de la Dirección pretende orientar a los funcionarios y empleados de la Institución en lo relacionado con las actividades que deben realizar como parte del proceso de alfabetización que se desarrolla a nivel nacional. b. Específicos Proporcionar los funcionarios y empleados de la Dirección una guía técnica que los oriente sobre la forma de ejecutar las atribuciones que les corresponden, como parte de la división del trabajo funcional caracteriza a la Institución. Proveer a funcionarios de la Institución de un instrumento técnico para aplicarlo en las labores que deben ejecutar para el llenado de los puestos vacantes que surjan en sus respectivas unidades. Establecer criterios técnicos, prácticos y estandarizados que conduzcan a los funcionarios y empleados de la Dirección a proceder en una forma acorde o similar en las acciones que deben ejecutar dentro de su puesto de trabajo. 2. Confidencialidad a. El manejo de este Manual está dado dentro de las normas de ética obligadas a toda persona o institución que tiene acceso a información confidencial. 3. Campo de aplicación El presente Manual es de uso obligatorio en todas las unidades y dependencias de Asesoría Jurídica. 2

4 3 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS 4. Normas generales de uso a. Toda adición, supresión o enmienda a este Manual es aprobada mediante acuerdo ministerial. b. La Dirección de Asesoría Jurídica es responsable de custodiar, distribuir, y dar a conocer este Manual al personal de la Dependencia, así como, de gestionar a donde corresponde las modificaciones de este Manual y enviar un ejemplar en físico y copia en magnético a la Dirección de Recursos Humanos. c. La Dirección de Asesoría Jurídica es responsable, conjuntamente con los Jefes de Departamento de la Dependencia, del cumplimiento de las normas establecidas en el presente Manual. 3

5 4 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS II. DEFINICIONES BÁSICAS 1. Clase de Puestos Es un conjunto de puestos que tienen características similares en cuanto a los grados de complejidad y responsabilidad que implica el desarrollo de las tareas que tienen asignadas, por lo que pueden ser denominados con el mismo título de puesto. 2. Descripción de Puestos Constituye la relación detallada de las características distintivas de un grupo de puestos. En su contenido se incluyen los apartados siguientes: Título funcional Ubicación administrativa Inmediato superior Subalternos Naturaleza del puesto Principales tareas Requisitos de ingreso 3. Puesto Es un conjunto de tareas, funciones o actividades que conforman una unidad de trabajo, que deben ser desarrolladas por una persona, en una jornada completa de trabajo. 4. Requisitos de ingreso Son los requerimientos de educación formal, experiencia laboral y características personales que se requieren del ocupante, para el desarrollo adecuado de las tareas que corresponden. 4

6 5 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS III. ASPECTOS GENERALES DE ASESORIA JURIDICA 1. VISIÓN Ser ejemplo en el desempeño de la gestión legal del Ministerio de Finanzas Públicas. 2. MISIÓN Velar por el cumplimiento de las acciones de asesoría y consultoría en materia legal, coadyuvando al logro de las metas y objetivos del Ministerio de Finanzas Públicas. 3. MARCO JURÍDICO La Asesoría Jurídica, fundamenta sus actuaciones en lo preceptuado los artículos 16, 17 y 18, del Acuerdo Gubernativo de fecha 23 de diciembre de 2008, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas". 4. DESCRIPCIÓN La Asesoría Jurídica es la dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas responsable de las acciones de consultaría y asesoría en materia legal al Ministro, Viceministros, Direcciones y demás dependencias administrativas, con el objeto que las actuaciones institucionales estén apegadas a la ley. 5

7 6 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS 5. ORGANIGRAMA ASESORÍA JURÍDICA ORGANIGRAMA GENERAL DIRECCIÓN SUBDIRECCIÓN SERVICIOS ADM. INTERNOS ASESORÍA JURÍDICA ABOGACÍA Y PROCURACIÓN RECURSOS ADMINISTRATIVOS 6

8 7 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS IV DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Dirección 7

