DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS

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1 DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS GUATEMALA, JULIO 2011

2 1 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS INDICE INTRODUCCIÓN I. GENERALIDADES DEL MANUAL 3 II. DEFINICIONES BÁSICAS 5 III. ASPECTOS GENERALES DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS 6 IV. DESCRIPCIONES DE PUESTOS 1. DIRECCIÓN 8 2. ASESORÍA LEGAL Y LABORAL UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL DEPARTAMENTO DE NÓMINAS Y SALARIOS DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEPARTAMENTO DE BIENESTAR LABORAL 96 1

3 2 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS INTRODUCCIÓN El presente Manual de Descripciones de Puestos de la Dirección de Recursos Humanos describe las actividades que tiene asignadas cada puesto dentro de la Institución, como parte de la división funcional del trabajo que le caracteriza. Su propósito es describir las funciones y demás características que corresponden a los puestos que conforman la Dirección, incluyendo los conocimientos, experiencias y características de personalidad que necesitan, sobre la base de los requerimientos de los puestos que las conforman. En su contenido, el Manual describe en el capítulo I las generalidades del mismo, los objetivos, campo de aplicación y normas generales de uso del manual. En el capítulo II se incluyen diversas definiciones relacionadas con el Manual, con el propósito de aclarar y unificar distintos conceptos que se usan en el mismo y facilitar con ello la comprensión de los mismos. El capítulo III contiene los aspectos generales de la Dirección de Recursos Humanos, incluyendo su descripción, misión, visión y organigrama general. El capítulo IV constituye la parte medular del Manual, ya que describe en forma pormenorizada las características de cada una de las clases de puestos que conforman la estructura orgánica de la Institución. Para cada descripción se incluyen su identificación, la naturaleza del puesto, la descripción de actividades o funciones, así como los requisitos académicos y experiencia laboral que son necesarios para la ocupación de cada uno de ellos. 2

4 3 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS 1. Objetivos del Manual b. General I. GENERALIDADES DEL MANUAL El Manual de Descripciones de Puestos de la Dirección pretende orientar a los funcionarios y empleados de la Institución en lo relacionado con las actividades que deben realizar como parte del proceso de alfabetización que se desarrolla a nivel nacional. b. Específicos Proporcionar a todos los funcionarios y empleados de la Dirección de Recursos Humanos una guía técnica que los oriente sobre las funciones y relaciones que corresponden a cada unidad dentro de la Dependencia. Proveer a funcionarios y empleados de la Dependencia de un instrumento técnico orientador acerca del contexto en el que deben desarrollar sus funciones, así como de la ubicación organizacional en la que se enmarca la ejecución de las mismas. Conocer la esfera de competencias, funciones y jerarquía de cada una de las unidades que conforman la Dependencia, así como de los canales de comunicación que deben seguir para el desarrollo de sus atribuciones, en cuanto a sus relaciones con otros puestos y unidades administrativas de la Dependencia 2. Confidencialidad a. El manejo de este Manual está dado dentro de las normas de ética obligadas a toda persona o institución que tiene acceso a información confidencial. 3. Campo de aplicación El presente Manual es de uso obligatorio en todas las unidades y dependencias de la Dirección de Recursos Humanos. 3

5 4 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS 4. Normas generales de uso a. Toda adición, supresión o enmienda a este Manual será aprobada mediante acuerdo ministerial. b. La Dirección de Recursos Humanos es responsable de custodiar, distribuir y dar a conocer este Manual al personal de la Dependencia, así como, enviar un ejemplar en físico y copia en magnético a la Dirección de Recursos Humanos. c. La Dirección de Financiera es responsable, conjuntamente con los Jefes de Departamento, del cumplimiento de las normas establecidas en el presente Manual. 4

6 5 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS II. DEFINICIONES BÁSICAS 1. Clase de Puestos Es un conjunto de puestos que tienen características similares en cuanto a los grados de complejidad y responsabilidad que implica el desarrollo de las tareas que tienen asignadas, por lo que pueden ser denominados con el mismo título de puesto. 2. Descripción de Puestos Constituye la relación detallada de las características distintivas de un grupo de puestos. En su contenido se incluyen los apartados siguientes: Título funcional Ubicación administrativa Inmediato superior Subalternos Naturaleza del puesto Principales tareas Requisitos de ingreso 3. Puesto Es un conjunto de tareas, funciones o actividades que conforman una unidad de trabajo, que deben ser desarrolladas por una persona, en una jornada completa de trabajo. 4. Requisitos de ingreso Son los requerimientos de educación formal, experiencia laboral y características personales que se requieren del ocupante, para el desarrollo adecuado de las tareas que corresponden. 5

7 6 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS III. ASPECTOS GENERALES DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS 1. DESCRIPCIÓN La Dirección de Recursos Humanos es la dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas responsable de precisar las funciones encomendadas a cada miembro de la Dirección que conozca sus atribuciones y responsabilidades, que le permita desarrollar sus actividades en forma eficientes y eficaz. 2. MISIÓN Diseñamos, proponemos y administramos políticas de recursos humanos, mediante el trabajo excelente de nuestro personal, para el logro de los objetivos del Ministerio de Finanzas Públicas. 3. VISIÓN Ser la Dirección rectora del recurso humano del Ministerio de Finanzas Públicas, capaz de generar cambios positivos en el personal. 4. MARCO JURÍDICO La Dirección de Recursos Humanos esta fundamenta sus actuaciones en lo preceptuado en el artículos 64 al 66 del Acuerdo Gubernativo No de fecha 23 de diciembre de 2008, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas. 5. ORGANIGRAMA 6

8 7 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS ORGANIGRAMA GENERAL DIRECCIÓN SUBDIRECCIÓN SERVICIOS ADM. INTERNOS ASESORÍA LEGAL LABORAL BIENESTAR LABORAL CAPACITACIÓN Y DESARROLLO ADM. DE PERSONAL NÓMINAS Y SALARIOS 7

9 8 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS IV. DESCRIPCIONES DE PUESTOS 1. Dirección 8

10 9 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre Funcional del Puesto: Ubicación Administrativa: Inmediato Superior: Subalternos: DIRECTOR Dirección Viceministro de Administración Interna y Desarrollo de Sistemas Subdirector Naturaleza del Puesto Trabajo ejecutivo que consiste en planificar, organizar, dirigir, coordinar y supervisar labores técnicas, administrativas y jurídicas, como actividades de estudio, investigación y ejecución de programas y proyectos tendentes a consolidar, registrar, controlar y administrar el recurso humano. Tareas principales: a. Dirige y supervisa las actividades que desarrolla el personal bajo su jerarquía. b. Asesora y vela porque se cumplan los lineamientos legales en la aplicación de acciones de administración de recursos humanos. c. Planifica, organiza, coordina, dirige y supervisa las acciones que en materia de recursos humanos, se desarrollan en las dependencias del Ministerio. d. Resuelve los casos no previstos que se relacionen con sus atribuciones y funciones. e. Participa en la definición y aplicación de las políticas en materia de recurso humano para contribuir al logro de los objetivos del Ministerio, a través de la aplicación de técnicas de reclutamiento, selección, contratación, inducción, capacitación, desarrollo. f. Implementa estrategias y procedimientos que coadyuven al desarrollo integral del recurso humano que labora en el Ministerio. g. Mantiene un diálogo abierto con los trabajadores para buscar soluciones y/o alternativas a intervenir como facilitador en conflictos laborales, con sus demandas. h. Promueve, fomenta y vela porque se cumpla el Código de Ética del trabajador financista que conlleve desarrollar un programa de valores y promueva una mejor convivencia laboral. i. Colabora en el Desarrollo de estudios de clima y cultura organizacional que permitan implementar planes de acción para promover un ambiente laboral sano que contribuya al logro de los objetivos institucionales. 9