9 8 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre Funcional del Puesto: Ubicación Administrativa: Inmediato Superior: Subalternos: DIRECTOR Dirección Despacho Ministerial Subdirector Jefes de Departamento y Sección Asesores Jurídicos Procuradores Secretarias Naturaleza del Puesto: Ser el funcionario público responsable de planificar, organizar, coordinar, dirigir y supervisar las funciones y atribuciones a cargo de Asesoría Jurídica, con el propósito de asesorar legalmente a las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas. Principales tareas: Planifica, organiza, coordina, dirige y supervisa las funciones y atribuciones de Asesoría Jurídica. a. Asesora directamente al Ministro, Viceministros y Directores. b. Coordina seguimiento al Plan Operativo Anual y Memoria anual de labores. c. Aprueba proyectos de dictámenes y opiniones. d. Integra en calidad de consultor y asesor, las comisiones de elaboración, actualización y modificación de proyectos de leyes y reglamentos que sean competencia del Ministerio de Finanzas Públicas. e. Realiza investigaciones, estudios y análisis legales, para definir los criterios técnicos en materia Procesal Civil, Laboral, Administrativa, Tributaria y Financiera. f. Coordina las actuaciones de naturaleza jurídica del Ministerio de Finanzas Públicas, y sus dependencias administrativas, para unificar los criterios doctrinarios o legales. 8 g. Ejerce acciones administrativas y judiciales en defensa de los intereses del Ministerio de Finanzas Públicas.

10 9 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS h. Asesora a otras dependencias del Organismo Ejecutivo y entidades estatales que lo soliciten por instrucciones del Despacho Ministerial. i. Coordina la defensa legal de las dependencias Administrativas del Ministerio de Finanzas Públicas, en el ámbito jurisdiccional. j. Designa a los servidores públicos de la Dirección, para que integren comisiones de apoyo, asesoría, consultoría o procuraduría, que ordene el Despacho Superior. k. Asiste a sesiones de trabajo en los Despachos Ministeriales, Direcciones de este Ministerio y entidades estatales. l. Realizar sesiones de trabajo con los jefes de Departamento de esta Asesoría Jurídica. m. Elabora los informes requeridos por el Despacho Superior. n. Coordina la elaboración de proyectos de acuerdos, resoluciones y otros, para la aprobación del Despacho Superior. o. Gestiona el mejoramiento tecnológico de Asesoría Jurídica. p. Propicia el desarrollo del recurso humano de la Asesoría Jurídica. q. Vela por la correcta ejecución presupuestaria de la Asesoría Jurídica. r. Selecciona al personal que sea necesario en la Dirección, proponiendo su nombramiento o contratación al Despacho Ministerial, así como proponer ascensos por méritos en el desempeño de las labores. s. Otras que asigne el Despacho Superior. 9

11 10 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS Requisitos de Ingreso: a) Educación y Experiencia: Poseer el grado académico de Licenciatura en Ciencias Jurídicas y Sociales y los títulos profesionales de Abogado y Notario, colegiado activo, experiencia y conocimiento en puesto afín, especialmente en las ramas del Derecho Administrativo, Fiscal, Tributario y Financiero. b) Otros requisitos: Conocimiento de la legislación guatemalteca. Excelentes relaciones interpersonales. Conocimiento de reglas modernas de redacción y ortografía. Conocimientos en Informática. Capacidad de coordinar el trabajo en equipo. Discrecionalidad. Vocación de servicio. Criterio amplio. Acostumbrado a trabajar bajo presión. 10

12 11 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre Funcional del Puesto: Ubicación Administrativa: Inmediato Superior: Subalternos: SECRETARIA DE DIRECCIÓN Dirección Director Ninguno Naturaleza del Puesto: Realizar labores secretariales que requieren el conocimiento, dominio y experiencia en la toma y transcripción de dictados taquigráficos, mecanografía y el manejo de equipo de oficina, técnicas de archivo y redacción de correspondencia. Principales Tareas: a. Recibe y revisa los periódicos e ingresarlos al Despacho de la Dirección. b. Ordena la agenda del director y atender los asuntos recomendados. c. Revisa marginados en la documentación para darles trámite de inmediato. d. Controla la recepción, clasificación, distribución y envío de expedientes y correspondencia. e. Elabora y lleva el control de oficios, memoranda y otros documentos de la Dirección. f. Proporciona información así como orientar personalmente o telefónicamente a los interesados sobre el trámite de sus expedientes. g. Da seguimiento al trámite administrativo de expedientes, trasladados por la Dirección a las diferentes dependencias del Ministerio. h. Organiza y convoca a reuniones ordenadas por el director (a). i. Recibe proyectos y asigna números de dictamen. j. Lleva un control de llamadas y toma los mensajes para el director (a). k. Revisa e ingresa al Despacho los documentos sometidos para firma del director (a). 11 l. Atiende en forma personalizada a los visitantes de esta Asesoría.