11 10 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS j. Participa en la evaluación la estructura organizacional del Ministerio, estableciendo los perfiles de puestos que permitan reclutar y seleccionar a las personas idóneas para el desempeño de las tareas y responsabilidades asignadas a los puestos; k. Dirige y coordina la relación interinstitucional de las Dependencias del Ministerio, en todo lo referente a formación, capacitación y desarrollo integral del personal. l. Da seguimiento al cumplimiento del Plan Operativo Anual de la Dirección de Recursos Humanos. m. Promueve reuniones a nivel de Directores para conocer las necesidades relacionadas con la Administración de Recursos Humanos e informar sobre las políticas y/o estrategias que se desarrollen en este campo.. n. Participa en la toma de posesión y/o entrega de cargos de las autoridades superiores de las distintas dependencias. o. Representa al Ministerio en eventos nacionales e internacionales relacionados con recursos humanos. p. Integra comisiones especiales asignadas por los Despachos Ministeriales. q. Supervisa la elaboración de Manuales de Normas y Procedimientos para la Gestión de Recursos Humanos. r. Supervisa la elaboración de Manuales de Normas y Procedimientos para la Gestión de Recursos Humanos. s. Realiza otras funciones que le sean asignadas por las autoridades superiores. Requisitos de Ingreso: a) Educación y Experiencia: Acreditar título universitario a nivel de licenciatura en la carrera profesional afín al puesto. Seis años de experiencia en labores afines y ser colegiado activo. 10

12 11 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS b) Otros Requisitos: Buenas relaciones interpersonales Buena redacción y ortografía Colaborador Discreto Conocimientos en computación en ambiente Windows Facilidad para comunicarse Liderazgo Honorabilidad Trabajo en equipo 11

13 12 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre Funcional del Puesto: Ubicación Administrativa: Inmediato Superior: Subalternos: SUBDIRECTOR Dirección Directora Jefaturas de Departamento Naturaleza del Puesto Trabajo ejecutivo que consiste en planificar, organizar, dirigir, coordinar y supervisar labores técnicas, administrativas y jurídicas, como actividades de estudio, investigación y ejecución de programas y proyectos tendentes a consolidar, registrar, controlar y administrar el recurso humano. Son atribuciones de la Dirección de Recursos Humanos, las siguientes: a. Apoyar el desarrollo de políticas, normas y procedimientos para la gestión y desarrollo del recurso humano del Ministerio, comunicarlas y velar por el cumplimiento de las mismas; b. Colaborar en el Desarrollo de estudios de clima y cultura organizacional que permitan implementar planes de acción para promover un ambiente laboral sano que contribuya al logro de los objetivos institucionales; c. Colaborar en el desarrollo y administración de un sistema de información que contribuya a la gestión y desarrollo del recurso humano del Ministerio; d. Participar en la evaluación la estructura organizacional del Ministerio, estableciendo los perfiles de puestos que permitan reclutar y seleccionar a las personas idóneas para el desempeño de las tareas y responsabilidades asignadas a los puestos; e. Coordinar con las unidades y dependencias administrativas del Ministerio de Finanzas Públicas e instituciones de la Administración Pública, el cumplimiento de leyes y disposiciones en materia laboral y de administración de recursos humanos; 12

14 13 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS f. Supervisar los programas de asistencia laboral, recreación y asistencia social para el personal del Ministerio. g. Dar seguimiento al cumplimiento del Plan Operativo Anual de la Dirección de Recursos Humanos. h. Velar por la profesionalización del recurso humano del Ministerio, promoviendo la implementación de la carrera administrativa; i. Promover, fomentar y velar porque se cumpla el Código de Ética del trabajador financista que conlleve desarrollar un programa de valores y promueva una mejor convivencia laboral; j. Supervisar la elaboración de Manuales de Normas y Procedimientos para la Gestión de Recursos Humanos. k. Realizar otras funciones relacionadas con la gestión y desarrollo de recursos humanos, que le sean asignadas por la Dirección de Recursos Humanos. Requisitos Mínimos de Ingreso al Puesto: a) Educación y Experiencia: a. Acreditar título universitario a nivel de licenciatura en una carrera afín al puesto. Seis meses de experiencia como Asesor Profesional Especializado III y ser colegiado activo. b. Acreditar título universitario a nivel de licenciatura en la carrera profesional que el puesto requiera. Seis años de experiencia en labores afines y ser colegiado activo. 13

15 14 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS b) Otros Requisitos: Buenas relaciones interpersonales Buena redacción y ortografía Colaborador Discreción Conocimientos en computación en ambiente Windows Facilidad para comunicarse Liderazgo Honorabilidad Trabajo en equipo 14

16 15 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre Funcional del Puesto: Ubicación Administrativa: Inmediato Superior: Subalternos: SECRETARIA Dirección Director Ninguno Naturaleza del Puesto Trabajo de oficina que consiste en asistir al despacho de la Dirección en la coordinación y ejecución de las actividades que le son propias. Tareas principales: a. Recibe, registra, clasifica, distribuye y archiva correspondencia y otros documentos que ingresan o se elaboran en el Despacho del Director (a). b. Prepara y lleva la agenda de reuniones, citas compromisos y otras actividades del Director. c. Atiende y anuncia a personas que tiene audiencia con el Director. d. Redacta y mecanografía correspondencia, de conformidad con instrucciones recibidas. e. Toma dictados taquigráficos para elaborar correspondencia u otros documentos. f. Lee y revisa el Diario Oficial, recopilando información relacionada con publicaciones sobre administración de personal, etc. g. Revisa correspondencia antes de ser firmada por el Director (a). h. Organiza y mantiene actualizado el archivo del Despacho i. Asiste a los cursos de capacitación a los que le nombre la Dirección. j. Suscribe, redacta y certifica actas de toma de posesión para los Directores, Subdirectores de las dependencias y otras necesarias. k. Revisa Acuerdos para nombrar representantes del Ministerio ante las diferentes Juntas Directivas. 15

17 16 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS l. Redacta y suscribe en forma manuscrita actas de nombramiento para los viceministros por ausencia temporal del Ministro. m. Informa a todas las Direcciones, a quien se delega las funciones del Despacho Ministerial en ausencia del Ministro. n. Elabora nombramientos y llevar control de las comisiones integradas para dar cumplimiento a prestaciones y servicios derivados de convenios. o. Colabora en la realización de programas de capacitación, cuando le es requerido. Requisitos de Ingreso: a) Educación y Experiencia: Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes del séptimo semestre de una carrera universitaria afín al puesto y seis meses de experiencia como Asistente Profesional III o Jefe Técnico Profesional III, en la especialidad que, el puesto requiera. Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al séptimo semestre de una carrera universitaria afín al puesto y un año de experiencia en tareas relacionadas con la especialidad del miso. b) Otros Requisitos: Don de mando: No necesario. Manejo de Computadora: Indispensable. Conocimientos Especiales: Paquetes de computación en ambiente Windows. Excelentes relaciones humanas y públicas. Buena mecanografía. Buena redacción y ortografía. Que pueda seguir instrucciones. Colaboradora. Ordenado (a). Responsable. 16 Discreta (o).

18 17 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS 2. Asesoría Legal Laboral 17

19 18 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre Funcional del Puesto: Ubicación Administrativa: Inmediato Superior: Subalternos: JEFE DEPARTAMENTO Asesoría Legal Laboral Director (a) /Subdirector Asistente Naturaleza del Puesto Trabajo profesional que consiste en proporcionar asesoría legal al Despacho de la Dirección, en la ejecución de políticas y estrategias que conllevan la gestión del registro y control del personal. Tareas principales: a. Planifica, dirige, coordina y supervisa las actividades relacionadas con asuntos legales laborales. b. Resuelve consultas complejas que son formuladas sobre la aplicación e interpretación de leyes y disposiciones legales laborales. c. Brinda apoyo específico en materia laboral al Despacho Ministerial, Dirección de Recursos Humanos y demás dependencias del Ministerio y entidades del Estado. d. Mantiene el orden y disciplina del personal que labora a su cargo. e. Actúa como conciliador en conflictos colectivos que se presenten en el Ministerio. f. Analiza y estudia expedientes administrativos relacionados con sanciones disciplinarias, licencias, contratos de beca, destituciones y otros de orden legal que requieran apoyo jurídico laboral, instruyendo el trámite correspondiente. g. Emite dictámenes y otros documentos técnico-jurídicos y elaborar proyectos de resolución. h. Elabora informe de avance mensual del Plan Estratégico. i. Elabora informes gerenciales. j. Ejerce adecuada y efectiva defensa de los intereses del Ministerio, en los casos de reinstalación, represalias, terminaciones de contrato, conflictos colectivos, reclamación de pago de prestaciones y otros similares, que promuevan trabajadores o ex trabajadores contra dicho órgano y/o el estado de Guatemala ante los tribunales laborales. 18 k. Participa en comisiones que sea nombrado, en representación del Despacho Ministerial y de la Dirección de Recursos Humanos.