13 12 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS m. Atiende llamadas telefónicas de las diferentes Direcciones del Ministerio y demás entidades del Estado. n. Fotocopia documentación. o. Archiva documentación del despacho del director (a). p. Elabora la requisición de materiales necesarios para la dirección. q. Asiste a cursos, seminarios, talleres en el que haya sido nombrada. r. Otras que asigne el director (a). Requisitos de Ingreso: a) Educación y Experiencia: Título de nivel medio. b) Otros Requisitos: Buena redacción y ortografía. Conocimientos en informática. Capacidad de trabajo en equipo. Buena presentación personal. Buenas relaciones interpersonales. Criterio amplio. Discreta. Vocación de servicio. Dinámica. Colaboradora. Eficiente. Con iniciativa. 12

14 13 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre Funcional del Puesto: Ubicación Administrativa: Inmediato Superior: Subalternos: PROCURADOR Dirección Director y Subdirector Ninguno Naturaleza del Puesto: Trabajo Técnico Profesional que consiste en gestionar, preparar, procurar, informar, verificar y revisar los expedientes administrativos y judiciales asignados por la Dirección y Subdirección, así como llevar la recopilación de leyes y otras actividades asignadas. Principales Tareas: a. Recopila leyes para consulta del director (a) y subdirector (a). b. Procura la obtención de documentos en los registros e instituciones públicas. c. Obtiene constancias del Registro Tributario Unificado, Dirección de Catastro. d. Informa al director (a) y subdirector (a) de las procuraciones realizadas en los Tribunales de Justicia y Registros respectivos. e. Presenta documentos en diferentes dependencias de este Ministerio e instituciones estatales. f. Recaba informes de las diferentes dependencias de este Ministerio. g. Elabora proyectos de oficios, providencias, memoranda y memoriales diversos. h. Presenta informe de Actividades a dirección y subdirección. i. Participa en reuniones de trabajo que así dispongan los despachos de dirección y subdirección. j. Participa en cursos, seminarios o talleres en los que fuere nombrado. 13 k. Otras que asigne el director (a)

15 14 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS Requisitos de Ingreso: a) Educación y Experiencia: Cursar el quinto semestre en la carrera de Abogacía y Notariado. b) Otros Requisitos: Conocimiento de reglas modernas de redacción y ortografía. Conocimientos en informática. Capacidad de trabajo en equipo. Buena presentación personal. Buenas relaciones interpersonales. Criterio amplio. Discreto. Vocación de servicio. Dinámico. Colaborador. 14

16 15 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre Funcional del Puesto: Ubicación Administrativa: Inmediato Superior: Subalternos: SUBDIRECTOR Dirección Director Secretaria Naturaleza del Puesto: Trabajo ejecutivo y profesional de planificar, coordinar, dirigir y supervisar las actividades de los Departamentos y Secciones conforme las directrices superiores. Principales Tareas: a. Sustituye al director (a) en caso de ausencia temporal. b. Supervisa y coordina el cumplimiento de las funciones y atribuciones que tienen asignados los Departamentos, Secciones a su cargo c. Apoya en el seguimiento al Plan Operativo Anual y Memoria anual de labores. d. Coordina la depuración y finalización de los expedientes formados con motivo de los procesos Contencioso Administrativo, Recursos de Casación, demandas Económico Coactivo, Acciones de Amparo o de Inconstitucionalidad. e. Actualiza los criterios jurisdiccionales para evacuar las acciones de inconstitucionalidad y de amparo. f. Aplica las sanciones disciplinarias al personal de conformidad con la ley. g. Apoya en la elaboración de anteproyectos de las leyes y los reglamentos de cualquier naturaleza que interesen al Ministerio. h. Coordina con los jefes de Departamento y Sección la unificación de criterios legales a utilizar en la defensa de los intereses del Ministerio de Finanzas Públicas. i. Informa a la Dirección del avance de las actividades de los Departamentos y Secciones de la Asesoría Jurídica. 15 j. Autoriza los títulos ejecutivos.

17 16 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS k. Representa al director en reuniones de trabajo que le sean asignadas. l. Otras que asigne el director (a) Requisitos de Ingreso: a) Educación y Experiencia: Poseer el grado académico de Licenciatura en Ciencias Jurídicas y Sociales y los títulos profesionales de Abogado y Notario, colegiado activo, experiencia y conocimiento en puesto afín, especialmente en las ramas del Derecho Administrativo, Fiscal, Tributario y Financiero. b) Otros requisitos: Excelentes relaciones interpersonales. Conocimiento de reglas modernas de redacción y ortografía. Conocimientos en informática. Capacidad de coordinar el trabajo en equipo. Discreto. Vocación de servicio. Criterio amplio. Acostumbrado a trabajar bajo presión. 16

18 17 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre Funcional del Puesto: Ubicación Administrativa: Inmediato Superior: Subalternos: SECRETARIA DE SUB-DIRECCIÓN Subdirección Subdirector Ninguno Naturaleza del Puesto: Realizar labores secretariales que requieren el conocimiento, dominio y experiencia en mecanografía y equipo de oficina, técnicas de archivo, redacción de correspondencia, recepción y transcripción de dictados taquigráficos. Principales Tareas: a. Recibe, registra, clasifica, distribuye, envía y archiva expedientes y correspondencia. b. Redacta providencias para trasladarlas a la dirección. c. Lleva el control de expedientes y actividades del Despacho del subdirector (a). d. Lleva agenda diaria de trabajo del subdirector. e. Atiende y anuncia a las personas con las que se han coordinado actividades con el Subdirector (a). f. Informa al subdirector sobre las actividades desarrolladas. g. Consolida el informe mensual de los departamentos y USAI. h. Participa en cursos, talleres o seminarios en los que fuere nombrada. 17 i. Otras que asigne el subdirector.

19 18 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS Requisitos de Ingreso: a) Educación y Experiencia: Título de Secretaria. b) Otros requisitos: Conocimiento de reglas modernas de redacción y ortografía. Conocimientos en informática. Capacidad de trabajo en equipo. Buena presentación personal. Buenas relaciones interpersonales. Criterio amplio. Discreta. Vocación de servicio. Dinámica. Colaboradora. Con iniciativa. 18

20 19 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre Funcional del Puesto: Ubicación Administrativa: Inmediato Superior: Subalternos: JEFE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS Unidad de Servicios Administrativos Internos Director y Subdirector Encargado de Ejecución Presupuestaria Fondo Rotativo Encargado de Activos Fijos Encargado de Almacén Encargado de Caja Chica Encargado de Compras Secretaria Oficinista Encargado de Recepción de Expedientes Encargado de Biblioteca Encargado del sistema de expedientes de asesoría jurídica -SIDEJU- Conductor de Vehículos Automotores Mensajero Naturaleza del Puesto: Planificar, organizar, dirigir, coordinar y supervisar las labores técnicas y administrativas de la Unidad a su cargo y velar por el máximo aprovechamiento de los recursos financieros asignados a la Asesoría Jurídica. Principales Tareas: a. Coordina y supervisa el personal de la Unidad de Servicios Administrativos Internos. b. Ejecuta el Plan Operativo Anual de la Asesoría Jurídica. c. Revisa y autoriza los documentos de la Unidad. (Fondo rotativo interno, órdenes de compra, cheques, facturas, conciliaciones bancarias, etc.). 19 d. Revisa las solicitudes de compra, facturas, ingreso Almacén y requisiciones. e. Realiza arqueos sorpresivos de caja chica, Fondo Rotativo Interno, Almacén y Activos Fijos.