20 19 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS l. Asiste a los cursos de capacitación a los que le nombre la Dirección. m. Elabora informe de avance trimestral del plan estratégico. n. Elabora informes gerenciales trimestrales. o. Coordina reuniones con los Analistas de personal, a efecto de proporcionar lineamientos legales, actualización de leyes laborales y unificación de criterios en la aplicación de las mismas. p. Coordina con la Procuraduría General de la Nación, las acciones a tomar en los procedimientos jurisdiccionales, en lo que se demanda al Estado de Guatemala ante los Tribunales. q. Participa, cuando sea necesario, en actividades relacionadas con la especialidad, conjuntamente con el Sindicato de Trabajadores del Ministerio. r. Elabora plan estratégico anual de la asesoría legal laboral. s. Coordina con la Dirección de Asuntos Jurídicos, las normas políticas y procedimientos que en materia legal laboral, deben aplicarse en cada Dependencia del Ministerio. Requisitos de Ingreso: a) Educación y Experiencia: Acreditar título universitario a nivel de licenciatura en una carrera afín al puesto. Seis meses de experiencia como Asesor Profesional Especializado II y ser colegiado activo. Acreditar título universitario a nivel de licenciatura en la carrera profesional que el puesto requiera. Seis años de experiencia en labores afines y ser colegiado activo. b) Otros Requisitos: Buenas relaciones interpersonales Buena redacción y ortografía Colaborador (a). Discreto (a). Conocimientos en computación en ambiente Windows 19

21 20 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre Funcional del Puesto: Ubicación Administrativa: Inmediato Superior: Subalternos: ANALISTA JURIDICO Asesoría Legal Laboral Jefe de Departamento Ninguno Naturaleza del Puesto Trabajo de oficina que consiste en asistir en todas las acciones labores, técnicas y secretariales que requieren del conocimiento y dominio de la legislación en materia laboral para los empleados del sector público, así mismo la trascripción, toma de dictados taquigráficos y adiestramiento en el manejo de equipo de oficina. Tareas principales: a. Apoya en materia legal todas las acciones de personal que lleva a cabo la jefatura, previo análisis de los mismos. b. Da seguimiento a los expedientes administrativos que se tienen en el Despacho Ministerial. c. Elabora oficios, licencias, providencias. d. Lleva un registro de las leyes, decretos, acuerdos gubernativos y ministeriales que se relacionan con acciones de personal que interesan al Ministerio de Finanzas Públicas. e. Resuelve inquietudes de Directores y Subdirectores del este Ministerio sobre la resolución de conflictos de trabajo. f. Brinda asesoría a los Analistas de personal. g. Apoya a los jefes y subjefes de Departamento en la aplicación del Procedimiento Administrativo Disciplinario. h. Archiva documentos. i. Brinda asesoría en materia legal laboral y del Pacto Colectivo. j. Ejerce una adecuada y efectiva defensa de los intereses del Ministerio, en los casos de reinstalación, represalias, reclamación de pago de prestación y otros similares, que promuevan trabajadores y ex trabajadores contra dicho órgano y/o el Estado de Guatemala ante los tribunales laborales. 20