21 20 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS f. Revisa las Tarjetas de Almacén y Ejecución Presupuestaria. g. Supervisa las actividades relacionadas con el pago a los proveedores por medio de cheques, caja chica y órdenes de compra. h. Esta actualizado con todas las modificaciones de las leyes relacionadas con la ejecución presupuestaria, Ley Orgánica del Presupuesto y Ley de Compras y Contrataciones del Estado. i. Revisa los Libros de Conciliaciones Bancarias. j. Realiza Conciliaciones Bancarias electrónicamente. k. Revisa mensualmente que se entregue el estado de cuenta de esta Asesoría Jurídica a la delegación de la Contraloría General de Cuentas. l. Realizar conjuntamente con el Encargado de Ejecución Presupuestaria la proyección del comprometido y devengado al inicio de cada año así como cada cuatro meses a la Dirección Financiera. m. Atiende las auditorias que se realizan en esta dependencia. n. Revisa el libro de cheques. o. Lleva control del libro de Formas. p. Supervisa control del libro de combustible. q. Coordina el envío de los vehículos a mantenimiento y reparación. r. Lleva el control de los libros autorizados por la Contraloría General de Cuentas. s. Entrega mensualmente a la Auditoría Interna el consumo mensual de combustible. t. Realiza anualmente las proyecciones del consumo de combustible. u. Entrega anualmente copias de los contratos a la contraloría General de Cuentas. v. Revisa las Cajas Fiscales. w. Supervisa el inventario físico anualmente de los bienes muebles y fungibles. x. Informa a la Dirección de esta dependencia todo lo relacionado con la UNIDAD. y. Cumple con las normas de control interno. z. Certifica documentos oficiales. 20 aa. Atiende y resuelve sugerencias realizadas por las auditorias en cuanto a los registros del Sistema informático de expedientes de Asesoría Jurídica SIDEJU-.

22 21 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS bb. Otras que asignen la dirección o subdirección. Requisitos de Ingreso: a) Educación y Experiencia: Título universitario en el grado académico de Licenciado en Administración de Empresas u otra afín. b) Otros requisitos: Conocimiento de las normas presupuestarias y de control interno. Conocimiento de reglas modernas de redacción y ortografía. Conocimientos en informática. Capacidad de trabajo en equipo. Buena presentación personal. Buenas relaciones interpersonales. Criterio amplio. Discreto. Vocación de servicio. Dinámico. Colaborador. 21

23 22 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre Funcional del Puesto: Ubicación Administrativa: Inmediato Superior: Subalternos: SECRETARIA OFICINISTA Unidad de Servicios Administrativos Internos Jefe de Unidad Ninguno Naturaleza del Puesto: Realizar labores secretariales que requieren el conocimiento, dominio y experiencia en la toma y transcripción de dictados taquigráficos, mecanografía y el manejo de equipo de oficina, técnicas de archivo y redacción de correspondencia en el departamento. Principales Tareas: a. Programa al jefe de Unidad la agenda del día. b. Recibe y archiva la documentación de la unidad. c. Elabora oficios y conocimientos para la entrega de expedientes e información que se traslada a nivel interno, así como a otras dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas. d. Redacta oficios, conocimientos, memoranda internos u otros que requiera el jefe de la Unidad o el Encargado de Ejecución Presupuestaria. e. Supervisa que la entrega del Diario Oficial u otro periódico, se haga al director (a), subdirector (a), jefe de Departamento o Sección. f. Mantiene actualizado y ordenado el archivo de la Unidad. g. Archiva los formularios de autorización de salidas de vehículos y las copias de las requisiciones solicitadas por el personal durante la semana. h. Elabora reportes que soliciten de la Dirección, Subdirección, jefes de Departamentos y demás dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas. 22 i. Elabora las requisiciones de materiales de oficina mensualmente.

24 23 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS j. Otras que asigne el jefe de Unidad. Requisitos de Ingreso: a) Educación y Experiencia: Título de Secretaria b) Otros Requisitos: Buena redacción y ortografía. Conocimientos en informática. Capacidad de trabajo en equipo. Buena presentación personal. Buenas relaciones interpersonales. Criterio amplio. Discreta. Vocación de servicio. Dinámica. Colaboradora. Creativa. 23

25 24 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre Funcional del Puesto: Ubicación Administrativa: Inmediato Superior: Subalternos: ENCARGADO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA Unidad de Servicios Administrativos Internos Jefe de Unidad Ninguno Naturaleza del Puesto: Verificar la ejecución del presupuesto asignado a Asesoría Jurídica, así como llevar el control del gasto por renglón presupuestario, fondo rotativo y órdenes de compra. Principales Tareas: a. Vela porque el monto máximo a cubrir por gasto, el cual será de tres mil quetzales exactos (Q. 3,000.00). b. Solicita el reintegro del fondo rotativo cuando el monto utilizado no supere el 50% del fondo asignado y asimismo en el caso de no utilizarse el fondo en el porcentaje indicado a fin de que se presente la ejecución real del presupuesto. c. Lleva el control de que el gasto ejecutado con el Fondo Rotativo y Órdenes de Compra debe ser soportado mediante documentos de legítimo abono que reúnan los requisitos legales respectivos, los cuales no deben presentar borrones, tachaduras o enmiendas; en estos casos deberá gestionarse ante el proveedor la reposición de esos documentos. d. Confirma que los documentos de respaldo lleven estampado el sello con la leyenda de PAGADO CON CHEQUE, número, fecha, banco, número de cuenta, número del formulario de rendición de fondo rotativo FR03 de fondo rotativo interno y el renglón presupuestario afectado. e. Reporta mensualmente al Jefe Administrativo la ejecución programada del presupuesto. f. Vela por la aplicación correcta y oportuna de las normas presupuestarias. 24 g. Resguarda los documentos en archivo con llave.

26 25 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS h. Redacta y remite el oficio de solicitud del fondo rotativo a la Unidad Financiera y archiva las copias del mismo. i. Supervisa que todos los cheques emitidos tengan la leyenda No Negociable y por ningún motivo deberán emitirse cheques a favor del personal de la dependencia, a excepción del que se elabore para el reintegro del Fondo de Caja Chica y del personal que cumple comisiones oficiales en el interior del país. j. Revisa solicitud, voucher de emisión de cheque, la documentación de respaldo y el cheque de pago. k. Aprueba el formulario FR03 en el SICOIN WEB, y procede a imprimir, firma, y traslada para firma del Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos y autorización del Director o Subdirector de la dependencia, adjuntando el oficio de reposición del fondo rotativo interno firmado por el Jefe de la Unidad y autorizado por la autoridad máxima de la dependencia. l. Traslada el formulario FR03 en forma electrónica SICOIN WEB e impreso, adjuntando solicitud de reposición del fondo rotativo interno al departamento de Contabilidad de la Dirección Financiera (UDAF). m. Ejecuta el Plan Operativo Anual de la Asesoría Jurídica, conjuntamente con el Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos. n. Realiza las reprogramaciones en la ejecución presupuestaria si fuere necesario o. Realiza las modificaciones presupuestarias si fuere necesario p. Controla los montos por cada renglón presupuestario para que no se sobregiren q. Realiza las órdenes de compra por medio del sistema informático, SISTEMA DE GESTION, (SIGES) (compromiso y devengado) r. Ejecuta disposiciones emitidas por la Unidad Financiera UDAF de este Ministerio. s. Estar actualizado con las modificaciones a las normas relacionadas con la ejecución presupuestaria, así como las emitidas por la Contraloría General de Cuentas de la Nación, Ley Orgánica del Presupuesto, Ley de Contrataciones del Estado entre otras. t. Responsable de la Unidad Administrativa cuando el Jefe no se encuentre 25 u. Coordina y Supervisa el trabajo de los subalternos cuando el Jefe no se encuentre