22 21 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS k. Elabora resoluciones, opiniones, acuerdos ministeriales, acuerdos de retiro voluntario. l. Realiza notificaciones de acuerdos ministeriales, resoluciones y oficios. m. Elabora memoriales para la interposición de recursos y contestación de las demandas. n. Procura los procesos judiciales en el Organismo Judicial y en la Procuraduría General de la Nación, cuando corresponde. o. Lleva control de las opiniones vertidas. p. Acompañamiento a los Profesionales del Derecho a las Audiencias proferidas al Estado de Guatemala entidad Nominadora el Ministerio de Finanzas Públicas. q. Asiste a los cursos de capacitación a los que le nombre la Dirección. r. Participa en las actividades especiales que se le asignen dentro del programa de reestructuración administrativa del Ministerio de Finanzas Públicas. s. Da cursos sobre el Procedimiento Administrativo Disciplinario y Procedimiento de Despido. t. Rinde informe mensual de las actividades desarrolladas. u. Imparte cursos sobre derechos y obligaciones de los trabajadores del Ministerio de Finanzas Públicas. v. Elabora informes al Despacho Ministerial, Dirección de Recursos Humanos y demás dependencias del Ministerio. w. Elabora licencias de permiso para los trabajadores de este Ministerio. x. Apoya a la Unidad de Servicios Administrativos en los procesos de cotización establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado. y. Elabora contratos de becas. z. Elabora Memoriales para la interposición de Amparos y de Recursos. Requisitos de Ingreso: a) Educación y Experiencia: Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al séptimo semestre de una carrera universitaria afín al puesto y seis meses de experiencia como Asistente Profesional III o Jefe Técnico Profesional III, en la especialidad que el puesto requiera. 21

23 22 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al séptimo semestre de una carrera universitaria afín al puesto y un año de experiencia en tareas relacionadas con la especialidad del mismo. b) Otros Requisitos: Don de mando. Manejo de Computadora. Conocimientos especiales: Manejo de equipo audiovisual, ambiente Windows. manejo de paquetes en Liderazgo. Buenas relaciones interpersonales. Saber trabajar en grupo. Honorable. Disciplinado (a). Ordenado (a). Creativo (a). Colaboración. Responsable. Discreto (a). 22

24 23 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS 3. Unidad de Servicios Administrativos Internos 23

25 24 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre Funcional del Puesto: Ubicación Administrativa: Inmediato Superior: Subalternos: JEFE ADMINISTRATIVO Unidad de Servicios Administrativos Internos -USAI- Director / Subdirector Subjefe Administrativo Técnico de Compra y Presupuesto Encargado de Fondo Rotativo Encargado de Almacén, Materiales y Suministros Encargado de Compras y Suministros Encargado de Inventario Recepcionista Mensajeros Conductor de Vehículos Encargada de Servicio de Café Naturaleza del Puesto Trabajo profesional que consiste en planificar, coordinar y supervisar las labores técnicas y administrativas de la Unidad a su cargo, así como velar por el máximo aprovechamiento de los recursos asignados a la Dirección. Tareas principales: a. Planifica, organiza, dirige, coordina y supervisa las labores que se realizan en la Unidad de Servicios Administrativos Internos. b. Revisa y aprueba las Constancias de Disponibilidad Financiera (CDP) en el Sistema de Gestión SIGES- c. Revisa, registra y aprueba en el Sistema de Control Gubernamental SICOIN- los comprobantes únicos de registro en las etapas de compromiso y devengado y traslada a firma al Subdirector de Recursos Humanos. d. Revisa, registra y aprueba en el Sistema de Control Gubernamental SICOIN- los listados de Fondo Rotativo Interno y posteriormente traslada al Subdirector de Recursos Humanos. e. Imprime, sella y firma los Comprobantes Únicos de Registro CUR- en sus diferentes etapas de compromiso y devengado. 24 f. Revisa y firma las Formas H1 Constancias de Ingreso a Almacén e Inventario.

26 25 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS g. Revisa y firma documentos de pago con cargo al fondo de caja chica, liquidaciones, cheques y otros. h. Elabora en forma computarizada el Registro de Cheques y Conciliación Bancaria. i. Revisa y firma al dorso de cada factura. j. Solicita vía correo electrónico a la Sección de Tesorería de la Dirección Financiera el pago de los Comprobantes Únicos de Registro de Devengado, el cual debe contener la siguiente información: nombre del beneficiario, NIT., monto y No. de CUR. k. Revisa y firma notas de la Unidad por diversos conceptos. l. Revisa y firma órdenes de compra y pago, listados de fondo rotativo interno. m. Coordina y revisa la elaboración de Programación Indicativa Anual por renglón de gasto. n. Coordina y revisa la elaboración de la Programación de Cuota Financiera mensual y cuatrimestral. o. Elabora el cuadro de programación de transferencias corrientes y de capital para el ejercicio fiscal correspondiente. p. Realiza arqueos sorpresivos de Caja Chica y Fondo Rotativo Interno. q. Revisa y firma las conciliaciones: bancarias y de gasolina. r. Revisa y firma requisiciones de materiales y suministros. s. Revisa el avance de la producción de bienes y servicios que se presenta ante la Dirección Financiera. t. Revisa y firma la Caja Fiscal. u. Revisa y firma libros de control de formas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas. v. Lleva registro y control en el libro respectivo de los formularios, tarjetas, libros, hojas móviles y otros autorizados por la Contraloría General de Cuentas. w. Elabora el Plan de Trabajo de la Unidad. x. Coordina y elabora el Anteproyecto de Presupuesto Anual de la Dirección, conjuntamente con el Subjefe de la Unidad, Director, Subdirector y Jefes de la Dirección. 25 y. Elabora las Bases de Cotización en los diferentes procesos de compra y/o contratación de servicios mayores a Q.90,

27 26 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS z. Coordina el proceso para la realización de la subasta pública de venta de papel de reciclaje. aa. Participa en comisiones designadas por el Despacho del Director. bb. Asiste a los cursos de capacitación a los que le nombre la Dirección. Requisitos de Ingreso: a) Educación y Experiencia: Acreditar título universitario a nivel de licenciatura en una carrera afín al puesto. Seis meses de experiencia como Asesor Profesional Especializado II y ser colegiado activo. Acreditar título universitario en el grado académico de licenciado en la carrera profesional que el puesto requiera. Siete años de experiencia en labores afines y ser colegiado activo. b) Otros Requisitos: Don de Mando Honorable. Manejo de Leyes (Orgánica del Presupuesto, Contrataciones del Estado, Manual de Ejecución Presupuestaria, Normas de Auditoría Interna y otras.). Buenas relaciones interpersonales Habilidad para trabajar en equipo. Ordenado (a). Responsable. 26

28 27 MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre Funcional del Puesto: Ubicación Administrativa: Inmediato Superior: Subalternos: SUBJEFE ADMINISTRATIVO Unidad de Servicios Administrativos Internos -USAI- Jefe Administrativo Ninguno Naturaleza del Puesto Trabajo profesional que consiste en coordinar, organizar, dirigir y supervisar las funciones a desarrollar por las Áreas asignadas en la Unidad, en coordinación con las jefaturas de las mismas. Tareas principales: a. Lleva el registro y control de la caja chica, estampa al dorso de las facturas los sellos correspondientes y realiza operaciones en el libro. b. Revisa, registra, aprueba y firma órdenes de compra y pago, liquidaciones en el Sistema de gestión SIGES- y traslada a la Jefatura de la Unidad, para el trámite respectivo. c. Revisa, registra y aprueba en el Sistema de Control Gubernamental SICOIN- los listados de Fondo Rotativo Interno y posteriormente traslada a Jefatura de la Unidad. d. Lleva registro y control en forma computarizada de los gastos efectuados por medio de efectivo, cheque u orden de compra y pago, debitando en cada uno de los renglones presupuestarios. e. Elabora en forma computarizada las liquidaciones de caja chica. f. Elabora y firma las conciliaciones bancarias de las cuentas de la Dirección y traslada a la Jefatura para el visto bueno correspondiente. g. Solicita a través de oficio dirigido a la Dirección Financiera el registro de los intereses que generen la cuenta de depósito monetario. h. Elabora conjuntamente con la Jefatura la Programación Financiera mensual y traslada para la aprobación respectiva. 27 i. Revisa y firma la conciliación de combustible y traslada a la Jefatura para el visto bueno correspondiente.

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