27 26 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS v. Llena las tarjetas de Ejecución presupuestarias verificando la disponibilidad presupuestaria de la Dependencia conjuntamente con el Jefe Administrativo w. Otras que asigne el jefe de Unidad Requisitos de Ingreso: a) Educación y Experiencia: Poseer título universitario de las Ciencias Económicas. b) Otros Requisitos: Capacidad de Análisis Buena redacción y ortografía Conocimientos en informática Capacidad de trabajo en equipo Buena presentación personal Buenas relaciones interpersonales Criterio Amplio Discreto Vocación de servicio Dinámico Colaborador 26

28 27 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre Funcional del Puesto: Ubicación Administrativa: Inmediato Superior: Subalternos: ENCARGADO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS Unidad de Servicios Administrativos Internos Jefe de Unidad Ninguno Naturaleza del Puesto Llevar el control, actualización y registro del ingreso y egreso de los Activos Fijos y Bienes Fungibles Principales Tareas: a. Actualiza el libro de Inventarios de Bienes Muebles de la Asesoría Jurídica, autorizado por la Contraloría General de Cuentas. b. Actualiza el libro de Bienes Fungibles de la Asesoría Jurídica, autorizado por la Contraloría General de Cuentas. c. Ingresa las adquisiciones y egresar las bajas de los bienes muebles al sistema informático de INVENTARIOS SICOIN-WEB. d. Opera los resguardos del personal al sistema informático de INVENTARIOS SICOIN-WEB. e. Elabora y firma los finiquitos del personal que se retira relacionados con la entrega de los Bienes Muebles. f. Realiza todos los cambios de bienes sean muebles y/o fungibles de los empleados de esta dependencia. 27 g. Entrega cada inicio de año, ante la Dirección de Contabilidad del Estado, el formulario que emite el sistema SICOIN-WEB, INVENTARIOS (FIN 1 Y FIN 2) sobre las compras de bienes y bajas

29 28 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS de los mismos del año anterior, con copia a la Dirección Financiera y Jefe Administrativo de esta Dependencia. h. Vela por la aplicación correcta y oportuna de las normas de control interno. i. Entrega al Encargado de Almacén la información que le solicite para llenar el formulario de Ingreso a Almacén 1-H. j. Archiva las copias de ingreso almacén que le correspondan. k. Otras que le asigne el Jefe Administrativo Interno. Requisitos de Ingreso: a) Educación y Experiencia: Poseer título de Perito Contador b) Otros requisitos: Buena redacción y ortografía Conocimientos en informática Capacidad de trabajo en equipo Buena presentación personal Buenas relaciones interpersonales Criterio Amplio Discreto Vocación de servicio Dinámico Colaborador 28

30 29 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre Funcional del Puesto: Ubicación Administrativa: Inmediato Superior: Subalternos: ENCARGADO DE FONDO ROTATIVO Unidad de Servicios Administrativos Internos Jefe de Unidad Ninguno Naturaleza del Puesto: Llevar el control y registro del presupuesto, así como proporcionar el soporte necesario de información y apoyo al Jefe de Departamento y al Encargado de Ejecución Presupuestaria. Principales Tareas: Registra las operaciones contables. a. Retira fondos de la Tesorería Nacional en la forma 92-A correspondiente al Fondo Rotativo. b. Presenta ante la Contraloría General de Cuentas de la Nación, la forma 200 -A de la Caja Fiscal en los primeros cinco (5) días de cada mes. c. Verifica que los documentos de respaldo lleven estampado el sello con la leyenda de PAGADO CON CHEQUE, número, fecha, banco, número de cuenta, número del formulario de rendición de fondo rotativo FR03 de fondo rotativo interno y el renglón presupuestario afectado. d. Cumple mensualmente con la entrega de los estados de cuenta (Fondo Rotativo, Sueldos y Salarios) a la delegación de la Contraloría General de Cuentas. e. Verifica que la documentación que conforma la Caja Fiscal contengan los requisitos correspondientes y proceder a foliarlas. f. Solicita el empastado de las Cajas Fiscales. g. Realiza la Conciliación Bancaria en el libro correspondiente de los sueldos y salarios. h. Emite cheques con los respectivos Vouchers. i. Mantiene actualizado los libros de Bancos (Fondo Rotativo, Sueldos y Salarios) verificando que coincida el saldo con la chequera que se utiliza en esta dependencia y con el estado de cuenta bancaria. 29

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